Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

‍

What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Het heeft een gebruiksvriendelijke interface, met een interactief dashboard dat gemakkelijk te begrijpen is. Document360 heeft ook een inline commentaarfunctie die betere communicatie tussen uw teams mogelijk maakt en een dynamischer beoordelingsproces.

Bron: G2

‍

Met Document360 creëer je zowel een interne als externe klantenkennisbasis via een markdown of WYSIWYG-editor. Dit product is bedoeld om ervoor te zorgen dat uw klanten een over het algemeen goede ervaring hebben door nuttige productdocumentatie en FAQ-pagina's te creëren.

‍

Document360 integreert met Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams en anderen.

‍

3. Helpjuice

Helpjuice biedt een kennisbeheertool die geschikt is voor sales/marketingmanagers, klantenserviceteams en productontwikkelaars. 

Wat aantrekkelijk is aan Helpjuice is de aanpasbaarheid. Als je strikte merkregels volgt, kan deze kennisbaseoplossing je helpen aan je normen te voldoen met meerdere op maat gemaakte sjablonen en thema's. U kunt elk van hen personaliseren met uw kleuren en logo.

Helpjuice heeft ook een Google-achtig zoekfunctie die voortdurend bijwerkt, op basis van huidige trends en robuuste analyses die u laten zien welke artikelen verbetering nodig hebben, wat mensen van u nodig hebben, enz.

Bron: Capterra

‍

Het integreert met tools zoals Zapier, Google Chrome, Salesforce en Slack, zodat u het overal kunt gebruiken.

‍

4. Zendesk

Zendesk combineert de kracht van een IT-kennisdatabase en klantgerichte helpdeskoplossing in één oplossing.

Het is een platform dat inhoud relevant houdt, kennishiaten opvult en inzichten geeft in waar klanten naar op zoek zijn. Bovendien helpt het uw agenten om meer klantenondersteuningsverzoeken af te handelen, wat op zijn beurt de betrokkenheid en retentie verhoogt.

Bron: G2

‍

Maar Zendesk is ook geschikt voor het verbeteren van de interne communicatie, waardoor kennis toegankelijk wordt voor iedereen die bij het bedrijf betrokken is.

Met de generatieve AI van Zendesk kunt u nieuwe artikelen schrijven, uw inhoud reviseren voor een betere bereik, en reacties op klantvragen bedenken.

‍

Deze tool integreert met meerdere populaire apps zoals Jira, Slack, Tymeshift Workforce, enz.

‍

5. Slite

Slite is een kennisbezoektool die uw belangrijkste documenten organiseert en u helpt uw bestanden te bereiken wanneer u ze het meest nodig hebt.

Uw team kan alle informatie ophalen — van onboardinggidsen tot notities — zonder tijd te verspillen met zoeken naar wat ze nodig hebben. Slite sorteert uw bestanden per kanaal, maar heeft ook sjablonen om u op weg te helpen.

Bron: G2

‍

Slite biedt een editor met basisfunctionaliteiten, waarmee je afbeeldingen of video's kunt invoegen, emoji's of citaten kunt toevoegen en codefragmenten kunt insluiten. U krijgt de nodige tools om uw kennisdatabase een vleugje persoonlijkheid te geven.

‍

Wat meer is, brengt Slite de kennis van uw team naar uw favoriete tools, zoals Miro, Google Drive, Loom of YouTube.

‍

6. Bloomfire

Bloomfire is een cloudgebaseerde kennisbeheersoftware die zorgt voor de organisatorische kennis van uw bedrijf.

Ongeacht hun locatie kan elke werknemer het materiaal vinden dat ze nodig hebben om hun werk te doen. Omdat Bloomfire elk woord uit uw bestanden indexeert, zelfs audiorecords, zal uw team de documenten gemakkelijker kunnen vinden.

Bron: G2

‍

Dit stelt je in staat om betere zakelijke beslissingen te nemen terwijl je een cultuur van samenwerking bevordert. Bovendien heeft Bloomfire veel integraties, waaronder Box, Microsoft Teams en Google Drive.

‍

Bloomfire laat je je content direct in de werkruimte uploaden, ongeacht het formaat (PDF's, video's, presentatie-decks, enz.). Maar u kunt ook de ingebouwde editor gebruiken om nieuwe inhoud vanaf nul te creëren.

‍

7. Help Scout

Help Scout is helpdesksoftware van hart. Maar het kan fungeren als een altijd beschikbare ondersteuningscentrale die je team tijd bespaart en de gebruikerservaring verbetert.

Bron: G2

‍

Deze tool houdt het contentbeheer eenvoudig door je de organisatorische en automatiseringstools te geven die nodig zijn om klantvragen te beantwoorden, dag en nacht. Het is ook gemakkelijk in te stellen omdat het geen code vereist.

Help Scout biedt tal van aanpassingsopties die ervoor zorgen dat de widget van u wordt. Bovendien kunt u beperken wie uw inhoud ziet en wie bevoegd is om ermee te communiceren, om uw gegevens veilig te houden.

U kunt uw bestanden aan uw klanten presenteren via de tools die u leuk vindt, zoals Shopify, Mailchimp, FreshBooks of Slack.

‍

8. Notion

Notion is een verbonden werkruimte waar teams van alle maten hun kennis centraliseren.

Notion ordent je content via drag-and-drop organisatie, wat betekent dat iedereen de pagina kan bijwerken zonder enige technische expertise. Bovendien heeft Notion een zijbalk waarmee u uw kennis snel kunt organiseren en aanpassen voor gemakkelijke toegang.

Dit platform heeft ook een zoekfunctionaliteit die het mogelijk maakt om snel te vinden wat u zoekt. Aangezien Notion alles up-to-date houdt, ongeacht hoe groot u schaalt, heeft u altijd verse inhoud beschikbaar.

Bron: G2

‍

Notion is tegen het wisselen van apps; daarom integreert het met tal van tools zoals Slack, Figma, Amplitude of GitHub.

‍

9. Nuclino

Nuclino kan de “kern” van al uw organisatorische kennis zijn. Het brengt uw notities, bestanden en projecten samen in een enkel platform, zonder dat er een contextovergang nodig is.

Het heeft een intuïtieve interface, zodat u geen diploma in technologie nodig heeft om deze tool te gebruiken. U profiteert ook van markdown-commando's, media-embedded content en versiegeschiedenis om alles eenvoudig te documenteren.

De wiki van Nuclino houdt uw kennis georganiseerd, zodat u uw inhoud kunt categoriseren en structureren zoals u wilt, voor elk team en onderwerp. Gebruik interne links, openbare en privéwerkruimtes, en aangepaste velden om uw bestanden op een nette manier te ordenen.

Bron: G2

‍

Nuclino werkt heel goed met al je favoriete apps: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, enz.

‍

10. Confluence

Onze laatste tool is Confluence, een open-source en gedeelde werkruimte waarmee u uw eigen kennisdatabase voor interne documentatie kunt creëren.

Bron: G2

‍

Deze oplossing is volledig doorzoekbaar. Confluence heeft geavanceerde zoekfuncties, labels en contentbomen die je teams helpen te vinden wat ze nodig hebben zonder tijd te verspillen.

‍

Confluence helpt bij het creëren van de daadwerkelijke inhoud. U kunt een leeg canvas gebruiken om uw gedachten op te schrijven, maar u krijgt ook meer dan 75 aanpasbare sjablonen om uw kennisdatabase op te bouwen.

U kunt Confluence verbinden met de Atlassian-suite of rondkijken in de marketplace voor de apps die u wilt (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, enzovoort).

‍

Hoe kies je het beste kennisdatabaseplatform.

Er zijn veel goede kennisbeheerplatformen beschikbaar, klaar om je te dienen. Maar het is moeilijk te beslissen welke het beste voor u is, vooral als u niet weet waar u op moet letten. Of misschien bent u nog steeds niet zeker of u er een nodig heeft.

Kan deze statistiek je van gedachten doen veranderen?

91% van de klanten zou gebruik maken van een online kennisbasis als deze was afgestemd op hun behoeften. Wat betekent dat u niet moet kiezen voor de eerste tool die u ziet. 

Houd bij je zoektocht naar de Heilige Graal rekening met de volgende belangrijke factoren: 

• Integraties: De kennisbeheersoftware die je selecteert, moet gemakkelijk kunnen verbinden met andere tools in je workflow. Het is belangrijk dat u niet van apps switcht wanneer u op zoek bent naar een bestand en dat u gemakkelijk toegang heeft tot de antwoorden die u zoekt. 
• Gebruiksgemak: Evalueer hoe eenvoudig het is om je kennisbasis te onderhouden. Kies een tool die je onboardingproces vereenvoudigt zodat je de app snel kunt opstarten. 
• Totaal eigendomskosten: Dit roept de vraag op: “Zal ik mijn geld waard zijn met deze tool?” Wanneer u uw opties evalueert, kies een tool die niet veel training van werknemers vereist en die gemakkelijk te installeren en onderhouden is, zodat u snel rendement op uw investering kunt krijgen. 
• Flexibiliteit: De tool die je kiest, moet nuttig zijn voor zowel interne als externe kennisbases. Flexibiliteit moet ook betekenen dat het kan integreren met andere tools en meeschalen met je bedrijf. 

‍

• Beveiliging: Kennisbanken werken met gevoelige gegevens. Daarom is het ten zeerste aanbevolen om een tool te kiezen die up-to-date compliantie-certificaties heeft en zich houdt aan de regelgeving en beperkingen van de branche, zodat u onplezierige situaties kunt vermijden. 

‍

‍

Eindoordeel

Het kiezen van de beste kennisdatabase-software voor uw grote of kleine bedrijf zou geen lange, moeizame reis moeten lijken. Ja, het is een enorme beslissing, een beslissing die zorgvuldige overweging en planning vereist, maar deze gids biedt u de perfecte tips om het hele proces te stroomlijnen.

Vergeet niet: doe uw huiswerk goed, begrijp uw behoeften en u zult binnen de kortste keren de oplossing vinden die aan al uw eisen voldoet. 

‍