Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Eerlijk gezegd, het is niet een erg effectieve manier om al de kennis die een bedrijf heeft bij te houden. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Voer een kennisdatabasesoftwareprogramma in. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

Er is echter één klein probleem: hoe kies je de perfecte software voor jouw specifieke behoeften?

Deze gids heeft alle antwoorden waar je naar op zoek bent. Het dekt alles van wat kennisdatabasesoftware is tot tips om de beste voor jouw bedrijf te kiezen. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2025.

‍

What is Knowledge Base Software?

Kennisdatabasesoftware is de digitale bibliotheek van een bedrijf met informatie over zijn producten, diensten of interne processen. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

Tegenwoordig denk je waarschijnlijk: ‘Hoe precies werkt het?’ 

Vraag je niet langer af; we laten het je zien!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Kennisdatabases werken als een centraal repository van gestructureerde informatie voor de gegevens, feiten en bestanden van jouw bedrijf. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Gegevensverzameling — Een kennisdatabasesoftware oplossing verzamelt relevante gegevens uit al jouw losse bronnen. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structurering — Kennisdatabases zijn niet alleen maar over het verzamelen van gegevens. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexering — Aangezien de kennisdatabase de gegevens opslaat en organiseert, heb je er gemakkelijker toegang toe. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Interne kennisdatabases zijn strikt voor het gebruik van jouw werknemers. Ze functioneren als een ‘algemene winkel’ voor jouw middelen. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

Je voelt je nu zekerder nu je weet hoe kennisdatabases werken. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Je ondersteuning agents stoppen met het beantwoorden van dezelfde vragen (bijv. over de prijzen van jouw product). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Verhoogde klanttevredenheid: Jouw klanten krijgen de informatie die ze 24/7 nodig hebben, zelfs wanneer je OOO bent. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. Dus je hoeft niet meer mensen aan te nemen om het werk te doen. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Gespaarde tijd: Een zelfbedieningskennisdatabase geeft de tijd van jouw team vrij en ze kunnen zich meer concentreren op het bieden van ongeëvenaarde klantenservice. 

But what makes a knowledge base good?

Het moet een aantal belangrijke functies hebben, dus laten we het daar nu over hebben. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Of het nu extern of intern is, kennisdatabasesoftware moet het leven van jouw team gemakkelijker maken, en geen hoofdpijn geven. Maar gebruiksgemak is slechts één van de belangrijkste functies van dit hulpmiddel. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Inhoud bouwer en editor: Generatieve AI kan je helpen om snel inhoud te creëren, maar het heeft nog steeds een menselijke touch nodig om het 'Wauw' te maken. Jouw gewenste kennisdatabase moet een inhoudseditor of kant-en-klare sjablonen hebben die het maken van inhoud een fluitje van een cent maken. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. Het is essentieel om te zoeken naar kennisdatabasetools die gemakkelijk integreren met een verscheidenheid aan apps zoals Slack, Salesforce, of andere projectmanagementoplossingen die je dagelijks gebruikt. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. Ze helpen je te zien waar jouw team naar zoekt of hoe ze de inhoud gebruiken. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We hebben overal gezocht naar de hulpmiddelen die aan al deze eisen voldoen. Laten we nu enkele van de beste zelfbedieningskennisdatabasetools verkennen die op de markt beschikbaar zijn. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2025

Do you really need a knowledge base tool? 

Tot nu toe heb je jouw inhoud zelf beheerd en alles is goed verlopen. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Misschien vind je iets wat je leuk vindt. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

Met Guru laat je het eindeloze scrollen en zoeken door talloze afzonderlijke tools achter je; alles is nu binnen handbereik. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Het heeft een gebruiksvriendelijke interface, met een interactief dashboard dat gemakkelijk te begrijpen is. Document360 heeft ook een inline commentaarfunctie die betere communicatie tussen uw teams mogelijk maakt en een dynamischer beoordelingsproces.

Bron: G2

‍

Met Document360 creëer je zowel een interne als externe klantenkennisbasis via een markdown of WYSIWYG-editor. Dit product is bedoeld om ervoor te zorgen dat uw klanten een over het algemeen goede ervaring hebben door nuttige productdocumentatie en FAQ-pagina's te creëren.

‍

Document360 integreert met Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams en anderen.

‍

3. Helpjuice

Helpjuice biedt een kennisbeheertool die geschikt is voor sales/marketingmanagers, klantenserviceteams en productontwikkelaars. 

Wat aantrekkelijk is aan Helpjuice is de aanpasbaarheid. Als je strikte merkregels volgt, kan deze kennisbaseoplossing je helpen aan je normen te voldoen met meerdere op maat gemaakte sjablonen en thema's. U kunt elk van hen personaliseren met uw kleuren en logo.

Helpjuice heeft ook een Google-achtig zoekfunctie die voortdurend bijwerkt, op basis van huidige trends en robuuste analyses die u laten zien welke artikelen verbetering nodig hebben, wat mensen van u nodig hebben, enz.

Bron: Capterra

‍

Het integreert met tools zoals Zapier, Google Chrome, Salesforce en Slack, zodat u het overal kunt gebruiken.

‍

4. Zendesk

Zendesk combineert de kracht van een IT-kennisdatabase en klantgerichte helpdeskoplossing in één oplossing.

Het is een platform dat inhoud relevant houdt, kennishiaten opvult en inzichten geeft in waar klanten naar op zoek zijn. Bovendien helpt het uw agenten om meer klantenondersteuningsverzoeken af te handelen, wat op zijn beurt de betrokkenheid en retentie verhoogt.

Bron: G2

‍

Maar Zendesk is ook geschikt voor het verbeteren van de interne communicatie, waardoor kennis toegankelijk wordt voor iedereen die bij het bedrijf betrokken is.

Met de generatieve AI van Zendesk kun je nieuwe artikelen schrijven, je inhoud herzien voor een betere bereik, en reacties op klantvragen bedenken. 

‍

Deze tool integreert met meerdere populaire apps zoals Jira, Slack, Tymeshift Workforce, enz.

‍

5. Slite

Slite is een kennisbezoektool die uw belangrijkste documenten organiseert en u helpt uw bestanden te bereiken wanneer u ze het meest nodig hebt.

Jouw team kan alle info ophalen — van onboardinggidsen tot notities — zonder tijd te verspillen met zoeken naar wat ze nodig hebben. Slite sorteert uw bestanden per kanaal, maar heeft ook sjablonen om u op weg te helpen.

Bron: G2

‍

Slite biedt een editor met basisfunctionaliteiten, waarmee je afbeeldingen of video's kunt invoegen, emoji's of citaten kunt toevoegen en codefragmenten kunt insluiten. Je krijgt de noodzakelijke tools om jouw kennisdatabase een vleugje persoonlijkheid te geven. 

‍

Wat meer is, brengt Slite de kennis van jouw team naar jouw favoriete tools, zoals Miro, Google Drive, Loom, of YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire is een cloudgebaseerde kennisbeheersoftware die zorgt voor de organisatorische kennis van jouw bedrijf. 

Ongeacht hun locatie kan elke werknemer het materiaal vinden dat ze nodig hebben om hun werk te doen. Omdat Bloomfire elk woord uit uw bestanden indexeert, zelfs audiorecords, zal uw team de documenten gemakkelijker kunnen vinden.

Bron: G2

‍

Dit stelt je in staat om betere zakelijke beslissingen te nemen terwijl je een cultuur van samenwerking bevordert. Bovendien heeft Bloomfire veel integraties, waaronder Box, Microsoft Teams en Google Drive.

‍

Bloomfire laat je je content direct in de werkruimte uploaden, ongeacht het formaat (PDF's, video's, presentatie-decks, enz.). Maar u kunt ook de ingebouwde editor gebruiken om nieuwe inhoud vanaf nul te creëren.

‍

7. Help Scout

Help Scout is helpdesksoftware van hart. Maar het kan fungeren als een altijd beschikbare ondersteuningscentrale die je team tijd bespaart en de gebruikerservaring verbetert.

Bron: G2

‍

Deze tool houdt het contentbeheer eenvoudig door je de organisatorische en automatiseringstools te geven die nodig zijn om klantvragen te beantwoorden, dag en nacht. Het is ook gemakkelijk in te stellen omdat het geen code vereist. 

Help Scout biedt tal van aanpassingsopties die ervoor zorgen dat de widget van jou is. Bovendien kunt u beperken wie uw inhoud ziet en wie bevoegd is om ermee te communiceren, om uw gegevens veilig te houden. 

U kunt uw bestanden aan uw klanten presenteren via de tools die u leuk vindt, zoals Shopify, Mailchimp, FreshBooks of Slack.

‍

8. Notion

Notion is een verbonden werkruimte waar teams van alle maten hun kennis centraliseren.

Notion ordent je content via drag-and-drop organisatie, wat betekent dat iedereen de pagina kan bijwerken zonder enige technische expertise. Bovendien heeft Notion een zijbalk waarmee u uw kennis snel kunt organiseren en aanpassen voor gemakkelijke toegang.

Dit platform heeft ook een zoekfunctionaliteit die het mogelijk maakt om snel te vinden wat je zoekt. Omdat Notion alles bijgewerkt houdt, ongeacht hoe groot je schaalt, heb je altijd verse inhoud beschikbaar. 

Bron: G2

‍

Notion is tegen het wisselen van apps; daarom integreert het met tal van tools zoals Slack, Figma, Amplitude, of GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino kan de “nucleus” van al jouw organisatorische kennis zijn. Het brengt uw notities, bestanden en projecten samen in een enkel platform, zonder dat er een contextovergang nodig is.

Het heeft een intuïtieve interface, zodat je geen diploma in technologie nodig hebt om deze tool te gebruiken. Je profiteert ook van markdown-commando's, media-embedded content, en versiegeschiedenis om alles eenvoudig te documenteren. 

De wiki van Nuclino houdt jouw kennis georganiseerd, zodat je jouw inhoud kunt categoriseren en structureren zoals je wilt, voor elk team en onderwerp. Gebruik interne links, openbare en privéwerkruimtes, en aangepaste velden om uw bestanden op een nette manier te ordenen.

Bron: G2

‍

Nuclino werkt heel goed met al je favoriete apps: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, enz.

‍

10. Confluence

Onze laatste tool is Confluence, een open-source en gedeelde werkruimte waarmee u uw eigen kennisdatabase voor interne documentatie kunt creëren.

Bron: G2

‍

Deze oplossing is volledig doorzoekbaar. Confluence heeft geavanceerde zoekfuncties, labels en contentbomen die je teams helpen te vinden wat ze nodig hebben zonder tijd te verspillen.

‍

Confluence helpt bij het creëren van de daadwerkelijke inhoud. Je kunt een leeg canvas gebruiken om je gedachten op te schrijven, maar je krijgt ook meer dan 75 aanpasbare sjablonen om je kennisdatabase op te bouwen. 

U kunt Confluence verbinden met de Atlassian-suite of rondkijken in de marketplace voor de apps die u wilt (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, enzovoort).

‍

Hoe kies je het beste kennisdatabaseplatform.

Er zijn veel goede kennisbeheerplatformen beschikbaar, klaar om je te dienen. Maar het is moeilijk te beslissen welke het beste voor jou is, vooral als je niet weet waar je op moet letten. Of misschien ben je nog steeds niet zeker of je er een nodig hebt. 

Kan deze statistiek je van gedachten doen veranderen?

91% van de klanten zou gebruik maken van een online kennisbasis als deze was afgestemd op hun behoeften. Wat betekent dat je niet moet kiezen voor de eerste tool die je ziet. 

Houd bij je zoektocht naar de Heilige Graal rekening met de volgende belangrijke factoren: 

• Integraties: De kennisbeheersoftware die je selecteert, moet gemakkelijk kunnen verbinden met andere tools in je workflow. Het is belangrijk dat je niet van apps wisselt wanneer je op zoek bent naar een bestand en dat je gemakkelijk toegang hebt tot de antwoorden die je zoekt. 
• Gebruiksgemak: Evalueer hoe eenvoudig het is om je kennisbasis te onderhouden. Kies een tool die je onboardingproces vereenvoudigt zodat je de app snel kunt opstarten. 
• Totaal eigendomskosten: Dit roept de vraag op: “Zal ik mijn geld waard zijn met deze tool?” Wanneer je jouw opties evalueert, kies een tool die niet veel training van werknemers vereist en die gemakkelijk te installeren en onderhouden is, zodat je snel rendement op je investering kunt krijgen. 
• Flexibiliteit: De tool die je kiest, moet nuttig zijn voor zowel interne als externe kennisbases. Flexibiliteit moet ook betekenen dat het kan integreren met andere tools en meeschalen met je bedrijf. 

‍

• Beveiliging: Kennisbanken werken met gevoelige gegevens. Daarom is het ten zeerste aanbevolen om een tool te kiezen die up-to-date compliantie-certificaten heeft en zich houdt aan de regelgeving en beperkingen van de branche, zodat je onprettige situaties kunt vermijden. 

‍

‍

Eindoordeel

Het kiezen van de beste kennisdatabase-software voor jouw grote of kleine bedrijf zou geen lange, moeizame reis moeten lijken. Ja, het is een enorme beslissing, een beslissing die zorgvuldige overweging en planning vereist, maar deze gids biedt je de perfecte tips om het hele proces te stroomlijnen. 

Vergeet niet: doe je huiswerk goed, begrijp je behoeften en je zult binnen de kortste keren de oplossing vinden die voldoet aan al je eisen. 

‍