Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

‍

What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Det har en brugervenlig grænseflade, med et interaktivt dashboard, der er let at forstå. Document360 har også en inline kommentar funktion, der muliggør bedre kommunikation mellem dine teams og en mere dynamisk gennemgangsproces. 

Kilde: G2

‍

Med Document360 kan du skabe både en intern og ekstern kundebase gennem en markdown eller WYSIWYG-editor. Dette produkt har til formål at sikre, at dine kunder får en generelt god oplevelse ved at skabe nyttig produktdokumentation og FAQ-sider. 

‍

Document360 integrerer med Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams og andre. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice tilbyder et vidensstyringsværktøj egnet til salgs-/marketingchefer, kundesupportteams og produktudviklere. 

Det, der tiltrækker ved Helpjuice, er dets tilpasningsevne. Hvis du følger strenge brandregler, kan denne vidensbase løsning hjælpe dig med at opfylde dine standarder med flere skræddersyede skabeloner og temaer. Du kan personliggøre hver af dem med dine farver og logo. 

Helpjuice har også en Google-lignende søgefunktion, der konstant opdateres baseret på aktuelle tendenser og stærk analyse, der lader dig se, hvilke artikler der skal forbedres, hvad folk har brug for fra dig, osv. 

Kilde: Capterra

‍

Det integreres med værktøjer som Zapier, Google Chrome, Salesforce og Slack, så du kan få adgang til det, uanset hvor du arbejder. 

‍

4. Zendesk

Zendesk kombinerer kræfterne i en IT-vidensbase og kundevendt helpdesk-software i én løsning. 

Det er en platform, der holder indhold relevant, fylder vidensgaps og giver indsigt i, hvad kunderne leder efter. Desuden hjælper det dine agenter med at håndtere flere kundesupportbilletter, hvilket igen øger engagementet og fastholdelsen. 

Kilde: G2

‍

Men Zendesk er også velegnet til at forbedre intern kommunikation, hvilket gør viden tilgængelig for alle involverede i virksomheden. 

Med Zendesk’s generative AI kan du skrive nye artikler, revidere dit indhold for bedre rækkevidde og finde på svar på kundespørgsmål. 

‍

Dette værktøj integreres med flere populære apps som Jira, Slack, Tymeshift Workforce osv. 

‍

5. Slite

Slite er et vidensbaseværktøj, der organiserer dine vigtigste dokumenter og hjælper dig med at finde dine filer, når du har mest brug for dem. 

Dit team kan trække enhver information – fra onboarding-guide til noter – uden at spilde tid på at lede efter, hvad de har brug for. Slite sorterer dine filer efter kanal, men det har også skabeloner til at hjælpe dig med at komme i gang. 

Kilde: G2

‍

Slite tilbyder en editor med grundlæggende funktioner, der giver dig mulighed for at indsætte billeder eller videoer, tilføje emojis eller citater og indlejre kodeuddrag. Du vil få de nødvendige værktøjer til at give din vidensbase et strejf af personlighed. 

‍

Hvad mere er, Slite bringer dit teams viden til dine foretrukne værktøjer, såsom Miro, Google Drive, Loom eller YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire er en cloud-baseret vidensmanagementløsning, der tager sig af virksomhedens organisatoriske viden. 

Uanset deres placering kan enhver medarbejder finde det materiale, de har brug for, for at udføre deres arbejde. Da Bloomfire indekserer hvert ord fra dine filer, selv lydoptagelser, vil dit team få lettere adgang til dokumenterne.  

Kilde: G2

‍

Dette gør det muligt for dig at træffe bedre forretningsbeslutninger, mens du plejer en kultur af samarbejde. Desuden har Bloomfire masser af integrationer, herunder Box, Microsoft Teams og Google Drive. 

‍

Bloomfire lader dig uploade dit indhold direkte ind i arbejdsområdet, uanset formatet (PDF'er, videoer, præsentationsdæk osv.). Men du kan også bruge dens indbyggede editor til at skabe nyt indhold fra bunden. 

‍

7. Help Scout

Help Scout er helpdesk-software i sin essens. Men det kan fungere som et altid tilgængeligt supportcenter, der sparer dit team tid og forbedrer brugeroplevelsen.

Kilde: G2

‍

Dette værktøj holder indholdsstyring enkelt ved at give dig de organisatoriske og automatiseringsværktøjer, der er nødvendige for at besvare kundespørgsmål, dag eller nat. Det er også nemt at opsætte, da det ikke kræver nogen kode. 

Help Scout bringer mange tilpasningsmuligheder til bordet, som vil gøre widgeten til din. Derudover kan du begrænse, hvem der ser dit indhold, og hvem der er autoriseret til at interagere med det, for at holde dine data sikre. 

Du kan bringe dine filer frem til dine kunder via de værktøjer, du elsker, såsom Shopify, Mailchimp, FreshBooks eller Slack. 

‍

8. Notion

Notion er et samlet arbejdsområde, hvor teams af alle størrelser centraliserer deres viden. 

Notion sætter dit indhold i orden gennem træk-og-slip organisering, hvilket betyder, at alle kan komme og opdatere siden uden at have behov for nogen teknisk ekspertise. Derudover har Notion en sidebar, der lader dig hurtigt organisere og tilpasse din viden for nem adgang. 

Denne platform har også søgefunktionalitet, der giver dig mulighed for hurtigt at finde det, du leder efter. Da Notion holder alt opdateret, uanset hvor meget du skalerer, vil du have friskt indhold let tilgængeligt. 

Kilde: G2

‍

Notion er imod at skifte apps; derfor integrerer den med mange værktøjer som Slack, Figma, Amplitude eller GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino kan være “nucleus” for al din organisatoriske viden. Det bringer dine noter, filer og projekter sammen på en enkelt platform, uden behov for at skifte kontekst. 

Det har en intuitiv grænseflade, så du ikke behøver en teknisk grad for at bruge dette værktøj. Du vil også have fordel af markdown-kommandoer, medieindlejringer og versionshistorik for nemt at dokumentere alt. 

Nuclino’s wiki holder din viden organiseret, så du kan kategorisere og strukturere dit indhold, som du vil, for hvert team og emne. Brug interne links, offentlige og private arbejdsområder og brugerdefinerede felter for at holde dine filer i en pæn orden. 

Kilde: G2

‍

Nuclino fungerer meget godt med alle dine foretrukne apps: Discord, Grammarly, InVision, Typeform osv.

‍

10. Confluence

Vores sidste værktøj er Confluence, et open source og delt arbejdsområde, der lader dig oprette din egen vidensbase til intern dokumentation. 

Kilde: G2

‍

Denne løsning er fuldt søgbar. Confluence har avancerede søgefunktioner, etiketter og indholdstræer, der hjælper dine teams med at finde, hvad de har brug for, uden at spilde tid.

‍

Confluence hjælper med at oprette det faktiske indhold. Du kan bruge et tomt lærred til at nedskrive dine tanker, men du får også over 75 tilpassede skabeloner til at bygge din vidensbase. 

Du kan forbinde Confluence med Atlassian-suiten eller se rundt i dets marked for de apps, du ønsker (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM osv.). 

‍

Hvordan vælger man den bedste vidensbase-platform

Der er mange gode platforme til vidensstyring derude, klar til at tjene dig. Men det er svært at beslutte, hvilken der er den rigtige for dig, især hvis du ikke ved, hvad du skal kigge efter. Eller måske er du stadig ikke sikker på, at du har brug for én overhovedet. 

Kan denne statistik ændre dit synspunkt?

91 % af kunderne ville bruge en online vidensbase hvis den var tilpasset deres behov. Det betyder, at du ikke bør nøjes med det første værktøj, du ser. 

I din søgen efter den hellige gral skal du huske på følgende nøglefaktorer: 

• Integrationen: Den vidensstyringssoftware, du vælger, bør nemt kunne oprette forbindelse til andre værktøjer i dit workflow. Det er vigtigt, at du ikke skifter apps, når du leder efter en fil, og at du har nem adgang til de svar, du søger. 
• Brugervenlighed: Gennemgå, hvor let det er at vedligeholde din vidensbase. Vælg et værktøj, der vil strømligne din onboarding-proces, så du hurtigt får appen op at køre. 
• Samlede ejerskabsomkostninger: Dette rejser spørgsmålet "Får jeg mine penge værd med denne værktøj?" Når du evaluerer dine muligheder, skal du vælge et værktøj, der ikke kræver meget medarbejderuddannelse, og som er let at installere og vedligeholde, så du kan få et hurtigt afkast på din investering. 
• Fleksibilitet: Det værktøj, du vælger, skal være nyttigt til både interne og eksterne vidensbaser. Fleksibilitet bør også betyde, at det kan integreres med andre værktøjer og skalere i takt med din virksomhed. 

‍

• Sikkerhed: Vidensbaser arbejder med følsomme data. Derfor anbefales det stærkt at vælge et værktøj, der har opdaterede overholdelsescertifikater og overholder branchebestemmelser og restriktioner, så du undgår ubehagelige situationer. 

‍

‍

Konklusion

At vælge den bedste vidensbasesoftware til din store eller lille virksomhed bør ikke føles som en lang, møjsommelig rejse. Ja, det er en stor beslutning, en der kræver omhyggelig overvejelse og planlægning, men denne guide giver dig de perfekte tips til at strømline hele processen. 

Husk: gør dit hjemmearbejde ordentligt, forstå dine behov, og så finder du løsningen, der opfylder alle dine krav på ingen tid. 

‍