2024年最佳知識庫軟體前10名[購買者指南]

在這篇便捷的文章中，了解目前市場上可用的一些最佳知識基礎軟體。

您知道嗎？知識工作者每年有19%的時間用於搜尋和收集資訊？老實說，這不是跟蹤公司擁有的所有知識的有效方法。

若想釋放您組織知識的全部潛力，您需要合適的工具。

進入… 一個知識庫軟件程序。藉由這種解決方案，您可以提高生產力、改善搜索可見性，並促進協作文化。

不過，還是有一個小問題：你如何選擇適合自己特定需求的完美軟件？

這本指南包含了你正在尋找的所有答案。它將涵蓋從知識庫軟件是什麼到選擇最合適的軟件的提示的一切內容。

免責聲明： 這篇博客文章最後更新於2024年3月4日。

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什麼是知識基礎軟體？

知識庫軟件是公司關於其產品、服務或內部流程的信息電子圖書館。

其目的是將您所有的公司知識進行整理。客戶和員工將能夠輕鬆地找到他們需要的東西。無需聯繫其他團隊成員或客戶支援團隊。

這個自助存儲庫包含相關資訊，例如教程、維基、常見問題 (FAQ) 或公司政策。但您也可以用它來做個人筆記或追蹤客戶反饋和投訴。

因此，您改善客戶體驗、增加團隊協作與生產力，並減少支援成本。

到現在為止，你可能在想，‘這到底是怎麼運作的?’

不再懷疑；我們會告訴你！

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知識基礎是怎麼運作的？

知識庫作為您業務數據、事實和文件的集中存儲庫運作。

這些工具存儲、組織和檢索公司知識，有效提高生產力並加速決策。

總的來說，知識基礎有助於：

數據收集 — 知識基礎解決方案從所有不相連的來源收集相關數據。這包括文件、電子郵件、聊天記錄等。
結構化 — 知識基礎不僅僅是收集數據。它們還會根據您的偏好將知識組織成不同的類別、主題或領域。
索引 — 由於知識庫存儲和組織數據，您將更輕鬆地訪問它。通過使用搜索查詢和預定準則，任何人都可以快速找到他們需要的信息。

知識基礎有兩種主要類型內部和外部。

內部知識庫 僅供您的員工使用。它們作為您資源的 ‘綜合商店’。您公司中的任何人都可以搜索他們需要的信息來完成自己的工作。

外部知識基礎，也被稱為客戶服務知識基礎，僅供公眾使用。它們通常提供與您的產品相關的信息，但也可以包括常見問題、用戶手冊或有用的文章。

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現在你知道知識庫是如何工作的，你感到更加自信。不過，它們值得努力嗎？

繼續閱讀以了解更多。

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使用知識基礎軟體的好處是什麼？

知識基礎軟體非常有用，因為它能為您的團隊成員省下大量時間。你的支持代理不再回答相同的問題（例如，關於你產品的定價）。相反，他們可以專注於複雜的客戶問題。

因此，合適的知識基礎可以帶來以下好處：

增強的客戶滿意度： 你的客戶將隨時獲得所需信息，即使在你不在工作時也是如此。
降低成本： 一個集成的聊天機器人可以處理最基本的客戶問題。所以你不需要再雇更多的人來完成這項工作。
更有效的協作： 您的代理將能輕鬆訪問相關信息，使他們能夠更有效地進行溝通和協作。
更好的員工培訓： 知識基礎文章隨時都能輕鬆獲取。您的員工將始終能夠訪問有用的材料以獲得快速答案。
節省時間： 一個自助知識庫釋放了你的團隊的時間，他們將更專注於提供無可匹敵的客戶服務。

但什麼樣的知識基礎才算是優秀的呢？

它必須具備一些關鍵功能，因此我們接下來來談談它們。

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知識基礎軟體應具備哪些主要特性？

無論是外部還是內部，知識庫軟件應該使你團隊的生活更輕鬆，而不是帶給他們頭疼。但易用性只是這個工具的最重要功能之一。在評估知識基礎軟體時還有很多其他因素需要記住。

看一看：

AI內容協助： 大多數現代知識基礎軟體利用AI的力量來創建內容和摘要複雜主題。一些人可能會對AI內容的準確性或您的數據的安全性感到擔憂。不過，AI驅動的搜索功能可以顯著增強您的知識共享。
內容構建器和編輯器： 生成式 AI 可以幫助您迅速創建內容，但它仍然需要人類的觸感來使其達到 ‘Wow。’ 您渴望的知識庫應該擁有一個內容編輯器或預先製作的模板，使內容創作變得輕而易舉。
應用程式整合： 您的團隊每天使用數百種工具；再添加一個可能會堵塞您的工作流程。尋找易於與您每天使用的各種應用（如 Slack、Salesforce 或其他項目管理解決方案）整合的知識庫工具是至關重要的。

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分析和權限： 知識基礎工具應具備強大的分析和報告能力。它們幫助您查看團隊正在搜尋什麼或者他們如何使用內容。此外，選擇一個具備使用者權限的平臺以保護敏感數據的隱私和安全。
有效的搜索引擎： 知識基礎解決方案沒有搜索功能是不完整的。所選工具應使用先進的算法來為用戶提供準確的信息，即使有拼寫錯誤、不正確的短語等。

我們在各處尋找符合所有這些要求的工具。現在讓我們探討一些市場上最好的自助知識庫工具。 🔍

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2024年最佳知識基礎工具10個

您真的需要一個知識基礎工具嗎？

到目前為止，你一直獨自處理內容，一切都運作良好。但是，根據麥肯錫，許多公司發現更好的知識管理過程可以提高他們的生產力高達25%。

因此，如果您想體驗相同的效果，請查看以下列表。或許你會找到你喜歡的東西。

1. Guru

Guru同時是三樣東西：一個由AI驅動的公司知識搜索、一個內聯網平台和一個維基。它無縫地將人工智能與人力結合，讓管理和創建內容變得輕而易舉。

Guru最擅長的是與您每天使用的所有工具集成，讓您能夠專注於手頭的任務。這樣一來，您的團隊可以保持在同一標籤、聊天群組或電子郵件線程中工作，無需干擾。

流行的 Guru 整合包括 Google Chrome、Slack、BambooHR 等等。

這個由AI驅動的工具還可以快速有效地提供您所需的所有答案。

多快？

看一下這個：

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Guru幫助您在所有應用中找到正確的信息，識別重複的知識或知識缺口。此外，它具有直觀的協作工具，您可以用來實時創建和更新知識。

使用 Guru，您不再需要無盡地滾動和在無數獨立工具中尋找；現在一切都在您的指尖。

觀看我們的隨需即取示範視頻，以了解更多有關Guru的信息！

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2. Document360

Document360是一個免費的知識基礎軟體工具，用於創建內容，例如SOP、維基、API文件和用戶手冊。

它擁有友好的界面，具備易於理解的互動式儀表板。 Document360 也有一個內聯註解功能，可促進團隊之間更好的溝通，並提供更動態的審核流程。

來源： G2

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使用 Document360，您可以通過markdown或WYSIWYG編輯器來打造內部和外部客戶知識庫。該產品旨在通過創建有用的產品文檔和常見問題頁面來確保您的客戶擁有良好的整體體驗。

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Document360 與 Slack、Drift、Freshdesk、Microsoft Teams 及其他應用集成。

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3. Helpjuice

Helpjuice 提供一個適合銷售/市場經理、客戶支持團隊和產品開發者的知識管理工具。

Helpjuice 的吸引之處在於其可定制性。如果您遵循嚴格的品牌規範，這個知識庫解決方案可以通過多種定制模板和主題來幫助您達到標準。您可以用自己的顏色和標誌來個性化每一個模板。

Helpjuice 還擁有一個類似 Google 的搜索功能，不斷更新，基於當前趨勢以及強大的分析，讓您了解哪些文章需要改進、人們對您的需求等等。

來源： Capterra

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它與 Zapier、Google Chrome、Salesforce 和 Slack 等工具整合，因此您可以在任何工作地點訪問它。

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4. Zendesk

Zendesk 將 IT 知識庫和面向客戶的幫助台軟體的力量結合成一個解決方案。

這是一個保持內容相關的平台，填補知識空白，並提供客戶所尋求的洞察。此外，它幫助您的代理商處理更多客服工單，這反過來又提高了互動性和留存率。

來源： G2

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但 Zendesk 也適合改善內部溝通，使公司中涉及的任何人都能訪問知識。

使用 Zendesk 的生成式 AI，您可以撰寫新文章，修改內容以達到更好的觸及率，並針對客戶詢問提出回應。

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此工具與 Jira、Slack、Tymeshift Workforce 等多個流行應用整合。

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5. Slite

Slite 是一個知識庫工具，能夠組織您最重要的文檔，並幫助您在需要時迅速找到檔案。

您的團隊可以隨時提取任何信息——從入職指南到筆記——而不用浪費時間搜尋所需的內容。 Slite 按頻道對您的文件進行分類，但它也有模板來幫助您開始使用。

來源： G2

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Slite 提供一個具有基本功能的編輯器，讓您能夠插入圖片或視頻、添加表情符號或引用，以及嵌入代碼片段。您將獲得必要的工具，為您的知識庫增添一些個性。

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更重要的是，Slite 將您的團隊知識帶到您喜愛的工具中，如 Miro、Google Drive、Loom 或 YouTube。

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6. Bloomfire

Bloomfire 是一個基於雲的知識管理解決方案，負責處理您公司的組織知識。

無論他們身在何處，每位員工都能找到執行其工作的必要資料。由於 Bloomfire 將您文件中的每個單詞（即使是音頻錄音）編入索引，您的團隊將更容易訪問文檔。

來源： G2

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這使您能夠做出更好的商業決策，同時培養合作文化。此外，Bloomfire 提供大量整合，包括 Box、Microsoft Teams 和 Google Drive。

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Bloomfire 允許您直接將內容上傳到工作區，不論格式（PDF、影片、簡報等）。但您也可以使用其內置編輯器從頭開始編寫新內容。

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7. Help Scout

Help Scout 本質上是幫助台軟體。但它也可以充當一個始終可用的支持中心，節省您的團隊時間並提升用戶體驗。

來源： G2

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此工具通過提供必要的組織和自動化工具來使內容管理變得簡單，無論白天還是夜間，都能回答客戶問題。這也很容易設定，因為不需要編程。

Help Scout 提供眾多自定義選項，讓小工具成為您的專屬。此外，您可以限制誰可以看到您的內容以及誰有權與其互動，以保護您的數據安全。

您可以通過您喜愛的工具，例如 Shopify、Mailchimp、FreshBooks 或 Slack，將檔案帶給您的客戶。

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8. Notion

Notion 是一個連接的工作區，讓各種規模的團隊集中其知識。

Notion 通過拖放組織您的內容，這意味著任何人都可以在不需要任何技術專業知識的情況下更新頁面。此外，Notion 還擁有一個側邊欄，讓您可以快速組織和自訂您的知識，方便訪問。

這個平台還具有搜索功能，可以讓您快速找到所需的內容。由於 Notion 保持一切更新，不論您擴展多少，您將隨時擁有最新的內容可用。

來源： G2

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Notion 反對切換應用程式；這就是為什麼它可以與許多工具集成，如 Slack、Figma、Amplitude 或 GitHub。

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9. Nuclino

Nuclino 可以成為您所有組織知識的 "核"。它將您的筆記、文件和項目整合在一個平台上，無需切換上下文。

它擁有直觀的界面，因此您不需要技術學位即可使用這個工具。您還將受益於 Markdown 命令、媒體嵌入和版本歷史，以便輕鬆記錄一切。

Nuclino 的維基讓您的知識組織有序，讓您可以根據需要為每個團隊和主題對內容進行分類和結構化。使用內部鏈接、公共和私有工作區及自定義字段，保持您的檔案整齊有序。

來源： G2

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Nuclino 與您所有喜愛的應用兼容良好：Discord、Grammarly、InVision、Typeform 等等。

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10. Confluence

我們的最後一個工具是 Confluence，這是一個開源和共享的工作區，讓您為內部文檔創建自己的知識庫。

來源： G2

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此解決方案是完全可搜索的。 Confluence 擁有先進的搜索功能、標籤和內容樹，幫助您的團隊在不浪費時間的情況下找到他們需要的內容。

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Confluence 在創建實際內容方面提供幫助。您可以使用空白畫布記錄您的想法，但您還將獲得超過 75 種可自定義模板，以建立您的知識庫。

您可以將 Confluence 與 Atlassian 套件連接，或在其市場上查找您想要的應用（Google Docs、Jira、Trello、Atlas CRM 等）。

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如何選擇最佳知識庫平台

市場上有很多優秀的知識管理平台，可以為您服務。但很難決定哪一種適合您，特別是如果您不知道要尋找什麼。或者也許您仍然不確定您是否需要一個。

這個統計數據能改變您的想法嗎？

91% 的客戶將使用線上知識庫如果它能滿足他們的需求。這意味著您不應該滿足於第一個看到的工具。

在尋找聖杯的過程中，請記住以下關鍵因素：

整合： 您選擇的知識管理軟體應該能輕鬆連接到工作流程中的其他工具。當您尋找文件的時候，不切換應用至關重要，並且能輕鬆訪問所需的答案。
易用性： 檢查維護知識庫的難易程度。選擇一個工具，使您的入職過程流暢，以便快速啟用應用程式。
擁有總擁有成本： 這引發了一個問題：“我能從這個工具中獲得物有所值嗎？”在評估選項時，選擇一個不需要太多員工培訓且易於安裝和維護的工具，這樣您就可以迅速獲得投資回報。
靈活性： 您選擇的工具應該可以幫助內部和外部知識庫。靈活性也應意味著它可以與其他工具集成，並與您的公司一同擴展。

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