Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

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What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

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How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

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You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

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What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

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What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

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• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

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10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

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Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

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2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

ユーザーフレンドリーなインターフェースを持ち、理解しやすいインタラクティブなダッシュボードがあります。 Document360は、チーム間のコミュニケーションを改善し、より動的なレビュープロセスを可能にするインラインコメント機能も備えています。

出典: G2

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Document360を使用すると、マークダウンまたはWYSIWYGエディタを通じて、内部および外部の顧客向けのナレッジベースを作成します。 この製品は、役立つ製品ドキュメントやFAQページを作成することで、お客様に全体的に良い体験を提供することを目指しています。

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Document360は、Slack、Drift、Freshdesk、Microsoft Teamsなどと統合されています。

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3. Helpjuice

Helpjuiceは、営業/マーケティングマネージャー、カスタマーサポートチーム、製品開発者向けのナレッジ管理ツールを提供します。 

Helpjuiceの魅力はそのカスタマイズ性です。 厳格なブランドルールを守る場合、このナレッジベースソリューションは、複数のカスタムテンプレートやテーマを使用して標準を満たすのに役立ちます。 それぞれに、自分の色やロゴを個別化できます。

Helpjuiceは、現在のトレンドに基づいて常に更新されるGoogleのような検索機能と、改善が必要な記事、顧客が必要としていることなどを確認できる堅牢な分析機能を備えています。

出典: Capterra

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Zapier、Google Chrome、Salesforce、Slackなどのツールと統合されているので、どこでもアクセスできます。

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4. Zendesk

Zendeskは、ITナレッジベースとカスタマー向けヘルプデスクソフトウェアの機能を1つのソリューションに統合しています。

それは、情報を関連付け、知識のギャップを埋め、クライアントが探していることについての洞察を提供するプラットフォームです。 さらに、エージェントがより多くのカスタマーサポートチケットを処理できるようにし、エンゲージメントと保持が向上します。

出典: G2

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しかし、Zendeskは、社内コミュニケーションを改善し、会社に関与する誰もが情報にアクセスできるようにするのにも適しています。

Zendeskの生成AIを使用すると、新しい記事を書くことができ、リーチを向上させるためにコンテンツを修正し、顧客からの問い合わせに対して回答を作成できます。

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このツールは、Jira、Slack、Tymeshift Workforceなどの複数の人気アプリと統合されています。

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5. Slite

Sliteは、最も重要なドキュメントを整理し、必要なときにファイルにアクセスするのを助けるナレッジベースツールです。

チームは、オンサービスガイドからメモまで、必要なものを探す時間を無駄にすることなく、あらゆる情報を引き出すことができます。 Sliteは、チャネル別にファイルを整理しますが、作成を開始するためのテンプレートもあります。

出典: G2

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Sliteは基本的な機能を備えたエディタを提供し、画像や動画を挿入したり、絵文字や引用を追加したり、コードのスニペットを埋め込むことができます。 あなたのナレッジベースに小さな個性を持たせるための必要なツールを手に入れることができます。

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さらに、Sliteは、チームの知識をMiro、Google Drive、Loom、YouTubeなどの好きなツールに持ち込みます。

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6. Bloomfire

Bloomfireは、あなたの会社の組織的な知識を管理するクラウドベースのナレッジ管理ソリューションです。

場所に関係なく、すべての社員が仕事をするために必要な材料を見つけることができます。 Bloomfireは、あなたのファイルのすべての単語、音声記録さえもインデックス化するため、チームがドキュメントにアクセスしやすくなります。

出典: G2

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これにより、より良いビジネス決定が可能になり、コラボレーション文化を育むことができます。 さらに、Bloomfireは、Box、Microsoft Teams、Google Driveなどの多くの統合を提供しています。

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Bloomfireは、形式に関係なく、コンテンツを直接ワークスペースにアップロードできます（PDF、動画、スライドデッキなど）。 ただし、新しいコンテンツをゼロから作成するために内蔵のエディタを使用することもできます。

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7. Help Scout

Help Scoutは、根本的にヘルプデスクソフトウェアです。 ただし、チームの時間を節約し、ユーザーエクスペリエンスを向上させるための常時稼働のサポートセンターとして機能することができます。

出典: G2

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このツールは、顧客の質問に日の出もさせるために必要な組織と自動化ツールを提供することで、コンテンツ管理を簡素化します。 使い方は簡単です。コードは必要ありません。

Help Scoutは、ウィジェットをあなたのものにするための多くのカスタマイズオプションを提供します。 さらに、誰があなたのコンテンツを見えるか、誰がそれに対して操作権限を持つかを制限することで、データを安全に保つことができます。

お気に入りのツール（Shopify、Mailchimp、FreshBooks、Slackなど）を通じて、顧客の前にファイルを持ってくることができます。

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8. Notion

Notionは、あらゆる規模のチームが知識を集中させるためのコネクテッドワークスペースです。

Notionはドラッグアンドドロップ整理を通じて、コンテンツを整理します。 さらに、Notionには、簡単にアクセスできるように知識をすぐに整理・カスタマイズできるサイドバーがあります。

このプラットフォームには、あなたが探しているものをすばやく見つけることができる検索機能もあります。 Notionはすべてを常に更新し続けるため、どれだけスケールしても、常に新鮮なコンテンツが利用可能です。

出典: G2

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Notionはアプリの切り替えに反対です。だからこそ、Slack、Figma、Amplitude、GitHubなど、多くのツールと統合されています。

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9. Nuclino

Nuclinoは、あなたの組織の知識の「核」になることができます。 ノート、ファイル、プロジェクトを単一のプラットフォームにまとめ、コンテキストスイッチなしで利用できます。

直感的なインターフェースを持っているため、技術的な学位は必要ありません。 Markdownコマンド、メディア埋め込み、バージョン履歴を利用することで、すべてを簡単に文書化できます。

Nuclinoのウィキはあなたの知識を整理し、各チームやトピックに応じて、好きなようにコンテンツをカテゴリ分けし、構造化できます。 内部リンク、公開・非公開ワークスペース、カスタムフィールドを使用して、ファイルを整然と保つことができます。

出典: G2

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Nuclinoは、Discord、Grammarly、InVision、Typeformなど、お気に入りのアプリと非常によく連携します。

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10. Confluence

最後のツールはConfluenceです。オープンソースで共有可能なワークスペースを提供し、自分自身のナレッジベースを内部文書用に作成できます。

出典: G2

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このソリューションは完全に検索可能です。 Confluenceは、高度な検索機能、ラベル、コンテンツツリーを備えており、チームが求める情報を無駄な時間をかけずに見つけられるようにします。

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Confluenceは実際のコンテンツ作成を支援します。 白紙のキャンバスを使用して考えを書き留めることができますが、ナレッジベースを構築するための75以上のカスタマイズ可能なテンプレートも得られます。

ConfluenceをAtlassianスイートと接続することも、必要なアプリを探すためにマーケットプレイスを探検することもできます（Google Docs、Jira、Trello、Atlas CRMなど）。

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最高のナレッジベースプラットフォームを選ぶ方法

良いナレッジ管理プラットフォームはたくさんあり、あなたにサービスを提供する準備が整っています。 しかし、特に何を探すべきか知らない場合は、どれが正しいのかを決定するのは難しいです。 あるいは、最初に本当に1つ必要かどうかまだ確信が持てないかもしれません。

この統計があなたの考えを変えることができるかもしれませんか？

91%の顧客が自分のニーズに合わせたオンラインナレッジベースを使用することを希望しています。 これは、最初に目に付いたツールで妥協すべきではないことを意味します。 

聖杯を探す過程で、以下の重要な要素を考慮してください。

• 統合: 選択したナレッジ管理ソフトウェアは、ワークフロー内の他のツールに簡単に接続できる必要があります。 ファイルを探しているときにアプリを切り替えないことや、求めている答えに簡単にアクセスできることが重要です。 
• 使いやすさ: ナレッジベースを維持するのがどれだけ簡単かを確認してください。 オンボーディングプロセスを簡略化できるツールを選び、アプリを迅速に立ち上げられるようにします。 
• 総コスト: このツールで「お金の価値」を得られるかどうかという疑問が生じます。選択肢を評価する際は、従業員教育にあまりコストがかからず、簡単にインストール・維持でき、高い投資リターンを得られるツールを選んでください。 
• 柔軟性: 選択するツールは、内部および外部のナレッジベース両方に役立つべきです。 柔軟性は他のツールと統合し、会社と共にスケールすることも意味します。 

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• セキュリティ: ナレッジベースは、機密データを扱います。 そのため、最新のコンプライアンス認証を持ち、業界の規制や制約に従ったツールを選択することを強くお勧めします。そうすれば不快な状況を避けることができます。 

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結論

大きなビジネスでも小さなビジネスでも、最適なナレッジベースソフトウェアを選ぶことは、長く厄介な旅に感じるべきではありません。 はい、それは大きな決断であり、慎重な考慮と計画を必要としますが、このガイドは、全体のプロセスを合理化するための完璧なヒントを提供します。

覚えておいてください:正しく宿題をし、必要を理解すれば、すぐにすべての要件を満たすソリューションが見つかります。 

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