Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

‍

What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

มันมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย พร้อมแดชบอร์ดที่โต้ตอบซึ่งเข้าใจง่าย Document360 ยังมีฟีเจอร์ความคิดเห็นแบบอินไลน์ที่ช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมของคุณดีขึ้น และกระบวนการตรวจสอบมีความพลิกแพลงมากขึ้น. 

แหล่งข้อมูล: G2

‍

ด้วย Document360 คุณสามารถสร้างฐานความรู้สำหรับลูกค้าทั้งภายในและภายนอกได้ผ่านทางโปรแกรมแก้ไข Markdown หรือ WYSIWYG. ผลิตภัณฑ์นี้มีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณมีประสบการณ์ที่ดีโดยรวมโดยการสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์และหน้า FAQ ที่มีประโยชน์. 

‍

Document360 เชื่อมต่อกับ Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams และอื่น ๆ. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice มีเครื่องมือ การจัดการความรู้ ที่เหมาะสำหรับผู้จัดการด้านการขาย/การตลาด, ทีมสนับสนุนลูกค้า และนักพัฒนาผลิตภัณฑ์. 

สิ่งที่โดดเด่นเกี่ยวกับ Helpjuice คือความสามารถในการปรับแต่ง. หากคุณติดตามกฎแบรนด์ที่เข้มงวด โซลูชันฐานความรู้นี้สามารถช่วยให้คุณพบมาตรฐานด้วยเทมเพลตและธีมแบบกำหนดเองหลายแบบ. คุณสามารถปรับเปลี่ยนสีและโลโก้ของคุณให้กับแต่ละแบบได้. 

Helpjuice ยังมีการค้นหาที่เหมือน Google ที่อัปเดตอย่างต่อเนื่องตามแนวโน้มปัจจุบัน และการวิเคราะห์ที่แข็งแกร่งซึ่งให้คุณเห็นว่า บทความใดที่ต้องมีการปรับปรุง, สิ่งที่ผู้คนต้องการจากคุณ, เป็นต้น. 

แหล่งข้อมูล: Capterra

‍

มันเชื่อมต่อกับเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Zapier, Google Chrome, Salesforce, และ Slack ดังนั้นคุณสามารถเข้าถึงมันได้ทุกที่ที่คุณทำงาน. 

‍

4. Zendesk

Zendesk รวมพลังของฐานความรู้ด้าน IT และซอฟต์แวร์ช่วยเหลือลูกค้าให้รวมกันเป็นโซลูชันเดียว. 

นี่คือแพลตฟอร์มที่สามารถทำให้เนื้อหายังคงเกี่ยวข้อง เติมช่องว่างในความรู้ และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ มันยังช่วยให้ตัวแทนของคุณจัดการกับตั๋วสนับสนุนลูกค้ามากขึ้น ซึ่งทำให้การมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้าเพิ่มขึ้น. 

แหล่งข้อมูล: G2

‍

แต่ Zendesk ยังเหมาะสำหรับการปรับปรุงการสื่อสารภายใน ทำให้ความรู้เข้าถึงได้สำหรับทุกคนที่มีส่วนร่วมในบริษัท. 

ด้วยความช่วยเหลือจาก Zendesk’s generative AI คุณสามารถเขียนบทความใหม่ ปรับปรุงเนื้อหาของคุณให้เข้าถึงได้ดียิ่งขึ้น และคิดค้นคำตอบสำหรับคำถามของลูกค้า

‍

เครื่องมือนี้เชื่อมต่อกับแอปยอดนิยมหลายตัว เช่น Jira, Slack, Tymeshift Workforce, เป็นต้น. 

‍

5. Slite

Slite เป็นเครื่องมือฐานความรู้ที่จัดระเบียบเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณและช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์เมื่อคุณต้องการมากที่สุด. 

ทีมของคุณสามารถดึงข้อมูลใด ๆ — ตั้งแต่คู่มือการแนะนำไปจนถึงหมายเหตุ — โดยไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการ. Slite จัดระเบียบไฟล์ของคุณตามช่องทาง แต่อย่างไรก็ตาม ยังมีเทมเพลตเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้. 

แหล่งข้อมูล: G2

‍

Slite มีโปรแกรมแก้ไขด้วยความสามารถพื้นฐานให้คุณสามารถแทรกรูปภาพหรือวิดีโอ, เพิ่มอิโมจิหรือคำคม, และฝังโค้ดชิ้นเล็ก ๆ. คุณจะได้รับเครื่องมือที่จำเป็นในการทำให้ฐานความรู้ของคุณมีบุคลิกเล็กน้อย

‍

นอกจากนี้ Slite ยังนำความรู้ของทีมคุณไปยังเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ เช่น Miro, Google Drive, Loom หรือ YouTube

‍

6. Bloomfire

Bloomfire เป็นโซลูชันการจัดการความรู้บนคลาวด์ที่ดูแลการจัดการความรู้ของบริษัทของคุณ

ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน พนักงานทุกคนสามารถค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานของตน. เนื่องจาก Bloomfire ทำการจัดทำดัชนีทุกคำจากไฟล์ของคุณ แม้กระทั่งการบันทึกเสียง ทีมของคุณจะเข้าถึงเอกสารได้ง่ายขึ้น.  

แหล่งข้อมูล: G2

‍

นี่ช่วยให้คุณตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้นในขณะที่บ่มเพาะวัฒนธรรมแห่งความร่วมมือ. นอกจากนี้ Bloomfire ยังมีการรวมเข้ากับเครื่องมือมากมาย รวมถึง Box, Microsoft Teams และ Google Drive. 

‍

Bloomfire ให้คุณอัปโหลดเนื้อหาของคุณโดยตรงไปยังพื้นที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใด (PDF, วิดีโอ, สไลด์เด็ค ฯลฯ). แต่คุณยังสามารถใช้โปรแกรมแก้ไขในตัวเพื่อสร้างเนื้อหาใหม่จากศูนย์. 

‍

7. Help Scout

Help Scout เป็นซอฟต์แวร์ช่วยเหลือในใจกลาง. แต่สามารถใช้เป็นศูนย์ช่วยเหลือที่เปิดตลอด 24 ชั่วโมงช่วยประหยัดเวลาให้ทีมของคุณและเพิ่มประสบการณ์ผู้ใช้.

แหล่งข้อมูล: G2

‍

เครื่องมือนี้ทำให้การจัดการเนื้อหาง่ายขึ้น โดยให้เครื่องมือในการจัดระเบียบและอัตโนมัติที่จำเป็นในการตอบคำถามของลูกค้า ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง. มันยังตั้งค่าได้ง่ายเพราะไม่ต้องใช้โค้ด

Help Scout มีตัวเลือกการปรับแต่งมากมายที่จะทำให้ Widget ของคุณเป็นของคุณเอง นอกจากนี้ คุณสามารถจำกัดว่าใครเห็นเนื้อหาของคุณและใครมีสิทธิ์ในการโต้ตอบกับมัน เพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย

คุณสามารถนำไฟล์ของคุณมาแสดงต่อหน้าลูกค้าผ่านเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ เช่น Shopify, Mailchimp, FreshBooks หรือ Slack. 

‍

8. Notion

Notion เป็นพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันซึ่งทีมทุกขนาดรวมข้อมูลของตนไว้ด้วย. 

Notion ทำให้เนื้อหาของคุณเป็นระเบียบได้ผ่านการจัดระเบียบแบบลากและวาง ซึ่งหมายความว่าทุกคนสามารถเข้ามาและอัปเดตหน้าได้โดยไม่ต้องมีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค. นอกจากนี้ Notion ยังมีแถบด้านข้างที่ให้คุณจัดระเบียบและปรับแต่งความรู้ของคุณได้อย่างรวดเร็ว เพื่อการเข้าถึงที่ง่าย. 

แพลตฟอร์มนี้ยังมีฟังก์ชันการค้นหาที่ช่วยให้คุณค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจาก Notion ทำให้ทุกอย่างอัปเดตอยู่เสมอ ไม่ว่าคุณจะขยายอย่างไร คุณจะมีเนื้อหาที่สดใหม่พร้อมใช้งานเสมอ

แหล่งข้อมูล: G2

‍

Notion ไม่สนับสนุนการสลับแอพพลิเคชั่น; นั่นคือเหตุผลที่มันสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือมากมายเช่น Slack, Figma, Amplitude หรือ GitHub

‍

9. Nuclino

Nuclino สามารถเป็น “นิวเคลียส” ของความรู้ที่องค์กรทั้งหมดของคุณ มันนำบันทึก, ไฟล์ และโครงการของคุณมารวมกันในแพลตฟอร์มเดียว โดยไม่ต้องสลับบริบท. 

มันมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องมีปริญญาด้านเทคโนโลยีในการใช้เครื่องมือนี้ คุณยังจะได้ประโยชน์จากคำสั่ง Markdown, การฝังสื่อ, และประวัติรุ่นเพื่อบันทึกทุกอย่างได้ง่ายขึ้น

Wiki ของ Nuclino จะช่วยให้ความรู้ของคุณเป็นระเบียบ ช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบเนื้อหาของคุณในแบบที่คุณต้องการ สำหรับทุกทีมและทุกหัวข้อ ใช้ลิงค์ภายใน, พื้นที่ทำงานสาธารณะและส่วนตัว, และฟิลด์แบบกำหนดเองเพื่อรักษาไฟล์ของคุณให้เป็นระเบียบ. 

แหล่งข้อมูล: G2

‍

Nuclino ทำงานได้ดีมากกับแอปที่คุณชื่นชอบทั้งหมด: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, เป็นต้น.

‍

10. Confluence

เครื่องมือสุดท้ายของเราคือ Confluence, ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานแบบโอเพ่นซอร์สและแชร์ที่ช่วยให้คุณสร้างฐานความรู้สำหรับเอกสารภายในของคุณ. 

แหล่งข้อมูล: G2

‍

โซลูชันนี้สามารถค้นหาได้อย่างเต็มที่. Confluence มีฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง, ป้ายชื่อ, และโครงสร้างเนื้อหาที่ช่วยให้ทีมของคุณค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้โดยไม่ต้องเสียเวลา.

‍

Confluence ช่วยในเรื่องการสร้างเนื้อหาที่แท้จริง. คุณสามารถใช้ผ้าใบว่างเพื่อจดบันทึกความคิดของคุณ แต่คุณยังจะได้รับแม่แบบที่ปรับแต่งได้มากกว่า 75 แบบเพื่อสร้างฐานความรู้ของคุณ

คุณสามารถเชื่อมต่อ Confluence กับชุด Atlassian หรือหามันในตลาดสำหรับแอปที่คุณต้องการ (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, เป็นต้น). 

‍

วิธีเลือกแพลตฟอร์มฐานความรู้ที่ดีที่สุด

มีแพลตฟอร์มการจัดการความรู้ที่ดีมากมายอยู่รอบตัว รอให้บริการคุณ. แต่การตัดสินใจว่าอันไหนเหมาะกับคุณอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่รู้ว่าจะมองหาอะไร หรือบางทีคุณยังไม่แน่ใจว่าคุณต้องการจริงๆ หรือไม่

สถิติอาจเปลี่ยนใจคุณได้หรือไม่?

91% ของลูกค้าพร้อมที่จะใช้ฐานความรู้ออนไลน์ หากมันถูกปรับแต่งตามความต้องการของพวกเขา. ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ควรยอมจำนนต่อเครื่องมือแรกที่คุณเห็น 

ในการค้นหาของคุณสำหรับพระศรีอาริยเมตไตรย ให้คำนึงถึงปัจจัยสำคัญต่อไปนี้: 

• การรวมเข้าด้วยกัน: ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ที่คุณเลือกควรเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ๆ ในการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย. มันสำคัญมากที่คุณจะไม่เปลี่ยนแอพเมื่อคุณกำลังค้นหาไฟล์และคุณต้องเข้าถึงคำตอบได้อย่างง่ายดาย 
• ความสะดวกในการใช้งาน: ตรวจสอบว่าเป็นเรื่องง่ายในการรักษาฐานความรู้ของคุณ. เลือกเครื่องมือที่จะช่วยให้กระบวนการแนะนำการทำงานของคุณรวดเร็วขึ้น เพื่อให้คุณใช้งานแอปได้อย่างรวดเร็ว. 
• ตลอดระยะเวลาของการเป็นเจ้าของ: มันทำให้เกิดคำถาม “ฉันจะได้รับความคุ้มค่าจากเครื่องมือนี้หรือไม่?” เมื่อประเมินตัวเลือกของคุณ ให้เลือกเครื่องมือที่ไม่ต้องฝึกอบรมพนักงานมากนักและใช้งานง่าย ติดตั้งและบำรุงรักษาง่ายเพื่อให้คุณได้รับผลตอบแทนในทันทีจากการลงทุนของคุณ 
• ความยืดหยุ่น: เครื่องมือที่คุณเลือกควรจะมีประโยชน์ทั้งสำหรับฐานความรู้ภายในและภายนอก. ความยืดหยุ่นยังหมายถึงการที่มันสามารถรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ และปรับขนาดไปพร้อมกับบริษัทของคุณ. 

‍

• ความปลอดภัย: ฐานความรู้ทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน. นั่นคือเหตุผลที่มันแนะนำอย่างยิ่งให้เลือกเครื่องมือที่มีใบรับรองความสอดคล้องที่ทันสมัยและปฏิบัติตามระเบียบและข้อจำกัดของอุตสาหกรรม เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ 

‍

‍

สรุป

การเลือกซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือเล็กของคุณไม่ควรทำให้รู้สึกเหมือนเป็นการเดินทางที่ยาวนานและเหนื่อยล้า ใช่ มันเป็นการตัดสินใจที่สำคัญที่ต้องใช้ความคิดและการวางแผนอย่างรอบคอบ แต่นี่คือคู่มือที่ให้เคล็ดลับที่สมบูรณ์แบบในการปรับปรุงกระบวนการทั้งหมด

จำไว้: ทำการบ้านของคุณให้ถูกต้อง เข้าใจความต้องการของคุณ และคุณจะพบโซลูชันที่ตอบสนองทุกความต้องการของคุณในเวลาไม่นาน 

‍