Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

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What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

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How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

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You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

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What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

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What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

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• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

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10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

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Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

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2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

사용자 친화적인 인터페이스를 갖추고 있으며, 이해하기 쉬운 인터랙티브 대시보드가 있습니다. Document360는 팀 간의 더 나은 커뮤니케이션과 더 역동적인 리뷰 프로세스를 가능하게 하는 인라인 댓글 기능도 갖추고 있습니다. 

출처: G2

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Document360을 사용하여 마크다운 또는 WYSIWYG 편집기를 통해 내부 및 외부 고객 지식 기반을 구축할 수 있습니다. 이 제품은 유용한 제품 문서 및 FAQ 페이지를 생성함으로써 고객이 전반적으로 좋은 경험을 할 수 있도록 하는 것을 목표로 합니다. 

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Document360은 Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams 등과 통합됩니다. 

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3. Helpjuice

Helpjuice는 영업/마케팅 관리자, 고객 지원 팀 및 제품 개발자에게 적합한 지식 관리 도구 를 제공합니다. 

Helpjuice의 매력은 그 맞춤형 기능입니다. 엄격한 브랜드 규칙을 따르는 경우, 이 지식 기반 솔루션은 여러 맞춤형 템플릿과 테마를 통해 표준을 충족할 수 있도록 도와줍니다. 각 템플릿을 색상과 로고로 개인화할 수 있습니다. 

Helpjuice는 또한 현재 트렌드와 강력한 분석을 기반으로 계속 업데이트되는 구글과 유사한 검색 기능을 제공하며, 어떤 아티클이 개선이 필요한지, 사람들이 당신에게 무엇을 원하는지를 볼 수 있습니다. 

출처: Capterra

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이 도구는 Zapier, Google Chrome, Salesforce 및 Slack과 같은 도구와 통합되어 모든 작업 중에 접근할 수 있습니다. 

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4. Zendesk

Zendesk는 IT 지식 기반과 고객 지원 데스크 소프트웨어의 힘을 하나의 솔루션으로 결합합니다. 

이는 콘텐츠를 관련성 있게 유지하고, 지식의 공백을 메우며, 고객이 무엇을 찾고 있는지에 대한 통찰력을 제공합니다. 더욱이, 이는 귀하의 에이전트가 더 많은 고객 지원 티켓을 처리하도록 도와주며, 이는 결국 고객의 참여와 유지율을 높입니다. 

출처: G2

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그러나 Zendesk는 내부 커뮤니케이션 개선에도 적합하여 회사에 관련된 모든 사람에게 지식에 접근할 수 있도록 합니다. 

Zendesk의 생성적 AI를 사용하면 새로운 아티클을 작성하고, 더 나은 접근을 위해 콘텐츠를 수정하며, 고객 문의에 대한 답변을 제시할 수 있습니다. 

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이 도구는 Jira, Slack, Tymeshift Workforce와 같은 여러 인기 있는 앱과 통합됩니다. 

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5. Slite

Slite는 가장 중요한 문서를 정리하고 필요할 때 파일에 접근할 수 있도록 도와주는 지식 기반 도구입니다. 

당신의 팀은 필요한 것을 찾기 위해 시간을 낭비하지 않고 온보딩 가이드에서 메모까지 모든 정보를 꺼낼 수 있습니다. Slite는 채널별로 파일을 정리하지만 시작하는 데 도움이 되는 템플릿도 제공합니다. 

출처: G2

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Slite는 기본 기능을 갖춘 편집기를 제공하여 이미지나 비디오를 삽입하고, 이모지나 인용을 추가하고, 코드 조각을 삽입할 수 있습니다. 당신은 지식 베이스에 약간의 개성을 부여할 수 있는 필요한 도구를 갖게 될 것입니다. 

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게다가, Slite는 당신의 팀 지식을 Miro, Google Drive, Loom 또는 YouTube와 같은 좋아하는 도구로 가져옵니다. 

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6. Bloomfire

Bloomfire는 기업의 조직 지식을 관리하는 클라우드 기반 지식 관리 솔루션입니다. 

위치와 관계없이 모든 직원이 자신의 작업을 수행하는 데 필요한 자료를 찾을 수 있습니다. Bloomfire는 파일의 모든 단어, 심지어 오디오 녹음까지 색인화하므로 팀은 문서에 더 쉽게 접근할 수 있습니다.  

출처: G2

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이것은 여러분이 비즈니스를 위한 더 나은 의사 결정을 내리고 협력 문화를 육성할 수 있도록 합니다. 또한 Bloomfire는 Box, Microsoft Teams 및 Google Drive를 포함한 다양한 통합 기능을 제공합니다. 

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Bloomfire를 사용하면 콘텐츠를 형식에 관계없이 작업 공간에 직접 업로드할 수 있습니다(PDF, 비디오, 프레젠테이션 등). 그러나 내장된 편집기를 사용하여 처음부터 새로운 콘텐츠를 작성할 수도 있습니다. 

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7. Help Scout

Help Scout는 본질적으로 헬프 데스크 소프트웨어입니다. 그러나 이는 팀의 시간을 절약하고 사용자 경험을 향상시키는 항상 켜져 있는 지원 센터 역할도 할 수 있습니다.

출처: G2

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이 도구는 고객의 질문에 답변하기 위해 필요한 조직 및 자동화 도구를 제공하여 콘텐츠 관리를 간단하게 해줍니다. 코드가 필요하지 않기 때문에 설정이 쉽습니다. 

Help Scout는 위젯을 나만의 것으로 만들기 위한 많은 사용자 정의 옵션을 제공합니다. 또한, 데이터 안전을 위해 누가 콘텐츠를 볼 수 있는지, 누가 상호작용할 수 있는지를 제한할 수 있습니다. 

Shopify, Mailchimp, FreshBooks, 또는 Slack과 같은 좋아하는 도구를 통해 고객 앞에 파일을 가져올 수 있습니다. 

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8. Notion

Notion은 모든 규모의 팀이 지식을 중앙 집중화하는 연결된 작업 공간입니다. 

Notion은 드래그 앤 드롭 방식으로 콘텐츠를 정리해 누구나 기술적 전문 지식 없이 페이지를 업데이트할 수 있습니다. 또한 Notion에는 쉽게 접근할 수 있도록 지식을 빠르게 조직하고 사용자 정의할 수 있는 사이드바가 있습니다. 

이 플랫폼은 또한 원하는 내용을 신속하게 찾을 수 있는 검색 기능을 제공합니다. Notion은 규모에 상관없이 모든 것을 업데이트하여 신선한 콘텐츠를 쉽게 사용할 수 있습니다. 

출처: G2

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Notion은 앱 전환에 반대합니다; 그래서 Slack, Figma, Amplitude, 또는 GitHub과 같은 다양한 도구와 통합됩니다. 

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9. Nuclino

Nuclino는 모든 조직 지식의 “핵심”이 될 수 있습니다. 이 플랫폼은 메모, 파일 및 프로젝트를 하나의 장소에 모아 어떤 컨텍스트 전환 없이 사용할 수 있습니다. 

직관적인 인터페이스를 가지고 있어 이 도구를 사용하기 위해 기술 학위가 필요하지 않습니다. 마크다운 명령, 미디어 삽입 및 버전 기록을 통해 모든 것을 쉽게 문서화할 수 있는 혜택도 누릴 수 있습니다. 

Nuclino의 위키는 당신의 지식을 정리하며, 원하는 대로 콘텐츠를 분류하고 구조화할 수 있게 해줍니다. 내부 링크, 공개 및 비공식 작업 공간, 사용자 정의 필드를 사용하여 파일을 깔끔하게 정리하세요. 

출처: G2

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Nuclino는 Discord, Grammarly, InVision, Typeform 등 여러분이 좋아하는 모든 앱과 매우 잘 작동합니다.

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10. Confluence

마지막 도구는 Confluence입니다. 오픈 소스 및 공유 작업 공간으로, 내부 문서화를 위한 지식 기반을 생성할 수 있습니다. 

출처: G2

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이 솔루션은 완전히 검색할 수 있습니다. Confluence는 고급 검색 기능, 레이블 및 콘텐츠 트리를 제공하여 팀이 필요한 정보를 시간을 낭비하지 않고 찾을 수 있도록 도와줍니다.

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Confluence는 실제 콘텐츠를 생성할 때 도움이 됩니다. 빈 캔버스를 사용하여 생각을 간단히 적어둘 수 있지만, 지식 기반을 구축하기 위해 75개 이상의 사용자 정의 템플릿을 제공받습니다. 

Confluence를 Atlassian 제품군과 연결하거나 필요한 앱을 찾기 위해 마켓플레이스를 탐색할 수 있습니다(예: Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM 등). 

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최고의 지식 기반 플랫폼 선택 방법

여기에는 여러분을 위해 준비된 훌륭한 지식 관리 플랫폼이 많습니다. 하지만 어떤 것이 당신에게 맞는지 결정하는 것은 어렵습니다. 특히 무엇을 찾아야 할지 모르는 경우에는 더욱 그렇습니다. 아니면 아예 필요성을 확신하지 못할 수도 있습니다. 

이 통계가 여러분의 마음을 바꿀 수 있을까요?

91%의 고객이 온라인 지식 기반을 사용할 것 이라고 합니다. 따라서 처음 보는 도구에 안주하면 안 됩니다. 

신성한 잔을 찾기 위해 다음과 같은 주요 요소를 고려해야 합니다. 

• 통합: 선택한 지식 관리 소프트웨어는 작업 흐름의 다른 도구와 쉽게 연결되어야 합니다. 파일을 찾을 때 앱을 전환하지 않고 쉽게 찾을 수 있는 것이 중요합니다. 
• 사용 용이성: 지식 기반을 유지하는 것이 얼마나 쉬운지 검토하세요. 온보딩 프로세스를 간소화하여 앱을 신속하게 작동하게 할 도구를 선택하세요. 
• 총 소유 비용: 이것은 '이 도구에 대한 가치가 있을까?'라는 질문을 불러일으킵니다. 선택할 옵션을 평가할 때, 직원 교육을 많이 요구하지 않고 설치 및 유지 관리가 쉬운 도구를 선택하여 빠른 투자 수익을 얻을 수 있도록 하세요. 
• 유연성: 선택한 도구는 내부 및 외부 지식 기반 모두에 유용해야 합니다. 유연성은 다른 도구와 통합하고 회사와 함께 성장할 수 있어야 한다는 것을 의미합니다. 

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• 보안: 지식 기반은 민감한 데이터를 다룹니다. 그래서 최신 규정 준수 인증을 보유하고 산업 규정과 제한을 준수하는 도구를 선택하는 것이 매우 권장됩니다. 이는 불쾌한 상황을 피할 수 있습니다. 

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결론

대기업이나 소기업에 적합한 최고의 지식 베이스 소프트웨어를 선택하는 것은 긴 힘든 여정처럼 느껴지지 않아야 합니다. 네, 이는 큰 결정으로, 신중한 생각과 계획이 요구됩니다. 그러나 이 가이드는 전체 프로세스를 간소화하기 위한 완벽한 팁을 제공합니다. 

기억하세요: 숙제를 제대로 하고, 당신의 필요를 이해하면 모든 요구 사항을 만족하는 솔루션을 금방 찾을 수 있습니다. 

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