Entdecken Sie in diesem praktischen Artikel einige der besten Wissensdatenbank-Software, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.

Wussten Sie, dass Wissensarbeiter verbringen immer noch 19% ihrer Zeit Informationen suchen und sammeln? Um ehrlich zu sein, ist dies keine sehr effektive Methode, um den Überblick über das gesamte Wissen eines Unternehmens zu behalten.

Um das volle Potenzial Ihres Unternehmenswissens auszuschöpfen, benötigen Sie das richtige Tool.

Geben Sie... ein Wissensdatenbank-Softwareprogramm ein. Mit einer solchen Lösung können Sie die Produktivität steigern, die Sichtbarkeit der Suche verbessern und eine Kultur der Zusammenarbeit fördern.

Es gibt jedoch ein kleines Problem: Wie wählen Sie die perfekte Software für Ihre spezifischen Bedürfnisse aus?

Dieser Leitfaden enthält alle Antworten, nach denen Sie suchen. Es behandelt alles, von der Wissensdatenbank-Software bis hin zu Tipps zur Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen.

Haftungsausschluss: Dieser Blogbeitrag wurde zuletzt am 4. März 2024 aktualisiert.

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Was ist Knowledge Base-Software?

Wissensdatenbanksoftware ist die digitale Bibliothek eines Unternehmens mit Informationen über seine Produkte, Dienstleistungen oder internen Prozesse.

Ihr Zweck ist es, Ihr gesamtes Unternehmenswissen zu organisieren. Kunden und Mitarbeiter werden leicht selbst finden, was sie benötigen. Ohne sich an andere Teammitglieder oder Ihr Kundenserviceteam wenden zu müssen.

Dieses eigennützige Lagerhaus enthält relevante Informationen wie Tutorials, Wikis, häufig gestellte Fragen (FAQs) oder Unternehmensrichtlinien. Sie können es aber auch für persönliche Notizen oder zum Nachverfolgen von Kundenfeedback und Beschwerden verwenden.

Dadurch verbessern Sie das Kundenerlebnis, erhöhen die Zusammenarbeit und Produktivität im Team und senken die Supportkosten.

Inzwischen denkst du wahrscheinlich: 'Wie genau funktioniert es? '

Wundere dich nicht länger; wir zeigen es dir!

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Wie funktionieren Wissensdatenbanken?

Wissensdatenbanken dienen als zentrale Ablage strukturierter Informationen für die Daten, Fakten und Dateien Ihres Unternehmens.

Diese Tools speichern, organisieren und rufen Unternehmenswissen ab, was effektiv zu einer höheren Produktivität und schnelleren Entscheidungen führt.

Kurz gesagt, Wissensdatenbanken helfen bei:

• Erfassung von Daten — Eine Wissensdatenbank-Lösung sammelt relevante Daten aus all Ihren getrennten Quellen. Dazu gehören Dokumente, E-Mails, Chat-Verlauf usw.
• Strukturierung — Bei Wissensdatenbanken geht es nicht nur darum, Daten zu sammeln. Sie organisieren Ihr Wissen auch in verschiedene Kategorien, Themen oder Domänen, je nach Ihren Präferenzen.
• Indizierung — Da die Wissensdatenbank die Daten speichert und organisiert, können Sie leichter darauf zugreifen. Mithilfe von Suchanfragen und vordefinierten Kriterien kann jeder die gesuchten Informationen schnell finden, wann immer er sie benötigt.

Es gibt zwei primäre Arten von Wissensdatenbanken: intern und extern.

Interne Wissensdatenbanken sind ausschließlich für den Gebrauch Ihrer Mitarbeiter bestimmt. Sie dienen als „Gemischtwarenlager“ für Ihre Ressourcen. Jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens kann nach den Informationen suchen, die er für seine Arbeit benötigt.

Externe Wissensdatenbanken, auch bekannt als Wissensdatenbanken für den Kundenservice, sind nur für die breite Öffentlichkeit bestimmt. Sie enthalten in der Regel Informationen zu Ihren Produkten, können aber auch häufig gestellte Fragen, Benutzerhandbücher oder hilfreiche Artikel enthalten.

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Sie fühlen sich jetzt sicherer, da Sie wissen, wie Wissensdatenbanken funktionieren. Sind sie trotzdem die Mühe wert?

Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

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Was sind die Vorteile der Verwendung von Knowledge Base-Software?

Wissensdatenbank-Software ist nützlich, weil sie Ihren Teammitgliedern viel Zeit spart. Ihre Support-Mitarbeiter beantworten nicht mehr dieselben Fragen (z. B. zur Preisgestaltung Ihres Produkts). Stattdessen können sie sich auf komplexe Kundenprobleme konzentrieren.

Daher kann die richtige Wissensbasis die folgenden Vorteile mit sich bringen:

• Höhere Kundenzufriedenheit: Ihre Kunden erhalten rund um die Uhr die Informationen, die sie benötigen, auch wenn Sie OOO sind.
• Reduzierte Kosten: Ein integrierter Chatbot kann die grundlegendsten Kundenfragen beantworten. Sie müssen also nicht mehr Leute einstellen, um die Arbeit zu erledigen.
• Effektivere Zusammenarbeit: Ihre Agenten haben einfachen Zugriff auf relevante Informationen, sodass sie effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten können.
• Bessere Schulung der Mitarbeiter: Artikel in der Wissensdatenbank sind nur einen Klick entfernt. Ihre Mitarbeiter haben immer Zugriff auf nützliche Materialien für schnelle Antworten.
• Gesparte Zeit: Eine Self-Service-Wissensdatenbank spart Ihrem Team Zeit und es kann sich mehr darauf konzentrieren, einen unübertroffenen Kundenservice zu bieten.

Aber was macht eine Wissensbasis aus? gut?

Es muss einige wichtige Funktionen haben, also lassen Sie uns als Nächstes darüber sprechen.

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Welche Hauptfunktionen sollte die Knowledge Base-Software haben?

Ob extern oder intern, Wissensdatenbank-Software sollte Ihrem Team das Leben erleichtern und ihnen keine Kopfschmerzen bereiten. Die Benutzerfreundlichkeit ist jedoch nur eines der Vorteile dieses Tools wichtigste Funktionen. Bei der Bewertung von Wissensdatenbank-Software gibt es noch viele andere zu berücksichtigen.

Schau mal:

• Unterstützung bei KI-Inhalten: Die meisten modernen Wissensdatenbanksoftware nutzt die Leistungsfähigkeit der KI für die Erstellung von Inhalten und die Zusammenfassung komplexer Themen. Einige Personen haben möglicherweise Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit von KI-Inhalten oder der Sicherheit Ihrer Daten. Eine KI-gestützte Suchfunktion kann jedoch Ihre Wissensaustausch.
• Inhaltsersteller und Redakteur: Generative KI kann dir helfen, Inhalte schnell zu erstellen, aber sie braucht immer noch eine menschliche Berührung, um sie zu einem echten Hingucker zu machen. Ihre gewünschte Wissensdatenbank sollte über einen Inhaltseditor oder vorgefertigte Vorlagen verfügen, die das Erstellen von Inhalten zum Kinderspiel machen.
• App-Integrationen: Ihr Team verwendet täglich Hunderte von Tools. Wenn Sie noch eines hinzufügen, kann dies Ihren Arbeitsablauf nur verstopfen. Es ist wichtig, nach Tools für die Wissensdatenbank zu suchen, die sich problemlos in eine Vielzahl von Apps wie Slack, Salesforce oder andere Projektmanagementlösungen integrieren lassen, die Sie täglich verwenden.

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• Analytik und Berechtigungen: Ein Wissensdatenbank-Tool sollte über leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen verfügen. Sie helfen Ihnen zu sehen, wonach Ihr Team sucht oder wie es die Inhalte verwendet. Wählen Sie außerdem eine Plattform aus, die über Benutzerberechtigungen verfügt, um vertrauliche Daten geheim und sicher zu halten.
• Effektive Suchmaschine: Eine Wissensdatenbank-Lösung ist ohne Suchfunktion nicht vollständig. Das gewählte Tool sollte einen fortschrittlichen Algorithmus verwenden, um Benutzern die richtigen Informationen zu geben, auch wenn es falsch geschriebene Wörter, falsche Ausdrücke usw. gibt.

Wir haben überall nach den Tools gesucht, die all diese Kriterien erfüllen. Schauen wir uns nun einige der besten Self-Service-Tools für die Wissensdatenbank an, die auf dem Markt erhältlich sind. 🔍

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10 der besten Knowledge Base-Tools im Jahr 2024

Benötigen Sie wirklich ein Wissensdatenbank-Tool?

Bis jetzt hast du deine Inhalte selbst verwaltet und alles hat gut geklappt. Aber laut McKinsey, stellten viele Unternehmen fest, dass ein besserer Wissensmanagementprozess ihre Produktivität um bis zu 25% steigert.

Wenn Sie also dasselbe erleben möchten, schauen Sie sich die folgende Liste an. Vielleicht findest du etwas, das dir gefällt.

1. Guru

Guru ist drei Dinge gleichzeitig: eine KI-gestützte Wissenssuche für Unternehmen, eine Intranet-Plattform und ein Wiki. Es kombiniert nahtlos künstliche Intelligenz mit menschlicher Kraft, um die Verwaltung und Erstellung von Inhalten zu einem Kinderspiel zu machen.

Was Guru am besten kann, ist integrieren Sie alle Tools, die Sie täglich verwenden damit Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können. Auf diese Weise arbeitet Ihr Team ungestört, indem es im selben Tab, in derselben Chatgruppe oder im gleichen E-Mail-Thread bleibt.

Zu den beliebten Guru-Integrationen gehören Google Chrome, Slack, BambooHR und viele mehr.

Dieses KI-gestützte Tool gibt Ihnen außerdem schnell und effizient alle Antworten, die Sie benötigen.

Wie schnell?

Schau dir das an:

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Guru hilft dir, die richtigen Informationen in all deinen Apps zu finden und doppeltes Wissen oder Lücken zu identifizieren. Außerdem verfügt es über intuitive Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Ihr Wissen in Echtzeit erstellen und aktualisieren können.

Mit Guru hast du das endlose Scrollen und Suchen in unzähligen separaten Tools hinter dir; alles ist jetzt an deinen Fingerspitzen.

Erfahre mehr über Guru, indem du dir unsere Demo-Video auf Abruf!

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2. Dokument 360

Document360 ist ein kostenloses Wissensdatenbank-Softwaretool zum Erstellen von Inhalten wie SOPs, Wikis, API-Dokumentation und Benutzerhandbüchern.

Es hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einem interaktiven Dashboard, das leicht zu verstehen ist. Document360 verfügt auch über eine Inline-Kommentarfunktion, die eine bessere Kommunikation zwischen Ihren Teams und einen dynamischeren Überprüfungsprozess ermöglicht.

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Mit Document360 erstellen Sie mithilfe eines Markdown- oder WYSIWYG-Editors sowohl eine interne als auch eine externe Kunden-Wissensdatenbank. Dieses Produkt soll sicherstellen, dass Ihre Kunden insgesamt eine gute Erfahrung machen, indem es hilfreiche Produktdokumentationen und FAQ-Seiten erstellt.

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Document360 lässt sich in Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams und andere integrieren.

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3. Hilf Juice

Helpjuice bietet eine Wissensmanagement-Tool geeignet für Vertriebs-/Marketingmanager, Kundenbetreuungsteams und Produktentwickler.

Was an Helpjuice attraktiv ist, ist seine Individualisierbarkeit. Wenn Sie strenge Markenregeln befolgen, kann Ihnen diese Wissensdatenbank-Lösung mit mehreren maßgeschneiderten Vorlagen und Themen helfen, Ihre Standards zu erfüllen. Sie können jedes von ihnen mit Ihren Farben und Ihrem Logo personalisieren.

Helpjuice hat auch eine Google-ähnliche Suche, die ständig aktualisiert wird, basierend auf aktuellen Trends und soliden Analysen, anhand derer Sie sehen können, welche Artikel verbessert werden müssen, was die Leute von Ihnen benötigen usw.

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Es lässt sich in Tools wie Zapier, Google Chrome, Salesforce und Slack integrieren, sodass Sie überall darauf zugreifen können, wo Sie arbeiten.

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4. Zendesk

Zendesk kombiniert die Leistungsfähigkeit einer IT-Wissensdatenbank und einer kundenorientierten Helpdesk-Software in einer Lösung.

Es ist eine Plattform, die Inhalte relevant hält, Wissenslücken schließt und Einblicke in das gibt, wonach Kunden suchen. Darüber hinaus hilft es Ihren Agenten, mehr Kundensupport-Tickets zu bearbeiten, was wiederum das Engagement und die Kundenbindung erhöht.

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Zendesk eignet sich aber auch, um die interne Kommunikation zu verbessern und Wissen für alle am Unternehmen Beteiligten zugänglich zu machen.

Mit der generativen KI von Zendesk können Sie neue Artikel schreiben, Ihre Inhalte für eine bessere Reichweite überarbeiten und Antworten auf Kundenanfragen erstellen.

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Dieses Tool lässt sich in mehrere beliebte Apps wie Jira, Slack, Tymeshift Workforce usw. integrieren.

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5. Elite

Slite ist ein Wissensdatenbank-Tool, das Ihre wichtigsten Dokumente organisiert und Ihnen hilft, auf Ihre Dateien zuzugreifen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

Ihr Team kann alle Informationen — von Onboarding-Anleitungen bis hin zu Notizen — abrufen, ohne Zeit mit der Suche nach dem zu verschwenden, was sie benötigen. Slite sortiert deine Dateien nach Kanälen, aber es gibt auch Vorlagen, die dir den Einstieg erleichtern.

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Slite bietet einen Editor mit grundlegenden Funktionen, mit dem Sie Bilder oder Videos einfügen, Emojis oder Anführungszeichen hinzufügen und Codefragmente einbetten können. Sie erhalten die notwendigen Tools, um Ihrer Wissensdatenbank ein bisschen Persönlichkeit zu verleihen.

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Darüber hinaus bringt Slite das Wissen Ihres Teams in Ihre Lieblingstools wie Miro, Google Drive, Loom oder YouTube ein.

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6. Bloomfire

Bloomfire ist eine Cloud-basierte Wissensmanagement-Lösung, die sich um das organisatorische Wissen Ihres Unternehmens kümmert.

Unabhängig von seinem Standort kann jeder Mitarbeiter das Material finden, das er für seine Arbeit benötigt. Da Bloomfire jedes Wort aus Ihren Dateien indexiert, sogar Audioaufnahmen, kann Ihr Team leichter auf die Dokumente zugreifen.

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So können Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen und gleichzeitig eine Kultur der Zusammenarbeit pflegen. Außerdem verfügt Bloomfire über zahlreiche Integrationen, darunter Box, Microsoft Teams und Google Drive.

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Mit Bloomfire können Sie Ihre Inhalte unabhängig vom Format (PDFs, Videos, Slidedecks usw.) direkt in den Workspace hochladen. Sie können aber auch den eingebauten Editor verwenden, um neue Inhalte von Grund auf neu zu erstellen.

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7. Hilf Scout

Help Scout ist im Grunde eine Helpdesk-Software. Es kann jedoch als ständig verfügbares Supportcenter dienen, das Ihrem Team Zeit spart und die Benutzererfahrung verbessert.

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Dieses Tool vereinfacht die Inhaltsverwaltung, indem es Ihnen die Organisations- und Automatisierungstools bietet, die Sie benötigen, um Kundenfragen Tag und Nacht zu beantworten. Es ist auch einfach einzurichten, da es keinen Code benötigt.

Help Scout bietet zahlreiche Anpassungsoptionen, mit denen Sie das Widget zu Ihrem eigenen machen können. Außerdem können Sie einschränken, wer Ihre Inhalte sieht und wer berechtigt ist, mit ihnen zu interagieren, um Ihre Daten zu schützen.

Sie können Ihre Dateien mit den Tools, die Sie lieben, wie Shopify, Mailchimp, FreshBooks oder Slack, Ihren Kunden präsentieren.

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8. Begriff

Notion ist ein vernetzter Arbeitsbereich, in dem Teams jeder Größe ihr Wissen zentralisieren.

Notion ordnet Ihre Inhalte per Drag-and-Drop-Organisation, was bedeutet, dass jeder kommen und die Seite aktualisieren kann, ohne dass technisches Fachwissen erforderlich ist. Außerdem verfügt Notion über eine Seitenleiste, mit der Sie Ihr Wissen schnell organisieren und anpassen können, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

Diese Plattform verfügt auch über Suchfunktionen, mit denen Sie schnell finden können, wonach Sie suchen. Da Notion alles auf dem neuesten Stand hält, egal wie stark Sie skalieren, stehen Ihnen immer neue Inhalte zur Verfügung.

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Notion ist dagegen, zwischen Apps zu wechseln. Aus diesem Grund lässt es sich in viele Tools wie Slack, Figma, Amplitude oder GitHub integrieren.

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9. Nuclin

Nuclino kann der „Kern“ all Ihres organisatorischen Wissens sein. Es vereint Ihre Notizen, Dateien und Projekte auf einer einzigen Plattform, ohne dass ein Kontextwechsel erforderlich ist.

Es hat eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass Sie keinen technischen Abschluss benötigen, um dieses Tool zu verwenden. Sie profitieren auch von Markdown-Befehlen, Medieneinbettungen und dem Versionsverlauf, um alles einfach zu dokumentieren.

Das Wiki von Nuclino organisiert Ihr Wissen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Inhalte nach Belieben für jedes Team und Thema zu kategorisieren und zu strukturieren. Verwenden Sie interne Links, öffentliche und private Arbeitsbereiche sowie benutzerdefinierte Felder, um Ihre Dateien in einer übersichtlichen Reihenfolge zu halten.

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Nuclino funktioniert sehr gut mit all Ihren Lieblings-Apps: Discord, Grammarly, InVision, Typeform usw.

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10. Zusammenfluss

Unser letztes Tool ist Confluence, ein gemeinsam genutzter Open-Source-Arbeitsbereich, mit dem du deine eigene Wissensdatenbank für interne Dokumentation erstellen kannst.

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Diese Lösung ist vollständig durchsuchbar. Confluence verfügt über erweiterte Suchfunktionen, Labels und Inhaltsbäume, die deinen Teams helfen, das zu finden, was sie brauchen, ohne Zeit zu verschwenden.

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Confluence hilft mit, wenn es darum geht, den eigentlichen Inhalt zu erstellen. Sie können eine leere Leinwand verwenden, um Ihre Gedanken aufzuschreiben, aber Sie erhalten auch über 75 anpassbare Vorlagen, mit denen Sie Ihre Wissensdatenbank aufbauen können.

Du kannst Confluence mit der Atlassian-Suite verbinden oder dich auf dem Marktplatz nach den gewünschten Apps umsehen (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM usw.).

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So wählen Sie die beste Knowledge Base-Plattform

Es gibt viele gute Wissensmanagement-Plattformen, die bereit sind, Ihnen zu dienen. Es ist jedoch schwer zu entscheiden, welche für Sie die richtige ist, insbesondere wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen sollen. Oder vielleicht sind Sie sich immer noch nicht sicher, ob Sie überhaupt einen benötigen.

Kann diese Statistik deine Meinung ändern?

91% der Kunden würden eine Online-Wissensdatenbank nutzen wenn es auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten wäre. Das heißt, Sie sollten sich nicht mit dem ersten Tool zufrieden geben, das Sie sehen.

Beachten Sie bei Ihrer Suche nach dem Heiligen Gral die folgenden Schlüsselfaktoren:

• Integrationen: Die von Ihnen gewählte Wissensmanagement-Software sollte sich problemlos mit anderen Tools in Ihrem Arbeitsablauf verbinden lassen. Es ist wichtig, dass Sie nicht zwischen den Apps wechseln, wenn Sie nach einer Datei suchen, und dass Sie einfachen Zugriff auf die Antworten haben, die Sie suchen.
• Einfache Bedienung: Prüfen Sie, wie einfach es ist, Ihre Wissensdatenbank zu pflegen. Wählen Sie ein Tool, das Ihren Onboarding-Prozess optimiert, sodass Sie die App schnell zum Laufen bringen können.
• Gesamtbetriebskosten: Dies wirft die Frage auf: „Werde ich mit diesem Tool mein Geld wert sein?“ Wählen Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen ein Tool, das nicht viel Mitarbeiterschulung erfordert und einfach zu installieren und zu warten ist, damit sich Ihre Investition schnell amortisiert.
• Flexibilität: Das von Ihnen gewählte Tool sollte sowohl für interne als auch für externe Wissensdatenbanken hilfreich sein. Flexibilität sollte auch bedeuten, dass es in andere Tools integriert und zusammen mit Ihrem Unternehmen skaliert werden kann.

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• Sicherheit: Wissensdatenbanken arbeiten mit sensiblen Daten. Aus diesem Grund wird dringend empfohlen, ein Tool zu wählen, das über aktuelle Compliance-Zertifizierungen verfügt und die branchenspezifischen Vorschriften und Einschränkungen einhält, um unangenehme Situationen zu vermeiden.

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Unterm Strich

Die Auswahl der besten Wissensdatenbanksoftware für Ihr großes oder kleines Unternehmen sollte sich nicht wie eine lange, beschwerliche Reise anfühlen. Ja, es ist eine große Entscheidung, die sorgfältige Überlegungen und Planung erfordert, aber dieser Leitfaden gibt Ihnen die perfekten Tipps, um den gesamten Prozess zu optimieren.

Erinnere dich: Machen Sie Ihre Hausaufgaben richtig, verstehen Sie Ihre Bedürfnisse und Sie werden in kürzester Zeit die Lösung finden, die all Ihre Anforderungen erfüllt.

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