Entdecken Sie einige der besten Wissensdatenbank-Software, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, in diesem praktischen Artikel.

Wussten Sie, dass Wissensarbeiter immer noch 19 % ihrer Zeit mit der Suche nach und dem Sammeln von Informationen verbringen? Um die Wahrheit zu sagen, es ist nicht sehr effektiv, um all das Wissen, das ein Unternehmen hat, im Auge zu behalten. 

Um das volle Potenzial Ihres Unternehmenswissens auszuschöpfen, benötigen Sie das richtige Tool. 

Hier kommt… ein Wissensdatenbank-Softwareprogramm. Mit einer solchen Lösung können Sie die Produktivität steigern, die Sichtbarkeit bei der Suche verbessern und eine Kultur der Zusammenarbeit fördern. 

Es gibt jedoch ein kleines Problem: Wie wählt man die perfekte Software für die eigenen spezifischen Bedürfnisse aus?

Dieser Leitfaden hat alle Antworten, nach denen Sie suchen. Er behandelt alles, von dem, was Wissensdatenbanksoftware ist, bis hin zu Tipps zur Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen.

Haftungsausschluss: Dieser Blogbeitrag wurde zuletzt am 4. März 2024 aktualisiert.

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Was ist Wissensdatenbank-Software?

Wissensdatenbanksoftware ist die digitale Bibliothek eines Unternehmens mit Informationen über seine Produkte, Dienstleistungen oder internen Prozesse.

Ihr Zweck ist es, das gesamte Wissen Ihres Unternehmens organisiert zu halten. Kunden und Mitarbeiter finden leicht, was sie brauchen. Ohne andere Teammitglieder oder Ihr Support-Team kontaktieren zu müssen. 

Dieses Selbstbedienungslager enthält relevante Informationen wie Tutorials, Wikis, häufig gestellte Fragen (FAQs) oder Unternehmensrichtlinien. Sie können es aber auch für persönliche Notizen oder zur Verfolgung von Kundenfeedback und Beschwerden nutzen. 

Dadurch verbessern Sie die Kundenerfahrungen, steigern die Zusammenarbeit und Produktivität des Teams und senken die Supportkosten.

Bis jetzt denken Sie wahrscheinlich: „Wie funktioniert es genau?“ 

Fragen Sie nicht länger; wir zeigen es Ihnen!

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Wie funktionieren Wissensdatenbanken?

Wissensdatenbanken fungieren als zentrales Repository für strukturierte Informationen zu den Daten, Fakten und Dateien Ihres Unternehmens.

Diese Werkzeuge speichern, organisieren und rufen Unternehmenswissen ab und führen so zu gesteigerter Produktivität und schnelleren Entscheidungen. 

Kurz gesagt, Wissensdatenbanken helfen bei: 

• Daten sammeln — Eine Wissensdatenbanklösung sammelt relevante Daten aus all Ihren getrennten Quellen. Das umfasst Dokumente, E-Mails, Chatverläufe und so weiter. 
• Strukturierung — Wissensdatenbanken bestehen nicht nur aus der Sammlung von Daten. Sie organisieren auch Ihr Wissen in verschiedene Kategorien, Themen oder Bereiche, je nach Ihren Vorlieben. 
• Indizierung– Da die Wissensdatenbank die Daten speichert und organisiert, haben Sie leichteren Zugriff darauf. Mit Suchanfragen und vordefinierten Kriterien kann jeder schnell die Informationen finden, die er sucht, wann immer er sie benötigt. 

Es gibt zwei Haupttypen von Wissensdatenbanken: interne und externe.

Interne Wissensdatenbanken sind ausschließlich für die Nutzung Ihrer Mitarbeiter bestimmt. Sie dienen als eine ‚Allgemeinlager‘ für Ihre Ressourcen. Jeder aus Ihrem Unternehmen kann nach den Informationen suchen, die er benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen.

Externe Wissensdatenbanken, auch bekannt als Kundenservice-Wissensdatenbanken, sind nur für die breite Öffentlichkeit. Sie bieten normalerweise Informationen zu Ihren Produkten, können aber auch FAQs, Benutzerhandbücher oder hilfreiche Artikel enthalten.

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Sie fühlen sich jetzt sicherer, da Sie wissen, wie Wissensdatenbanken funktionieren. Sind sie dennoch den Aufwand wert?

Lesen Sie weiter, um es herauszufinden. 

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Was sind die Vorteile der Verwendung von Wissensdatenbank-Software?

Wissensdatenbank-Software ist nützlich, da sie Ihrem Team viel Zeit spart. Ihre Supportmitarbeiter hören auf, die gleichen Fragen zu beantworten (z. B. zu den Preisen Ihres Produkts). Stattdessen können sie sich auf komplexe Kundenprobleme konzentrieren. 

Infolgedessen kann die richtige Wissensdatenbank die folgenden Vorteile bieten: 

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Ihre Kunden erhalten die Informationen, die sie rund um die Uhr benötigen, selbst wenn Sie nicht da sind. 
• Reduzierte Kosten: Ein integrierter Chatbot kann die grundlegendsten Kundenfragen beantworten. Sie müssen also keine weiteren Mitarbeiter einstellen, um die Arbeit zu erledigen. 
• Effektivere Zusammenarbeit: Ihre Mitarbeiter haben einfachen Zugang zu relevanten Informationen, was es ihnen ermöglicht, effizienter zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. 
• Bessere Mitarbeiterschulung: Wissensdatenbankartikel sind nur einen Klick entfernt. Ihre Mitarbeiter haben stets Zugriff auf nützliche Materialien für schnelle Antworten. 
• Gesparte Zeit: Eine Selbstbedienungs-Wissensdatenbank entlastet die Zeit Ihres Teams, und sie können sich mehr darauf konzentrieren, einen unvergleichlichen Kundenservice zu bieten. 

Was macht eine Wissensdatenbank gut?

Sie muss einige wichtige Funktionen haben, also lassen Sie uns als nächstes darüber sprechen.

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Welche wichtigen Funktionen sollte Wissensdatenbank-Software haben?

Egal ob extern oder intern, Wissensdatenbanksoftware sollte das Leben Ihres Teams erleichtern, nicht ihm Kopfschmerzen bereiten. Aber Benutzerfreundlichkeit ist nur eines der wichtigsten Merkmale dieses Tools. Es gibt viele andere Aspekte, die Sie beim Bewerten von Wissensdatenbank-Software beachten sollten.

Sehen Sie sich Folgendes an: 

• AI-Inhaltsunterstützung: Die meisten modernen Wissensdatenbank-Software nutzt die Kraft von KI zur Erstellung von Inhalten und zur Zusammenfassung komplexer Themen. Einige Leute haben vielleicht Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit von KI-Inhalten oder der Sicherheit Ihrer Daten. Ein KI-gesteuertes Suchsystem kann jedoch Ihr Wissen erheblich verbessern. 
• Inhaltsgenerator und -editor: Generative KI kann Ihnen helfen, Inhalte schnell zu erstellen, benötigt jedoch immer noch einen menschlichen Touch, um es zum „Wow“ zu machen. Ihre gewünschte Wissensdatenbank sollte einen Inhaltseditor oder vorgefertigte Vorlagen haben, die das Erstellen von Inhalten zum Kinderspiel machen. 
• App-Integrationen: Ihr Team verwendet täglich Hunderte von Tools; eine weitere Hinzufügung könnte Ihren Workflow überlasten. Es ist wichtig, nach Wissensdatenbank-Tools zu suchen, die sich leicht in eine Vielzahl von Apps wie Slack, Salesforce oder andere Projektmanagementlösungen integrieren lassen, die Sie täglich verwenden. 

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• Analysen und Berechtigungen: Ein Werkzeug für Wissensdatenbanken sollte über leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen verfügen. Sie helfen Ihnen zu sehen, wonach Ihr Team sucht oder wie es den Inhalt nutzt. Außerdem sollten Sie eine Plattform wählen, die Benutzerberechtigungen hat, um sensible Daten privat und sicher zu halten. 
• Effektive Suchmaschine: Eine Wissensdatenbanklösung ist ohne Suchfunktionalität nicht vollständig. Das ausgewählte Tool sollte einen fortschrittlichen Algorithmus verwenden, um den Nutzern die richtigen Informationen zu liefern, selbst wenn es sich um falsch geschriebene Wörter, falsche Phrasen usw. handelt. 

Wir haben überall nach den Tools gesucht, die all diese Anforderungen erfüllen. Lassen Sie uns nun einige der besten Selbstbedienungs-Wissensdatenbank-Tools erkunden, die auf dem Markt verfügbar sind. 🔍

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10 der besten Wissensdatenbank-Tools im Jahr 2024

Brauchen Sie wirklich ein Werkzeug für Wissensdatenbanken? 

Bis jetzt haben Sie Ihren Inhalt alleine verwaltet und alles lief gut. Aber, laut McKinsey, haben viele Unternehmen festgestellt, dass ein besseres Wissensmanagement ihre Produktivität um bis zu 25 % steigert. 

Wenn Sie dasselbe erleben möchten, schauen Sie sich die folgende Liste an. Vielleicht finden Sie etwas, das Ihnen gefällt.

1. Guru

Guru ist drei Dinge auf einmal: eine KI-gesteuerte Unternehmens-Wissenssuche, eine Intranet-Plattform und ein Wiki. Es verbindet nahtlos künstliche Intelligenz mit menschlicher Fähigkeit, um das Verwalten und Erstellen von Inhalten zum Kinderspiel zu machen. 

Was Guru am besten macht, ist sich mit all den Tools zu integrieren, die Sie täglich nutzen damit Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können. Auf diese Weise arbeitet Ihr Team ungestört, indem es in demselben Tab, Chatgruppe oder E-Mail-Thread bleibt. 

Beliebte Guru-Integrationen umfassen Google Chrome, Slack, BambooHR und viele mehr. 

Dieses KI-gesteuerte Tool gibt Ihnen auch schnell und effizient alle Antworten, die Sie benötigen. 

Wie schnell?

Schauen Sie sich das an:

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Guru hilft Ihnen, die richtigen Informationen in allen Ihren Apps zu finden und doppelte Wissensinhalte oder Lücken zu identifizieren. Außerdem verfügt es über intuitive Zusammenarbeitstools, die Sie verwenden können, um Ihr Wissen in Echtzeit zu erstellen und zu aktualisieren. 

Mit Guru lassen Sie das endlose Scrollen und Suchen durch zahlreiche separate Tools hinter sich; alles liegt jetzt in Ihren Händen.

Erfahren Sie mehr über Guru, indem Sie unser On-Demand-Demo-Video ansehen!

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2. Document360

Document360 ist ein kostenloses Wissensdatenbanksoftware-Tool zur Erstellung von Inhalten wie SOPs, Wikis, API-Dokumentationen und Benutzerhandbüchern.

Es hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einem interaktiven Dashboard, das leicht zu verstehen ist. Document360 hat auch eine Inline-Kommentarfunktion, die eine bessere Kommunikation zwischen Ihren Teams und einen dynamischeren Überprüfungsprozess ermöglicht. 

Quelle: G2

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Mit Document360 erstellen Sie sowohl eine interne als auch eine externe Kunden-Wissensdatenbank über einen Markdown- oder WYSIWYG-Editor. Dieses Produkt hat zum Ziel, sicherzustellen, dass Ihre Kunden insgesamt eine gute Erfahrung haben, indem nützliche Produktdokumentationen und FAQ-Seiten erstellt werden. 

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Document360 integriert sich mit Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams und anderen. 

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3. Helpjuice

Helpjuice bietet ein Wissensmanagement-Tool , das für Vertriebs- und Marketingmanager, Kundenserviceteams und Produktentwickler geeignet ist. 

Was an Helpjuice gefällt, ist seine Anpassungsfähigkeit. Wenn Sie strenge Markenrichtlinien befolgen, kann Ihnen diese Wissensdatenbanklösung helfen, Ihre Standards mit mehreren maßgeschneiderten Vorlagen und Themen zu erfüllen. Sie können jeden von ihnen mit Ihren Farben und Ihrem Logo personalisieren. 

Helpjuice hat auch eine Google-ähnliche Suche, die ständig aktualisiert wird, basierend auf aktuellen Trends und robusten Analysen, die es Ihnen ermöglichen, zu sehen, welche Artikel verbessert werden müssen, was die Menschen von Ihnen benötigen usw. 

Quelle: Capterra

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Es integriert sich mit Tools wie Zapier, Google Chrome, Salesforce und Slack, sodass Sie überall dort darauf zugreifen können, wo Sie arbeiten. 

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4. Zendesk

Zendesk kombiniert die Leistung einer IT-Wissensdatenbank und einer kundenorientierten Helpdesk-Software in einer Lösung. 

Es ist eine Plattform, die Inhalte relevant hält, Wissenslücken schließt und Einblicke in das gibt, wonach die Kunden suchen. Darüber hinaus hilft es Ihren Agenten, mehr Kundenanfragen zu bearbeiten, was wiederum das Engagement und die Bindung erhöht. 

Quelle: G2

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Aber Zendesk eignet sich auch zur Verbesserung der internen Kommunikation und macht Wissen für jeden im Unternehmen zugänglich. 

Mit der generativen KI von Zendesk können Sie neue Artikel schreiben, Ihre Inhalte für eine bessere Reichweite überarbeiten und Antworten auf Kundenanfragen erstellen. 

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Dieses Tool integriert sich mit mehreren beliebten Apps wie Jira, Slack, Tymeshift Workforce usw. 

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5. Slite

Slite ist ein Wissensdatenbank-Tool, das Ihre wichtigsten Dokumente organisiert und Ihnen hilft, Ihre Dateien zu erreichen, wenn Sie sie am meisten benötigen. 

Ihr Team kann jede Information abrufen — von Onboarding-Leitfäden bis hin zu Notizen — ohne Zeit mit der Suche nach dem, was sie benötigen, zu verschwenden. Slite sortiert Ihre Dateien nach Kanal, hat aber auch Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. 

Quelle: G2

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Slite bietet einen Editor mit grundlegenden Funktionen, der es Ihnen ermöglicht, Bilder oder Videos einzufügen, Emojis oder Zitate hinzuzufügen und Code-Snippets einzubetten. Sie erhalten die notwendigen Tools, um Ihrer Wissensdatenbank einen Hauch von Persönlichkeit zu verleihen. 

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Was noch besser ist, Slite bringt das Wissen Ihres Teams in Ihre liebsten Tools wie Miro, Google Drive, Loom oder YouTube. 

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6. Bloomfire

Bloomfire ist eine cloudbasierte Wissensmanagement-Lösung, die sich um das organisatorische Wissen Ihres Unternehmens kümmert. 

Unabhängig von ihrem Standort kann jeder Mitarbeiter das Material finden, das er benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. Da Bloomfire jedes Wort aus Ihren Dateien indiziert, sogar Audioaufnahmen, wird Ihr Team die Dokumente leichter finden.  

Quelle: G2

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Dies ermöglicht es Ihnen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, während Sie eine Kultur der Zusammenarbeit fördern. Außerdem verfügt Bloomfire über viele Integrationen, darunter Box, Microsoft Teams und Google Drive. 

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Bloomfire ermöglicht es Ihnen, Ihre Inhalte direkt in den Arbeitsplatz hochzuladen, unabhängig vom Format (PDFs, Videos, Präsentationen usw.). Aber Sie können auch den integrierten Editor nutzen, um neue Inhalte von Grund auf neu zu erstellen. Aber Sie können auch den integrierten Editor verwenden, um neue Inhalte von Grund auf zu erstellen. 

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7. Help Scout

Help Scout ist in erster Linie eine Helpdesk-Software. Aber es kann als ein immer aktives Supportzentrum fungieren, das Ihrem Team Zeit spart und die Benutzererfahrung verbessert.

Quelle: G2

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Dieses Tool hält das Content-Management einfach, indem es Ihnen die organisatorischen und Automatisierungswerkzeuge bietet, die nötig sind, um Kundenfragen zu beantworten, Tag und Nacht. Es ist auch einfach einzurichten, da es keinen Code benötigt. 

Help Scout bietet viele Anpassungsoptionen, die das Widget zu Ihrem machen. Außerdem können Sie einschränken, wer Ihre Inhalte sieht und wer autorisiert ist, damit zu interagieren, um Ihre Daten sicher zu halten. 

Sie können Ihre Dateien den Kunden über die Tools, die Sie lieben, vorstellen, wie Shopify, Mailchimp, FreshBooks oder Slack. 

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8. Notion

Notion ist ein vernetzter Arbeitsbereich, in dem Teams aller Größen ihr Wissen zentralisieren. 

Notion bringt Ihre Inhalte durch Drag-and-Drop-Organisation in Ordnung, was bedeutet, dass jeder die Seite aktualisieren kann, ohne technische Kenntnisse zu benötigen. Außerdem hat Notion eine Seitenleiste, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Wissen schnell zu organisieren und anzupassen, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten. 

Diese Plattform hat auch eine Suchfunktion, die es Ihnen ermöglicht, schnell das zu finden, wonach Sie suchen. Da Notion alles aktualisiert hält, unabhängig davon, wie sehr Sie skalieren, haben Sie frische Inhalte immer zur Hand. 

Quelle: G2

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Notion spricht sich gegen den Wechsel von Apps aus; deshalb integriert es sich mit vielen Tools wie Slack, Figma, Amplitude oder GitHub. 

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9. Nuclino

Nuclino kann der “Kern” all Ihres organisatorischen Wissens sein. Es bringt Ihre Notizen, Dateien und Projekte auf einer einzigen Plattform zusammen, ohne dass ein Kontextwechsel erforderlich ist. 

Es hat eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass Sie keinen Abschluss in Technik benötigen, um dieses Tool zu verwenden. Sie profitieren auch von Markdown-Befehlen, Medien-Umbindungen und Versionshistorie, um alles leicht zu dokumentieren. 

Nuclinos Wiki hält Ihr Wissen organisiert, sodass Sie Ihre Inhalte ganz nach Wunsch kategorisieren und strukturieren können, für jedes Team und Thema. Verwenden Sie interne Links, öffentliche und private Arbeitsbereiche sowie benutzerdefinierte Felder, um Ihre Dateien ordentlich zu halten. 

Quelle: G2

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Nuclino funktioniert sehr gut mit all Ihren bevorzugten Apps: Discord, Grammarly, InVision, Typeform usw.

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10. Confluence

Unser letztes Tool ist Confluence, ein Open-Source- und gemeinsamer Arbeitsbereich, der es Ihnen ermöglicht, Ihre eigene Wissensdatenbank für interne Dokumentationen zu erstellen. 

Quelle: G2

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Diese Lösung ist vollständig durchsuchbar. Confluence hat erweiterte Suchfunktionen, Labels und Inhaltsverzeichnisse, die Ihren Teams helfen, das zu finden, was sie benötigen, ohne Zeit zu verschwenden.

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Confluence hilft bei der Erstellung des tatsächlichen Inhalts. Sie können eine leere Leinwand verwenden, um Ihre Gedanken aufzuschreiben, aber Sie erhalten auch über 75 anpassbare Vorlagen, um Ihre Wissensdatenbank zu erstellen. 

Sie können Confluence mit der Atlassian-Suite verbinden oder sich im Marktplatz nach den Apps umsehen, die Sie möchten (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM usw.). 

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Wie wählt man die beste Wissensdatenbank-Plattform aus

Es gibt viele gute Wissensmanagement-Plattformen, die bereit sind, Ihnen zu dienen. Aber es ist schwer zu entscheiden, welche das Richtige für Sie ist, insbesondere wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen sollen. Oder vielleicht sind Sie sich immer noch nicht sicher, ob Sie überhaupt eines benötigen. 

Kann diese Statistik Ihre Meinung ändern?

91 % der Kunden würden eine Online-Wissensdatenbank nutzen , wenn sie auf ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mit dem ersten Tool zufriedengeben sollten, das Sie sehen. 

In Ihrer Suche nach dem Heiligen Gral sollten Sie die folgenden Schlüsselfaktoren im Hinterkopf behalten: 

• Integrationen: Die von Ihnen ausgewählte Wissensmanagement-Software sollte sich problemlos mit anderen Tools in Ihrem Workflow verbinden. Es ist wichtig, dass Sie die Apps nicht wechseln, wenn Sie nach einer Datei suchen, und dass Sie einen einfachen Zugang zu den Antworten haben, die Sie suchen. 
• Benutzerfreundlichkeit: Überprüfen Sie, wie einfach es ist, Ihre Wissensdatenbank zu pflegen. Wählen Sie ein Tool, das Ihren Onboarding-Prozess optimiert, damit Sie die App schnell einrichten und verwenden können. 
• Gesamtkosten des Besitzes: Das wirft die Frage auf: "Bekomme ich für dieses Tool, was ich bezahle?" Bei der Bewertung Ihrer Optionen sollten Sie ein Tool auswählen, das nicht viel Schulung der Mitarbeiter erfordert und einfach zu installieren und zu warten ist, damit Sie schnell eine Rendite auf Ihre Investition erzielen können. 
• Flexibilität: Das Tool, das Sie wählen, sollte sowohl für interne als auch externe Wissensdatenbanken hilfreich sein. Flexibilität sollte auch bedeuten, dass es sich mit anderen Tools integrieren und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. 

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• Sicherheit: Wissensdatenbanken arbeiten mit sensiblen Daten. Deshalb wird dringend empfohlen, ein Tool zu wählen, das über aktuelle Compliance-Zertifikate verfügt und die Branchenvorschriften und -beschränkungen einhält, um unangenehme Situationen zu vermeiden. 

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Fazit

Die beste Wissensdatenbank-Software für Ihr großes oder kleines Unternehmen auszuwählen, sollte sich nicht wie eine lange, mühsame Reise anfühlen. Ja, es ist eine große Entscheidung, die sorgfältige Überlegung und Planung erfordert, aber dieser Leitfaden gibt Ihnen die perfekten Tipps, um den gesamten Prozess zu optimieren. 

Denken Sie daran: Machen Sie Ihre Hausaufgaben richtig, verstehen Sie Ihre Bedürfnisse, und Sie werden die Lösung finden, die all Ihre Anforderungen in kürzester Zeit erfüllt. 

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