Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

هل كنت تعلم أن العاملين في المعرفة لا زالوا يقضون 19% من وقتهم في البحث عن وجمع المعلومات؟ Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

هناك مشكلة صغيرة، لكن: كيف تختار البرنامج المثالي لاحتياجاتك الخاصة؟

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

‍

ما هي برمجيات قاعدة المعرفة؟

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

‍

كيف تعمل قواعد المعرفة؟

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. ومع ذلك، هل تستحق الجهد؟

Read on to find out. 

‍

ما هي فوائد استخدام برمجيات قاعدة المعرفة؟

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

لكن ما الذي يجعل قاعدة المعرفة  جيدة؟

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

‍

ما هي الميزات الرئيسية التي يجب أن تمتلكها برمجيات قاعدة المعرفة؟

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

كم من الوقت؟

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

واجهته سهلة الاستخدام، مع لوحة تحكم تفاعلية يسهل فهمها. يحتوي Document360 أيضًا على ميزة التعليق المدمجة التي تمكن من تحسين التواصل بين فرقك وعملية مراجعة أكثر ديناميكية. 

المصدر: G2

‍

مع Document360، يمكنك إنشاء قاعدة معرفة للعملاء الداخلية والخارجية عبر محرر Markdown أو WYSIWYG. يهدف هذا المنتج إلى ضمان حصول عملائك على تجربة جيدة بشكل عام من خلال إنشاء وثائق مفيدة للمنتجات وصفحات الأسئلة المتكررة. 

‍

يتكامل Document360 مع Slack وDrift وFreshdesk وMicrosoft Teams وغيرها. 

‍

3. Helpjuice

يقدم Helpjuice أداة لإدارة المعرفة تناسب مديري المبيعات/التسويق، وفرق دعم العملاء، ومطوري المنتجات. 

ما يجذب الانتباه في Helpjuice هو قابليته للتخصيص. إذا كنت تتبع قواعد علامة تجارية صارمة، يمكن أن تساعدك هذه الحلول لقاعدة المعرفة في تحقيق معاييرك من خلال قوالب وسمات مخصصة متعددة. يمكنك تخصيص كل منها بألوانك وشعارك. 

كما يحتوي Helpjuice على بحث يشبه بحث Google يحدث باستمرار استنادًا إلى الاتجاهات الحالية وتحليلات قوية تتيح لك رؤية المقالات التي تحتاج إلى تحسين، وما يحتاجه الناس منك، وما إلى ذلك. 

المصدر: Capterra

‍

يتكامل مع أدوات مثل Zapier وGoogle Chrome وSalesforce وSlack، بحيث يمكنك الوصول إليه في أي مكان تعمل فيه. 

‍

4. Zendesk

يجمع Zendesk بين قوة قاعدة معرفة تكنولوجيا المعلومات وبرنامج الدعم الموجه للعميل في حل واحد. 

إنها منصة تحافظ على محتوى ذي صلة، وتسد الفجوات المعرفية، وتقدم رؤى حول ما يبحث عنه العملاء. علاوة على ذلك، يساعد وكلاءك على التعامل مع المزيد من تذاكر دعم العملاء، مما يزيد من التفاعل والاحتفاظ. 

المصدر: G2

‍

لكن Zendesk مناسب أيضًا لتحسين التواصل الداخلي، وجعل المعرفة متاحة لأي شخص في الشركة. 

مع الذكاء الاصطناعي التوليدي من Zendesk، يمكنك كتابة مقالات جديدة، ومراجعة محتواك لتحقيق وصول أفضل، وابتكار ردود على استفسارات العملاء. 

‍

يتكامل هذا الأداة مع العديد من التطبيقات الشهيرة مثل Jira وSlack وTymeshift Workforce، إلخ. 

‍

5. Slite

يعد Slite أداة قاعدة معرفة تنظم أهم مستنداتك وتساعدك في الوصول إلى ملفاتك عندما تحتاج إليها أكثر. 

يمكن لفريقك الحصول على أي معلومات - من أدلة الانضمام إلى الملاحظات - دون إضاعة الوقت في البحث عما يحتاجون إليه. يصنف Slite ملفاتك حسب القناة، ولكن لديه أيضًا قوالب لمساعدتك في البدء. 

المصدر: G2

‍

يقدم Slite محررًا مع إمكانيات أساسية، مما يمنحك القدرة على إدراج الصور أو الفيديوهات، وإضافة الرموز التعبيرية أو الاقتباسات، وإدراج مقتطفات من التعليمات البرمجية. ستحصل على الأدوات اللازمة لإعطاء قاعدة المعرفة الخاصة بك لمسة من الشخصية. 

‍

ما هو أكثر من ذلك، أن Slite يتيح لفريقك الوصول إلى معرفتهم عبر أدواتك المفضلة، مثل Miro، و Google Drive، و Loom، أو YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire هو حل لإدارة المعرفة قائم على السحابة يتولى المعرفة التنظيمية لشركتك. 

بغض النظر عن موقعهم، يمكن لكل موظف العثور على المواد التي يحتاجها لأداء وظائفه. نظرًا لأن Bloomfire يفهرس كل كلمة من ملفاتك، حتى التسجيلات الصوتية، يمكن لفريقك الوصول إلى المستندات بسهولة أكبر.  

المصدر: G2

‍

يمكّنك ذلك من اتخاذ قرارات تجارية أفضل أثناء تعزيز ثقافة التعاون. بالإضافة إلى ذلك، لدى Bloomfire الكثير من عمليات الدمج، بما في ذلك Box وMicrosoft Teams وGoogle Drive. 

‍

يتيح لك Bloomfire تحميل محتواك مباشرة في مساحة العمل، بغض النظر عن التنسيق (PDFs، فيديوهات، عروض تقديمية، إلخ). لكنك تستطيع أيضًا استخدام محرره المدمج لإنشاء محتوى جديد من الصفر. 

‍

7. Help Scout

Help Scout هو برنامج خدمة العملاء في جوهره. لكنه يمكن أن يعمل كمركز دعم دائم يوفر الوقت لفريقك ويحسن تجربة المستخدم.

المصدر: G2

‍

تحافظ هذه الأداة على إدارة المحتوى بسيطة من خلال منحك الأدوات التنظيمية والأوتوماتيكية اللازمة للإجابة على أسئلة العملاء، نهارًا أو ليلًا. كما أنه سهل الإعداد لأنه لا يتطلب أي رمز. 

تقدم Help Scout الكثير من خيارات التخصيص التي ستجعل الأداة خاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقييد من يرى محتواك ومن يُصرح له بالتفاعل معه، للحفاظ على أمان بياناتك. 

يمكنك عرض ملفاتك أمام عملائك عبر الأدوات التي تحبها، مثل Shopify وMailchimp وFreshBooks أو Slack. 

‍

8. Notion

Notion هو مساحة عمل متصلة حيث تركز الفرق من جميع الأحجام معرفتها. 

يضع Notion محتواك في ترتيب من خلال تنظيم السحب والإفلات، مما يعني أن أي شخص يمكنه تحديث الصفحة دون الحاجة إلى خبرة تقنية. بالإضافة إلى ذلك، يحتوي Notion على شريط جانبي يتيح لك تنظيم وتخصيص معرفتك بسرعة للوصول السهل. 

تحتوي هذه المنصة أيضًا على وظيفة بحث تسمح لك بسرعة العثور على ما تبحث عنه. نظرًا لأن Notion يحافظ على كل شيء محدثًا، بغض النظر عن مدى توسعك، ستجد محتوى جديدًا جاهزًا لديك. 

المصدر: G2

‍

Notion ضد تغيير التطبيقات؛ لهذا السبب يدمج مع العديد من الأدوات مثل Slack، و Figma، و Amplitude، أو GitHub. 

‍

9. Nuclino

يمكن أن يكون Nuclino هو “النواة” لجميع معرفتك التنظيمية. يجمع بين ملاحظاتك وملفاتك ومشاريعك في منصة واحدة، دون الحاجة إلى تغيير السياق. 

لديها واجهة بديهية، لذا لست بحاجة إلى شهادة في التكنولوجيا لاستخدام هذه الأداة. ستستفيد أيضًا من أوامر Markdown، ومرفقات الوسائط، وتاريخ الإصدارات لتوثيق كل شيء بسهولة. 

تساعد wiki الخاصة بـ Nuclino في تنظيم معرفتك، مما يسمح لك بتصنيف وتنظيم محتواك كما تريد، لكل فريق وموضوع. استخدم الروابط الداخلية، ومساحات العمل العامة والخاصة، والحقول المخصصة للحفاظ على ملفاتك في ترتيب مرتب. 

المصدر: G2

‍

يعمل Nuclino بشكل جيد مع جميع تطبيقاتك المفضلة: Discord وGrammarly وInVision وTypeform، إلخ.

‍

10. Confluence

أداتنا الأخيرة هي Confluence، مساحة عمل مفتوحة المصدر ومشتركة تتيح لك إنشاء قاعدة معرفة خاصة بك لوثائق داخلية. 

المصدر: G2

‍

هذا الحل يمكن البحث فيه بالكامل. يحتوي Confluence على وظائف بحث متقدمة، وعلامات، وأشجار محتوى تساعد فرقك في العثور على ما يحتاجون إليه دون إضاعة الوقت.

‍

يساعد Confluence عند إنشاء المحتوى الفعلي. يمكنك استخدام لوحة فارغة لتدوين أفكارك، ولكنك ستحصل أيضًا على أكثر من 75 قالب قابل للتخصيص لبناء قاعدة معرفتك. 

يمكنك ربط Confluence بحزمة Atlassian أو البحث في سوقه عن التطبيقات التي تريدها (Google Docs وJira وTrello وAtlas CRM، إلخ). 

‍

كيفية اختيار أفضل منصة لقاعدة المعرفة

هناك العديد من منصات إدارة المعرفة الجيدة، جاهزة لتلبية احتياجاتك. لكن من الصعب اتخاذ القرار بشأن أيها هو الأنسب لك، خاصة إذا كنت لا تعرف ما الذي تبحث عنه. أو ربما لا تزال غير متأكد مما إذا كنت بحاجة إلى واحدة في المقام الأول. 

هل يمكن أن تغير هذه الإحصائية فكرتك؟

91% من العملاء سيستخدمون قاعدة معرفة على الإنترنت إذا كانت مخصصة لاحتياجاتهم. مما يعني أنه لا ينبغي عليك الاكتفاء بأول أداة تراها. 

في سعيك للعثور على الكأس المقدسة، تذكر العوامل الرئيسية التالية: 

• الدمج: يجب أن تتصل أداة إدارة المعرفة التي تختارها بسهولة مع الأدوات الأخرى في سير العمل الخاص بك. من المهم ألا تبدل التطبيقات عندما تبحث عن ملف وأن يكون لديك وصول سهل إلى الإجابات التي تحتاجها. 
• سهولة الاستخدام: راجع مدى سهولة المحافظة على قاعدة معرفتك. اختر أداة توفر لك عملية إدخال سهلة حتى تتمكن من تشغيل التطبيق بسرعة. 
• إجمالي تكلفة الملكية:  يطرح هذا السؤال "هل سأحصل على القيمة مقابل أموالي مع هذه الأداة؟" عند تقييم خياراتك، اختر أداة لا تتطلب الكثير من تدريب الموظفين وسهلة التثبيت والصيانة حتى تتمكن من استعادة استثمارك بسرعة. 
• المرونة: يجب أن تكون الأداة التي تختارها مفيدة لكل من قواعد المعرفة الداخلية والخارجية. يجب أن تعني المرونة أيضًا أنه يمكنها دمج أدوات أخرى والنمو بجانب شركتك. 

‍

• الأمان: تعمل قواعد المعرفة مع بيانات حساسة. لهذا السبب من المستحسن بشدة اختيار أداة تحتوي على شهادات امتثال محدثة وتلتزم بالتشريعات والقيود الصناعية، حتى تتجنب المواقف غير السارة. 

‍

‍

الخلاصة

يجب ألا يشعر اختيار أفضل برنامج قاعدة معرفية لعملك الكبير أو الصغير وكأنه رحلة طويلة وصعبة. نعم، إنه قرار ضخم، يتطلب تفكيرًا وتخطيطًا دقيقًا، لكن هذا الدليل يقدم لك النصائح المثالية لتبسيط العملية برمتها. 

تذكر: قم بمراجعة واجبك على أكمل وجه، افهم احتياجاتك، وستجد الحل الذي يلبي جميع متطلباتك في أسرع وقت. 

‍