Oppdag noen av de beste programvarene for kunnskapsbase som for øyeblikket er tilgjengelige på markedet i denne praktiske artikkelen.

Visste du at kunnskapsarbeidere fortsatt bruker 19% av tiden sin til å søke etter og samle informasjon? For å være ærlig, er det ikke en veldig effektiv måte å holde oversikt over all kunnskap et selskap har. 

For å låse opp det fulle potensialet av din organisasjonskunnskap, trenger du det rette verktøyet. 

Gå inn i… et program for kunnskapsbase. Med en slik løsning kan du øke produktiviteten, forbedre søkesynligheten og fremme en kultur for samarbeid. 

Det er et lite problem, though: hvordan velger du den perfekte programvareløsningen for dine spesifikke behov?

Denne guiden har alle svarene du leter etter. Den dekker alt fra hva kunnskapsbaseprogramvare er til tips for å velge den beste for din virksomhet. 

Ansvarsfraskrivelse: Denne blogginnlegget ble sist oppdatert 4. mars 2024.

‍

Hva er programvare for kunnskapsbase?

Kunnskapsbaseprogramvare er et selskaps digitale bibliotek av informasjon om produktene, tjenestene eller interne prosesser.

Formålet er å holde all selskapets kunnskap organisert. Kunder og ansatte vil enkelt finne det de trenger på egen hånd. Uten å måtte kontakte andre teammedlemmer eller kundestøtteteamet ditt. 

Dette selvbetjente lageret inneholder relevant informasjon som veiledninger, wikis, ofte stilte spørsmål (FAQ) eller selskapets policyer. Men du kan også bruke det til personlige notater eller til å følge opp kundefeedback og klager. 

Som et resultat forbedrer du kundeopplevelser, øker teamets samarbeid og produktivitet, og reduserer støtteutgifter.

Nå tenker du kanskje, ‘Hvordan fungerer det egentlig?’ 

Lurer ikke mer; vi skal vise deg!

‍

Hvordan fungerer kunnskapsbaser?

Kunnskapsbaser fungerer som et sentralt oppbevaringssted for strukturert informasjon om data, fakta og filer i din virksomhet.

Disse verktøyene lagrer, organiserer og henter bedriftskjennskap, noe som effektivt fører til økt produktivitet og raskere beslutningstaking. 

For å oppsummere, hjelper kunnskapsbaser med: 

• Datainnsamling — En kunnskapsbase-løsning samler relevant data fra alle dine frakoblede kilder. Dette inkluderer dokumenter, e-poster, chat-historikk og så videre. 
• Strukturering — Kunnskapsbaser handler ikke bare om å samle data. De organiserer også kunnskapen din i forskjellige kategorier, emner eller domener, avhengig av dine preferanser. 
• Indeksering — Siden kunnskapsbasen lagrer og organiserer dataene, vil du ha enklere tilgang til dem. Ved å bruke søkespørsmål og forhåndsdefinerte kriterier, kan alle raskt finne informasjonen de leter etter, når som helst de trenger det. 

Det finnes to hovedtyper kunnskapsbaser: interne og eksterne.

Interne kunnskapsbaser er strengt for dine ansattes bruk. De fungerer som en ‘generell butikk’ for ressursene dine. Alle i selskapet kan søke etter informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin.

Eksterne kunnskapsbaser, også kjent som kundeservicekunnskapsbaser, er kun for allmennheten. De gir vanligvis informasjon relatert til produktene dine, men kan også inkludere FAQs, brukermanualer eller nyttige artikler.

‍

Du føler deg nå mer trygg på at du vet hvordan kunnskapsbaser fungerer. Er de fortsatt verdt innsatsen?

Les videre for å finne ut av det. 

‍

Hva er fordelene med å bruke programvare for kunnskapsbase?

Programvare for kunnskapsbase er nyttig fordi det sparer teammedlemmene dine for mye tid. Supportagentene dine slutter å svare på de samme spørsmålene (f.eks. om prisen på produktet ditt). I stedet kan de fokusere på komplekse kundespørsmål. 

Som et resultat kan den rette kunnskapsbasen gi de følgende fordelene: 

• Økt kundetilfredshet: Kundene dine vil få informasjonen de trenger 24/7, selv når du er borte. 
• Reduserte kostnader: En integrert chatbot kan håndtere de mest grunnleggende kundespørsmålene. Så du trenger ikke ansette flere folk for å gjøre jobben. 
• Mer effektivt samarbeid: Agentene dine vil ha enkel tilgang til relevant informasjon, som gjør at de kan kommunisere og samarbeide mer effektivt. 
• Bedre opplæring av ansatte: Artikler fra kunnskapsbasen er bare et klikk unna. Personalet ditt vil alltid ha tilgang til nyttige materialer for raske svar. 
• Oppspart tid: En selvbetjent kunnskapsbase frigjør teamets tid, og de vil fokusere mer på å gi enestående kundeservice. 

Men hva gjør en kunnskapsbase god?

Den må ha noen nøkkelfunksjoner, så la oss snakke om dem neste. 

‍

Hvilke nøkkelfunksjoner bør programvare for kunnskapsbase ha?

Uansett om det er eksternt eller internt, bør kunnskapsbaseprogramvaren gjøre livet ditt enklere, ikke gi deg hodepine. Men brukervennlighet er bare en av dette verktøyets viktigste funksjoner. Det finnes mange andre ting å holde i minne når du vurderer programvare for kunnskapsbase.

Ta en titt: 

• AI innholdsassistent: De fleste moderne kunnskapsbaser utnytter kraften i AI for innholdsproduksjon og oppsummering av komplekse emner. Noen kan ha bekymringer om nøyaktigheten til AI-innhold eller sikkerheten og beskyttelsen av dataene dine. Likevel kan en AI-drevet søkefunksjonalitet betydelig forbedre din kunnskapsdeling. 
• Innholdsbygger og redigerer: Generativ AI kan hjelpe deg med å lage innhold raskt, men det trenger fortsatt et menneskelig preg for å gjøre det ‘Wow.’ Din ønskede kunnskapsbase bør ha en innholdsredigerer eller ferdiglagde maler som gjør det enkelt å lage innhold. 
• App-integrasjoner: Teamet ditt bruker hundrevis av verktøy hver dag; å legge til én mer kan bare tette til arbeidet ditt. Det er viktig å se etter kunnskapsbaseverktøy som integreres enkelt med en rekke apper som Slack, Salesforce, eller andre prosjektledelsesløsninger du bruker daglig. 

‍

• Analyse og tillatelser: Et verktøy for kunnskapsbase bør ha kraftige analyse- og rapporteringsmuligheter. De hjelper deg med å se hva teamet ditt søker etter eller hvordan de bruker innholdet. I tillegg, velg en plattform som har brukertillatelser for å holde sensitiv data privat og sikker. 
• Effektiv søkemotor: En løsning for kunnskapsbase er ikke komplett uten søkefunksjonalitet. Verktøyet som er valgt bør bruke en avansert algoritme for å gi brukerne den riktige informasjonen, selv om det er stavefeil, feil uttrykk osv. 

Vi har sett overalt etter verktøyene som oppfyller alle disse kravene. La oss nå utforske noen av de beste selvbetjente kunnskapsbaseverktøyene tilgjengelig på markedet. 🔍

‍

‍

10 av de beste verktøyene for kunnskapsbase i 2024

Trenger du virkelig et verktøy for kunnskapsbase? 

Inntil nå har du håndtert innholdet ditt selv, og alt har gått bra. Men, ifølge McKinsey, fant mange selskaper at en bedre proses for kunnskapsforvaltning øker produktiviteten deres med opptil 25%. 

Så hvis du vil oppleve det samme, ta en titt på listen nedenfor. Kanskje du finner noe du liker. 

1. Guru

Guru er tre ting på én gang: en AI-drevet kunnskapssøk, en intranettplattform og en wiki. Den kombinerer sømløst kunstig intelligens med menneskelig kraft for å gjøre forvaltning og opprettelse av innhold til en lek. 

Det Guru gjør best er å integrere seg med alle verktøyene du bruker daglig slik at du kan fokusere på oppgaven foran deg. På denne måten arbeider teamet ditt uforstyrret ved å holde seg i samme fane, chattegruppe eller e-posttråd. 

Populære Guru-integrasjoner inkluderer Google Chrome, Slack, BambooHR og mange flere. 

Dette AI-drevne verktøyet gir deg også alle svarene du trenger raskt og effektivt. 

Hvor raskt?

Sjekk dette ut:

‍

Guru hjelper deg med å finne riktig informasjon på alle appene dine og identifisere duplisert kunnskap eller hull. I tillegg har det intuitive samarbeidsverktøy som du kan bruke for å lage og oppdatere kunnskapen din i sanntid. 

Med Guru kan du legge bak deg endeløs rulling og søking i utallige separate verktøy; alt er nå innen rekkevidde. 

Lær mer om Guru ved å se vår video med on-demand demo!

‍

2. Document360

Document360 er et gratis verktøy for kunnskapsbase for å lage innhold som SOP-er, wikis, API-dokumentasjon og brukermanualer.

Det har et brukervennlig grensesnitt, med et interaktivt dashbord som er enkelt å forstå. Document360 har også en innebygd kommentarfunksjon som gjør kommunikasjonen mellom teamene dine bedre og en mer dynamisk gjennomgangsprosess. 

Kilde: G2

‍

Med Document360 kan du lage både en intern og ekstern kunnskapsbase for kunder ved hjelp av en markdown- eller WYSIWYG-editor. Dette produktet har som mål å sikre at kundene dine får en generell god opplevelse ved å lage nyttig produktdokumentasjon og FAQ-sider. 

‍

Document360 integreres med Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams og andre. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice tilbyr et verktøy for kunnskapshåndtering som er egnet for salgs-/markedsføringsledere, kundestøtteteam og produktutviklere. 

Det som appellerer med Helpjuice er sin tilpasningsdyktighet. Hvis du følger strenge merkevareregler, kan denne kunnskapsbaseløsningen hjelpe deg med å oppfylle standardene dine med flere tilpassede maler og temaer. Du kan personliggjøre hver av dem med fargene dine og logoen. 

Helpjuice har også en Google-lignende søkefunksjon som konstant oppdateres, basert på nåværende trender og robust analyse som lar deg se hvilke artikler som trenger forbedring, hva folk trenger fra deg, etc. 

Kilde: Capterra

‍

Den integreres med verktøy som Zapier, Google Chrome, Salesforce og Slack, slik at du kan få tilgang til den uansett hvor du jobber. 

‍

4. Zendesk

Zendesk kombinerer kraften til en IT-kunnskapsbase og kundevendte programvare for kundestøtte i én løsning. 

Det er en plattform som holder innholdet relevant, fyller kunnskapshull, og gir innsikt i hva kunder ser etter. I tillegg hjelper det agentene dine med å håndtere flere kundestøttemeldinger, noe som igjen øker engasjement og oppbevaring. 

Kilde: G2

‍

Men Zendesk er også egnet for å forbedre intern kommunikasjon, noe som gjør kunnskap tilgjengelig for alle involverte i selskapet. 

Med Zendesk sin generative AI, kan du skrive nye artikler, revidere innholdet ditt for bedre rekkevidde, og komme opp med svar på kundespørsmål.

‍

Dette verktøyet integreres med flere populære apper som Jira, Slack, Tymeshift Workforce, etc. 

‍

5. Slite

Slite er et verktøy for kunnskapsbase som organiserer de viktigste dokumentene dine og hjelper deg med å finne filene når du trenger dem mest. 

Teamet ditt kan hente informasjon — fra onboarding-guider til notater — uten å kaste bort tid på å lete etter det de trenger. Slite sorterer filene dine etter kanal, men har også maler for å hjelpe deg i gang. 

Kilde: G2

‍

Slite tilbyr en editor med grunnleggende funksjoner, som gir deg muligheten til å sette inn bilder eller videoer, legge til emojis eller sitater og innebygge kodebiter. Du vil få de nødvendige verktøyene for å gi kunnskapsbasen din en smule personlighet.

‍

Dessuten bringer Slite teamets kunnskap til favorittverktøyene dine, som Miro, Google Drive, Loom eller YouTube.

‍

6. Bloomfire

Bloomfire er en skybasert kunnskapsforvaltningsløsning som tar vare på selskapets organisatoriske kunnskap.

Uansett hvor de befinner seg, kan hver ansatt finne materialet de trenger for å utføre jobben sin. Siden Bloomfire indekserer hvert ord fra filene dine, selv lydopptak, vil teamet ditt lettere få tilgang til dokumentene.  

Kilde: G2

‍

Dette gjør at du kan ta bedre forretningsbeslutninger mens du pleier en samarbeidskultur. I tillegg har Bloomfire mange integrasjoner, inkludert Box, Microsoft Teams og Google Drive. 

‍

Bloomfire lar deg laste opp innholdet ditt direkte til arbeidsområdet, uansett format (PDF-er, videoer, lysbildefremvisninger osv.). Men du kan også bruke den innebygde editoren for å lage nytt innhold fra bunnen av. 

‍

7. Help Scout

Help Scout er kundestøtteprogramvare i bunn. Men det kan fungere som et alltid-åpent støttesenter som sparer teamet ditt for tid og forbedrer brukeropplevelsen.

Kilde: G2

‍

Dette verktøyet holder innholdshåndtering enkelt ved å gi deg de organisatoriske og automatiseringsverktøyene som trengs for å svare på kundespørsmål, dag eller natt. Det er også enkelt å sette opp siden det ikke krever noen kode.

Help Scout tilbyr mange tilpasningsalternativer som vil gjøre widgeten din unik. I tillegg kan du begrense hvem som ser innholdet ditt og hvem som er autorisert til å samhandle med det, for å holde dataene dine sikre.

Du kan vise filene dine til kundene dine via verktøyene du liker, som Shopify, Mailchimp, FreshBooks eller Slack. 

‍

8. Notion

Notion er et tilkoblet arbeidsområde hvor team av alle størrelser sentraliserer sin kunnskap. 

Notion organiserer innholdet ditt gjennom dra-og-slipp-organisering, noe som betyr at hvem som helst kan komme og oppdatere siden uten å ha noen teknisk ekspertise. Dessuten har Notion en sidefelt som lar deg raskt organisere og tilpasse kunnskapen din for enkel tilgang. 

Denne plattformen har også søkefunksjonalitet som lar deg raskt finne det du ser etter. Siden Notion holder alt oppdatert, uansett hvor mye du skalerer, vil du alltid ha friskt innhold tilgjengelig.

Kilde: G2

‍

Notion er imot å bytte apper; derfor integrerer det med mange verktøy som Slack, Figma, Amplitude eller GitHub.

‍

9. Nuclino

Nuclino kan være “kjernen” i all organisasjonskunnskapen din. Det samler notatene, filene og prosjektene dine på én plattform, uten behov for å bytte sammenheng. 

Det har et intuitivt grensesnitt, så du trenger ikke en teknisk grad for å bruke dette verktøyet. Du vil også dra nytte av markdown-kommandoer, medieinnbygginger og versjonshistorikk for enkelt å dokumentere alt.

Nuclino’s wiki holder kunnskapen din organisert, og lar deg kategorisere og strukturere innholdet ditt som du vil, for hvert team og emne. Bruk interne lenker, offentlige og private arbeidsområder og tilpassede felt for å holde filene dine i orden. 

Kilde: G2

‍

Nuclino fungerer veldig bra med alle favorittappene dine: Discord, Grammarly, InVision, Typeform osv.

‍

10. Confluence

Vårt siste verktøy er Confluence, en åpen kildekode og delt arbeidsområde som lar deg lage din egen kunnskapsbase for intern dokumentasjon. 

Kilde: G2

‍

Denne løsningen er fullt søkbar. Confluence har avanserte søkefunksjoner, etiketter og innholdstrær som hjelper teamene dine med å finne det de trenger uten å kaste bort tid.

‍

Confluence gir hjelp når det gjelder å lage det faktiske innholdet. Du kan bruke et blankt lerret til å notere tankene dine, men du vil også få over 75 tilpassbare maler for å bygge kunnskapsbasen din.

Du kan koble Confluence med Atlassian-pakken eller se rundt i markedet etter appene du vil ha (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM osv.). 

‍

Hvordan velge den beste plattformen for kunnskapsbase

Det finnes mange gode plattformer for kunnskapshåndtering rundt, klare til å servirer deg. Men det er vanskelig å bestemme hvilken som er riktig for deg, spesielt hvis du ikke vet hva du skal se etter. Eller kanskje er du fortsatt ikke sikker på om du trenger en i utgangspunktet.

Kan denne statistikken endre meningene dine?

91% av kundene ville brukt en online kunnskapsbase hvis den var skreddersydd til deres behov. Noe som betyr at du ikke bør nøye deg med det første verktøyet du ser. 

I din søken etter Den hellige gral, husk på de følgende nøkkelfaktorene: 

• Integrasjoner: Programvaren for kunnskapshåndtering du velger bør lett kunne kobles til andre verktøy i arbeidsflyten din. Det er viktig at du ikke bytter apper når du leter etter en fil, og at du har enkel tilgang til svarene du søker. 
• Brukervennlighet: Vurder hvor enkelt det er å vedlikeholde kunnskapsbasen din. Velg et verktøy som vil strømlinjeforme onboarding-prosessen din slik at du raskt får appen opp og kjører. 
• Total kostnad av eierskap: Dette reiser spørsmålet "Får jeg valuta for pengene med dette verktøyet?" Når du vurderer alternativene dine, velg et verktøy som ikke krever mye opplæring av ansatte og som er enkelt å installere og vedlikeholde, slik at du kan få rask avkastning på investeringen. 
• Fleksibilitet: Verktøyet du velger bør være nyttig for både interne og eksterne kunnskapsbaser. Fleksibilitet bør også bety at det kan integreres med andre verktøy og skalere sammen med selskapet ditt. 

‍

• Sikkerhet: Kunnskapsbaser arbeider med sensitiv data. Derfor anbefales det sterkt å velge et verktøy som har oppdaterte samsvarsertifikater og følger bransjens forskrifter og restriksjoner for å unngå ubehagelige situasjoner. 

‍

‍

Bunnlinje

Å velge den beste programvaren for kunnskapsbaser for din store eller lille bedrift, bør ikke føles som en lang, anstrengende reise. Ja, det er en stor beslutning, en som krever nøye tanke og planlegging, men denne guiden gir deg de perfekte tipsene for å strømlinjeforme hele prosessen.

Husk: gjør leksene dine riktig, forstå behovene dine, og du vil finne løsningen som oppfyller alle kravene dine på kort tid. 

‍