Har du nogensinde spekuleret på, hvordan du vælger projektstyringssoftware, der passer til din virksomheds behov? Wonder no longer! Den ultimative køberguide til PM-værktøjer er her. 

‍

Der er ikke et eneste tidspunkt, hvor du ikke har brug for projektstyringssoftware. Det er en af de bedste måder at planlægge, overvåge og lancere succesfulde projekter i din virksomhed på. 

Men kun 23% af virksomhederne bruger projektstyringsværktøjer — og en lille procentdel af dem har endnu ikke haft fordel af dem.

Det er fordi, at de fleste af dem ikke bruger den rigtige løsning. Men hvis du er her, er du klar til at træffe den rigtige beslutning og forstå, hvad du skal se efter, når du vurderer PM-værktøjer. 

It all starts with discovering the steps you need to take…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

Kort sagt er det en løsning, der hjælper dig med at planlægge, organisere og spore projekter. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Her kan folk klart definere ansvar og opgaver, holde styr på projektets fremdrift og tildele ressourcer. 

But who is it for? The short answer: anyone. 

Når man arbejder på et forretningsprojekt, skal man vide, hvad opgaverne er, hvem der er ansvarlig for hvad osv. Uden en projektstyringsplatform får du ikke værdifuld indsigt i, hvordan dit team præsterer. 

Det er derfor, at virksomheder og teams af alle størrelser i enhver branche bruger dette værktøj til at effektivisere deres arbejdsgange, lige fra travle marketingbureauer til helt remote virksomheder. 

Men hvad er det egentlige formål med et projektstyringsværktøj?  

‍

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• At give større projekt synlighed: Lad os sige, at alle dine afdelinger arbejder på forskellige projekter på samme tid. But you do it all manually. På et tidspunkt mister du sandsynligvis oversigten over, hvad der foregår hvor. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. De er ekstremt nyttige til at holde styr på din fremdrift, se potentielle blokeringer og holde sig ovenpå tingene. 
• At spore tid og personale: Gennem et PM-værktøj kan du tydeligt se, hvor meget tid nogen bruger på en opgave, eller hvem der er tilgængelig. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Nu lad os dykke dybere ned i fordelene ved et PM-værktøj. 

‍

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Projektstyringssoftware har så mange fordele, at det vil tage os lang tid at tælle dem alle. Derfor har vi kun taget de største fordele ved et PM-værktøj med. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Bedre projektplanlægning: Vi ved, du er træt af at bruge regneark til at planlægge dine projekter. We are, too! Et projektstyringsværktøj hjælper dig med at bygge en problemfri arbejdsflow, der tilpasser sig dit teams evner og giver dig dybdegående synlighed. 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. Du kan sige 'farvel' til denne gentagelse, da PM-værktøjer automatiserer alt og sparer dig for mere tid. 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. Her skinner PM-software lysest. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Hurtigere afslutning: I denne hurtige verden har du ikke råd til at vente på den langsomme i dit team til at færdiggøre en opgave. Gennem opgavehåndtering og andre funktioner kan du hurtigt se, om noget går galt, så du kan ændre Retning, hvis nødvendigt. 

‍

Tror du stadig ikke, at PM-software er noget for dig? Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

Hvis du er overbevist om, at du har brug for en sådan løsning i dit liv, lad os se, hvordan du vælger den rigtige projektstyringssoftware. 

‍

‍

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

Vi har dækket, hvad et projektstyringssystem er, hvordan man bruger det, og dets fordele. Nu lad os komme ind på detaljerne omkring valg af det rigtige værktøj til din virksomhed. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! I dette tilfælde bør du først forsøge at forstå dit projekts og teams behov. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Hvis du er stuck, er det altid nyttigt at spørge et værktøj til kunstig intelligens (AI) som ChatGPT om at generere nye ideer. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

‍

Step #2: Understand what features you will need

Projektstyringsværktøjer har masser af funktioner — nok til at give dig hovedpine. Det er sandsynligvis derfor, at du stoppede med at søge selv og forsøgte at finde en køberguide til at hjælpe dig.

Du er kommet til det rigtige sted. Her er de ‘must-have’ funktioner, der vil forme den måde, du vurderer projektstyringssoftware på: 

• Integrationer: Det er essentielt for dit PM-værktøj at integrere direkte i dine eksisterende systemer, ligesom Guru gør. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• Tidssporingsmuligheder: En af de vigtigste funktioner i ethvert PM-værktøj, så gør ikke uden det. 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Nu, hvor du ved, hvad du leder efter, er det en leg at finde den rigtige løsning, der passer til dine krav. Alligevel, da det er et så vigtigt skridt, er her nogle tips til at komme i gang. 

‍

First, research your options. Det kan virke indlysende, men du kan ikke bare nøjes med det første værktøj, der dukker op på Google. You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

På dette tidspunkt har du indsnævret din liste til to eller tre muligheder. But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Ved at diversificere din pulje får du bedre brugerfeedback, da det giver dig indsigt i værktøjets styrker, svagheder og brugervenlighed. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. I løbet af denne tid skal dine kolleger bruge værktøjet til at udforske alt, hvad softwaren tilbyder.

‍

Derefter skal du spørge dine teammedlemmer om feedback. Var brugergrænsefladen nem at bruge? Løste det dine problemer? Er der nogen begrænsninger, du skal være opmærksom på? Fungerede chatten i realtid eller fildeling som tilsigtet? 

Enhver negativ eller positiv kommentar kan hjælpe dig med at afgøre, om det er det rigtige værktøj til din virksomhed eller ej. 

Trin #5: Overvej dit budget

Alright, du har fundet DEN ÉN, og du vil have den nu. Du er klar til at foretage købet, men der er et lille problem. Det er for dyrt for dig lige nu. 

Nå, tilbage til tegnebrættet så. 

Det er vigtigt klart at definere dine budgetrammer. Skal du give den gas og lave en stor investering? Eller tager du det stille og roligt? Desuden skal du overveje de ekstra omkostninger, såsom abonnements- eller vedligeholdelsesgebyrer. 

Før du dykker ned, skal du overveje både umiddelbare og langsigtede omkostninger. Hvis du er en lille virksomhed eller har et strammere budget, så kig efter gratis værktøjer eller planer pr. bruger.

På den anden side, hvis du er en stor virksomhed med komplekse krav, skal du muligvis få skræddersyet prisfastsættelse, der passer til din organisation. 

Afslutningsvis, undersøge om værktøjet's prisfastsættelsesmodel passer til dit budget. 

***

Tillykke! 🎉 Du er klar til at tage det sidste skridt, som er at træffe dit endelige valg. 

‍

Men før vi går videre og viser dig de bedste projektstyringsværktøjer, der i øjeblikket er tilgængelige, lad os gennemgå de ‘must-have’ funktioner endnu en gang. 

‍

Funktioner og funktionaliteter at kigge efter i projektstyringssoftware

Som du ved, har hver projektstyringssoftware, der i øjeblikket er på markedet, mange funktioner. Nogle gange for mange, hvilket gør det svært at beslutte, hvad du virkelig har brug for. 

Her er nogle af de funktioner, du skal være opmærksom på: 

• Planlægning og tidsplanlægning: Det bedste projektstyringssoftware skal lade dig fastsætte projektmål og milepæle samt definere opgaver, deadlines og afhængigheder. Gennem advarsler, notifikationer, tidsplaner og kalendere kan du holde dig på sporet mens du arbejder. 
• Teamsamarbejde: Messaging i appen, fildeling og teams dashboards. Alt bidrager til forbedret kommunikation og gør det lettere at samarbejde. Desuden giver det klarhed om, hvor dit projekt står. 
• Ressourcestyring og dokumentation: Regneark er ikke så effektive til at holde styr på al din information. Med et projektstyringsværktøj har du alle de data, du har brug for, på ét sted. Desuden kan du hurtigt og nemt få adgang til det, når du har brug for det. 
• Integrationer: Det meste PM-software integrerer med dine eksisterende værktøjer for at reducere behovet for at skifte faner. Guru integreres for eksempel godt med populære projektstyringsapps som Monday.com, Airtable, Basecamp og Teamwork. Du behøver ikke at logge ind på et separat værktøj for at få øjeblikkelige svar. 
• Tid og budgetsporing: Hvert projekt, uanset hvor stort eller lille, har et papirspor. Et projektstyringsværktøj hjælper dig med at holde styr på og organisere dine dokumenter. Det giver et klart overblik over din præstation, hvilket betyder, at du kan holde styr på den tid og de penge, der er brugt på hvert projekt. 

I løbet af dagen påvirker dine behov som virksomhed i høj grad de funktioner, et projektstyringsværktøj bør have. 

Nu er du klar til at træffe en informeret beslutning. Så lad os vise dig de 10 bedste systemer til projektstyring for 2024. 

‍

10 af de bedste projektstyringssoftwareløsninger at overveje

Med det globale marked for projektstyringssoftware, der forventes at overstige 15,08 milliarder dollars inden 2030, bør det ikke komme som en overraskelse, at der er så mange PM-værktøjer, der i øjeblikket er tilgængelige. 

Og selvom det virker som en skræmmende opgave, har vi gjort din forskning lettere. Lad os udforske de bedste softwareværktøjer til projektstyring, som du bør overveje. 

‍

1. Asana

Asana er et populært projektstyringsværktøj, der er betroet til at forbinde teams og workflows til strategiske initiativer og forretningsmål. 

Kilde: G2

‍

Det har projektstyringskapaciteter, der hjælper dig med at håndtere dine projekter fra start til slut. Gennem kanban-tavler, to-do-lister, Gantt-diagrammer og tidslinjer gør Asana dine processer mere gennemsigtige og agile.

Desuden har det tidsbesparende automatiseringer såsom statusopdateringer. Det fælder er, at du kun modtager meddelelser om det arbejde, der betyder mest for dig. Men du kan måle, hvor meget tid du bruger på projektet via tidsregistreringsmuligheder, så du kan budgettere korrekt. 

Guru integreres også med Asana — se hvordan her. 

‍

2. Wrike

Wrike tilbyder en alsidig projektstyringssoftwaremulighed, der er ideel til hele dit team, uanset afdeling. 

Kilde: Capterra

‍

Wrike har brugerdefinerede elementtyper, der giver dig mulighed for at opbygge et tilpasset bibliotek, der efterligner din unikke proces, terminologi og metode. Du kan også tilpasse det afhængigt af roller, industri og afdeling. 

Derudover hjælper dette værktøj dig med at administrere og korrekt fordele dine ressourcer, så du ikke spilder dem. Da det gemmer dine data ét sted, kan hver teammedlem få adgang til dem, når det er nødvendigt. 

‍

Wrike’s projekt dashboard hjælper dig også med at visualisere, hvad dit team har brug for for at få succes ved at samle planer, fremskridt og analyser i en enkelt kilde.

‍

3. ClickUp

ClickUp er et brugervenligt produktivitetsværktøj, hvor store eller små teams kan planlægge, organisere og samarbejde mere effektivt. 

Kilde: G2

‍

Dette PM-værktøj hjælper dig med at styre nye projekter gennem opgavestyring, whiteboards og chats. Det lader dig hurtigt navigere til enhver opgave eller delopgave — og tilpasse det, så du kun ser det, der interesserer dig på det tidspunkt. 

ClickUp muliggør også fremragende visuel samarbejde gennem et virtuelt whiteboard. Her kan du brainstorme, tilføje noter og se alle dit teams idéer på ét sted, selvom du arbejder på afstand. 

Med chatfunktionen bringer du kommunikationen sammen under ét tag. Brug det til at dele opdateringer eller linke ressourcer. 

4. Monday

Monday.com er en meget tilpasselig projektstyringsplatform, der er kendt for sin skalerbarhed, fleksibilitet og tilpasningsevne. 

Kilde: G2

‍

Denne løsning har en lille til ingen indlæringskurve, fordi du kan trække og slippe ethvert element, du kan lide, for at oprette dit workflow. Arbejdsmiljøet er intuitivt og fleksibelt, hvilket betyder, at det skalerer, når din virksomhed vokser. 

Hvis du ikke ved, hvor du skal starte, har Monday klar-til-brug skabeloner, du kan bruge til at komme i gang. Dette gør det lettere at fastsætte mål og opgaver, organisere den måde, du arbejder på, og håndtere dine leverancer. 

Og gæt hvad? Monday integreres med Guru!

‍

5. Trello

Sig ‘Hej’ til Trello, et visuelt samarbejdsværktøj, der hjælper dig med at administrere dit teams projekter og holde alt organiseret. 

Kilde: G2

‍

Trello er et passende værktøj for virksomheder af alle størrelser og fra alle industrier, da du kan tilpasse det til at passe til din arbejdsstil. Desuden har det integrationer med mange værktøjer, herunder Slack, Jira, Google Drive og mere. 

‍

Trello kræver ikke nogen onboarding, da det er nemt at forstå, og dets funktioner er intuitive. Desuden er hele processen gennemsigtig. Trello gør det nemt at dele dine filer med kolleger, uanset hvor de er. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan giver en simpel måde for marketingbureauer og teams af enhver størrelse at jonglere flere projekter på samme tid. 

Kilde: G2

‍

Dette værktøj gør ressourcetildeling og filopbevaringsstyring nemt. Med et klarere billede af dit teams arbejdsbyrde kan du undgå udbrændthed og planlægge for eventuelle flaskehalse. 

‍

Toggl Plan har også personaliserede visninger til alle dine holdkammerater. Dette betyder, at alle får den visning, de ønsker og har brug for, som farvekodede projekter eller et fugleperspektiv. 

Desuden sikrer dette værktøj nøjagtighed i både fakturering og løn for at gøre dine forretningsoperationer mere effektive og pålidelige. 

7. Basecamp

Basecamp forstår, at det er svært at jonglere med flere projekter, deadlines og kunder på én gang. Derfor har det bygget en projektstyringsplatform, der er ideel til små teams, som får arbejdet gjort. 

Kilde: G2

‍

Det tilbyder et dashboard på én side, hvor du kan se alle dine projekter, opgaver, tildelinger og deadlines. Du kan tilpasse det, så det føles som hjemme med virksomhedens logo og farver; plus, alle kan indstille deres startside, som de vil. 

‍

Basecamp’s Mission Control-funktion giver dig mulighed for at se, hvilke projekter der er på rette spor, og hvilke der kræver mere opmærksomhed. 

Hvad mere er, Basecamp integreres med Guru, så glem ikke at tjekke det ud. 

8. Jira

Jira fra Atlassian er et værktøj til håndtering af problemer og projekter, der bruges til at håndtere nye projekter og bringe dem til udførelse. 

Kilde: Capterra

‍

Jira har automatiserede arbejdsgange, der giver dig mulighed for at administrere hver opdatering med opgavenotifikationer, kommentarer og mere. Dette gør det muligt for dig at forbinde teams, der laver produktet, med dem, der lancerer det. 

‍

Derudover kan du tilføje enhver viden, du har brug for (dokumenter, mockups, personer), så du aldrig mister nogen kritisk information. Hvis du er løbet tør for idéer, kan du bruge Jiras AI til at hente værdifuld indsigt fra dine data, hvilket fører til hurtigere beslutningstagning. 

9. Teamwork

Teamwork handler selvfølgelig om teamwork. Dette projektledelsesværktøj er i stand til at styre alle aspekter af dit projekt fra start til slut. 

Kilde: G2

‍

Denne løsning forenkler tidsregistrering, så du kan forstå, hvordan du og dine kolleger bruger jeres tid. Den estimerer nøjagtigt, hvor lang tid et projekt vil tage og holder øje med det, så du kan holde tidsplanen og fakturere klienter hurtigt.  

‍

Når det kommer til ressourceforvaltning, hjælper Teamwork dig med at styre dit teams arbejde i realtid. Da du får et komplet billede af dit teams kapacitet, kan du undgå flaskehalse ved nemt at omfordele opgaver. 

Teamwork integreres med Guru; tag et kig.

10. Airtable

Airtable er en samarbejdsplatform, der bruges til at bygge apps og hjælpe teams med bedre at styre deres mest kritiske arbejdsgange.  

Kilde: G2

‍

Airtable holder dine teams forbundet gennem brugerdefinerede grænseflader uden kode. Den har byggeklodser, der giver dig mulighed for at trække og slippe komponenter og lave grænseflader på minutter. På den måde kan hver person arbejde, som de ønsker. 

‍

Desuden har du tilladelser, som lader dig beslutte, hvem der kan tilgå hvad. 

Airtable automatiserer de fleste af dine processer og sparer dig for rod. Med en enkelt notifikation eller en multi-sekvens arbejdsflyt kan du holde dit team på sporet hele tiden. 

En populær Airtable-integration er med Guru. Se hvordan det fungerer.

‍

Over til dig

Det var det! Du ved alt, hvad der er at vide om, hvordan man vælger projektledelsessoftware. Hvis vi har gjort din valgproces lettere, er vores arbejde her færdigt.  

Men vil du gøre håndteringen af projekter endnu lettere? 

Brug dit flotte, nye PM-værktøj sammen med Guru, en 3-i-1 løsning, der giver dig alle svarene med det samme, uanset hvor du arbejder. Med smart AI-søgning får du præcise og pålidelige data direkte i dit teams værktøjer.  

Men Guru gør så meget mere end det — du skal bare tilmelde dig som ny bruger og opleve det selv.