Heb je je ooit afgevraagd hoe je software voor projectbeheer kiest die past bij de behoeften van je bedrijf? Wonder no longer! De ultieme kopersgids voor PM-tools is hier. 

‍

Er is geen moment waarop je geen software voor projectbeheer nodig hebt. Het is een van de beste manieren om succesvolle projecten binnen jouw bedrijf te plannen, monitoren en lanceren. 

But only 23% of companies use project management tools — and a small percentage of those have yet to benefit from them.

Dat komt omdat de meesten van hen de juiste oplossing niet gebruiken. Maar als je hier bent, ben je klaar om de juiste beslissing te nemen en te begrijpen waar je op moet letten bij het evalueren van PM-tools. 

It all starts with discovering the steps you need to take…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

In een notendop is het een oplossing die je helpt om projecten te plannen, organiseren en volgen. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Hier kunnen mensen verantwoordelijkheden en taken duidelijk definiëren, de voortgang van het project bijhouden en middelen toewijzen. 

But who is it for? The short answer: anyone. 

Bij het werken aan een bedrijfsproject moet je weten wat de taken zijn, wie verantwoordelijk is voor wat, enzovoort. Zonder een platform voor projectbeheer krijg je geen waardevolle inzichten in hoe je team presteert. 

Daarom gebruiken bedrijven en teams van alle groottes in elke sector deze tool om hun workflow te stroomlijnen, variërend van drukke marketingbureaus tot volledig remote bedrijven. 

Maar wat is het werkelijke doel van een tool voor projectbeheer?  

‍

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Grotere projectzichtbaarheid bieden: Laten we zeggen dat al jouw afdelingen tegelijkertijd aan verschillende projecten werken. But you do it all manually. Op een gegeven moment raak je waarschijnlijk de draad kwijt van wat er waar gebeurt. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. Ze zijn extreem nuttig om je voortgang bij te houden, potentiële blokkades te zien en op de hoogte te blijven van zaken. 
• Tijd en personeel bijhouden: Met een PM-tool zie je duidelijk hoeveel tijd iemand aan een taak besteedt of wie beschikbaar is. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Laten we nu dieper ingaan op de voordelen van een PM-tool. 

‍

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Software voor projectbeheer heeft zoveel voordelen dat het ons eeuwen zal kosten om ze allemaal te tellen. Dat is waarom we alleen de grootste voordelen van een PM-tool hebben geselecteerd. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Betere projectplanning: We weten dat je moe bent van het gebruik van spreadsheets om je projecten te plannen. We are, too! Een tool voor projectbeheer helpt je om een naadloze workflow te creëren die in lijn is met de vaardigheden van je team en je diepgaande zichtbaarheid biedt. 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. Je kunt 'buh-bye' zeggen tegen deze herhaling, omdat PM-tools alles automatiseren en je meer tijd besparen. 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. Hier is waar PM-software het beste presteert. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Snellere afronding: In deze snel voortschrijdende wereld kun je het je niet veroorloven om te wachten tot de langzame schakel in je team een taak voltooit. Door taakbeheer en andere functies kun je snel zien of er iets misgaat, zodat je indien nodig van richting kunt veranderen. 

‍

Denk je nog steeds dat PM-software niets voor jou is? Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

Als je ervan overtuigd bent dat je zo'n oplossing in je leven nodig hebt, laten we dan kijken hoe je het juiste software voor projectbeheer kiest. 

‍

‍

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

We hebben besproken wat een systeem voor projectbeheer is, hoe je het gebruikt en de voordelen ervan. Laten we nu de details bekijken over het kiezen van de juiste tool voor jouw bedrijf. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! In dit geval moet je eerst proberen de behoeften van je project en team te begrijpen. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Als je vastzit, is het altijd nuttig om een kunstmatige intelligentie (AI) tool zoals ChatGPT te vragen om nieuwe ideeën te genereren. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

‍

Step #2: Understand what features you will need

Tools voor projectbeheer hebben veel functies — genoeg om je een hoofdpijn te bezorgen. Dat is waarschijnlijk waarom je bent gestopt met zelf zoeken en geprobeerd hebt een kopersgids te vinden om je te helpen.

Je bent op de juiste plaats gekomen. Hier zijn de 'must-have' functies die de manier waarop je software voor projectbeheer evalueert zullen vormgeven: 

• Integraties: Het is essentieel dat je PM-tool direct in je bestaande systemen integreert, net zoals Guru doet. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• Tijdregistratie opties: Een van de belangrijkste functies van elke PM-tool, dus doe er niet zonder. 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Nu je weet waar je naar op zoek bent, is het vinden van de juiste oplossing die aansluit bij je eisen een makkie. Toch, omdat het zo'n belangrijke stap is, zijn hier enkele tips om je op weg te helpen. 

‍

First, research your options. Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar je kunt niet zomaar afspreken met de eerste tool die op Google verschijnt. You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

Op dit punt heb je je lijst reducirend tot twee of drie opties. But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Door je pool te diversifiëren, krijg je betere gebruikersfeedback, omdat het je inzicht geeft in de sterke punten, zwakke punten en gebruiksvriendelijkheid van de tool. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. Tijdens deze tijd zouden je collega's de tool moeten gebruiken om alles te verkennen wat de software biedt.

‍

Vraag daarna je teamleden om feedback. Was de gebruikersinterface gemakkelijk in gebruik? Heeft het je problemen opgelost? Zijn er beperkingen waar je je bewust van moet zijn? Haven de chat- of bestandsdelingsfuncties in realtime gewerkt zoals bedoeld? 

Elke negatieve of positieve opmerking kan u helpen beslissen of het de juiste tool voor uw bedrijf is of niet. 

Stap #5: Overweeg je budget

Goed, je hebt DE ONE gevonden, en je wilt het nu. Je bent klaar om de aankoop te doen, maar er is één klein probleem. Het is nu te duur voor je. 

Nou, dan is het terug naar de tekentafel. 

Het is belangrijk om je budgetparameters duidelijk te definiëren. Ga je all-in en maak je een grote investering? Of neem je het rustig aan? Bovendien moet je denken aan de extra kosten, zoals abonnement- of onderhoudskosten. 

Voordat je erin duikt, overweeg zowel directe als lange termijn kosten. Als je een klein bedrijf bent of een strakker budget hebt, zoek dan naar gratis tools of per-gebruiker plannen.

Aan de andere kant, als je een groot bedrijf bent met complexe vereisten, moet je mogelijk aangepaste prijzen krijgen die zijn afgestemd op jouw organisatie. 

Tot slot, bekijk het prijsmodel van de tool en of het binnen je budget past. 

***

Gefeliciteerd! 🎉 Je bent klaar om de laatste stap te zetten, namelijk je definitieve keuze te maken. 

‍

Maar voordat we doorgaan met het tonen van de beste projectmanagementtools die momenteel beschikbaar zijn, laten we die 'must-have' functies nog eens bekijken. 

‍

Functies en functionaliteiten om te zoeken in projectmanagementsoftware

Zoals je weet, heeft elke projectmanagementsoftwaretool die momenteel op de markt beschikbaar is meerdere functies. Soms te veel, wat het moeilijk maakt te beslissen wat je echt nodig hebt. 

Hier zijn enkele van de mogelijkheden waar je op moet letten: 

• Planning en scheduling: De beste projectmanagementsoftware zou je moeten toelaten om projectdoelen en mijlpalen te stellen, evenals taken, deadlines en afhankelijkheden te definiëren. Via waarschuwingen, meldingen, schema's en kalenders kun je op koers blijven terwijl je verder gaat. 
• Team samenwerking: In-app messaging, bestandsdeling en teamdashboards. Allemaal bijdragen aan verbeterde communicatie en maken het gemakkelijker om samen te werken. Bovendien geeft het duidelijkheid over waar je project zich bevindt. 
• Resource management en documentatie: Spreadsheets zijn niet zo efficiënt in het bijhouden van al je informatie. Met een projectmanagementtool heb je alle gegevens die je nodig hebt op één plek. Bovendien heb je snel en eenvoudig toegang, wanneer je nodig hebt. 
• Integraties: De meeste PM-software integreert met je bestaande tools om de noodzaak van het wisselen van tabbladen te verminderen. Guru, bijvoorbeeld, integreert goed met populaire projectmanagementapps zoals Monday.com, Airtable, Basecamp en Teamwork. Je hoeft niet in te loggen bij een aparte tool om directe antwoorden te krijgen. 
• Tijd- en budget tracking: Elk project, ongeacht hoe groot of klein, heeft een papieren spoor. Een projectmanagementtool helpt je om je documenten bij te houden en te organiseren. Het biedt een duidelijk overzicht van je prestaties, wat betekent dat je de tijd en het geld dat aan elk project is besteed kunt volgen. 

Aan het einde van de dag beïnvloeden jouw behoeften als bedrijf sterk de functies die een projectmanagementtool zou moeten hebben. 

Tegenwoordig ben je klaar om een weloverwogen beslissing te nemen. Dus laten we je de 10 beste projectmanagementsystemen voor 2024 laten zien. 

‍

10 van de beste oplossingen voor projectmanagementsoftware om te overwegen

Met de wereldwijde markt voor projectmanagementsoftware die naar verwachting meer dan $15,08 miljard tegen 2030 overschrijdt, is het geen verrassing dat er zoveel PM-tools momenteel beschikbaar zijn. 

En hoewel het een ontmoedigende taak lijkt, hebben we je onderzoek makkelijker gemaakt. Laten we de beste projectmanagementsoftwaretools verkennen die je zou moeten overwegen. 

‍

1. Asana

Asana is een populair projectmanagementtool dat wordt vertrouwd om teams en workflows te verbinden met strategische initiatieven en bedrijfsdoelen. 

Bron: G2

‍

Het heeft projectmanagementmogelijkheden die je helpen je projecten van begin tot eind te beheren. Via kanban-borden, takenlijsten, Gantt-diagrammen en tijdlijnen maakt Asana je processen transparanter en wendbaarder.

Bovendien heeft het tijdbesparende automatiseringen zoals statusupdates. Het punt is dat je alleen meldingen ontvangt over het werk dat voor jou het meest van belang is. Maar je kunt meten hoeveel tijd je aan het project besteedt via tijdregistratieopties zodat je correct kunt budgetteren. 

Guru integreert ook met Asana — zie hier hoe. 

‍

2. Wrike

Wrike biedt een veelzijdige optie voor projectmanagementsoftware die ideaal is voor je hele team, ongeacht de afdeling. 

Bron: Capterra

‍

Wrike heeft aangepaste itemtypes waarmee je een aanpasbare bibliotheek kunt opbouwen die je unieke proces, terminologie en methodologie nabootst. Je kunt het ook aanpassen afhankelijk van rollen, sector en afdeling. 

Bovendien helpt deze tool je om je middelen te beheren en correct toe te wijzen, zodat je ze niet verspilt. Aangezien het je gegevens op één plek opslaat, kan elk teamlid deze openen wanneer dat nodig is. 

‍

Het projectdashboard van Wrike helpt je ook om te visualiseren wat jouw team nodig heeft om te slagen door plannen, voortgang en analyses in één enkele bron te verzamelen.

‍

3. ClickUp

ClickUp is een gebruiksvriendelijke productiviteits-tool waar grote of kleine teams efficiënter kunnen plannen, organiseren en samenwerken. 

Bron: G2

‍

Deze PM-tool helpt je om nieuwe projecten te beheren via taakbeheer, whiteboards en chats. Het stelt je in staat om snel naar elke taak of subtaak te navigeren - en deze aan te passen zodat je alleen bekijkt wat je op dat moment interesseert. 

ClickUp stelt ook uitstekende visuele samenwerking mogelijk via een virtueel whiteboard. Hier kun je brainstormen, notities toevoegen en alle ideeën van je team op één plek zien, zelfs als je op afstand werkt. 

Met de chatfunctie breng je de communicatie onder één dak. Gebruik het om updates te delen of bronnen te koppelen. 

4. Monday

Monday.com is een zeer aanpasbare projectmanagementplatform dat bekend staat om zijn schaalbaarheid, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. 

Bron: G2

‍

Deze oplossing heeft nauwelijks een leercurve omdat je elk element dat je wilt kunt slepen en neerzetten om je workflow te creëren. De werkruimte is intuïtief en flexibel, wat betekent dat het opschaalt naarmate je bedrijf groeit. 

Als je niet weet waar je moet beginnen, heeft Monday kant-en-klare sjablonen die je kunt gebruiken om te beginnen. Dit maakt het gemakkelijker om doelen en taken in te stellen, de manier waarop je werkt te organiseren en je leveringen te beheren. 

En raad eens? Monday integreert met Guru!

‍

5. Trello

Zeg 'Hallo' tegen Trello, een visueel samenwerkingshulpmiddel dat je helpt om de projecten van je team te beheren en alles georganiseerd te houden. 

Bron: G2

‍

Trello is een geschikte tool voor bedrijven van elke grootte en uit elke sector, aangezien je het kunt aanpassen aan jouw werkwijze. Bovendien heeft het integraties met veel tools, waaronder Slack, Jira, Google Drive en meer. 

‍

Trello vereist geen onboarding, omdat het gemakkelijk te begrijpen is en de functies intuïtief zijn. Bovendien is het hele proces transparant. Trello maakt het gemakkelijk om je bestanden met collega's te delen, waar ze ook zijn. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan biedt een eenvoudige manier voor marketingbureaus en teams van elke grootte om meerdere projecten tegelijkertijd te jongleren. 

Bron: G2

‍

Deze tool maakt resourceallocatie en bestandopslagbeheer eenvoudig. Met een duidelijker beeld van de werklast van jouw team kun je burn-out voorkomen en plannen voor eventuele knelpunten. 

‍

Toggl Plan heeft ook gepersonaliseerde weergaven voor al je teamgenoten. Dit betekent dat iedereen de weergave krijgt die ze willen en nodig hebben, zoals kleurgecodeerde projecten of een overzicht van bovenaf. 

Bovendien zorgt deze tool voor nauwkeurigheid in zowel facturering als loonadministratie om je bedrijfsvoering efficiënter en betrouwbaarder te maken. 

7. Basecamp

Basecamp begrijpt dat het moeilijk is om meerdere projecten, deadlines en klanten tegelijkertijd te jongleren. Daarom heeft het een projectmanagementplatform gebouwd, ideaal voor kleine teams, dat de klus klaart. 

Bron: G2

‍

Het biedt een dashboard op één pagina waar je al je projecten, taken, opdrachten en deadlines kunt bekijken. Je kunt het aanpassen zodat het als thuis voelt met het logo en de kleuren van jouw bedrijf; bovendien kan iedereen zijn startpagina instellen zoals hij dat wil. 

‍

De Mission Control-functie van Basecamp stelt je in staat om te zien welke projecten op schema liggen en welke meer aandacht vereisen. 

Bovendien integreert Basecamp met Guru, dus vergeet niet het te controleren. 

8. Jira

Jira van Atlassian is een probleem- en projectvolgtool die wordt gebruikt voor het uitvoeren van nieuwe projecten en het tot leven brengen ervan. 

Bron: Capterra

‍

Jira heeft geautomatiseerde workflows waarmee je elke update kunt beheren met taakvoortgangs notificaties, opmerkingen en meer. Dit stelt je in staat om naadloos teams te verbinden die het product bouwen met degenen die het lanceren. 

‍

Bovendien kun je elk stuk kennis toevoegen dat je nodig hebt (documenten, mockups, mensen), zodat je nooit kritieke informatie verliest. Als je geen ideeën meer hebt, kun je de AI van Jira gebruiken om waardevolle inzichten uit je gegevens te halen, wat leidt tot snellere besluitvorming. 

9. Teamwork

Teamwork draait natuurlijk om teamwork. Deze projectmanagementtool kan elk aspect van je project van begin tot eind beheren. 

Bron: G2

‍

Deze oplossing vereenvoudigt tijdregistratie, zodat je begrijpt hoe jij en je collega's je tijd besteden. Het schat nauwkeurig in hoe lang een project zal duren en houdt het bij, zodat je op schema kunt blijven en klanten snel kunt factureren.  

‍

Wat betreft resourcebeheer helpt Teamwork je het werk van je team in realtime te beheren. Omdat je een compleet overzicht van de capaciteit van je team hebt, kun je knelpunten vermijden door taken eenvoudig opnieuw toe te wijzen. 

Teamwork integreert met Guru; kijk eens.

10. Airtable

Airtable is een samenwerkingsplatform dat wordt gebruikt voor het bouwen van apps en teams in staat stelt om hun meest kritieke werkprocessen beter te beheren.  

Bron: G2

‍

Airtable houdt je teams verbonden via aangepaste interfaces zonder code. Het heeft bouwstenen waarmee je componenten kunt slepen en neerzetten en in enkele minuten interfaces kunt maken. Op deze manier kan elke persoon werken zoals ze willen. 

‍

Bovendien heb je rechten, waarmee je kunt beslissen wie toegang heeft tot wat. 

Airtable automatiseert de meeste van je processen en voorkomt rommel. Met een enkele melding of een meervoudige workflow kun je je team de hele tijd op koers houden. 

Een populaire Airtable-integratie is met Guru. Bekijk hoe het werkt.

‍

Aan jou de keuze

Dat is alles! Je weet alles wat je moet weten over het kiezen van projectmanagementsoftware. Als we je selectieproces met succes gemakkelijker hebben gemaakt, is ons werk hier gedaan.  

Maar wil je het omgaan met projecten nog gemakkelijker maken? 

Gebruik je glanzende nieuwe PM-tool samen met Guru, een 3-in-1 oplossing die je alle antwoorden direct geeft, ongeacht waar je werkt. Met slimme AI-zoekfunctie krijg je nauwkeurige en vertrouwde gegevens direct in de tools van je team.  

Maar Guru doet zoveel meer dan dat — je hoeft je alleen maar aan te melden als nieuwe gebruiker en het zelf te ervaren.