あなたの会社のニーズに合ったプロジェクト管理ソフトウェアの選び方を考えたことはありますか？ Wonder no longer! PMツールの最終的なバイヤーズガイドがここにあります。 

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プロジェクト管理ソフトウェアが必要ない時はありません。 それはビジネス内で成功したプロジェクトを計画し、監視し、立ち上げるための最良の方法の一つです。 

But only 23% of companies use project management tools — and a small percentage of those have yet to benefit from them.

それは、ほとんどの企業が正しいソリューションを使用していないからです。 しかし、ここにいるなら、正しい決定を下し、PMツールを評価する際に何を探すべきかを理解する準備ができているのです。 

It all starts with discovering the steps you need to take…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

要するに、それはプロジェクトを計画、整理、追跡するのに役立つソリューションです。 While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. ここで、人々は明確に責任とタスクを定義し、プロジェクトの進捗を追跡し、リソースを割り当てることができます。 

But who is it for? The short answer: anyone. 

ビジネスプロジェクトに取り組む際には、タスクが何であるか、誰が何に責任を持っているかなどを把握する必要があります。 プロジェクト管理プラットフォームがなければ、チームのパフォーマンスに対する貴重な洞察を得られません。 

それが、すべての規模のビジネスやチームがこのツールを使ってワークフローを合理化する理由です。忙しいマーケティングエージェンシーから完全にリモートの会社まで。 

しかし、プロジェクト管理ツールの真の目的は何ですか？  

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How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• プロジェクトの可視性を向上させる: すべての部門が同時に異なるプロジェクトに取り組んでいるとします。 But you do it all manually. ある時点で、何がどこで起こっているのかを見失うことがあるでしょう。 With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. それらはあなたの進捗を把握し、潜在的な障害を確認し、物事を把握するのに非常に役立ちます。 
• 時間と人員の追跡: PMツールを通じて、誰がタスクにどれだけの時間を費やしているか、誰が利用可能かを明確に確認できます。 It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

さて、PMツールの利点についてさらに深く掘り下げてみましょう。 

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What Are the Benefits of Using Project Management Software?

プロジェクト管理ソフトウェアには多くの利点があるため、すべてを数えるのには時間がかかります。  そのため、私たちはPMツールの最も重要な利点だけに絞りました。 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• より良いプロジェクト計画: あなたのプロジェクトを計画するためにスプレッドシートを使うのに疲れていることは知っています。 We are, too! プロジェクト管理ツールは、あなたのチームの能力に合ったシームレスなワークフローを構築し、深い可視性を提供するのに役立ちます。 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. この反復はもうさようならです。PMツールはすべてを自動化し、より多くの時間を節約します。 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. ここがPMソフトウェアが最も輝く場所です。 Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• より早い完了: この速いペースの世界では、あなたのチームの遅い人がタスクを完了するのを待つ余裕はありません。 タスク管理やその他の機能を通じて、問題が発生しているかどうかをすぐに確認できるので、必要に応じて方向を変えることができます。 

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それでもPMソフトウェアがあなたに必要ないと思いますか？ Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

このようなソリューションがあなたの生活に必要だと確信しているなら、正しいプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ際の手順を見てみましょう。 

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How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

プロジェクト管理システムが何であるか、どのように使うか、その利点についてはすでに説明しました。 さあ、あなたのビジネスに合ったツールを選ぶ詳細に入っていきましょう。 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! その場合、まずプロジェクトとチームのニーズを理解しようとする必要があります。 And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

もし詰まったら、ChatGPTなどの人工知能（AI）ツールに新しいアイデアを生成するように依頼すると常に役立ちます。 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

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Step #2: Understand what features you will need

プロジェクト管理ツールには多くの機能があります - 頭痛を引き起こすほどの数です。 おそらくそれが、あなたが自分で探すのをやめて、手助けのためにバイヤーズガイドを見つけようとした理由です。

あなたは正しい場所に来ました。 ここに、プロジェクト管理ソフトウェアを評価する際に重視すべき「必須」機能があります： 

• 統合: あなたのPMツールが、 Guruのように、既存のシステムに直接統合することが不可欠です。 This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• 時間追跡オプション: PMツールの最も重要な機能の一つで、これなしではやってはいけません。 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

何を探しているか分かった今、あなたの要求に合った正しいソリューションを見つけるのは簡単です。 それでも、非常に重要なステップなので、始めるためのいくつかのヒントを紹介します。 

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First, research your options. 明らかかもしれませんが、Googleに表示される最初のツールに決めてはいけません。 You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

この時点で、リストを2つまたは3つのオプションに絞りました。 But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. プールを多様化することで、より良いユーザーフィードバックが得られ、ツールの強み、弱み、使いやすさについての洞察を得ることができます。 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. この間、あなたの仲間はツールを使ってソフトウェアが提供するすべてを探索するべきです。

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その後、チームメンバーにフィードバックを求めてください。 ユーザーインターフェースは使いやすかったですか？ それはあなたの問題を解決しましたか？ 知っておくべき制限はありますか？ リアルタイムチャットやファイル共有機能は意図した通りに機能しましたか？ 

いかなる否定的または肯定的なコメントも、あなたがそれがあなたのビジネスに適したツールであるかどうかを決定するのに役立つ可能性があります。

ステップ #5: 予算を考慮する

さて、あなたは THE ONEを見つけました、そして今すぐそれが欲しいのです。 購入する準備ができていますが、1つ小さな問題があります。 今はあなたにとって高すぎます。 

さて、再考することになりますね。 

あなたの予算のパラメータを明確に定義することが重要です。 すべてを投資して大きな出費をしますか？ それとも、ゆっくり進めますか？ さらに、サブスクリプションやメンテナンス料金など、追加のコストについても考える必要があります。 

飛び込む前に、即時のコストと長期的なコストの両方を考慮してください。 もしあなたが小規模なビジネスであったり、予算が厳しい場合は、無料のツールやユーザー単位のプランを探してください。

一方で、複雑な要件を持つ大企業の場合は、あなたの組織に適したカスタム価格を取得する必要があるかもしれません。

結論として、ツールの価格モデルを検討し、それがあなたの予算に合っているかどうかを確認してください。

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おめでとうございます！ 🎉 あなたは最終的な選択をする最後のステップを踏む準備ができています。

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しかし、私たちが今利用可能な最高のプロジェクト管理ツールを見せる前に、もう一度「必須」機能をレビューしましょう。

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プロジェクト管理ソフトウェアで探すべき機能と機能

ご存知のように、現在市場に出ている各プロジェクト管理ソフトウェアツールには多くの機能があります。 時には、あまりにも多くの機能があって、実際に必要なものを決めることが難しくなります。 

注目すべき能力は以下の通りです。 

• 計画とスケジューリング: 最高のプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの目標やマイルストーンを設定し、タスク、締切、および依存関係を定義できるはずです。 アラート、通知、スケジュール、カレンダーを通じて、進行中にトラックを維持できます。 
• チームコラボレーション: アプリ内メッセージング、ファイル共有、およびチームダッシュボード。 すべては、コミュニケーションを向上させ、コラボレーションを容易にします。 さらに、プロジェクトがどのような状況にあるのかを明確にします。 
• リソース管理と文書化: スプレッドシートは、すべての情報を追跡するのにそれほど効率的ではありません。 プロジェクト管理ツールを使えば、必要なデータをすべて一箇所に保管できます。 さらに、必要なときに迅速かつ簡単にアクセスできます。 
• 統合: ほとんどのPMソフトウェアは、タブを切り替える必要を減らすために、既存のツールと統合します。 たとえば、GuruはMonday.com、Airtable、Basecamp、Teamworkなどの人気のあるプロジェクト管理アプリと良く統合されます。 別のツールにログインすることなく、即座に回答を得る必要はありません。 
• 時間と予算の追跡: どのプロジェクトも、大きいか小さいかにかかわらず、ペーパートレイルがあります。 プロジェクト管理ツールは、文書を追跡し、整理するのに役立ちます。 パフォーマンスの明確な概要を提供します。つまり、各プロジェクトに費やした時間とお金を追跡できます。 

結局のところ、あなたの会社のニーズがプロジェクト管理ツールに必要な機能に大きく影響します。 

今や、あなたは情報に基づいた決定を下す準備ができています。 さあ、2024年のために最も優れた10のプロジェクト管理システムを見てみましょう。

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考慮すべき10のベストプロジェクト管理ソフトウェアソリューション

2020年までに全球的なプロジェクト管理ソフトウェア市場が $15.08億を超えると予測されているため、現在利用可能なPMツールがこれほど多いのは驚きではありません。 

そして、 dauntingな作業のように見えるかもしれませんが、私たちはあなたの調査をより簡単にしました。 あなたが考慮すべき最高のプロジェクト管理ソフトウェアツールを探検してみましょう。

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1. アサナ

アサナは、チームやワークフローを戦略的なイニシアチブやビジネス目標に結びつけると信頼されている人気のプロジェクト管理ツールです。 

出典: G2

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プロジェクトを最初から最後まで処理するのに役立つプロジェクト管理機能があります。 カンバンボード、ToDoリスト、ガントチャート、タイムラインを通じて、アサナはあなたのプロセスをより透明でアジャイルにします。

さらに、ステータス更新などの時間を節約する自動化機能があります。 欠点は、あなたが最も重要な作業についての通知しか受け取れないということです。 ただし、時間追跡オプションを使用してプロジェクトに費やした時間を測定できるため、正しく予算を立てることができます。 

Guruはアサナとも統合されており、— ここで確認できます。 

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2. Wrike

Wrikeは、部門に関係なく、チーム全体に最適なプロジェクト管理ソフトウェアオプションを提供します。 

出典: Capterra

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Wrikeには、あなたのユニークなプロセス、用語、方法論を模倣するカスタマイズ可能なライブラリを構築できるカスタムアイテムタイプがあります。 役割、業界、部門に応じてカスタマイズすることもできます。 

さらに、このツールはあなたがリソースを管理し、適切に配分するのを助けますので、無駄にすることはありません。 データを一箇所に保管するため、各チームメンバーは必要なときにアクセスできます。 

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Wrikeのプロジェクトダッシュボードは、計画、進捗、分析を一つのソースに集めることで、あなたのチームが成功するために必要なものを視覚化するのを助けます。

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3. ClickUp

ClickUpは、大小のチームがより効率的に計画、組織、コラボレーションできるユーザーフレンドリーな生産性ツールです。 

出典: G2

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このPMツールは、タスク管理、ホワイトボード、チャットを通じて新しいプロジェクトを管理するのに役立ちます。 それは、あらゆるタスクやサブタスクに迅速に移動し、あなたがその時興味があるものだけを表示できるようにカスタマイズします。

ClickUpは、バーチャルホワイトボードを通じて優れた視覚的コラボレーションも可能にします。 ここでは、ブレインストーミングやノートを追加し、あなたのチームのアイデアを一箇所で見ることができ、リモート作業していても問題ありません。

チャット機能を使用すれば、コミュニケーションを一つの場所にまとめることができます。 これを使用して、更新を共有したり、リソースをリンクしたりできます。 

4. Monday

Monday.comは、そのスケーラビリティ、柔軟性、適応性で知られる非常にカスタマイズ可能なプロジェクト管理プラットフォームです。 

出典: G2

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このソリューションは、ワークフローを作成するために好きな要素をドラッグ・アンド・ドロップできるため、学習曲線がほとんどありません。 ワークスペースは直感的で柔軟性があり、会社の成長に合わせてスケールします。 

どこから始めるべきかわからない場合、Mondayには始めるための既製のテンプレートがあります。 これにより、目標とタスクを設定し、作業方法を整理し、納品物を処理することが容易になります。 

そして、驚くべきことに、 MondayはGuruと統合されています！

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5. Trello

Trelloに「こんにちは」と言いましょう、これはあなたがあなたのチームのプロジェクトを管理し、すべてを整理するのを助ける視覚的なコラボレーションツールです。

出典: G2

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Trelloは、すべての規模のビジネスやすべての業界に適したツールであり、作業スタイルに合わせてカスタマイズできます。 また、多くのツールとの統合も可能で、Slack、Jira、Google Driveなどが含まれます。 

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Trelloは、理解が容易で機能が直感的であるため、すべてのオンボーディングを必要としません。 さらに、全体のプロセスは透明です。 Trelloは、ファイルを仲間と共有するのを簡単にします。相手がどこにいても。 

6. Toggl Plan

Toggl Planは、マーケティングエージェンシーやあらゆる規模のチームが複数のプロジェクトを同時に抱えるための簡単な方法を提供します。 

出典: G2

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このツールは、リソースの割り当てとファイルストレージ管理を簡素化します。 チームの作業負荷を明確に把握することで、燃え尽き症候群を防ぎ、ボトルネックに備えることができます。

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Toggl Planは、すべてのチームメンバーに個別のビューを提供します。 これにより、すべての人が必要とするビューを得られ、色分けされたプロジェクトや俯瞰図などを利用できます。

さらに、このツールは、ビジネス操作をより効率的かつ信頼性の高いものにするために、請求と給与の両方の正確性を確保します。 

7. Basecamp

Basecampは、複数のプロジェクト、締切、クライアントを同時に管理するのが難しいことを理解しています。 だからこそ、仕事を完了させるための理想的な小規模チーム向けのプロジェクト管理プラットフォームを構築したのです。

出典: G2

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単一のページダッシュボードを提供し、すべてのプロジェクト、タスク、割り当て、締切を表示できます。 会社のロゴと色で家のようにカスタマイズでき、誰もが自分のホームページを好きなように設定することができます。

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Basecampのミッションコントロール機能では、どのプロジェクトがトラックされており、どれがより多くの注意を必要としているかを確認できます。

さらに、 BasecampはGuruと統合されていますので、チェックすることをお忘れなく。 

8. Jira

AtlassianのJiraは、課題およびプロジェクト追跡ツールであり、新しいプロジェクトを管理し、実現するために使用されます。 

出典: Capterra

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Jiraには、タスクの進捗通知、コメントなどを管理する自動ワークフローがあります。 これにより、製品を構築するチームとそれを発表するチームをシームレスに結びつけることができます。 

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さらに、必要な知識の断片（文書、モックアップ、人物）を追加できるので、重要な情報を失うことはありません。 アイデアが尽きた場合、JiraのAIを使用してデータから貴重な洞察を得ることができ、その結果、迅速な意思決定につながります。

9. チームワーク

もちろん、チームワークは全てチームワークに関するものです。 このプロジェクト管理ツールは、プロジェクトのあらゆる側面を最初から最後まで管理することができます。

出典: G2

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このソリューションは、時間追跡を簡素化し、あなたと同僚が時間をどのように使っているかを理解できるようにします。 プロジェクトにかかる時間を正確に見積もり、それを追跡することで、スケジュールを守り、クライアントに迅速に請求できます。

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リソース管理に関しては、Teamworkはチームの作業をリアルタイムで管理するのに役立ちます。 チームの能力を完全に把握できるので、タスクを簡単に再割り当てしてボトルネックを回避することができます。

TeamworkはGuruと統合されています; ぜひご覧ください。

10. エアテーブル

Airtableは、アプリを構築し、チームが重要なワークフローをより良く管理できるようにするためのコラボレーションプラットフォームです。

出典: G2

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エアテーブルは、コードなしのカスタムインターフェースを通じてチームをつなぎます。 コンポーネントをドラッグアンドドロップして数分でインターフェースを作成できるビルディングブロックがあります。 このようにして、各人が好きなように作業できます。

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さらに、権限があり、誰が何にアクセスできるかを決定できます。

エアテーブルは、ほとんどのプロセスを自動化し、混乱からあなたを救います。 1つの通知または複数のシーケンスワークフローで、常にチームを軌道に乗せることができます。

人気のあるエアテーブルの統合の一つはGuruとのものです。 どのように機能するかを確認してください。

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あなたにお任せします

それで終わりです！ プロジェクト管理ソフトウェアの選び方について知っておくべきことはすべて知っています。 もし私たちがあなたの選択プロセスを簡単にしたなら、私たちの仕事はここで終わりです。

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しかし、Guruはそれだけではありません — あなたはただ 新規ユーザーとしてサインアップする 必要があります。