Você já se perguntou como escolher um software de gerenciamento de projetos que atenda às necessidades da sua empresa? Não se pergunte mais! O guia definitivo do comprador para ferramentas de PM está aqui. 

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Não há um momento em que você não precise de um software de gerenciamento de projetos. É uma das melhores maneiras de planejar, monitorar e lançar projetos bem-sucedidos dentro da sua empresa. 

Mas apenas 23% das empresas usam ferramentas de gerenciamento de projetos — e uma pequena porcentagem delas ainda não se beneficiou delas.

Isso porque a maioria deles não usa a solução correta. Mas se você está aqui, está pronto para tomar a decisão certa e entender o que procurar ao avaliar ferramentas de PM. 

Tudo começa com a descoberta das etapas que você precisa seguir…

O que é Software de Gerenciamento de Projetos?

O software de gerenciamento de projetos se refere às ferramentas que as empresas usam para gerenciar seus projetos de forma eficiente. 

Em suma, é uma solução que ajuda você a planejar, organizar e acompanhar projetos. Enquanto promove uma colaboração fluida entre equipes e partes interessadas. 

Pense nisso como um espaço virtual que os membros da sua equipe podem acessar ao trabalhar em uma tarefa em andamento. Aqui, as pessoas podem definir claramente responsabilidades e tarefas, acompanhar o progresso do projeto e alocar recursos. 

Mas para quem é isso? A resposta curta: qualquer um. 

Ao trabalhar em um projeto comercial, você precisa saber quais são as tarefas, quem é responsável por o que, etc. Sem uma plataforma de gerenciamento de projetos, você não terá insights valiosos sobre como sua equipe está se desempenhando. 

É por isso que empresas e equipes de todos os tamanhos em qualquer setor usam essa ferramenta para agilizar seu fluxo de trabalho, desde agências de marketing ocupadas até empresas totalmente remotas. 

Mas qual é o verdadeiro propósito de uma ferramenta de gerenciamento de projetos?  

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Como as Ferramentas de Gerenciamento de Projetos são Usadas?

O principal objetivo de uma ferramenta de gerenciamento de projetos é organizar a maneira como você trabalha e garantir que sua equipe permaneça no caminho certo.

Mas também possui múltiplos casos de uso, incluindo: 

• Fornecendo maior visibilidade do projeto: Digamos que todos os seus departamentos trabalhem em diferentes projetos ao mesmo tempo. Mas você faz tudo manualmente. Em algum momento, você provavelmente perde o controle do que está acontecendo onde. Com uma solução de gerenciamento de projetos, você evita confusões.  
• Gerenciando recursos melhor: Recursos se referem a pessoas e equipamentos que você precisa para concluir o projeto a tempo. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda você a alocar recursos de maneira eficaz, para que você possa concluir suas tarefas dentro do orçamento. 
• Gerando relatórios precisos: Você pode visualizar dados em tempo real por meio de relatórios gerados automaticamente ou painéis visuais. Eles são extremamente úteis para acompanhar seu progresso, ver possíveis bloqueios e manter-se no controle das coisas. 
• Acompanhando tempo e pessoal: Por meio de uma ferramenta de PM, você verá claramente quanto tempo alguém gasta em uma tarefa ou quem está disponível. Isso ajuda você a cobrar com precisão seus clientes, pois você pode facilmente registrar as horas gastas em cada tarefa. 

Agora, vamos nos aprofundar nos benefícios de uma ferramenta de PM. 

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Quais são os benefícios de usar software de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos tem tantos benefícios, que levará uma eternidade para contá-los todos. É por isso que nos concentramos apenas nas principais vantagens de uma ferramenta de PM. 

Assim, o software de gerenciamento de projetos certo traz os seguintes benefícios: 

• Melhor planejamento do projeto: Sabemos que você está cansado de usar planilhas para planejar seus projetos. Nós também! Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda você a construir um fluxo de trabalho perfeito que se alinha com as habilidades da sua equipe e oferece visibilidade detalhada. 
• Tarefas de projeto automatizadas: Um projeto tem muitas tarefas recorrentes que consomem tempo, como atribuição de tarefas, acompanhamento de recursos e relatórios de status. Você pode dizer 'adeus' a essa repetição, uma vez que as ferramentas de PM automatizam tudo e economizam mais tempo. 
• Colaboração sem costura: Você odeia quando precisa passar por inúmeros tópicos de e-mail apenas para encontrar uma única nota. É aqui que o software de PM brilha mais. Como você centraliza tudo em uma única plataforma, você se concentra mais no projeto do que nas distrações. 
• Conclusão mais rápida: Neste mundo acelerado, você não pode se dar ao luxo de esperar o mais lento da sua equipe terminar uma tarefa. Por meio do gerenciamento de tarefas e outros recursos, você pode rapidamente ver se algo está dando errado para poder mudar de direção, se necessário. 

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Ainda não acha que o software de PM é para você? Bem, essa estatística pode mudar sua opinião: 43% das empresas pesquisadas em 2022 relataram um aumento significativo no uso de ferramentas de colaboração, o que significa prazos de entrega de projetos mais rápidos. 

Se você está convencido de que precisa de uma solução assim em sua vida, vamos ver como escolher o software de gerenciamento de projetos certo. 

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Como Escolher o Software de Gerenciamento de Projetos Que Atenda às Suas Necessidades

Cobri coisas como o que é um sistema de gerenciamento de projetos, como usá-lo e seus benefícios. Agora, vamos entender os detalhes para escolher a ferramenta certa para o seu negócio. 

Assim, escolher um software de gerenciamento de projetos começa com estes cinco passos. 

Passo #1: Identifique suas necessidades

Como o Universo, tudo começa com um BANG! Neste caso, você deve tentar primeiro entender as necessidades do seu projeto e da sua equipe. E identificar seus objetivos. 

Por exemplo, você precisa de uma solução de gerenciamento de projetos porque deseja organizar melhor seus fluxos de trabalho. 

Tente encontrar respostas para as seguintes perguntas: 

• Por que você precisa de uma plataforma de gerenciamento de projetos?
• Que tipos de projetos você costuma gerenciar?
• Quais são os prazos e marcos críticos do projeto?
• Como você geralmente aloca recursos para seus projetos? 
• Você precisa de uma ferramenta para previsão de projetos ou controle de tempo?

Se você estiver preso, sempre é útil perguntar a uma ferramenta de inteligência artificial (IA) como o ChatGPT para gerar novas ideias. 

A principal conclusão é que você definitivamente precisa de um objetivo para que todos permaneçam na mesma sintonia, mesmo quando perdem de vista por que este projeto é importante. 

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Passo #2: Entenda quais recursos você precisará

As ferramentas de gerenciamento de projetos têm muitos recursos - o suficiente para te dar dor de cabeça. Isso provavelmente é o motivo pelo qual você parou de procurar por conta própria e tentou encontrar um guia do comprador para te ajudar.

Você veio ao lugar certo. Aqui estão os recursos 'essenciais' que moldarão a maneira como você avalia o software de gerenciamento de projetos: 

• Integrações: É essencial que sua ferramenta de PM integre-se diretamente aos seus sistemas existentes, assim como o Guru faz. Este aplicativo mantém você focado na tarefa em mãos enquanto você obtém rapidamente as respostas de que precisa. 
• Gestão de cronogramas de projetos: Este recurso ajuda você a acompanhar como seu plano está indo, desde a definição de prazos até o ajuste do ritmo. 
• Opções de rastreamento de tempo: Um dos recursos mais importantes de qualquer ferramenta de PM, então não fique sem ele. 
• Automação: Ferramentas de gerenciamento de projetos com recursos de automação têm um impacto positivo nos negócios e simplificam suas operações. 

Podemos conversar mais sobre esses recursos mais tarde, então fique atento. 

Passo #3: Pesquise diferentes plataformas de gerenciamento de projetos

Isso deve ser fácil, não? 

Agora que você sabe o que está procurando, encontrar a solução certa que se alinhe com suas necessidades é uma tarefa fácil. Ainda assim, como este é um passo importante, aqui estão algumas dicas para te ajudar a começar. 

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Primeiro, pesquise suas opções. Pode parecer óbvio, mas você não pode simplesmente se contentar com a primeira ferramenta que aparece no Google. Você precisa ser minucioso em sua investigação e selecionar a ferramenta que melhor funciona para seu negócio. 

O segredo é: 

• Leia avaliações de usuários reais.
• Verifique as avaliações em sites como G2, TrustRadius e Capterra.
• Procure recomendações de colegas.
• Explore blogs escritos por especialistas do setor.

Em seguida, compare as ferramentas e veja qual se encaixa melhor nas suas necessidades. 

Passo #4: Teste o software

Neste ponto, você restringiu sua lista a duas ou três opções. Mas você ainda precisa encontrar A SOLUÇÃO. 

É por isso que este passo existe. Ele envolve testar o software escolhido para que você tenha experiência prática com ele. O objetivo é ver como cada opção atende aos seus requisitos. 

Você começa reunindo uma equipe de líderes e gerentes de projeto, de preferência com funções e responsabilidades diferentes. Ao diversificar seu pool, você terá um feedback de usuário melhor, pois isso lhe dará insights sobre os pontos fortes, fracos e facilidade de uso da ferramenta. 

Use-o por um período determinado. A maioria das soluções oferece testes gratuitos ou planos que permitem que você as teste. Durante este tempo, seus colegas devem usar a ferramenta para explorar tudo que o software oferece.

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Em seguida, peça feedback aos membros da sua equipe. A interface do usuário foi fácil de usar? Isso resolveu seus problemas? Existem limitações das quais você deve estar ciente? Os recursos de chat em tempo real ou compartilhamento de arquivos funcionaram conforme o esperado? 

Qualquer comentário negativo ou positivo pode ajudá-lo a decidir se é a ferramenta certa para o seu negócio ou não. 

Passo #5: Considere seu orçamento

Certo, você encontrou AQUELE, e você quer agora. Você está pronto para fazer a compra, mas há um pequeno problema. Está muito caro para você neste momento. 

Bem, de volta à estaca zero então. 

É importante definir claramente os parâmetros do seu orçamento. Você vai se arriscar e fazer um grande investimento? Ou você vai devagar? Além disso, você precisa pensar sobre os custos adicionais, como taxas de assinatura ou de manutenção. 

Antes de mergulhar, considere os custos imediatos e de longo prazo. Se você é uma pequena empresa ou tem um orçamento mais apertado, procure ferramentas gratuitas ou planos por usuário.

Por outro lado, se você é uma grande empresa com requisitos complexos, pode precisar de preços personalizados adaptados à sua organização. 

Em conclusão, examine o modelo de preços da ferramenta e se ele se encaixa no seu orçamento. 

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Parabéns! 🎉 Você está pronto para dar o último passo, que é fazer sua escolha final. 

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Mas antes de continuarmos e mostrarmos as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis atualmente, vamos revisar aquelas características 'essenciais' mais uma vez. 

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Funcionalidades e funcionalidades a serem observadas em softwares de gerenciamento de projetos

Como você sabe, cada ferramenta de software de gerenciamento de projetos atualmente disponível no mercado tem várias funcionalidades. Às vezes, demais, o que torna difícil decidir o que você realmente precisa. 

Aqui estão algumas das capacidades às quais você deve prestar atenção: 

• Planejamento e agendamento: O melhor software de gerenciamento de projetos deve permitir que você defina metas e marcos do projeto, assim como defina tarefas, prazos e dependências. Através de alertas, notificações, cronogramas e calendários, você pode se manter no caminho certo conforme avança. 
• Colaboração da equipe: Mensagens no aplicativo, compartilhamento de arquivos e painéis da equipe. Todos contribuem para uma comunicação aprimorada e tornam mais fácil colaborar. Além disso, isso dá clareza sobre o estágio do seu projeto. 
• Gestão de recursos e documentação: Planilhas não são tão eficientes em manter o rastreamento de todas as suas informações. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você tem todos os dados que precisa em um único local. Além disso, você pode acessá-los rapidamente e facilmente, sempre que precisar. 
• Integrações: A maioria dos softwares de PM integra-se aos seus sistemas existentes para reduzir a necessidade de alternar abas. Guru, por exemplo, integra-se bem com aplicativos populares de gerenciamento de projetos como Monday.com, Airtable, Basecamp e Teamwork. Você não precisa fazer login em uma ferramenta separada para obter respostas instantâneas. 
• Rastreamento de tempo e orçamento: Cada projeto, não importa quão grande ou pequeno, tem um rastro de papel. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda a manter o rastreamento e a organização de seus documentos. Ela fornece uma visão clara do seu desempenho, o que significa que você pode rastrear o tempo e o dinheiro gasto em cada projeto. 

No final do dia, suas necessidades como empresa influenciam muito as funcionalidades que uma ferramenta de gerenciamento de projetos deve ter. 

Agora, você está pronto para tomar uma decisão informada. Então, vamos mostrar a você os 10 melhores sistemas de gerenciamento de projetos para 2024. 

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10 das Melhores Soluções de Software de Gerenciamento de Projetos para Considerar

Com o mercado global de software de gerenciamento de projetos projetado para ultrapassar $15,08 bilhões até 2030, não deve ser surpresa que haja tantas ferramentas de PM disponíveis atualmente. 

E, embora pareça uma tarefa assustadora, facilitamos sua pesquisa. Vamos explorar as melhores ferramentas de software de gerenciamento de projetos que você deve considerar. 

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1. Asana

Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos popular, confiável para conectar equipes e fluxos de trabalho a iniciativas estratégicas e metas de negócios. 

Fonte: G2

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Ela tem capacidades de gerenciamento de projetos que ajudam você a gerenciar seus projetos do início ao fim. Através de quadros kanban, listas de tarefas, gráficos de Gantt e cronogramas, o Asana torna seus processos mais transparentes e ágeis.

Além disso, possui automações que economizam tempo, como atualizações de status. A questão é que você só receberá notificações sobre o trabalho que mais importa para você. Mas você pode medir quanto tempo você gasta no projeto através das opções de rastreamento de tempo, para que possa orçar corretamente. 

Guru também integra com o Asana — veja como aqui. 

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2. Wrike

Wrike oferece uma opção de software de gerenciamento de projetos versátil, ideal para toda a sua equipe, independentemente do departamento. 

Fonte: Capterra

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Wrike tem tipos de itens personalizados que permitem que você crie uma biblioteca personalizável para imitar seu processo, terminologia e metodologia exclusivos. Você também pode ajustá-lo dependendo de funções, indústria e departamento. 

Além disso, essa ferramenta ajuda você a gerenciar e alocar adequadamente seus recursos, para que você não os desperdice. Uma vez que armazena seus dados em um só lugar, cada membro da equipe pode acessá-los quando necessário. 

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O painel de projetos do Wrike também ajuda você a visualizar o que sua equipe precisa para ter sucesso, reunindo planos, progresso e análises em uma única fonte.

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3. ClickUp

ClickUp é uma ferramenta de produtividade amigável onde equipes grandes ou pequenas podem planejar, organizar e colaborar de forma mais eficiente. 

Fonte: G2

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Esta ferramenta de PM ajuda você a gerenciar novos projetos através da gestão de tarefas, quadros brancos e chats. Ela permite que você navegue rapidamente para qualquer tarefa ou subtarefa — e a personalize para que você veja apenas o que lhe interessa naquele momento. 

ClickUp também permite uma excelente colaboração visual através de um quadro branco virtual. Aqui, você pode fazer brainstorming, adicionar notas e ver todas as ideias da sua equipe em um só lugar, mesmo que você trabalhe remotamente. 

Com o recurso de chat, você reúne a comunicação sob um mesmo teto. Use-o para compartilhar atualizações ou vincular recursos. 

4. Segunda-feira

Monday.com é uma plataforma de gerenciamento de projetos altamente personalizável, conhecida por sua escalabilidade, flexibilidade e adaptabilidade. 

Fonte: G2

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Esta solução tem pouca ou nenhuma curva de aprendizado, porque você pode arrastar e soltar qualquer elemento que desejar para criar seu fluxo de trabalho. O ambiente de trabalho é intuitivo e flexível, o que significa que se adapta à medida que sua empresa cresce. 

Se você não sabe por onde começar, o Monday possui modelos prontos que você pode usar para começar. Isso torna mais fácil definir metas e tarefas, organizar a forma como você trabalha e lidar com suas entregas. 

E adivinha? Monday integra-se com Guru!

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5. Trello

Diga ‘Olá’ ao Trello, uma ferramenta de colaboração visual que ajuda você a gerenciar os projetos de sua equipe e manter tudo organizado. 

Fonte: G2

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Trello é uma ferramenta adequada para empresas de todos os tamanhos e de todas as indústrias, uma vez que você pode personalizá-la para se ajustar ao seu estilo de trabalho. Além disso, tem integrações com muitas ferramentas, incluindo Slack, Jira, Google Drive e mais. 

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O Trello não requer nenhum treinamento, pois é fácil de entender e suas funcionalidades são intuitivas. Além disso, todo o processo é transparente. O Trello facilita o compartilhamento de seus arquivos com colegas, não importa onde eles estejam. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan fornece uma maneira simples para agências de marketing e equipes de qualquer tamanho equilibrarem múltiplos projetos ao mesmo tempo. 

Fonte: G2

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Esta ferramenta torna fácil a alocação de recursos e a gestão do armazenamento de arquivos. Com uma visão mais clara da carga de trabalho da sua equipe, você pode evitar o burnout e planejar possíveis gargalos. 

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Toggl Plan também possui visões personalizadas para todos os seus colegas de equipe. Isso significa que todos têm a visão que desejam e precisam, como projetos com código de cores ou uma visão panorâmica. 

Além disso, esta ferramenta garante precisão tanto na cobrança quanto na folha de pagamento para tornar suas operações comerciais mais eficientes e confiáveis. 

7. Basecamp

O Basecamp entende que é difícil equilibrar vários projetos, prazos e clientes ao mesmo tempo. É por isso que ele construiu uma plataforma de gerenciamento de projetos, ideal para pequenas equipes, que faz o trabalho acontecer. 

Fonte: G2

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Ele oferece um painel em uma página onde você pode ver todos os seus projetos, tarefas, atribuições e prazos. Você pode personalizá-lo para que pareça familiar com o logotipo e as cores da sua empresa; além disso, todos podem configurar sua página inicial como quiserem. 

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A função Controle da Missão do Basecamp permite que você veja quais projetos estão no caminho certo e quais requerem mais atenção. 

Além disso, o Basecamp se integra ao Guru, então não esqueça de conferir. 

8. Jira

O Jira da Atlassian é uma ferramenta de rastreamento de problemas e projetos usada para lidar com novos projetos e trazê-los à fruição. 

Fonte: Capterra

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O Jira tem fluxos de trabalho automatizados que permitem gerenciar cada atualização com notificações de progresso de tarefas, comentários e muito mais. Isso permite conectar equipes que constroem o produto com aquelas que o lançam. 

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Além disso, você pode adicionar qualquer peça de conhecimento que precisar (documentos, maquetes, pessoas) para que nunca perca informações críticas. Se você está sem ideias, pode usar a IA do Jira para obter insights valiosos a partir dos seus dados, o que leva a uma tomada de decisão mais rápida. 

9. Trabalho em equipe

Trabalho em equipe é tudo sobre trabalho em equipe, claro. Esta ferramenta de gerenciamento de projetos é capaz de gerenciar todos os aspectos do seu projeto do início ao fim. 

Fonte: G2

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Esta solução simplifica o rastreamento de tempo, permitindo que você entenda como você e seus colegas gastam seu tempo. Ele estima com precisão quanto tempo um projeto levará e o rastreia para que você possa manter-se dentro do cronograma e cobrar os clientes prontamente.  

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Em relação à gestão de recursos, o Teamwork ajuda você a gerenciar o trabalho da sua equipe em tempo real. Uma vez que você tem uma visão completa da capacidade da sua equipe, pode evitar gargalos reatribuindo facilmente as tarefas. 

O Teamwork se integra ao Guru; dê uma olhada.

10. Airtable

Airtable é uma plataforma de colaboração usada para construir aplicativos e capacitar equipes a gerenciar seus fluxos de trabalho mais críticos de maneira melhor.  

Fonte: G2

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Airtable mantém suas equipes conectadas por meio de interfaces personalizadas sem código. Ele possui blocos de construção que permitem arrastar e soltar componentes e criar interfaces em minutos. Dessa forma, cada pessoa pode trabalhar como quiser. 

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Além disso, você tem permissões, que permitem que você decida quem pode acessar o que. 

O Airtable automatiza a maioria dos seus processos e o salva da confusão. Com uma única notificação ou um fluxo de trabalho em múltiplas sequências, você pode manter sua equipe no caminho certo o tempo todo. 

Uma integração popular do Airtable é com o Guru. Veja como funciona.

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Agora é sua vez

É isso! Você sabe tudo o que precisa saber sobre como escolher software de gerenciamento de projetos. Se conseguimos facilitar o seu processo de seleção, nosso trabalho aqui está feito.  

Mas você quer tornar o manuseio de projetos ainda mais fácil? 

Use sua nova ferramenta de gerenciamento de projetos brilhante junto com o Guru, uma solução 3 em 1 que fornece todas as respostas instantaneamente, não importa onde você trabalhe. Com uma busca inteligente de IA, você receberá dados precisos e confiáveis diretamente nas ferramentas da sua equipe.  

Mas o Guru faz muito mais do que isso — você só precisa se registrar como um novo usuário e experimentar por si mesmo.