Vous êtes-vous déjà demandé comment choisir un logiciel de gestion de projet adapté aux besoins de votre entreprise ? Je ne m'étonne plus ! Le guide d'achat ultime pour les outils de gestion de projet est disponible ici.

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Il n'y a pas de moment où vous n'avez pas besoin d'un logiciel de gestion de projet. C'est l'un des meilleurs moyens de planifier, de suivre et de lancer des projets réussis au sein de votre entreprise.

Mais seulement 23 % des entreprises utilisent des outils de gestion de projet — et un faible pourcentage d'entre eux n'en ont pas encore bénéficié.

C'est parce que la plupart d'entre eux n'utilisent pas la bonne solution. Mais si vous êtes ici, vous êtes prêt à prendre la bonne décision et à comprendre ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation des outils de gestion de projet.

Tout commence par la découverte des étapes à suivre...

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Les logiciels de gestion de projet font référence aux outils utilisés par les entreprises pour gérer efficacement leurs projets.

En résumé, il s'agit d'une solution qui vous aide à planifier, organiser et suivre vos projets. Tout en favorisant une collaboration fluide entre les équipes et les parties prenantes.

Considérez-le comme un espace virtuel auquel les membres de votre équipe peuvent accéder lorsqu'ils travaillent sur une mission en cours. Ici, les personnes peuvent clairement définir les responsabilités et les tâches, suivre l'avancement du projet et allouer des ressources.

Mais c'est pour qui ? La réponse courte : n'importe qui.

Lorsque vous travaillez sur un projet d'entreprise, vous devez savoir quelles sont les tâches, qui est responsable de quoi, etc. Sans plateforme de gestion de projet, vous n'obtiendrez pas d'informations précieuses sur les performances de votre équipe.

C'est pourquoi les entreprises et les équipes de toutes tailles, quel que soit leur secteur d'activité, utilisent cet outil pour rationaliser leur flux de travail, qu'il s'agisse d'agences de marketing occupées ou d'entreprises entièrement distantes.

Mais quel est le véritable objectif d'un outil de gestion de projet ?

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Comment sont utilisés les outils de gestion de projet ?

L'objectif principal d'un outil de gestion de projet est d'organiser la façon dont vous travaillez et de vous assurer que votre équipe reste sur la bonne voie.

Mais il a également de multiples cas d'utilisation, notamment :

• Améliorer la visibilité des projets : Supposons que tous vos services travaillent sur différents projets en même temps. Mais vous faites tout cela manuellement. À un moment donné, vous perdez probablement la trace de ce qui se passe et où. Avec une solution de gestion de projet, vous évitez toute confusion.
• Meilleure gestion des ressources : Les ressources font référence aux personnes et à l'équipement dont vous avez besoin pour terminer le projet à temps. Un outil de gestion de projet vous aide à les allouer efficacement afin que vous puissiez accomplir vos tâches dans les limites du budget.
• Générer des rapports précis : Vous pouvez consulter les données en temps réel via des rapports générés automatiquement ou des tableaux de bord visuels. Ils sont extrêmement utiles pour suivre vos progrès, détecter les obstacles potentiels et rester au courant des choses.
• Suivi du temps et du personnel : Grâce à un outil de gestion de projet, vous pourrez voir clairement combien de temps une personne consacre à une tâche ou qui est disponible. Il vous aide à facturer vos clients avec précision car vous pouvez facilement enregistrer les heures consacrées à chaque tâche.

Examinons maintenant plus en détail les avantages d'un outil de gestion de projet.

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Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet ?

Les logiciels de gestion de projet présentent tellement d'avantages qu'il va nous falloir âges pour les compter tous. C'est pourquoi nous n'avons choisi que les principaux avantages d'un outil de gestion de projet.

Ainsi, le bon logiciel de gestion de projet présente les avantages suivants :

• Meilleure planification des projets : Nous savons que vous en avez assez d'utiliser des feuilles de calcul pour planifier vos projets. Nous le sommes aussi ! Un outil de gestion de projet vous aide à créer un flux de travail fluide qui correspond aux capacités de votre équipe et vous offre une visibilité approfondie.
• Tâches de projet automatisées : Un projet comporte de nombreuses tâches chronophages récurrentes, telles que l'attribution de tâches, le suivi des ressources et la création de rapports sur les statuts. Vous pouvez dire « adieu » à cette répétition, car les outils de gestion de projet automatisent tout et vous font gagner du temps.
• Collaboration fluide : Vous haine lorsque vous devez parcourir d'innombrables fils de discussion pour trouver une seule note. C'est là que le logiciel PM brille le plus. Comme vous hébergez tout sur une seule plateforme, vous restez plus concentré sur le projet que sur les distractions.
• Exécution plus rapide : Dans ce monde trépidant, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre que les membres de votre équipe terminent une tâche. Grâce à la gestion des tâches et à d'autres fonctionnalités, vous pouvez rapidement voir si quelque chose ne va pas et changer de direction si nécessaire.

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Vous ne pensez toujours pas que le logiciel PM est fait pour vous ? Eh bien, cette statistique pourrait vous faire changer d'avis : 43 % des entreprises interrogées en 2022 ont fait état d'une augmentation significative de leur utilisation des outils de collaboration, ce qui se traduit par des délais de livraison de projets plus rapides.

Si vous êtes convaincu d'avoir besoin d'une telle solution dans votre vie, voyons comment vous devez choisir le bon logiciel de gestion de projet.

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Comment choisir un logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins

Nous avons expliqué ce qu'est un système de gestion de projet, comment l'utiliser et ses avantages. Passons maintenant aux détails de la sélection du bon outil pour votre entreprise.

Le choix d'un logiciel de gestion de projet commence donc par ces cinq étapes.

Étape #1 : Identifiez vos besoins

Comme l'univers, tout commence par un coup ! Dans ce cas, vous devez d'abord essayer de comprendre les besoins de votre projet et de votre équipe. Et identifiez vos objectifs.

Par exemple, vous avez besoin d'une solution de gestion de projet pour mieux organiser vos flux de travail.

Essayez de trouver des réponses aux questions suivantes :

• Pourquoi avez-vous besoin d'une plateforme de gestion de projet ?
• Quels types de projets gérez-vous habituellement ?
• Quels sont les échéanciers et les jalons critiques du projet ?
• Comment allouez-vous habituellement les ressources à vos projets ?
• Avez-vous besoin d'un outil de prévision de projet ou de suivi du temps ?

Si vous êtes bloqué, il est toujours utile de demander à un outil d'intelligence artificielle (IA) comme ChatGPT de générer de nouvelles idées.

L'important à retenir est qu'il faut absolument se fixer un objectif pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde, même s'ils perdent de vue l'importance de ce projet.

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Étape #2 : Comprenez les fonctionnalités dont vous aurez besoin

Les outils de gestion de projet comportent de nombreuses fonctionnalités, suffisamment pour vous donner mal à la tête. C'est probablement pour cela que vous avez arrêté de faire vos recherches vous-même et que vous avez essayé de trouver un guide de l'acheteur pour vous aider.

Vous êtes au bon endroit. Voici les fonctionnalités « indispensables » qui façonneront la façon dont vous évaluez les logiciels de gestion de projet :

• Intégrations : Il est essentiel que votre outil de gestion de projet s'intègre directement à vos systèmes existants, comme le fait Guru. Cette application vous permet de rester concentré sur la tâche à accomplir tout en obtenant rapidement les réponses dont vous avez besoin.
• Gestion de la chronologie du projet : Cette fonctionnalité vous permet de suivre l'évolution de votre plan, qu'il s'agisse de fixer des délais ou d'ajuster le rythme.
• Options de suivi du temps : L'une des fonctionnalités les plus importantes de tout outil de gestion de projet, alors ne vous en passez pas.
• Automatisation : Les outils de gestion de projet dotés de fonctionnalités d'automatisation ont un impact positif sur une entreprise et simplifient vos opérations.

Nous reparlerons de ces fonctionnalités plus tard, alors restez à l'affût.

Étape #3 : Recherchez différentes plateformes de gestion de projet

Ça devrait être facile, non ?

Maintenant que vous savez ce que vous recherchez, trouver la solution adaptée à vos besoins est un jeu d'enfant. Néanmoins, comme il s'agit d'une étape clé, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

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Commencez par étudier les options qui s'offrent à vous. Cela peut sembler évident, mais vous ne pouvez pas vous contenter du premier outil qui apparaît sur Google. Vous devez faire preuve de minutie dans votre enquête et sélectionner l'outil qui convient le mieux pour votre entreprise.

Le secret est de :

• Lire les avis auprès d'utilisateurs réels.
• Vérifiez les évaluations sur des sites tels que G2, TrustRadius et Capterra.
• Rechercher des recommandations de la part de collègues.
• Explorez les blogs rédigés par des experts du secteur.

Comparez ensuite les outils et déterminez lequel correspond le mieux à vos besoins.

Étape #4 : Testez le logiciel

À ce stade, vous avez réduit votre liste à deux ou trois options. Mais tu dois encore trouver LE SEUL.

C'est pourquoi cette étape existe. Cela implique de tester le logiciel que vous avez choisi pour en acquérir une expérience pratique. L'objectif est de voir dans quelle mesure chaque option répond à vos exigences.

Vous commencez par réunir une équipe de responsables et de chefs de projet, de préférence avec des rôles et des responsabilités différents. En diversifiant votre pool, vous obtiendrez de meilleurs commentaires des utilisateurs, car cela vous donnera un aperçu des forces, des faiblesses et de la facilité d'utilisation de l'outil.

Utilisez-le pendant une période prédéterminée. La plupart des solutions proposent des essais gratuits ou des forfaits qui vous permettent de les tester. Pendant ce temps, vos pairs devraient utiliser l'outil pour explorer tout ce que propose le logiciel.

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Ensuite, demandez aux membres de votre équipe de vous faire part de leurs commentaires. L'interface utilisateur était-elle facile à utiliser ? Cela a-t-il résolu vos problèmes ? Y a-t-il des limites que vous devriez connaître ? Les fonctionnalités de chat en temps réel ou de partage de fichiers ont-elles fonctionné comme prévu ?

Tout commentaire négatif ou positif peut vous aider à décider s'il s'agit du bon outil pour votre entreprise ou non.

Étape #5 : Réfléchissez à votre budget

Très bien, tu as trouvé LE SEUL, et tu le veux maintenant. Vous êtes prêt à effectuer l'achat, mais il y a un petit problème. C'est trop cher pour toi en ce moment.

Bon, revenons à la table à dessin, alors.

Il est important de définir clairement vos paramètres budgétaires. Faites-vous tout ce qui est en votre pouvoir et faites-vous un énorme investissement ? Ou tu vas y aller doucement ? En outre, vous devez tenir compte des coûts supplémentaires, tels que les frais d'abonnement ou de maintenance.

Avant de vous lancer, considérez les coûts immédiats et à long terme. Si vous êtes une petite entreprise ou si vous avez un budget plus serré, recherchez des outils gratuits ou des forfaits par utilisateur.

D'autre part, si vous êtes une grande entreprise aux exigences complexes, vous devrez peut-être obtenir une tarification personnalisée adaptée à votre organisation.

En conclusion, examinez le modèle de tarification de l'outil et déterminez s'il correspond à votre budget.

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Félicitations ! 🎉 Vous êtes prêt à passer à la dernière étape, qui est de faire votre choix final.

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Mais avant de vous présenter les meilleurs outils de gestion de projet actuellement disponibles, passons une fois de plus en revue ces fonctionnalités « indispensables ».

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Caractéristiques et fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion de projet

Comme vous le savez, chaque outil logiciel de gestion de projet actuellement disponible sur le marché possède de multiples fonctionnalités. Parfois, trop, ce qui rend difficile de décider de ce dont vous avez vraiment besoin.

Voici quelques-unes des fonctionnalités auxquelles vous devriez prêter attention :

• Planification et ordonnancement : Le meilleur logiciel de gestion de projet doit vous permettre de définir les objectifs et les jalons du projet, ainsi que de définir les tâches, les délais et les dépendances. Grâce aux alertes, aux notifications, aux horaires et aux calendriers, vous pouvez rester sur la bonne voie au fur et à mesure.
• Collaboration en équipe : Messagerie intégrée, partage de fichiers et tableaux de bord d'équipe. Tous contribuent à améliorer la communication et à faciliter la collaboration. De plus, cela permet de savoir où en est votre projet.
• Gestion des ressources et documentation : Les feuilles de calcul ne sont pas aussi efficaces pour suivre toutes vos informations. Avec un outil de gestion de projet, vous disposez de toutes les données dont vous avez besoin en un seul endroit. De plus, vous pouvez y accéder rapidement et facilement, chaque fois que vous en avez besoin.
• Intégrations : La plupart des logiciels de gestion de projet s'intègrent à vos outils existants afin de réduire le besoin de changer d'onglet. Guru, par exemple, s'intègre bien aux applications de gestion de projet populaires telles que Monday.com, Airtable, Basecamp et Teamwork. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à un outil distinct pour obtenir des réponses instantanées.
• Suivi du temps et du budget : Chaque projet, qu'il soit grand ou petit, a une trace écrite. Un outil de gestion de projet vous aide à suivre et à organiser vos documents. Il fournit un aperçu clair de vos performances, ce qui signifie que vous pouvez suivre le temps et l'argent consacrés à chaque projet.

En fin de compte, vos besoins en tant qu'entreprise influencent fortement les fonctionnalités que devrait avoir un outil de gestion de projet.

Vous êtes maintenant prêt à prendre une décision éclairée. Nous allons donc vous montrer les 10 meilleurs systèmes de gestion de projet pour 2024.

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10 des meilleures solutions logicielles de gestion de projet à envisager

Alors que le marché mondial des logiciels de gestion de projet devrait dépasser 15,08 milliards de dollars d'ici 2030, il n'est pas surprenant qu'il existe actuellement autant d'outils de gestion de projet.

Et même si cela semble être une tâche ardue, nous avons facilité vos recherches. Explorons les meilleurs outils logiciels de gestion de projet que vous devriez envisager.

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1. Asana

Asana est un outil de gestion de projet populaire qui permet de connecter les équipes et les flux de travail aux initiatives stratégiques et aux objectifs commerciaux.

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Il possède des fonctionnalités de gestion de projet qui vous aident à gérer vos projets du début à la fin. Grâce à des tableaux Kanban, des listes de tâches, des diagrammes de Gantt et des chronologies, Asana rend vos processus plus transparents et plus agiles.

De plus, il dispose d'automatisations permettant de gagner du temps, telles que les mises à jour de statut. Le hic, c'est que vous ne recevrez que des notifications concernant le travail qui compte le plus pour vous. Mais vous pouvez mesurer le temps que vous consacrez au projet grâce à des options de suivi du temps afin de pouvoir budgétiser correctement.

Guru s'intègre également à Asana : Découvrez comment ici.

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2. Wrike

Wrike propose une option logicielle de gestion de projet polyvalente, idéale pour l'ensemble de votre équipe, quel que soit le département.

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Wrike propose des types d'éléments personnalisés qui vous permettent de créer une bibliothèque personnalisable pour imiter votre processus, votre terminologie et votre méthodologie uniques. Vous pouvez également l'adapter en fonction des rôles, du secteur et du département.

De plus, cet outil vous aide à gérer et à allouer correctement vos ressources, afin de ne pas les gaspiller. Comme il stocke vos données au même endroit, chaque membre de l'équipe peut y accéder en cas de besoin.

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Le tableau de bord des projets de Wrike vous permet également de visualiser ce dont votre équipe a besoin pour réussir en rassemblant les plans, les progrès et les analyses dans une source unique.

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3. Cliquez sur UP

ClickUp est un outil de productivité convivial qui permet aux grandes ou petites équipes de planifier, d'organiser et de collaborer plus efficacement.

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Cet outil de gestion de projet vous aide à gérer de nouveaux projets grâce à la gestion des tâches, à des tableaux blancs et à des discussions. Il vous permet de naviguer rapidement vers n'importe quelle tâche ou sous-tâche et de la personnaliser afin de ne voir que ce qui vous intéresse à ce moment-là.

ClickUp permet également une excellente collaboration visuelle via un tableau blanc virtuel. Vous pouvez y réfléchir, ajouter des notes et consulter toutes les idées de votre équipe en un seul endroit, même si vous travaillez à distance.

Avec la fonction de chat, vous regroupez la communication sous un même toit. Utilisez-le pour partager des mises à jour ou relier des ressources.

4. Lundi

Monday.com est une plateforme de gestion de projet hautement personnalisable connue pour son évolutivité, sa flexibilité et son adaptabilité.

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Cette solution nécessite peu ou pas de courbe d'apprentissage car vous pouvez glisser-déposer n'importe quel élément de votre choix pour créer votre flux de travail. L'espace de travail est intuitif et flexible, ce qui signifie qu'il s'adapte à la croissance de votre entreprise.

Si vous ne savez pas par où commencer, Monday propose des modèles prêts à l'emploi que vous pouvez utiliser pour commencer. Cela facilite la définition des objectifs et des tâches, l'organisation de votre façon de travailler et la gestion de vos livrables.

Et devinez quoi ? Monday s'intègre à Guru!

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5. Trello

Dites « bonjour » à Trello, un outil de collaboration visuelle qui vous aide à gérer les projets de votre équipe et à tout organiser.

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Trello est un outil adapté aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car vous pouvez le personnaliser en fonction de votre style de travail. En outre, il est intégré à de nombreux outils, notamment Slack, Jira, Google Drive, etc.

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Trello ne nécessite aucune intégration, car il est facile à comprendre et ses fonctionnalités sont intuitives. De plus, l'ensemble du processus est transparent. Trello facilite le partage de vos fichiers avec vos pairs, où qu'ils se trouvent.

6. Toggle Plan

Toggl Plan offre aux agences marketing et aux équipes de toutes tailles un moyen simple de jongler avec plusieurs projets en même temps.

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Cet outil facilite l'allocation des ressources et la gestion du stockage des fichiers. En ayant une idée plus précise de la charge de travail de votre équipe, vous pouvez éviter l'épuisement professionnel et prévoir les éventuels blocages.

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Toggl Plan propose également des vues personnalisées pour tous vos coéquipiers. Cela signifie que chacun bénéficie de la vue qu'il souhaite et dont il a besoin, par exemple des projets codés par couleur ou une vue d'ensemble.

De plus, cet outil garantit l'exactitude de la facturation et de la paie afin de rendre les opérations de votre entreprise plus efficaces et plus fiables.

7. Camp de base

Basecamp comprend qu'il est difficile de jongler avec plusieurs projets, délais et clients en même temps. C'est pourquoi elle a créé une plateforme de gestion de projet, idéale pour les petites équipes, qui fait le travail.

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Il propose un tableau de bord d'une page où vous pouvez consulter tous vos projets, tâches, missions et délais. Vous pouvez le personnaliser pour vous sentir comme chez vous avec le logo et les couleurs de votre entreprise ; de plus, chacun peut configurer sa page d'accueil comme il le souhaite.

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La fonction Mission Control de Basecamp vous permet de voir quels projets sont sur la bonne voie et lesquels nécessitent plus d'attention.

Qui plus est, Basecamp s'intègre à Guru, alors n'oubliez pas d'y jeter un œil.

8. Jira

Jira d'Atlassian est un outil de suivi des problèmes et des projets utilisé pour gérer de nouveaux projets et les mener à bien.

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Jira propose des flux de travail automatisés qui vous permettent de gérer chaque mise à jour avec des notifications de progression des tâches, des commentaires, etc. Cela vous permet de connecter de manière fluide les équipes qui développent le produit avec celles qui le lancent.

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De plus, vous pouvez ajouter toutes les informations dont vous avez besoin (documents, maquettes, personnes) afin de ne jamais perdre aucune information critique. Si vous êtes à court d'idées, vous pouvez utiliser l'IA de Jira pour extraire des informations précieuses à partir de vos données, ce qui accélérera la prise de décision.

9. Travail d'équipe

Le travail d'équipe est une question de travail d'équipe, bien sûr. Cet outil de gestion de projet est capable de gérer tous les aspects de votre projet du début à la fin.

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Cette solution simplifie le suivi du temps, vous permettant de comprendre comment vous et vos collègues passez votre temps. Il estime avec précision la durée d'un projet et en assure le suivi afin que vous puissiez respecter le calendrier et facturer les clients rapidement.

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En ce qui concerne la gestion des ressources, Teamwork vous aide à gérer le travail de votre équipe en temps réel. Puisque vous obtenez une image complète de la capacité de votre équipe, vous pouvez éviter les blocages en réaffectant facilement les tâches.

Teamwork s'intègre à Guru ; jetez un coup d'œil.

10. Airtable

Airtable est une plateforme de collaboration utilisée pour créer des applications et permettre aux équipes de mieux gérer leurs flux de travail les plus critiques.

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Airtable permet à vos équipes de rester connectées via des interfaces personnalisées sans code. Il comporte des blocs de construction qui vous permettent de glisser-déposer des composants et de créer des interfaces en quelques minutes. Ainsi, chacun peut travailler comme il le souhaite.

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De plus, vous disposez d'autorisations qui vous permettent de décider qui peut accéder à quoi.

Airtable automatise la plupart de vos processus et vous évite de vous encombrer. Avec une seule notification ou un flux de travail à séquences multiples, vous pouvez garder votre équipe sur la bonne voie à tout moment.

Guru est l'une des intégrations les plus populaires d'Airtable. Découvrez comment cela fonctionne.

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À vous

C'est ça ! Vous savez tout ce qu'il faut savoir sur le choix d'un logiciel de gestion de projet. Si nous avons réussi à faciliter votre processus de sélection, notre travail est terminé.

Mais souhaitez-vous rendre la gestion des projets encore plus facile ?

Utilisez votre tout nouvel outil de gestion de projet avec Guru, une solution 3 en 1 qui vous donne toutes les réponses instantanément, où que vous travailliez. Grâce à la recherche intelligente basée sur l'IA, vous obtiendrez des données précises et fiables directement dans les outils de votre équipe.

Mais Guru fait bien plus que cela : il suffit de s'inscrire en tant que nouvel utilisateur et faites-en l'expérience vous-même.