Ever wondered how to choose project management software that suits your company’s needs? Wonder no longer! The ultimate buyer’s guide for PM tools is here. 

‍

There isn’t a time when you don’t need project management software. It’s one of the best ways to plan, monitor, and launch successful projects within your business. 

But only 23% of companies use project management tools — and a small percentage of those have yet to benefit from them.

That’s because most of them don’t use the right solution. But if you’re here, you’re ready to make the right decision and understand what to look for when evaluating PM tools. 

It all starts with discovering the steps you need to take…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

In a nutshell, it’s a solution that helps you plan, organize, and track projects. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Here, people can clearly define responsibilities and tasks, keep track of the project’s progress, and allocate resources. 

But who is it for? The short answer: anyone. 

When working on a business project, you need to know what the tasks are, who’s responsible for what, etc. Без платформы управления проектами вы не получите ценных сведений о том, как работает ваша команда. 

That’s why businesses and teams of all sizes in any industry use this tool to streamline their workflow, ranging from busy marketing agencies to entirely remote companies. 

But what’s the true purpose of a project management tool?  

‍

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Повышение видимости проекта: Представьте, что все ваши отделы работают над разными проектами одновременно. But you do it all manually. В какой-то момент вы, вероятно, потеряете счет тому, что происходит где. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. Они чрезвычайно полезны для отслеживания вашего прогресса, выявления потенциальных препятствий и контроля ситуации. 
• Отслеживание времени и персонала: С помощью инструмента управления проектами вы сможете четко увидеть, сколько времени кто тратит на задачу или кто доступен. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Теперь давайте углубимся в преимущества инструмента управления проектами. 

‍

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Программное обеспечение для управления проектами имеет так много преимуществ, что нам потребуются возраста чтобы сосчитать их все. Поэтому мы остановились только на основных преимуществах инструмента управления проектами. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Лучшее планирование проекта: Мы знаем, что вы устали использовать таблицы для планирования ваших проектов. We are, too! Инструмент управления проектами помогает вам создать бесперебойный рабочий процесс, который соответствует способностям вашей команды и дает вам глубокую видимость. 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. Вы можете сказать 'до свидания' этой рутине, поскольку инструменты управления проектами автоматизируют все и экономят ваше время. 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. Вот где программное обеспечение для управления проектами сияет ярче всего. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Быстрое завершение: В этом быстром мире вы не можете позволить себе ждать, пока медленный член вашей команды закончит задание. С помощью управления задачами и других функций вы можете быстро увидеть, если что-то идет не так, чтобы при необходимости изменить направление. 

‍

Все еще думаете, что программное обеспечение для управления проектами не для вас? Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

Если вы уверены, что вам нужно такое решение в вашей жизни, давайте посмотрим, как выбрать правильное программное обеспечение для управления проектами. 

‍

‍

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

Мы рассмотрели, что такое система управления проектами, как ее использовать и ее преимущества. Теперь давайте перейдем к деталям выбора правильного инструмента для вашего бизнеса. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! В этом случае вам следует сначала попытаться понять потребности вашего проекта и вашей команды. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Если вы застряли, всегда полезно обратиться к инструменту искусственного интеллекта (ИИ), такому как ChatGPT, для генерации новых идей. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

‍

Step #2: Understand what features you will need

Инструменты управления проектами имеют множество функций – достаточно, чтобы вызвать у вас головную боль. Наверное, именно поэтому вы перестали искать самостоятельно и попытались найти руководство для покупателя, чтобы помочь вам.

Вы пришли в нужное место. Вот 'обязательные' функции, которые помогут вам оценить программное обеспечение для управления проектами: 

• Интеграции: Важно, чтобы ваш инструмент управления проектами непосредственно интегрировался с вашими существующими системами, как это делает Guru. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• Опции отслеживания времени: Одна из самых важных функций любого инструмента управления проектами, поэтому не обходитесь без нее. 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Теперь, когда вы знаете, что ищете, найти правильное решение, соответствующее вашим требованиям, будет проще простого. Тем не менее, поскольку это такой важный шаг, вот несколько советов, чтобы помочь вам начать. 

‍

First, research your options. Это может показаться очевидным, но вы не можете просто остановиться на первом инструменте, который попался вам на глаза в Google. You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

На этом этапе вы сузили свой список до двух или трех вариантов. But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Диверсифицируя свой выбор, вы получите лучшие отзывы пользователей, что даст вам представление о сильных и слабых сторонах инструмента и его удобстве использования. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. В это время ваши коллеги должны использовать инструмент для изучения всего, что предлагает программное обеспечение.

‍

После этого спросите членов вашей команды об их отзывах. Интерфейс пользователя был легок в использовании? Решило ли это ваши проблемы? Есть ли какие-либо ограничения, о которых вам следует знать? Работали ли функции чата в реальном времени или обмена файлами как задумано? 

Любой отрицательный или положительный комментарий может помочь вам решить, является ли это правильным инструментом для вашего бизнеса или нет. 

Шаг #5: Учитывайте ваш бюджет

Хорошо, вы нашли ТО МУНДИИТЕ, и вы хотите это сейчас. Вы готовы сделать покупку, но есть одна небольшая проблема. Это слишком дорого для вас прямо сейчас. 

Что ж, тогда возвращаемся к чертежной доске. 

Важно четко определить параметры вашего бюджета. Вы хотите сделать крупное вложение? Или вы собираетесь двигаться медленно? Кроме того, вам нужно подумать об дополнительных расходах, таких как подписка или плата за обслуживание. 

Прежде чем погружаться, учитывайте как текущие, так и долгосрочные расходы. Если вы малый бизнес или у вас ограниченный бюджет, ищите бесплатные инструменты или тарифы по пользователю.

С другой стороны, если вы крупная компания с комплексными требованиями, возможно, вам нужно получить индивидуальную цену, адаптированную к вашей организации. 

В заключение, изучите модель ценообразования инструмента и подходит ли она вашему бюджету. 

***

Поздравляем! 🎉 Вы готовы сделать последний шаг, а именно принять окончательное решение. 

‍

Но прежде чем мы продолжим и покажем вам лучшие инструменты управления проектами, давайте еще раз рассмотрим эти необходимые функции. 

‍

Функции и функциональности, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления проектами

Как вы знаете, каждое программное обеспечение для управления проектами, доступное на рынке, имеет множество функций. Иногда слишком много, что затрудняет определение того, что вам действительно нужно. 

Вот некоторые возможности, на которые вы должны обратить внимание: 

• Планирование и составление расписания: Лучшее программное обеспечение для управления проектами должно позволять вам устанавливать цели и контрольные точки проектирования, а также определять задачи, сроки и зависимости. С помощью уведомлений, оповещений, расписаний и календарей вы можете оставаться на правильном пути по мере продвижения. 
• Командное сотрудничество: Сообщения в приложении, обмен файлами и панели управления команды. Все это способствует улучшению коммуникации и облегчает сотрудничество. Кроме того, это дает ясность относительно текущего состояния вашего проекта. 
• Управление ресурсами и документацией: Электронные таблицы не так эффективны для отслеживания всей вашей информации. С помощью инструмента управления проектами у вас есть все необходимые данные в одном месте. Кроме того, вы можете быстро и легко получить к ним доступ, когда бы вам это ни понадобилось. 
• Интеграции: Большинство программ для управления проектами интегрируются с вашими существующими инструментами, чтобы снизить необходимость переключения между вкладками. Guru, например, хорошо интегрируется с популярными приложениями для управления проектами, такими как Monday.com, Airtable, Basecamp и Teamwork. Вам не нужно входить в отдельный инструмент, чтобы получить мгновенные ответы. 
• Отслеживание времени и бюджета: Каждый проект, независимо от его размера, имеет бумажную работу. Инструмент управления проектами помогает вам отслеживать и организовывать ваши документы. Он предоставляет четкий обзор вашей производительности, что означает, что вы можете отслеживать время и деньги, потраченные на каждый проект. 

В конце концов, ваши потребности как компании сильно влияют на функции, которые должен иметь инструмент управления проектами. 

Теперь вы готовы принимать обоснованные решения. Итак, давайте покажем вам 10 лучших систем управления проектами на 2024 год. 

‍

10 лучших решений программного обеспечения для управления проектами, которые стоит рассмотреть

Согласно прогнозам, глобальный рынок программного обеспечения для управления проектами превысит 15,08 миллиарда долларов США к 2030 году, и не удивительно, что в настоящее время доступно так много инструментов PM. 

Хотя это кажется пугающей задачей, мы упростили ваше исследование. Давайте изучим лучшие инструменты программного обеспечения для управления проектами, которые вы должны рассмотреть. 

‍

1. Asana

Asana — это популярный инструмент управления проектами, которому доверяют для соединения команд и рабочих процессов с стратегическими инициативами и бизнес-целями. 

Источник: G2

‍

У него есть функции управления проектами, которые помогают вам управлять вашими проектами от начала до конца. С помощью канбан-досок, списков задач, диаграмм Ганта и временных шкал Asana делает ваши процессы более прозрачными и гибкими.

Кроме того, у него есть функции автоматизации, экономящие время, такие как обновления статусов. Сложность заключается в том, что вы будете получать уведомления только о работе, которая для вас наиболее важна. Но вы можете измерить, сколько времени вы тратите на проект с помощью вариантов отслеживания времени, чтобы корректно составить бюджет. 

Guru также интегрируется с Asana — см. как здесь. 

‍

2. Wrike

Wrike предлагает универсальный вариант программного обеспечения для управления проектами, подходящий для всей вашей команды, независимо от отдела. 

Источник: Capterra

‍

Wrike имеет настраиваемые типы элементов, которые позволяют вам создавать настраиваемую библиотеку, чтобы имитировать ваш уникальный процесс, терминологию и методологию. Вы также можете настроить его в зависимости от ролей, отрасли и отдела. 

Кроме того, этот инструмент помогает вам управлять и правильно выделять ваши ресурсы, чтобы вы не тратили их впустую. Поскольку он хранит ваши данные в одном месте, каждый член команды может получить к ним доступ, когда это необходимо. 

‍

Панель проектов Wrike также помогает визуализировать, что нужно вашей команде для успеха, собирая планы, прогресс и аналитику в единый источник.

‍

3. ClickUp

ClickUp — это удобный инструмент, который позволяет как большим, так и малым командам планировать, организовывать и сотрудничать более эффективно. 

Источник: G2

‍

Этот инструмент управления проектами помогает вам управлять новыми проектами через управление задачами, доски и чаты. Она позволяет вам быстро перейти к любой задаче или подпункту и настроить его так, чтобы вы видели только то, что вас интересует в данный момент. 

ClickUp также обеспечивает отличное визуальное сотрудничество через виртуальную доску. Здесь вы можете генерировать идеи, добавлять заметки и видеть все идеи вашей команды в одном месте, даже если вы работаете удаленно. 

С помощью функции чата вы объединяете коммуникацию под одной крышей. Используйте его, чтобы делиться обновлениями или ссылаться на ресурсы. 

4. Monday

Monday.com — это highly customizable platform для управления проектами, известная своей масштабируемостью, гибкостью и адаптируемостью. 

Источник: G2

‍

Это решение имеет невысокий порог вхождения, потому что вы можете перетаскивать любые элементы, которые вам нравятся, чтобы создать свой рабочий процесс. Рабочая область интуитивно понятна и гибка, что означает, что она масштабируется по мере роста вашей компании. 

Если вы не знаете, с чего начать, у Monday есть готовые шаблоны, которые вы можете использовать, чтобы начать. Это упрощает установку целей и задач, организацию вашего рабочего процесса и управление вашими результатами. 

И, угадайте что? Monday интегрируется с Guru!

‍

5. Trello

Скажите ‘Привет’ Trello, визуальному инструменту совместной работы, который помогает вам управлять проектами вашей команды и держать все организованным. 

Источник: G2

‍

Trello — это подходящий инструмент для компаний любого размера и всех отраслей, так как вы можете настроить его под свой стиль работы. Кроме того, у него есть интеграции с многими инструментами, включая Slack, Jira, Google Drive и другие. 

‍

Trello не требует никакого обучения, так как его легко понять, а его функции интуитивно понятны. Кроме того, весь процесс прозрачен. Trello упрощает обмен файлами с коллегами, независимо от того, где они находятся. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan предлагает простой способ для маркетинговых агентств и команд любого размера совмещать несколько проектов одновременно. 

Источник: G2

‍

Этот инструмент упрощает распределение ресурсов и управление файловым хранилищем. С более ясным представлением о нагрузке вашей команды вы можете избежать выгорания и планировать любые узкие места. 

‍

Toggl Plan также предлагает персонализированные представления для всех ваших коллег. Это означает, что все получают тот вид, который они хотят и нуждаются, например, цветовые проекты или общий обзор. 

Более того, этот инструмент обеспечивает точность как в выставлении счетов, так и в расчетах заработной платы, чтобы сделать ваши бизнес-операции более эффективными и надежными. 

7. Basecamp

Basecamp понимает, что трудно совмещать множество проектов, крайних сроков и клиентов одновременно. Вот почему он создал платформу управления проектами, идеально подходящую для небольших команд, которая выполняет свою работу. 

Источник: G2

‍

Он предлагает одностраничную панель управления, где вы можете видеть все ваши проекты, задачи, назначения и сроки. Вы можете настроить его так, чтобы он ощущался как дом с логотипом и цветами вашей компании; кроме того, каждый может настроить свою домашнюю страницу так, как хочет. 

‍

Функция Mission Control Basecamp позволяет вам видеть, какие проекты в порядке, а какие требуют больше внимания. 

Более того, Basecamp интегрируется с Guru, поэтому не забудьте заглянуть. 

8. Jira

Jira от Atlassian — это инструмент для отслеживания проблем и проектов, который используется для управления новыми проектами и их реализацией. 

Источник: Capterra

‍

Jira имеет автоматизированные рабочие процессы, которые позволяют вам управлять каждым обновлением с уведомлениями о прогрессе задач, комментариями и многим другим. Это позволяет вам без труда соединять команды, которые создают продукт, с теми, кто его запускает. 

‍

Кроме того, вы можете добавить любое необходимое знание (документы, макеты, людей), чтобы никогда не потерять критически важную информацию. Если у вас закончатся идеи, вы можете использовать ИИ Jira, чтобы извлечь ценную информацию из ваших данных, что приведет к более быстрому принятию решений. 

9. Командная работа

Командная работа заключена, конечно, в командной работе. Этот инструмент управления проектами способен управлять каждым аспектом вашего проекта от начала до конца. 

Источник: G2

‍

Это решение упрощает отслеживание времени, позволяя вам понять, как вы и ваши коллеги тратите свое время. Оно точно оценивает, сколько времени займет проект, и отслеживает его, чтобы вы могли оставаться в срок и своевременно выставлять счета клиентам.  

‍

Что касается управления ресурсами, Teamwork помогает вам управлять работой вашей команды в реальном времени. Поскольку у вас есть полная картина возможностей вашей команды, вы можете избежать узких мест, легко перераспределяя задачи. 

Teamwork интегрируется с Guru; посмотрите.

10. Airtable

Airtable — это платформа для совместной работы, используемая для создания приложений и повышения эффективности работы команд в управлении самыми критическими процессами.  

Источник: G2

‍

Airtable связывает ваши команды через настраиваемые интерфейсы без необходимости программирования. У него есть составные блоки, которые позволяют перетаскивать компоненты и создавать интерфейсы за считанные минуты. Таким образом, каждый человек может работать так, как ему удобно. 

‍

Плюс, у вас есть разрешения, которые позволяют вам определять, кто может получать доступ к чему. 

Airtable автоматизирует большинство ваших процессов и избавляет вас от хаоса. С помощью одного уведомления или многоуровневого рабочего процесса вы можете всегда держать свою команду на правильном пути. 

Одной из популярных интеграций Airtable является интеграция с Guru. Посмотрите, как это работает.

‍

Теперь ваша очередь

Вот и все! Теперь вы знаете все, что нужно знать о том, как выбрать программное обеспечение для управления проектами. Если мы успешно упростили ваш процесс выбора, наша работа здесь выполнена.  

Но хотите ли вы сделать управление проектами еще проще? 

Используйте ваш новый инструмент для управления проектами вместе с Guru, 3-в-1 решением, которое предоставляет все ответы мгновенно, независимо от того, где вы работаете. С помощью умного поиска ИИ вы получите точные и надежные данные прямо в инструментах вашей команды.  

Но Guru делает гораздо больше, чем это — вам просто нужно зарегистрироваться как новый пользователь и испытать это на себе.