¿Alguna vez te has preguntado cómo elegir un software de gestión de proyectos que se adapte a las necesidades de tu empresa? ¡No te preguntes más! La guía definitiva del comprador para herramientas de gestión de proyectos está aquí. 

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No hay un momento en que no necesites software de gestión de proyectos. Es una de las mejores maneras de planificar, monitorear y lanzar proyectos exitosos dentro de tu negocio. 

Pero solo el 23% de las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos — y un pequeño porcentaje de esas aún no se han beneficiado de ellas.

Eso es porque la mayoría de ellos no utilizan la solución correcta. Pero si estás aquí, estás listo para tomar la decisión correcta y entender qué buscar al evaluar herramientas de gestión de proyectos. 

Todo comienza con descubrir los pasos que necesitas seguir.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos se refiere a las herramientas que las empresas utilizan para gestionar sus proyectos de manera eficiente. 

En resumen, es una solución que te ayuda a planificar, organizar y rastrear proyectos. Mientras fomenta una colaboración fluida entre equipos y partes interesadas. 

Piénsalo como un espacio virtual al que los miembros de tu equipo pueden acceder cuando trabajan en una tarea en curso. Aquí, las personas pueden definir claramente responsabilidades y tareas, hacer un seguimiento del progreso del proyecto y asignar recursos. 

¿Pero para quién es? La respuesta corta: cualquiera. 

Cuando trabajas en un proyecto empresarial, necesitas saber cuáles son las tareas, quién es responsable de qué, etc. Sin una plataforma de gestión de proyectos, no obtendrás información valiosa sobre cómo está desempeñando tu equipo. 

Por eso las empresas y equipos de todos los tamaños en cualquier industria utilizan esta herramienta para optimizar su flujo de trabajo, desde agencias de marketing ocupadas hasta empresas completamente remotas. 

¿Pero cuál es el verdadero propósito de una herramienta de gestión de proyectos?  

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¿Cómo se utilizan las herramientas de gestión de proyectos?

El objetivo principal de una herramienta de gestión de proyectos es organizar la forma en que trabajas y asegurarte de que tu equipo se mantenga en buen camino.

Pero también tiene múltiples casos de uso, incluidos: 

• Proporcionar mayor visibilidad del proyecto: Digamos que todos tus departamentos trabajan en diferentes proyectos al mismo tiempo. Pero lo haces todo manualmente. En algún momento, probablemente pierdas el seguimiento de lo que está sucediendo donde. Con una solución de gestión de proyectos, evitas la confusión.  
• Gestionar mejor los recursos: Los recursos se refieren a las personas y el equipo que necesitas para completar el proyecto a tiempo. Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a asignarlos de manera efectiva para que puedas completar tus tareas dentro del presupuesto. 
• Generar informes precisos: Puedes ver datos en tiempo real a través de informes generados automáticamente o tableros visuales. Son extremadamente útiles para hacer un seguimiento de tu progreso, ver posibles bloqueos y mantenerse al tanto de las cosas. 
• Rastrear tiempo y personal: A través de una herramienta de gestión de proyectos, verás claramente cuánto tiempo pasa alguien en una tarea o quién está disponible. Te ayuda a facturar con precisión a tus clientes ya que puedes registrar fácilmente las horas empleadas en cada tarea. 

Ahora, profundicemos en los beneficios de una herramienta de gestión de proyectos. 

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¿Cuáles son los beneficios de usar software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos tiene tantos beneficios que nos llevaría edades contarlos todos. Por eso hemos decidido presentar solo las principales ventajas de una herramienta de gestión de proyectos. 

Así, el software de gestión de proyectos correcto ofrece los siguientes beneficios: 

• Mejor planificación de proyectos: Sabemos que estás cansado de usar hojas de cálculo para planificar tus proyectos. ¡Nosotros también! Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a construir un flujo de trabajo fluido que se alinea con las habilidades de tu equipo y te brinda visibilidad detallada. 
• Tareas de proyectos automatizadas: Un proyecto tiene muchas tareas recurrentes que consumen tiempo, como asignar tareas, rastrear recursos y reportar estados. Puedes decir 'adiós' a esta repetición ya que las herramientas de gestión de proyectos automatizan todo y te ahorran más tiempo. 
• Colaboración sin interrupciones: Tú odiamos cuando tienes que pasar por incontables hilos de correo electrónico solo para encontrar una sola nota. Aquí es donde el software de gestión de proyectos brilla con más fuerza. Dado que albergas todo en una sola plataforma, mantienes más el enfoque en el proyecto que en las distracciones. 
• Finalización más rápida: En este mundo de ritmo acelerado, no puedes permitirte esperar a que el más lento de tu equipo termine una tarea. A través de la gestión de tareas y otras funciones, puedes ver rápidamente si algo está yendo mal para que puedas cambiar de dirección si es necesario. 

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¿Aún no crees que el software de gestión de proyectos es para ti? Bueno, esta estadística podría cambiar tu opinión: El 43% de las empresas encuestadas en 2022 informaron de un aumento significativo en su uso de herramientas de colaboración, lo que significa tiempos de entrega de proyectos más rápidos. 

Si estás convencido de que necesitas una solución así en tu vida, veamos cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado. 

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Cómo Elegir un Software de Gestión de Proyectos que se Adecue a Tus Necesidades

Hemos cubierto qué es un sistema de gestión de proyectos, cómo utilizarlo y sus beneficios. Ahora, profundicemos en los detalles de cómo elegir la herramienta adecuada para tu negocio. 

Así que, elegir el software de gestión de proyectos comienza con estos cinco pasos. 

Paso #1: Identifica tus necesidades

Como el Universo, todo comienza con un BANG! En este caso, deberías intentar primero entender tu proyecto y las necesidades de tu equipo. Y identificar tus objetivos. 

Por ejemplo, necesitas una solución de gestión de proyectos porque deseas organizar mejor tus flujos de trabajo. 

Intenta encontrar respuestas a las siguientes preguntas: 

• ¿Por qué necesitas una plataforma de gestión de proyectos?
• ¿Qué tipos de proyectos sueles gestionar?
• ¿Cuáles son los plazos y hitos críticos del proyecto?
• ¿Cómo sueles asignar recursos para tus proyectos? 
• ¿Necesitas una herramienta para pronósticos de proyectos o seguimiento de tiempo?

Si estás atascado, siempre es útil pedir ayuda a una herramienta de inteligencia artificial (IA) como ChatGPT para generar nuevas ideas. 

La conclusión importante es que definitivamente necesitas un objetivo para que todos estén en la misma página, incluso cuando pierdan de vista por qué importa este proyecto. 

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Paso #2: Entiende qué funciones necesitarás

Las herramientas de gestión de proyectos tienen muchas funciones — suficientes para darte un dolor de cabeza. Esa es probablemente la razón por la que dejaste de buscar por tu cuenta y trataste de encontrar una guía de compras para ayudarte.

Has llegado al lugar correcto. Aquí están las funciones ‘imprescindibles’ que darán forma a la forma en que evalúas el software de gestión de proyectos: 

• Integraciones: Es esencial que tu herramienta de gestión de proyectos se integre directamente en tus sistemas existentes, tal como lo hace Guru. Esta aplicación te mantiene enfocado en la tarea en cuestión mientras obtienes rápidamente las respuestas que necesitas. 
• Gestión de cronograma de proyectos: Esta función te ayuda a hacer un seguimiento de cómo va tu plan, desde establecer plazos hasta ajustar el ritmo. 
• Opciones de seguimiento de tiempo: Una de las características más importantes de cualquier herramienta de gestión de proyectos, así que no te quedes sin ella. 
• Automatización: Las herramientas de gestión de proyectos con funciones de automatización tienen un impacto positivo en un negocio y simplifican tus operaciones. 

Podemos hablar más sobre estas funciones más adelante, así que mantente atento. 

Paso #3: Investigar diferentes plataformas de gestión de proyectos

Esto debería ser fácil, ¿no? 

Ahora que sabes lo que buscas, encontrar la solución adecuada que se alinea con tus requisitos es pan comido. Sin embargo, dado que es un paso clave, aquí hay algunos consejos para comenzar. 

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Primero, investiga tus opciones. Puede parecer obvio, pero no puedes simplemente conformarte con la primera herramienta que aparece en Google. Necesitas ser exhaustivo en tu investigación y seleccionar la herramienta que mejor funcione para tu negocio. 

El secreto es: 

• Leer reseñas de usuarios reales.
• Ver calificaciones en sitios como G2, TrustRadius y Capterra.
• Buscar recomendaciones de colegas.
• Explorar blogs escritos por expertos de la industria.

Luego, compara herramientas y ve cuál se ajusta mejor a tus necesidades. 

Paso #4: Prueba el software

En este punto, has reducido tu lista a dos o tres opciones. Pero aún necesitas encontrar LA UNA. 

Por eso existe este paso. Implica probar el software elegido para obtener experiencia práctica con él. El objetivo es ver qué tan bien cada opción satisface tus requisitos. 

Comienza reuniendo un equipo de líderes y gerentes de proyectos, preferiblemente con diferentes roles y responsabilidades. Al diversificar tu grupo, obtendrás mejores comentarios de los usuarios, ya que te dará información sobre las fortalezas, debilidades y facilidad de uso de la herramienta. 

Úsalo por un período de tiempo determinado. La mayoría de las soluciones tienen pruebas gratuitas o planes que te permiten probarlas. Durante este tiempo, tus compañeros deberían usar la herramienta para explorar todo lo que ofrece el software.

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Después, pregunta a los miembros de tu equipo sobre su opinión. ¿Fue fácil de usar la interfaz de usuario? ¿Resolvió tus problemas? ¿Hay alguna limitación de la que debas estar al tanto? ¿Funcionaron como se esperaba las funciones de chat en tiempo real o de compartir archivos? 

Cualquier comentario negativo o positivo puede ayudarte a decidir si es la herramienta adecuada para tu negocio o no. 

Paso #5: Considera tu presupuesto

Bien, has encontrado LA UNA, y lo quieres ahora. Estás listo para realizar la compra, pero hay un pequeño problema. Es demasiado caro para ti en este momento. 

Bueno, entonces, de vuelta a la pizarra. 

Es importante definir claramente los parámetros de tu presupuesto. ¿Te lanzas con todo y haces una gran inversión? ¿O lo haces despacio? Además, debes pensar en los costos adicionales, como tarifas de suscripción o mantenimiento. 

Antes de sumergirte, considera tanto los costos inmediatos como los a largo plazo. Si eres una pequeña empresa o tienes un presupuesto más ajustado, busca herramientas gratuitas o planes por usuario.

Por otro lado, si eres una gran empresa con requisitos complejos, es posible que necesites obtener precios personalizados adaptados a tu organización. 

En conclusión, examina el modelo de precios de la herramienta y si se ajusta a tu presupuesto. 

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¡Felicidades! 🎉 Estás listo para dar el último paso, que es hacer tu elección final. 

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Pero antes de seguir adelante y mostrarte las mejores herramientas de gestión de proyectos actualmente disponibles, revisemos una vez más esas funciones imprescindibles. 

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Características y funcionalidades a tener en cuenta en el software de gestión de proyectos

Como sabes, cada herramienta de software de gestión de proyectos disponible actualmente en el mercado tiene múltiples características. A veces, demasiadas, lo que dificulta decidir lo que realmente necesitas. 

Aquí hay algunas de las capacidades a las que debes prestar atención: 

• Planificación y programación: El mejor software de gestión de proyectos debe permitirte establecer metas y hitos de proyecto, así como definir tareas, plazos y dependencias. A través de alertas, notificaciones, horarios y calendarios, puedes mantenerte en el camino mientras avanzas. 
• Colaboración en equipo: Mensajería en la aplicación, intercambio de archivos y tableros de equipo. Todos contribuyen a mejorar la comunicación y facilitan la colaboración. Además, proporciona claridad sobre el estado de tu proyecto. 
• Gestión de recursos y documentación: Las hojas de cálculo no son tan eficientes para hacer un seguimiento de toda tu información. Con una herramienta de gestión de proyectos, tienes todos los datos que necesitas en un solo lugar. Además, puedes acceder a ellos rápida y fácilmente, siempre que los necesites. 
• Integraciones: La mayoría del software de gestión de proyectos se integra con tus herramientas existentes para reducir la necesidad de cambiar de pestañas. Guru, por ejemplo, se integra bien con aplicaciones de gestión de proyectos populares como Monday.com, Airtable, Basecamp y Teamwork. No necesitas iniciar sesión en una herramienta separada para obtener respuestas instantáneas. 
• Seguimiento de tiempo y presupuesto: Cada proyecto, sin importar cuán grande o pequeño, tiene un rastro de papel. Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a realizar un seguimiento y organizar tus documentos. Proporciona una visión clara de tu rendimiento, lo que significa que puedes seguir el tiempo y el dinero gastados en cada proyecto. 

Al final del día, tus necesidades como empresa influyen en gran medida en las características que debe tener una herramienta de gestión de proyectos. 

Para este momento, estás listo para tomar una decisión informada. Entonces, déjanos mostrarte los 10 mejores sistemas de gestión de proyectos para 2024. 

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10 de las mejores soluciones de software de gestión de proyectos a considerar

Con el mercado mundial de software de gestión de proyectos proyectado para superar $15.08 mil millones para 2030, no debería sorprender que haya tantas herramientas de gestión de proyectos actualmente disponibles. 

Y aunque parece una tarea abrumadora, hemos facilitado tu investigación. Vamos a explorar las mejores herramientas de software de gestión de proyectos que debes considerar. 

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1. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos popular en la que se confía para conectar equipos y flujos de trabajo con iniciativas estratégicas y objetivos comerciales. 

Fuente: G2

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Tiene capacidades de gestión de proyectos que te ayudan a manejar tus proyectos de principio a fin. A través de tableros kanban, listas de tareas, gráficos de Gantt y cronogramas, Asana hace que tus procesos sean más transparentes y ágiles.

Además, tiene automatizaciones que ahorran tiempo como las actualizaciones de estado. El inconveniente es que solo recibirás notificaciones sobre el trabajo que más te importa. Pero puedes medir cuánto tiempo pasas en el proyecto a través de opciones de seguimiento de tiempo para que puedas presupuestar correctamente. 

Guru también se integra con Asana — ver cómo aquí. 

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2. Wrike

Wrike ofrece una opción de software de gestión de proyectos versátil ideal para todo tu equipo, independientemente del departamento. 

Fuente: Capterra

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Wrike tiene tipos de elementos personalizados que te permiten construir una biblioteca personalizable para imitar tu proceso, terminología y metodología únicos. También puedes adaptarlo según roles, industria y departamento. 

Además, esta herramienta te ayuda a gestionar y asignar correctamente tus recursos, para que no los desperdicies. Dado que almacena tus datos en un solo lugar, cada miembro del equipo puede acceder a ellos cuando sea necesario. 

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El panel de proyectos de Wrike también te ayuda a visualizar lo que tu equipo necesita para tener éxito al reunir planes, avances y análisis en una única fuente.

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3. ClickUp

ClickUp es una herramienta de productividad fácil de usar donde equipos grandes o pequeños pueden planificar, organizar y colaborar de manera más eficiente. 

Fuente: G2

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Esta herramienta de gestión de proyectos te ayuda a gestionar nuevos proyectos mediante la gestión de tareas, pizarras y chats. Te permite navegar rápidamente a cualquier tarea o subtarea — y personalizarla para que solo veas lo que te interesa en ese momento. 

ClickUp también permite una excelente colaboración visual a través de una pizarra virtual. Aquí puedes intercambiar ideas, agregar notas y ver todas las ideas de tu equipo en un solo lugar, incluso si trabajas de forma remota. 

Con la función de chat, unes la comunicación bajo un mismo techo. Úsalo para compartir actualizaciones o enlazar recursos. 

4. Monday

Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos altamente personalizable conocida por su escalabilidad, flexibilidad y adaptabilidad. 

Fuente: G2

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Esta solución tiene poca o ninguna curva de aprendizaje porque puedes arrastrar y soltar cualquier elemento que desees para crear tu flujo de trabajo. El espacio de trabajo es intuitivo y flexible, lo que significa que se adapta a medida que tu empresa crece. 

Si no sabes por dónde empezar, Monday tiene plantillas listas para usar que puedes utilizar para comenzar. Esto facilita establecer metas y tareas, organizar la forma en que trabajas y manejar tus entregas. 

¿Y adivina qué? Monday se integra con Guru!

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5. Trello

Di ‘Hola’ a Trello, una herramienta de colaboración visual que te ayuda a gestionar los proyectos de tu equipo y mantener todo organizado. 

Fuente: G2

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Trello es una herramienta adecuada para empresas de todos los tamaños y de todas las industrias, ya que puedes personalizarla para que se ajuste a tu estilo de trabajo. Además, tiene integraciones con muchas herramientas, incluyendo Slack, Jira, Google Drive, y más. 

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Trello no requiere ninguna incorporación, ya que es fácil de entender y sus características son intuitivas. Además, todo el proceso es transparente. Trello facilita compartir tus archivos con los compañeros, sin importar dónde estén. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan proporciona una forma simple para que las agencias de marketing y equipos de cualquier tamaño manejen múltiples proyectos al mismo tiempo. 

Fuente: G2

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Esta herramienta facilita la asignación de recursos y la gestión del almacenamiento de archivos. Con una imagen más clara de la carga de trabajo de tu equipo, puedes evitar el agotamiento y planificar cualquier cuello de botella. 

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Toggl Plan también tiene vistas personalizadas para todos tus compañeros. Esto significa que todos obtienen la vista que desean y necesitan, como proyectos codificados por colores o una vista de pájaro. 

Además, esta herramienta garantiza la precisión en la facturación y nómina para hacer que tus operaciones comerciales sean más eficientes y confiables. 

7. Basecamp

Basecamp entiende que es difícil manejar múltiples proyectos, plazos y clientes al mismo tiempo. Por eso ha construido una plataforma de gestión de proyectos, ideal para equipos pequeños, que cumple con su trabajo. 

Fuente: G2

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Ofrece un panel de una página donde puedes ver todos tus proyectos, tareas, asignaciones y plazos. Puedes personalizarlo para que se sienta como en casa con el logo y los colores de tu empresa; además, todos pueden configurar su página de inicio como quieran. 

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La función Mission Control de Basecamp te permite ver qué proyectos están en camino y cuáles requieren más atención. 

¿Qué más,  Basecamp se integra con Guru, así que no olvides echar un vistazo. 

8. Jira

Jira de Atlassian es una herramienta de seguimiento de problemas y proyectos utilizada para manejar nuevos proyectos y llevarlos a buen término. 

Fuente: Capterra

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Jira tiene flujos de trabajo automatizados que te permiten gestionar cada actualización con notificaciones de progreso de tareas, comentarios y más. Esto te permite conectar fácilmente a los equipos que construyen el producto con aquellos que lo lanzan. 

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Además, puedes agregar cualquier pieza de conocimiento que necesites (documentos, maquetas, personas) para que nunca pierdas información crítica. Si te quedas sin ideas, puedes usar la IA de Jira para obtener información valiosa de tus datos, lo que lleva a una toma de decisiones más rápida. 

9. Trabajo en equipo

El trabajo en equipo se trata, por supuesto, de trabajo en equipo. Esta herramienta de gestión de proyectos es capaz de gestionar cada aspecto de tu proyecto desde el principio hasta el final. 

Fuente: G2

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Esta solución simplifica el seguimiento del tiempo, permitiéndote entender cómo tú y tus compañeros de trabajo pasan su tiempo. Estimaciones precisas del tiempo que llevará un proyecto y su seguimiento te permiten mantenerte en el horario y facturar a los clientes puntualmente.  

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En lo que respecta a la gestión de recursos, Teamwork te ayuda a gestionar el trabajo de tu equipo en tiempo real. Dado que obtienes una imagen completa de la capacidad de tu equipo, puedes evitar cuellos de botella reasignando fácilmente tareas. 

Teamwork se integra con Guru; échale un vistazo.

10. Airtable

Airtable es una plataforma de colaboración utilizada para crear aplicaciones y empoderar a los equipos para gestionar mejor sus flujos de trabajo más críticos.  

Fuente: G2

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Airtable mantiene a tus equipos conectados a través de interfaces personalizadas sin código. Tiene bloques de construcción que te permiten arrastrar y soltar componentes y crear interfaces en minutos. De esta manera, cada persona puede trabajar como quiera. 

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Además, tienes permisos, que te permiten decidir quién puede acceder a qué. 

Airtable automatiza la mayoría de tus procesos y te ahorra del desorden. Con una sola notificación o un flujo de trabajo en múltiples secuencias, puedes mantener a tu equipo en el camino en todo momento. 

Una integración popular de Airtable es con Guru. Ver cómo funciona.

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Tu turno

¡Eso es todo! Sabes todo lo que hay que saber sobre cómo elegir un software de gestión de proyectos. Si hemos logrado facilitar tu proceso de selección, nuestro trabajo aquí está hecho.  

¿Pero quieres hacer que el manejo de proyectos sea aún más fácil? 

Usa tu nueva herramienta de PM junto con Guru, una solución 3 en 1 que te brinda todas las respuestas al instante, sin importar dónde trabajes. Con la búsqueda inteligente de IA, recibirás datos precisos y confiables directamente en las herramientas de tu equipo.  

Pero Guru hace mucho más que eso — solo tienes que registrarte como nuevo usuario y experimentarlo tú mismo.