¿Alguna vez se preguntó cómo elegir un software de gestión de proyectos que se adapte a las necesidades de su empresa? ¡No te preguntes más! La guía definitiva para compradores de herramientas de gestión de proyectos ya está aquí.

‍

No hay un momento en el que no necesites un software de gestión de proyectos. Es una de las mejores maneras de planificar, supervisar y lanzar proyectos exitosos dentro de su empresa.

Pero solo El 23% de las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos — y un pequeño porcentaje de ellos aún no se ha beneficiado de ellas.

Esto se debe a que la mayoría de ellos no utilizan la solución correcta. Pero si está aquí, está preparado para tomar la decisión correcta y saber qué buscar al evaluar las herramientas de gestión empresarial.

Todo comienza con el descubrimiento de los pasos que debe seguir...

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos se refiere a las herramientas que utilizan las empresas para gestionar sus proyectos de manera eficiente.

En pocas palabras, es una solución que te ayuda a planificar, organizar y realizar un seguimiento de los proyectos. Al mismo tiempo, fomenta una colaboración fluida entre los equipos y las partes interesadas.

Piense en ello como un espacio virtual al que pueden acceder los miembros de su equipo cuando trabajan en una tarea en curso. Aquí, las personas pueden definir claramente las responsabilidades y tareas, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y asignar los recursos.

Pero, ¿para quién es? La respuesta corta: alguien.

Cuando trabajas en un proyecto empresarial, necesitas saber cuáles son las tareas, quién es responsable de qué, etc. Sin una plataforma de gestión de proyectos, no obtendrás información valiosa sobre el desempeño de tu equipo.

Es por eso que las empresas y los equipos de todos los tamaños de cualquier industria utilizan esta herramienta para optimizar su flujo de trabajo, desde agencias de marketing ocupadas hasta empresas totalmente remotas.

Pero, ¿cuál es el verdadero propósito de una herramienta de gestión de proyectos?

‍

¿Cómo se utilizan las herramientas de gestión de proyectos?

El objetivo principal de una herramienta de gestión de proyectos es organizar tu forma de trabajar y garantizar que tu equipo se mantenga en el buen camino.

Pero también tiene varios casos de uso, que incluyen:

• Proporcionar una mayor visibilidad del proyecto: Supongamos que todos sus departamentos trabajan en diferentes proyectos al mismo tiempo. Pero lo haces todo de forma manual. En un momento dado, es probable que pierdas la noción de lo que sucede y dónde. Con una solución de gestión de proyectos, evitas confusiones.
• Gestionar mejor los recursos: Los recursos se refieren a las personas y el equipo que necesita para completar el proyecto a tiempo. Una herramienta de gestión de proyectos le ayuda a asignarlos de manera eficaz para que pueda completar sus tareas dentro del presupuesto.
• Generación de informes precisos: Puede ver los datos en tiempo real a través de informes generados automáticamente o paneles visuales. Son extremadamente útiles para llevar un registro de tu progreso, detectar posibles obstáculos y estar al tanto de las cosas.
• Seguimiento del tiempo y del personal: A través de una herramienta de gestión de proyectos, verás claramente cuánto tiempo dedica una persona a una tarea o quién está disponible. Le ayuda a facturar con precisión a sus clientes, ya que puede registrar fácilmente las horas dedicadas a cada tarea.

Ahora, profundicemos en los beneficios de una herramienta de gestión de proyectos.

‍

¿Cuáles son los beneficios de usar un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos tiene tantos beneficios que nos va a llevar siglos para contarlos todos. Por eso nos hemos conformado únicamente con las principales ventajas de una herramienta de gestión de proyectos.

Por lo tanto, el software de gestión de proyectos adecuado ofrece los siguientes beneficios:

• Mejor planificación de proyectos: Sabemos que estás cansado de usar hojas de cálculo para planificar tus proyectos. ¡Nosotros también lo estamos! Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a crear un flujo de trabajo fluido que se alinea con las capacidades de tu equipo y te brinda una visibilidad exhaustiva.
• Tareas de proyectos automatizadas: Un proyecto tiene muchas tareas recurrentes que consumen mucho tiempo, como la asignación de tareas, el seguimiento de los recursos y la elaboración de informes sobre los estados. Puedes decir «adiós» a esta repetición, ya que las herramientas de gestión de proyectos automatizan todo y te ahorran más tiempo.
• Colaboración perfecta: Tú odiar es cuando tienes que revisar innumerables hilos de correo electrónico solo para encontrar una sola nota. Aquí es donde el software de gestión de proyectos brilla con más fuerza. Como lo alojas todo en una única plataforma, te concentras más en el proyecto que en las distracciones.
• Finalización más rápida: En este mundo vertiginoso, no puedes permitirte esperar a que los jugadores más lentos de tu equipo terminen una tarea. Gracias a la administración de tareas y otras funciones, puedes ver rápidamente si algo va mal y cambiar de dirección si es necesario.

‍

¿Aún no crees que el software de gestión de proyectos es para ti? Bueno, esta estadística puede hacerte cambiar de opinión: El 43% de las empresas encuestadas en 2022 informaron de un aumento significativo en el uso de herramientas de colaboración, lo que se traduce en tiempos de entrega de proyectos más rápidos.

Si está convencido de que necesita una solución de este tipo en su vida, veamos cómo puede elegir el software de gestión de proyectos adecuado.

‍

‍

Cómo elegir un software de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades

Hemos explicado qué es un sistema de gestión de proyectos, cómo usarlo y sus beneficios. Ahora, analicemos los detalles de cómo elegir la herramienta adecuada para su empresa.

Por lo tanto, la elección de un software de gestión de proyectos comienza con estos cinco pasos.

Paso #1: Identifique sus necesidades

Al igual que el universo, ¡todo comienza con una explosión! En este caso, primero debes intentar entender las necesidades de tu proyecto y de tu equipo. E identifica tus objetivos.

Por ejemplo, necesitas una solución de gestión de proyectos porque quieres organizar mejor tus flujos de trabajo.

Intente encontrar respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué necesita una plataforma de gestión de proyectos?
• ¿Qué tipos de proyectos gestionas habitualmente?
• ¿Cuáles son los plazos e hitos críticos del proyecto?
• ¿Cómo suele asignar los recursos a sus proyectos?
• ¿Necesita una herramienta para la previsión de proyectos o el seguimiento del tiempo?

Si estás atascado, siempre es útil pedirle a una herramienta de inteligencia artificial (IA) como ChatGPT que genere nuevas ideas.

La conclusión importante es que definitivamente necesitas un objetivo para que todos estén en sintonía, incluso cuando pierdan de vista por qué es importante este proyecto.

‍

Paso #2: Comprenda qué funciones necesitará

Las herramientas de gestión de proyectos tienen muchas funciones, suficientes para causarle dolor de cabeza. Probablemente por eso dejaste de buscar por tu cuenta y trataste de encontrar una guía del comprador que te ayudara.

Has venido al lugar correcto. Estas son las funciones «imprescindibles» que determinarán la forma en que evalúas el software de gestión de proyectos:

• Integraciones: Es esencial que su herramienta de gestión de proyectos se integre directamente en sus sistemas existentes, tal como lo hace Guru. Esta aplicación lo mantiene concentrado en la tarea que tiene entre manos mientras obtiene las respuestas que necesita rápidamente.
• Gestión del cronograma del proyecto: Esta función le ayuda a llevar un registro de la marcha de su plan, desde establecer plazos hasta ajustar el ritmo.
• Opciones de seguimiento del tiempo: Es una de las funciones más importantes de cualquier herramienta de gestión de proyectos, así que no puede prescindir de ella.
• Automatización: Las herramientas de gestión de proyectos con funciones de automatización tienen un impacto positivo en la empresa y simplifican sus operaciones.

Podremos hablar más sobre estas funciones más adelante, así que estad atentos.

Paso #3: Investiga diferentes plataformas de gestión de proyectos

Debería ser fácil, ¿no?

Ahora que sabe lo que busca, encontrar la solución adecuada que se adapte a sus requisitos es pan comido. Aun así, dado que es un paso clave, aquí hay algunos consejos para empezar.

‍

En primer lugar, investigue sus opciones. Puede parecer obvio, pero no puedes conformarte con la primera herramienta que aparece en Google. Debes ser minucioso en tu investigación y seleccionar la herramienta que mejor funcione para vuestro negocio.

El secreto es:

• Leer reseñas de usuarios reales.
• Comprueba las valoraciones en sitios como G2, TrustRadius y Capterra.
• Busca recomendaciones de colegas.
• Explore los blogs escrito por expertos de la industria.

Luego, compare las herramientas y vea cuál se adapta mejor a sus necesidades.

Paso #4: Probar el software

En este punto, has reducido tu lista a dos o tres opciones. Pero aún tienes que encontrar EL ÚNICO.

Por eso existe este paso. Implica probar el software elegido para obtener experiencia práctica con él. El objetivo es ver en qué medida cada opción cumple con sus requisitos.

Empieza por reunir un equipo de directores principales y de proyectos, preferiblemente con diferentes funciones y responsabilidades. Al diversificar tu grupo, obtendrás mejores comentarios de los usuarios, ya que te permitirá conocer los puntos fuertes, los puntos débiles y la facilidad de uso de la herramienta.

Utilízalo durante un período predeterminado. La mayoría de las soluciones tienen planes o versiones de prueba gratuitas que le permiten probarlas. Durante este tiempo, sus compañeros deberían utilizar la herramienta para explorar todo lo que ofrece el software.

‍

Después, pide a los miembros de tu equipo que te den su opinión. ¿La interfaz de usuario fue fácil de usar? ¿Resolvió tus problemas? ¿Hay alguna limitación que debas conocer? ¿Funcionaron las funciones de chat o intercambio de archivos en tiempo real según lo previsto?

Cualquier comentario negativo o positivo puede ayudarte a decidir si es la herramienta adecuada para tu negocio o no.

Paso #5: Considera tu presupuesto

Muy bien, has encontrado EL ÚNICO, y lo quieres ahora. Estás listo para realizar la compra, pero hay un pequeño problema. Ahora mismo es demasiado caro para ti.

Bueno, volvamos a la mesa de dibujo, entonces.

Es importante definir claramente los parámetros de tu presupuesto. ¿Haces todo lo posible y haces una gran inversión? ¿O lo tomas con calma? Además, debes pensar en los costos adicionales, como las tarifas de suscripción o mantenimiento.

Antes de empezar, considera los costos inmediatos y a largo plazo. Si tienes una pequeña empresa o tienes un presupuesto más ajustado, busca herramientas gratuitas o planes por usuario.

Por otro lado, si es una empresa grande con requisitos complejos, es posible que necesite obtener precios personalizados adaptados a su organización.

En conclusión, examina el modelo de precios de la herramienta y comprueba si se ajusta a tu presupuesto.

***

¡Felicidades! 🎉 Estás listo para dar el último paso, que es tomar tu decisión final.

‍

Pero antes de continuar y mostrarte las mejores herramientas de gestión de proyectos disponibles actualmente, revisemos una vez más esas funciones «imprescindibles».

‍

Características y funcionalidades que debe buscar en el software de gestión de proyectos

Como sabe, cada herramienta de software de gestión de proyectos disponible actualmente en el mercado tiene múltiples funciones. A veces, son demasiadas, lo que hace que sea difícil decidir qué es lo que realmente necesitas.

Estas son algunas de las capacidades a las que debe prestar atención:

• Planificación y programación: El mejor software de gestión de proyectos debería permitirte establecer los objetivos e hitos del proyecto, así como definir las tareas, los plazos y las dependencias. Gracias a las alertas, las notificaciones, los cronogramas y los calendarios, puedes mantenerte al día sobre la marcha.
• Colaboración en equipo: Mensajería integrada, uso compartido de archivos y paneles de equipo. Todos contribuyen a mejorar la comunicación y facilitan la colaboración. Además, brinda claridad sobre la situación de su proyecto.
• Gestión de recursos y documentación: Las hojas de cálculo no son tan eficientes a la hora de llevar un registro de toda tu información. Con una herramienta de gestión de proyectos, tienes todos los datos que necesitas en un solo lugar. Además, puede acceder a ellos rápida y fácilmente, siempre que los necesite.
• Integraciones: La mayoría del software de gestión de proyectos se integra con las herramientas existentes para reducir la necesidad de cambiar de pestaña. Guru, por ejemplo, se integra bien con aplicaciones populares de gestión de proyectos como Monday.com, Airtable, Basecamp y Teamwork. No es necesario iniciar sesión en una herramienta independiente para obtener respuestas instantáneas.
• Seguimiento del tiempo y el presupuesto: Cada proyecto, sin importar cuán grande o pequeño sea, tiene un registro en papel. Una herramienta de gestión de proyectos le ayuda a realizar un seguimiento de sus documentos y organizarlos. Proporciona una visión general clara de tu desempeño, lo que significa que puedes hacer un seguimiento del tiempo y el dinero invertidos en cada proyecto.

Al final del día, sus necesidades como empresa influyen en gran medida en las características que debe tener una herramienta de gestión de proyectos.

A estas alturas, ya está listo para tomar una decisión informada. Entonces, vamos a mostrarte los 10 mejores sistemas de gestión de proyectos para 2024.

‍

10 de las mejores soluciones de software de gestión de proyectos a tener en cuenta

Con la proyección de que el mercado mundial de software de gestión de proyectos supere 15 080 millones de dólares para 2030, no debería sorprendernos que haya tantas herramientas de gestión de proyectos disponibles actualmente.

Y aunque parezca una tarea abrumadora, hemos facilitado su investigación. Exploremos las mejores herramientas de software de gestión de proyectos que deberías considerar.

‍

1. Asana

Asana es una popular herramienta de gestión de proyectos en la que se confía para conectar equipos y flujos de trabajo con iniciativas estratégicas y objetivos empresariales.

‍

Cuenta con capacidades de gestión de proyectos que le ayudan a gestionar sus proyectos de principio a fin. A través de los tableros kanban, las listas de tareas pendientes, los diagramas de Gantt y los cronogramas, Asana hace que tus procesos sean más transparentes y ágiles.

Además, cuenta con automatizaciones que ahorran tiempo, como las actualizaciones de estado. El problema es que solo recibirás notificaciones sobre el trabajo que más te importa. Pero puedes medir cuánto tiempo dedicas al proyecto mediante las opciones de seguimiento del tiempo para poder presupuestar correctamente.

Guru también se integra con Asana: vea cómo aquí.

‍

2. Wrike

Wrike ofrece una opción de software de gestión de proyectos versátil ideal para todo tu equipo, independientemente del departamento.

‍

Wrike cuenta con tipos de elementos personalizados que te permiten crear una biblioteca personalizable que imite tu proceso, terminología y metodología únicos. También puedes personalizarla en función de las funciones, el sector y el departamento.

Además, esta herramienta te ayuda a gestionar y asignar correctamente tus recursos, para que no los desperdicies. Como almacena tus datos en un solo lugar, cada miembro del equipo puede acceder a ellos cuando lo necesite.

‍

El panel de proyectos de Wrike también te ayuda a visualizar lo que tu equipo necesita para tener éxito al recopilar los planes, el progreso y los análisis en una sola fuente.

‍

3. ClickUp

ClickUp es una herramienta de productividad fácil de usar en la que equipos grandes o pequeños pueden planificar, organizar y colaborar de manera más eficiente.

‍

Esta herramienta de gestión de proyectos le ayuda a gestionar nuevos proyectos mediante la gestión de tareas, pizarras y chats. Le permite navegar rápidamente a cualquier tarea o subtarea y personalizarla para que solo vea lo que le interesa en ese momento.

ClickUp también permite una excelente colaboración visual a través de una pizarra virtual. Aquí puede intercambiar ideas, añadir notas y ver todas las ideas de su equipo en un solo lugar, incluso si trabaja de forma remota.

Con la función de chat, la comunicación se lleva a cabo bajo un mismo techo. Utilízala para compartir actualizaciones o vincular recursos.

4. lunes

Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos altamente personalizable conocida por su escalabilidad, flexibilidad y adaptabilidad.

‍

Esta solución tiene poca o ninguna curva de aprendizaje porque puedes arrastrar y soltar cualquier elemento que desees para crear tu flujo de trabajo. El espacio de trabajo es intuitivo y flexible, lo que significa que se amplía a medida que su empresa crece.

Si no sabes por dónde empezar, Monday tiene plantillas listas para usar que puedes usar para empezar. Esto facilita el establecimiento de objetivos y tareas, la organización de la forma de trabajar y la gestión de las entregas.

¿Y adivina qué? Monday se integra con Guru!

‍

5. Trello

Saluda a Trello, una herramienta de colaboración visual que te ayuda a gestionar los proyectos de tu equipo y a mantener todo organizado.

‍

Trello es una herramienta adecuada para empresas de todos los tamaños y de todos los sectores, ya que puedes personalizarla para que se adapte a tu estilo de trabajo. Además, tiene integraciones con muchas herramientas, como Slack, Jira, Google Drive y más.

‍

Trello no requiere ninguna incorporación, ya que es fácil de entender y sus funciones son intuitivas. Además, todo el proceso es transparente. Trello facilita compartir tus archivos con tus compañeros, sin importar dónde se encuentren.

6. Alternar plan

Toggl Plan proporciona una forma sencilla para que las agencias de marketing y los equipos de cualquier tamaño puedan gestionar varios proyectos al mismo tiempo.

‍

Esta herramienta facilita la asignación de recursos y la administración del almacenamiento de archivos. Con una visión más clara de la carga de trabajo de tu equipo, puedes evitar el agotamiento y planificar cualquier obstáculo.

‍

Toggl Plan también tiene vistas personalizadas para todos tus compañeros de equipo. Esto significa que todos obtienen la vista que desean y necesitan, como proyectos codificados por colores o una vista de pájaro.

Además, esta herramienta garantiza la precisión tanto en la facturación como en la nómina para que sus operaciones comerciales sean más eficientes y confiables.

7. Campamento base

Basecamp entiende que es difícil hacer malabares con varios proyectos, plazos y clientes al mismo tiempo. Por eso ha creado una plataforma de gestión de proyectos, ideal para equipos pequeños, que hace el trabajo.

‍

Ofrece un panel de control de una página donde puedes ver todos tus proyectos, tareas, asignaciones y fechas límite. Puede personalizarlo para que se sienta como en casa con el logotipo y los colores de su empresa; además, todos pueden configurar su página de inicio como quieran.

‍

La función Mission Control de Basecamp te permite ver qué proyectos van por buen camino y cuáles requieren más atención.

Y lo que es más, Basecamp se integra con Guru, así que no olvides echarle un vistazo.

8. Jira

Jira de Atlassian es una herramienta de seguimiento de problemas y proyectos que se utiliza para gestionar nuevos proyectos y llevarlos a buen término.

‍

Jira cuenta con flujos de trabajo automatizados que te permiten gestionar cada actualización con notificaciones de progreso de las tareas, comentarios y mucho más. Esto te permite conectar sin problemas a los equipos que crean el producto con los que lo lanzan.

‍

Además, puede agregar cualquier conocimiento que necesite (documentos, maquetas, personas) para no perder nunca información crítica. Si te quedas sin ideas, puedes usar la inteligencia artificial de Jira para obtener información valiosa de tus datos, lo que te permitirá tomar decisiones más rápidamente.

9. Trabajo en equipo

El trabajo en equipo tiene que ver con el trabajo en equipo, por supuesto. Esta herramienta de gestión de proyectos es capaz de gestionar todos los aspectos de su proyecto de principio a fin.

‍

Esta solución simplifica el seguimiento del tiempo, lo que le permite comprender cómo usted y sus compañeros de trabajo dedican su tiempo. Calcula con precisión cuánto tiempo durará un proyecto y hace un seguimiento del mismo para que puedas cumplir con el cronograma y facturar a los clientes con prontitud.

‍

En cuanto a la gestión de recursos, Teamwork te ayuda a gestionar el trabajo de tu equipo en tiempo real. Dado que obtiene una imagen completa de la capacidad de su equipo, puede evitar los cuellos de botella reasignando tareas fácilmente.

Teamwork se integra con Guru; échale un vistazo.

10. Airtable

Airtable es una plataforma de colaboración que se utiliza para crear aplicaciones y permitir a los equipos gestionar mejor sus flujos de trabajo más críticos.

‍

Airtable mantiene a sus equipos conectados a través de interfaces personalizadas sin código. Cuenta con componentes básicos que te permiten arrastrar y soltar componentes y crear interfaces en cuestión de minutos. De esta manera, cada persona puede trabajar como quiera.

‍

Además, tienes permisos que te permiten decidir quién puede acceder a qué.

Airtable automatiza la mayoría de tus procesos y te ahorra el desorden. Con una sola notificación o un flujo de trabajo de varias secuencias, puedes mantener a tu equipo al día en todo momento.

Una integración popular de Airtable es con Guru. Vea cómo funciona.

‍

Te paso a ti

¡Eso es! Ya sabe todo lo que hay que saber sobre cómo elegir un software de gestión de proyectos. Si hemos conseguido facilitar tu proceso de selección, nuestro trabajo aquí ha terminado.

¿Pero quieres facilitar aún más la gestión de los proyectos?

Utilice su nueva y brillante herramienta de gestión de proyectos junto con Guru, una solución 3 en 1 que le brinda todas las respuestas al instante, sin importar dónde trabaje. Con la búsqueda inteligente mediante IA, obtendrás datos precisos y confiables directamente en las herramientas de tu equipo.

Pero Guru hace mucho más que eso, solo tienes que regístrate como nuevo usuario y compruébelo usted mismo.