Ever wondered how to choose project management software that suits your company’s needs? Wonder no longer! The ultimate buyer’s guide for PM tools is here. 

‍

There isn’t a time when you don’t need project management software. It’s one of the best ways to plan, monitor, and launch successful projects within your business. 

But only 23% of companies use project management tools — and a small percentage of those have yet to benefit from them.

That’s because most of them don’t use the right solution. But if you’re here, you’re ready to make the right decision and understand what to look for when evaluating PM tools. 

It all starts with discovering the steps you need to take…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

In a nutshell, it’s a solution that helps you plan, organize, and track projects. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Here, people can clearly define responsibilities and tasks, keep track of the project’s progress, and allocate resources. 

But who is it for? The short answer: anyone. 

When working on a business project, you need to know what the tasks are, who’s responsible for what, etc. Without a project management platform, you won’t get valuable insights into how your team is performing. 

That’s why businesses and teams of all sizes in any industry use this tool to streamline their workflow, ranging from busy marketing agencies to entirely remote companies. 

But what’s the true purpose of a project management tool?  

‍

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Providing greater project visibility: Let’s say all your departments work on different projects at the same time. But you do it all manually. At one point, you probably lose track of what’s going on where. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. They’re extremely helpful for keeping track of your progress, seeing potential blockers, and staying on top of things. 
• Tracking time and personnel: Through a PM tool, you’ll clearly see how much time someone spends on a task or who’s available. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Now, let’s dive deeper into the benefits of a PM tool. 

‍

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Project management software has so many benefits, it’s gonna take us ages to count them all. That’s why we’ve settled only for the top advantages of a PM tool. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Better project planning: We know you’re tired of using spreadsheets to plan your projects. We are, too! A project management tool helps you build a seamless workflow that aligns with your team’s abilities and gives you in-depth visibility. 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. You can say ‘buh-bye’ to this repetition since PM tools automate everything and save you more time. 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. Here’s where PM software shines brightest. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Faster completion: In this fast-paced world, you can’t afford to wait for the slowpoke in your team to finish a task. Through task management and other features, you can quickly see if something’s going wrong so you can change direction if necessary. 

‍

Still don’t think PM software is for you? Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

If you’re convinced that you need such a solution in your life, let’s see how you go about choosing the right project management software. 

‍

‍

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

We’ve covered what a project management system is, how to use it, and its benefits. Now, let’s get into the details of picking the right tool for your business. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! In this case, you should try first to understand your project and team’s needs. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

If you’re stuck, it’s always helpful to ask an artificial intelligence (AI) tool like ChatGPT to generate new ideas. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

‍

Step #2: Understand what features you will need

Project management tools have plenty of features — enough to give you a headache. That’s probably why you stopped searching on your own and tried to find a buyer’s guide to help you out.

You’ve come to the right place. Here are the ‘must-have’ features that will shape the way you evaluate project management software: 

• Integrations: It’s essential for your PM tool to integrate directly into your existing systems, just like Guru does. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• Time-tracking options: One of the most important features of any PM tool, so don’t do without it. 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Now that you know what you’re looking for, finding the right solution that aligns with your requirements is a piece of cake. Still, since it’s such a key step, here are some tips to get you started. 

‍

First, research your options. It might seem obvious, but you can’t just settle on the first tool that appears on Google. You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

At this point, you’ve narrowed down your list to two or three options. But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. By diversifying your pool, you’ll get better user feedback, as it’ll give you insight into the tool’s strengths, weaknesses, and ease of use. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. Under denna tid bör dina kollegor använda verktyget för att utforska allt som mjukvaran erbjuder.

‍

Fråga sedan dina teammedlemmar om deras feedback. Var användargränssnittet lätt att använda? Löste det dina problem? Finns det några begränsningar du bör vara medveten om? Fungerade realtidschatt- eller fildelningsfunktionerna som avsett? 

Alla negativa eller positiva kommentarer kan hjälpa dig att avgöra om det är det rätta verktyget för ditt företag eller inte. 

Steg #5: Tänk på din budget

Okej, du har hittat DEN, och du vill ha den nu. Du är redo att göra köpet, men det finns ett litet problem. Det är för dyrt för dig just nu. 

Nåväl, tillbaka till ritbordet då. 

Det är viktigt att tydligt definiera dina budgetparametrar. Går du all in och gör en stor investering? Eller tar du det lugnt? Dessutom behöver du tänka på de extra kostnaderna, såsom abonnemangs- eller underhållsavgifter. 

Innan du dyker in, överväg både omedelbara och långsiktiga kostnader. Om du är ett småföretag eller har en stramare budget, leta efter gratisverktyg eller per-användarplaner.

Å andra sidan, om du är ett stort företag med komplexa krav, kan du behöva få skräddarsydd prissättning anpassad till din organisation. 

Sammanfattningsvis, granska verktygets prissättningsmodell och huruvida den passar din budget. 

***

Grattis! 🎉 Du är redo att ta det sista steget, som är att göra ditt slutgiltiga val. 

‍

Men innan vi fortsätter och visar dig de bästa verktygen för projektledning som för närvarande finns tillgängliga, låt oss granska dessa ‘måste-ha’ funktioner en gång till. 

‍

Funktioner och funktionaliteter att leta efter i programvara för projektledning

Som du vet, har varje programvara för projektledning som för närvarande finns på marknaden flera funktioner. Ibland för många, vilket gör det svårt att avgöra vad du verkligen behöver. 

Här är några av de möjligheter du bör vara uppmärksam på: 

• Planering och schemaläggning: Den bästa mjukvaran för projektledning bör låta dig ställa in projektmål och milstolpar, samt definiera uppgifter, deadlines och beroenden. Genom aviseringar, meddelanden, scheman och kalendrar kan du hålla dig på rätt spår medan du går vidare. 
• Teamarbete: Meddelanden i appen, fildelning och teamdashboards. Allt bidrar till förbättrad kommunikation och gör det lättare att samarbeta. Dessutom ger det tydlighet kring var ditt projekt står. 
• Resurshantering och dokumentation: Kalkylblad är inte så effektiva för att hålla reda på all din info. Med ett verktyg för projektledning har du all den data du behöver på ett och samma ställe. Dessutom kan du snabbt och enkelt få åtkomst till den när du behöver det. 
• Integrationer: De flesta PM-mjukvaror integreras med dina befintliga verktyg för att minska behovet av att växla flikar. Guru, till exempel, integreras bra med populära appar för projektledning som Monday.com, Airtable, Basecamp och Teamwork. Du behöver inte logga in på ett separat verktyg för att få omedelbara svar. 
• Tid- och budgetspårning: Varje projekt, oavsett hur stort eller litet, har en pappersspår. Ett verktyg för projektledning hjälper dig att hålla reda på och organisera dina dokument. Det ger en tydlig översikt över din prestation, vilket innebär att du kan spåra den tid och de pengar som spenderas på varje projekt. 

I slutet av dagen påverkar dina behov som företag starkt de funktioner som ett verktyg för projektledning bör ha. 

Vid det här laget är du redo att fatta ett informerat beslut. Så låt oss visa dig de 10 bästa systemen för projektledning för 2024. 

‍

10 av de bästa programvarorna för projektledning att överväga

Med den globala marknaden för programvara för projektledning som förväntas överstiga $15,08 miljarder fram till 2030, borde det inte komma som en överraskning att det finns så många PM-verktyg som för närvarande är tillgängliga. 

Och även om det verkar som en överväldigande uppgift har vi gjort din forskning enklare. Låt oss utforska de bästa programvaruverktygen för projektledning som du bör överväga. 

‍

1. Asana

Asana är ett populärt verktyg för projektledning som är betrott att koppla samman team och arbetsflöden med strategiska initiativ och affärsmål. 

Källa: G2

‍

Det har funktioner för projektledning som hjälper dig att hantera dina projekt från start till mål. Genom kanban-tavlor, att-göra-listor, Gantt-diagram och tidslinjer gör Asana dina processer mer transparanta och agila.

Dessutom har det tidsbesparande automatiseringar som statusuppdateringar. Fångsten är att du bara får notifieringar om det arbete som är viktigast för dig. Men du kan mäta hur mycket tid du spenderar på projektet via tidsregistreringsalternativ så att du kan budgetera korrekt. 

Guru integreras också med Asana — se hur här. 

‍

2. Wrike

Wrike erbjuder en mångsidig programvara för projektledning som är idealisk för hela ditt team, oavsett avdelning. 

Källa: Capterra

‍

Wrike har anpassade objekttyper som låter dig bygga ett anpassningsbart bibliotek för att efterlikna din unika process, terminologi och metodik. Du kan också skräddarsy det beroende på roller, bransch och avdelning. 

Dessutom hjälper det här verktyget dig att hantera och korrekt fördela dina resurser, så att du inte slösar dem. Eftersom det lagrar din data på ett ställe kan varje teammedlem få tillgång till den när det behövs. 

‍

Wrikes projektöversikt hjälper också till att visualisera vad ditt team behöver för att lyckas genom att samla planer, framsteg och analys i en enda källa.

‍

3. ClickUp

ClickUp är ett användarvänligt produktivitetsverktyg där stora eller små team kan planera, organisera och samarbeta mer effektivt. 

Källa: G2

‍

Detta PM-verktyg hjälper dig att hantera nya projekt genom uppgiftshantering, whiteboards och chattar. Det gör att du snabbt kan navigera till vilken uppgift eller deluppgift som helst — och anpassa den så att du bara ser det som intresserar dig just nu. 

ClickUp möjliggör också utmärkt visuell samarbete genom en virtuell whiteboard. Här kan du brainstorma, lägga till anteckningar och se alla dina teammates idéer på ett och samma ställe, även om du arbetar på distans. 

Med chattfunktionen får du kommunikationen samlad på ett ställe. Använd den för att dela uppdateringar eller länka resurser. 

4. Monday

Monday.com är en mycket anpassningsbar plattform för projektledning känd för sin skalbarhet, flexibilitet och anpassningsförmåga. 

Källa: G2

‍

Denna lösning har liten eller ingen inlärningskurva eftersom du kan dra och släppa vilken element du vill för att skapa ditt arbetsflöde. Arbetsytan är intuitiv och flexibel, vilket innebär att den skalas i takt med att ditt företag växer. 

Om du inte vet var du ska börja, har Monday färdiga mallar som du kan använda för att komma igång. Detta gör det lättare att sätta mål och uppgifter, organisera sättet du arbetar på och hantera dina leveranser. 

Och gissa vad? Monday integreras med Guru!

‍

5. Trello

Säg ‘Hej’ till Trello, ett visuellt samarbetsverktyg som hjälper dig att hantera ditt teams projekt och hålla allt organiserat. 

Källa: G2

‍

Trello är ett lämpligt verktyg för företag av alla storlekar och från alla branscher eftersom du kan anpassa det efter din arbetsstil. Dessutom har det integrationer med många verktyg, inklusive Slack, Jira, Google Drive och fler. 

‍

Trello kräver ingen onboarding, eftersom det är lätt att förstå och dess funktioner är intuitiva. Dessutom är hela processen transparent. Trello gör det enkelt att dela dina filer med kollegor, oavsett var de är. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan erbjuder ett enkelt sätt för marknadsföringsbyråer och team av alla storlekar att jonglera flera projekt samtidigt. 

Källa: G2

‍

Detta verktyg gör resursfördelning och filhantering enklare. Med en tydligare bild av ditt teams arbetsbelastning kan du undvika utbrändhet och planera för eventuella flaskhalsar. 

‍

Toggl Plan har också personliga vyer för alla dina lagkamrater. Detta innebär att alla får den vy de vill ha och behöver, såsom färgkodade projekt eller en översikt. 

Dessutom säkerställer detta verktyg noggrannhet i både fakturering och löner för att göra din företagsverksamhet mer effektiv och pålitlig. 

7. Basecamp

Basecamp förstår att det är svårt att jonglera flera projekt, deadlines och kunder samtidigt. Det är därför de har byggt en plattform för projektledning, idealisk för små team, som får jobbet gjort. 

Källa: G2

‍

Det erbjuder en dashboard på en sida där du kan se alla dina projekt, uppgifter, tilldelningar och deadlines. Du kan anpassa den så att den känns som hemma med ditt företags logotyp och färger; plus att alla kan ställa in sin hemsida hur de vill. 

‍

Basecamps funktion för uppdragskontroll gör att du kan se vilka projekt som ligger i fas och vilka som kräver mer uppmärksamhet. 

Vad mer är, Basecamp integreras med Guru, så glöm inte att kolla in det. 

8. Jira

Jira av Atlassian är ett verktyg för problem- och projektspårning som används för att hantera nya projekt och föra dem till verkställighet. 

Källa: Capterra

‍

Jira har automatiserade arbetsflöden som låter dig hantera varje uppdatering med notifikationer om uppgiftens framsteg, kommentarer och mer. Detta gör att du sömlöst kan koppla samman team som bygger produkten med dem som lanserar den. 

‍

Dessutom kan du lägga till vilken kunskap du behöver (dokument, mockups, personer) så att du aldrig förlorar någon kritisk information. Om du är utan idéer kan du använda Jiras AI för att få värdefulla insikter från dina data, vilket leder till snabbare beslutsfattande. 

9. Teamwork

Teamwork handlar naturligtvis om teamwork. Detta projektledningsverktyg kan hantera varje aspekt av ditt projekt från början till slut. 

Källa: G2

‍

Denna lösning förenklar tidsspårning, så att du kan förstå hur du och dina kollegor spenderar er tid. Den uppskattar noggrant hur lång tid ett projekt kommer att ta och spårar det så att du kan hålla dig på schema och fakturera kunder i tid.  

‍

När det gäller resursförvaltning hjälper Teamwork dig att hantera ditt teams arbete i realtid. Eftersom du får en komplett bild av ditt teams kapacitet kan du undvika flaskhalsar genom att enkelt omfördela uppgifter. 

Teamwork integreras med Guru; ta en titt.

10. Airtable

Airtable är en samarbetsplattform som används för att bygga appar och ge team möjlighet att bättre hantera sina mest kritiska arbetsflöden.  

Källa: G2

‍

Airtable håller dina team anslutna genom anpassade gränssnitt utan kod. Det har byggblock som låter dig dra och släppa komponenter och skapa gränssnitt på några minuter. På så sätt kan varje person arbeta som de vill. 

‍

Dessutom har du behörigheter, som låter dig bestämma vem som kan komma åt vad. 

Airtable automatiserar de flesta av dina processer och sparar dig från röran. Med en enda avisering eller en flertrådigt arbetsflöde kan du hålla ditt team på rätt spår hela tiden. 

En populär Airtable-integration är med Guru. Se hur det fungerar.

‍

Över till dig

Det är allt! Du vet allt som finns att veta om hur man väljer programvara för projektledning. Om vi har gjort din urvalsprocess enklare, så är vårt arbete här klart.  

Men vill du göra hanteringen av projekt ännu lättare? 

Använd ditt blanka nya PM-verktyg tillsammans med Guru, en 3-i-1-lösning som ger dig alla svar direkt, oavsett var du arbetar. Med smart AI-sökning får du exakt och pålitlig data direkt i ditt teams verktyg.  

Men Guru gör så mycket mer än så — du behöver bara registrera dig som ny användare och uppleva det själv.