Ti sei mai chiesto come scegliere un software di gestione progetti che soddisfi le esigenze della tua azienda? Non ti chiedere più! La guida definitiva all'acquisto di strumenti PM è qui. 

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Non c'è mai un momento in cui non hai bisogno di un software di gestione progetti. È uno dei migliori modi per pianificare, monitorare e lanciare progetti di successo all'interno della tua azienda. 

Ma solo il 23% delle aziende utilizza strumenti di gestione progetti — e una piccola percentuale di quelle non ha ancora tratto vantaggio da essi.

Questo perché la maggior parte di loro non utilizza la soluzione giusta. Ma se sei qui, sei pronto a prendere la decisione giusta e capire cosa cercare quando valuti gli strumenti PM. 

Tutto inizia con la scoperta dei passaggi che devi seguire…

Che cos'è il software di gestione progetti?

Il software di gestione progetti si riferisce agli strumenti che le aziende utilizzano per gestire i loro progetti in modo efficiente. 

In poche parole, è una soluzione che ti aiuta a pianificare, organizzare e monitorare i progetti. Promuovendo una collaborazione fluida tra i team e gli stakeholder. 

Pensalo come uno spazio virtuale cui i membri del tuo team possono accedere mentre lavorano a un incarico in corso. Qui, le persone possono definire chiaramente responsabilità e compiti, tenere traccia dei progressi del progetto e allocare risorse. 

Ma per chi è? La risposta breve: chiunque. 

Quando lavori a un progetto aziendale, devi sapere quali sono i compiti, chi è responsabile di cosa, ecc. Senza una piattaforma di gestione progetti, non otterrai preziose informazioni su come sta funzionando il tuo team. 

Ecco perché aziende e team di tutte le dimensioni in qualsiasi settore utilizzano questo strumento per ottimizzare il proprio flusso di lavoro, che vanno da agenzie di marketing molto impegnate a aziende completamente remote. 

Ma qual è il vero scopo di uno strumento di gestione progetti?  

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Come vengono utilizzati gli strumenti di gestione progetti?

Lo scopo principale di uno strumento di gestione progetti è organizzare il modo in cui lavori e assicurarti che il tuo team rimanga concentrato.

Ma ha anche molteplici casi d'uso, tra cui: 

• Fornire una maggiore visibilità del progetto: Immagina che tutti i tuoi dipartimenti lavorino a diversi progetti contemporaneamente. Ma lo fai tutto manualmente. A un certo punto, probabilmente perdi il conto di cosa sta succedendo dove. Con una soluzione di gestione progetti, eviti la confusione.  
• Gestire meglio le risorse: Le risorse si riferiscono a persone e attrezzature che hai bisogno di completare il progetto in tempo. Uno strumento di gestione progetti ti aiuta a allocarle in modo efficace in modo da poter completare i tuoi compiti entro il budget. 
• Generare report accurati: Puoi visualizzare dati in tempo reale tramite report autogenerati o cruscotti visivi. Sono estremamente utili per tenere traccia dei tuoi progressi, vedere potenziali ostacoli e rimanere aggiornati. 
• Monitorare il tempo e il personale: Attraverso uno strumento PM, vedrai chiaramente quanto tempo qualcuno spende su un compito o chi è disponibile. Ti aiuta a fatturare accuratamente i tuoi clienti poiché puoi facilmente registrare le ore trascorse su ciascun compito. 

Ora, approfondiamo i vantaggi di uno strumento PM. 

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Quali sono i vantaggi dell'utilizzo del software di gestione progetti?

Il software di gestione progetti ha così tanti vantaggi che ci vorrà un'eternità per contarli tutti. Ecco perché ci siamo limitati solo ai principali vantaggi di uno strumento PM. 

Quindi, il giusto software di gestione progetti offre i seguenti vantaggi: 

• Pianificazione migliore dei progetti: Sappiamo che sei stanco di usare fogli di calcolo per pianificare i tuoi progetti. Anche noi lo siamo! Uno strumento di gestione progetti ti aiuta a costruire un flusso di lavoro senza soluzione di continuità che si allinea alle capacità del tuo team e ti offre visibilità approfondita. 
• Attività del progetto automatizzate: Un progetto ha molte attività ricorrenti che richiedono tempo, come l'assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la segnalazione degli stati. Puoi dire 'addio' a questa ripetizione poiché gli strumenti PM automatizzano tutto e ti fanno risparmiare più tempo. 
• Collaborazione senza soluzione di continuità: Tu odi quando devi passare attraverso innumerevoli thread di email solo per trovare una singola nota. Ecco dove il software PM brilla di più. Poiché hai tutto in un'unica piattaforma, rimani più concentrato sul progetto che sulle distrazioni. 
• Completamento più veloce: In questo mondo frenetico, non puoi permetterti di aspettare il lento del tuo team che finisca un compito. Attraverso la gestione dei compiti e altre funzionalità, puoi vedere rapidamente se qualcosa sta andando storto, così puoi cambiare direzione se necessario. 

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Non pensi ancora che il software PM faccia per te? Ecco, questa statistica potrebbe farti cambiare idea: Il 43% delle aziende intervistate nel 2022 ha riportato un aumento significativo nell'uso degli strumenti di collaborazione, il che significa tempi di consegna dei progetti più rapidi. 

Se sei convinto di aver bisogno di una soluzione del genere nella tua vita, vediamo come scegliere il giusto software di gestione progetti. 

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Come scegliere il software di gestione progetti che soddisfi le tue esigenze

Abbiamo coperto che cos'è un sistema di gestione progetti, come usarlo e i suoi benefici. Ora, entriamo nei dettagli per scegliere lo strumento giusto per la tua azienda. 

Quindi, scegliere il software di gestione progetti inizia con questi cinque passaggi. 

Passo 1: Identificare le tue esigenze

Come l'Universo, tutto inizia con un BOTTO! In questo caso, dovresti prima cercare di capire le esigenze del tuo progetto e del tuo team. E identificare i tuoi obiettivi. 

Ad esempio, hai bisogno di una soluzione di gestione progetti perché vuoi organizzare meglio i tuoi flussi di lavoro. 

Cerca di trovare risposte alle seguenti domande: 

• Perché hai bisogno di una piattaforma di gestione progetti?
• Quali tipi di progetti gestisci di solito?
• Quali sono le tempistiche e le scadenze critiche del progetto?
• Come di solito allochi le risorse per i tuoi progetti? 
• Hai bisogno di uno strumento per la previsione del progetto o per il tracciamento del tempo?

Se sei bloccato, è sempre utile chiedere a uno strumento di intelligenza artificiale (AI) come ChatGPT di generare nuove idee. 

Il takeaway importante è che hai sicuramente bisogno di un obiettivo affinché tutti rimangano sulla stessa lunghezza d'onda, anche quando perdono di vista perché questo progetto è importante. 

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Passo 2: Comprendere quali funzionalità avrai bisogno

Gli strumenti di gestione progetti hanno molteplici funzionalità — abbastanza per darti mal di testa. Probabilmente è per questo che hai smesso di cercare da solo e hai cercato una guida all'acquisto per aiutarti.

Sei nel posto giusto. Ecco le funzionalità 'imperdibili' che plasmeranno il modo in cui valuti il software di gestione progetti: 

• Integrazioni: È essenziale che il tuo strumento PM si integri direttamente nei tuoi sistemi esistenti, proprio come fa Guru. Questa app ti mantiene concentrato sul compito in questione mentre ottieni rapidamente le risposte di cui hai bisogno. 
• Gestione della timeline del progetto: Questa funzionalità ti aiuta a tenere traccia di come sta procedendo il tuo piano, dall'impostazione delle scadenze all'aggiustamento del ritmo. 
• Opzioni di monitoraggio del tempo: Una delle funzionalità più importanti di qualsiasi strumento PM, quindi non farne a meno. 
• Automazione: Gli strumenti di gestione progetti con funzionalità di automazione hanno un impatto positivo su un'azienda e semplificano le tue operazioni. 

Possiamo parlare di queste funzionalità più tardi, quindi resta sintonizzato. 

Passo 3: Ricercare diverse piattaforme di gestione progetti

Dovrebbe essere facile, giusto? 

Ora che sai cosa stai cercando, trovare la soluzione giusta che si allinei alle tue esigenze è un gioco da ragazzi. Tuttavia, poiché è un passo così fondamentale, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a partire. 

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Innanzitutto, ricerca le tue opzioni. Potrebbe sembrare ovvio, ma non puoi semplicemente accontentarti del primo strumento che appare su Google. Devi essere accurato nella tua indagine e selezionare lo strumento che funziona meglio per la tua azienda. 

Il segreto è: 

• Leggi le recensioni di utenti reali.
• Controlla le valutazioni su siti come G2, TrustRadius e Capterra.
• Cerca raccomandazioni da colleghi.
• Esplora blog scritti da esperti del settore.

Poi, confronta gli strumenti e vedi quale si adatta meglio alle tue esigenze. 

Passo 4: Testa il software

A questo punto, hai ridotto la tua lista a due o tre opzioni. Ma hai ancora bisogno di trovare QUELLO GIUSTO. 

Ecco perché esiste questo passo. Consiste nel testare il software scelto per avere un'esperienza diretta con esso. L'obiettivo è vedere quanto bene ciascuna opzione soddisfa le tue esigenze. 

Inizia raccogliendo un team di capi e manager di progetto, preferibilmente con ruoli e responsabilità diverse. Diversificando il tuo pool, otterrai un feedback migliore dagli utenti, in quanto ti fornirà informazioni sui punti di forza, debolezza e facilità d'uso dello strumento. 

Usalo per un periodo di tempo predeterminato. La maggior parte delle soluzioni ha prove gratuite o piani che ti permettono di testarle. Durante questo periodo, i tuoi colleghi dovrebbero utilizzare lo strumento per esplorare tutto ciò che il software offre.

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Successivamente, chiedi ai membri del tuo team un feedback. L'interfaccia utente era facile da usare? Ha risolto i tuoi problemi? Ci sono limitazioni di cui dovresti essere a conoscenza? Le funzionalità di chat in tempo reale o di condivisione di file hanno funzionato come previsto? 

Qualsiasi commento negativo o positivo può aiutarti a decidere se sia lo strumento giusto per la tua attività o meno. 

Passo #5: Considera il tuo budget

Bene, hai trovato L'UNICO, e lo vuoi ora. Sei pronto a fare l'acquisto, ma c'è un piccolo problema. È troppo costoso per te in questo momento. 

Bene, allora torniamo al tavolo da disegno. 

È importante definire chiaramente i parametri del tuo budget. Vuoi investire tutto e fare un grande investimento? O vuoi andarci piano? Inoltre, devi pensare ai costi aggiuntivi, come tasse di abbonamento o di manutenzione. 

Prima di tuffarti, considera sia i costi immediati che quelli a lungo termine. Se sei una piccola impresa o hai un budget più ristretto, cerca strumenti gratuiti o piani per utente.

D'altra parte, se sei una grande azienda con requisiti complessi, potrebbe essere necessario ottenere prezzi personalizzati su misura per la tua organizzazione. 

In conclusione, esamina il modello di prezzo dello strumento e se si adatta al tuo budget. 

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Congratulazioni! 🎉 Sei pronto a compiere l'ultimo passo, che è fare la tua scelta finale. 

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Ma prima di andare avanti e mostrarti i migliori strumenti di gestione dei progetti attualmente disponibili, rivediamo ancora una volta quelle caratteristiche 'essenziali'. 

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Funzionalità e funzionalità da cercare nel software di gestione dei progetti

Come sapete, ogni strumento di gestione dei progetti attualmente disponibile sul mercato ha molteplici funzionalità. A volte troppe, il che rende difficile decidere di cosa hai realmente bisogno. 

Ecco alcune delle capacità a cui dovresti prestare attenzione: 

• Pianificazione e programmazione: Il miglior software di gestione dei progetti dovrebbe consentirti di stabilire obiettivi e traguardi del progetto, oltre a definire attività, scadenze e dipendenze. Attraverso avvisi, notifiche, programmi e calendari, puoi rimanere in carreggiata mentre procedi. 
• Collaborazione del team: Messaggistica in-app, condivisione di file e dashboard di team. Tutto contribuisce a una comunicazione migliorata e rende più facile collaborare. Inoltre, offre chiarezza su dove si trova il tuo progetto. 
• Gestione delle risorse e documentazione: I fogli di calcolo non sono molto efficienti nel tenere traccia di tutte le tue informazioni. Con uno strumento di gestione dei progetti, hai tutti i dati di cui hai bisogno in un luogo unico. Inoltre, puoi accedervi rapidamente e facilmente, ogni volta che ne hai bisogno. 
• Integrazioni: La maggior parte dei software PM si integra con i tuoi strumenti esistenti per ridurre la necessità di cambiare schede. Guru, ad esempio, si integra bene con app di gestione dei progetti popolari come Monday.com, Airtable, Basecamp e Teamwork. Non è necessario effettuare l'accesso a uno strumento separato per ottenere risposte immediate. 
• Tracciamento di tempo e budget: Ogni progetto, grande o piccolo che sia, ha una documentazione. Uno strumento di gestione dei progetti ti aiuta a tenere traccia e organizzare i tuoi documenti. Fornisce una chiara panoramica delle tue prestazioni, il che significa che puoi tenere traccia del tempo e del denaro speso per ogni progetto. 

Alla fine della giornata, le tue esigenze come azienda influenzano fortemente le funzionalità che uno strumento di gestione dei progetti dovrebbe avere. 

Ormai, sei pronto a prendere una decisione informata. Quindi, mostriamo i 10 migliori sistemi di gestione dei progetti per il 2024. 

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10 delle migliori soluzioni software di gestione dei progetti da considerare

Con il mercato globale del software di gestione dei progetti che si prevede supererà $15.08 miliardi entro il 2030, non dovrebbe sorprendere che ci siano così tanti strumenti di gestione dei progetti attualmente disponibili. 

E mentre può sembrare un compito arduo, abbiamo reso la tua ricerca più semplice. Esploriamo i migliori strumenti di software per la gestione dei progetti che dovresti prendere in considerazione. 

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1. Asana

Asana è un popolare strumento di gestione dei progetti fidato per connettere team e flussi di lavoro a iniziative strategiche e obiettivi commerciali. 

Fonte: G2

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Ha capacità di gestione dei progetti che ti aiutano a gestire i tuoi progetti dalla partenza al termine. Attraverso bacheche kanban, elenchi di attività, diagrammi di Gantt e timeline, Asana rende i tuoi processi più trasparenti e agili.

Inoltre, ha automazioni che salvano tempo come gli aggiornamenti di stato. Il problema è che riceverai solo notifiche riguardo al lavoro che conta di più per te. Ma puoi misurare quanto tempo trascorri sul progetto tramite opzioni di tracciamento del tempo in modo da poter pianificare correttamente il budget. 

Guru si integra anche con Asana — scopri come qui. 

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2. Wrike

Wrike offre un'opzione di software di gestione dei progetti versatile ideale per tutto il tuo team, indipendentemente dal dipartimento. 

Fonte: Capterra

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Wrike ha tipi di elementi personalizzati che ti consentono di creare una libreria personalizzabile per imitare il tuo processo, terminologia e metodologia unici. Puoi anche personalizzarlo a seconda dei ruoli, del settore e del dipartimento. 

Inoltre, questo strumento ti aiuta a gestire e allocare correttamente le tue risorse, così da non sprecarle. Poiché memorizza i tuoi dati in un unico posto, ogni membro del team può accedervi quando necessario. 

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Il cruscotto dei progetti di Wrike ti aiuta anche a visualizzare ciò di cui ha bisogno il tuo team per avere successo raccogliendo piani, progressi e analisi in un'unica fonte.

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3. ClickUp

ClickUp è uno strumento di produttività user-friendly in cui team grandi o piccoli possono pianificare, organizzare e collaborare in modo più efficiente. 

Fonte: G2

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Questo strumento PM ti aiuta a gestire nuovi progetti attraverso la gestione delle attività, bacheche bianche e chat. Ti consente di navigare rapidamente a qualsiasi attività o sottoattività — e di personalizzarla in modo da visualizzare solo ciò che ti interessa in quel momento. 

ClickUp consente anche un'ottima collaborazione visiva tramite una bacheca virtuale. Qui puoi fare brainstorming, aggiungere note e vedere tutte le idee del tuo team in un unico posto, anche se lavori a distanza. 

Con la funzione chat, porti la comunicazione sotto un unico tetto. Usalo per condividere aggiornamenti o collegare risorse. 

4. Lunedì

Monday.com è una piattaforma di gestione dei progetti altamente personalizzabile nota per la sua scalabilità, flessibilità e adattabilità. 

Fonte: G2

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Questa soluzione ha una curva di apprendimento quasi inesistente perché puoi trascinare e rilasciare qualsiasi elemento per creare il tuo flusso di lavoro. L'area di lavoro è intuitiva e flessibile, il che significa che scala mentre la tua azienda cresce. 

Se non sai da dove cominciare, Monday ha modelli predefiniti che puoi utilizzare per iniziare. Questo semplifica la definizione di obiettivi e attività, l'organizzazione del tuo lavoro e la gestione delle tue consegne. 

E indovina un po'? Lunedì si integra con Guru!

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5. Trello

Dì ‘Ciao’ a Trello, uno strumento di collaborazione visiva che ti aiuta a gestire i progetti del tuo team e tenere tutto organizzato. 

Fonte: G2

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Trello è uno strumento adatto per aziende di tutte le dimensioni e settori poiché puoi personalizzarlo per adattarlo al tuo stile di lavoro. Inoltre, ha integrazioni con molti strumenti, tra cui Slack, Jira, Google Drive e altro. 

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Trello non richiede alcuna onboarding, poiché è facile da capire e le sue funzionalità sono intuitive. Inoltre, l'intero processo è trasparente. Trello rende facile condividere i tuoi file con i colleghi, ovunque si trovino. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan offre un modo semplice per le agenzie di marketing e team di qualsiasi dimensione per gestire più progetti contemporaneamente. 

Fonte: G2

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Questo strumento rende facile l'allocazione delle risorse e la gestione della conservazione dei file. Con un'immagine più chiara del carico di lavoro del tuo team, puoi evitare il burnout e pianificare eventuali colli di bottiglia. 

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Toggl Plan ha anche viste personalizzate per tutti i tuoi collaboratori. Questo significa che ognuno ottiene la vista di cui vuole e ha bisogno, come progetti contrassegnati da colori o una vista d'insieme. 

Inoltre, questo strumento garantisce precisione sia nella fatturazione che nelle buste paga per rendere più efficienti e affidabili le operazioni della tua azienda. 

7. Basecamp

Basecamp comprende che è difficile gestire più progetti, scadenze e clienti contemporaneamente. Ecco perché ha costruito una piattaforma di gestione dei progetti, ideale per piccoli team, che porta a termine il lavoro. 

Fonte: G2

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Offre un cruscotto a pagina unica dove puoi visualizzare tutti i tuoi progetti, attività, assegnazioni e scadenze. Puoi personalizzarla per farla sentire come casa con il logo e i colori della tua azienda; inoltre, tutti possono impostare la propria homepage come vogliono. 

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La funzione Mission Control di Basecamp ti consente di vedere quali progetti sono in linea e quali richiedono maggiore attenzione. 

Inoltre, Basecamp si integra con Guru, quindi non dimenticare di controllarlo. 

8. Jira

Jira di Atlassian è uno strumento di tracciamento di problemi e progetti utilizzato per gestire nuovi progetti e portarli a compimento. 

Fonte: Capterra

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Jira ha flussi di lavoro automatizzati che ti consentono di gestire ogni aggiornamento con notifiche di avanzamento dei compiti, commenti e altro. Questo ti consente di connettere perfettamente i team che costruiscono il prodotto con quelli che lo lanciano. 

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Inoltre, puoi aggiungere qualsiasi pezzo di conoscenza di cui hai bisogno (documenti, mockup, persone) in modo da non perdere mai informazioni critiche. Se ti mancano idee, puoi utilizzare l'AI di Jira per ottenere preziose intuizioni dai tuoi dati, il che porta a decisioni più rapide. 

9. Collaborazione

La collaborazione riguarda ovviamente la collaborazione. Questo strumento di gestione dei progetti è in grado di gestire ogni aspetto del tuo progetto dall'inizio alla fine. 

Fonte: G2

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Questa soluzione semplifica il monitoraggio del tempo, consentendoti di capire come tu e i tuoi collaboratori trascorrete il vostro tempo. Stima accuratamente quanto tempo richiederà un progetto e lo tiene traccia in modo che tu possa rimanere in programma e fatturare i clienti in tempo.  

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Per quanto riguarda la gestione delle risorse, Teamwork ti aiuta a gestire il lavoro del tuo team in tempo reale. Poiché hai una visione completa della capacità del tuo team, puoi evitare colli di bottiglia riattribuendo facilmente i compiti. 

Teamwork si integra con Guru; dai un'occhiata.

10. Airtable

Airtable è una piattaforma di collaborazione utilizzata per costruire app e potenziare i team a gestire meglio i loro flussi di lavoro più critici.  

Fonte: G2

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Airtable mantiene i tuoi team connessi attraverso interfacce personalizzate senza codice. Ha blocchi di costruzione che ti consentono di trascinare e rilasciare componenti e creare interfacce in pochi minuti. In questo modo, ogni persona può lavorare come meglio crede. 

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Inoltre, hai i permessi, che ti consentono di decidere chi può accedere a cosa. 

Airtable automatizza la maggior parte dei processi e ti salva dal disordine. Con una sola notifica o un workflow multi-sequenziale, puoi tenere il tuo team sempre in carreggiata. 

Una popolare integrazione di Airtable è con Guru. Vedi come funziona.

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A te

Ecco fatto! Sai tutto quello che c'è da sapere su come scegliere il software di gestione dei progetti. Se abbiamo reso più semplice il tuo processo di selezione, il nostro lavoro qui è finito.  

Ma vuoi rendere ancora più facile la gestione dei progetti? 

Usa il tuo nuovo strumento di PM insieme a Guru, una soluzione 3-in-1 che ti fornisce tutte le risposte in un attimo, indipendentemente da dove lavori. Con la ricerca intelligente AI, otterrai dati accurati e affidabili direttamente negli strumenti del tuo team.  

Ma Guru fa molto di più — devi solo iscriverti come nuovo utente e provarlo di persona.