هل تساءلت كيف تختار برامج إدارة المشاريع التي تناسب احتياجات شركتك؟ Wonder no longer! The ultimate buyer’s guide for PM tools is here. 

‍

There isn’t a time when you don’t need project management software. It’s one of the best ways to plan, monitor, and launch successful projects within your business. 

But only 23% of companies use project management tools — and a small percentage of those have yet to benefit from them.

That’s because most of them don’t use the right solution. But if you’re here, you’re ready to make the right decision and understand what to look for when evaluating PM tools. 

It all starts with discovering the steps you need to take…

ما هي برامج إدارة المشاريع؟

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

In a nutshell, it’s a solution that helps you plan, organize, and track projects. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Here, people can clearly define responsibilities and tasks, keep track of the project’s progress, and allocate resources. 

ولكن لمن هي موجهة؟ The short answer: anyone. 

When working on a business project, you need to know what the tasks are, who’s responsible for what, etc. Without a project management platform, you won’t get valuable insights into how your team is performing. 

That’s why businesses and teams of all sizes in any industry use this tool to streamline their workflow, ranging from busy marketing agencies to entirely remote companies. 

But what’s the true purpose of a project management tool?  

‍

كيف تُستخدم أدوات إدارة المشاريع؟

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Providing greater project visibility: Let’s say all your departments work on different projects at the same time. But you do it all manually. At one point, you probably lose track of what’s going on where. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. They’re extremely helpful for keeping track of your progress, seeing potential blockers, and staying on top of things. 
• Tracking time and personnel: Through a PM tool, you’ll clearly see how much time someone spends on a task or who’s available. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Now, let’s dive deeper into the benefits of a PM tool. 

‍

ما هي فوائد استخدام برامج إدارة المشاريع؟

Project management software has so many benefits, it’s gonna take us ages to count them all. That’s why we’ve settled only for the top advantages of a PM tool. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Better project planning: We know you’re tired of using spreadsheets to plan your projects. We are, too! A project management tool helps you build a seamless workflow that aligns with your team’s abilities and gives you in-depth visibility. 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. You can say ‘buh-bye’ to this repetition since PM tools automate everything and save you more time. 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. Here’s where PM software shines brightest. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Faster completion: In this fast-paced world, you can’t afford to wait for the slowpoke in your team to finish a task. Through task management and other features, you can quickly see if something’s going wrong so you can change direction if necessary. 

‍

هل لا تزال تعتقد أن برامج إدارة المشاريع ليست لك؟ Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

If you’re convinced that you need such a solution in your life, let’s see how you go about choosing the right project management software. 

‍

‍

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

We’ve covered what a project management system is, how to use it, and its benefits. Now, let’s get into the details of picking the right tool for your business. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! In this case, you should try first to understand your project and team’s needs. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• لماذا تحتاج إلى منصة إدارة مشاريع؟
• ما أنواع المشاريع التي تديرها عادةً؟
• ما هي الجداول الزمنية وال milestones الحرجة للمشاريع؟
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• هل تحتاج إلى أداة لتوقعات المشروع أو تتبع الوقت؟

If you’re stuck, it’s always helpful to ask an artificial intelligence (AI) tool like ChatGPT to generate new ideas. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

‍

Step #2: Understand what features you will need

Project management tools have plenty of features — enough to give you a headache. That’s probably why you stopped searching on your own and tried to find a buyer’s guide to help you out.

You’ve come to the right place. Here are the ‘must-have’ features that will shape the way you evaluate project management software: 

• Integrations: It’s essential for your PM tool to integrate directly into your existing systems, just like Guru does. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• Time-tracking options: One of the most important features of any PM tool, so don’t do without it. 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Now that you know what you’re looking for, finding the right solution that aligns with your requirements is a piece of cake. Still, since it’s such a key step, here are some tips to get you started. 

‍

First, research your options. It might seem obvious, but you can’t just settle on the first tool that appears on Google. You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

At this point, you’ve narrowed down your list to two or three options. But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. By diversifying your pool, you’ll get better user feedback, as it’ll give you insight into the tool’s strengths, weaknesses, and ease of use. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. خلال هذا الوقت، ينبغي لأقرانك استخدام الأداة لاستكشاف كل ما تقدمه البرمجيات.

‍

بعد ذلك، اطلب من أعضاء فريقك التعليق. هل كانت واجهة المستخدم سهلة الاستخدام؟ هل حلت مشاكلك؟ هل توجد أي قيود يجب أن تكون على علم بها؟ هل كانت ميزات الدردشة في الوقت الحقيقي أو مشاركة الملفات تعمل كما هو مقصود؟ 

أي تعليق سلبي أو إيجابي يمكن أن يساعدك في اتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت هذه الأداة مناسبة لعملك أم لا. 

الخطوة رقم 5: ضع في اعتبارك ميزانيتك

حسناً، لقد وجدت الأداة المناسبة، وتريدها الآن. أنت مستعد للشراء، لكن هناك مشكلة صغيرة. إنها باهظة الثمن الآن. 

حسناً، لنعد إلى الرسم البياني. 

من المهم تحديد معايير ميزانيتك بوضوح. هل تصرف كل ما لديك وتقيم استثماراً ضخماً؟ أم هل تأخذ الأمر ببطء؟ بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى التفكير في التكاليف الإضافية، مثل رسوم الاشتراك أو الصيانة. 

قبل أن تتDive، ضع في اعتبارك التكاليف الفورية وطويلة الأجل. إذا كنت شركة صغيرة أو لديك ميزانية محدودة، ابحث عن أدوات مجانية أو خطط لكل مستخدم.

من ناحية أخرى، إذا كنت شركة كبيرة ذات متطلبات معقدة، قد تحتاج إلى الحصول على تسعير مخصص يتناسب مع مؤسستك. 

في الختام، افحص نموذج تسعير الأداة وما إذا كانت تناسب ميزانيتك. 

***

تهانينا! 🎉 أنت مستعد للقيام بالخطوة الأخيرة، وهي اتخاذ قرارك النهائي. 

‍

ولكن قبل أن نتابع ونظهر لك أفضل أدوات إدارة المشاريع المتاحة حالياً، دعنا نستعرض تلك الميزات التي يجب أن تتوافر. 

‍

ميزات ووظائف يجب أن تبحث عنها في برنامج إدارة المشاريع

كما تعلم، كل أداة لإدارة المشاريع متاحة حالياً في السوق تحتوي على ميزات متعددة. أحياناً، الكثير منها، مما يجعل من الصعب تحديد ما تحتاجه حقاً. 

إليك بعض القدرات التي ينبغي أن تولي لها اهتماماً: 

• التخطيط والجدولة: يجب أن تسمح لك أفضل برامج إدارة المشاريع بتحديد أهداف المشاريع والمعالم، بالإضافة إلى تحديد المهام والمواعيد النهائية والاعتمادات. من خلال التنبيهات والإشعارات والجداول الزمنية والتقويمات، يمكنك الحفاظ على المسار الصحيح أثناء تقدمك. 
• التعاون الجماعي: المراسلة داخل التطبيق، ومشاركة الملفات، ولوحات المعلومات الخاصة بالفريق. تساهم جميعها في تحسين التواصل وتجعل التعاون أسهل. علاوة على ذلك، يمنحك وضوحاً بشأن مكان تقدم مشروعك. 
• إدارة الموارد والتوثيق: جداول البيانات ليست فعالة في تتبع كل معلوماتك. مع أداة إدارة المشاريع، لديك كل البيانات التي تحتاجها في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إليها بسرعة وسهولة، كلما احتجت إليها. 
• التكاملات: تتكامل معظم برامج إدارة المشاريع مع أدواتك الحالية لتقليل الحاجة إلى تغيير علامات التبويب. يتم تكامل Guru، على سبيل المثال، بشكل جيد مع تطبيقات إدارة المشاريع الشائعة مثل Monday.com وAirtable وBasecamp وTeamwork. لا تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى أداة منفصلة للحصول على إجابات فورية. 
• تتبع الوقت والميزانية: كل مشروع، بغض النظر عن حجمه، له أثر ورقي. تساعدك أداة إدارة المشاريع في تتبع وتنظيم مستنداتك. يوفر لك نظرة عامة واضحة حول أدائك، مما يعني أنه يمكنك تتبع الوقت والمال المنفق على كل مشروع. 

في نهاية اليوم، تحتاجك كشركة تؤثر بشكل كبير على الميزات التي ينبغي أن تتواجد في أداة إدارة المشاريع. 

الآن، أنت مستعد لاتخاذ قرار مستنير. لذا، دعنا نعرض لك أفضل 10 أنظمة لإدارة المشاريع لعام 2024. 

‍

10 من أفضل حلول برامج إدارة المشاريع التي يجب وضعها في الاعتبار

مع توقع تجاوز سوق برامج إدارة المشاريع العالمي 15.08 مليار دولار بحلول عام 2030، فإنه لا ينبغي أن يكون مفاجئاً أن هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع المتاحة حالياً. 

وعلى الرغم من أن الأمر يبدو كأنه مهمة شاقة، لقد أزلنا كل ما يتعلق بعملية البحث لتكون أسهل. دعنا نستكشف أفضل أدوات إدارة المشاريع التي يجب عليك أخذها بعين الاعتبار. 

‍

1. أسانا

أسانا هي أداة شعبية لإدارة المشاريع موثوقة لربط الفرق وتدفقات العمل بالمبادرات الاستراتيجية والأهداف التجارية. 

المصدر: G2

‍

لديها قدرات إدارة المشاريع التي تساعدك على التعامل مع مشاريعك من البداية إلى النهاية. من خلال لوحات كانبان، قوائم المهام، مخططات جانت، والجداول الزمنية، تجعل أسانا عملياتك أكثر شفافية وسلاسة.

علاوة على ذلك، تحتوي على أتمتة توفر الوقت مثل تحديثات الحالة. المشكلة أنك ستتلقى فقط إشعارات عن العمل الذي يهمك أكثر. لكن يمكنك قياس كمية الوقت الذي تقضيه في المشروع عبر خيارات تتبع الوقت حتى تتمكن من التخطيط بشكل صحيح. 

يتكامل Guru أيضاً مع أسانا — شاهد كيف هنا. 

‍

2. ورايك

تقدم وايك خياراً مرنًا من برنامج إدارة المشاريع المناسب لكافة أعضاء فريقك، بغض النظر عن القسم. 

المصدر: Capterra

‍

يمتلك رايك أنواع عناصر مخصصة تتيح لك بناء مكتبة قابلة للتخصيص لمحاكاة العملية والتسميات والأساليب الفريدة التي لديك. يمكنك أيضاً تخصيصه حسب الأدوار والصناعات والأقسام. 

علاوة على ذلك، تساعدك هذه الأداة في إدارة مواردك بشكل صحيح وتوزيعها، لذلك لا تهدرها. حيث تحتفظ ببياناتك في مكان واحد، يمكن لكل عضو في الفريق الوصول إليها عند الحاجة. 

‍

كما تساعدك لوحة معلومات مشروع Wrike في تصور ما يحتاجه فريقك للنجاح من خلال جمع الخطط والتقدم والتحليلات في مصدر واحد.

‍

3. كليك أب

كليك أب هي أداة إنتاجية سهلة الاستخدام حيث يمكن للفرق الكبيرة أو الصغيرة تخطيط وتنظيم والتعاون بكفاءة أكبر. 

المصدر: G2

‍

تساعدك هذه الأداة في إدارة المشاريع الجديدة من خلال إدارة المهام، واللوحات البيضاء، والدردشات. تمكنك من الانتقال بسرعة إلى أي مهمة أو مهمة فرعية — وتخصيصها بحيث يمكنك عرض ما يهمك فقط في تلك اللحظة. 

كما يتيح كليك أب تعاوناً بصرياً ممتازاً من خلال لوح بيضاء افتراضية. هنا، يمكنك تبادل الأفكار، إضافة ملاحظات، ومشاهدة جميع أفكار فريقك في مكان واحد، حتى لو كنت تعمل عن بُعد. 

مع ميزة الدردشة، تجمع التواصل تحت سقف واحد. استخدمها لمشاركة التحديثات أو ربط الموارد. 

4. موندي

موندي دوت كوم هي منصة إدارة مشاريع قابلة للتخصيص للغاية تُعرف بمرونتها وقابلية التوسع والتكيف. 

المصدر: G2

‍

تحتوي هذه الحلول على منحنى تعلم قليل أو معدوم لأنه يمكنك سحب وإفلات أي عنصر تريده لإنشاء سير عملك. الفضاء العمل سهل الاستخدام ومرن، مما يعني أنه يتكيف مع نمو شركتك. 

إذا لم تكن تعرف من أين تبدأ، فإن Monday لديه قوالب جاهزة يمكنك استخدامها للبدء. هذا يجعل من السهل وضع الأهداف والمهام، وتنظيم طريقة عملك، والتعامل مع التسليمات الخاصة بك. 

وإليك الأمر؟ يتكامل موندي مع Guru!

‍

5. تريلو

قل ‘مرحبًا’ لـ Trello، أداة التعاون البصرية التي تساعدك في إدارة مشاريع فريقك وإبقاء كل شيء منظمًا. 

المصدر: G2

‍

تريلو هي أداة مناسبة للأعمال من جميع الأحجام ومن جميع الصناعات حيث يمكنك تخصيصها لتناسب أسلوب عملك. بالإضافة إلى ذلك، لديها تكاملات مع العديد من الأدوات، بما في ذلك Slack وJira وGoogle Drive وغيرها. 

‍

لا يتطلب Trello أي تدريب، لأنه سهل الفهم وميزاته بديهية. بالإضافة إلى ذلك، فإن العملية بأكملها شفافة. تتأكد تريلو من أنه يسهل عليك مشاركة ملفاتك مع زملائك، بغض النظر عن مكانهم. 

6. توجّل بلان

يوفر توجل بلان وسيلة بسيطة لوكالات التسويق والفرق من أي حجم للتعامل مع مشاريع متعددة في الوقت نفسه. 

المصدر: G2

‍

تساعدك هذه الأداة في تسهيل تخصيص الموارد وإدارة تخزين الملفات. مع صورة أوضح عن عبء العمل لفريقك، يمكنك تجنب الإرهاق والتخطيط لأي عوائق. 

‍

يوفر توجل بلان أيضاً وجهات نظر مخصصة لجميع زملائك. هذا يعني أن الجميع يحصل على العرض الذي يريدونه ويحتاجونه، مثل المشاريع الملونة أو عرض شامل. 

علاوة على ذلك، تضمن هذه الأداة دقة كل من الفوترة والرواتب لجعل عمليات أعمالك أكثر كفاءة وموثوقية. 

7. بيسكامب

تدرك Basecamp أنه من الصعب إدارة مشاريع متعددة، والمواعيد النهائية، والعملاء في نفس الوقت. لهذا السبب أنشأت منصة لإدارة المشاريع، مثالية للفرق الصغيرة، التي تنجز العمل. 

المصدر: G2

‍

تقدم لك لوحة معلومات تضم صفحة واحدة حيث يمكنك عرض جميع مشاريعك، مهامك، تكليفاتك، والمواعيد النهائية. يمكنك تخصيصها لتبدو مثل المنزل باستخدام شعار وألوان شركتك؛ بالإضافة إلى ذلك، يمكن للجميع ضبط الصفحة الرئيسية كما يريدون. 

‍

Basecamp’s Mission Control feature allows you to see which projects are on track and which require more attention. 

What’s more, Basecamp integrates with Guru, so don’t forget to check it out. 

8. جيرا

جيرا من Atlassian هي أداة تتبع القضايا والمشاريع المستخدمة للتعامل مع المشاريع الجديدة وتحقيقها. 

المصدر: Capterra

‍

تتمتع جيرا بسير عمل مؤتمت يتيح لك إدارة كل تحديث مع إشعارات تقدم المهام، وتعليقات، والمزيد. يسمح لك ذلك بربط الفرق التي تقوم ببناء المنتج مع الذين يطلقونه بسلاسة. 

‍

Furthermore, you can add any piece of knowledge you need (documents, mockups, people) so you never lose any critical information. If you’re out of ideas, you can use Jira’s AI to glean valuable insights from your data, which leads to faster decision-making. 

9. Teamwork

Teamwork is all about teamwork, of course. This project management tool is capable of managing every aspect of your project from start to finish. 

Source: G2

‍

This solution simplifies time tracking, letting you understand how you and your co-workers spend your time. It accurately estimates how long a project will take and tracks it so you can stay on schedule and bill clients promptly.  

‍

Regarding resource management, Teamwork helps you manage your team’s work in real time. Since you get a complete picture of your team’s capacity, you can avoid bottlenecks by easily reassigning tasks. 

Teamwork integrates with Guru; take a look.

10. Airtable

Airtable is a collaboration platform used for building apps and empowering teams to manage their most critical workflows better.  

Source: G2

‍

Airtable keeps your teams connected through custom interfaces without code. It has building blocks that allow you to drag and drop components and make interfaces in minutes. This way, each person can work however they want. 

‍

Plus, you have permissions, which let you decide who can access what. 

Airtable automates most of your processes and saves you from the clutter. With a single notification or a multi-sequence workflow, you can keep your team on track all the time. 

One popular Airtable integration is with Guru. See how it works.

‍

Over to You

That’s it! You know everything there is to know about how to choose project management software. If we’ve successfully made your selection process easier, our work here is done.  

But do you wanna make handling projects even easier? 

Use your shiny new PM tool together with Guru, a 3-in-1 solution that gives you all the answers instantly, no matter where you work. With smart AI search, you’ll get accurate and trusted data directly in your team’s tools.  

But Guru does so much more than that — you just have to sign up as a new user and experience it yourself.