Har du noen gang lurt på hvordan du velger programvare for prosjektledelse som passer til selskapets behov? Lurer ikke lenger! Den ultimate kjøperens guide for PM-verktøy er her. 

‍

Det finnes ikke et tidspunkt hvor du ikke trenger programvare for prosjektledelse. Det er en av de beste måtene å planlegge, overvåke og lansere vellykkede prosjekter innen din virksomhet. 

Men bare 23% av selskapene bruker prosjektledelsesverktøy — og en liten prosentandel av dem har fortsatt ikke fått nytte av dem.

Det er fordi de fleste av dem ikke bruker den rette løsningen. Men hvis du er her, er du klar til å ta den rette beslutningen og forstå hva du skal se etter når du vurderer PM-verktøy. 

Det hele starter med å oppdage trinnene du trenger å ta…

Hva er programvare for prosjektledelse?

Programvare for prosjektledelse refererer til verktøyene selskaper bruker for å administrere prosjektene sine effektivt. 

I korte trekk, det er en løsning som hjelper deg med å planlegge, organisere og spore prosjekter. Mens det fremmer smidig samarbeid mellom team og interessenter. 

Tenk på det som et virtuelt rom teammedlemmene dine kan få tilgang til når de jobber med en pågående oppgave. Her kan folk tydelig definere ansvar og oppgaver, holde oversikt over prosjektets fremdrift og tildele ressurser. 

Men hvem er det for? Det korte svaret: alle. 

Når du arbeider med et forretningsprosjekt, må du vite hva oppgavene er, hvem som er ansvarlig for hva, osv. Uten en plattform for prosjektledelse vil du ikke få verdifull innsikt i hvordan teamet ditt presterer. 

Det er derfor bedrifter og team av alle størrelser i alle bransjer bruker dette verktøyet for å strømlinjeforme arbeidsflyten deres, fra travle markedsføringsbyråer til helt fjernarbeidende selskaper. 

Men hva er det egentlige formålet med et verktøy for prosjektledelse?  

‍

Hvordan brukes verktøy for prosjektledelse?

Hovedformålet med et verktøy for prosjektledelse er å organisere måten du jobber på og sørge for at teamet ditt holder seg på sporet.

Men det har også flere bruksområder, inkludert: 

• Å gi større prosjektoversikt: La oss si at alle avdelingene dine jobber med forskjellige prosjekter samtidig. Men du gjør alt manuelt. På et tidspunkt mister du kanskje oversikten over hva som skjer hvor. Med en løsning for prosjektledelse unngår du forvirring.  
• Bedre ressursforvaltning: Ressurser refererer til personer og utstyr du trenger for å fullføre prosjektet i tide. Et verktøy for prosjektledelse hjelper deg med å forvalte dem effektivt, slik at du kan fullføre oppgavene dine innen budsjett. 
• Generere nøyaktige rapporter: Du kan se sanntidsdata gjennom automatisk genererte rapporter eller visuelle dashbord. De er ekstremt hjelpsomme for å holde oversikt over fremdriften din, se potensielle hindringer og holde deg oppdatert. 
• Sporing av tid og personell: Gjennom et PM-verktøy vil du tydelig se hvor mye tid noen bruker på en oppgave eller hvem som er tilgjengelig. Det hjelper deg med å fakturere kundene dine nøyaktig ettersom du enkelt kan loggføre timene brukt på hver oppgave. 

La oss nå dykke dypere inn i fordelene med et PM-verktøy. 

‍

Hva er fordelene med å bruke programvare for prosjektledelse?

Programvare for prosjektledelse har så mange fordeler at det vil ta oss årevis å telle dem alle. Derfor har vi bare valgt de viktigste fordelene med et PM-verktøy. 

Så, den rette programvaren for prosjektledelse gir følgende fordeler: 

• Bedre prosjektplanlegging: Vi vet du er lei av å bruke regneark for å planlegge prosjektene dine. Det er vi også! Et prosjektledelsesverktøy hjelper deg med å bygge en sømløs arbeidsflyt som er i tråd med teamets evner og gir deg dypere oversikt. 
• Automatiserte prosjektoppgaver: Et prosjekt har mange gjentatte tidkrevende oppgaver, som å tildele oppgaver, spore ressurser og rapportere status. Du kan si ‘buh-bye’ til denne repetisjonen ettersom prosjektledelsesverktøy automatiserer alt og sparer deg for mer tid. 
• Sømløst samarbeid: Du hater det når du må gå gjennom utallige e-posttråder bare for å finne en enkelt notat. Her er der PM-programvaren skinner mest. Siden du har alt samlet i én plattform, kan du holde deg mer fokusert på prosjektet enn på forstyrrelser. 
• Raskere fullføring: I denne raske verden har du ikke råd til å vente på den trege i teamet ditt som skal ferdigstille en oppgave. Gjennom oppgavehåndtering og andre funksjoner kan du raskt se om noe går galt, så du kan endre retning om nødvendig. 

‍

Tror du fortsatt at PM-programvare ikke er for deg? Vel, denne statistikken kan endre tankene dine: 43% av selskapene som ble spurt i 2022 rapporterte en betydelig økning i bruken av samarbeidverktøy, noe som betyr raskere prosjektlevering. 

Hvis du er overbevist om at du trenger en slik løsning i livet ditt, la oss se hvordan du går frem for å velge riktig programvare for prosjektledelse. 

‍

‍

Hvordan velge programvare for prosjektledelse som passer til dine behov

Vi har dekket hva et system for prosjektledelse er, hvordan du bruker det, og fordelene ved det. Nå la oss gå inn på detaljene om hvordan du velger det rette verktøyet for virksomheten din. 

Så, valg av programvare for prosjektledelse starter med disse fem trinnene. 

Trinn #1: Identifiser dine behov

Som universet, begynner alt med et DUNK! I dette tilfellet bør du først prøve å forstå prosjektet ditt og teamets behov. Og identifisere målene dine. 

For eksempel, du trenger en løsning for prosjektledelse fordi du ønsker å organisere arbeidsflytene dine bedre. 

Prøv å finne svar på følgende spørsmål: 

• Hvorfor trenger du en plattform for prosjektledelse?
• Hvilke typer prosjekter håndterer du vanligvis?
• Hva er de kritiske tidslinjene og milepælene for prosjektet?
• Hvordan fordeler du vanligvis ressurser til prosjektene dine? 
• Trenger du et verktøy for prosjektprognoser eller tidsregistrering?

Hvis du står fast, er det alltid nyttig å spørre et verktøy for kunstig intelligens (AI) som ChatGPT om å generere nye ideer. 

Den viktigste takeawayen er at du definitivt trenger et mål slik at alle er på samme side, selv når de mister oversikten over hvorfor dette prosjektet er viktig. 

‍

Trinn #2: Forstå hvilke funksjoner du vil trenge

Verktøy for prosjektledelse har mange funksjoner — nok til å gi deg hodepine. Det er sannsynligvis derfor du sluttet å søke på egen hånd og prøvde å finne en kjøperguide for å hjelpe deg.

Du har kommet til rett sted. Her er de ‘må-ha’ funksjonene som vil forme måten du vurderer programvare for prosjektledelse: 

• Integrasjoner: Det er viktig at PM-verktøyet ditt integreres direkte med systemene dine, akkurat som Guru gjør. Denne appen holder deg fokusert på oppgaven foran deg mens du raskt får svarene du trenger. 
• Håndtering av prosjektlinjer: Denne funksjonen hjelper deg med å holde oversikt over hvordan planen din går, fra å sette tidsfrister til å justere tempoet. 
• Tidssporingsalternativer: En av de viktigste funksjonene til ethvert PM-verktøy, så ikke gå glipp av det. 
• Automatisering: Prosjektledelsesverktøy med automatiseringsfunksjoner har en positiv innvirkning på en bedrift og forenkler operasjonene dine. 

Vi kan snakke mer om disse funksjonene senere, så følg med. 

Trinn #3: Forskning på forskjellige plattformer for prosjektledelse

Dette bør være enkelt, ikke sant? 

Nå som du vet hva du leter etter, er det å finne den rette løsningen som passer med kravene dine en barnemath.  Likevel, siden det er et så viktig steg, er her noen tips for å komme i gang. 

‍

Først, forsk dine alternativer. Det kan virke åpenbart, men du kan ikke bare nøye deg med det første verktøyet som dukker opp på Google. Du må være grundig i etterforskningen din og velge verktøyet som fungerer best for din bedrift. 

Hemmligheten er å: 

• Les anmeldelser fra faktiske brukere.
• Sjekk vurderinger på nettsteder som G2, TrustRadius, og Capterra.
• Be om anbefalinger fra kolleger.
• Utforsk blogger som er skrevet av bransjeeksperter.

Så sammenligne verktøy og se hvilket som passer best for behovene dine. 

Trinn #4: Test programvaren

På dette punktet har du snevret ned listen din til to eller tre alternativer. Men du må fortsatt finne DEN ENE. 

Dette er hvorfor dette trinnet eksisterer. Det involverer å teste den valgte programvaren for å få praktisk erfaring med den. Målet er å se hvor godt hvert alternativ oppfyller kravene dine. 

Du begynner med å samle et team av ledere og prosjektledere, helst med forskjellige roller og ansvar. Ved å diversifisere gruppen din vil du få bedre tilbakemeldinger fra brukerne, da det vil gi deg innsikt i verktøyets styrker, svakheter og brukervennlighet. 

Bruk det over en forhåndsbestemt periode. De fleste løsninger har gratis prøveperioder eller planer som lar deg teste dem. I løpet av denne tiden bør kollegaene dine bruke verktøyet for å utforske alt programvaren har å tilby.

‍

Etterpå kan du spørre teammedlemmene dine om tilbakemelding. Var brukergrensesnittet enkelt å bruke? Løste det problemene dine? Er det noen begrensninger du bør være klar over? Fungerer sanntids chat- eller fildelingsfunksjonene som de skal? 

Enhver negativ eller positiv kommentar kan hjelpe deg å bestemme om det er det rette verktøyet for din bedrift eller ikke. 

Trinn #5: Vurder budsjettet ditt

Greit, du har funnet DEN ENE, og du vil ha det nå. Du er klar til å gjennomføre kjøpet, men det er ett lite problem. Det er for dyrt for deg akkurat nå. 

Vel, da må vi tilbake til tegnebrettet. 

Det er viktig å klart definere dine budsjettparametere. Går du all in og gjør en stor investering? Eller tar du det rolig? I tillegg må du tenke på de ekstra kostnadene, som abonnements- eller vedlikeholdsavgifter. 

Før du dykker inn, vurder både umiddelbare og langsiktige kostnader. Hvis du er en liten bedrift eller har et strammere budsjett, se etter gratis verktøy eller per-bruker-planer.

På den annen side, hvis du er en stor bedrift med komplekse krav, kan det hende du må få spesialtilpassede priser tilpasset din organisasjon. 

Avslutningsvis, undersøk verktøyets prismodell og om den passer inn i budsjettet ditt. 

***

Gratulerer! 🎉 Du er klar til å ta det siste steget, som er å gjøre ditt endelige valg. 

‍

Men før vi går videre og viser deg de beste prosjektledelsesverktøyene som er tilgjengelige akkurat nå, la oss gå gjennom de ‘må-ha’ funksjonene en gang til. 

‍

Funksjoner og funksjonaliteter å se etter i programvare for prosjektledelse

Som du vet, har hver programvare for prosjektledelse som er tilgjengelig på markedet flere funksjoner. Noen ganger for mange, noe som gjør det vanskelig å bestemme hva du virkelig trenger. 

Her er noen av mulighetene du bør være oppmerksom på: 

• Planlegging og tidsplanlegging: Den beste programvaren for prosjektledelse bør la deg sette prosjektmål og milepæler, samt definere oppgaver, frister og avhengigheter. Gjennom varsler, meldinger, tidsplaner og kalendere kan du holde deg på sporet mens du går. 
• Team samarbeid: Innebygd meldingsfunksjon, fildeling og teamdashboards. Alle bidrar til bedre kommunikasjon og gjør det lettere å samarbeide. I tillegg gir det klarhet om hvor prosjektet ditt står. 
• Ressursforvaltning og dokumentasjon: Regneark er ikke så effektive for å holde oversikt over all informasjonen din. Med et prosjektledelsesverktøy har du all dataen du trenger på ett sted. Dessuten kan du få tilgang til det raskt og enkelt, når som helst du trenger det. 
• Integrasjoner: Det meste av PM programvare integreres med eksisterende verktøy for å redusere behovet for å bytte faner. Guru, for eksempel, integreres godt med populære prosjektledelsesapper som Monday.com, Airtable, Basecamp og Teamwork. Du trenger ikke å logge inn i et separat verktøy for å få umiddelbare svar. 
• Tids- og budsjettsporing: Hvert prosjekt, uansett hvor stort eller lite, har en papirspor. Et prosjektledelsesverktøy hjelper deg med å holde oversikt over og organisere dokumentene dine. Det gir en klar oversikt over ytelsen din, som betyr at du kan spore tiden og pengene brukt på hvert prosjekt. 

På slutten av dagen påvirker behovene dine som selskap sterkt hvilke funksjoner et prosjektledelsesverktøy bør ha. 

Nå er du klar til å ta en informert beslutning. Så, la oss vise deg de 10 beste prosjektledelsessystemene for 2024. 

‍

10 av de beste programvareløsningene for prosjektledelse å vurdere

Med det globale markedet for prosjektledelsessoftware som forventes å overstige $15,08 milliarder innen 2030, burde det ikke komme som et overraskelse at det finnes så mange PM-verktøy tilgjengelig. 

Og selv om det virker som en overveldende oppgave, har vi gjort forskningen din enklere. La oss utforske de beste programvareverktøyene for prosjektledelse som du bør vurdere. 

‍

1. Asana

Asana er et populært prosjektledelsesverktøy som brukes for å knytte team og arbeidsflyter til strategiske initiativer og forretningsmål. 

Kilde: G2

‍

Det har prosjektledelsesfunksjoner som hjelper deg med å håndtere prosjektene dine fra start til slutt. Gjennom kanban-tavler, oppgavelister, Gantt-diagrammer og tidslinjer gjør Asana prosessene dine mer transparente og smidige.

I tillegg har det tidsbesparende automasjoner som statusoppdateringer. Men fangsten er at du kun vil motta varsler om arbeidet som betyr mest for deg. Men du kan måle hvor mye tid du bruker på prosjektet via tidsregistreringsalternativer slik at du kan budsjettere riktig. 

Guru integreres også med Asana — se hvordan her. 

‍

2. Wrike

Wrike tilbyr en allsidig programvare for prosjektledelse, ideell for hele teamet ditt, uansett avdeling. 

Kilde: Capterra

‍

Wrike har tilpassede elementtyper som lar deg bygge et tilpasset bibliotek som etterligner din unike prosess, terminologi og metodikk. Du kan også tilpasse det avhengig av roller, bransje og avdeling. 

I tillegg hjelper dette verktøyet deg med å administrere og riktig tildele ressursene dine, slik at du ikke mister dem. Siden det lagrer dataene dine på ett sted, kan hvert teammedlem få tilgang til dem når det er nødvendig. 

‍

Wrikes prosjektdashboard hjelper deg også med å visualisere hva teamet ditt trenger for å lykkes ved å samle planer, fremdrift og analyser i en enkelt kilde.

‍

3. ClickUp

ClickUp er et brukervennlig produktivitetsverktøy hvor store eller små team kan planlegge, organisere og samarbeide mer effektivt. 

Kilde: G2

‍

Dette PM-verktøyet hjelper deg med å håndtere nye prosjekter gjennom oppgavehåndtering, tavler og chatter. Det lar deg raskt navigere til enhver oppgave eller deloppgave — og tilpasse det slik at du bare ser det som interesserer deg på det tidspunktet. 

ClickUp muliggjør også utmerket visuell samarbeid gjennom en virtuell tavle. Her kan du brainstorme, legge til notater og se alle ideene til teamet ditt på ett sted, selv om du jobber eksternt. 

Med chat-funksjonen bringer du kommunikasjon sammen på ett sted. Bruk det til å dele oppdateringer eller lenke til ressurser. 

4. Monday

Monday.com er en høyt tilpassbar prosjektledelsesplattform kjent for sin skalerbarhet, fleksibilitet og tilpasningsevne. 

Kilde: G2

‍

Denne løsningen har liten eller ingen læringskurve fordi du kan dra og slippe elementene du vil for å lage arbeidsflyten din. Arbeidsområdet er intuitivt og fleksibelt, noe som betyr at det skalerer etter hvert som selskapet ditt vokser. 

Hvis du ikke vet hvor du skal starte, har Monday klare maler du kan bruke for å komme i gang. Dette gjør det enklere å sette mål og oppgaver, organisere måten du jobber på og håndtere leveranser. 

Og gjett hva? Monday integreres med Guru!

‍

5. Trello

Si ‘Hei’ til Trello, et visuelt samarbeidsverktøy som hjelper deg med å administrere prosjektteamet ditt og holde alt organisert. 

Kilde: G2

‍

Trello er et passende verktøy for bedrifter av alle størrelser og fra alle bransjer siden du kan tilpasse det til å passe din arbeidsstil. I tillegg har det integrasjoner med mange verktøy, inkludert Slack, Jira, Google Drive, og mer. 

‍

Trello krever ingen onboarding, ettersom det er lett å forstå og funksjonene er intuitive. I tillegg er hele prosessen transparent. Trello gjør det enkelt å dele filene dine med kollegaene dine, uansett hvor de er. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan gir en enkel måte for markedsføringsbyråer og team av enhver størrelse å håndtere flere prosjekter samtidig. 

Kilde: G2

‍

Dette verktøyet gjør ressursallokering og fil-lagringshåndtering enkel. Med et klarere bilde av teamets arbeidsmengde, kan du unngå utbrenthet og planlegge for eventuelle flaskehalser. 

‍

Toggl Plan har også personlig tilpassede visninger for alle teammedlemmer. Dette betyr at alle får den visningen de ønsker og trenger, som fargekodede prosjekter eller en oversiktsvisning. 

Videre sikrer dette verktøyet nøyaktighet i både fakturering og lønn for å gjøre forretningsdriften din mer effektiv og pålitelig. 

7. Basecamp

Basecamp forstår at det er vanskelig å jonglere flere prosjekter, frister og kunder samtidig. Det er derfor de har bygget en prosjektledelsesplattform, ideell for små team, som får jobben gjort. 

Kilde: G2

‍

Det tilbyr en oversiktsdashbord hvor du kan se alle prosjektene dine, oppgaver, tildelinger og frister. Du kan tilpasse den slik at den føles som hjemme med din bedrifts logo og farger; pluss at alle kan sette sin hjemmeside som de vil. 

‍

Basecamps Mission Control-funksjon lar deg se hvilke prosjekter som er på sporet og hvilke som trenger mer oppmerksomhet. 

Hva mer er, Basecamp integreres med Guru, så ikke glem å sjekke det ut. 

8. Jira

Jira fra Atlassian er et verktøy for å spore problemer og prosjekter som brukes for å håndtere nye prosjekter og bringe dem til livs. 

Kilde: Capterra

‍

Jira har automatiserte arbeidsflyter som lar deg administrere hver oppdatering med varsler om oppgavens fremdrift, kommentarer, og mer. Dette gjør at du sømløst kan koble teamene som bygger produktet sammen med dem som lanserer det. 

‍

Videre kan du legge til hvilket som helst stykke kunnskap du trenger (dokumenter, mockups, personer) slik at du aldri mister kritisk informasjon. Hvis du er ute etter ideer, kan du bruke Jiras AI til å hente verdifulle innsikter fra dataene dine, noe som fører til raskere beslutningstaking. 

9. Teamwork

Teamwork handler selvfølgelig om samarbeid. Dette prosjektledelsesverktøyet kan håndtere alle aspekter av prosjektet ditt fra start til slutt. 

Kilde: G2

‍

Denne løsningen forenkler tidsregistrering, slik at du forstår hvordan du og kollegaene dine bruker tiden. Den estimerer nøyaktig hvor lang tid et prosjekt vil ta og sporer det slik at du kan holde deg på planlagt tidspunkt og fakturere kundene raskt.  

‍

Når det gjelder ressursforvaltning, hjelper Teamwork deg med å håndtere teamets arbeid i sanntid. Siden du får et komplett bilde av teamets kapasitet, kan du unngå flaskehalser ved enkelt å omfordele oppgaver. 

Teamwork integreres med Guru; ta en titt.

10. Airtable

Airtable er en samarbeidplattform som brukes til å bygge apper og styrke team for bedre å håndtere sine mest kritiske arbeidsflyter.  

Kilde: G2

‍

Airtable holder teamene dine tilkoblet gjennom tilpassede grensesnitt uten kode. Den har byggeklosser som lar deg dra og slippe komponenter og lage grensesnitt på minutter. Slik kan hver person jobbe som de vil. 

‍

I tillegg har du tillatelser som lar deg bestemme hvem som kan få tilgang til hva. 

Airtable automatiserer de fleste prosessene dine og reduserer rotet. Med en enkelt varsling eller en flertrinns arbeidsflyt, kan du holde teamet ditt på sporet hele tiden. 

En populær Airtable-integrasjon er med Guru. Se hvordan det fungerer.

‍

Over til deg

Det er alt! Du vet alt som er å vite om hvordan du velger programvare for prosjektledelse. Hvis vi har fått utvalgsprosessen din til å bli enklere, er arbeidet vårt her gjort.  

Men vil du gjøre prosjektbehandling enda lettere? 

Bruk det splitter nye prosjektledelsesverktøyet ditt sammen med Guru, en 3-i-1-løsning som gir deg alle svarene umiddelbart, uansett hvor du jobber. Med smart AI-søk får du nøyaktige og pålitelige data direkte i teamets verktøy.  

Men Guru gjør så mye mer enn det — du må bare registrere deg som ny bruker og oppleve det selv.