Vurder denne kjøpsguiden som den eneste du trenger for å bestemme hvilket programvare for enterprise content management (ECM) som er best for din virksomhet. 

‍

Ifølge forskning, har 73 % av organisasjonene en innholdsmarkedsføringsstrategi på plass. Men kan de virkelig håndtere det STOR biblioteket med informasjon bare med det? 

Noen gjør sannsynligvis det. Men for de som sliter med det, finnes det en bedre måte å effektivisere dokumenthåndteringen på. 

Gjennom ECM kan du organisere og redigere ustrukturert innhold raskt, forbedre forretnings effektivitet og redusere kostnader. 

Men vi er allerede kommet for langt. Vi er ikke fans av spoilere. Så fortsett og begynn å lese om hva ECM er, de beste alternativene for din bedrift, og viktige tips for å velge løsningen din. 

Ansvarsfraskrivelse: Dette blogginnlegget ble sist oppdatert 12. mars 2024.

‍

Hva er programvare for Enterprise Content Management (ECM)?

ECM-programvare er en enkel måte å administrere, organisere og hente ustrukturert data på bedrifts nivå. 

Kort sagt, det lar autoriserte brukere (fra ansatte og kunder til forretningspartnere) få tilgang til ulike typer innhold, som møte notater, web-sider, bilder, PDF-er, e-poster og fakturaer. 

En ECM-plattform fungerer godt for strengt regulerte bransjer, inkludert levering kjede, helsevesen og menneskelige ressurser.

Det finnes noen vanlige typer ECM:  

• Dokumenthåndteringssystemer (DMS) som fokuserer på lagring og håndtering av digitalt innhold. 
• Arkivhåndteringssystemer for å håndtere livssyklusen til poster, inkludert oppretting og oppbevaring. 
• DIGITAL ASSET MANAGEMENT (DAM) Systemer som hjelper med å ta vare på digitalt innhold som bilder, videoer eller lyd filer. 

Med det globale ECM-markedet som estimeres å vokse i omsetning (114 milliarder dollar innen slutten av 2035), er dette det rette øyeblikket å investere i ECM. 

Men hvordan fungerer det nøyaktig? 

‍

Hvordan fungerer Enterprise Content Management?

Formålet med ECM er enkelt. Det eliminerer behovet for papirdokumenter og hjelper til med å strømlinjeforme forretningsprosessene dine.

Tenk på det som ditt sentrale arkiv for all informasjonen i selskapet ditt. Denne løsningen fungerer dag og natt for å automatisere datastreamen din og organisere informasjonen utenfor strukturerte databaser. 

Prosessen begynner med å samle inn data fra ulike kilder, som e-post, PDF-er, bilder og til og med innlegg på sosiale medier. 

Så lagrer ECM-løsningen og indekserer dataene på ett sentraliserte sted hvor brukere enkelt kan hente det relevante informasjonen de søker. I tillegg kan du kategorisere dataene akkurat som du ønsker basert på spesifikke kriterier. 

Imidlertid er det ikke alle som kan få tilgang til ECM-systemet. De fleste løsninger har funksjoner for tillatelser som lar deg velge hvem som kan se, redigere eller slette innhold. Dessuten, med versjonskontrollmuligheter, får du den nyeste versjonen av dokumentet. Så det er ingen forvirring over hvem som gjorde en endring og når. 

En annen flott måte ECM forenkler livet ditt på er gjennom automatisering av arbeidsflyt. Det automatiserer kjedelige oppgaver som dataoppføring. Dine ansatte vil fokusere mer på tidskritiske oppgaver samtidig som de får tilgang til den rette informasjonen når de trenger den mest. 

Dette høres fint og flott ut, men hva er gevinsten? Se selv. 

‍

Hva er fordelene med å bruke ECM-programvare?

Dessverre, den gjennomsnittlige arbeidstakeren bruker rundt 20 % av arbeidsuken sin på å lete etter informasjonen de trenger eller forstyrrer travle kolleger. 

Hvis bare de hadde en løsning som kunne heve produktiviteten deres betydelig og muliggjøre mer effektivt samarbeid…

Vent, det finnes en! Det heter innholdshåndtering. Og det hjelper deg: 

• Øke selskapets effektivitet: ECM eliminerer behovet for papirdokumenter og gir deg informasjonen du trenger raskt. Som et resultat, siden arbeidsflyten din er mer effektiv, får du ulike fordeler som raskere tid til markedet. 
• Få raskere tilgang til dataene dine: Ikke flere tidkrevende søk etter den spesifikke noten du trenger, men ikke husker hvor den er. En god ECM-løsning gir deg enkel tilgang til dataene dine uansett hvor du jobber. 
• Forbedre kundeopplevelser: ECM er ikke bare for ansatte. Kunder kan bruke det til å hente viktig informasjon om selskapet, som ordrer, produkter osv., noe som hjelper med å forbedre kundetilfredsheten og til og med lukke flere salg. 
• Reduser arbeidskostnader: ECM sparer deg for penger siden du ikke trenger å ansette spesialisert personell til manuelle oppgaver. Videre har du tilgang til data i sanntid, noe som gjør at du kan ta bedre beslutninger angående driften din. 
• Ha et klart bilde av virksomheten din: En ECM-plattform gir deg et mer nøyaktig bilde av virksomheten din ved å samle all data i en enkelt kilde til sannheten. Siden du ikke etterlater noen innsikt, kan du og alle andre ta bedre datadrevne beslutninger. 

‍

Kanskje disse fordelene overbeviste deg om at ECM er den rette løsningen for din bedrift. Det er flott! Problemet er, hvor begynner du? Hvilke funksjoner bør du se etter? 👀

La oss se på et ECMs essensielle funksjoner sammen.

‍

Hvilke nøkkelfunksjoner bør en ECM-løsning ha?

Når du evaluerer en ECM-løsning, er det mye å vurdere, for eksempel brukervennlighet og om den tilbyr gratis prøveversjoner eller ikke. 

Så lenge du kjenner behovene og kravene dine, er det ganske enkelt å finne den rette løsningen. 

Men det finnes noen må-ha-funksjoner du ikke bør hoppe over: 

• Integrasjon med eksisterende apper: Lei av å lete etter den rette informasjonen på ti forskjellige apper? Et ECM-verktøy kan løse det problemet så lenge det har API-integrasjonsmuligheter med dine eksisterende verktøy. Som et resultat har du et komplett bibliotek med data ved fingertuppene. 
• Avanserte søkefunksjoner: Du trenger data raskt. Hvis programvaren du har valgt bruker lang tid på å hente det du trenger, er den ikke noe god. Løsningen du velger for ECM bør tilby avanserte og raske søkefunksjoner, slik at du raskt kan få tilgang til dataene dine. 
• Sikkerhets- og samsvarsfunksjoner: En ECM-plattform jobber med privat firma informasjon. Derfor må den ha robuste verifiseringsnivåverifikasjoner for brukere og bør overholde bransjestandarder og forskrifter. 
• Versjons- og historikkontrollalternativer: De fleste ECM-plattformer har tilpasningsmuligheter som lar deg lagre dataene dine hvordan du vil. Men de bør også tilby en måte å spore redigeringshistorikken på for å se hvem som har gjort endringer. I tillegg er en gjenopprettingsfunksjon utmerket når du ønsker å gå tilbake til en tidligere filversjon. 

‍

• Kraftige analyseverktøy: Den valgte ECM-en må ha kraftige analyseverktøy som kan måle og evaluere dataene dine raskt. De gir deg relevante innsikter, som forslag til forbedringer og kundetrender, for bedre beslutningstaking. 

Nå som du vet hva du skal se etter i ECM-løsningen din, er det på tide med hoveddelen av denne artikkelen. 

‍

De 10 beste ECM-programvaren i 2024

Så mange verktøy, så lite tid til å evaluere dem alle. 😮‍💨 

Ifølge en Forrester-rapport, finnes det 14 ECM-produkter med >$20 millioner i inntekt. Men det er fire for mange — vi har sørget for at listen vår kun inneholder de beste av de beste. 

La oss utforske disse alternativene sammen. 

1. Guru

Guru er ikke bare en flott AI-drevet bedriftswiki. 

I tillegg til å være en alt-i-ett-løsning for all kunnskapen din, har den også enterprise AI-søk og en intranett-hub for ansatte for mer effektivt samarbeid. 

‍

Dette betyr at den er mye mer effektiv til å samle all kunnskapen din fra alle datakilder. Og gi relevant og tidsriktig informasjon tilbake til teamene dine når de trenger den, uansett hvor de jobber. 

Guru eliminerer også fullstendig bytte av apper. Denne plattformen integreres med mange API-kontakter du bruker daglig som Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce og mer. 

Å få tilgang til data fra hvor som helst har aldri vært enklere! 

Dessuten har Guru automatisert opprydding. Det planlegger periodisk verifisering og arkivering for å sikre at kunnskapsbasen din alltid er oppdatert, noe som hjelper til med å opprettholde dens nøyaktighet. 

‍

Hvis du opplever skrivesperre under innholdsproduksjon, har Guru maler for å gjøre livet ditt enklere. I tillegg får du din egen AI-assistent, drevet av generativ AI, for å oppsummere komplekse emner eller lage innholdet for deg. 

Guru bruker AI og maskinlæring for å forbedre søket ditt. I tillegg, siden den hele tiden lærer nye ting, kan Guru alltid gi deg tidsriktige, friske og relevante innsikter. 

Når det gjelder å analysere dataene dine, tilbyr Guru kraftige innsikter om hvordan teamet ditt bruker innhold og hva de søker etter. I tillegg, gjennom kommentarer og emoji-reaksjoner, skaper Guru et sted for samtaler. 

Vil du oppdage mer om Guru? Se vår video med on-demand demo for å tilfredsstille nysgjerrigheten din. 

‍

2. DocuWare

DocuWare gir en brukervennlig digital dokumenthåndteringsløsning for små bedrifter og store foretak i flere bransjer. 

Kilde: Capterra

‍

Det er et verktøy for arbeidsflytautomatisering som sikrer forretningsdokumentene dine og optimaliserer driftsprosessene dine, uansett hvor du er eller hvilken enhet du bruker. Dette gjør det til en god løsning for fjernarbeidsteam som ønsker å forbedre produktiviteten. 

DocuWare er stolte av sitt sikre dokumentarkiv. Alle ansattdata, finansielle poster og kontrakter er trygge fra skade. Dermed unngår du risikoen for at noen stjeler dataene dine eller mister dem. 

‍

Denne ECM støtter også både sky- og lokal distribusjon, slik at den passer til alle typer systemer. I tillegg organiserer DocuWare alle dataene stramt, noe som muliggjør et bedre og mer produktivt arbeidsområde. 

Siden det er så fleksibelt, integreres det med 500 ulike forretningsapplikasjoner, inkludert Oracle, SharePoint og QuickBooks. 

‍

3. M-Files

M-Files er et AI-drevet kunnskapshåndteringsverktøy som hjelper team med å finne informasjon raskere og mer effektivt. 

Kilde: G2

‍

Denne plattformen har en unik funksjon som kalles metadata-drevet arkitektur. Kort sagt, den gjør fildeling enklere. Teamet ditt kan finne hvilket som helst dokument de trenger uten en lang søk. 

Dessuten gir M-Files deg tilgangskontroller over dokumentene dine (selv for forskjellige versjoner av den samme filen) basert på rolle eller gruppe. 

Men den automatiserer også arbeidsflytene dine. M-Files’ dokumentmetadata holder styr på oppgavene dine og hjelper deg med å kommunisere bedre med interne eller eksterne interessenter om hva de må gjøre. 

‍

Verktøyet har skalerbarhet for dokumentautomatisering uten kode, noe som betyr at det kan være oppe og gå raskt. Og ikke bekymre deg — det integreres med mange verktøy du bruker daglig, som Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP og nettverksmapper. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche er en skybasert ECM-plattform som sier 'farvel' til papirdokumenter og ønsker prosessautomatisering velkommen.  

Kilde: G2

‍

Med denne moderne løsningen kan du sentralisere innholdet ditt og øke produktiviteten til teamet ditt. Alt mens du holder dataene dine trygge og sikre mot cybertrusler. I tillegg opprettholder Laserfiche overholdelse av forskrifter. 

Siden du bruker en enkelt sannhetskilde, bruker alle de samme dataene, uansett tilgangsnivå. Gjennom versjonskontroll og avansert søk, nyter du en bedre og mer intuitiv samarbeid mellom teamene dine. 

‍

Laserfiche hjelper deg med å beholde og administrere dokumenter gjennom hele innholdslivssyklusen. Ved å bruke detaljerte revisjonslogger og strenge tillatelser, kan kun autorisert personale se, redigere eller få tilgang til filer. 

Dette verktøyet har også raske søk- og hentefunksjoner, noe som oversettes til økt produktivitet og forbedrede prosesser. 

Laserfiche tilbyr forskjellige integrasjonsalternativer, inkludert DocuSign, Microsoft Office 365 og verktøy for kundehåndtering (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase fra Hyland tilbyr verktøy for forretningsprosess og sakshåndtering som hjelper deg å effektivt håndtere og organisere innholdet ditt. 

Kilde: G2

‍

OnBase er en intelligent ECM-løsning som samler data fra multikanalskilder. Den gode delen er at den også verifiserer og klassifiserer informasjonen slik at du kan bruke den så snart den er assimilert. 

Dessuten analyserer OnBase innholdet ditt i sanntid gjennom visuelle rapporter og dashbord. Hva får du? Den nødvendige synligheten for å ta bedre og mer informerte beslutninger. 

Men denne løsningen automatiserer også gjentakelige oppgaver via tilpassbare skjemaer og innebygde arbeidsflyter. 

‍

Gjennom medforfatterskap, oppgaver og varsler gjør OnBase deling av filer så enkelt som paier. I tillegg er alt sikkert, så du har bedre, bekymringsfri samarbeid mellom teammedlemmene. 

OnBase fungerer godt med mange eksisterende systemer. Tenker Google, PeopleSoft, Epic og MuleSoft, for eksempel. 

‍

6. Box

Box, en sikker skytjeneste for innhold, fokuserer sterkt på å holde filene dine trygge gjennom intelligent trusseloppdagelse, avansert sikkerhet og detaljert tilgangskontroll. 

Men siden overholdelse og sikkerhet henger sammen, har Box også strenge dataprivacy- og bransjeoverholdelseskrav. Det er ikke alt — ved å utnytte kraften i maskinlæring kan Box oppdage trusler og sette retningslinjer.  

Kilde: G2

‍

Denne brukervennlige plattformen gjør det også mulig med sømløst samarbeid mellom teamene dine. Gjennom filannotasjon, e-signaturer og automatisert oppgaveflyt kan du jobbe fra hvor som helst, på hvilken som helst enhet.

‍

I tillegg jobber Box proaktivt med å forenkle manuelle arbeidsflyter for å spare deg tid. Ting som dokumentfangst og onboarding av nye ansatte, som er avgjørende for bedriften din (men så kjedelige) blir raskere og enklere å håndtere. 

Box lar deg forbli tilkoblet med alle dine favorittverktøy, ettersom det integreres med apper som Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack og Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText er en smartere måte å administrere og få verdifulle innsikter fra innholdet ditt. 

Kilde: OpenText

‍

I hovedsak er OpenText en plattform for informasjonsadministrasjon som passer for mange bransjer, inkludert bilindustri, bank, forsikring, livsvitenskap og juridiske. 

Det er derfor det er en flott løsning for å håndtere juridisk informasjon. Det sentraliserer alle private dokumenter spredt over frakoblede systemer til en enkelt sannhetskilde. Som et resultat har du høykvalitetsdata til rådighet, som i stor grad forbedrer produktiviteten din. 

‍

Men OpenText har også en fleksibel plattform for innholdstjenester som er ideell for å håndtere store datamengder effektivt. Dessuten, gjennom ECM-tjenestene sine, kan du levere mer operasjonell excellence. Og bygge en bro mellom arbeidsplassen din og viktige verktøy som CRM, bedriftressursforvaltning (ERP) og menneskelig kapitalforvaltning (HCM). 

OpenText har integrasjonsløsninger for Microsoft, Salesforce og SAP. 

‍

8. Hyland

Hylands innholdsløsningsplattform kobler ulike typer data med alle forretningssystemene, arbeidsflytene og verktøyene dine. 

Kilde: G2

‍

Hyland er en løsning fylt med nyttige funksjoner. Først av alt har den intelligent innholdsfangst som bruker kunstig intelligens til å samle inn selskapets informasjon. Hva er mer, det gjør dataene nyttige og tilgjengelige, uavhengig av kilde, type eller tilstand. 

For det andre har Hyland innebygde funksjoner for automatisering av prosesser som kobler arbeidsflytene og systemene dine til et sømløst informasjonspunkt. 

Med sikker datastyring sørger denne løsningen for at dataene overholder de strengeste overholdelseslovene (i bransjer som helsevesen, utdanning, forsikring osv.). Hyland beskytter kritiske data mot cybersikkerhetstrusler og tap. 

Sist men ikke minst, Hyland er tilgjengelig i over 500 unike applikasjoner, inkludert Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela osv. 

‍

9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint er en intranet-plattform og dokumenthåndteringsverktøy som jobber med tradisjonelt, web- og sosialt innhold. 

Kilde: Microsoft

‍

En av de beste funksjonene er at du kan få tilgang til den fra forskjellige enheter som datamaskiner, telefoner og nettbrett. Du har all informasjonen og filene du trenger på ett sted for å styrke samarbeid og samarbeid. 

Men den finner også informasjonen du trenger raskt gjennom kraftige søkefunksjoner. På denne måten øker SharePoint produktiviteten din ved å endre måten du jobber på, fra enkle oppgaver som dokumentgodkjenning til mer komplekse arbeidsflyter. 

Når det kommer til dokumenter, lar dette verktøyet deg laste ned, redigere og dele filene dine. Men det holder også en logg over hvem som gjorde endringer, og lar deg laste ned forskjellige versjoner av det samme dokumentet. 

SharePoint integreres med Microsoft 365-pakken, inkludert Field Service, Customer Service, Marketing og Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Sist på listen vår (men absolutt verdt å sjekke ut) er IBM, et AI-drevet ECM-verktøy som automatiserer forretningsprosessene dine. 

Kilde: G2

Gjennom Watson — IBMs AI-assistent — kan du løse enhver utfordring som blir kastet din vei. Og få en 360-graders oversikt over forretningsoperasjonene dine. 

Dessuten hjelper IBM deg med å bygge innholdshåndteringsløsninger for å håndtere bruksområder, designe bedre arbeidsflyter og fange verdifulle innsikter som fører til bedre forretningsresultater. 

Dette ECM-programmet forener din frakoblede informasjon til en enkelt arbeidsflytløsning som er ideell for sky, hybrid og lokal distribusjon. Hvordan? Gjennom prosesshåndtering og samarbeidsfunksjoner som gjør databehandling enklere og mer praktisk. 

‍

IBM tilbyr kjerneløpetjenester som kan håndtere dokumenter og filer mer effektivt. I tillegg har den sikker fildeling og en kraftig søkefunksjon som gjør det enkelt å finne innsiktene du trenger. 

‍

‍

Hvordan velge et ECM-system for din organisasjon

Som med alle andre verktøy i bedriften din, må et ECM-system vurderes nøye. Det kan være lettere å velge en som høres bra ut, men du ønsker ikke å ende opp med en løsning du misliker. Og som bare ikke gjør jobben sin.

Så, etter å ha vurdert dine mål, hensikter og nåværende behov, se etter et ECM-verktøy som: 

• Sikrer innhold: Vi har fremhevet viktigheten av å holde dataene dine trygge gjennom hele artikkelen. Du bør ikke gå på akkord når du leter etter et verktøy som tar sikkerhet, personvern og samsvar på alvor, spesielt hvis du jobber i strengt regulerte bransjer. 
• Integreres med eksisterende systemer: Det er slitsomt å hele tiden bytte fra ett verktøy til et annet. Den valgte ECM-plattformen din bør sømløst integreres med eksisterende verktøy — og gjøre det uten å forstyrre de andre driftsprosessene dine. 
• Er fleksibel og skalerbar: ECM-verktøyet må hjelpe deg med å finne informasjonen du søker, når som helst du trenger den, uansett hvor du lagrer dataene dine. Men, viktigst av alt, det bør passe til arbeidsflytene dine som hanske og være i stand til å tilpasse seg dine voksende behov.
• Tilbyr enkel tilgang: Det bør ikke være vanskelig å finne informasjonen du leter etter. Den rette ECM-plattformen er enkel å bruke og intuitiv, noe som betyr at den må ha et dra-og-slipp-grensesnitt for bedre brukeropplevelser og tilpassbare arbeidsflyter som støtter samarbeid. 

‍

• Har kraftige analyseverktøy: Du må vite om verktøyet gjør jobben sin eller ikke. Det er best å se etter en ECM som har visuelle rapporter, dashbord og analyser som gir et godt innblikk i forretningsprosessene dine. Og hjelpe deg med å ta datadrevne beslutninger. 

‍

Bunnlinje

Det er opp til deg å bestemme hvilket ECM-programvare som er best for din virksomhet. Vi håper at denne kjøperguiden har ført deg i riktig retning. Og at du føler deg mer klar til å ta tak i denne utfordringen direkte. 

OG — her er en idé — du kan starte dette nye eventyret ved å prøve Guru gratis.

‍