Considere este guia do comprador como o único que você precisa para decidir qual é o melhor software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) para o seu negócio. 

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De acordo com pesquisas, 73% das organizações têm uma estratégia de marketing de conteúdo em vigor. Mas eles realmente podem lidar com a imensa biblioteca de informações apenas com isso? 

Alguns provavelmente conseguem. Mas para aqueles que têm dificuldades com isso, há uma maneira melhor de simplificar a gestão de documentos. 

Através do ECM, você pode organizar e editar rapidamente conteúdo não estruturado, melhorando a eficiência dos negócios e reduzindo custos. 

Mas estamos nos adiantando. Não somos fãs de spoilers. Então, vá em frente e comece a ler sobre o que é ECM, as melhores opções para o seu negócio e dicas essenciais para escolher sua solução. 

Isenção de responsabilidade: Este post no blog foi atualizado pela última vez em 12 de março de 2024.

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O que é o Software de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)?

O software ECM é uma maneira fácil de gerenciar, organizar e recuperar dados não estruturados em um nível empresarial. 

Em resumo, ele permite que usuários autorizados (de funcionários e clientes a parceiros de negócios) acessem diferentes tipos de conteúdo, como notas de reuniões, páginas da web, imagens, PDFs, e-mails e faturas. 

Uma plataforma ECM funciona bem para indústrias rigorosamente regulamentadas, incluindo cadeia de suprimentos, saúde e recursos humanos.

Existem alguns tipos comuns de ECM:  

• Sistemas de Gestão de Documentos (DMS) que focam em armazenar e gerenciar conteúdo digital. 
• Sistemas de Gestão de Registros para gerenciar o ciclo de vida dos registros, incluindo criação e retenção. 
• Sistemas de Gestão de Ativos Digitais (DAM) que ajudam a cuidar do conteúdo digital, como imagens, vídeos ou arquivos de áudio. 

Com o mercado global de ECM estimado para crescer em receita ($114 bilhões até o final de 2035), este é o momento certo para investir em ECM. 

Mas como exatamente funciona? 

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Como funciona a Gestão de Conteúdo Empresarial?

O propósito do ECM é simples. Elimina a necessidade de documentos em papel e ajuda a otimizar seus processos de negócios.

Pense nisso como seu repositório central para todas as informações da sua empresa. Esta solução funciona dia e noite para automatizar o fluxo de dados e organizar as informações fora de seus bancos de dados estruturados. 

O processo começa coletando dados de várias fontes, como e-mails, PDFs, imagens e até postagens em redes sociais. 

Em seguida, a solução ECM armazena e indexa os dados em um único lugar centralizado onde os usuários podem facilmente recuperar a peça relevante da informação que procuram. Além disso, você pode categorizar os dados como quiser com base em critérios específicos. 

No entanto, nem todos podem acessar o sistema ECM. A maioria das soluções tem recursos de permissão que permitem selecionar quem visualiza, edita ou exclui conteúdo. Além disso, com recursos de controle de versão, você obtém a versão mais recente do documento. Assim, não há confusão sobre quem fez uma alteração e quando. 

Outra ótima maneira de o ECM simplificar sua vida é por meio da automação de fluxos de trabalho. Ele automatiza tarefas chatas, como entrada de dados. Seus funcionários se concentrarão mais em tarefas com prazos e receberão as informações certas quando precisarem. 

Tudo isso soa bem, mas qual é o retorno? Veja por si mesmo. 

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Quais são os benefícios do uso de software ECM?

Infelizmente, o trabalhador médio passa cerca de 20% de sua semana de trabalho procurando as informações de que precisa ou incomodando colegas ocupados. 

Se ao menos eles tivessem uma solução que pudesse aumentar significativamente sua produtividade e permitir uma colaboração mais eficaz…

Espere, há uma! Seu nome é gestão de conteúdo. E ajuda você: 

• Aumentar a eficiência da empresa: O ECM elimina a necessidade de documentos em papel e traz rapidamente os dados de que você precisa. Como resultado, como seu fluxo é mais eficiente, você desfruta de vários benefícios, como um mais rápido tempo de colocação no mercado. 
• Acesse seus dados mais rápido: Chega de perder tempo procurando aquela nota específica que você precisa, mas não consegue lembrar onde está. Uma boa solução ECM oferece fácil acesso aos seus dados, onde quer que você trabalhe. 
• Melhore a experiência do cliente: Os ECMs não são apenas para os funcionários. Os clientes podem usá-lo para recuperar informações vitais sobre a empresa, como pedidos, produtos, etc., o que ajuda a melhorar as taxas de satisfação do cliente e até a fechar mais vendas. 
• Reduza custos trabalhistas: O ECM economiza dinheiro, pois você não precisa contratar pessoal especializado para tarefas manuais. Além disso, você tem acesso aos dados em tempo real, permitindo que você tome melhores decisões de negócios em relação às suas operações. 
• Tenha uma visão clara do seu negócio: Uma plataforma ECM fornece uma imagem mais precisa do seu negócio, reunindo todos os dados em uma única fonte de verdade. Como você não deixa nenhuma informação para trás, você e todos os outros podem tomar melhores decisões baseadas em dados. 

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Talvez esses benefícios tenham convencido você de que o ECM é a solução certa para o seu negócio. Isso é ótimo! O problema é, por onde começar? Quais recursos você deve observar? 👀

Vamos olhar juntos as principais características de um ECM.

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Quais são os principais recursos que uma solução de ECM deve ter?

Ao avaliar uma solução ECM, há muitas coisas a considerar, como facilidade de uso ou se oferece testes gratuitos ou não. 

Desde que você conheça suas necessidades e requisitos, é bem fácil encontrar a solução certa. 

Mas há algumas características indispensáveis que você não deve ignorar: 

• Integração com aplicativos existentes: Cansado de procurar a peça certa de informação em dez aplicativos diferentes? Uma ferramenta ECM pode resolver esse problema, contanto que tenha opções de integração de API com suas ferramentas existentes. Como resultado, você tem uma biblioteca completa de dados à sua disposição. 
• Funcionalidades avançadas de busca: Você precisa de dados RÁPIDO. Se o software escolhido leva uma eternidade para recuperar o que você precisa, então não serve. A solução ECM de sua escolha deve oferecer recursos avançados e rápidos de busca para que você possa acessar rapidamente seus dados. 
• Recursos de segurança e conformidade: Uma plataforma ECM trabalha com informações confidenciais da empresa. Portanto, deve ter verificação robusta de nível de acesso do usuário e deve cumprir os padrões e regulamentos da indústria. 
• Opções de controle de versão e histórico: A maioria das plataformas ECM tem recursos de personalização que permitem armazenar seus dados da maneira que você quiser. Mas elas também devem oferecer uma maneira de rastrear o histórico de edições para ver quem fez alterações. Além disso, um recurso de rollback é excelente quando você deseja retornar a uma versão anterior do arquivo. 

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• Analíticas poderosas: Seu ECM escolhido precisa de ferramentas analíticas poderosas que possam medir e avaliar rapidamente seus dados. Elas fornecem insights relevantes, como sugestões de melhoria e tendências do cliente, para melhor tomada de decisões. 

Agora que você sabe o que procurar na sua solução ECM, é hora da parte principal deste artigo. 

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As 10 Melhores Soluções de Software ECM em 2024

Tantos ferramentas, tão pouco tempo para avaliá-las todas. 😮‍💨 

De acordo com um relatório da Forrester, existem 14 produtos ECM com mais de $20 milhões em receita. Mas isso é quatro a mais — garantimos que nossa lista inclua apenas os melhores dos melhores. 

Vamos explorar essas opções juntos. 

1. Guru

Guru não é apenas uma ótima wiki da empresa com IA. 

Além de ser uma loja única para todo o conhecimento da sua empresa, também tem pesquisa AI empresarial e um hub intranet para colaboradores para uma colaboração mais eficaz. 

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O que significa que é muito mais eficaz em reunir seu conhecimento de todas as suas fontes de dados. E fornecer informações relevantes e oportunas para suas equipes quando elas precisam, não importa onde trabalhem. 

Guru também elimina completamente a troca de aplicativos. Esta plataforma se integra com muitos conectores de API que você usa diariamente como Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce e mais. 

Acessar dados de qualquer lugar nunca foi tão fácil! 

Além disso, o Guru tem limpeza automatizada. Ele agenda verificação e arquivamento periódicos para garantir que sua base de conhecimento esteja sempre atualizada, ajudando a manter sua precisão. 

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Se você está passando por um bloqueio criativo ao lidar com a criação de conteúdo, o Guru tem modelos para facilitar sua vida. Além disso, você conta com seu próprio assistente de IA, alimentado por IA generativa, para resumir tópicos complexos ou criar o conteúdo para você. 

O Guru usa IA e aprendizado de máquina para melhorar sua pesquisa. Além disso, como está constantemente aprendendo coisas novas, o Guru pode sempre fornecer insights oportunos, frescos e relevantes. 

Quando se trata de analisar seus dados, o Guru oferece insights poderosos sobre como sua equipe está usando o conteúdo e o que estão procurando. Além disso, através de comentários e reações com emoji, o Guru cria um espaço para conversas. 

Quer descobrir mais sobre o Guru? Assista ao nosso vídeo de demonstração sob demanda para saciar sua curiosidade. 

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2. DocuWare

DocuWare oferece uma solução de gerenciamento de documentos digitais amigável para pequenas empresas e grandes corporações em vários setores. 

Fonte: Capterra

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É uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho que protege seus documentos de negócios e otimiza seus processos operacionais, não importa onde você esteja ou qual dispositivo você esteja usando. O que a torna uma boa solução para equipes remotas que desejam melhorar sua produtividade. 

O DocuWare se orgulha de seu arquivamento seguro de documentos. Todos os dados dos seus funcionários, registros financeiros e contratos estão seguros contra danos. Assim, você evita o risco de alguém roubar seus dados ou perdê-los. 

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Este ECM também suporta implementações tanto em nuvem quanto on-site, para se adaptar a qualquer tipo de sistema. Além disso, o DocuWare organiza todos os dados de forma rigorosa, permitindo um espaço de trabalho melhor e mais produtivo. 

Como é tão flexível, ele se integra a 500 aplicações de negócios diferentes, incluindo Oracle, SharePoint e QuickBooks. 

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3. M-Files

M-Files é uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento impulsionada por IA que ajuda equipes a encontrar informações mais rapidamente e de forma mais eficiente. 

Fonte: G2

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Esta plataforma tem um recurso exclusivo chamado arquitetura orientada a metadados. Em resumo, facilita o compartilhamento de arquivos. Sua equipe pode encontrar qualquer documento de que precisa sem uma busca longa. 

Além disso, o M-Files oferece controles de acesso sobre seus documentos (mesmo para diferentes versões do mesmo arquivo) com base em função ou grupo. 

Mas também automatiza seus fluxos de trabalho. Os metadados de documentos do M-Files acompanham suas tarefas e ajudam você a se comunicar melhor com partes interessadas internas ou externas sobre o que elas precisam fazer. 

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A ferramenta tem escalabilidade de automação de documentos sem códigos, o que significa que pode ser rapidamente configurada. E não se preocupe — ele se integra a muitas ferramentas que você usa diariamente, como Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP e pastas de rede. 

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4. Laserfiche

O Laserfiche é uma plataforma ECM baseada em nuvem que diz 'adeus' aos documentos em papel e dá boas-vindas à automação de processos.  

Fonte: G2

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Com esta solução moderna, você pode centralizar seu conteúdo e aumentar a produtividade de sua equipe. Tudo isso mantendo seus dados seguros e protegidos contra violações cibernéticas. Além disso, o Laserfiche mantém a conformidade regulatória. 

Como você utiliza uma única fonte de verdade, todos estão usando os mesmos dados, não importa seu nível de acesso. Através do rastreamento de versões e pesquisa avançada, você desfruta de uma colaboração melhor e mais intuitiva entre suas equipes. 

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O Laserfiche ajuda você a reter e gerenciar documentos ao longo de todo o ciclo de vida do conteúdo. Usando registros de auditoria detalhados e permissões rigorosas, apenas pessoal autorizado pode visualizar, editar ou acessar arquivos. 

Esta ferramenta também possui funcionalidades de busca e recuperação rápidas, o que se traduz em aumento da produtividade e melhoria dos processos. 

O Laserfiche oferece diferentes opções de integração, incluindo DocuSign, Microsoft Office 365 e ferramentas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM). 

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5. OnBase

OnBase da Hyland oferece ferramentas de gerenciamento de processos de negócios e casos que ajudam você a gerenciar e organizar seu conteúdo de forma eficiente. 

Fonte: G2

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OnBase é uma solução ECM inteligente que coleta dados de várias fontes multicanal. A parte boa é que ele também verifica e classifica as informações, para que você possa usá-las assim que forem assimiladas. 

Além disso, o OnBase analisa seu conteúdo em tempo real através de relatórios visuais e painéis. O que você ganha? A visibilidade necessária para tomar decisões melhores e mais informadas. 

Mas esta solução também automatiza tarefas repetíveis através de formulários personalizáveis e fluxos de trabalho integrados. 

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Através de coautoria, tarefas e notificações, o OnBase torna o compartilhamento de arquivos tão fácil quanto comer uma torta. Além disso, tudo está seguro, para que você tenha uma colaboração melhor e sem preocupações entre os membros da equipe. 

OnBase se integra bem com muitos sistemas existentes. Pense em Google, PeopleSoft, Epic e MuleSoft, por exemplo. 

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6. Box

Box, uma plataforma segura de serviços de conteúdo em nuvem, foca fortemente em manter seus arquivos seguros através de detecção inteligente de ameaças, segurança avançada e controle de acesso granular. 

Mas como conformidade e segurança andam de mãos dadas, o Box também possui estrita privacidade de dados e conformidade com a indústria. Não é só isso — ao aproveitar o poder do aprendizado de máquina, o Box pode detectar ameaças e definir políticas.  

Fonte: G2

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Esta plataforma fácil de usar também permite colaboração sem costura entre suas equipes. Através de anotação de arquivos, e-assinaturas e fluxo de tarefas automatizado, você pode trabalhar de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

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Além disso, o Box trabalha proativamente para simplificar fluxos de trabalho manuais para economizar seu tempo. Coisas como captura de documentos e integração de novos funcionários, que são vitais para sua empresa (mas tão chatas) tornam-se mais rápidas e fáceis de lidar. 

O Box permite que você permaneça conectado com todas as suas ferramentas favoritas, pois se integra a aplicativos como Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack e Zoom. 

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7. OpenText

OpenText é uma maneira mais inteligente de gerenciar e obter insights preciosos de seu conteúdo. 

Fonte: OpenText

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Em essência, o OpenText é uma plataforma de gerenciamento de informações adequada para muitos setores, incluindo automotivo, bancário, seguros, ciências da vida e jurídico. 

É por isso que é uma ótima solução para lidar com informações legais. Centraliza todos os documentos privados espalhados por sistemas desconectados em uma única fonte de verdade. Como resultado, você tem dados de alto valor à mão, o que melhora muito sua produtividade. 

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Mas o OpenText também possui uma plataforma de serviços de conteúdo flexível, ideal para lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente. Além disso, através de seus serviços ECM, você pode fornecer mais excelência operacional. E construir uma ponte entre seu espaço de trabalho e ferramentas importantes como CRM, planejamento de recursos empresariais (ERP) e gestão de capital humano (HCM). 

O OpenText possui soluções de integração para Microsoft, Salesforce e SAP. 

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8. Hyland

A plataforma de solução de conteúdo da Hyland conecta diversos tipos de dados com todos os seus sistemas, fluxos de trabalho e ferramentas de negócios. 

Fonte: G2

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A Hyland é uma solução repleta de recursos úteis. Primeiro de tudo, possui captura de conteúdo inteligente que utiliza inteligência artificial para coletar informações da empresa que estão chegando. Além disso, ela torna esses dados úteis e acessíveis, independentemente da fonte, tipo ou estado. 

Em segundo lugar, a Hyland possui recursos de automação de processos nativos que conectam seus fluxos de trabalho e sistemas em um único ponto de informação. 

Com governança de dados segura, esta solução garante que seus dados obedeçam às leis de conformidade mais rigorosas (em indústrias como saúde, educação, seguros, etc.). A Hyland protege seus dados críticos de ameaças cibernéticas e perdas. 

Por último, mas não menos importante, a Hyland está disponível em mais de 500 aplicativos únicos, incluindo Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc. 

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9. Microsoft’s SharePoint

O Microsoft SharePoint é uma plataforma de intranet e ferramenta de gerenciamento de documentos que lida com conteúdo tradicional, da web e social. 

Fonte: Microsoft

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Um de seus melhores recursos é que você pode acessá-lo de diferentes dispositivos, como computadores, celulares e tablets. Você tem todas as informações e arquivos de que precisa em um único lugar para capacitar o trabalho em equipe e a colaboração. 

Mas também encontra rapidamente as informações que você precisa através de recursos de busca poderosos. Dessa forma, o SharePoint aumenta sua produtividade, mudando a maneira como você trabalha, desde tarefas simples, como aprovação de documentos, até fluxos mais complexos. 

Quando se trata de documentos, esta ferramenta permite que você baixe, edite e compartilhe seus arquivos. Mas também mantém um registro de quem fez alterações, além de permitir que você baixe diferentes versões do mesmo documento. 

O SharePoint se integra com o Microsoft 365, incluindo Field Service, Customer Service, Marketing e Project Service Automation. 

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10. IBM Business Automation Workflow

Por último em nossa lista (mas bem vale a pena conferir) está a IBM, uma ferramenta ECM alimentada por IA que automatiza seus processos de negócios. 

Fonte: G2

Por meio do Watson — assistente de IA da IBM — você pode resolver qualquer desafio que aparecer no seu caminho. E obter uma visão de 360 graus das operações do seu negócio. 

Além disso, a IBM ajuda você a construir soluções de gerenciamento de conteúdo para lidar com casos de uso, projetar melhores fluxos de trabalho e capturar insights valiosos que levam a melhores resultados de negócios. 

Este programa ECM une suas informações desconectadas em uma única solução de fluxo de trabalho ideal para deployment em nuvem, híbrido e on-site. Como? Através de recursos de gerenciamento de processos e colaboração que facilitam o gerenciamento de dados e o tornam mais conveniente. 

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A IBM oferece serviços de biblioteca principais que podem lidar com documentos e arquivos de forma mais eficiente. Além disso, ele possui compartilhamento de arquivos seguro e uma pesquisa poderosa que torna fácil encontrar os insights que você precisa. 

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Como Escolher um Sistema ECM para Sua Organização

Como todas as outras ferramentas em seu negócio, um sistema ECM deve ser cuidadosamente considerado. Pode ser mais fácil escolher um que soe bem, mas você não quer acabar com uma solução da qual não gosta. E que simplesmente não faz o seu trabalho.

Portanto, após avaliar seus objetivos, metas e necessidades atuais, procure uma ferramenta ECM que: 

• Armazena conteúdo de forma segura: Destacamos ao longo do artigo a importância de manter seus dados seguros. Você não deve abrir mão ao buscar uma ferramenta que leve segurança, privacidade e conformidade a sério, especialmente se você trabalha em indústrias altamente regulamentadas. 
• Integra-se com sistemas existentes: É cansativo ficar trocando de uma ferramenta para outra. A plataforma ECM escolhida deve se integrar perfeitamente com suas ferramentas existentes — e fazer isso sem interromper suas outras operações. 
• É flexível e escalável: A ferramenta ECM precisa ajudá-lo a encontrar as informações que você procura sempre que precisar, não importa onde você armazene seus dados. Mas, mais importante, ela deve se encaixar em seus fluxos de trabalho como uma luva e ser capaz de se adaptar às suas necessidades crescentes.
• Oferece fácil acesso: Não deve ser difícil encontrar as informações que você procura. A plataforma ECM certa é fácil de usar e intuitiva, o que significa que ela precisa ter uma interface de arrastar e soltar para melhores experiências do usuário e fluxos de trabalho personalizáveis que suportem a colaboração. 

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• Possui ferramentas de análise poderosas: Você precisa saber se a ferramenta está fazendo seu trabalho ou não. É melhor procurar um ECM que tenha relatórios visuais, painéis e análises que forneçam uma boa visão dos seus processos de negócios. E ajude você a tomar decisões baseadas em dados. 

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A Conclusão

Cabe a você decidir qual é o melhor software ECM para o seu negócio. Esperamos que este guia do comprador tenha lhe dado um empurrão na direção certa. E que você esteja se sentindo mais preparado para enfrentar esse desafio de frente. 

E — aqui está uma ideia — você pode começar esta nova aventura tentando Guru gratuitamente.

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