將這本購買指南視為您決定哪款是最適合您業務的企業內容管理 (ECM) 軟體所需的唯一指南。 

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According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. 但對於那些與此掙扎的人來說，有更好的方法來簡化您的文件管理。 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

但我們有點超前了。 我們不喜歡劇透。 So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

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What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

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How Does Enterprise Content Management Work?

ECM 的目的很簡單。 It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

把它當作您公司所有資訊的中央儲存庫。 This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. 因此不會對於誰做了變更及何時做的變更產生混淆。 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

這一切聽起來都很好，但報酬是什麼？ See for yourself. 

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What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

如果他們只有解決方案能夠顯著提高他們的生產力並促進更有效的協作…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• 更快地訪問您的數據： 不再浪費時間尋找您需要但又不記得在哪裡的特定筆記。 A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• 改善客戶體驗： ECM 不僅僅是為了員工。 Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• 降低勞動成本： ECM 為您節省了成本，因為您不需要招聘專門的員工來進行手動任務。 Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

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Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. 太棒了！ The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

讓我們一起看看 ECM 的基本功能。

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What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

只要您了解您的需求與要求，找到合適的解決方案就相對容易。 

但有一些必備的功能是您不應該忽略的： 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. 如果您選擇的軟體需要很長時間才能檢索所需的資料，那就沒用了。 The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

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• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

現在您知道在選擇 ECM 解決方案時要找什麼，是時候進入本文的主要部分了。 

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The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

讓我們一起探討這些選項。 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

除了作為您公司知識的一站式商店外，還擁有 企業 AI 搜索 和員工內部網絡中心，以促進更有效的協作。 

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這意味著它更有效地整合您所有數據來源的知識。 And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

此外，Guru 進行了自動清理。 它定期安排驗證和歸檔，以確保您的知識庫始終保持最新，幫助維護其準確性。 

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如果您在處理內容創建時遇到寫作障礙，Guru 提供的模板會讓您的生活更輕鬆。 此外，您還將獲得專屬的 AI 助手，由生成式 AI 驅動，為您總結複雜的主題或為您創作內容。 

Guru 使用 AI 和機器學習來改善您的搜索。 此外，因為它不斷學習新事物，Guru 總是能為您提供及時、新鮮和相關的見解。 

在分析您的數據時，Guru 提供有關您的團隊如何使用內容以及他們在尋找什麼的強大見解。 此外，通過評論和表情符號反應，Guru 創建了一個進行對話的地方。 

想了解更多關於 Guru 的信息嗎？ 觀看我們的 隨需應變的演示視頻 以滿足您的好奇心。 

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2. DocuWare

DocuWare 為多個行業的小型企業和大型企業提供用戶友好的數字文檔管理解決方案。 

來源： Capterra

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這是一個工作流程自動化軟件工具，無論您身在何處或使用什麼設備，都能保護您的業務文件並優化您的操作流程。 這使它成為希望提高生產力的遠程團隊的良好解決方案。 

DocuWare 以其安全的文檔歸檔而自豪。 所以，您的所有員工數據、財務記錄和合同都安全無虞。 因此，您可以避免數據被盜或丟失的風險。 

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這種 ECM 也支持雲端和現場部署，因此它適合任何類型的系統。 此外，DocuWare 嚴格組織所有數據，從而實現更好和更具生產力的工作空間。 

由於它非常靈活，它可以與 500 種不同的商業應用程式集成，包括 Oracle、SharePoint 和 QuickBooks。 

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3. M-Files

M-Files 是一個由 AI 驅動的知識管理工具，可幫助團隊更快更有效地找到信息。 

來源： G2

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該平台有一個名為元數據驅動架構的獨特功能。 簡而言之，它使文件共享變得更容易。 您的團隊可以在不進行冗長搜索的情況下找到任何需要的文檔。 

此外，M-Files 根據角色或組別為您的文件提供訪問控制（即使是同一文件的不同版本）。 

但它也自動化了您的工作流程。 M-Files 的文件元數據跟踪您的任務，並幫助您更好地與內部或外部利益相關者溝通他們需要做什麼。 

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這個工具具有無代碼文檔自動化可擴展性，這意味著它可以快速上線運行。 而且別擔心 — 它可以與您每日使用的眾多工具集成，如 Adobe、DocuSign、Google Workspace、SAP 和網絡文件夾。 

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4. Laserfiche

Laserfiche 是一個基於雲的 ECM 平台，告別紙質文件，歡迎過程自動化。  

來源： G2

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使用這個現代解決方案，您可以集中您的內容並提升團隊的生產力。 同時使您的數據安全，免受網絡漏洞的侵害。 此外，Laserfiche 確保合規性。 

由於您使用單一的真實來源，無論訪問水平如何，所有人都使用相同的數據。 通過版本跟蹤和高級搜索，您可以享受更好且更直觀的團隊協作。 

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Laserfiche 幫助您在整個內容生命周期中保留和管理文檔。 通過使用詳細的審核日誌和嚴格的權限，只有授權人員才能查看、編輯或訪問文件。 

這個工具還具有快速搜索和檢索功能，這轉化為提高生產力和改善流程。 

Laserfiche 提供不同的集成選項，包括 DocuSign、Microsoft Office 365 和客戶關係管理 (CRM) 工具。 

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5. OnBase

OnBase by Hyland 提供業務流程和案例管理工具，幫助您有效管理和組織內容。 

來源： G2

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OnBase 是一個智能 ECM 解決方案，收集來自多渠道的數據。 好的一點是，它還驗證和分類信息，使您能在擴散後立刻使用它。 

此外，OnBase 通過可視化報告和儀表板實時分析您的內容。 您能得到什麼？ 必須的可見性，以便做出更好和更有根據的決策。 

但是這個解決方案還通過可自定義的表單和內置工作流自動化可重復的任務。 

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通過共同創作、任務和通知，OnBase 使文件共享變得輕而易舉。 另外，所有內容都是安全的，因此團隊成員之間的協作更好，無需擔心。 

OnBase 運行良好，與許多現有系統兼容。 例如，Google、PeopleSoft、Epic 和 MuleSoft。 

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6. Box

Box，一個安全的雲內容服務平台，專注於通過智能威脅檢測、高級安全性和細粒度訪問控制來保護您的文件。 

但由於合規性和安全性密切相關，Box 也擁有嚴格的數據隱私和行業合規性。 這不是全部 — 通過利用機器學習的力量，Box 能夠檢測威脅並設置政策。  

來源： G2

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這個易於使用的平台還能夠實現團隊之間的無縫協作。 通過文件註釋、電子簽名和自動任務流，您可以在任何地方、任何設備上工作。

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此外，Box 主動努力簡化手動工作流程，幫助您節省時間。 像文件捕捉和新員工入職這樣的事情，對您的業務至關重要（但又非常乏味）變得更快，更容易處理。 

Box 讓您與所有喜愛的工具保持連接，因為它與 Adobe、Oracle、Okta、IBM、Slack 和 Zoom 等應用程序集成。 

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7. OpenText

OpenText 是更智能的方式來管理和獲取內容的寶貴見解。 

來源： OpenText

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本質上，OpenText 是一個信息管理平台，適合許多行業，包括汽車、銀行、保險、生命科學和法律。 

這就是為什麼它是處理法律信息的好解決方案。 它將散布在不同系統中的所有私人文件集中到一個真實的數據來源中。 結果是，您手頭有高價值數據，這大大提高了您的生產力。 

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但 OpenText 也有靈活的內容服務平台，適合有效處理大量數據。 此外，通過其 ECM 服務，您可以提供更高的運營卓越性。 並在您的工作空間與重要工具（如 CRM、企業資源計劃 (ERP) 和人力資本管理 (HCM)）之間架起橋樑。 

OpenText 擁有 Microsoft、Salesforce 和 SAP 的集成解決方案。 

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8. Hyland

Hyland 的內容解決方案平台將各種類型的數據與您所有的商業系統、工作流程和工具連接起來。 

來源： G2

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Hyland 是一個充滿有用功能的解決方案。 首先，它具有智能內容捕獲功能，使用人工智能來收集傳入的公司信息。 更重要的是，它可以使該數據變得有用並且可訪問，無論來源、類型或狀態是什麼。 

其次，Hyland 具有原生過程自動化功能，將您的工作流程和系統連接到一個無縫的信息點。 

通過安全的數據治理，該解決方案確保您的數據遵守最嚴格的合規法律（在醫療、教育、保險等行業）。 Hyland 保護您的關鍵數據免受網絡安全威脅和損失。 

最後但同樣重要的是，Hyland 在 500 多種獨特的應用程序中可用，包括 Workday、SharePoint、Cognizant、DocuSign、Accela 等。 

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9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint 是一個內部網平台和文檔管理軟件工具，用於處理傳統、網絡和社交內容。 

來源： Microsoft

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它的一個最佳功能是可以從不同的設備（如計算機、手機和平板電腦）訪問。 您可以在單一位置擁有所有所需的信息和文件，以促進團隊合作和協作。 

但它還能通過強大的搜索功能迅速找到您所需的信息。 這樣一來，SharePoint 通過改變您的工作方式，從簡單的文件批准任務到更複雜的流程，來提高您的生產力。 

在文檔方面，這個工具讓您可以下載、編輯和共享文件。 但它還會記錄誰進行了更改，並允許您下載同一文檔的不同版本。 

SharePoint 與 Microsoft 365 套件集成，包括現場服務、客戶服務、市場營銷和項目服務自動化。 

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10. IBM 商業自動化工作流程

我們名單上的最後一個（但絕對值得一看）是 IBM，一個 AI 驅動的 ECM 工具，能自動化您的業務流程。 

來源： G2

通過 Watson — IBM 的 AI 助手 — 您可以解決任何挑戰。 並獲得 360 度的業務運營視圖。 

此外，IBM 可以幫助您構建內容管理解決方案，以處理用例、設計更好的工作流程並捕獲有價值的見解，從而促成更好的業務結果。 

這個 ECM 程序將您不相連的信息統一到一個工作流程解決方案中，這適合於雲端、混合和現場部署。 怎樣？ 通過過程管理和協作功能使數據管理變得更容易、更方便。 

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IBM 提供核心庫服務，可以更有效地處理文檔和文件。 此外，它具備安全的文件共享和強大的搜索功能，讓您輕鬆找到所需的洞察力。 

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如何為您的組織選擇 ECM 系統

就像您業務中的每一種工具一樣，ECM 系統必須仔細考慮。 選擇聽起來不錯的方案可能更容易，但你不想最終選擇一個你不喜歡的解決方案。 而且根本無法發揮其功能。

因此，在評估了您的目標、意圖和當前需求後，尋找一個 ECM 工具，該工具： 

• 安全存儲內容： 我們在整篇文章中強調了保持數據安全的重要性。 尋找一個認真對待安全、隱私和合規性的工具時，你不應妥協，尤其是如果你在高度監管的行業中工作。 
• 與現有系統集成： 不斷從一個工具切換到另一個工具是很麻煩的。 你選擇的ECM平台應該可以無縫集成你的現有工具——並且在不干擾其他操作的情況下做到這一點。 
• 具有靈活性和可擴展性： ECM 工具需要在您需要時幫助您找到所需的信息，無論您將數據儲存在哪裡。 更重要的是，它應該能夠像手套一樣適合您的工作流程並適應您的增長需求。
• 提供便捷訪問： 找到你需要的信息不應該很困難。 正確的 ECM 平台易於使用且直觀，這意味著它需要具備拖放界面，以便提供更好的用戶體驗和支持協作的可定制工作流程。 

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• 擁有強大的分析工具： 您需要知道該工具是否在正常運作。 最好尋找一個具有可視化報告、儀表板和分析的ECM，它們能夠清晰地顯示你的業務流程。 並幫助您做出基於數據的決策。 

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總結

由你來決定哪一款是最適合你的業務的ECM軟件。 我們希望這本買家指南能夠引導你走向正確的方向。 希望你能夠更加準備好直接面對這個挑戰。 

而且——這是一個好主意——你可以通過 免費試用Guru來開始這段新冒險。

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