在尋找最佳的協作軟體嗎？ 這裡有一些很好的提示，可以幫助您走向正確的方向。 

Slack、Microsoft 團隊、Google 工作區—您現在肯定已經聽說過它們，您甚至可能正在使用其中之一。 這些協作平台的單一目標是： 提高您團隊的生產力。 

無論您有完全的遠程團隊還是混合式團隊，這款軟體對於與客戶、利益相關者和團隊成員溝通都是有用的，並幫助員工完成更多的工作。

但是如果 Slack 真的無法解決您的通信問題怎麼辦？ 它符合您的工作風格，還是您需要一個更全面的解決方案？ 

如果您有這些疑慮，您可能需要一個新的協作工具。 但是您如何選擇合適的一個呢？ 好吧，您運氣很好—這本買家指南擁有您做出最佳商業決策所需的一切。 

什麼是協作軟體？

協作軟體是一個中央平台，團隊或個人可以用來在不同項目上合作、分享寶貴的公司知識，並實時通信。 

它對增強團隊合作非常有用，因為它擁有豐富的協作工具，如文件共享、消息傳遞和項目管理。 但為什麼您應該開始使用這種平台？ 

想像一下：您有團隊分布在世界不同地區，這意味著不同的時區和非同步通信。 沒有協作工具，很難跟蹤誰做了什麼。 

為了強調這一點，來自歐洲的工人在有權限訪問數字協作工具時，對其工作環境文化的滿意度是 提高了17% 。 

簡而言之，協作軟體允許團隊成員在任何位置工作，成功提高生產力。 此外，它確保每個人都能達成共識，加強團隊關係，提高效率。 

但我們稍後可以更多地談論這些好處。 讓我們來看看協作軟體是如何運作的。 

協作軟體如何使用？

協作軟體有很多用法，但其主要目的是促進更高效的遠程工作環境。 並促進分散團隊之間的溝通。 

那麼它是如何做到的呢？ 這裡有一些常見的用例： 

• 項目管理： 您目前正在同時進行三個項目；很難跟蹤每一個任務。 您多少次未能按時完成任務，因為您無法看出項目的進度？ 協作軟體讓您為每個項目和團隊成員創建任務，設置截止日期等，並簡化工作流程。 
• 客戶協作： 65%的遠程工作者使用遠程技術 像即時消息一樣說協作工具是面對面接觸的極佳替代品。 舉行虛擬會議和視頻通話非常簡單，無論客戶或同事身處何方。 這樣，您可以舉行網絡研討會，創建路線圖，並與遠程成員實時協作。 
• 文件共享： 您知道，當搜索 那個 文檔時，翻閱所有文件夾是多麼耗時和令人沮喪。 當您再次檢查同一個地方時，您唯一想到的就是，“它在哪裡？!”一個好的協作工具可以讓您輕鬆地與同行共享文檔。 與像Guru這樣的知識庫解決方案配對，對文件組織也有很大的幫助。  

好吧，現在我們可以談談使用協作軟體的好處了。 讓我們開始吧！  

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使用在線協作工具的好處是什麼？

根據 微軟的研究，85% 的員工表示協作軟體是他們數位轉型努力中最必要的部分之一。 如果你看看好處，你就會明白為什麼了。 😉

所以，讓我們不要讓你久等。 以下是使用協作工具的優勢： 

• 改善團隊協作和溝通： 協作軟體通常提供不同的溝通渠道，例如視頻會議和即時消息。這導致成員之間的團隊合作更好（尤其是如果他們是遠程的），減少了困惑和誤解，提高了清晰度。 這促進了成員之間的更好團隊合作（尤其是如果他們是遠程的），減少了混淆和誤解，並增加了清晰度。 
• 增強的靈活性、可擴展性和可及性： 無論您是隨著時間增長的小型企業還是大型企業，協作工具都能隨著您一起擴展。 此外，它們具有很高的靈活性，這意味著您可以將它們按需調整。 它使您能夠隨著時間添加新的團隊成員，調整工作流程，並快速適應您不斷變化的需求。 
• 提高透明度： 如果有一件事情是協作軟體做得好的，那就是提供有關您項目進展和團隊活動的可見性。 通過這種透明度，您可以隨時了解所有項目的情況，並及早識別問題或瓶頸。 此外，它增強了團隊之間的信任和責任感。 
• 更高的生產力： 根據一項 Gallup的研究，極具緊密聯繫的團隊的盈利能力提高了23%。 這只有在協作軟體的幫助下才有可能。 因為它簡化了工作流程，並自動化重複性任務，您可以減少在低效工作上花費的時間，專注於更具生產力的活動。 

所有這些好處都導致了另一個重要的好處： 節約成本。 因為您減少了對實體空間、紙質流程和旅行開支的需求，您的業務會體驗到更高的投資回報率和更好的資源優化。 

“好了，協作工具聽起來不錯。 我該如何選擇呢？” 好吧，這正是本指南的目的。 

接下來，讓我們逐步了解每個步驟。 

如何選擇合適的團隊協作軟體

完美的協作工具可以改善您的團隊合作，並幫助您進行時間追蹤、頭腦風暴會議及許多其他事情。 但前提是您選擇適合 您的需求的工具。 

如果不這樣做，您可能會詛咒您第一次聽說這些工具的那一天。 

在做出這個選擇時有幾個步驟需要考慮；讓我們逐一研究它們。

步驟 #1：確定具體目標和目的

一切都始於評估您的團隊的目標、需求、要求、偏好和挑戰。 

例如，也許您的團隊來自世界各地，彼此之間很少互動。 那麼，您可能需要一種支持非同步通信的工具。 

為了幫助您確定所需，請回答以下問題： 

• 您的團隊喜歡如何通信（文本、視頻還是語音）？
• 您想簡化銷售流程嗎？ 
• 您多久進行一次溝通？ 
• 您是進行同步還是非同步交流？
• 您如何管理任務和截止日期？
• 您如何共享文件？ 
• 您更喜歡非正式還是正式的溝通？

通過回答這些問題，您可以積極尋找解決主要挑戰並符合工作文化的工具。 因此，請試著確定您的團隊真正想要什麼，考慮到他們的工作習慣、典型項目的複雜性、預算和時間限制。 

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步驟 #2：評估您的預算

談到預算…

下一步是設定您的預算，即您願意為協作工具付出多少。 如果您跳過這一步（或忘記考慮它），您可能會面臨一個對公司資金造成巨大且不受歡迎的影響的解決方案。 

特別是如果您支付了實際上並不需要的功能。 

因此，請集合您的團隊，討論一下您可以負擔得起多少錢來購買協作工具。 也許您可以從一開始就全力以赴，或者可以稍微節約一點，之後再進行更多投資。 

此外，要注意額外的費用，尤其是如果您長期增添新成員。 

此外，還要考慮您的資源。 您有時間讓人們完全學習這個工具嗎？ 或者您是否需要立即實施它 現在？ 您有必要的培訓材料，還是需要花時間教他們？ 

步驟 #3：列出功能和特性

現在您已經弄清楚了需求和預算，是時候開始列出必備的功能了。 例如，如果您是小團隊，您可能不需要一個華麗的移動應用程序。 一個簡單的待辦事項列表或白板就是醫生開的良藥。

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以下是協作軟體的一些關鍵功能： 

• 實時通信工具
• 任務和 項目管理工具
• 文件共享和協作工具
• 集成，如電子郵件、日曆、 知識管理工具等。 
• 安全功能
• 應用程式介面 (API)
• 分析和報告工具

在我們逐步了解每個步驟後，我們可以再聊這些功能。 所以，不要切換標籤—您可能會錯過重要資訊。 

一個很好的提示是還要專注於列出一些可有可無的功能以及您不需要的功能。 與您的團隊成員交談（因為他們是最常使用此工具的人）。 一起找出哪些功能在至關重要的功能旁邊會很好。 

步驟 #4：研究協作軟體供應商 

一旦您有了功能清單，您可以開始研究可用的選項。 嘗試找到符合您的目標、預算和需求的解決方案 — 或至少是符合大多數要求的解決方案。 

您如何開始這個過程？ 通過閱讀評論、查看推薦、尋求建議和檢查案例研究。 這樣可以讓您對所選軟件的優勢、特徵和潛在缺點有一個相當不錯的概覽。 

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在您的研究過程中，試著比較這些協作工具，看看每個工具是如何工作的。 自己進行比較或尋找一個可以幫您比較的買家指南。

此外，考慮以下因素： 

• 定價
• 用戶友好的界面
• 易於使用
• 安全功能
• 與現有工具的兼容性

理想情況下，您應該將清單縮小到三到五個選項。 這肯定會在下一步中幫助您。 

步驟 #5：請求演示和試用

到目前為止，您可能已經有幾個讓您感到相當興奮的選項。 如果是這種情況，那麼這一步驟肯定會讓您感到高興。

因為現在是時候親自體驗這些工具的運作並獲得實際經驗了。 註冊免費試用或嘗試免費方案，以查看協作平台是否真的是您在尋找的那一個。 

不要忘記邀請您的團隊成員，因為他們的反饋和顧慮將非常有價值，並幫助您更快做出決定。 看看工具的表現如何，學習和使用有多容易，以及您的團隊對它的喜好。 

當試用期結束後，向團隊徵詢反饋。 嘗試評估他們的反應，回答任何擔憂，並滿足他們的偏好和期望。 

然後…

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步驟 #6：做出決策並執行

如果您現在已經找到合適的工具，恭喜您！  

現在，您需要做的就是確保您的團隊充分利用它並成功地將其融入到日常操作中。 此外，鼓勵人們留下他們對該工具的看法，並在他們遇到問題時提供指導和培訓。 

此外，監控工具的性能以及它對團隊生產力的影響。 如有需要，您可以進行調整，使其產出真正想要的結果。 

然而，也許您仍然無法決定哪個工具對您最好。 

別擔心，您還有時間選擇。 深呼吸，重新分析團隊的反饋，進行更多研究，並嘗試更長時間地使用這些工具。 此外，您可以列出優缺點並根據評分工具。 

與您的團隊討論也是個好主意！ 

但是現在，正如承諾的那樣，讓我們重點探討每個協作工具必須具備的功能。

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您應該關注哪些協作功能？

Capterra 的研究 發現使用最普遍的項目管理軟體功能是儀表板和文件管理。 在更有趣的一面，燃盡圖和甘特圖都是被忽略最多和最受渴望的項目管理功能。 

總而言之，協作工具應該具備以下功能： 

• 實時通信： 該功能使您能夠通過多種渠道發送和接收消息，例如語音、視頻和群聊。 它應該在實時中進行，以避免誤解和延遲。 使用得當時，您能夠在團隊成員之間增強聯繫感，提高士氣。 
• 任務管理： 直觀的任務管理工作流程使您能夠輕鬆創建、跟蹤和分配任務。 此外，它使您能夠設置截止日期、優先級和依賴關係，因此您可以監控項目進度。 尋找具備可自定義視圖和儀表板同時能提供通知和提醒的工具。 
• 文檔共享： 您的協作工具應該使文件共享變得容易。 嘗試找到一個具備靈活文檔共享的工具，意味著它應支持不同的文件類型和大小。 此外，您應該能夠在一個地方訪問、編輯和上傳文件，並具有強大的控制權限。 

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• 整合： 您不想要一個會破壞您現有流程的工具。 它應與您當前使用的其他工具兼容，並能很好地融入您的業務中。 Guru能完美地與您選擇的任何協作工具結合，並將公司所有知識呈現於指尖。 
• 分析和報告： 通信工具應能衡量您團隊的表現和活動。 並創建視覺上吸引人的報告，提供寶貴的見解。 通過這項功能，您可以可視化優勢、劣勢和改進內部通信的機會。 

將這些功能記在心中，讓我們看看您應考慮的前十大協作工具。 

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10個值得考慮的協作工具

做出正確的決定是非常有壓力的，尤其是當您有這麼多可供選擇的時候。 很容易迷失方向，忘記您的目標，但這本指南可以成為您的救命繩。 

我們為您做了研究。 並彙編了市場上最佳的在線協作工具的清單。

Asana

Asana是一個工作管理平台，幫助團隊管理、組織和追蹤他們的跨功能工作，不論他們的位置如何。 

來源： G2

Asana 讓團隊工作流程更加明晰，使他們能夠通過狀態更新、時間跟踪和自定義字段更快地推進。 此外，Asana有多個項目視圖，包括日曆、甘特圖或看板。 您還可以通過便條紙組織您的工作，方便追蹤您的項目。 

人們常說，“我們能夠 追蹤任務的進度、經常交流、更新利益相關者，並有效管理我們的時間和任務。” 

啊，並且它 與Guru整合，也是。 

Slack

Slack是一個基於雲的通信平台，許多組織用於文本消息、文件和媒體共享，還有語音或視頻通話。 

Slack通過自動化流簡化常規任務，並在單一工作區中簡化您的流程。 此外，它將您的團隊與他們日常使用的工具連接起來。 不必說，Slack能和多種應用集成，從Salesforce到 Guru。 

來源： G2

“它適合 輕鬆交談和專業協作。 將討論組織到不同渠道的能力使得保持跟蹤主題和項目變得容易。” 

使用 Slack 的頻道，您可以組織工作，並為每個項目、主題、客戶或團隊創建頻道。 

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Trello

Trello提供了一個智能協作平台，可以將所有工具、團隊和任務集中在一個地方。 

圖片來源： G2

“我喜歡它在儀表板中的卡片功能，以及 我們如何輕鬆分配 任務給某人。 [...] 不僅如此，它在上傳過程中支持所有文件格式。” 

總的來說，Trello是一個靈活的工具，包括板、列表和卡片。 這些功能讓您清楚地看到誰在做什麼。 還有哪些事情需要做。 

來源： G2

此外，它還增強了您的團隊會議，使會議更具生產力和趣味。 

Trello 不會單獨工作。 它與多個平台整合， 包括Guru。 

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Zoom

Zoom是一個視頻會議平台，將來自世界各地的人聯繫在一起。 並使協作變得更加簡單、動態和有意義。 

通過Zoom，您可以推動人類創新，並通過團隊聊天、螢幕共享、線上白板、錄影和預約排程等功能建立強大的關係。 

來源： Capterra

‘只需點擊一個鏈接即可加入會議，而 音質和視頻質量都很出色。 此外，它能夠與大量人員進行無縫通信，幾乎就像您在現場與他們交談。 

此外，Zoom具備強大的虛擬會議安全性，以確保不發生事故。 

Zoom 提供了許多可以下載的第三方整合；但如果您對 Guru 感興趣，請查看此頁面。 

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Dropbox

Dropbox是完美的協作平台，用於安全、可靠和私密地存儲和共享關鍵文件。 

這個工具將您的公司文件集中在一個地方。 您可以使用文件夾隨意組織它們。 別擔心 — Dropbox 會保持您的所有文件安全，甚至還有可追蹤的鏈接顯示某人何時打開了一份文件。 

來源： G2

Dropbox還具有電子簽名模板。 您甚至可以編輯PDF文件或使用視頻工具來優化您的反饋和批准流程。 

“Dropbox 讓我能夠 節省硬碟空間 並隨時隨地攜帶我的文件，因此我可以從任何電腦或手機訪問所有文件。” 

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而且它 與 Guru 集成，當然！

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Airtable

Airtable，一種快速構建應用程序的工具，是一種看起來像老式電子表格的協作工具。 但其現代化的構建模塊提高了敏捷性，並為您的工作提供透明度。 

Airtable 自動化您的工作流並消除雜亂，讓您的團隊專注於更具生產力的任務。 

來源: G2

此外，它擁有強大的報告功能，允許您創建包含圖表、圖形和指標的儀表板。 

“這是 超具協作性 — 分配任務、留下評論，並實時查看更新。” 這是我們每天使用的任務追蹤器，易於使用，甚至可以與 Google Sheets 連接以獲得額外的功能。.”

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但您還知道它還與什麼連接？ Guru！ 

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Monday.com

Monday.com 是一款基於雲的團隊協作工具，擁有儀表板、集成和工作流程管理自動化等構建模塊，幫助您打造理想過程。 

來源: G2

這是一個高度靈活、適應性強且可自定義的解決方案，能夠滿足任何商業需求，包括專案、任務和資源管理. 

“我曾用它來管理家庭DIY項目/翻新 和] 數百萬美元的技術集成。 這是 _[易於設置 而且 Monday.com 始終隨時為您提供幫助…_” 

您還可以從 30 多個小工具中選擇，將您想要的信息顯示在 Monday 的儀表板上，從而做出更明智的決策. 

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Monday — 與一周中的某一天不同 — 是極其友好的。 並與許多第三方應用程序集成， 包括 Guru。 

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Miro

Miro 是一個視覺工作空間，供分散的團隊共同工作、貢獻思想和提供反饋。 

來源: G2

“...Miro 是完美的工具，可以 分享想法並可視化事物。 這甚至比會議室的白板還要好，您不受空間限制，並且多個團隊成員可以同時在上面工作。.” 

使用 Miro，您可以跟踪動態看板上的任務，並與 Jira 卡集成。 此外，它擁有強大的內容和數據可視化功能，讓您可以在一個空間中查看所有文檔、設計和實時數據。 

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Miro 與 Microsoft Teams、Zoom、Atlassian、Slack 和 Guru 的強大整合幫助您連接整個公司. 

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Microsoft Teams

Microsoft Teams 是一款群組聊天軟件，可以以更快、更簡單和更智能的方式實現遠程團隊協作。 

來源: Capterra

這款知名的協作工具將人員、內容和對話匯聚在一起，以簡化協作。 Microsoft Teams 的主要目的是幫助您擴大業務，以便您能專注於更具影響力的專案. 

“Microsoft Teams 的一個主要好處是 它是多麼無縫運作 與 Office 365。 [...] Teams 提供了用戶可以訪問他們的文件、文檔和應用程序而無需在不同平台之間跳轉的空間。” 

Guru 也與 Microsoft Teams 整合，所以您將擁有雙重優勢。 

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Jira

最後，我們的清單中，Jira 是一款項目管理工具，專為專注於構建產品的敏捷開發團隊設計。 

來源: Capterra

Jira 能提供您專案進度的更好可視化，讓您時刻了解瓶頸所在。 此外，Jira 確保按時交付您的項目，方法是將複雜的任務拆分為簡單任務，以滿足您的目標。 

“Jira 擁有 出色的項目計劃和管理。 [這些] 看板在團隊管理中非常有幫助，能夠追蹤分配給團隊的任務。” 

您可以將 Jira 與眾多流行應用整合，如 Slack、Zoom 和 Google Drive。 但不要忘了，它也 與 Guru 整合。

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輪到您了

有了這本指南，最佳的協作軟件現在在您手中！ 

我們希望這能幫助您理清選擇過程，並讓您了解您需要什麼，以達到正確的結論。 

如果您對自己的決定感到自信，我們還有另一個提議： 在這段旅程中帶上 Guru。

Guru 是一個企業 AI 搜索、員工內部網和公司維基 — 一個全方位解決方案。 它將您的所有應用（包括您的全新協作工具）連接起來，幫助您在任何工作環境中獲得即時答案。

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