¿Buscas el mejor software de colaboración que existe? Estos son algunos consejos excelentes para empezar por el camino correcto.

Slack, Microsoft Team, Google Workspace: seguro que ya has oído hablar de ellos y es posible que incluso utilices uno actualmente. Estas plataformas de colaboración tienen un único objetivo: para mejorar la productividad de su equipo.

Ya sea que tenga un equipo completamente remoto o híbrido, este software es útil para comunicarse con los clientes, las partes interesadas y los miembros del equipo, al tiempo que ayuda a los empleados a realizar más trabajo.

Pero, ¿qué pasa si Slack no resuelve realmente tus problemas de comunicación? ¿Se ajusta a tu estilo de trabajo o necesitas una solución más integral?

Si tienes estas dudas, es probable que necesites una nueva herramienta de colaboración. Pero, ¿cómo eliges la correcta? Pues estás de suerte: esta guía del comprador contiene todo lo que necesitas para tomar la mejor decisión para tu negocio.

¿Qué es el software de colaboración?

El software de colaboración es una plataforma central que los equipos o las personas pueden usar para trabajar juntos en diferentes proyectos, compartir valiosos conocimientos de la empresa y comunicarse entre sí en tiempo real.

Es muy útil para mejorar el trabajo en equipo, ya que tiene muchas herramientas de colaboración, como el intercambio de archivos, la mensajería y la gestión de proyectos. Pero, ¿por qué deberías empezar a usar una plataforma de este tipo?

Imagina esto: tienes equipos divididos en diferentes áreas del mundo, lo que significa diferentes zonas horarias y comunicación asincrónica. Sin una herramienta de colaboración, es difícil hacer un seguimiento de quién hizo qué.

Para enfatizar este punto, los trabajadores de Europa fueron Un 17% más satisfechos con la cultura de su lugar de trabajo cuando tuvieron acceso a herramientas de colaboración digital.

En pocas palabras, el software de colaboración permite a los miembros del equipo trabajar desde cualquier lugar, lo que mejora la productividad con éxito. Además, garantiza que todos estén en sintonía, fortalece las relaciones de equipo y aumenta la eficiencia.

Pero podemos hablar más sobre los beneficios más adelante. Veamos cómo funciona el software de colaboración.

¿Cómo se usa el software de colaboración?

El software de colaboración tiene muchos usos, pero su objetivo principal es fomentar un entorno de trabajo remoto más productivo. Y facilitar la comunicación entre equipos dispersos.

Sin embargo, ¿cómo lo hace? Estos son algunos casos de uso comunes:

• Gestión de proyectos: Actualmente estás trabajando en tres proyectos al mismo tiempo; es bastante difícil hacer un seguimiento de cada tarea. ¿Cuántas veces no has cumplido con una fecha límite porque no podías ver el progreso de tu proyecto? El software de colaboración te permite crear tareas para cada proyecto y miembro del equipo, establecer plazos, etc., y optimizar tus flujos de trabajo.
• Colaboración con el cliente: El 65% de los teletrabajadores que utilizan tecnologías remotas Al igual que la mensajería instantánea, dicen que las herramientas de colaboración son excelentes sustitutos del contacto en persona. Es muy fácil celebrar reuniones virtuales y videollamadas con clientes o compañeros de trabajo, independientemente de su ubicación geográfica. De esta forma, puede organizar seminarios web, crear hojas de ruta y colaborar con miembros remotos en tiempo real.
• Uso compartido de documentos: Sabes lo lento y frustrante que es revisar todas tus carpetas cuando buscas eso documento. Todo lo que puedes pensar al volver a revisar el mismo lugar es:»¡¿Dónde está?!» Una buena herramienta de colaboración te permite compartir documentos fácilmente con tus compañeros. Combinarla con una solución de base de conocimientos como Guru también hace maravillas para la organización de los documentos.

Bien, ahora podemos hablar de los beneficios de usar un software de colaboración. ¡Vamos!

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¿Cuáles son los beneficios de usar herramientas de colaboración en línea?

De acuerdo con La investigación de Microsoft, el 85% de los empleados afirma que el software de colaboración es una de las partes más necesarias de sus esfuerzos de transformación digital. Si echas un vistazo a los beneficios, verás por qué. 😉

Así que no te hagamos esperar. Estas son las ventajas de usar herramientas de colaboración:

• Mejora de la colaboración y la comunicación en equipo: El software de colaboración suele ofrecer diferentes canales de comunicación, como videoconferencias y mensajería instantánea. Esto mejora el trabajo en equipo entre los miembros (especialmente si trabajan a distancia), reduce la confusión y los malentendidos y aumenta la claridad.
• Flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad mejoradas: No importa si es una pequeña empresa que crece con el tiempo o una gran empresa, las herramientas de colaboración se adaptan a sus necesidades. Además, son muy flexibles, lo que significa que puede adaptarlas a sus requisitos específicos. Te permite añadir nuevos miembros al equipo con el tiempo, ajustar los flujos de trabajo y adaptarte a tus necesidades cambiantes en un instante.
• Mayor transparencia: Si hay algo que el software de colaboración hace bastante bien es proporcionar visibilidad del progreso del proyecto y de la actividad del equipo. Con este tipo de transparencia, puedes mantenerte informado sobre todos los proyectos en todo momento e identificar problemas o cuellos de botella desde el principio. Además, fomenta la confianza y la responsabilidad entre tu equipo.

• Mayor productividad: Según un estudio realizado por Gallup, los equipos extremadamente unidos y conectados tienen un aumento del 23% en la rentabilidad. Esto solo es posible con la ayuda de un software de colaboración. Dado que agiliza sus flujos y automatiza las tareas repetitivas, puede reducir el tiempo dedicado a trabajos de bajo valor y centrarse en actividades más productivas.

Todos estos beneficios conducen a otro importante: ahorro de costes. Al reducir la necesidad de un espacio físico, los procesos en papel y los gastos de viaje, su empresa experimentará un mayor ROI y una mejor optimización de los recursos.

»Muy bien, las herramientas de colaboración suenan muy bien. ¿Cómo elijo una?» Bueno, para eso está esta guía.

Repasemos cada paso.

Cómo elegir el software de colaboración en equipo adecuado

La herramienta de colaboración perfecta puede mejorar tu trabajo en equipo y ayudarte con el seguimiento del tiempo, las sesiones de lluvia de ideas y muchas otras cosas. Pero solo si eliges la adecuada para tus necesidades.

Si no lo hace, podría maldecir el día en que se enteró por primera vez de estas herramientas.

Hay varios pasos a tener en cuenta al hacer esta elección; repasemos cada uno de ellos.

Paso #1: Identificar metas y objetivos específicos

Todo comienza con la evaluación de los objetivos, las necesidades, los requisitos, las preferencias y los desafíos de su equipo.

Por ejemplo, es posible que tu equipo provenga de diferentes partes del mundo y rara vez interactúen entre sí. Entonces, es posible que necesites una herramienta que admita la comunicación asincrónica.

Para ayudarte a determinar lo que necesitas, encuentra las respuestas a estas preguntas:

• ¿Cómo le gusta a su equipo comunicarse (texto, vídeo o voz)?
• ¿Quieres agilizar tu proceso de venta?
• ¿Con qué frecuencia se comunica?
• ¿Tiene comunicación sincrónica o asincrónica?
• ¿Cómo gestionas las tareas y los plazos?
• ¿Cómo se comparten los archivos?
• ¿Prefieres la comunicación informal o formal?

Al responder a estas preguntas, puede buscar activamente herramientas que resuelvan sus principales desafíos y se ajusten a su cultura laboral. Por lo tanto, intenta identificar lo que realmente quiere tu equipo, teniendo en cuenta sus hábitos de trabajo, la complejidad típica de los proyectos, el presupuesto y las limitaciones de tiempo.

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Paso #2: Evalúe su presupuesto

Hablando de presupuesto...

El siguiente paso es establecer tu presupuesto, es decir, cuánto estás dispuesto a gastar en una herramienta de colaboración. Si te saltas este paso (o te olvidas de considerarlo), podrías acabar encontrando una solución que haría mella enorme e impopular en la cartera de tu empresa.

Especialmente si has pagado por funciones que realmente no necesitas.

Por lo tanto, reúna a su equipo y hable sobre cuánto puede gastar en la herramienta de colaboración. Tal vez puedas ir a por todas desde el principio o ser un poco más tacaño e invertir más después.

Además, ten en cuenta los costos adicionales, especialmente si agregas nuevos miembros a largo plazo.

Además, tenga en cuenta sus recursos. ¿Tiene tiempo libre para que las personas aprendan completamente la herramienta? ¿O necesita implementarla ahora? ¿Tiene los materiales de capacitación necesarios o necesitará dedicar tiempo a enseñarlos?

Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Ahora que tienes tus necesidades y tu presupuesto resueltos, es hora de empezar a hacer una lista de las funciones imprescindibles. Por ejemplo, si tienes un equipo pequeño, es posible que no necesites una aplicación móvil sofisticada. Justo lo que recetó el médico es una simple lista de tareas pendientes o una pizarra blanca.

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Estas son algunas de las funciones fundamentales del software de colaboración:

• Herramientas de comunicación en tiempo real
• Tarea y herramientas de gestión de proyectos
• Herramientas para compartir documentos y colaborar
• Integraciones como correo electrónico, calendarios, herramientas de gestión del conocimiento, etcétera.
• Características de seguridad
• Interfaz de programación de aplicaciones (API)
• Herramientas de análisis e informes

Podemos hablar más sobre estas funciones después de completar cada paso. Por lo tanto, no cambies de pestaña, ya que podrías perderte información valiosa.

Un buen consejo es que también te concentres en hacer listas de funciones interesantes y de las que no necesitas. Habla con los miembros de tu equipo (ya que son los que más usarán esta herramienta). Y averigüen juntos qué funciones sería bueno tener además de las más importantes.

Paso #4: Investigue a los proveedores de software de colaboración

Una vez que tengas tu lista de funciones, puedes empezar a investigar las opciones disponibles. Intenta encontrar soluciones que se ajusten a tus objetivos, presupuesto y necesidades o, al menos, soluciones que cumplan con la mayoría de ellas.

¿Cómo puedes iniciar este proceso? Leyendo reseñas, consultando testimonios, pidiendo recomendaciones y comprobando estudios de casos. Hacerlo le brinda una visión general bastante buena de los beneficios, características y posibles desventajas del software elegido.

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Durante la investigación, intenta comparar las herramientas de colaboración y ver cómo funciona cada una de ellas. Haz la comparación tú mismo o busca una guía del comprador que lo haga por ti.

Además, tenga en cuenta los siguientes factores:

• Fijación
• Interfaz fácil de usar
• Facilidad de uso
• Características de seguridad
• Compatibilidad con las herramientas existentes

Lo ideal es reducir la lista a entre tres y cinco opciones. Definitivamente te ayudará en el siguiente paso.

Paso #5: Solicita demostraciones y versiones de prueba

A estas alturas, es probable que tengas algunas opciones que te entusiasmen bastante. Si ese es el caso, entonces este paso seguramente te hará feliz.

Porque es hora de ver estas herramientas en acción y adquirir experiencia práctica con ellas. Regístrese para obtener pruebas gratuitas o pruebe planes gratuitos para comprobar si la plataforma de colaboración es realmente la que está buscando.

No olvides invitar a los miembros de tu equipo, ya que sus comentarios e inquietudes serán invaluables y te ayudarán a tomar una decisión más rápido. Comprueba qué tan bien funciona la herramienta, qué tan fácil es aprenderla y usarla y qué le gusta a tu equipo.

Cuando termine el período de prueba, pide a tu equipo que te dé su opinión. Intenta evaluar su reacción, responder a cualquier duda y cumplir con sus preferencias y expectativas.

Luego...

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Paso #6: Toma tu decisión e impleméntalo

Si ya has encontrado la herramienta adecuada, ¡enhorabuena!

Ahora, todo lo que necesita hacer es asegurarse de que su equipo lo utilice en todo su potencial y lo adopte con éxito en sus operaciones diarias. Además, anima a las personas a dejar su opinión sobre la herramienta y a proporcionarles orientación y formación cuando tengan problemas.

Además, supervisa el rendimiento de la herramienta y cómo afecta a la productividad de tu equipo. Si es necesario, puedes hacer ajustes para que produzca los resultados que realmente deseas.

Sin embargo, es posible que aún no puedas decidir qué herramienta es adecuada para ti.

No te preocupes, aún estás a tiempo de elegir. Respira hondo y vuelve a analizar los comentarios de tu equipo, investiga más y prueba las herramientas durante más tiempo. Además, puedes hacer una lista de ventajas y desventajas y puntuar las herramientas en consecuencia.

¡Hablar con tu equipo también es una buena idea!

Pero ahora, tal y como prometí, centrémonos en las funciones imprescindibles que toda herramienta de colaboración necesita.

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¿Qué funciones de colaboración debe buscar?

La investigación de Capterra descubrió que las funciones del software de gestión de proyectos más utilizadas son los paneles y la gestión de documentos. En una nota más divertida, los diagramas de Burndown y de Gantt son las funciones de gestión de proyectos más ignoradas y deseadas.

En pocas palabras, las herramientas de colaboración deben tener las siguientes funcionalidades:

• Comunicación en tiempo real: Esta función te permite enviar y recibir mensajes en una variedad de canales, como voz, vídeo y chat grupal. Debería hacerlo en tiempo real para evitar problemas de comunicación y demoras. Cuando se usa correctamente, fomentas un sentido de conexión entre los miembros del equipo, lo que lleva a un aumento de la moral.
• Administración de tareas: Un flujo de trabajo de administración de tareas intuitivo le permite crear, rastrear y asignar tareas con facilidad. Además, te permite establecer plazos, prioridades y dependencias para que puedas supervisar el progreso del proyecto. Busca herramientas con vistas y paneles personalizables, pero también con notificaciones y recordatorios.
• Uso compartido de documentos: Su herramienta de colaboración debería hacer que compartir archivos sea tan fácil como un pastel. Intente encontrar una herramienta que permita compartir documentos de forma flexible, lo que significa que debe admitir diferentes tipos y tamaños de archivos. Además, deberías poder acceder, editar y cargar los archivos en un solo lugar y tener permisos de control sólidos.

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• Integraciones: No quieres una herramienta que estropee tus flujos actuales. Debe ser compatible con otras herramientas que utiliza actualmente y adaptarse bien a su empresa. Guru se combina perfectamente con cualquier herramienta de colaboración que elija y pone todo el conocimiento de la empresa al alcance de su mano.
• Análisis e informes: La herramienta de comunicación debe poder medir el rendimiento y las actividades de su equipo. Y cree informes visualmente atractivos que arrojen información valiosa. A través de esta función, puede visualizar las fortalezas, debilidades y oportunidades para mejorar su comunicación interna.

Con estas funciones frescas en mente, echemos un vistazo a las 10 principales herramientas de colaboración que deberías tener en cuenta.

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10 herramientas de colaboración a tener en cuenta

Es bastante estresante tomar la decisión correcta, especialmente cuando tienes tantas opciones disponibles. Es fácil perderse en el mar y olvidarse de su objetivo, pero esta guía puede ser su salvavidas.

Hemos hecho la investigación por ti. Y compilamos una lista de las mejores herramientas de colaboración en línea disponibles actualmente en el mercado.

Asana

Asana es una plataforma de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a gestionar, organizar y hacer un seguimiento de su trabajo multifuncional, sin importar su ubicación.

Asana aporta más claridad al flujo de trabajo de un equipo y les permite avanzar más rápido a través de funciones como las actualizaciones de estado, el seguimiento del tiempo y los campos personalizados. Además, Asana tiene varias vistas de proyectos, desde el calendario, el diagrama de Gantt o el tablero kanban. También puedes organizar tu trabajo con notas adhesivas para facilitar el seguimiento de tus proyectos.

Como dice la gente:»Somos capaces de realizar un seguimiento del progreso de una tarea, comunicarnos con frecuencia, actualizar a las partes interesadas y administrar nuestro tiempo y nuestras tareas de manera eficiente.»

Ah, y es se integra con Guru, también.

Slack

Slack es una plataforma de comunicación basada en la nube que muchas organizaciones utilizan para enviar mensajes de texto, compartir archivos y contenido multimedia y realizar llamadas de voz o vídeo.

Slack utiliza la automatización para agilizar las tareas rutinarias y simplificar tu flujo en un único espacio de trabajo. Además, conecta a tus empleados con las herramientas que utilizan a diario. No hace falta decir que Slack se integra con una variedad de aplicaciones, desde Salesforce hasta Gurú.

»Es genial para tanto conversaciones casuales como colaboración profesional. La capacidad de organizar los debates en diferentes canales facilita el seguimiento de los temas y proyectos.»

Con los canales de Slack, puedes organizar tu trabajo y crear canales para cada proyecto, tema, cliente o equipo.

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Trello

Trello ofrece una plataforma de colaboración inteligente que reúne todas tus herramientas, equipos y tareas en un solo lugar.

Fuente de la imagen: G2

»Me gusta su función de tarjeta en el tablero y con qué facilidad podemos asignar tareas para alguien. [...] No solo eso, sino que admite todos los formatos de archivo durante la carga.»

En general, Trello es una herramienta flexible con tableros, listas y tarjetas. Estas funciones te dan una visión clara de quién hace qué. Y qué es lo que queda por hacer.

Además, potencia las reuniones de tu equipo y las hace más productivas y divertidas.

Trello no funciona solo. Se integra con múltiples plataformas, incluido Guru.

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Zoom

Zoom es una plataforma de videoconferencia que conecta a personas de todo el mundo. Y hace que la colaboración sea más fácil, dinámica y significativa.

Con Zoom, puede impulsar la innovación humana y crear relaciones sólidas a través de funciones como el chat de equipo, el uso compartido de la pantalla, la pizarra en línea, la grabación de vídeo y el programador de citas.

'Solo tiene que hacer clic en un enlace para unirse a una reunión y la calidad de audio y vídeo es excelente. Además, permite una comunicación fluida con un gran grupo de personas de forma simultánea, casi como si estuvieras hablando con ellos en persona.»

Además, Zoom cuenta con una potente seguridad para reuniones virtuales para garantizar que no se produzca ningún incidente.

Zoom ofrece muchas integraciones de terceros que puedes descargar; pero si estás interesado en Guru, consulta esta página.

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Dropbox

Dropbox es la plataforma de colaboración perfecta para almacenar y compartir archivos clave de forma segura, fiable y privada.

Esta herramienta mantiene los documentos de su empresa en un solo lugar. Puedes organizarlos como quieras mediante carpetas. No te preocupes: Dropbox protege todos tus archivos e incluso tiene enlaces rastreables que se muestran cuando alguien abre un documento.

Dropbox también tiene plantillas de firma electrónica. Además, puedes editar archivos PDF directamente y usar herramientas de vídeo para optimizar el flujo de comentarios y aprobaciones.

»Dropbox me permite ahorrar espacio en el disco duro y llevo mis documentos a donde quiera que vaya, para poder acceder a todos mis archivos desde cualquier ordenador o teléfono.»

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Y es se integra con Guru, ¡por supuesto!

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Airtable

Airtable, una forma rápida de crear aplicaciones, es una herramienta de colaboración que parece una hoja de cálculo anticuada. Sin embargo, sus componentes modernos aumentan la agilidad y proporcionan transparencia en el trabajo.

Airtable automatiza sus flujos de trabajo y elimina el desorden, lo que permite que su equipo se concentre en tareas más productivas.

Además, tiene potentes capacidades de generación de informes que le permiten crear paneles de tablas, gráficos y métricas.

»Es súper colaborativo — asignar tareas, dejar comentarios y ver las actualizaciones en tiempo real. Es nuestro rastreador de tareas diario, fácil de usar e incluso se conecta con Google Sheets para obtener más potencia».

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¿Pero sabes con qué más se conecta? Gurú!

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Monday.com

Monday.com es una herramienta de colaboración en equipo basada en la nube con componentes básicos como paneles, integraciones y automatización de la gestión del flujo de trabajo que te ayudan a crear el proceso ideal.

Es una solución altamente flexible, adaptable y personalizable, capaz de adaptarse a cualquier necesidad empresarial con la gestión de proyectos, tareas y recursos.

»Lo he usado para gestionar proyectos o renovaciones de bricolaje en el hogar [y] integraciones tecnológicas multimillonarias. Es fácil de configurar y Monday.com siempre ha estado ahí para ayudarte...»

También puede elegir entre más de 30 widgets para mostrar la información que desea en los paneles de control del lunes, de modo que pueda tomar decisiones más informadas.

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El lunes, a diferencia del día de la semana, es muy agradable. Y se integra con muchas aplicaciones de terceros, incluido Guru.

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Miro

Miro es un espacio de trabajo visual para que los equipos distribuidos trabajen juntos, aporten ideas y proporcionen comentarios.

«...Miro es la herramienta perfecta para compartir ideas y visualizar cosas. Es incluso mejor que una pizarra en una sala de reuniones, ya que no tienes limitaciones de espacio y varios miembros del equipo pueden trabajar en ella al mismo tiempo».

Con Miro, puedes realizar un seguimiento de las tareas en un tablero kanban dinámico, integrado con las tarjetas de Jira. Además, cuenta con una potente visualización de contenido y datos, que te permite ver toda la documentación, los diseños y los datos en tiempo real en un solo espacio.

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Las potentes integraciones de Miro con Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack y Guru te ayudan a conectar a toda tu empresa.

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Equipos de Microsoft

Microsoft Teams, una herramienta de software de chat grupal, permite la colaboración remota en equipo de una manera más rápida, sencilla e inteligente.

Esta conocida herramienta de colaboración reúne a las personas, el contenido y las conversaciones para simplificar la colaboración. El objetivo principal de Microsoft Teams es ampliar tu negocio para que puedas centrarte en proyectos con mayor impacto.

»Una ventaja clave de Microsoft Teams es qué tan bien funciona con Office 365. [...] Teams ofrece un espacio donde los usuarios pueden acceder a sus archivos, documentos y aplicaciones sin necesidad de saltar de una plataforma a otra.»

Guru también se integra con Microsoft Teams, así obtendrás lo mejor de ambos mundos.

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Jira

La última de nuestra lista es Jira, una herramienta de gestión de proyectos para equipos de desarrollo ágiles que se centran en crear productos.

Jira permite una mejor visibilidad del progreso de tu proyecto para que estés siempre al tanto de los cuellos de botella. Además, Jira se asegura de entregar tu proyecto a tiempo dividiendo las tareas complejas en tareas sencillas que cumplan tus objetivos.

»Jira tiene excelente planificación y gestión de proyectos. [Los] tableros kanban son muy útiles para la gestión del equipo y para el seguimiento de las tareas asignadas a [el] equipo.»

Puedes integrar Jira con muchas aplicaciones populares, como Slack, Zoom y Google Drive. Pero no lo olvides también se integra con Guru.

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Te paso a ti

¡Con esta guía, el mejor software de colaboración está ahora a tu alcance!

Esperamos que le haya ayudado a entender el proceso de selección y le haya hecho entender lo que necesita para llegar a la conclusión correcta.

Si está seguro de su decisión, tenemos otra propuesta para usted: acompañe a Guru en este viaje.

Guru es una búsqueda de IA empresarial, una intranet de empleados y una wiki empresarial, una solución todo en uno. Conecta todas tus aplicaciones (incluida tu nueva herramienta de colaboración) y te ayuda a obtener respuestas instantáneas dondequiera que trabajes.

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