¿Buscas el mejor software de colaboración que existe? Aquí hay algunos grandes consejos para comenzar en el camino correcto. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — seguramente has oído hablar de ellos y puede que incluso uses uno actualmente. Estas plataformas de colaboración tienen un único objetivo: mejorar la productividad de tu equipo. 

Ya sea que tengas un equipo completamente remoto o híbrido, este software es útil para comunicarse con clientes, partes interesadas y miembros del equipo, mientras ayuda a los empleados a realizar más trabajo.

Pero, ¿qué pasa si Slack no resuelve realmente tus problemas de comunicación? ¿Se ajusta a tu estilo de trabajo o necesitas una solución más integral? 

Si tienes estas dudas, es probable que necesites una nueva herramienta de colaboración. Pero, ¿cómo eliges la adecuada? Bueno, tienes suerte — esta guía de compradores tiene todo lo que necesitas para tomar la mejor decisión para tu negocio. 

¿Qué es el software de colaboración?

El software de colaboración es una plataforma central que los equipos o individuos pueden usar para trabajar juntos en diferentes proyectos, compartir valiosos conocimientos de la empresa y comunicarse entre sí en tiempo real. 

Es sumamente útil para mejorar el trabajo en equipo, ya que cuenta con muchas herramientas de colaboración, como intercambio de archivos, mensajería y gestión de proyectos. Pero, ¿por qué deberías empezar a usar una plataforma así? 

Imagina esto: tienes equipos repartidos en diferentes áreas del mundo, lo que significa diferentes zonas horarias y comunicación asíncrona. Sin una herramienta de colaboración, es difícil hacer un seguimiento de quién hizo qué. 

Para enfatizar este punto, los trabajadores de Europa estaban un 17% más satisfechos con su cultura laboral cuando tenían acceso a herramientas de colaboración digitales. 

En resumen, el software de colaboración permite a los miembros del equipo trabajar desde cualquier ubicación, mejorando con éxito la productividad. Además, asegura que todos estén en la misma página, fortalece las relaciones del equipo y aumenta la eficiencia. 

Pero podemos hablar más sobre los beneficios más tarde. Veamos cómo funciona el software de colaboración. 

¿Cómo se utiliza el software de colaboración?

El software de colaboración tiene muchas aplicaciones, pero su principal propósito es fomentar un entorno de trabajo remoto más productivo. Y facilitar la comunicación entre equipos dispersos. 

¿Cómo lo hace? Aquí hay algunos casos de uso comunes: 

• Gestión de proyectos: Actualmente estás trabajando en tres proyectos al mismo tiempo; es bastante difícil hacer un seguimiento de cada tarea. ¿Cuántas veces has dejado de cumplir un plazo porque no podías ver el progreso de tu proyecto? El software de colaboración te permite crear tareas para cada proyecto y miembro del equipo, establecer fechas límite, etc., y agilizar tus flujos de trabajo. 
• Colaboración con clientes: El 65% de los teletrabajadores que utilizan tecnologías remotas como la mensajería instantánea dicen que las herramientas de colaboración son grandes sustitutos del contacto en persona. Es muy fácil realizar reuniones virtuales y videollamadas con clientes o compañeros de trabajo, independientemente de su ubicación geográfica. De esta manera, puedes realizar seminarios web, crear hojas de ruta y colaborar con miembros remotos en tiempo real. 
• Compartición de documentos: Sabes lo que es tedioso y frustrante revisar todas tus carpetas cuando estás buscando ese documento. Todo lo que puedes pensar mientras revisas el mismo lugar otra vez es, “¿Dónde está?!” Una buena herramienta de colaboración te permite compartir documentos fácilmente con tus compañeros. Emparejarla con una solución de base de conocimientos como Guru también hace maravillas para la organización de documentos.  

Okay, ahora podemos hablar sobre los beneficios de usar el software de colaboración. ¡Vamos!  

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¿Cuáles son los beneficios de usar herramientas de colaboración en línea?

Según la investigación de Microsoft, el 85% de los empleados dice que el software de colaboración es una de las partes más necesarias de sus esfuerzos de transformación digital. Si echas un vistazo a los beneficios, verás por qué. 😉

Entonces, no te haremos esperar. Aquí están las ventajas de usar herramientas de colaboración: 

• Mejor colaboración y comunicación del equipo: El software de colaboración generalmente ofrece diferentes canales de comunicación, como videoconferencias y mensajería instantánea. Esto lleva a un mejor trabajo en equipo entre los miembros (especialmente si están trabajando de forma remota), reduce la confusión y los malentendidos, y aumenta la claridad. 
• Mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad: No importa si eres una pequeña empresa que crece con el tiempo o una gran empresa, las herramientas de colaboración se adaptan a ti. Además, son altamente flexibles, lo que significa que puedes adaptarlas a tus requisitos específicos. Te permite añadir nuevos miembros del equipo con el tiempo, ajustar los flujos de trabajo y adaptarte rápidamente a tus necesidades cambiantes. 
• Aumento de la transparencia: Si hay algo que el software de colaboración hace bastante bien, es proporcionar visibilidad sobre el progreso de tu proyecto y la actividad del equipo. Con este tipo de transparencia, puedes mantenerte informado sobre todos los proyectos en todo momento e identificar problemas o cuellos de botella temprano. Además, fomenta la confianza y la responsabilidad entre tu equipo. 
• Mayor productividad: Según un estudio de Gallup, los equipos extremadamente unidos y conectados tienen un aumento del 23% en la rentabilidad. Eso solo es posible con la ayuda del software de colaboración. Ya que agiliza tus flujos y automatiza tareas repetitivas, puedes reducir el tiempo dedicado al trabajo de bajo valor y concentrarte en actividades más productivas. 

Todos estos beneficios conducen a otro, importante: ahorros de costos. Dado que reduces la necesidad de un espacio físico, procesos en papel y gastos de viaje, tu negocio experimentará un mayor ROI y una mejor optimización de recursos. 

“Está bien, las herramientas de colaboración suenan geniales. ¿Cómo elijo una?” Bueno, para eso es esta guía. 

Vamos a revisar cada paso. 

Cómo Elegir el Software de Colaboración Adecuado para el Equipo

La herramienta de colaboración perfecta puede mejorar tu trabajo en equipo y ayudarte con el seguimiento del tiempo, sesiones de lluvia de ideas y muchas otras cosas. Pero solo si eliges la adecuada para tus necesidades. 

Si no lo haces, podrías maldecir el día en que escuchaste por primera vez sobre estas herramientas. 

Hay varios pasos a considerar al tomar esta decisión; revisemos cada uno de ellos.

Paso #1: Identificar metas y objetivos específicos

Todo comienza con evaluar los objetivos, necesidades, requisitos, preferencias y desafíos de tu equipo. 

Por ejemplo, tal vez tu equipo provenga de diferentes partes del mundo y rara vez interactúe entre sí. Entonces, podrías necesitar una herramienta que soporte comunicación asíncrona. 

Para ayudarte a averiguar qué necesitas, encuentra las respuestas a estas preguntas: 

• ¿Cómo le gusta a tu equipo comunicarse (texto, video o voz)?
• ¿Quieres agilizar tu proceso de ventas? 
• ¿Con qué frecuencia te comunicas? 
• ¿Tienes comunicación sincrónica o asincrónica?
• ¿Cómo gestionas las tareas y fechas límite?
• ¿Cómo compartes archivos? 
• ¿Prefieres comunicación informal o formal?

Al responder estas preguntas, puedes buscar activamente herramientas que resuelvan tus principales desafíos y se ajusten a tu cultura de trabajo. Así que, intenta identificar lo que tu equipo realmente quiere, teniendo en cuenta sus hábitos de trabajo, la complejidad típica de los proyectos, el presupuesto y las limitaciones de tiempo. 

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Paso #2: Evalúa tu presupuesto

Hablando de presupuesto…

El siguiente paso es establecer tu presupuesto, es decir, cuánto estás dispuesto a gastar en una herramienta de colaboración. Si omites este paso (o olvidas tenerlo en cuenta), podrías terminar con una solución que haga un gran y poco popular agujero en el bolsillo de tu empresa. 

Especialmente si has pagado por características que en realidad no necesitas. 

Así que, reúne a tu equipo y habla sobre cuánto puedes permitirte gastar en la herramienta de colaboración. Tal vez puedas gastarlo todo desde el principio o ser un poco más cauteloso e invertir más después. 

Además, ten en cuenta los costos adicionales, especialmente si agregas nuevos miembros a largo plazo. 

Además, considera tus recursos. ¿Tienes tiempo disponible para que las personas aprendan por completo la herramienta? ¿O necesitas implementarla ahora? ¿Tienes los materiales de capacitación necesarios o necesitarás dedicar tiempo a enseñarles? 

Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Ahora que has definido tus necesidades y presupuesto, es hora de comenzar a hacer una lista de funciones imprescindibles. Por ejemplo, si eres un equipo pequeño, puede que no necesites una aplicación móvil sofisticada. Una simple lista de tareas o una pizarra es justo lo que el médico ordenó.

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Aquí hay algunas funciones críticas de la misión del software de colaboración: 

• Herramientas de comunicación en tiempo real
• Herramientas de gestión de tareas y proyectos
• Herramientas de compartición y colaboración de documentos
• Integraciones como correo electrónico, calendarios, herramientas de gestión del conocimiento, etc. 
• Funciones de seguridad
• Interfaz de Programación de Aplicaciones (API)
• Herramientas de análisis e informes

Podemos hablar más sobre estas características después de pasar por cada paso. Así que, no cambies de pestaña — podrías perder información valiosa. 

Un gran consejo es también centrarse en hacer listas de características deseables y aquellas que no necesitas. Habla con los miembros de tu equipo (ya que son los que más usarán esta herramienta). Y averigua juntos qué funciones serían agradables de tener junto a las cruciales. 

Paso n.º 4: Investiga proveedores de software de colaboración 

Una vez que tengas tu lista de características, puedes comenzar a investigar tus opciones disponibles. Intenta encontrar soluciones que coincidan con tus objetivos, presupuesto y necesidades — o, al menos, aquellas que satisfagan la mayoría de ellos. 

¿Cómo puedes empezar este proceso? Leyendo reseñas, viendo testimonios, pidiendo recomendaciones y revisando estudios de caso. Hacerlo te dará una buena visión general de los beneficios, características y posibles desventajas del software elegido. 

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Durante tu investigación, intenta comparar las herramientas de colaboración y ver cómo funciona cada una. Haz la comparación tú mismo o encuentra una guía de compras que lo haga por ti.

Además, considera estos factores: 

• Precios
• Interfaz fácil de usar
• Facilidad de uso
• Características de seguridad
• Compatibilidad con herramientas existentes

Idealmente, intenta reducir tu lista a tres a cinco opciones. Sin duda te ayudará en el siguiente paso. 

Paso n.º 5: Solicita demostraciones y pruebas

Para ahora, probablemente tendrás algunas opciones que te entusiasman bastante. Si ese es el caso, este paso seguramente te hará feliz.

Porque es hora de ver estas herramientas en acción y obtener experiencia práctica con ellas. Regístrate para pruebas gratuitas o prueba planes gratuitos para ver si la plataforma de colaboración es realmente la que buscas.

No olvides invitar a los miembros de tu equipo, ya que sus comentarios y preocupaciones serán invaluables y te ayudarán a tomar decisiones más rápidamente. Observa cuán bien se adapta la herramienta, qué tan fácil es aprender y usarla, y qué tan bien la acepta tu equipo. 

Cuando el período de prueba termine, pregunta a tu equipo por sus comentarios. Intenta evaluar su reacción, responde a cualquier preocupación y satisface sus preferencias y expectativas. 

Entonces…

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Paso n.º 6: Toma tu decisión e implementa

Si has encontrado la herramienta adecuada hasta ahora, ¡felicitaciones!  

Ahora, todo lo que necesitas hacer es asegurarte de que tu equipo la use al máximo de su potencial y la adopte con éxito en sus operaciones diarias. Además, anima a las personas a dejar sus pensamientos sobre la herramienta y proporciona orientación y capacitación cuando se encuentren con problemas. 

Además, supervisa el rendimiento de la herramienta y cómo impacta en la productividad de tu equipo. Si es necesario, puedes hacer ajustes para que arroje los resultados que realmente deseas. 

Sin embargo, tal vez aún no puedas decidir qué herramienta es buena para ti. 

No te preocupes, todavía tienes tiempo para elegir. Respira hondo y analiza nuevamente los comentarios de tu equipo, investiga más y prueba las herramientas durante un período más largo. Además, puedes hacer una lista de pros y contras y puntuar las herramientas en consecuencia. 

¡Hablar con tu equipo también es una buena idea! 

Pero ahora, como prometimos, centrémonos en las características imprescindibles que necesita cada herramienta de colaboración.

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¿Qué características de colaboración deberías buscar?

La investigación de Capterra descubrió que las características de software de gestión de proyectos más utilizadas son los paneles de control y la gestión de documentos. En un tono más divertido, los gráficos de burndown y Gantt son tanto las características de gestión de proyectos menos atendidas como las más deseadas. 

En resumen, las herramientas de colaboración deben tener las siguientes funcionalidades: 

• Comunicación en tiempo real: Esta característica te brinda la capacidad de enviar y recibir mensajes a través de una variedad de canales, como voz, video y chat grupal. Debería hacerlo en tiempo real para evitar malentendidos y retrasos. Cuando se usa correctamente, fomenta un sentido de conexión entre los miembros del equipo, lo que lleva a un aumento en la moral. 
• Gestión de tareas: Un flujo de trabajo intuitivo para la gestión de tareas te permite crear, rastrear y asignar tareas con facilidad. Además, te permite establecer plazos, prioridades y dependencias para que puedas monitorear el progreso del proyecto. Busca herramientas con vistas y paneles personalizables, pero también con notificaciones y recordatorios. 
• Compartición de documentos: Tu herramienta de colaboración debería hacer que el intercambio de archivos sea tan fácil como un pastel. Intenta encontrar una herramienta con uso flexible de documentos compartidos, lo que significa que debería admitir diferentes tipos y tamaños de archivos. Además, deberías poder acceder, editar y cargar los archivos en un solo lugar, y tener un control robusto de permisos. 

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• Integraciones: No quieres una herramienta que desordene tus flujos existentes. Debería ser compatible con otras herramientas que usas actualmente y encajar bien en tu negocio. Guru se mezcla perfectamente con cualquier herramienta de colaboración de tu elección y lleva todo el conocimiento de la empresa a tu alcance. 
• Analíticas e informes: La herramienta de comunicación debería ser capaz de medir el rendimiento y las actividades de tu equipo. Y crear informes visualmente atractivos que generen información valiosa. A través de esta característica, puedes visualizar fortalezas, debilidades y oportunidades para mejorar tu comunicación interna. 

Con estas características frescas en mente, veamos las 10 principales herramientas de colaboración que deberías considerar. 

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10 Herramientas de colaboración a considerar

Es bastante estresante tomar la decisión correcta, especialmente cuando tienes tantas opciones disponibles. Es fácil perderse y olvidar tu objetivo, pero esta guía puede ser tu salvavidas. 

Hemos hecho la investigación por ti. Y hemos compilado una lista de las mejores herramientas de colaboración en línea que actualmente están en el mercado.

Asana

Asana es una plataforma de gestión de trabajo que ayuda a los equipos a gestionar, organizar y rastrear su trabajo multifuncional, sin importar su ubicación. 

Fuente: G2

Asana aporta más claridad al flujo de trabajo de un equipo y les permite avanzar más rápido gracias a funciones como actualizaciones de estado, seguimiento del tiempo y campos personalizados. Además, Asana tiene múltiples vistas de proyectos, desde calendario, gráfico de Gantt o tablero kanban. También puedes organizar tu trabajo con notas adhesivas para facilitar el seguimiento de tus proyectos. 

Como dice la gente, “Podemos rastrear el progreso de una tarea, comunicarnos con frecuencia, actualizar a las partes interesadas y gestionar nuestro tiempo y tareas de manera eficiente.” 

Ah, y también se integra con Guru. 

Slack

Slack es una plataforma de comunicación basada en la nube que muchas organizaciones utilizan para mensajería de texto, intercambio de archivos y medios, y llamadas de voz o video. 

Slack utiliza automatización para simplificar tareas rutinarias y simplificar tu flujo en un solo espacio de trabajo. Además, conecta a tu gente con las herramientas que utilizan a diario. No hace falta decir que Slack se integra con una variedad de aplicaciones, desde Salesforce hasta Guru. 

Fuente: G2

“Es genial para tanto conversaciones informales como colaboración profesional. La capacidad de organizar discusiones en diferentes canales facilita el seguimiento de temas y proyectos.” 

Con los canales de Slack, puedes organizar tu trabajo y crear canales para cada proyecto, tema, cliente o equipo. 

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Trello

Trello ofrece una plataforma de colaboración inteligente que reúne todas tus herramientas, equipos y tareas en un solo lugar. 

Fuente de la imagen: G2

“Me gusta su función de tarjetas dentro del panel y lo fácil que es asignar tareas a alguien. [...] No solo eso, también admite todos los formatos de archivos durante la carga.” 

En general, Trello es una herramienta flexible con tableros, listas y tarjetas. Estas características te dan una visión clara de quién está haciendo qué. Y lo que aún necesita hacerse. 

Fuente: G2

Además, potencia tus reuniones de equipo y las hace más productivas y divertidas. 

Trello no funciona solo. Se integra con múltiples plataformas, incluyendo Guru. 

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Zoom

Zoom es una plataforma de videoconferencias que conecta a personas de todo el mundo. Y hace que la colaboración sea más fácil, dinámica y significativa. 

Con Zoom, puedes impulsar la innovación humana y crear relaciones sólidas a través de características como chat de equipo, uso compartido de pantalla, pizarrón en línea, grabación de video y programador de citas. 

Fuente: Capterra

‘Solo hacer clic en un enlace te permite unirte a una reunión, y la calidad de audio y video es excelente. Además, permite una comunicación fluida con un gran grupo de personas al mismo tiempo, casi como si estuvieras hablando con ellas en persona.” 

Además, Zoom tiene una potente seguridad en reuniones virtuales para garantizar que no ocurra ningún incidente. 

Zoom ofrece muchas integraciones de terceros que puedes descargar; pero si te interesa Guru, consulta esta página. 

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Dropbox

Dropbox es la plataforma de colaboración perfecta para almacenar y compartir archivos clave de manera segura, confiable y privada. 

Esta herramienta mantiene tus documentos de la empresa en un solo lugar. Puedes organizarlos como desees utilizando carpetas. No te preocupes — Dropbox mantiene todos tus archivos seguros e incluso tiene enlaces rastreables que muestran cuándo alguien abre un documento. 

Fuente: G2

Dropbox también tiene plantillas de firma electrónica. Y puedes editar PDFs directamente y usar herramientas de video para optimizar tu flujo de feedback y aprobación. 

“Dropbox me permite ahorrar espacio en el disco duro y llevar mis documentos conmigo, para que pueda acceder a todos mis archivos desde cualquier computadora o teléfono.” 

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Y se integra con Guru, ¡por supuesto!

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Airtable

Airtable, una forma rápida de construir aplicaciones, es una herramienta de colaboración que se parece a una hoja de cálculo anticuada. Pero sus bloques de construcción modernos aumentan la agilidad y proporcionan transparencia en tu trabajo. 

Airtable automatiza tus flujos de trabajo y elimina el desorden, permitiendo que tu equipo se concentre en tareas más productivas. 

Fuente: G2

Además, cuenta con poderosas capacidades de informes que te permiten crear tableros de gráficos, diagramas y métricas. 

“Es súper colaborativo — asigna tareas, deja comentarios y ve actualizaciones en tiempo real. Es nuestro rastreador de tareas diario, fácil de usar y se conecta incluso con Google Sheets para más potencia.

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Pero, ¿sabes con qué más se conecta? Guru! 

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Monday.com

Monday.com es una herramienta de colaboración en equipo basada en la nube con bloques de construcción como tableros, integraciones y automatización de gestión de flujos de trabajo que te ayudan a crear el proceso ideal. 

Fuente: G2

Es una solución altamente flexible, adaptable y personalizable, capaz de satisfacer cualquier necesidad empresarial con gestión de proyectos, tareas y recursos. 

“He usado para gestionar proyectos de bricolaje en casa / renovaciones y integraciones tecnológicas multimillonarias. Es _[fácil de configurar y Monday.com siempre ha estado ahí para ayudar…_” 

También puedes elegir entre más de 30 widgets para mostrar la información que deseas en los tableros de Monday, así tomas decisiones más informadas. 

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Monday — a diferencia del día de la semana — es muy amigable. Y se integra con muchas aplicaciones de terceros, incluyendo Guru. 

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Miro

Miro es un espacio de trabajo visual para equipos distribuidos para trabajar juntos, contribuir con ideas y proporcionar retroalimentación. 

Fuente: G2

“...Miro es la herramienta perfecta para compartir ideas y visualizar cosas. Es incluso mejor que una pizarra en una sala de reuniones, no estás limitado por el espacio y múltiples miembros del equipo pueden trabajar en ella al mismo tiempo. 

Con Miro, puedes hacer un seguimiento de tareas en un tablero kanban dinámico, integrado con tarjetas de Jira. Además, cuenta con poderosas capacidades de visualización de contenido y datos, permitiéndote ver toda la documentación, diseños y datos en vivo en un solo espacio. 

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Las poderosas integraciones de Miro con Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack y Guru te ayudan a conectar toda tu empresa. 

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Microsoft Teams

Microsoft Teams, una herramienta de software de chat grupal, permite la colaboración de equipos remotos de manera más rápida, simple y inteligente. 

Fuente: Capterra

Esta herramienta de colaboración bien conocida reúne personas, contenido y conversaciones para simplificar la colaboración. El objetivo principal de Microsoft Teams es escalar tu negocio para que puedas centrarte en proyectos de mayor impacto. 

“Un beneficio clave de Microsoft Teams es lo bien que funciona con Office 365. [...] Teams ofrece un espacio donde los usuarios pueden acceder a sus archivos, documentos y aplicaciones sin necesidad de saltar entre diferentes plataformas.” 

Guru también se integra con Microsoft Teams, así que obtendrás lo mejor de ambos mundos. 

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Jira

Por último en nuestra lista, Jira es una herramienta de gestión de proyectos para equipos de desarrollo ágiles que se centran en la construcción de productos. 

Fuente: Capterra

Jira permite una mejor visibilidad del progreso de tu proyecto para que siempre estés al tanto de los cuellos de botella. Además, Jira se asegura de entregar tu proyecto a tiempo dividiendo tareas complejas en simples que cumplen con tus objetivos. 

“Jira tiene excelente planificación y gestión de proyectos. [Los] tableros kanban son muy útiles en la gestión del equipo y el seguimiento de las tareas asignadas al equipo.” 

Puedes integrar Jira con muchas aplicaciones populares como Slack, Zoom y Google Drive. Pero no olvides que también se integra con Guru.

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Te toca a ti

Con esta guía, ¡el mejor software de colaboración está ahora a tu alcance! 

Esperamos que te haya ayudado a comprender el proceso de selección y a entender lo que necesitas para llegar a la conclusión correcta. 

Si te sientes seguro en tu decisión, tenemos otra propuesta para ti: lleva a Guru contigo en este viaje.

Guru es una búsqueda de IA empresarial, intranet de empleados y wiki de la compañía — una solución todo en uno. Conecta todas tus aplicaciones (incluida tu nueva herramienta de colaboración) y te ayuda a obtener respuestas instantáneas donde sea que estés trabajando.

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