กำลังมองหาซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดอยู่หรือไม่? นี่คือคำแนะนำดีๆ ที่จะเริ่มต้นในเส้นทางที่ถูกต้อง. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับพวกเขามาบ้างแล้วและคุณอาจจะใช้หนึ่งในนั้นอยู่ตอนนี้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเหล่านี้มีเป้าหมายเดียว: เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมของคุณ 

ไม่ว่าคุณจะมีทีมงานแบบระยะไกลทั้งหมดหรือเป็นทีมแบบไฮบริด ซอฟต์แวร์นี้เป็นประโยชน์ในการสื่อสารกับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสมาชิกในทีม ขณะเดียวกันก็ช่วยให้พนักงานทำงานมากขึ้น

แต่ถ้า Slack ไม่ได้แก้ไขปัญหาการสื่อสารของฉันอย่างแท้จริงล่ะ? มันเข้ากับสไตล์การทำงานของคุณหรือคุณต้องการโซลูชันที่ครอบคลุมมากกว่า? 

ถ้าคุณมีความสงสัยเหล่านี้ โอกาสที่คุณต้องการเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานร่วมกันใหม่ แต่คุณจะเลือกสิ่งที่ถูกต้องได้อย่างไร? ดีมาก คุณโชคดี — คู่มือผู้ซื้อเล่มนี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำการตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ. 

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นแพลตฟอร์มกลางที่ทีมงานหรือบุคคลสามารถใช้ทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ แชร์ความรู้ที่มีค่าสำหรับบริษัทและสื่อสารกันในเวลาจริง. 

มันมีประโยชน์มากมายสำหรับการเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมเพราะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากมาย เช่น การแชร์ไฟล์ การส่งข้อความ และการจัดการโครงการ แต่ทำไมคุณควรเริ่มใช้แพลตฟอร์มแบบนี้? 

ลองนึกภาพสิ: คุณมีทีมที่แยกย้ายไปอยู่ในพื้นที่ต่าง ๆ ของโลก ซึ่งหมายถึงเขตเวลาและการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ไม่มีกเครื่องมือการทำงานร่วมกัน มันยากที่จะติดตามว่าใครทำอะไร. 

เพื่อเน้นจุดนี้ คนทำงานจากยุโรปมี ความพึงพอใจมากกว่าถึง 17% กับวัฒนธรรมการทำงานของพวกเขา เมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันในดิจิทัลได้ 

โดยสรุป ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกทีมทำงานจากที่ใดก็ได้ ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน เสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีม และเพิ่มประสิทธิภาพ. 

แต่เราอาจจะพูดเกี่ยวกับประโยชน์เพิ่มเติมในภายหลัง เรามาดูกันว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันทำงานอย่างไร. 

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันใช้ได้อย่างไร?

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันมีการใช้งานมากมาย แต่จุดประสงค์หลักคือเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่มีประสิทธิผลมากขึ้น และช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างทีมที่กระจายอยู่. 

มันทำอย่างนั้นได้อย่างไร? นี่คือการใช้งานโดยทั่วไป: 

• การจัดการโครงการ: คุณกำลังทำงานอยู่ในสามโครงการในเวลาเดียวกัน มันค่อนข้างยากที่จะติดตามงานทุกชิ้น กี่ครั้งแล้วที่คุณไม่สามารถทำให้ถึงกำหนดเวลาเพราะคุณไม่สามารถมองเห็นความก้าวหน้าของโครงการของคุณ? ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้คุณสร้างงานสำหรับแต่ละโครงการและสมาชิกในทีม ตั้งกำหนดเวลา ฯลฯ และทำให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่น. 
• การทำงานร่วมกับลูกค้า: 65% ของพนักงานทางไกลที่ใช้เทคโนโลยีจากระยะไกล เช่น การส่งข้อความทันที บอกว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับการติดต่อแบบตัวต่อตัว มันง่ายมากที่จะจัดการประชุมเสมือนจริงและวิดีโอคอลกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ทางภูมิศาสตร์ของพวกเขา ด้วยวิธีนี้คุณสามารถจัดสัมมนาออนไลน์ สร้างแผนการ และทำงานร่วมกับสมาชิกระยะไกลได้แบบเรียลไทม์ 
• การแชร์เอกสาร: คุณรู้ว่าใช้เวลานานและน่าหงุดหงิดแค่ไหนในการค้นหา เอกสาร ในโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ. สิ่งที่คุณนึกถึงเมื่อคุณตรวจสอบที่เดียวกันอีกครั้งคือ “มันอยู่ที่ไหน?!” เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีช่วยให้คุณแชร์เอกสารได้ง่ายกับเพื่อนร่วมงานของคุณ โอเค ตอนนี้เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน  

โอเค ตอนนี้เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันได้แล้ว มาลุยกันเถอะ!  

‍

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์มีอะไรบ้าง?

ตามผลการวิจัยของ ไมโครซอฟท์ 85% ของพนักงานบอกว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของความพยายามในการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลของพวกเขา ถ้าคุณดูกลับที่ประโยชน์ คุณจะเห็นว่าทำไม 😉

ดังนั้นเรามาอย่ารอคุณซักระยะเวลา. นี่คือข้อดีของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน: 

• การทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ดีขึ้น: ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันมักนำเสนอช่องทางต่าง ๆ สำหรับการสื่อสาร เช่น การประชุมทางวิดีโอและการส่งข้อความทันที นี่นำไปสู่การทำงานเป็นทีมที่ดีกว่าระหว่างสมาชิก (โดยเฉพาะถ้าพวกเขาอยู่ไกล) ลดความสับสนและความเข้าใจผิด และเพิ่มความชัดเจน 
• ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น, การขยายขนาด, และการเข้าถึง: ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่เติบโตขึ้นเรื่อยๆ หรือเป็นบริษัทขนาดใหญ่ เครื่องมือการทำงานร่วมกันก็สามารถขยายตามคุณได้. นอกจากนี้พวกเขายังมีความยืดหยุ่นสูง หมายความว่าคุณสามารถปรับใช้พวกเขาให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณ มันช่วยให้คุณเพิ่มสมาชิกทีมใหม่ตามเวลา ปรับแต่งการทำงาน และปรับตัวเข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของคุณอย่างรวดเร็ว 
• ความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้น: หากมีสิ่งหนึ่งที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันทำได้ดี มันก็คือการให้ความชัดเจนเกี่ยวกับความก้าวหน้าของโครงการและกิจกรรมของทีมของคุณ. ด้วยความโปร่งใสเช่นนี้ คุณสามารถติดตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงการทั้งหมดได้ตลอดเวลา และสามารถชี้แจงปัญหาหรืออุปสรรคได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความไว้วางใจและความรับผิดชอบในทีมของคุณ 
• ประสิทธิภาพที่สูงขึ้น: อ้างอิงจาก การศึกษาโดย Gallup ทีมที่เชื่อมต่อกันอย่างเข้มข้นมีผลประกอบการเพิ่มขึ้น 23% ซึ่งเป็นไปได้เฉพาะด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน เนื่องจากมันช่วยทำให้การทำงานของคุณลื่นไหลและทำงานซ้ำๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถลดเวลาในการทำงานที่มีมูลค่าต่ำและมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น 

ประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้นำไปสู่อีกหนึ่งประโยชน์ที่สำคัญ: การประหยัดค่าใช้จ่าย เนื่องจากคุณลดความจำเป็นในการใช้พื้นที่จริง กระบวนการที่ใช้กระดาษ และค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ธุรกิจของคุณจะได้รับผลตอบแทนที่สูงขึ้นและการใช้ทรัพยากรที่ดีกว่า 

“เอาล่ะ เครื่องมือการทำงานร่วมกันฟังดูดีมาก ฉันจะเลือกอันไหน? ดี คู่มือนี้แหละที่ทำขึ้นมาเพื่อคุณ 

มาดูแต่ละขั้นตอนกัน. 

วิธีการเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสม

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์แบบสามารถปรับปรุงการทำงานเป็นทีมของคุณและช่วยคุณติดตามเวลา การระดมความคิด และอีกมากมาย แต่หากคุณเลือกสิ่งที่ไม่ถูกต้องสำหรับ ความต้องการของคุณ 

ถ้าคุณไม่ทำ คุณอาจจะสาปวันที่คุณได้ยินเกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านี้เป็นครั้งแรก. 

มีหลายขั้นตอนที่ต้องพิจารณาเมื่อทำการเลือกนี้; มาดูแต่ละขั้นตอนกัน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะ

ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการประเมินวัตถุประสงค์ ความต้องการ ข้อกำหนด ความชอบ และความท้าทายของทีมคุณ. 

ยกตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจมาจากหลายที่ในโลกและแทบไม่ได้ติดต่อกันเลย ดังนั้นคุณอาจต้องการเครื่องมือที่สนับสนุนการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส. 

เพื่อช่วยคุณหาสิ่งที่คุณต้องการ ลองหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้: 

• ทีมของคุณชอบสื่อสารอย่างไร (ข้อความ วิดีโอ หรือเสียง)?
• คุณต้องการทำให้กระบวนการขายของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? 
• คุณติดต่อกันบ่อยแค่ไหน? 
• คุณมีการสื่อสารแบบซิงค์หรือแบบอะซิงโครนัส?
• คุณจัดการงานและกำหนดเวลาอย่างไร?
• คุณแชร์ไฟล์อย่างไร? 
• คุณชอบการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ?

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้แล้ว คุณสามารถค้นหาสิ่งที่ช่วยแก้ปัญหาหลักของคุณและเหมาะกับวัฒนธรรมการทำงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น ลองหาสิ่งที่ทีมของคุณต้องการจริงๆ โดยพิจารณาจากนิสัยการทำงาน ความซับซ้อนของโครงการทั่วไป งบประมาณ และข้อจำกัดเกี่ยวกับเวลา. 

‍

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินงบประมาณของคุณ

พูดถึงงบประมาณ…

ขั้นตอนถัดไปคือการตั้งงบประมาณของคุณ หรือก็คือ จำนวนเงินที่คุณต้องการใช้จ่ายสำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน หากคุณข้ามขั้นตอนนี้ (หรือลืมที่จะพิจารณามัน) คุณอาจจะพบกับการแก้ปัญหาที่ทำให้เกิดความไม่พอใจอย่างมากในกระเป๋าเงินของบริษัทคุณ. 

โดยเฉพาะถ้าคุณจ่ายเงินสำหรับฟีเจอร์ที่คุณไม่ต้องการจริง ๆ. 

ดังนั้น รวบรวมทีมของคุณแล้วพูดคุยเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณสามารถจ่ายสำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน บางทีคุณอาจจะใช้จ่ายมากตั้งแต่แรก หรือเพียงแค่จ่ายน้อยแล้วจึงลงทุนมากขึ้นในภายหลัง. 

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพิจารณาค่าบริการเพิ่มเติม โดยเฉพาะหากคุณเพิ่มสมาชิกใหม่ในระยะยาว. 

นอกจากนี้ ให้พิจารณาทรัพยากรของคุณ คุณมีเวลาที่จะให้คนเรียนรู้เครื่องมือได้เต็มที่หรือไม่? หรือคุณต้องการใช้มันใน ตอนนี้? คุณมีเอกสารการอบรมที่จำเป็นหรือคุณจะต้องใช้เวลาสอนพวกเขา? 

ขั้นตอนที่ 3: ทำรายการฟีเจอร์และฟังก์ชัน

ตอนนี้ที่คุณมีความต้องการและงบประมาณทั้งหมดที่พิจารณาแล้ว ถึงเวลาที่จะเริ่มทำรายการคุณสมบัติที่ต้องมี ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นทีมเล็ก คุณอาจจะไม่ต้องการแอปมือถือที่หรูหรา รายการการทำงานง่าย ๆ หรือตารางไวท์บอร์ดคือสิ่งที่เหมาะสมที่สุด

‍

นี่คือฟีเจอร์ที่สำคัญของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน: 

• เครื่องมือการสื่อสารแบบเรียลไทม์
• เครื่องมือการจัดการงานและ โครงการ
• เครื่องมือการแชร์และทำงานร่วมกันเอกสาร
• การรวมกันต่าง ๆ เช่น อีเมล ปฏิทิน, เครื่องมือการจัดการความรู้ เป็นต้น 
• ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย
• อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแสดงผล (API)
• เครื่องมือการวิเคราะห์และการรายงาน

เราสามารถพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้หลังจากที่เราได้ผ่านแต่ละขั้นตอนกันแล้ว ดังนั้นจึงอย่ากระโดดไปยังแท็บอื่น — คุณอาจพลาดข้อมูลล้ำค่า. 

คำแนะนำที่ดีคือให้มุ่งเน้นไปที่การทำรายการฟีเจอร์ที่ดีและฟีเจอร์ที่คุณไม่ต้องการ พูดคุยกับสมาชิกในทีมของคุณ (เพราะพวกเขาคือคนที่ใช้เครื่องมือนี้มากที่สุด) แล้วหาข้อสรุปร่วมกันว่าฟีเจอร์ไหนควรมีร่วมกับฟีเจอร์ที่สำคัญ. 

ขั้นตอนที่ 4: ค้นคว้าผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน 

เมื่อคุณมีรายการฟีเจอร์ของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มสำรวจตัวเลือกที่มีอยู่ พยายามค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ตรงกับเป้าหมาย, งบประมาณ และความต้องการของคุณ — หรืออย่างน้อยที่สุด ก็ต้องเป็นวิธีที่ตรงกับพวกมันในส่วนใหญ่. 

คุณจะเริ่มกระบวนการนี้ได้อย่างไร? โดยการอ่านรีวิว ดูที่คำรับรอง ขอคำแนะนำ และตรวจสอบกรณีศึกษาต่างๆ การทำเช่นนี้จะให้ภาพรวมที่ดีเกี่ยวกับประโยชน์ ฟีเจอร์ และข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นของซอฟต์แวร์ที่เลือก 

‍

ในระหว่างการวิจัยของคุณ พยายามเปรียบเทียบเครื่องมือการทำงานร่วมกันและดูว่าทำงานอย่างไรแต่ละตัว คุณทำการเปรียบเทียบด้วยตัวเองหรือหาคู่มือการซื้อที่ทำให้คุณ.

นอกจากนี้ให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้: 

• ราคา
• ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย
• ใช้งานง่าย
• ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย
• ความเข้ากันได้กับเครื่องมือที่มีอยู่เดิม

ในอุดมคติแล้วให้ลองลดรายการของคุณลงให้เหลือสามถึงห้าตัวเลือก มันจะช่วยให้คุณได้ในขั้นตอนถัดไป. 

ขั้นตอน #5: ขอการสาธิตและทดลองใช้งาน

จนถึงตอนนี้ คุณอาจจะมีตัวเลือกไม่กี่ตัวที่ทำให้คุณตื่นเต้น. หากเป็นเช่นนั้น ขั้นตอนนี้จะทำให้คุณมีความสุขแน่นอน.

เพราะเวลานี้คือเวลาที่จะดูเครื่องมือเหล่านี้ในกิจกรรมจริงและลองใช้งานจริงด้วยตัวคุณเอง. ลงชื่อสมัครใช้การทดลองฟรีหรือทดลองแผนฟรีเพื่อดูว่าพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่คุณกำลังมองหานั้นใช่หรือไม่. 

อย่าลืมเชิญสมาชิกทีมของคุณ เนื่องจากความคิดเห็นและข้อกังวลของพวกเขาจะมีค่ามากมายและช่วยให้คุณตัดสินใจได้เร็วขึ้น. ดูว่าเครื่องมือทำงานได้ดีเพียงใด ใช้งานง่ายเพียงใด และทีมของคุณชอบมันมากแค่ไหน 

เมื่อหมดระยะทดลองแล้ว ให้สอบถามความคิดเห็นจากทีมของคุณ ลองประเมินปฏิกิริยาของพวกเขา ตอบข้อกังวลใด ๆ และตอบสนองต่อความชอบและความคาดหวังของพวกเขา 

แล้ว…

‍

ขั้นตอน #6: ตัดสินใจและดำเนินการ

ถ้าคุณได้พบเครื่องมือที่ใช่แล้ว ยินดีด้วย!  

ตอนนี้ ทุกสิ่งที่คุณต้องทำก็คือทำให้แน่ใจว่าทีมของคุณใช้มันได้อย่างเต็มที่และนำไปใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จในกิจกรรมประจำวันของพวกเขา นอกจากนี้สนับสนุนให้ผู้คนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเครื่องมือและให้คำแนะนำและการฝึกอบรมเมื่อพวกเขาประสบปัญหา 

นอกจากนี้ ให้ติดตามประสิทธิภาพของเครื่องมือและผลกระทบต่อต productivity ของทีมคุณ. หากจำเป็น คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อให้ได้ผลที่คุณต้องการอย่างแท้จริง 

อย่างไรก็ตาม บางทีคุณอาจยังตัดสินใจไม่ได้ว่าเครื่องมือใดดีสำหรับคุณ. 

ไม่ต้องกังวล คุณยังมีเวลาเลือก. หายใจลึก ๆ และวิเคราะห์ความคิดเห็นของทีมของคุณอีกครั้ง ทำการวิจัยเพิ่มเติม และลองใช้เครื่องมือเพิ่มเติมในระยะยาว. นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำรายการข้อดีและข้อเสียและให้คะแนนเครื่องมือตามนั้น 

การพูดคุยกับทีมของคุณก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน! 

แต่ในตอนนี้ตามที่ได้สัญญา มาสนใจกับฟีเจอร์ที่ต้องมีทุกอย่างที่เครื่องมือทำงานร่วมกันต้องมี.

‍

ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่คุณควรมองหา?

การวิจัยของ Capterra ได้ค้นพบว่าฟีเจอร์ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้มากที่สุดคือแดชบอร์ดและการจัดการเอกสาร. ในทางที่น่าสนุก แผนภูมิการเบิร์นดาวน์และแผนภูมิแกนต์เป็นฟีเจอร์การจัดการโครงการที่ถูกมองข้ามมากที่สุดและสามารถสร้างความต้องการได้มากที่สุด 

โดยย่อ เครื่องมือการทำงานร่วมกันควรมีฟังก์ชันการทำงานต่อไปนี้: 

• การสื่อสารแบบเรียลไทม์: ฟีเจอร์นี้ให้ความสามารถในการส่งและรับข้อความในหลากหลายช่องทาง เช่น เสียง วิดีโอ และการแชทกลุ่ม ควรทำเช่นนั้นในเวลาจริงเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาดและความล่าช้า เมื่อใช้ได้อย่างถูกต้อง คุณจะส่งเสริมความรู้สึกเชื่อมโยงระหว่างสมาชิกในทีม ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มขวัญกำลังใจ 
• การจัดการงาน: การทำงานแบบจัดการงานอย่างมีสติทำให้คุณสามารถสร้าง ติดตาม และมอบหมายงานได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตั้งกำหนดเวลา ลำดับความสำคัญ และขึ้นอยู่กับกัน ดังนั้นคุณสามารถติดตามความก้าวหน้าโครงการ ค้นหาเครื่องมือที่มีมุมมองและแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ พร้อมกับการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ 
• การแชร์เอกสาร: เครื่องมือการทำงานร่วมกันของคุณควรทำให้การแชร์ไฟล์เป็นเรื่องง่าย พยายามค้นหาเครื่องมือที่มีการแชร์เอกสารที่ยืดหยุ่น ซึ่งหมายความว่ามันควรสนับสนุนประเภทและขนาดไฟล์ที่แตกต่างกัน นอกจากนี้คุณควรสามารถเข้าถึง แก้ไข และอัปโหลดไฟล์ในที่เดียว และมีการควบคุมสิทธิ์ที่แข็งแกร่ง 

‍

• การรวมเข้าด้วยกัน: คุณไม่ต้องการเครื่องมือที่ทำให้กระบวนการที่มีอยู่ของคุณยุ่งเหยิง. มันควรเข้ากันได้กับเครื่องมืออื่นที่คุณใช้ในปัจจุบันและเหมาะกับธุรกิจของคุณ Guru ทำงานร่วมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันใดๆ ที่คุณเลือกได้อย่างลงตัวและนำความรู้ทั้งหมดในบริษัทของคุณมาไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ 
• การวิเคราะห์และการรายงาน: เครื่องมือการสื่อที่ควรวัดประสิทธิภาพและกิจกรรมของทีมของคุณ. และสร้างรายงานที่ดูดีซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า ผ่านฟีเจอร์นี้คุณสามารถมองเห็นจุดแข็ง จุดอ่อน และโอกาสในการปรับปรุงการสื่อสารภายในของคุณ 

เมื่อฟีเจอร์เหล่านี้สดใหม่ในความคิดของคุณ มาดู 10 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่คุณควรพิจารณา. 

‍

10 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ควรพิจารณา

มันค่อนข้างเครียดที่จะทำการตัดสินใจที่ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อคุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก. มันง่ายที่จะหลงทางและลืมเป้าหมายของคุณ แต่คู่มือนี้สามารถเป็นว่างชั่วคราวของคุณ. 

เราทำการวิจัยให้คุณแล้ว. และรวบรวมรายชื่อเครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ที่ดีที่สุดในตลาดตอนนี้

Asana

Asana เป็นแพลตฟอร์มการจัดการงานที่ช่วยให้ทีมจัดการ จัดระเบียบ และติดตามงานข้ามฟังก์ชันของพวกเขา ไม่ว่าตำแหน่งจะอยู่ที่ไหน 

ที่มา: G2

Asana ทำให้การทำงานในทีมมีความชัดเจนมากขึ้นและช่วยให้ทีมเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็วผ่านฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การอัปเดตสถานะ, การติดตามเวลา, และฟิลด์ที่กำหนดเอง. นอกจากนี้ Asana ยังมีหลายมุมมองโครงการ นับจากปฏิทิน แผนภูมิแกนต์ หรือกระดานคานบาน คุณยังสามารถจัดระเบียบงานของคุณด้วยโน้ตแปะเพื่อทำให้ติดตามโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น 

ตามที่ผู้คนกล่าวว่า “เราสามารถ ติดตามความก้าวหน้าของงาน, ติดต่อสื่อสารบ่อยครั้ง, อัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และจัดการเวลาและงานของเราอย่างมีประสิทธิภาพ.” 

อ๊ะ และมัน รวมเข้ากับ Guru ด้วย. 

Slack

Slack เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบคลาวด์ที่องค์กรจำนวนมากใช้สำหรับการส่งข้อความแบบข้อความ การแชร์ไฟล์และสื่อ และการโทรเสียงหรือวิดีโอ 

Slack ใช้การทำงานอัตโนมัติเพื่อทำให้การทำงานประจำเรียบง่ายและจัดระเบียบกระบวนการในที่ทำงานเดียว นอกจากนี้ยังช่วยเชื่อมโยงผู้คนของคุณเข้ากับเครื่องมือที่พวกเขาใช้ทุกวัน ไม่ต้องพูดถึงว่า Slack ผสานรวมกับแอปพลิเคชันหลากหลาย ตั้งแต่ Salesforce ไปจนถึง Guru. 

ที่มา: G2

“มันยอดเยี่ยมสำหรับ ทั้งการสนทนาทั่วไปและการทำงานร่วมกันอย่างมืออาชีพ. ความสามารถในการจัดระเบียบการสนทนาในช่องต่างๆ ทำให้ติดตามหัวข้อและโครงการได้ง่าย.” 

ด้วยช่องของ Slack คุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณและสร้างช่องสำหรับทุกโปรเจ็กต์, หัวข้อ, ลูกค้า, หรือทีม. 

‍

Trello

Trello มอบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาดที่รวบรวมเครื่องมือ ทีม และงานของคุณไว้ในที่เดียว 

ที่มาภาพ: G2

“ฉันชอบฟีเจอร์การ์ดภายในแดชบอร์ดและ ความสามารถในการมอบหมายงาน ให้กับใครบางคน. [...] ไม่เพียงแค่นั้น มันรองรับทุกประเภทของไฟล์ในขณะอัปโหลด.” 

โดยรวมแล้ว Trello เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นด้วยบอร์ด รายการ และการ์ด ฟีเจอร์เหล่านี้ให้คุณมองเห็นชัดเจนว่าใครทำอะไร. และสิ่งที่ยังต้องทำ 

ที่มา: G2

นอกจากนี้ยังช่วยทำให้การประชุมในทีมของคุณมีประสิทธิภาพและสนุกสนานยิ่งขึ้น 

Trello ไม่ทำงานเพียงอย่างเดียว. มันทำงานร่วมกับหลายแพลตฟอร์ม, รวมถึง Guru 

‍

Zoom

Zoom เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่เชื่อมโยงผู้คนจากทั่วโลก และทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น มีชีวิตชีวามากขึ้น และมีความหมายมากขึ้น 

ด้วย Zoom คุณสามารถขับเคลื่อนนวัตกรรมของมนุษย์และสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งผ่านฟีเจอร์ต่างๆ อย่างเช่น การแชททีม การแชร์หน้าจอ กระดานไวท์บอร์ดออนไลน์ การบันทึกวิดีโอ และการจัดตารางเวลานัดหมาย 

ที่มา: Capterra

‘เพียงแค่คลิกที่ลิงค์ก็ทำให้คุณเข้าร่วมการประชุมได้ และ คุณภาพเสียงและวิดีโอยอดเยี่ยม นอกจากนี้ มันสามารถทำให้การสื่อสารราบรื่นกับกลุ่มคนจำนวนมากในเวลาเดียวกัน ราวกับว่าคุณกำลังพูดคุยกับพวกเขาโดยตรง.” 

นอกจากนี้ Zoom ยังมีความปลอดภัยในการประชุมเสมือนที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น 

Zoom มีการรวมเข้ากับบุคคลที่สามมากมายที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้; แต่ถ้าคุณสนใจใน Guru ให้ตรวจสอบหน้านี้. 

‍

Dropbox

Dropbox เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ที่สำคัญในรูปแบบที่ปลอดภัย เชื่อถือได้ และเป็นส่วนตัว 

เครื่องมือนี้เก็บเอกสารของบริษัทคุณไว้ในที่เดียว คุณสามารถจัดเรียงได้ตามที่คุณต้องการโดยใช้โฟลเดอร์ ไม่ต้องกังวล — Dropbox รักษาไฟล์ทั้งหมดของคุณให้ปลอดภัยและยังมีลิงก์ที่สามารถติดตามได้ที่แสดงเมื่อใครบางคนเปิดเอกสาร. 

ที่มา: G2

Dropbox ยังมีเทมเพลตลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์. และคุณสามารถแก้ไข PDF ได้โดยตรงและใช้เครื่องมือวิดีโอเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้ข้อเสนอแนะแบบมีประสิทธิภาพและการอนุมัติ. 

“Dropbox ช่วยให้ฉัน ประหยัดพื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์ และนำเอกสารของฉันไปได้ทุกที่ ทำให้ฉันสามารถเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดจากคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ใดก็ได้.” 

‍

และมัน ทำงานร่วมกับ Guru, แน่นอน!

‍

Airtable

Airtable, วิธีที่รวดเร็วในการสร้างแอป เป็นเครื่องมือความร่วมมือที่ดูเหมือนสเปรดชีตแบบเก่า. แต่บล็อกสร้างที่ทันสมัยของมันเพิ่มความคล่องตัวและให้ความโปร่งใสในงานของคุณ. 

Airtable จะช่วยอัตโนมัติกระบวนการทำงานของคุณและลดความยุ่งเหยิง ทำให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น. 

แหล่งที่มา: G2

นอกจากนี้ ยังมีความสามารถในการรายงานที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้คุณสร้างแดชบอร์ดที่มีกราฟ ชาร์ต และเมตริกต่างๆ. 

“มันคือ การทำงานร่วมกันที่เหนือชั้น — มอบหมายงาน, แสดงความคิดเห็น, และดูอัปเดตได้แบบเรียลไทม์. มันคือ เครื่องติดตามงานที่เราใช้ทุกวัน, ใช้งานง่าย, และเชื่อมต่อกับ Google Sheets เพื่อพลังเพิ่มเติม ด้วย.”

‍

แต่คุณรู้ไหมว่าอีกสิ่งหนึ่งที่มันเชื่อมต่อได้? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีมที่ใช้คลาวด์มีบล็อกการทำงานอย่างแดชบอร์ด การรวมกัน และการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสร้างกระบวนการที่เหมาะสมที่สุด. 

แหล่งที่มา: G2

มันคือ โซลูชันที่ยืดหยุ่นสูง, ปรับตัวได้, และกำหนดเองได้, สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจใด ๆ ด้วยการจัดการโครงการ, งาน, และทรัพยากร. 

“ฉันเคยใช้มันในการจัดการโครงการ DIY ที่บ้าน / การปรับปรุง และ] การรวมเทคโนโลยีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์. มันคือ _[ง่ายต่อการตั้งค่า และ Monday.com จะแสดงการช่วยเหลือตลอดเวลา…_” 

คุณยังสามารถเลือกจากวิดเจ็ต 30+ รายการเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณต้องการบนแดชบอร์ดของ Monday’s เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น. 

‍

Monday — ไม่เหมือนวันในสัปดาห์ — เป็นมิตรอย่างยิ่ง. และทำงานร่วมกับแอปของบุคคลที่สามหลายตัว, รวมถึง Guru. 

‍

Miro

Miro เป็นพื้นที่ทำงานทางภาพสำหรับทีมที่กระจายตัวร่วมกัน ทำไอเดีย และให้ข้อเสนอแนะแบบมีประสิทธิภาพ. 

แหล่งที่มา: G2

“...Miro เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการ แบ่งปันแนวคิดและ visualize สิ่งต่างๆ. มันยังดีกว่ากระดานไวท์บอร์ดในห้องประชุม, คุณไม่ได้ถูกจำกัดด้วยพื้นที่และสมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานบนมันได้ในเวลาเดียวกัน .” 

ด้วย Miro คุณสามารถติดตามงานบนกระดาน kanban แบบไดนามิกที่ติดตั้งกับการ์ด Jira. นอกจากนี้ยังมีการแสดงผลเนื้อหาและข้อมูลที่ทรงพลัง ทำให้คุณสามารถเห็นเอกสารทั้งหมด การออกแบบ และข้อมูลสดในที่เดียว. 

‍

การรวมระบบที่ทรงพลังของ Miro กับ Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack, และ Guru ช่วยให้คุณเชื่อมต่อบริษัททั้งหมดของคุณ. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, เครื่องมือซอฟต์แวร์การสนทนาทีม ช่วยให้การทำงานร่วมกันของทีมระยะไกลเร็วขึ้น ง่ายขึ้น และชาญฉลาดมากขึ้น. 

แหล่งที่มา: Capterra

เครื่องมือความร่วมมือที่มีชื่อเสียงนี้นำผู้คน เนื้อหา และการสนทนามารวมกันเพื่อทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น. วัตถุประสงค์หลักของ Microsoft Teams คือการขยายธุรกิจของคุณเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการที่มีผลกระทบที่มากขึ้น. 

“ข้อดีสำคัญของ Microsoft Teams คือ มันทำงานได้อย่างไร้ที่ติ กับ Office 365. [...] Teams มอบพื้นที่ให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ เอกสาร และแอปพลิเคชันของตัวเองโดยไม่จำเป็นต้องกระโดดระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ.” 

Guru ยังรวมเข้ากับ Microsoft Teams, ดังนั้นคุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก. 

‍

Jira

สุดท้ายในรายการของเรา, Jira คือเครื่องมือบริหารจัดการโครงการสำหรับทีมพัฒนาที่มุ่งเน้นการสร้างผลิตภัณฑ์. 

แหล่งที่มา: Capterra

Jira ช่วยให้มองเห็นความก้าวหน้าของโครงการของคุณได้ดีขึ้นเพื่อให้คุณรู้สึกถึงจุดคอขวดอยู่เสมอ. นอกจากนี้ Jira ยังมั่นใจว่าจะส่งมอบโครงการของคุณตามเวลาด้วยการแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานที่ง่ายต่อการจัดการซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ. 

“Jira มี การวางแผนและการบริหารจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม. [บอร์ด] kanban เป็นประโยชน์มากในงานบริหารทีมและติดตามงานที่มอบหมายให้กับทีม.” 

คุณสามารถรวม Jira กับแอปยอดนิยมหลายตัว เช่น Slack, Zoom และ Google Drive. แต่ไม่ต้องลืมว่ามันว่ายัง รวมเข้ากับ Guru.

‍

ถึงคุณ

ด้วยคู่มือนี้ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดตอนนี้อยู่ในมือคุณแล้ว! 

เราหวังว่ามันจะช่วยให้คุณเข้าใจขั้นตอนการเลือกและทำให้คุณเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรเพื่อไปถึงข้อสรุปที่ถูกต้อง. 

หากคุณรู้สึกมั่นใจในตัวเลือกของคุณ, เรามีข้อเสนออีกอย่างหนึ่งสำหรับคุณ: พา Guru ไปในเส้นทางนี้.

Guru คือการค้นหาระดับองค์กร AI ระบบภายในของพนักงาน และวิกิของบริษัท — เป็นโซลูชันแบบครบวงจร. มันเชื่อมโยงแอปทั้งหมดของคุณ (รวมถึงเครื่องมือร่วมมือใหม่ของคุณ) และช่วยให้คุณได้รับคำตอบทันทีทุกที่ที่คุณทำงาน.

ไม่เชื่อเราเหรอ? ดู Guru ในการทำงานโดย ลงทะเบียนฟรี. 

‍

‍