กำลังมองหาซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดอยู่หรือไม่? นี่คือคำแนะนำดีๆ ที่จะเริ่มต้นในเส้นทางที่ถูกต้อง. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับพวกเขามาบ้างแล้วและคุณอาจจะใช้หนึ่งในนั้นอยู่ตอนนี้. แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเหล่านี้มีเป้าหมายเดียว: เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมของคุณ. 

ไม่ว่าคุณจะมีทีมงานแบบระยะไกลทั้งหมดหรือเป็นทีมแบบไฮบริด ซอฟต์แวร์นี้เป็นประโยชน์ในการสื่อสารกับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสมาชิกในทีม ขณะเดียวกันก็ช่วยให้พนักงานทำงานมากขึ้น

แต่ถ้า Slack ไม่ได้แก้ไขปัญหาการสื่อสารของฉันอย่างแท้จริงล่ะ? มันเข้ากับสไตล์การทำงานของคุณหรือคุณต้องการโซลูชันที่ครอบคลุมมากกว่า? 

ถ้าคุณมีความสงสัยเหล่านี้ โอกาสที่คุณต้องการเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานร่วมกันใหม่ แต่คุณจะเลือกสิ่งที่ถูกต้องได้อย่างไร? ดีมาก คุณโชคดี — คู่มือผู้ซื้อเล่มนี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำการตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ. 

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นแพลตฟอร์มกลางที่ทีมงานหรือบุคคลสามารถใช้ทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ แชร์ความรู้ที่มีค่าสำหรับบริษัทและสื่อสารกันในเวลาจริง. 

มันมีประโยชน์มากมายสำหรับการเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมเพราะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากมาย เช่น การแชร์ไฟล์ การส่งข้อความ และการจัดการโครงการ. แต่ทำไมคุณควรเริ่มใช้แพลตฟอร์มแบบนี้? 

ลองนึกภาพสิ: คุณมีทีมที่แยกย้ายไปอยู่ในพื้นที่ต่าง ๆ ของโลก ซึ่งหมายถึงเขตเวลาและการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ไม่มีกเครื่องมือการทำงานร่วมกัน มันยากที่จะติดตามว่าใครทำอะไร. 

เพื่อเน้นจุดนี้ คนทำงานจากยุโรปมี ความพึงพอใจมากกว่าถึง 17% กับวัฒนธรรมการทำงานของพวกเขา เมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันในดิจิทัลได้ 

โดยสรุป ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกทีมทำงานจากที่ใดก็ได้ ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน เสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีม และเพิ่มประสิทธิภาพ. 

แต่เราอาจจะพูดเกี่ยวกับประโยชน์เพิ่มเติมในภายหลัง เรามาดูกันว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันทำงานอย่างไร. 

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันใช้ได้อย่างไร?

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันมีการใช้งานมากมาย แต่จุดประสงค์หลักคือเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่มีประสิทธิผลมากขึ้น และช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างทีมที่กระจายอยู่. 

มันทำอย่างนั้นได้อย่างไร? นี่คือการใช้งานโดยทั่วไป: 

• การจัดการโครงการ: คุณกำลังทำงานอยู่ในสามโครงการในเวลาเดียวกัน มันค่อนข้างยากที่จะติดตามงานทุกชิ้น. กี่ครั้งแล้วที่คุณไม่สามารถทำให้ถึงกำหนดเวลาเพราะคุณไม่สามารถมองเห็นความก้าวหน้าของโครงการของคุณ? ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้คุณสร้างงานสำหรับแต่ละโครงการและสมาชิกในทีม ตั้งกำหนดเวลา ฯลฯ และทำให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่น. 
• การทำงานร่วมกับลูกค้า: 65% ของพนักงานทางไกลที่ใช้เทคโนโลยีจากระยะไกล เช่น การส่งข้อความทันที บอกว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับการติดต่อแบบตัวต่อตัว มันง่ายมากที่จะจัดการประชุมเสมือนจริงและวิดีโอคอลกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ทางภูมิศาสตร์ของพวกเขา. ด้วยวิธีนี้คุณสามารถจัดสัมมนาออนไลน์ สร้างแผนการ และทำงานร่วมกับสมาชิกระยะไกลได้แบบเรียลไทม์ 
• การแชร์เอกสาร: คุณรู้ว่าใช้เวลานานและน่าหงุดหงิดแค่ไหนในการค้นหา เอกสาร ในโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ. สิ่งที่คุณนึกถึงเมื่อคุณตรวจสอบที่เดียวกันอีกครั้งคือ,มันอยู่ที่ไหน?! เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีช่วยให้คุณแชร์เอกสารได้ง่ายกับเพื่อนร่วมงานของคุณ. โอเค ตอนนี้เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน  

โอเค ตอนนี้เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันได้แล้ว มาลุยกันเถอะ!  

‍

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์มีอะไรบ้าง?

ตามผลการวิจัยของ ไมโครซอฟท์, 85% ของพนักงานบอกว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของความพยายามในการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลของพวกเขา. ถ้าคุณดูกลับที่ประโยชน์ คุณจะเห็นว่าทำไม. 😉

ดังนั้นเรามาอย่ารอคุณซักระยะเวลา. นี่คือข้อดีของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน: 

• การทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ดีขึ้น: ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันมักนำเสนอช่องทางต่าง ๆ สำหรับการสื่อสาร เช่น การประชุมทางวิดีโอและการส่งข้อความทันที นี่นำไปสู่การทำงานเป็นทีมที่ดีกว่าระหว่างสมาชิก (โดยเฉพาะถ้าพวกเขาอยู่ไกล) ลดความสับสนและความเข้าใจผิด และเพิ่มความชัดเจน. 
• ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น, การขยายขนาด, และการเข้าถึง: ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่เติบโตขึ้นเรื่อยๆ หรือเป็นบริษัทขนาดใหญ่ เครื่องมือการทำงานร่วมกันก็สามารถขยายตามคุณได้. นอกจากนี้พวกเขายังมีความยืดหยุ่นสูง หมายความว่าคุณสามารถปรับใช้พวกเขาให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณ. มันช่วยให้คุณเพิ่มสมาชิกทีมใหม่ตามเวลา ปรับแต่งการทำงาน และปรับตัวเข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของคุณอย่างรวดเร็ว 
• ความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้น: หากมีสิ่งหนึ่งที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันทำได้ดี มันก็คือการให้ความชัดเจนเกี่ยวกับความก้าวหน้าของโครงการและกิจกรรมของทีมของคุณ. ด้วยความโปร่งใสเช่นนี้ คุณสามารถติดตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงการทั้งหมดได้ตลอดเวลา และสามารถชี้แจงปัญหาหรืออุปสรรคได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความไว้วางใจและความรับผิดชอบในทีมของคุณ 
• ประสิทธิภาพที่สูงขึ้น: อ้างอิงจาก การศึกษาโดย Gallup ทีมที่เชื่อมต่อกันอย่างเข้มข้นมีผลประกอบการเพิ่มขึ้น 23% ซึ่งเป็นไปได้เฉพาะด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน. เนื่องจากมันช่วยทำให้การทำงานของคุณลื่นไหลและทำงานซ้ำๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถลดเวลาในการทำงานที่มีมูลค่าต่ำและมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น 

ประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้นำไปสู่อีกหนึ่งประโยชน์ที่สำคัญ: การประหยัดค่าใช้จ่าย เนื่องจากคุณลดความจำเป็นในการใช้พื้นที่จริง กระบวนการที่ใช้กระดาษ และค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ธุรกิจของคุณจะได้รับผลตอบแทนที่สูงขึ้นและการใช้ทรัพยากรที่ดีกว่า 

เอาล่ะ เครื่องมือการทำงานร่วมกันฟังดูดีมาก ฉันจะเลือกอันไหน? ดี คู่มือนี้แหละที่ทำขึ้นมาเพื่อคุณ 

เรามาดูแต่ละขั้นตอนกัน. 

วิธีการเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสม

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์แบบสามารถปรับปรุงการทำงานเป็นทีมของคุณและช่วยคุณติดตามเวลา การระดมความคิด และอีกมากมาย แต่หากคุณเลือกสิ่งที่ไม่ถูกต้องสำหรับ ความต้องการของคุณ 

ถ้าคุณไม่ทำ คุณอาจจะสาปวันที่คุณได้ยินเกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านี้เป็นครั้งแรก. 

มีหลายขั้นตอนที่ต้องพิจารณาเมื่อทำการเลือกนี้; มาดูแต่ละขั้นตอนกัน.

ขั้นตอนที่ 1: ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะ

ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการประเมินวัตถุประสงค์ ความต้องการ ข้อกำหนด ความชอบ และความท้าทายของทีมคุณ. 

ยกตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจมาจากหลายที่ในโลกและแทบไม่ได้ติดต่อกันเลย ดังนั้นคุณอาจต้องการเครื่องมือที่สนับสนุนการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส. 

เพื่อช่วยคุณหาสิ่งที่คุณต้องการ ลองหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้: 

• ทีมของคุณชอบสื่อสารอย่างไร (ข้อความ วิดีโอ หรือเสียง)?
• คุณต้องการทำให้กระบวนการขายของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? 
• คุณติดต่อกันบ่อยแค่ไหน? 
• คุณมีการสื่อสารแบบซิงค์หรือแบบอะซิงโครนัส?
• คุณจัดการงานและกำหนดเวลาอย่างไร?
• คุณแชร์ไฟล์อย่างไร? 
• คุณชอบการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ?

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้แล้ว คุณสามารถค้นหาสิ่งที่ช่วยแก้ปัญหาหลักของคุณและเหมาะกับวัฒนธรรมการทำงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น ลองหาสิ่งที่ทีมของคุณต้องการจริงๆ โดยพิจารณาจากนิสัยการทำงาน ความซับซ้อนของโครงการทั่วไป งบประมาณ และข้อจำกัดเกี่ยวกับเวลา. 

‍

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินงบประมาณของคุณ

พูดถึงงบประมาณ…

ขั้นตอนถัดไปคือการตั้งงบประมาณของคุณ หรือก็คือ จำนวนเงินที่คุณต้องการใช้จ่ายสำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน หากคุณข้ามขั้นตอนนี้ (หรือลืมที่จะพิจารณามัน) คุณอาจจะพบกับการแก้ปัญหาที่ทำให้เกิดความไม่พอใจอย่างมากในกระเป๋าเงินของบริษัทคุณ. 

โดยเฉพาะถ้าคุณจ่ายเงินสำหรับฟีเจอร์ที่คุณไม่ต้องการจริง ๆ. 

ดังนั้น รวบรวมทีมของคุณแล้วพูดคุยเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณสามารถจ่ายสำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน บางทีคุณอาจจะใช้จ่ายมากตั้งแต่แรก หรือเพียงแค่จ่ายน้อยแล้วจึงลงทุนมากขึ้นในภายหลัง. 

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพิจารณาค่าบริการเพิ่มเติม โดยเฉพาะหากคุณเพิ่มสมาชิกใหม่ในระยะยาว. 

นอกจากนี้ ให้พิจารณาทรัพยากรของคุณ คุณมีเวลาที่จะให้คนเรียนรู้เครื่องมือได้เต็มที่หรือไม่? หรือคุณต้องการใช้มันใน ตอนนี้? คุณมีเอกสารการอบรมที่จำเป็นหรือคุณจะต้องใช้เวลาสอนพวกเขา? 

ขั้นตอนที่ 3: ทำรายการฟีเจอร์และฟังก์ชัน

ตอนนี้ที่คุณมีความต้องการและงบประมาณทั้งหมดที่พิจารณาแล้ว ถึงเวลาที่จะเริ่มทำรายการคุณสมบัติที่ต้องมี. ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นทีมเล็ก คุณอาจจะไม่ต้องการแอปมือถือที่หรูหรา. รายการการทำงานง่าย ๆ หรือตารางไวท์บอร์ดคือสิ่งที่เหมาะสมที่สุด

‍

นี่คือฟีเจอร์ที่สำคัญของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน: 

• เครื่องมือการสื่อสารแบบเรียลไทม์
• เครื่องมือการจัดการงานและ โครงการ
• เครื่องมือการแชร์และทำงานร่วมกันเอกสาร
• การรวมกันต่าง ๆ เช่น อีเมล ปฏิทิน, เครื่องมือการจัดการความรู้ เป็นต้น 
• ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย
• อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแสดงผล (API)
• เครื่องมือการวิเคราะห์และการรายงาน

เราสามารถพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้หลังจากที่เราได้ผ่านแต่ละขั้นตอนกันแล้ว ดังนั้นจึงอย่ากระโดดไปยังแท็บอื่น — คุณอาจพลาดข้อมูลล้ำค่า. 

คำแนะนำที่ดีคือให้มุ่งเน้นไปที่การทำรายการฟีเจอร์ที่ดีและฟีเจอร์ที่คุณไม่ต้องการ. พูดคุยกับสมาชิกในทีมของคุณ (เพราะพวกเขาคือคนที่ใช้เครื่องมือนี้มากที่สุด). แล้วหาข้อสรุปร่วมกันว่าฟีเจอร์ไหนควรมีร่วมกับฟีเจอร์ที่สำคัญ. 

ขั้นตอนที่ 4: ค้นคว้าผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน 

เมื่อคุณมีรายการฟีเจอร์ของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มสำรวจตัวเลือกที่มีอยู่ พยายามค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ตรงกับเป้าหมาย, งบประมาณ และความต้องการของคุณ — หรืออย่างน้อยที่สุด ก็ต้องเป็นวิธีที่ตรงกับพวกมันในส่วนใหญ่. 

คุณจะเริ่มกระบวนการนี้ได้อย่างไร? โดยการอ่านรีวิว ดูที่คำรับรอง ขอคำแนะนำ และตรวจสอบกรณีศึกษาต่างๆ การทำเช่นนี้จะให้ภาพรวมที่ดีเกี่ยวกับประโยชน์ ฟีเจอร์ และข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นของซอฟต์แวร์ที่เลือก 

‍

ในระหว่างการวิจัยของคุณ พยายามเปรียบเทียบเครื่องมือการทำงานร่วมกันและดูว่าทำงานอย่างไรแต่ละตัว คุณทำการเปรียบเทียบด้วยตัวเองหรือหาคู่มือการซื้อที่ทำให้คุณ.

นอกจากนี้ให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้: 

• ราคา
• ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย
• ใช้งานง่าย
• ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย
• ความเข้ากันได้กับเครื่องมือที่มีอยู่เดิม

ในอุดมคติแล้วให้ลองลดรายการของคุณลงให้เหลือสามถึงห้าตัวเลือก มันจะช่วยคุณได้ในขั้นตอนถัดไป. 

ขั้นตอน #5: ขอการสาธิตและทดลองใช้งาน

จนถึงตอนนี้ คุณอาจจะมีตัวเลือกไม่กี่ตัวที่ทำให้คุณตื่นเต้น. หากเป็นเช่นนั้น ขั้นตอนนี้จะทำให้คุณมีความสุขแน่นอน.

เพราะเวลานี้คือเวลาที่จะดูเครื่องมือเหล่านี้ในกิจกรรมจริงและลองใช้งานจริงด้วยตัวคุณเอง. ลงชื่อสมัครใช้การทดลองฟรีหรือทดลองแผนฟรีเพื่อดูว่าพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่คุณกำลังมองหานั้นใช่หรือไม่. 

อย่าลืมเชิญสมาชิกทีมของคุณ เนื่องจากความคิดเห็นและข้อกังวลของพวกเขาจะมีค่ามากมายและช่วยให้คุณตัดสินใจได้เร็วขึ้น. ดูว่าเครื่องมือทำงานได้ดีเพียงใด ใช้งานง่ายเพียงใด และทีมของคุณชอบมันมากแค่ไหน 

เมื่อหมดระยะทดลองแล้ว ให้สอบถามความคิดเห็นจากทีมของคุณ ลองประเมินปฏิกิริยาของพวกเขา ตอบข้อกังวลใด ๆ และตอบสนองต่อความชอบและความคาดหวังของพวกเขา 

แล้ว…

‍

ขั้นตอน #6: ตัดสินใจและดำเนินการ

ถ้าคุณได้พบเครื่องมือที่ใช่แล้ว ยินดีด้วย!  

ตอนนี้ ทุกสิ่งที่คุณต้องทำก็คือทำให้แน่ใจว่าทีมของคุณใช้มันได้อย่างเต็มที่และนำไปใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จในกิจกรรมประจำวันของพวกเขา นอกจากนี้สนับสนุนให้ผู้คนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเครื่องมือและให้คำแนะนำและการฝึกอบรมเมื่อพวกเขาประสบปัญหา 

นอกจากนี้ ให้ติดตามประสิทธิภาพของเครื่องมือและผลกระทบต่อต productivity ของทีมคุณ. หากจำเป็น คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อให้ได้ผลที่คุณต้องการอย่างแท้จริง 

อย่างไรก็ตาม บางทีคุณอาจยังตัดสินใจไม่ได้ว่าเครื่องมือใดดีสำหรับคุณ. 

ไม่ต้องกังวล คุณยังมีเวลาเลือก. หายใจลึก ๆ และวิเคราะห์ความคิดเห็นของทีมของคุณอีกครั้ง ทำการวิจัยเพิ่มเติม และลองใช้เครื่องมือเพิ่มเติมในระยะยาว. นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำรายการข้อดีและข้อเสียและให้คะแนนเครื่องมือตามนั้น 

การพูดคุยกับทีมของคุณก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน! 

แต่ในตอนนี้ตามที่ได้สัญญา มาสนใจกับฟีเจอร์ที่ต้องมีทุกอย่างที่เครื่องมือทำงานร่วมกันต้องมี.

‍

ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่คุณควรมองหา?

การวิจัยของ Capterra ได้ค้นพบว่าฟีเจอร์ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้มากที่สุดคือแดชบอร์ดและการจัดการเอกสาร. ในทางที่น่าสนุก แผนภูมิการเบิร์นดาวน์และแผนภูมิแกนต์เป็นฟีเจอร์การจัดการโครงการที่ถูกมองข้ามมากที่สุดและสามารถสร้างความต้องการได้มากที่สุด 

โดยย่อ เครื่องมือการทำงานร่วมกันควรมีฟังก์ชันการทำงานต่อไปนี้: 

• การสื่อสารแบบเรียลไทม์: ฟีเจอร์นี้ให้ความสามารถในการส่งและรับข้อความในหลากหลายช่องทาง เช่น เสียง วิดีโอ และการแชทกลุ่ม ควรทำเช่นนั้นในเวลาจริงเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาดและความล่าช้า เมื่อใช้ได้อย่างถูกต้อง คุณจะส่งเสริมความรู้สึกเชื่อมโยงระหว่างสมาชิกในทีม ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มขวัญกำลังใจ 
• การจัดการงาน: การทำงานแบบจัดการงานอย่างมีสติทำให้คุณสามารถสร้าง ติดตาม และมอบหมายงานได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตั้งกำหนดเวลา ลำดับความสำคัญ และขึ้นอยู่กับกัน ดังนั้นคุณสามารถติดตามความก้าวหน้าโครงการ ค้นหาเครื่องมือที่มีมุมมองและแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ พร้อมกับการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ 
• การแชร์เอกสาร: เครื่องมือการทำงานร่วมกันของคุณควรทำให้การแชร์ไฟล์เป็นเรื่องง่าย พยายามค้นหาเครื่องมือที่มีการแชร์เอกสารที่ยืดหยุ่น ซึ่งหมายความว่ามันควรสนับสนุนประเภทและขนาดไฟล์ที่แตกต่างกัน นอกจากนี้คุณควรสามารถเข้าถึง แก้ไข และอัปโหลดไฟล์ในที่เดียว และมีการควบคุมสิทธิ์ที่แข็งแกร่ง 

‍

• การรวมเข้าด้วยกัน: คุณไม่ต้องการเครื่องมือที่ทำให้กระบวนการที่มีอยู่ของคุณยุ่งเหยิง. มันควรเข้ากันได้กับเครื่องมืออื่นที่คุณใช้ในปัจจุบันและเหมาะกับธุรกิจของคุณ Guru ทำงานร่วมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันใดๆ ที่คุณเลือกได้อย่างลงตัวและนำความรู้ทั้งหมดในบริษัทของคุณมาไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ 
• การวิเคราะห์และการรายงาน: เครื่องมือการสื่อที่ควรวัดประสิทธิภาพและกิจกรรมของทีมของคุณ. และสร้างรายงานที่ดูดีซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า ผ่านฟีเจอร์นี้คุณสามารถมองเห็นจุดแข็ง จุดอ่อน และโอกาสในการปรับปรุงการสื่อสารภายในของคุณ 

เมื่อฟีเจอร์เหล่านี้สดใหม่ในความคิดของคุณ มาดู 10 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่คุณควรพิจารณา. 

‍

10 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ควรพิจารณา

มันค่อนข้างเครียดที่จะทำการตัดสินใจที่ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อคุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก. มันง่ายที่จะหลงทางและลืมเป้าหมายของคุณ แต่คู่มือนี้สามารถเป็นว่างชั่วคราวของคุณ. 

เราทำการวิจัยให้คุณแล้ว. และรวบรวมรายชื่อเครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ที่ดีที่สุดในตลาดตอนนี้

Asana

Asana เป็นแพลตฟอร์มการจัดการงานที่ช่วยให้ทีมจัดการ จัดระเบียบ และติดตามงานข้ามฟังก์ชันของพวกเขา ไม่ว่าตำแหน่งจะอยู่ที่ไหน 

แหล่งที่มา: G2

Asana ทำให้การทำงานในทีมมีความชัดเจนมากขึ้นและช่วยให้ทีมเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็วผ่านฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การอัปเดตสถานะ, การติดตามเวลา, และฟิลด์ที่กำหนดเอง. นอกจากนี้ Asana ยังมีหลายมุมมองโครงการ นับจากปฏิทิน แผนภูมิแกนต์ หรือกระดานคานบาน คุณยังสามารถจัดระเบียบงานของคุณด้วยโน้ตแปะเพื่อทำให้ติดตามโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น 

ตามที่ผู้คนกล่าวว่า  เราสามารถติดตามความก้าวหน้าของงาน, ติดต่อสื่อสารบ่อยครั้ง, อัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และจัดการเวลาและงานของเราอย่างมีประสิทธิภาพ.” 

อ๊ะ และมัน รวมเข้ากับ Guru ด้วย. 

Slack

Slack เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบคลาวด์ที่องค์กรจำนวนมากใช้สำหรับการส่งข้อความแบบข้อความ การแชร์ไฟล์และสื่อ และการโทรเสียงหรือวิดีโอ 

Slack ใช้การทำงานอัตโนมัติเพื่อทำให้การทำงานประจำเรียบง่ายและจัดระเบียบกระบวนการในที่ทำงานเดียว นอกจากนี้ยังช่วยเชื่อมโยงผู้คนของคุณเข้ากับเครื่องมือที่พวกเขาใช้ทุกวัน ไม่ต้องพูดถึงว่า Slack ผสานรวมกับแอปพลิเคชันหลากหลาย ตั้งแต่ Salesforce ไปจนถึง Guru. 

ที่มา: G2

“มันยอดเยี่ยมสำหรับ ทั้งการสนทนาทั่วไปและการทำงานร่วมกันอย่างมืออาชีพ. ความสามารถในการจัดระเบียบการสนทนาในช่องต่างๆ ทำให้ติดตามหัวข้อและโครงการได้ง่าย.” 

ด้วยช่องของ Slack คุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณและสร้างช่องสำหรับทุกโปรเจ็กต์, หัวข้อ, ลูกค้า, หรือทีม. 

‍

Trello

Trello มอบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาดที่รวบรวมเครื่องมือ ทีม และงานของคุณไว้ในที่เดียว 

ที่มาภาพ: G2

“ฉันชอบฟีเจอร์การ์ดภายในแดชบอร์ดและ ความสามารถในการมอบหมายงาน ให้กับใครบางคน. [...] ไม่เพียงแค่นั้น มันรองรับทุกประเภทของไฟล์ในขณะอัปโหลด.” 

โดยรวมแล้ว Trello เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นด้วยบอร์ด รายการ และการ์ด ฟีเจอร์เหล่านี้ให้คุณมองเห็นชัดเจนว่าใครทำอะไร. และสิ่งที่ยังต้องทำ 

แหล่งที่มา: G2

นอกจากนี้ยังช่วยทำให้การประชุมในทีมของคุณมีประสิทธิภาพและสนุกสนานยิ่งขึ้น 

Trello ไม่ทำงานเพียงอย่างเดียว. มันทำงานร่วมกับหลายแพลตฟอร์ม, รวมถึง Guru 

‍

Zoom

Zoom เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่เชื่อมโยงผู้คนจากทั่วโลก และทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น มีชีวิตชีวามากขึ้น และมีความหมายมากขึ้น 

ด้วย Zoom คุณสามารถขับเคลื่อนนวัตกรรมของมนุษย์และสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งผ่านฟีเจอร์ต่างๆ อย่างเช่น การแชททีม การแชร์หน้าจอ กระดานไวท์บอร์ดออนไลน์ การบันทึกวิดีโอ และการจัดตารางเวลานัดหมาย 

แหล่งที่มา: Capterra

‘เพียงแค่คลิกที่ลิงค์ก็ทำให้คุณเข้าร่วมการประชุมได้ และ คุณภาพเสียงและวิดีโอยอดเยี่ยม. นอกจากนี้ มันสามารถทำให้การสื่อสารราบรื่นกับกลุ่มคนจำนวนมากในเวลาเดียวกัน ราวกับว่าคุณกำลังพูดคุยกับพวกเขาโดยตรง.” 

นอกจากนี้ Zoom ยังมีความปลอดภัยในการประชุมเสมือนที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น 

Zoom มีการรวมเข้ากับบุคคลที่สามมากมายที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้; แต่ถ้าคุณสนใจใน Guru ให้ตรวจสอบหน้านี้. 

‍

Dropbox

Dropbox เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ที่สำคัญในรูปแบบที่ปลอดภัย เชื่อถือได้ และเป็นส่วนตัว 

เครื่องมือนี้เก็บเอกสารของบริษัทคุณไว้ในที่เดียว คุณสามารถจัดเรียงได้ตามที่คุณต้องการโดยใช้โฟลเดอร์ ไม่ต้องกังวล — Dropbox รักษาไฟล์ทั้งหมดของคุณให้ปลอดภัยและยังมีลิงก์ที่สามารถติดตามได้ที่แสดงเมื่อใครบางคนเปิดเอกสาร. 

ที่มา: G2

Dropbox ยังมีเทมเพลตลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์. และคุณสามารถแก้ไข PDF ได้โดยตรงและใช้เครื่องมือวิดีโอเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้ข้อเสนอแนะแบบมีประสิทธิภาพและการอนุมัติ. 

“Dropbox ช่วยให้ฉัน ประหยัดพื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์ และนำเอกสารของฉันไปได้ทุกที่ ทำให้ฉันสามารถเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดจากคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ใดก็ได้.” 

‍

และมัน ทำงานร่วมกับ Guru, แน่นอน!

‍

Airtable

Airtable, วิธีที่รวดเร็วในการสร้างแอป เป็นเครื่องมือความร่วมมือที่ดูเหมือนสเปรดชีตแบบเก่า. แต่บล็อกสร้างที่ทันสมัยของมันเพิ่มความคล่องตัวและให้ความโปร่งใสในงานของคุณ. 

Airtable จะช่วยอัตโนมัติกระบวนการทำงานของคุณและลดความยุ่งเหยิง ทำให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น. 

แหล่งที่มา: G2

นอกจากนี้ ยังมีความสามารถในการรายงานที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้คุณสร้างแดชบอร์ดที่มีกราฟ ชาร์ต และเมตริกต่างๆ. 

“มันคือ การทำงานร่วมกันที่เหนือชั้น — มอบหมายงาน, แสดงความคิดเห็น, และดูอัปเดตได้แบบเรียลไทม์. มันคือ เครื่องติดตามงานที่เราใช้ทุกวัน, ใช้งานง่าย, และเชื่อมต่อกับ Google Sheets เพื่อพลังเพิ่มเติม ด้วย.

‍

แต่คุณรู้ไหมว่าอีกสิ่งหนึ่งที่มันเชื่อมต่อได้? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีมที่ใช้คลาวด์มีบล็อกการทำงานอย่างแดชบอร์ด การรวมกัน และการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสร้างกระบวนการที่เหมาะสมที่สุด. 

แหล่งที่มา: G2

มันคือ โซลูชันที่ยืดหยุ่นสูง, ปรับตัวได้, และกำหนดเองได้, สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจใด ๆ ด้วยการจัดการโครงการ, งาน, และทรัพยากร. 

“ฉันเคยใช้มันในการจัดการโครงการ DIY ที่บ้าน / การปรับปรุง และ] การรวมเทคโนโลยีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์. มันคือ _[ง่ายต่อการตั้งค่า และ Monday.com จะแสดงการช่วยเหลือตลอดเวลา_” 

คุณยังสามารถเลือกจากวิดเจ็ต 30+ รายการเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณต้องการบนแดชบอร์ดของ Monday’s เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น. 

‍

Monday — ไม่เหมือนวันในสัปดาห์ — เป็นมิตรอย่างยิ่ง. และทำงานร่วมกับแอปของบุคคลที่สามหลายตัว, รวมถึง Guru. 

‍

Miro

Miro เป็นพื้นที่ทำงานทางภาพสำหรับทีมที่กระจายตัวร่วมกัน ทำไอเดีย และให้ข้อเสนอแนะแบบมีประสิทธิภาพ. 

แหล่งที่มา: G2

“...Miro เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการ แบ่งปันแนวคิดและ visualize สิ่งต่างๆ. มันยังดีกว่ากระดานไวท์บอร์ดในห้องประชุม, คุณไม่ได้ถูกจำกัดด้วยพื้นที่และสมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานบนมันได้ในเวลาเดียวกัน . 

ด้วย Miro คุณสามารถติดตามงานบนกระดาน kanban แบบไดนามิกที่ติดตั้งกับการ์ด Jira. นอกจากนี้ยังมีการแสดงผลเนื้อหาและข้อมูลที่ทรงพลัง ทำให้คุณสามารถเห็นเอกสารทั้งหมด การออกแบบ และข้อมูลสดในที่เดียว. 

‍

การรวมระบบที่ทรงพลังของ Miro กับ Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack, และ Guru ช่วยให้คุณเชื่อมต่อบริษัททั้งหมดของคุณ. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, เครื่องมือซอฟต์แวร์การสนทนาทีม ช่วยให้การทำงานร่วมกันของทีมระยะไกลเร็วขึ้น ง่ายขึ้น และชาญฉลาดมากขึ้น. 

แหล่งที่มา: Capterra

เครื่องมือความร่วมมือที่มีชื่อเสียงนี้นำผู้คน เนื้อหา และการสนทนามารวมกันเพื่อทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น. วัตถุประสงค์หลักของ Microsoft Teams คือการขยายธุรกิจของคุณเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการที่มีผลกระทบที่มากขึ้น. 

“ข้อดีสำคัญของ Microsoft Teams คือ มันทำงานได้อย่างไร้ที่ติ กับ Office 365. [...] Teams มอบพื้นที่ให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ เอกสาร และแอปพลิเคชันของตัวเองโดยไม่จำเป็นต้องกระโดดระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ.” 

Guru ยังรวมเข้ากับ Microsoft Teams, ดังนั้นคุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก. 

‍

Jira

สุดท้ายในรายการของเรา, Jira คือเครื่องมือบริหารจัดการโครงการสำหรับทีมพัฒนาที่มุ่งเน้นการสร้างผลิตภัณฑ์. 

แหล่งที่มา: Capterra

Jira ช่วยให้มองเห็นความก้าวหน้าของโครงการของคุณได้ดีขึ้นเพื่อให้คุณรู้สึกถึงจุดคอขวดอยู่เสมอ. นอกจากนี้ Jira ยังมั่นใจว่าจะส่งมอบโครงการของคุณตามเวลาด้วยการแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานที่ง่ายต่อการจัดการซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ. 

“Jira มี การวางแผนและการบริหารจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม. [บอร์ด] kanban เป็นประโยชน์มากในงานบริหารทีมและติดตามงานที่มอบหมายให้กับทีม.” 

คุณสามารถรวม Jira กับแอปยอดนิยมหลายตัว เช่น Slack, Zoom และ Google Drive. แต่ไม่ต้องลืมว่ามันว่ายัง รวมเข้ากับ Guru.

‍

ถึงคุณ

ด้วยคู่มือนี้ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดตอนนี้อยู่ในมือคุณแล้ว! 

เราหวังว่ามันจะช่วยให้คุณเข้าใจขั้นตอนการเลือกและทำให้คุณเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรเพื่อไปถึงข้อสรุปที่ถูกต้อง. 

หากคุณรู้สึกมั่นใจในตัวเลือกของคุณ, เรามีข้อเสนออีกอย่างหนึ่งสำหรับคุณ: พา Guru ไปในเส้นทางนี้.

Guru คือการค้นหาระดับองค์กร AI ระบบภายในของพนักงาน และวิกิของบริษัท เป็นโซลูชันแบบครบวงจร. มันเชื่อมโยงแอปทั้งหมดของคุณ (รวมถึงเครื่องมือร่วมมือใหม่ของคุณ) และช่วยให้คุณได้รับคำตอบทันทีทุกที่ที่คุณทำงาน.

ไม่เชื่อเราใช่ไหม? ดู Guru ในการทำงานโดย ลงทะเบียนฟรี. 

‍

‍