Procurando o melhor software de colaboração disponível? Aqui estão algumas ótimas dicas para começar no caminho certo. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — você com certeza já ouviu falar deles e pode até estar usando um atualmente. Essas plataformas de colaboração têm um único objetivo: melhorar a produtividade da sua equipe. 

Se você tem uma equipe totalmente remota ou híbrida, esse software é útil para se comunicar com clientes, partes interessadas e membros da equipe, enquanto ajuda os funcionários a realizarem mais trabalho.

Mas e se o Slack não resolver realmente seus problemas de comunicação? Esse software se encaixa no seu estilo de trabalho ou você precisa de uma solução mais abrangente? 

Se você tem essas dúvidas, é provável que precise de uma nova ferramenta de colaboração. Mas como escolher a certa? Bem, você está com sorte — este guia do comprador tem tudo que você precisa para tomar a melhor decisão para o seu negócio. 

O que é software de colaboração?

O software de colaboração é uma plataforma central que equipes ou indivíduos podem usar para trabalhar juntos em diferentes projetos, compartilhar conhecimentos valiosos da empresa e se comunicar entre si em tempo real. 

É extremamente útil para melhorar o trabalho em equipe, pois possui muitas ferramentas de colaboração, como compartilhamento de arquivos, mensagens e gerenciamento de projetos. Mas por que você deveria começar a usar uma plataforma dessa? 

Imagine isso: você tem equipes espalhadas em diferentes áreas do mundo, o que significa diferentes fusos horários e comunicação assíncrona. Sem uma ferramenta de colaboração, é difícil acompanhar quem fez o quê. 

Para enfatizar esse ponto, trabalhadores da Europa estavam 17% mais satisfeitos com a cultura de trabalho quando tinham acesso a ferramentas digitais de colaboração. 

Em poucas palavras, o software de colaboração permite que os membros da equipe trabalhem de qualquer lugar, melhorando com sucesso a produtividade. Além disso, garante que todos estejam na mesma página, fortalece os relacionamentos da equipe e aumenta a eficiência. 

Mas podemos falar mais sobre os benefícios depois. Vamos ver como o software de colaboração funciona. 

Como o software de colaboração é utilizado?

O software de colaboração tem muitas utilizações, mas seu principal objetivo é fomentar um ambiente remoto de trabalho mais produtivo. E facilitar a comunicação entre equipes dispersas. 

Mas como isso acontece? Aqui estão alguns casos de uso comuns: 

• Gerenciamento de projetos: Você está trabalhando atualmente em três projetos ao mesmo tempo; é bem difícil acompanhar cada tarefa. Quantas vezes você não conseguiu cumprir um prazo porque não conseguia ver o progresso do seu projeto? O software de colaboração permite que você crie tarefas para cada projeto e membro da equipe, defina prazos, etc., e agilize seus fluxos de trabalho. 
• Colaboração com clientes: 65% dos trabalhadores remotos que usam tecnologias remotas como mensagens instantâneas dizem que ferramentas de colaboração são ótimos substitutos para o contato pessoal. É super fácil realizar reuniões virtuais e chamadas de vídeo com clientes ou colegas, independentemente de sua localização geográfica. Dessa forma, você pode realizar webinars, criar roteiros e colaborar com membros remotos em tempo real. 
• Compartilhamento de documentos: Você sabe como é demorado e frustrante vasculhar todas as suas pastas ao procurar aquele documento. Tudo que você consegue pensar enquanto verifica o mesmo lugar de novo é: “Onde está?!” Uma boa ferramenta de colaboração permite que você compartilhe documentos facilmente com seus colegas. Emparelhá-la com uma solução de base de conhecimento como o Guru também faz maravilhas para a organização de documentos.  

Ok, agora podemos falar sobre os benefícios de usar software de colaboração. Vamos lá!  

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Quais são os benefícios de usar ferramentas de colaboração online?

De acordo com a pesquisa da Microsoft, 85% dos funcionários afirmam que software de colaboração é uma das partes mais necessárias de seus esforços de transformação digital. Se você olhar os benefícios, verá o porquê. 😉

Então, não vamos deixá-lo esperando. Aqui estão as vantagens de usar ferramentas de colaboração: 

• Colaboração e comunicação em equipe aprimoradas: O software de colaboração geralmente oferece diferentes canais de comunicação, como videoconferência e mensagens instantâneas. Isso leva a uma melhor colaboração entre os membros (especialmente se forem remotos), reduz confusões e mal-entendidos, e aumenta a clareza. 
• Maior flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade: Não importa se você é uma pequena empresa que cresce ao longo do tempo ou uma grande empresa, as ferramentas de colaboração se adaptam a você. Além disso, elas são altamente flexíveis, o que significa que você pode adaptá-las às suas necessidades específicas. Permite que você adicione novos membros da equipe ao longo do tempo, ajuste fluxos de trabalho e se adapte rapidamente às suas necessidades em mudança. 
• Aumentada transparência: Se há uma coisa que o software de colaboração faz muito bem, é fornecer visibilidade sobre o progresso do seu projeto e a atividade da equipe. Com esse tipo de transparência, você pode manter-se informado sobre todos os projetos a todo momento e identificar problemas ou gargalos logo no início. Além disso, isso promove confiança e responsabilidade entre sua equipe. 
• Maior produtividade: De acordo com um estudo da Gallup, equipes extremamente unidas e conectadas têm um aumento de 23% na lucratividade. Isso só é possível com a ajuda do software de colaboração. Como ele agiliza seus fluxos e automatiza tarefas repetitivas, você pode reduzir o tempo gasto em trabalhos de baixo valor e se concentrar em atividades mais produtivas. 

Todos esses benefícios levam a outro, importante: economia de custos. Como você reduz a necessidade de um espaço físico, processos em papel e despesas de viagem, sua empresa experimentará maior ROI e melhor otimização de recursos. 

“Certo, as ferramentas de colaboração parecem ótimas. Como eu escolho uma?” Bem, é para isso que este guia serve. 

Vamos passar por cada etapa. 

Como escolher o software de colaboração em equipe certo

A ferramenta de colaboração perfeita pode melhorar seu trabalho em equipe e ajudá-lo com acompanhamento de tempo, sessões de brainstorming e muitas outras coisas. Mas apenas se você escolher a certa para suas necessidades. 

Se você não fizer isso, pode amaldiçoar o dia em que ouviu falar pela primeira vez sobre essas ferramentas. 

Há várias etapas a serem consideradas ao fazer essa escolha; vamos passar por cada uma delas.

Etapa #1: Identificar metas e objetivos específicos

Tudo começa com a avaliação dos objetivos, necessidades, requisitos, preferências e desafios da sua equipe. 

Por exemplo, talvez sua equipe venha de diferentes partes do mundo e raramente interaja entre si. Então, você pode precisar de uma ferramenta que suporte comunicação assíncrona. 

Para ajudá-lo a descobrir o que você precisa, encontre as respostas para estas perguntas: 

• Como sua equipe gosta de se comunicar (texto, vídeo ou voz)?
• Você deseja agilizar seu processo de vendas? 
• Com que frequência você se comunica? 
• Você tem comunicação síncrona ou assíncrona?
• Como você gerencia tarefas e prazos?
• Como você compartilha arquivos? 
• Você prefere comunicação informal ou formal?

Respondendo a essas perguntas, você pode procurar ativamente por ferramentas que resolvam seus principais desafios e se encaixem na sua cultura de trabalho. Portanto, tente identificar o que sua equipe realmente deseja, levando em consideração os hábitos de trabalho deles, a complexidade típica dos projetos, o orçamento e as restrições de tempo. 

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Etapa #2: Avalie seu orçamento

Falando em orçamento…

A próxima etapa é definir seu orçamento, ou seja, quanto você está disposto a gastar em uma ferramenta de colaboração. Se você pular esta etapa (ou se esquecer de considerá-la), pode acabar com uma solução que faz um grande e impopular impacto no bolso da sua empresa. 

Especialmente se você pagou por recursos que na verdade não precisa. 

Então, reúna sua equipe e converse sobre quanto você pode gastar na ferramenta de colaboração. Talvez você possa ir com tudo desde o início ou ser um pouco mais econômico e investir mais depois. 

Além disso, esteja ciente de custos adicionais, especialmente se você adicionar novos membros a longo prazo. 

Além disso, considere seus recursos. Você tem tempo disponível para que as pessoas aprendam completamente a ferramenta? Ou você precisa implementá-la agora? Você tem os materiais de treinamento necessários ou precisará gastar tempo ensinando-os? 

Etapa #3: Faça uma lista de recursos e funcionalidades

Agora que você tem suas necessidades e orçamento tudo pronto, é hora de começar a fazer uma lista de recursos essenciais. Por exemplo, se você é uma equipe pequena, pode não precisar de um aplicativo móvel sofisticado. Uma simples lista de tarefas ou quadro branco é exatamente o que você precisa.

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Aqui estão alguns recursos essenciais do software de colaboração: 

• Ferramentas de comunicação em tempo real
• Ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos
• Ferramentas de compartilhamento e colaboração de documentos
• Integrações como email, calendários, ferramentas de gerenciamento de conhecimento, etc. 
• Recursos de segurança
• Interface de Programação de Aplicativos (API)
• Ferramentas de análise e relatórios

Podemos conversar mais sobre esses recursos depois de passarmos por cada etapa. Então, não troque de aba — você pode perder informações preciosas. 

Uma ótima dica é também focar em fazer listas de recursos desejáveis e aqueles que você não precisa. Fale com os membros da sua equipe (já que eles são os que mais usarão essa ferramenta). E descubra juntos quais recursos seriam bons de ter ao lado dos cruciais. 

Etapa #4: Pesquise fornecedores de software de colaboração 

Depois de ter sua lista de recursos, você pode começar a pesquisar suas opções disponíveis. Tente encontrar soluções que correspondam aos seus objetivos, orçamento e necessidades — ou, pelo menos, aquelas que atendam à maioria deles. 

Como você pode começar esse processo? Lendo análises, verificando depoimentos, pedindo recomendações e conferindo estudos de caso. Fazer isso lhe dá uma boa visão geral dos benefícios, recursos e possíveis desvantagens do software escolhido. 

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Durante sua pesquisa, tente comparar as ferramentas de colaboração e veja como cada uma funciona. Faça a comparação você mesmo ou encontre um guia do comprador que faça isso por você.

Além disso, considere estes fatores: 

• Precificação
• Interface amigável
• Facilidade de uso
• Recursos de segurança
• Compatibilidade com ferramentas existentes

Idealmente, tente restringir sua lista a três a cinco opções. Isso definitivamente irá ajudá-lo na próxima etapa. 

Etapa #5: Solicitar demonstrações e testes

Agora, você provavelmente terá algumas opções que o deixaram muito animado. Se esse for o caso, então esta etapa certamente o deixará feliz.

Porque é hora de ver essas ferramentas em ação e obter experiência prática com elas. Inscreva-se para testes gratuitos ou experimente planos gratuitos para ver se a plataforma de colaboração é realmente a que você está procurando. 

Não se esqueça de convidar os membros de sua equipe, pois o feedback e as preocupações deles serão inestimáveis e o ajudarão a tomar sua decisão mais rapidamente. Veja como a ferramenta se sai, quão fácil é aprender e usar e como sua equipe gosta dela. 

Quando o período de teste terminar, pergunte à sua equipe por feedback. Tente avaliar a reação deles, responda a quaisquer preocupações e atenda suas preferências e expectativas. 

Então…

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Etapa #6: Tome sua decisão e implemente

Se você já encontrou a ferramenta certa, parabéns!  

Agora, tudo que você precisa fazer é garantir que sua equipe a utilize ao máximo e a adote com sucesso em suas operações diárias. Além disso, incentive as pessoas a deixarem suas opiniões sobre a ferramenta e a fornecer orientação e treinamento quando encontrarem problemas. 

Além disso, monitore o desempenho da ferramenta e como isso impacta a produtividade de sua equipe. Se necessário, você pode fazer ajustes para que ela produza os resultados que você realmente deseja. 

No entanto, talvez você ainda não consiga decidir qual ferramenta é boa para você. 

Não se preocupe, você ainda tem tempo para escolher. Respire fundo e analise novamente o feedback de sua equipe, faça mais pesquisas e experimente as ferramentas por um período mais longo. Além disso, você pode fazer uma lista de prós e contras e classificar as ferramentas de acordo. 

Conversar com sua equipe também é uma boa ideia! 

Mas agora, como prometido, vamos nos concentrar nas funcionalidades essenciais que toda ferramenta de colaboração precisa.

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Quais Recursos de Colaboração Você Deve Procurar?

A pesquisa da Capterra descobriu que as funcionalidades de software de gerenciamento de projetos mais utilizadas são painéis e gerenciamento de documentos. De uma forma mais divertida, gráficos de queima e gráficos de Gantt são tanto os recursos de PM mais ignorados quanto os mais desejados. 

Em resumo, as ferramentas de colaboração devem ter as seguintes funcionalidades: 

• Comunicação em tempo real: Esse recurso lhe dá a capacidade de enviar e receber mensagens em uma variedade de canais, como voz, vídeo e chat em grupo. Deve fazer isso em tempo real para evitar mal-entendidos e atrasos. Quando usado corretamente, você promove um senso de conexão entre os membros da equipe, o que leva a um aumento na moral. 
• Gerenciamento de tarefas: Um fluxo de trabalho intuitivo de gerenciamento de tarefas permite que você crie, acompanhe e atribua tarefas com facilidade. Além disso, permite que você defina prazos, prioridades e dependências, para que você possa monitorar o progresso do projeto. Procure ferramentas com visualizações e painéis personalizáveis, mas também com notificações e lembretes. 
• Compartilhamento de documentos: Sua ferramenta de colaboração deve facilitar o compartilhamento de arquivos. Tente encontrar uma ferramenta com compartilhamento de documentos flexível, o que significa que deve suportar diferentes tipos e tamanhos de arquivos. Além disso, você deve ser capaz de acessar, editar e fazer upload dos arquivos em um só lugar, e ter robustas permissões de controle. 

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• Integrações: Você não quer uma ferramenta que atrapalhe seus fluxos existentes. Deve ser compatível com outras ferramentas que você usa atualmente e se encaixar bem em seu negócio. Guru se mistura perfeitamente com qualquer ferramenta de colaboração de sua escolha e traz todo o conhecimento da empresa para suas mãos. 
• Analytics e relatórios: A ferramenta de comunicação deve ser capaz de medir o desempenho e as atividades de sua equipe. E criar relatórios visualmente atraentes que forneçam insights valiosos. Com esse recurso, você pode visualizar forças, fraquezas e oportunidades para melhorar sua comunicação interna. 

Com essas funcionalidades em mente, vamos ver as 10 melhores ferramentas de colaboração que você deve considerar. 

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10 Ferramentas de Colaboração a Considerar

É bastante estressante tomar a decisão certa, especialmente quando você tem tantas opções disponíveis. É fácil se perder e esquecer o seu objetivo, mas este guia pode ser sua tábua de salvação. 

Nós fizemos a pesquisa por você. E compilamos uma lista das melhores ferramentas de colaboração online atualmente no mercado.

Asana

Asana é uma plataforma de gerenciamento de trabalho que ajuda equipes a gerenciar, organizar e acompanhar seu trabalho interfuncional, não importa sua localização. 

Fonte: G2

Asana traz mais clareza ao fluxo de trabalho de uma equipe e permite que eles avancem mais rapidamente por meio de funcionalidades como atualizações de status, rastreamento de tempo e campos personalizados. Além disso, a Asana possui várias visualizações de projeto, de calendário, gráfico de Gantt ou quadro kanban. Você também pode organizar seu trabalho com post-its para facilitar o acompanhamento de seus projetos. 

Como as pessoas dizem, “Conseguimos acompanhar o progresso de uma tarefa, comunicar frequentemente, atualizar os interessados e gerenciar nosso tempo e tarefas de forma eficiente.” 

Ah, e também  integra com o Guru. 

Slack

Slack é uma plataforma de comunicação baseada na nuvem que muitas organizações usam para mensagens de texto, compartilhamento de arquivos e mídia, e chamadas de voz ou vídeo. 

Slack usa automação para simplificar tarefas rotineiras e simplificar seu fluxo em um único espaço de trabalho. Além disso, conecta suas pessoas com as ferramentas que usam diariamente. Não é preciso dizer que o Slack se integra com uma variedade de aplicativos, do Salesforce ao  Guru. 

Fonte: G2

“É ótimo para conversas casuais e colaboração profissional A capacidade de organizar discussões em diferentes canais facilita o acompanhamento de tópicos e projetos.” 

Com os canais do Slack, você pode organizar seu trabalho e criar canais para cada projeto, tópico, cliente ou equipe. 

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Trello

O Trello oferece uma plataforma de colaboração inteligente que reúne todas as suas ferramentas, equipes e tarefas em um só lugar. 

Fonte da Imagem: G2

“Eu gosto do recurso de cartão dentro do painel e de como podemos facilmente atribuir tarefas a alguém. [...] Não só isso, ele suporta todos os formatos de arquivo ao fazer upload.” 

No geral, o Trello é uma ferramenta flexível com quadros, listas e cartões. Essas funcionalidades dão a você uma visão clara de quem está fazendo o quê. E o que ainda precisa ser feito. 

Fonte: G2

Além disso, fortalece suas reuniões de equipe e as torna mais produtivas e divertidas. 

O Trello não funciona sozinho. Ele se integra com várias plataformas, incluindo Guru. 

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Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferência que conecta pessoas de todo o mundo. E torna a colaboração mais fácil, dinâmica e significativa. 

Com o Zoom, você pode impulsionar a inovação humana e criar fortes relações através de recursos como chat em equipe, compartilhamento de tela, quadro branco online, gravação de vídeo e agendador de compromissos. 

Fonte: Capterra

‘Basta clicar em um link para se juntar a uma reunião, e a qualidade de áudio e vídeo é excelente. Além disso, permite uma comunicação perfeita com um grande grupo de pessoas simultaneamente, quase como se você estivesse falando com elas pessoalmente.” 

Além disso, o Zoom possui poderosas medidas de segurança em reuniões virtuais para garantir que nenhum incidente ocorra. 

O Zoom oferece muitas integrações de terceiros que você pode baixar; mas se você estiver interessado no Guru, confira esta página. 

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Dropbox

O Dropbox é a plataforma de colaboração perfeita para armazenar e compartilhar arquivos-chave de forma segura, confiável e privada. 

Esta ferramenta mantém seus documentos da empresa em um só lugar. Você pode organizá-los da maneira que quiser usando pastas. Não se preocupe — o Dropbox mantém todos os seus arquivos seguros e ainda possui links rastreáveis que mostram quando alguém abre um documento. 

Fonte: G2

O Dropbox também possui modelos de assinatura eletrônica. E você pode editar PDFs diretamente e usar ferramentas de vídeo para otimizar seu processo de feedback e aprovação. 

“O Dropbox me permite salvar espaço no disco rígido e levar meus documentos para qualquer lugar, para que eu possa acessar todos os meus arquivos de qualquer computador ou telefone.” 

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E ele se integra ao Guru, claro!

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Airtable

Airtable, uma maneira rápida de criar aplicativos, é uma ferramenta de colaboração que se parece com uma planilha antiga. Mas seus blocos de construção modernos aumentam a agilidade e proporcionam transparência no seu trabalho. 

A Airtable automatiza seus fluxos de trabalho e elimina a desordem, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais produtivas. 

Fonte: G2

Além disso, possui poderosas capacidades de relatórios que permitem criar painéis de gráficos, tabelas e métricas. 

“É super colaborativo — atribua tarefas, deixe comentários e veja atualizações em tempo real. É o nosso rastreador de tarefas diário, fácil de usar e até se conecta com o Google Sheets para um poder extra.”

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Mas você sabe com o que mais ele se conecta? Guru! 

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Monday.com

Monday.com é uma ferramenta de colaboração em equipe baseada em nuvem com blocos de construção como painéis, integrações e automação de gerenciamento de fluxo de trabalho que ajudam você a criar o processo ideal. 

Fonte: G2

É uma solução altamente flexível, adaptável e personalizável, capaz de atender a qualquer necessidade de negócios com gerenciamento de projetos, tarefas e recursos. 

“Eu usei para gerenciar projetos de bricolagem em casa / reformas e] integrações tecnológicas de multi-milhões de dólares. É _[fácil de configurar e o Monday.com sempre esteve lá para ajudar…_” 

Você também pode escolher entre mais de 30 widgets para exibir as informações que você deseja nos painéis do Monday, para que tome decisões mais informadas. 

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Monday — ao contrário do dia da semana — é super amigável. E se integra com muitos aplicativos de terceiros, incluindo Guru. 

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Miro

Miro é um espaço de trabalho visual para equipes distribuídas colaborarem, contribuírem com ideias e fornecerem feedback. 

Fonte: G2

“...Miro é a ferramenta perfeita para compartilhar ideias e visualizar coisas. É ainda melhor do que um quadro branco em uma sala de reuniões, você não está limitado pelo espaço e vários membros da equipe podem trabalhar nele ao mesmo tempo.” 

Com o Miro, você pode rastrear tarefas em um quadro kanban dinâmico, integrado com cartões Jira. Além disso, possui poderosas capacidades de visualização de conteúdo e dados, permitindo que você veja toda a documentação, designs e dados ao vivo em um único espaço. 

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As poderosas integrações do Miro com Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack e Guru ajudam você a conectar toda a sua empresa. 

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Microsoft Teams

O Microsoft Teams, uma ferramenta de chat em grupo, permite a colaboração da equipe remota de forma mais rápida, simples e inteligente. 

Fonte: Capterra

Essa ferramenta de colaboração bem conhecida reúne pessoas, conteúdos e conversas para simplificar a colaboração. O principal objetivo do Microsoft Teams é escalar seu negócio para que você possa se concentrar em projetos com maior impacto. 

“Um dos principais benefícios do Microsoft Teams é como funciona de forma tão perfeita com o Office 365. [...] As equipes oferecem um espaço onde os usuários podem acessar seus arquivos, documentos e aplicativos sem precisar navegar entre diferentes plataformas.” 

O Guru também se integra ao Microsoft Teams, portanto, você terá o melhor dos dois mundos. 

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Jira

Por último, mas não menos importante, o Jira é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes de desenvolvimento ágeis que se concentram na construção de produtos. 

Fonte: Capterra

O Jira permite melhor visibilidade sobre o progresso do seu projeto, para que você esteja sempre ciente dos gargalos. Além disso, o Jira garante que seu projeto seja entregue a tempo, fragmentando tarefas complexas em simples que atendem aos seus objetivos. 

“O Jira tem um excelente planejamento e gerenciamento de projetos. [Os] quadros kanban são muito úteis na gestão da equipe e no acompanhamento das tarefas atribuídas à [equipe].” 

Você pode integrar o Jira com muitos aplicativos populares como Slack, Zoom e Google Drive. Mas não se esqueça de que ele também se integra ao Guru.

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Agora é com você

Com este guia, o melhor software de colaboração agora está ao seu alcance! 

Esperamos que isso tenha ajudado você a entender o processo de seleção e a compreender o que você precisa para chegar à conclusão correta. 

Se você se sente confiante em sua decisão, temos outra proposta para você: levar o Guru nessa jornada.

O Guru é uma busca de IA corporativa, intranet para funcionários e wiki da empresa — uma solução tudo-em-um. Ele conecta todos os seus aplicativos (incluindo sua nova ferramenta de colaboração) e ajuda você a obter respostas instantâneas, onde quer que você esteja trabalhando.

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