Ser du etter den beste samarbeidprogramvaren der ute? Her er noen flotte tips for å komme i gang på rett vei. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — du har sikkert hørt om dem nå, og du bruker kanskje til og med en. Disse samarbeidsplattformene har ett mål: å forbedre produktiviteten til teamet ditt. 

Enten du har et helt fjernarbeids- eller hybridteam, er denne programvaren nyttig for å kommunisere med kunder, interessenter og teammedlemmer, samtidig som den hjelper ansatte med å få mer arbeid gjort.

Men hva hvis Slack ikke virkelig løser kommunikasjonsproblemene dine? Passer det til din arbeidsstil, eller trenger du en mer omfattende løsning? 

Hvis du har disse tvilene, er sjansen stor for at du trenger et nytt samarbeidverktøy. Men hvordan velger du den rette? Vel, du er i lykka — denne kjøpsguiden har alt du trenger for å ta det beste valget for din bedrift. 

Hva er samarbeidprogramvare?

Samarbeidprogramvare er en sentral plattform som team eller enkeltpersoner kan bruke for å samarbeide på ulike prosjekter, dele verdifull bedriftskunnskap og kommunisere med hverandre i sanntid. 

Det er svært nyttig for å forbedre teamarbeid, ettersom det har mange samarbeidsverktøy, som fildeling, melding og prosjektledelse. Men hvorfor bør du begynne å bruke en slik plattform? 

Tenk deg dette: du har team splittet i ulike områder av verden, noe som betyr forskjellige tidssoner og asynkron kommunikasjon. Uten et samarbeidsverktøy er det vanskelig å holde oversikt over hvem som gjorde hva. 

For å understreke dette, var arbeidere fra Europa 17% mer tilfredse med sin arbeidskultur da de hadde tilgang til digitale samarbeidsverktøy. 

Kort sagt lar samarbeidprogramvare teammedlemmer arbeide fra hvilken som helst lokasjon, noe som effektivt forbedrer produktiviteten. I tillegg sikrer det at alle er på samme side, styrker teamrelasjoner og øker effektiviteten. 

Men vi kan snakke mer om fordelene senere. La oss se hvordan samarbeidsprogramvaren fungerer. 

Hvordan brukes samarbeidprogramvare?

Samarbeidprogramvare har mange bruksområder, men hovedformålet er å fremme et mer produktivt fjernarbeidsmiljø. Og lette kommunikasjonen mellom spredte team. 

Hvordan gjør det dette? Her er noen vanlige bruksområder: 

• Prosjektledelse: Du jobber for øyeblikket med tre prosjekter samtidig; det er ganske vanskelig å holde oversikt over hver oppgave. Hvor mange ganger har du ikke klart å overholde en frist fordi du ikke kunne se fremdriften i prosjektet ditt? Samarbeidprogramvare lar deg opprette oppgaver for hvert prosjekt og teammedlem, sette frister osv., og strømlinjeforme arbeidsflytene dine. 
• Kunde samarbeid: 65% av fjernarbeidere som bruker fjernteknologier som hurtigmeldinger sier at samarbeidverktøy er gode substitutter for personlig kontakt. Det er superenkelt å holde virtuelle møter og videosamtaler med kunder eller kolleger, uavhengig av hvor de befinner seg geografisk. På denne måten kan du holde webinarer, lage veikart, og samarbeide med eksterne medlemmer i sanntid. 
• Dokumentsjekk: Du vet hvor tidkrevende og frustrerende det er å gå gjennom alle mappene dine når du leter etter det dokumentet. Alt du kan tenke på når du sjekker på samme sted igjen er, “Hvor er det?” Et godt samarbeidverktøy lar deg enkelt dele dokumenter med dine kolleger. Å kombinere det med en kunnskapsbase-løsning som Guru gjør også underverker for dokumentorganisering.  

Ok, nå kan vi snakke om fordelene ved å bruke samarbeidprogramvare. La oss gå!  

‍

Hva er fordelene ved å bruke nettbaserte samarbeidverktøy?

Ifølge Microsofts forskning, sier 85% av ansatte at samarbeidprogramvare er en av de mest nødvendige delene av deres digitale transformasjonsinnsatser. Hvis du ser på fordelene, vil du se hvorfor. 😉

Så la oss ikke la deg vente. Her er fordelene med å bruke samarbeidverktøy: 

• Forbedret team samarbeid og kommunikasjon: Samarbeidprogramvare tilbyr vanligvis forskjellige kanaler for kommunikasjon, som videokonferanser og hurtigmeldinger. Dette fører til bedre samarbeid mellom medlemmene (spesielt hvis de er eksterne), redusert forvirring og misforståelser, og økt klarhet. 
• Økt fleksibilitet, skalerbarhet og tilgjengelighet: Uansett om du er en liten bedrift som vokser over tid eller en stor virksomhet, skalerer samarbeidverktøyene med deg. I tillegg er de svært fleksible, noe som betyr at du kan tilpasse dem til dine spesifikke krav. Det lar deg legge til nye teammedlemmer over tid, justere arbeidsflyter, og tilpasse deg de endrede behovene dine på et blunk. 
• Økt åpenhet: Hvis det er én ting samarbeidprogramvare gjør ganske bra, så er det å gi synlighet inn i prosjektets fremdrift og teamaktivitet. Med denne typen transparens kan du holde deg informert om alle prosjekter til enhver tid og identifisere problemer eller flaskehalser tidlig. I tillegg fremmer det tillit og ansvarlighet blant teamet ditt. 
• Økt produktivitet: Ifølge en studie fra Gallup, har ekstremt tett og sammenknyttede team en 23% økning i lønnsomhet. Det er bare mulig med hjelp av samarbeidprogramvare. Siden det strømlinjeformer flytene dine og automatiserer repetitive oppgaver, kan du redusere tid brukt på lavverdig arbeid og fokusere på mer produktive aktiviteter. 

Alle disse fordelene fører til en annen, viktig en: kostnadsbesparelser. Siden du reduserer behovet for fysisk plass, papirbaserte prosesser, og reiseutgifter, vil din bedrift oppleve høyere ROI og bedre ressursoptimalisering. 

“Ok, samarbeidverktøy høres bra ut. Hvordan velger jeg en?” Vel, dette er hva denne guiden er til for. 

La oss gå gjennom hvert steg. 

Hvordan velge riktig programvare for teamarbeid

Det perfekte samarbeidverktøyet kan forbedre teamarbeidet ditt og hjelpe deg med tidsregistrering, idémyldring og mange andre ting. Men bare hvis du velger den rette for dine behov. 

Hvis du ikke gjør det, kan du angre på dagen du først hørte om disse verktøyene. 

Det er flere steg å vurdere når du tar dette valget; la oss gå gjennom hver av dem.

Trinn #1: Identifiser spesifikke mål og målsetninger

Det hele begynner med å evaluere teamets mål, behov, krav, preferanser og utfordringer. 

For eksempel, hvis teamet ditt kommer fra forskjellige deler av kloden og sjelden interact with each other. Da kan det hende du trenger et verktøy som støtter asynkron kommunikasjon. 

For å hjelpe deg med å finne ut hva du trenger, finn svarene på disse spørsmålene: 

• Hvordan liker teamet ditt å kommunisere (tekst, video eller stemme)?
• Vil du strømlinjeforme salgsprosessen din? 
• Hvor ofte kommuniserer du? 
• Har du synkron eller asynkron kommunikasjon?
• Hvordan håndterer du oppgaver og frister?
• Hvordan deler du filer? 
• Foretrekker du uformell eller formell kommunikasjon?

Ved å svare på disse spørsmålene, kan du aktivt lete etter verktøy som løser de viktigste utfordringene dine og passer til din arbeidskultur. Så prøv å identifisere hva teamet ditt faktisk ønsker, og ta hensyn til arbeidsvanene deres, typisk prosjektkompleksitet, budsjett og tidsbegrensninger. 

‍

Trinn #2: Vurder budsjettet ditt

Når vi snakker om budsjett…

Det neste trinnet er å sette budsjettet ditt, det vil si hvor mye du er villig til å bruke på et samarbeidverktøy. Hvis du hopper over dette steget (eller glemmer å vurdere det) kan du ende opp med en løsning som gjør et stort og upopulært innhogg i firmaets lommebok. 

Spesielt hvis du har betalt for funksjoner du ikke egentlig trenger. 

Så samle teamet ditt og snakk om hvor mye dere har råd til å bruke på samarbeidsverktøyet. Kanskje kan dere legge hele budsjettet med en gang, eller være litt mer moderate og investere mer senere. 

I tillegg må du være oppmerksom på ekstra kostnader, spesielt hvis du legger til nye medlemmer på lang sikt. 

Dessuten, vurder ressursene dine. Har du tid til at folk lærer å bruke verktøyet skikkelig? Eller trenger du å implementere det nå? Har du de nødvendige opplæringsmaterialene, eller må du bruke tid på å lære dem? 

Trinn #3: Lag en liste over funksjoner og funksjonaliteter

Nå som du har kartlagt behovene og budsjettet ditt, er det på tide å begynne å lage en liste over nødvendige funksjoner. For eksempel, hvis du er et lite team, trenger du kanskje ikke en fancy mobilapp. En enkel oppgaveliste eller tavle er akkurat det som trengs.

‍

Her er noen viktigste funksjoner ved samarbeidprogramvare: 

• Sanntids kommunikasjon verktøy
• Oppgave- og prosjektledelsesverktøy
• Dokumentdelings- og samarbeidsverktøy
• Integrasjoner som e-post, kalendere, kunnskapsbaserte verktøy, osv. 
• Sikkerhetsfunksjoner
• Programmeringsgrensesnitt (API)
• Analyse- og rapporteringsverktøy

Vi kan snakke mer om disse funksjonene etter at vi har gått gjennom hvert trinn. Så ikke bytt fane — du kan gå glipp av verdifull informasjon. 

Et godt tips er også å fokusere på å lage lister over ønskelige funksjoner og de du ikke trenger. Snakk med teammedlemmene dine (siden de er de som kommer til å bruke dette verktøyet mest). Og finn ut sammen hvilke funksjoner som ville vært fint å ha i tillegg til de nødvendige.

Trinn #4: Undersøk leverandører av samarbeidprogramvare 

Når du har listen over funksjoner, kan du begynne å undersøke tilgjengelige alternativer. Prøv å finne løsninger som samsvarer med dine mål, budsjett og behov — eller, i det minste, de som møter de fleste av dem. 

Hvordan kan du begynne denne prosessen? Ved å lese anmeldelser, se på attester, be om anbefalinger og sjekke casestudier. Å gjøre dette gir deg en ganske god oversikt over fordelene, funksjonene og potensielle ulemper med programvaren du har valgt. 

‍

Under forskningen din, prøv å sammenligne samarbeidsverktøyene og se hvordan hvert enkelt fungerer. Gjør sammenligningen selv eller finn en kjøperguide som gjør det for deg.

Vurder også disse faktorene: 

• Prising
• Brukervennlig grensesnitt
• Brukervennlighet
• Sikkerhetsfunksjoner
• Kompatibilitet med eksisterende verktøy

Ideelt sett, prøv å begrense listen din til tre til fem alternativer. Det vil definitivt hjelpe deg i neste steg.

Trinn #5: Be om demonstrasjoner og prøver

Nå har du sannsynligvis noen alternativer som har gjort deg ganske spent. Hvis det er tilfelle, vil dette steget sikkert gjøre deg glad.

For nå er det på tide å se disse verktøyene i aksjon og få praktisk erfaring med dem. Registrer deg for gratis prøveversjoner eller prøv gratis planer for å se om samarbeidsplattformen virkelig er den du leter etter.

Ikke glem å invitere teammedlemmene dine, da tilbakemeldingene og bekymringene deres vil vise seg å være uvurderlige og hjelpe deg å ta beslutningen raskere. Se hvor godt verktøyet henger med, hvor enkelt det er å lære og bruke, og hva teamet ditt synes om det. 

Når prøveperioden er over, spør teamet ditt om tilbakemelding. Prøv å vurdere reaksjonen deres, svar på bekymringer og tilpass deg deres preferanser og forventninger. 

Så…

‍

Trinn #6: Ta avgjørelsen din og implementere

Hvis du har funnet det rette verktøyet nå, gratulerer!

Nå trenger du bare å sørge for at teamet ditt bruker det fullt ut og adopterer det vellykket i sine daglige operasjoner. I tillegg, oppfordre folk til å gi sine tanker om verktøyet og tilby veiledning og opplæring når de møter problemer. 

I tillegg, overvåk verktøyets ytelse og hvordan det påvirker teamets produktivitet. Om nødvendig kan du gjøre justeringer slik at det gir de resultatene du virkelig ønsker. 

Men kanskje du fortsatt ikke kan bestemme hvilket verktøy som er bra for deg.

Ikke bekymre deg, du har fortsatt tid til å velge. Ta et dypt åndedrag og analyser tilbakemeldingene fra teamet ditt igjen, gjør mer research, og prøv verktøyene i en lengre periode. I tillegg kan du lage en liste over fordeler og ulemper og score verktøyene deretter. 

Å snakke med teamet ditt er også en god idé! 

Men nå, som lovet, la oss fokusere på de essensielle funksjonene hvert samarbeidsverktøy trenger.

‍

Hvilke samarbeidsfunksjoner bør du se etter?

Capterras forskning oppdaget at de mest brukte prosjektledelsesprogramvarefunksjonene er dashbord og dokumenthåndtering. På en morsommere note er burndown- og Gantt-diagrammer både de mest ignorerte og mest ønskede prosjektledelsesfunksjonene. 

I korte trekk, samarbeidsverktøy bør ha følgende funksjonalitet: 

• Sanntidskommunikasjon: Denne funksjonen gir deg mulighet til å sende og motta meldinger på en rekke kanaler, som stemme, video og gruppechat. Det bør gjøre det i sanntid for å unngå misforståelser og forsinkelser. Når det brukes riktig, fremmer du en følelse av tilknytning mellom teammedlemmer, noe som fører til en økning i moralen. 
• Oppgavehåndtering: En intuitiv oppgavehåndteringsflyt lar deg opprette, spore og tildele oppgaver med letthet. I tillegg lar det deg sette frister, prioriteringer og avhengigheter, så du kan overvåke prosjektfremdriften. Se etter verktøy med tilpassbare visninger og dashbord, men også med varsler og påminnelser. 
• Dokumentdeling: Samarbeidsverktøyet ditt bør gjøre fildeling så enkelt som mulig. Prøv å finne et verktøy med fleksibel dokumentdeling, som betyr at det bør støtte forskjellige filtyper og størrelser. I tillegg bør du kunne få tilgang til, redigere og laste opp filene på ett sted, og ha robuste kontrollrettigheter. 

‍

• Integrasjoner: Du vil ikke ha et verktøy som ødelegger eksisterende arbeidsflyter. Det bør være kompatibelt med andre verktøy du bruker i dag og passe godt inn i virksomheten din. Guru blander seg perfekt med ethvert samarbeidsverktøy du velger og bringer all bedriftskunnskap til fingertuppene dine. 
• Analyse og rapportering: Kommunikasjonsverktøyet bør kunne måle teamets ytelse og aktiviteter. Og lage visuelt tiltalende rapporter som gir verdifull innsikt. Gjennom denne funksjonen kan du visualisere styrker, svakheter og muligheter for å forbedre den interne kommunikasjonen. 

Med disse funksjonene friskt i minne, la oss se på de 10 beste samarbeidsverktøyene du bør vurdere.

‍

10 samarbeidsverktøy å vurdere

Det er ganske stressende å ta den rette beslutningen, spesielt når du har så mange alternativer tilgjengelig. Det er lett å gå seg vill i havet og glemme målet ditt, men denne guiden kan være din livline.

Vi har gjort forskningen for deg. Og samlet en liste over de beste online samarbeidsverktøyene som for tiden finnes på markedet.

Asana

Asana er en arbeidsstyringsplattform som hjelper team med å administrere, organisere og spore sitt tverrfaglige arbeid, uansett hvor de befinner seg. 

Kilde: G2

Asana bringer mer klarhet inn i arbeidsflyten til et team og gjør det mulig for dem å bevege seg raskere gjennom funksjoner som statusoppdateringer, tidsregistrering og tilpassede felt. I tillegg har Asana flere prosjektvisninger, fra kalender, Gantt-diagram eller kanban-tavle. Du kan også organisere arbeidet ditt med klistrelapper for å gjøre det lettere å spore prosjektene dine. 

Som folk sier, “Vi er i stand til å spore fremdriften av en oppgave, kommunisere ofte, oppdatere interessenter og administrere tiden og oppgavene våre effektivt.” 

Ah, og det integreres med Guru, også. 

Slack

Slack er en skytjeneste kommunikasjonsplattform mange organisasjoner bruker for tekstmeldinger, fil- og mediedeling, og taler eller videosamtaler. 

Slack bruker automatisering for å effektivisere rutineoppgaver og forenkle flyten din i et enkelt arbeidsområde. I tillegg kobler det folkene dine med verktøyene de bruker daglig. Unødvendig å si, Slack integreres med en rekke apper, fra Salesforce til Guru. 

Kilde: G2

“Det er flott for både uformelle samtaler og profesjonelt samarbeid. Evnen til å organisere diskusjoner i forskjellige kanaler gjør det enkelt å holde oversikt over emner og prosjekter.” 

Med Slacks kanaler kan du organisere arbeidet ditt og lage kanaler for hvert prosjekt, emne, klient eller team.

‍

Trello

Trello tilbyr en smart samarbeidsplattform som samler alle verktøyene, teamene og oppgavene dine på ett sted. 

Bildekilde: G2

“Jeg liker kortfunksjonen innen dashbordet og hvor enkelt vi kan tildele oppgaver til noen. [...] Ikke bare det, det støtter alle filformater ved opplasting.” 

Generelt er Trello et fleksibelt verktøy med tavler, lister og kort. Disse funksjonene gir deg en klar oversikt over hvem som gjør hva. Og hva som fortsatt må gjøres. 

Kilde: G2

Videre gir det teammøtene dine en styrke og gjør dem mer produktive og morsomme. 

Trello fungerer ikke alene. Det integreres med flere plattformer, inkludert Guru. 

‍

Zoom

Zoom er en videokonferanseplattform som kobler folk fra hele verden. Og gjør samarbeid enklere, mer dynamisk og meningsfullt. 

Med Zoom kan du drive menneskelig innovasjon og skape sterke relasjoner gjennom funksjoner som teamchat, skjermdeling, online tavle, videoopptak og avtaleskjema. 

Kilde: Capterra

‘Å bare klikke på en lenke gjør at du kan bli med på et møte, og  lyd- og videokvaliteten er utmerket. I tillegg muliggjør det sømløs kommunikasjon med en stor gruppe mennesker samtidig, nesten som om du snakker med dem ansikt til ansikt.” 

Videre har Zoom sterke sikkerhet for virtuelle møter for å sikre at ingen hendelser inntreffer. 

Zoom tilbyr mange tredjeparts integrasjoner som du kan laste ned; men hvis du er interessert i Guru, sjekk denne siden.

‍

Dropbox

Dropbox er den perfekte samarbeidsplattformen for å lagre og dele viktige filer på en sikker, pålitelig og privat måte. 

Dette verktøyet holder dokumentene dine på ett sted. Du kan organisere dem slik du vil bruke mapper. Ikke bekymre deg — Dropbox holder alle filene dine sikre og har til og med sporbare lenker som viser når noen åpner et dokument.

Kilde: G2

Dropbox har også e-signaturmaler. Og du kan redigere PDF-filer direkte og bruke videoverktøy for å optimalisere tilbakemeldings- og godkjenningsflyten. 

“Dropbox lar meg lagre plass på harddisken og ta dokumentene mine med meg, slik at jeg kan få tilgang til alle filene mine fra hvilken som helst datamaskin eller telefon.” 

‍

Og det integreres med Guru, selvfølgelig!

‍

Airtable

Airtable, en rask måte å bygge apper på, er et samarbeidsverktøy som ser ut som et gammeldags regneark. Men dets moderne byggeklosser øker smidigheten og gir gjennomsiktighet i arbeidet ditt. 

Airtable automatiserer arbeidsflytene dine og kutter ut kaoset, så teamet ditt kan fokusere på mer produktive oppgaver. 

Kilde: G2

I tillegg har det sterke rapporteringsmuligheter som lar deg lage dashbord av diagrammer, grafer og metrikker. 

“Det er super samarbeidende — tilordne oppgaver, legge igjen kommentarer, og se oppdateringer i sanntid. Det er vår daglige oppgavebehandler, enkel å bruke, og kobles til Google Sheets for ekstra kraft.”

‍

Men vet du hva det også kobles til? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com er et skybasert verktøy for team samarbeid med byggeklosser som dashbord, integrasjoner og automatisering av arbeidsflyt som hjelper deg med å lage den ideelle prosessen. 

Kilde: G2

Det er en svært fleksibel, tilpasningsdyktig og skreddersydde løsning, i stand til å dekke ethvert forretningsbehov med prosjekt-, oppgave-, og ressursstyring. 

“Jeg har brukt det til å administrere hjemme-diy-prosjekter / renoveringer og] multi-million dollar teknologi integrasjoner. Det er _[enkelt å sette opp og Monday.com har alltid vært der for å hjelpe…_” 

Du kan også velge blant 30+ widgets for å vise informasjonen du ønsker på mandagens dashbord, så du kan ta mer informerte beslutninger. 

‍

Monday — i motsetning til ukedagen — er supervennlig. Og integrerer med mange tredjepartsapper, inkludert Guru. 

‍

Miro

Miro er et visuelt arbeidsområde for distribuerte team å jobbe sammen, bidra med ideer og gi tilbakemeldinger. 

Kilde: G2

“...Miro er det perfekte verktøyet for å dele ideer og visualisere ting. Det er til og med bedre enn en hvitebord i et møterom, du er ikke begrenset av plass, og flere teammedlemmer kan jobbe med det samtidig.” 

Med Miro kan du spore oppgaver på et dynamisk kanban-brett, integrert med Jira-kort. I tillegg har det kraftige innholds- og datavisualisering, som lar deg se all dokumentasjon, design og sanntidsdata på ett sted. 

‍

Miros kraftige integrasjoner med Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack, og Guru hjelper deg å koble sammen hele selskapet. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, et gruppechat programvareverktøy, muliggjør samarbeid mellom fjernteam på en raskere, enklere og smartere måte. 

Kilde: Capterra

Dette velkjente samarbeidsverktøyet bringer mennesker, innhold og samtaler sammen for å forenkle samarbeidet. Hovedmålet med Microsoft Teams er å skalere virksomheten din, slik at du kan fokusere på prosjekter med større innvirkning. 

“En viktig fordel med Microsoft Teams er hvor sømløst det fungerer med Office 365. [...] Teams tilbyr et rom hvor brukere kan få tilgang til filer, dokumenter og apper uten å måtte hoppe mellom forskjellige plattformer.” 

Guru integreres også med Microsoft Teams, så du får det beste fra to verdener. 

‍

Jira

Sist på listen vår, Jira er et prosjektledelsesverktøy for agile utviklingsteam som fokuserer på å bygge produkter. 

Kilde: Capterra

Jira gir bedre synlighet i prosjektets fremgang, slik at du alltid er klar over flaskehalser. I tillegg sørger Jira for at prosjektet ditt leveres i tide ved å bryte ned komplekse oppgaver til enkle oppgaver som oppfyller målene dine. 

“Jira har utmerket prosjektplanlegging og ledelse. [Kanban-tavler] er veldig hjelpsomme i teamledelse og sporing av oppgavene som er tildelt [teamet].” 

Du kan integrere Jira med mange populære apper som Slack, Zoom og Google Drive. Men ikke glem at det også integreres med Guru.

‍

Over til deg

Med denne guiden er den beste samarbeidsprogramvaren nå innen rekkevidde! 

Vi håper det har hjulpet deg med å forstå utvelgelsesprosessen og gjort deg klar over hva du trenger for å nå den riktige konklusjonen. 

Hvis du føler deg trygg på beslutningen din, har vi et annet forslag til deg: ta Guru med deg på denne reisen.

Guru er en AI-søk, ansatt intranett og firma wiki — en alt-i-ett-løsning. Det kobler alle appene dine (inkludert det splitter nye samarbeidsverktøyet ditt) og hjelper deg med å få øyeblikkelige svar uansett hvor du jobber.

Tror du ikke på oss? Se Guru i aksjon ved å registrere deg gratis. 

‍

‍