Ищете лучшее программное обеспечение для совместной работы? Вот несколько отличных советов, чтобы начать правильный путь. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — вы, наверное, уже слышали о них и, возможно, в данный момент используете один из них. Эти платформы для совместной работы имеют единую цель: повысить продуктивность вашей команды. 

Независимо от того, есть ли у вас полностью удаленная или гибридная команда, это программное обеспечение полезно для общения с клиентами, заинтересованными сторонами и членами команды, а также помогает сотрудникам выполнять больше работы.

Но что если Slack не решает ваши проблемы с коммуникацией по-настоящему? Подходит ли это вашему стилю работы, или вам нужно более всеобъемлющее решение? 

Если у вас есть эти сомнения, вероятно, вам нужен новый инструмент для совместной работы. Но как выбрать подходящий? Что ж, вам повезло — этот справочник покупателя содержит все, что вам нужно, чтобы принять лучшее решение для вашего бизнеса. 

Что такое программное обеспечение для совместной работы?

Программное обеспечение для совместной работы — это центральная платформа, которую команды или отдельные лица могут использовать для работы над разными проектами, обмена ценным корпоративным опытом и общения друг с другом в реальном времени. 

Это очень полезно для улучшения командной работы, поскольку в нем есть множество инструментов для совместной работы, таких как обмен файлами, обмен сообщениями и управление проектами. Но почему вы должны начать использовать такую платформу? 

Представьте себе: у вас есть команды, разделенные на разные части мира, что означает разные часовые пояса и асинхронное общение. Без инструмента для совместной работы сложно отслеживать, кто что сделал. 

Чтобы подчеркнуть эту мысль, работники из Европы были на 17% более удовлетворены их культурой на рабочем месте когда у них был доступ к цифровым инструментам для совместной работы. 

В двух словах, программное обеспечение для совместной работы позволяет членам команды работать из любого места, успешно улучшая производительность. Кроме того, это гарантирует, что все находятся на одной волне, укрепляет командные отношения и повышает эффективность. 

Но мы можем поговорить больше о преимуществах позже. Давайте посмотрим, как работает программное обеспечение для совместной работы. 

Как используется программное обеспечение для совместной работы?

Программное обеспечение для совместной работы имеет множество приложений, но его основная цель — способствовать более продуктивной удаленной рабочей среде. И способствует общению между распределенными командами. 

Как это работает? Вот несколько распространенных случаев использования: 

• Управление проектами: Вы сейчас работаете над тремя проектами одновременно; довольно сложно отслеживать каждую задачу. Сколько раз вы не смогли выполнить дедлайн, потому что не могли увидеть прогресс вашего проекта? Программное обеспечение для совместной работы позволяет вам создавать задачи для каждого проекта и члена команды, устанавливать сроки и т. д., и оптимизировать ваши рабочие процессы. 
• Совместная работа с клиентами: 65% удаленных работников, использующих удаленные технологии такие как мгновенные сообщения, говорят, что инструменты для совместной работы являются отличными альтернативами личному контакту. Супер просто проводить виртуальные встречи и видеозвонки с клиентами или коллегами, вне зависимости от их географического положения. Таким образом, вы можете проводить вебинары, создавать дорожные карты и сотрудничать с удаленными участниками в реальном времени. 
• Совместное использование документов: Вы знаете, как это может быть утомительно и разочаровывающе просматривать все ваши папки в поисках этого документа. Все, о чем вы можете думать, проверяя одно и то же место снова, — это: “Где он?!” Хороший инструмент для совместной работы позволяет вам легко делиться документами с вашими коллегами. Сочетание его с решением для базы знаний, таким как Guru, также творит чудеса для организации документов.  

Хорошо, теперь мы можем поговорить о преимуществах использования программного обеспечения для совместной работы. Давайте начнем!  

‍

Каковы преимущества использования онлайн- инструментов для совместной работы?

Согласно исследованию Microsoft, 85% сотрудников говорят, что программное обеспечение для совместной работы является одной из самых необходимых частей их усилий по цифровой трансформации. Если вы посмотрите на преимущества, вы поймете, почему. 😉

Так что давайте не будем задерживать вас. Вот преимущества использования инструментов для совместной работы: 

• Улучшенная командная работа и коммуникация: Программное обеспечение для совместной работы обычно предлагает разные каналы для общения, такие как видеоконференции и мгновенные сообщения. Это приводит к лучшему взаимодействию между участниками (особенно если они удалены), снижению путаницы и недопонимания и увеличению ясности. 
• Повышенная гибкость, масштабируемость и доступность: Неважно, являетесь ли вы маленьким бизнесом, который растет со временем, или крупным предприятием, инструменты совместной работы масштабируются вместе с вами. Более того, они высоко гибкие, что означает, что вы можете адаптировать их под свои конкретные требования. Это позволяет вам добавлять новых участников команды со временем, настраивать рабочие процессы и быстро адаптироваться к меняющимся потребностям. 
• Увеличенная прозрачность: Если есть что-то, с чем программное обеспечение для совместной работы справляется довольно хорошо, так это предоставить видимость прогресса вашего проекта и активности команды. С такой прозрачностью вы можете оставаться в курсе всех проектов в любое время и обнаруживать проблемы или узкие места на ранней стадии. Кроме того, это способствует доверию и ответственности среди вашей команды. 
• Выше производительность: Согласно исследованию Gallup, очень сплоченные и связанные команды показывают увеличение прибыльности на 23%. Это возможно только с помощью программного обеспечения для совместной работы. Так как оно оптимизирует ваши потоки и автоматизирует повторяющиеся задачи, вы можете сократить время, затрачиваемое на рутинную работу, и сосредоточиться на более продуктивных действиях. 

Все эти преимущества приводят к другому, важному:  экономии средств. Поскольку вы сокращаете необходимость в физическом пространстве, бумажных процессах и командировочных расходах, ваш бизнес получит более высокий ROI и лучшую оптимизацию ресурсов. 

“Хорошо, инструменты для совместной работы звучат отлично. Как выбрать один?” Ну, это то, для чего предназначено это руководство. 

Давайте пройдем через каждый шаг. 

Как выбрать правильное программное обеспечение для совместной работы в команде

Идеальный инструмент для совместной работы может улучшить вашу командную работу и помочь вам с отслеживанием времени, сеансами мозгового штурма и многими другими вещами. Но только если вы выберете правильный для  ваших нужд. 

Если вы этого не сделаете, вы можете проклинать тот день, когда впервые узнали об этих инструментах. 

Есть несколько шагов, которые следует учитывать при принятии этого решения; давайте рассмотрим каждый из них.

Шаг #1: Определите конкретные цели и задачи

Все начинается с оценки целей вашей команды, потребностей, требований, предпочтений и проблем. 

Например, возможно, ваша команда состоит из людей из разных уголков мира и редко общается друг с другом. Затем вам может потребоваться инструмент, который поддерживает асинхронную коммуникацию. 

Чтобы помочь вам понять, что вам нужно, найдите ответы на эти вопросы: 

• Как вашей команде нравится общаться (текст, видео или голос)?
• Хотите ли вы оптимизировать свой процесс продаж? 
• Как часто вы общаетесь? 
• У вас синхронное или асинхронное общение?
• Как вы управляете задачами и сроками?
• Как вы обмениваетесь файлами? 
• Предпочитаете ли вы неформальное или формальное общение?

Ответы на эти вопросы помогут вам активно искать инструменты, которые решают ваши основные проблемы и соответствуют вашей корпоративной культуре. Итак, постарайтесь определить, что на самом деле нужно вашей команде, принимая во внимание их рабочие привычки, типичную сложность проектов, бюджет и временные ограничения. 

‍

Шаг #2: Оцените свой бюджет

Говоря о бюджете...

Следующий шаг — установить ваш бюджет, то есть сколько вы готовы потратить на инструмент для совместной работы. Если вы пропустите этот шаг (или забудете учесть его), вы можете закончить с решением, которое сильно и непопулярно ударит по кошельку вашей компании. 

Особенно если вы заплатили за функции, которые вам на самом деле не нужны. 

Поэтому соберите свою команду и обсудите, сколько вы можете позволить себе потратить на инструмент для совместной работы. Возможно, вы можете разгуляться с самого начала или быть немного более скупым и инвестировать больше позже. 

Также учитывайте дополнительные расходы, особенно если вы добавите новых участников в долгосрочной перспективе. 

Более того, учитывайте свои ресурсы. Есть ли у вас время для изучения этого инструмента? Или вам нужно внедрить его  сейчас? Есть ли у вас необходимые учебные материалы или вам нужно будет потратить время на обучение? 

Шаг #3: Составьте список функций и функциональных возможностей

Теперь, когда вы определили свои потребности и бюджет, пора начать составлять список необходимых функций. Например, если вы небольшая команда, вам может не понадобиться модное мобильное приложение. Простой список дел или доска для заметок — это именно то, что нужно.

‍

Вот несколько критически важных функций программного обеспечения для совместной работы: 

• Инструменты для общения в реальном времени
• Инструменты для управления задачами и проектами project management tools
• Инструменты для обмена документами и совместной работы
• Интеграции, такие как электронная почта, календари, инструменты управления знаниями и т.д. 
• Функции безопасности
• Программный интерфейс приложений (API)
• Инструменты аналитики и отчетности

Мы можем поговорить больше о этих функциях после того, как пройдем через каждый шаг. Так что не переключайтесь на другие вкладки — вы можете упустить важную информацию. 

Отличный совет — также сосредоточьтесь на составлении списков желаемых функций и функций, которые вам не нужны. Поговорите с членами вашей команды (так как именно они будут использовать этот инструмент больше всего). И вместе выясните, какие функции были бы полезны наряду с важнейшими. 

Шаг #4: Исследуйте поставщиков программного обеспечения для совместной работы 

Как только у вас будет список функций, вы можете начать исследовать доступные варианты. Попробуйте найти решения, которые соответствуют вашим целям, бюджету и потребностям — или хотя бы те, которые удовлетворяют большинству из них. 

Как вы можете начать этот процесс? Читая отзывы, смотря на рекомендации, спрашивая советы и изучая кейс-стадии. Это даст вам довольно хорошее представление о преимуществах, функциях и потенциальных недостатках выбранного программного обеспечения. 

‍

Во время вашего исследования постарайтесь сравнить инструменты для совместной работы и посмотреть, как каждый из них работает. Сравните сами или найдите руководство для покупателя, которое сделает это за вас.

Кроме того, рассмотрите эти факторы: 

• Цены
• Удобный интерфейс
• Легкость использования
• Функции безопасности
• Совместимость с существующими инструментами

В идеале, постарайтесь сократить список до трех-пяти вариантов. Это определенно поможет вам на следующем этапе. 

Шаг #5: Запросите демонстрации и испытания

К этому времени у вас, вероятно, уже есть несколько вариантов, которые вас довольно сильно вдохновляют. Если это так, тогда этот шаг, безусловно, сделает вас счастливым.

Пора увидеть эти инструменты в действии и получить с ними практический опыт. Подписывайтесь на бесплатные пробные версии или пробуйте бесплатные тарифные планы, чтобы узнать, действительно ли эта платформа для сотрудничества — это то, что вам нужно. 

Не забудьте пригласить членов вашей команды, так как их обратная связь и опасения будут бесценны и помогут вам быстрее принять решение. Посмотрите, как хорошо инструмент справляется с задачами, насколько легко его освоить и как вашей команде это нравится. 

Когда пробный период закончится, спросите свою команду о отзывах. Постарайтесь оценить их реакцию, ответить на любые вопросы и удовлетворить их предпочтения и ожидания. 

Тогда…

‍

Шаг #6: Примите свое решение и внедрите его

Если вы уже нашли правильный инструмент, поздравляю!  

Теперь вам просто нужно убедиться, что ваша команда использует его с полной отдачей и успешно внедряет его в свои ежедневные операции. Кроме того, поощряйте людей оставлять свои мысли об инструменте и предоставлять руководство и обучение, когда они сталкиваются с проблемами. 

Кроме того, следите за производительностью инструмента и тем, как это влияет на продуктивность вашей команды. При необходимости вы можете внести корректировки, чтобы получить те результаты, которые вы действительно хотите. 

Тем не менее, возможно, вы все еще не можете решить, какой инструмент вам подходит. 

Не переживайте, у вас все еще есть время для выбора. Сделайте глубокий вдох и снова проанализируйте отзывы вашей команды, проведите больше исследований и попробуйте использовать инструменты в течение более длительного времени. Кроме того, вы можете составить список плюсов и минусов и оценить инструменты соответственно. 

Также неплохо поговорить с вашей командой! 

Но сейчас, как и обещали, давайте сосредоточимся на обязательных функциях, которые нужны каждому инструменту для сотрудничества.

‍

Какие функции для совместной работы вам следует искать?

Исследование Capterra обнаружило, что наиболее используемые функции программного обеспечения для управления проектами — это панели мониторинга и управление документами. На более смешной ноте, диаграммы сгорания и диаграммы Ганта являются как наиболее игнорируемыми, так и наиболее желаемыми функциями управления проектами. 

В двух словах, инструменты для совместной работы должны иметь следующие функции: 

• Коммуникация в реальном времени: Эта функция дает вам возможность отправлять и получать сообщения по различным каналам, таким как голосовой, видео и групповая переписка. Это должно происходить в реальном времени, чтобы избежать недопонимания и задержек. При правильном использовании вы способствуете ощущению связи между членами команды, что приводит к повышению морального духа. 
• Управление задачами: Интуитивно понятный рабочий процесс управления задачами позволяет вам создавать, отслеживать и назначать задачи с легкостью. Кроме того, он позволяет задавать сроки, приоритеты и зависимости, чтобы вы могли контролировать выполнение проекта. Ищите инструменты с настраиваемыми представлениями и панелями мониторинга, а также уведомлениями и напоминаниями. 
• Совместное использование документов: Ваш инструмент для совместной работы должен облегчать обмен файлами. Старайтесь найти инструмент с гибким совместным использованием документов, то есть он должен поддерживать различные типы и размеры файлов. Кроме того, вы должны иметь возможность иметь доступ, редактировать и загружать файлы в одном месте и получать надежные разрешения на контроль. 

‍

• Интеграции: Вы не хотите инструмент, который нарушает ваши существующие потоки. Он должен быть совместим с другими инструментами, которые вы используете в данный момент, и хорошо вписываться в ваш бизнес. Guru идеально сочетается с любым инструментом для совместной работы на ваш выбор и приносит все знания компании к вашим рукам. 
• Аналитика и отчетность: Инструмент для общения должен уметь измерять производительность и активность вашей команды. И создавать визуально привлекательные отчеты, которые приносят ценные идеи. С помощью этой функции вы можете визуализировать сильные и слабые стороны, а также возможности для улучшения вашей внутренней коммуникации. 

С этими функциями в уме давайте рассмотрим 10 лучших инструментов для сотрудничества, которые вам следует рассмотреть. 

‍

10 инструментов для совместной работы, которые стоит рассмотреть

Принять правильное решение довольно стрессово, особенно когда у вас есть так много доступных вариантов. Легко потеряться в море и забыть о своей цели, но этот гид может стать вашей спасательной жилеткой. 

Мы провели исследование для вас. И составили список лучших онлайн-инструментов для совместной работы в настоящее время на рынке.

Asana

Asana — это платформа управления работой, которая помогает командам управлять, организовывать и отслеживать их кросс-функциональную работу, независимо от их местоположения. 

Источник: G2

Asana улучшает ясность в рабочем процессе команды и позволяет им двигаться быстрее благодаря таким функциям, как обновления статуса, отслеживание времени и кастомные поля. Кроме того, Asana имеет несколько видов проектов, от календаря, диаграммы Ганта или канбан-доски. Вы также можете организовать свою работу с помощью стикеров, чтобы проще отслеживать ваши проекты. 

Как говорят, “Мы можем отслеживать прогресс задачи, часто общаться, информировать заинтересованные стороны и эффективно управлять своим временем и задачами.” 

Ах, и он интегрируется с Guru, тоже. 

Slack

Slack — это облачная платформа для общения, которую многие организации используют для текстовых сообщений, обмена файлами и медиа, а также голосовых или видеозвонков. 

Slack использует автоматизацию для оптимизации повседневных задач и упрощает вашworkflow в одном рабочем пространстве. Кроме того, он соединяет ваших людей с инструментами, которые они используют ежедневно. Не говоря уже о том, что Slack интегрируется с множеством приложений, от Salesforce до Guru. 

Источник: G2

“Это отлично для как неформальных разговоров, так и профессионального сотрудничества. Возможность организовывать обсуждения в разные каналы упрощает отслеживание тем и проектов.” 

С помощью каналов Slack вы можете организовать свою работу и создать каналы для каждого проекта, темы, клиента или команды. 

‍

Trello

Trello предлагает умную платформу для совместной работы, которая объединяет все ваши инструменты, команды и задачи в одном месте. 

Источник: G2

“Мне нравится его функция карты на панели инструментов и как легко мы можем назначать задачи кому-либо. [...] Не говоря уже о том, что он поддерживает все форматы файлов при загрузке.” 

В общем, Trello — это гибкий инструмент с досками, списками и карточками. Эти функции дают вам четкое представление о том, кто что делает. И что еще нужно сделать. 

Источник: G2

Кроме того, он повышает продуктивность ваших командных встреч и делает их более продуктивными и увлекательными. 

Trello не работает само по себе. Он интегрируется с несколькими платформами, включая Guru. 

‍

Zoom

Zoom — это платформа видеоконференций, которая соединяет людей со всего мира. И делает совместную работу более простой, более динамичной и более значимой. 

С помощью Zoom вы можете усилить человеческое взаимодействие и создать крепкие отношения благодаря таким функциям, как командный чат, совместное использование экрана, онлайн-доска, запись видео и планировщик встреч. 

Источник: Capterra

‘Просто кликнув по ссылке, вы можете присоединиться к встрече, а качество аудио и видео отличное. Кроме того, он позволяет бесшовно общаться с большой группой людей одновременно, почти так, как если бы вы говорили с ними лицом к лицу. 

Кроме того, Zoom имеет мощную безопасность виртуальных встреч, чтобы гарантировать, что никаких инцидентов не произойдет. 

Zoom предлагает много сторонних интеграций, которые вы можете загрузить; но если вас интересует Guru, ознакомьтесь с этой страницей. 

‍

Dropbox

Dropbox — это идеальная платформа для совместной работы по хранению и обмену ключевыми файлами безопасным, надежным и приватным образом. 

Этот инструмент хранит документы вашей компании в одном месте. Вы можете организовывать их так, как вам нравится, используя папки. Не переживайте — Dropbox надежно хранит все ваши файлы и даже предоставляет отслеживаемые ссылки, показывающие, когда кто-то открывает документ. 

Источник: G2

У Dropbox также есть шаблоны для электронной подписи. И вы можете прямо редактировать PDF-файлы и использовать видеоинструменты для оптимизации вашего потока обратной связи и утверждения. 

“Dropbox позволяет мне экономить место на жестком диске и брать свои документы с собой, чтобы я мог получить доступ ко всем своим файлам с любого компьютера или телефона.” 

‍

И он интегрируется с Guru, конечно!

‍

Airtable

Airtable, быстрый способ создания приложений, — это инструмент для совместной работы, который выглядит как старомодная таблица. Но его современные строительные блоки повышают гибкость и обеспечивают прозрачность в вашей работе. 

Airtable автоматизирует ваши рабочие процессы и избавляет от беспорядка, позволяя вашей команде сосредоточиться на более продуктивных задачах. 

Источник: G2

Кроме того, у него есть мощные возможности отчётности, которые позволяют вам создавать панели инструментов с диаграммами, графиками и метриками. 

“Это супер коллаборативный — назначайте задачи, оставляйте комментарии и получайте обновления в реальном времени. Это наш ежедневный инструмент для отслеживания задач, простой в использовании и даже подключается к Google Sheets для дополнительной мощи..”

‍

Но с чем ещё он соединяется? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com — это облачный инструмент для командного сотрудничества с такими элементами, как панели инструментов, интеграции и автоматизация управления процессами, которые помогут вам создать идеальный процесс. 

Источник: G2

Это высоко гибкое, адаптивное и настраиваемое решение, способное удовлетворить любые бизнес-потребности в управлении проектами, задачами и ресурсами. 

“Я использовал это для управления домашними проектами DIY / ремонтами и] мульти-миллионными интеграциями технологий. Это _[просто настроить и Monday.com всегда был там, чтобы помочь…_” 

Вы также можете выбрать из более чем 30 виджетов для отображения информации на панелях мониторинга Monday, чтобы принимать более обоснованные решения. 

‍

Monday — в отличие от дня недели — очень дружелюбен. И интегрируется с многими сторонними приложениями, включая Guru. 

‍

Miro

Miro — это визуальное рабочее место для распределенных команд, чтобы работать вместе, вносить идеи и предоставлять обратную связь. 

Источник: G2

“...Miro — идеальный инструмент для обмена идеями и визуализации вещей. Это даже лучше, чем белая доска в комнате для совещаний, вы не ограничены пространством, и несколько членов команды могут работать над ней одновременно..” 

С Miro вы можете отслеживать задачи на динамической доске канбан, интегрированной с карточками Jira. Кроме того, у него есть мощная визуализация контента и данных, позволяющая вам видеть всю документацию, дизайны и живые данные в одном пространстве. 

‍

Мощные интеграции Miro с Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack и Guru помогают вам подключить всю вашу компанию. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, инструмент для группового чата, позволяет удаленному сотрудничеству команд быстрее, проще и умнее. 

Источник: Capterra

Этот известный инструмент сотрудничества объединяет людей, контент и разговоры, чтобы упростить совместную работу. Главная цель Microsoft Teams — расширить ваш бизнес, чтобы вы могли сосредоточиться на проектах с большим влиянием. 

“Ключевое преимущество Microsoft Teams в том, что он безупречно работает с Office 365. [...] Teams предлагает пространство, где пользователи могут получить доступ к своим файлам, документам и приложениям, не переходя между различными платформами.” 

Guru также интегрируется с Microsoft Teams, так что вы получите лучшее из обоих миров. 

‍

Jira

Последний в нашем списке, Jira — это инструмент управления проектами для команд гибкой разработки, которые сосредоточены на создании продуктов. 

Источник: Capterra

Jira обеспечивает лучшую видимость прогресса вашего проекта, так что вы всегда в курсе узких мест. Кроме того, Jira гарантирует доставку вашего проекта вовремя, разбивая сложные задачи на простые, которые соответствуют вашим целям. 

“Jira имеет отличное планирование и управление проектами. [Доски] канбан очень полезны в управлении командой и отслеживании задач, назначенных команде.” 

Вы можете интегрировать Jira с множеством популярных приложений, таких как Slack, Zoom и Google Drive. Но не забудьте, что она также интегрируется с Guru.

‍

Теперь ваша очередь

С помощью этого руководства лучшее программное обеспечение для сотрудничества теперь у вас под рукой! 

Мы надеемся, что оно помогло вам разобраться в процессе отбора и понять, что вам нужно, чтобы прийти к правильному выводу. 

Если вы уверены в своем решении, у нас есть для вас другое предложение: возьмите Guru с собой в это путешествие.

Guru — это корпоративный AI-поиск, внутренний интернет и вики компании — все в одном решении. Он подключает все ваши приложения (включая ваш новый инструмент для совместной работы) и помогает вам получать мгновенные ответы, где бы вы ни работали.

Не верите нам? Смотрите Guru в действии, просто зарегистрировавшись бесплатно. 

‍

‍