Söker du de bästa samarbetsprogrammen där ute? Här är några bra tips för att komma igång på rätt väg. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — du har säkert hört talas om dem vid det här laget och du kanske till och med använder en just nu. Dessa samarbetsplattformar har ett enda mål: att förbättra din teams produktivitet. 

Oavsett om du har ett helt fjärr- eller hybridteam, är denna programvara användbar för att kommunicera med kunder, intressenter och teammedlemmar, samtidigt som den hjälper anställda att få mer gjort.

Men vad händer om Slack inte verkligen löser dina kommunikationsproblem? Passar det din arbetsstil eller behöver du en mer heltäckande lösning? 

Om du har dessa tvivel, är chansen stor att du behöver ett nytt samarbetsverktyg. Men hur väljer du den rätta? Tja, du har tur — denna köparens guide har allt du behöver för att fatta det bästa beslutet för ditt företag. 

Vad är samarbetsprogram?

Samarbetsprogram är en central plattform som team eller individer kan använda för att arbeta tillsammans på olika projekt, dela värdefull företagskunskap och kommunicera med varandra i realtid. 

Det är mycket användbart för att förbättra teamworket eftersom det har många samarbetsverktyg, såsom fildelning, meddelanden och projektledning. Men varför ska du börja använda en sådan plattform? 

Tänk dig detta: du har team utspridda i olika delar av världen, vilket innebär olika tidszoner och asynkron kommunikation. Utan ett samarbetsverktyg är det svårt att hålla reda på vem som gjorde vad. 

För att betona denna punkt, var arbetare från Europa 17 % mer nöjda med sin arbetskulturs när de hade tillgång till digitala samarbetsverktyg. 

I ett nötskal, möjliggör samarbetsprogram för teammedlemmar att arbeta från vilken plats som helst, vilket framgångsrikt förbättrar produktiviteten. Dessutom säkerställer det att alla är på samma sida, stärker teamrelationer och ökar effektiviteten. 

Men vi kan prata mer om fördelarna senare. Låt oss se hur samarbetssoftware fungerar. 

Hur används samarbetsprogram?

Samarbetsprogram har många användningsområden men dess främsta syfte är att främja en mer produktiv fjärrarbetsmiljö. Och underlätta kommunikationen mellan spridda team. 

Hur gör det det? Här är några vanliga användningsfall: 

• Projektledning: Du arbetar för närvarande med tre projekt samtidigt; det är ganska svårt att hålla reda på varje uppgift. Hur många gånger har du missat en deadline eftersom du inte kunde se ditt projekts framsteg? Samarbetsprogram låter dig skapa uppgifter för varje projekt och teammedlem, sätta deadlines osv., och effektivisera dina arbetsflöden. 
• Kundsamverkan: 65 % av distansarbetarna som använder fjärrteknologier som chatt kan säga att samarbetsverktyg är bra substitut för personlig kontakt. Det är superenkelt att hålla virtuella möten och videosamtal med kunder eller kollegor, oavsett deras geografiska plats. På så sätt kan du hålla webbseminarier, skapa vägkartor och samarbeta med fjärrmedlemmar i realtid. 
• Dokumentdelning: Du vet hur tidskrävande och frustrerande det är att sila genom dina mappar när du letar efter det  dokumentet. Allt du kan tänka på när du kollar samma ställe igen är, “Var är det?!” Ett bra samarbetsverktyg låter dig enkelt dela dokument med dina kollegor. Att kombinera det med en lösning för kunskapsbas, som Guru, gör också underverk för dokumentorganisationen.  

Okej, nu kan vi prata om fördelarna med att använda samarbetsprogram. Låt oss gå!  

‍

Vilka är fördelarna med att använda online-samarbetsverktyg?

Enligt Microsofts forskning, säger 85% av de anställda att samarbetsprogramvara är en av de mest nödvändiga delarna av deras digitala transformationsinsatser. Om du tittar på fördelarna kommer du att se varför. 😉

Så, låt oss inte hålla dig väntande. Här är fördelarna med att använda samarbetsverktyg: 

• Förbättrad team-samarbete och kommunikation: Samarbetsprogram erbjuder vanligtvis olika kanaler för kommunikation, som videokonferenser och direktmeddelanden. Detta leder till bättre samarbete mellan medlemmarna (särskilt om de är på distans), minskad förvirring och missförstånd, samt ökad tydlighet. 
• Ökad flexibilitet, skalbarhet och tillgänglighet: Oavsett om du är ett litet företag som växer över tid eller ett stort företag, skalas samarbetsverktygen med dig. Dessutom är de mycket flexibla, vilket betyder att du kan anpassa dem efter dina specifika krav. Det gör att du kan lägga till nya teammedlemmar över tid, justera arbetsflöden och anpassa dig till dina föränderliga behov på en gång. 
• Ökad transparens: Om det finns en sak som samarbetsprogramvara gör bra är det att ge insyn i ditt projekts framsteg och teamets aktivitet. Med denna typ av transparens kan du hållas informerad om alla projekt vid alla tillfällen och identifiera problem eller flaskhalsar i tid. Dessutom främjar det förtroende och ansvarighet inom ditt team. 
• Högre produktivitet: Enligt en studie av Gallup, har extremt tighta och ihopkopplade team en 23 % ökning i lönsamhet. Detta är bara möjligt med hjälp av samarbetsprogramvara. Eftersom det effektiviserar dina flöden och automatiserar repetitiva uppgifter, kan du minska tiden som läggs på arbetsuppgifter med låg värde och fokusera på mer produktiva aktiviteter. 

Alla dessa fördelar leder till en annan, viktig en: kostnadsbesparingar. Eftersom du minskar behovet av ett fysiskt utrymme, pappersbaserade processer och reseutgifter, kommer ditt företag att uppleva högre ROI och bättre resursoptimering. 

“Okej, samarbetsverktyg låter fantastiskt.” Hur väljer jag en?” Tja, det är vad denna guide handlar om. 

Låt oss gå igenom varje steg. 

Hur man väljer rätt samarbetsprogram för teamet

Det perfekta samarbetsverktyget kan förbättra ditt teamwork och hjälpa dig med tidsspårning, brainstorming-sessioner och många andra saker. Men bara om du väljer rätt för dina behov. 

Om du inte gör det, kan du förbanna den dag du först hörde talas om dessa verktyg. 

Det finns flera steg att överväga när du gör detta val; låt oss gå igenom var och en av dem.

Steg #1: Identifiera specifika mål och syften

Det börjar med att utvärdera ditt teams mål, behov, krav, preferenser och utmaningar. 

Till exempel, kanske ditt team kommer från olika delar av världen och sällan interagerar med varandra. Då kan du behöva ett verktyg som stödjer asynkron kommunikation. 

För att hjälpa dig att lista ut vad du behöver, hitta svaren på dessa frågor: 

• Hur gillar ditt team att kommunicera (text, video eller röst)?
• Vill du effektivisera din försäljningsprocess? 
• Hur ofta kommunicerar ni? 
• Har ni synkron eller asynkron kommunikation?
• Hur hanterar ni uppgifter och deadlines?
• Hur delar ni filer? 
• Föredrar ni informell eller formell kommunikation?

Genom att svara på dessa frågor kan du aktivt söka efter verktyg som löser dina huvudsakliga utmaningar och passar din arbetskultur. Så, försök att identifiera vad ditt team faktiskt vill, med tanke på deras arbetsvanor, typiska projektkomplexitet, budget och tidsbegränsningar. 

‍

Steg #2: Bedöm din budget

När vi pratar om budget…

Det nästa steget är att sätta din budget, det vill säga hur mycket du är villig att spendera på ett samarbetsverktyg. Om du hoppar över detta steg (eller glömmer att beakta det) kan du hamna med en lösning som gör ett stort och impopulärt avtryck i ditt företags plånbok. 

Särskilt om du har betalat för funktioner du egentligen inte behöver. 

Så, samla ditt team och prata om hur mycket ni har råd att spendera på samarbetsverktyget. Kanske kan ni köra på ordentligt från början eller vara lite mer snåla och investera mer senare. 

Var också medveten om ytterligare kostnader, särskilt om du lägger till nya medlemmar på lång sikt. 

Dessutom, överväg dina resurser. Har du tid att låta folk lära sig verktyget ordentligt? Eller behöver du implementera det nu? Har du de nödvändiga utbildningsmaterialen eller behöver du spendera tid på att lära dem? 

Steg #3: Gör en lista över funktioner och funktionaliteter

Nu när du har dina behov och din budget utredda, är det dags att börja göra en lista över nödvändiga funktioner. Till exempel, om du är ett litet team, kanske du inte behöver en fancy mobilapp. En enkel att-göra-lista eller whiteboard är precis vad doktorn beställde.

‍

Här är några avgörande funktioner på samarbetsprogram: 

• Verktyg för kommunikation i realtid
• Uppgifts- och projektledningsverktyg
• Dokumentdelning och samarbetsverktyg
• Integrationer som e-post, kalendrar, verktyg för kunskapsförvaltning, etc. 
• Säkerhetsfunktioner
• API (applikationsprogrammeringsgränssnitt)
• Analyserings- och rapporteringsverktyg

Vi kan prata mer om dessa funktioner efter att vi gått igenom varje steg. Så, hoppa inte mellan flikarna — du kan missa värdefull information. 

Ett bra tips är också att fokusera på att göra listor över önskvärda funktioner och de du inte behöver. Prata med dina teammedlemmar (eftersom de är de som kommer att använda detta verktyg mest). Och lista tillsammans ut vilka funktioner som skulle vara trevliga att ha vid sidan av de avgörande. 

Steg #4: Forskning om samarbetsprogramleverantörer 

När du har din lista över funktioner kan du börja undersöka dina tillgängliga alternativ. Försök att hitta lösningar som matchar dina mål, din budget och dina behov — eller åtminstone sådana som uppfyller de flesta av dem. 

Hur kan du börja den här processen? Genom att läsa recensioner, titta på vittnesmål, be om rekommendationer och kontrollera fallstudier. Att göra detta ger dig en ganska bra översikt över fördelarna, funktionerna och potentiella nackdelar med den valda mjukvaran. 

‍

Under din forskning, försök att jämföra samarbetsverktygen och se hur var och en fungerar. Gör jämförelsen själv eller hitta en köparguide som gör det åt dig.

Dessutom, överväg dessa faktorer: 

• Prissättning
• Användarvänligt gränssnitt
• Lättanvänd
• Säkerhetsfunktioner
• Kompatibilitet med befintliga verktyg

Idealiskt, försök att begränsa din lista till tre till fem alternativ. Det kommer definitivt att hjälpa dig i nästa steg. 

Steg #5: Begär demonstrationer och tester

Vid det här laget har du förmodligen några alternativ som har gjort dig ganska exalterad. Om så är fallet, kommer detta steg säkerligen att göra dig glad.

Det är dags att se dessa verktyg i aktion och få praktisk erfarenhet av dem. Registrera dig för gratis provperioder eller prova gratis planer för att se om collaborationsplattformen verkligen är den du söker. 

Glöm inte att bjuda in dina teammedlemmar, eftersom deras feedback och oro kommer att visa sig ovärderliga och hjälpa dig att fatta ditt beslut snabbare. Se hur bra verktyget hänger med, hur lätt det är att lära sig och använda och hur ditt team gillar det. 

När provperioden är över, be ditt team om feedback. Försök att mäta deras reaktion, svara på eventuella frågor och möta deras preferenser och förväntningar. 

Sedan…

‍

Steg #6: Gör ditt val och implementera

Om du har hittat rätt verktyg vid det här laget, grattis!  

Nu är allt du behöver göra att se till att ditt team använder det till sin fulla potential och framgångsrikt anammar det i sin dagliga verksamhet. Dessutom, uppmuntra människor att lämna sina tankar om verktyget och ge vägledning och träning när de stöter på problem. 

Dessutom, övervaka verktygets prestanda och hur det påverkar ditt teams produktivitet. Om det behövs kan du göra justeringar så att det ger de resultat du verkligen vill ha. 

Men kanske kan du fortfarande inte bestämma vilket verktyg som är bra för dig. 

Oroa dig inte, du har fortfarande tid att välja. Ta ett djupt andetag och analysera ditt teams feedback igen, gör mer forskning och prova verktygen under en längre period. Dessutom kan du göra en lista över för- och nackdelar och poängsätta verktygen därefter. 

Att samtala med ditt team är också en bra idé! 

Men nu, som lovat, låt oss fokusera på de nödvändiga funktionerna som varje kollaborationsverktyg behöver.

‍

Vilka samarbetsfunktioner ska du leta efter?

Capterra’s research upptäckte att de mest använda funktionerna för projektledningsprogram är instrumentpaneler och dokumenthantering. På ett roligare sätt är både burndown- och Gantt-diagram de mest ignorerade och mest önskade funktionerna i PM. 

Kort sagt, samarbetsverktyg bör ha följande funktionaliteter: 

• Kommunikation i realtid: Denna funktion ger dig möjlighet att skicka och ta emot meddelanden på olika kanaler, såsom röst, video och gruppchatt. Det bör göra det i realtid för att undvika missförstånd och förseningar. När det används korrekt, främjar du en känsla av sammanhang mellan teammedlemmarna, vilket leder till en ökning av moralen. 
• Uppgiftshantering: Ett intuitivt arbetsflöde för uppgiftshantering låter dig skapa, spåra och tilldela uppgifter med lätthet. Dessutom låter det dig ställa in deadlines, prioriteringar och beroenden, så att du kan övervaka projektets framsteg. Se efter verktyg med anpassningsbara vyer och instrumentbrädor, men också med notifieringar och påminnelser. 
• Dokumentdelning: Ditt samarbetsverktyg bör göra filöverföring så enkelt som möjligt. Försök att hitta ett verktyg med flexibel dokumentdelning, vilket innebär att det bör stödja olika filformat och storlekar. Dessutom ska du kunna komma åt, redigera och ladda upp filerna på ett ställe, och ha robusta behörighetskontroller. 

‍

• Integrationer: Du vill inte ha ett verktyg som förstör dina befintliga flöden. Det bör vara kompatibelt med andra verktyg du för närvarande använder och passa bra in i din verksamhet. Guru passar perfekt med vilket samarbetsverktyg som helst du väljer och för med sig all företagskunskap till din fingertoppar. 
• Analys och rapportering: Kommunikationsverktyget bör kunna mäta ditt teams prestanda och aktiviteter. Och skapa visuellt tilltalande rapporter som ger värdefulla insikter. Genom denna funktion kan du visualisera styrkor, svagheter och möjligheter att förbättra din interna kommunikation. 

Med dessa funktioner färska i åtanke, låt oss titta på de tio bästa kollaborationsverktygen som du bör överväga. 

‍

10 Samarbetsverktyg att överväga

Det är ganska stressigt att fatta rätt beslut, särskilt när du har så många alternativ tillgängliga. Det är lätt att gå vilse till havs och glömma ditt mål, men den här guiden kan vara din livlina. 

Vi har gjort forskningen för dig. Och sammanställt en lista över de bästa online-samarbetsverktygen som för närvarande finns på marknaden.

Asana

Asana är en plattform för arbetsledning som hjälper team att hantera, organisera och spåra sitt tvärfunktionella arbete, oavsett var de befinner sig. 

Källa: G2

Asana ger mer klarhet i ett teams arbetsflöde och möjliggör att de kan arbeta snabbare genom funktioner som statusuppdateringar, tidsuppföljning och anpassade fält. Dessutom har Asana flera projektvyer, från kalender, Gantt-schema, eller kanban-tavla. Du kan också organisera ditt arbete med klisterlappar för att göra det lättare att spåra dina projekt. 

Som folk säger, “Vi kan spåra framstegen av en uppgift, kommunicera ofta, uppdatera intressenter och hantera vår tid och våra uppgifter effektivt.” 

Ah, och det integreras med Guru, också. 

Slack

Slack är en molnbaserad kommunikationsplattform många organisationer använder för textmeddelanden, fil- och mediedelning samt röst- eller videosamtal. 

Slack använder automatisering för att strömlinjeforma rutinuppgifter och förenkla ditt flöde i en enda arbetsyta. Dessutom kopplar det ihop dina människor med de verktyg de använder dagligen. Det är överflödigt att säga att Slack integreras med en mängd olika appar, från Salesforce till Guru. 

Källa: G2

“Det är utmärkt för både avslappnade konversationer och professionell samarbete. Möjligheten att organisera diskussioner i olika kanaler gör det lätt att hålla reda på ämnen och projekt.” 

Med Slacks kanaler kan du organisera ditt arbete och skapa kanaler för varje projekt, ämne, klient eller team. 

‍

Trello

Trello erbjuder en smart samarbetsplattform som förenar alla dina verktyg, team och uppgifter på ett ställe. 

Bildkälla: G2

“Jag gillar dess kortfunktion inom instrumentbrädan och hur lätt vi kan tilldela uppgifter till någon. [...] Inte bara det, det stödjer alla filformat vid uppladdning.” 

Allt som allt är Trello ett flexibelt verktyg med tavlor, listor och kort. Dessa funktioner ger dig en klar bild av vem som gör vad. Och vad som fortfarande behöver göras. 

Källa: G2

Dessutom stärker det dina teammöten och gör dem mer produktiva och roliga. 

Trello fungerar inte ensamt. Det integreras med flera plattformar, inklusive Guru. 

‍

Zoom

Zoom är en videokonferensplattform som kopplar ihop människor från hela världen. Och gör samarbete enklare, mer dynamiskt och meningsfullt. 

Med Zoom kan du driva mänsklig innovation och skapa starka relationer genom funktioner som teamchatt, skärmdelning, online whiteboard, videoinspelning och mötesschemaläggning. 

Källa: Capterra

‘Att bara klicka på en länk gör att du kan gå med i ett möte, och ljud- och videokvaliteten är utmärkt. Dessutom möjliggör det sömlös kommunikation med en stor grupp människor samtidigt, nästan som om du pratar med dem personligen.” 

Dessutom har Zoom kraftfulla säkerhetsåtgärder för virtuella möten för att säkerställa att inga incidenter inträffar. 

Zoom erbjuder många tredjepartsintegrationer som du kan ladda ner; men om du är intresserad av Guru, kolla in denna sida. 

‍

Dropbox

Dropbox är den perfekta samarbetsplattformen för att lagra och dela viktiga filer på ett säkert, pålitligt och privat sätt. 

Detta verktyg håller dina företagsdokument på ett ställe. Du kan organisera dem som du vill med hjälp av mappar. Oroa dig inte — Dropbox håller alla dina filer säkra och har till och med spårbara länkar som visar när någon öppnar ett dokument. 

Källa: G2

Dropbox har också e-signaturmallar. Och du kan direkt redigera PDF-filer och använda videotools för att optimera din feedback- och godkännandeprocess. 

“Dropbox gör att jag kan spara hårddiskutrymme och ta mina dokument med mig, så att jag kan få åtkomst till alla mina filer från vilken dator eller telefon som helst.” 

‍

Och det integreras med Guru, självklart!

‍

Airtable

Airtable, ett snabbt sätt att bygga appar, är ett samarbetsverktyg som ser ut som en gammaldags kalkylblad. Men dess moderna byggstenar ökar smidigheten och ger transparens i ditt arbete. 

Airtable automatiserar dina arbetsflöden och tar bort röran, så att ditt team kan fokusera på mer produktiva uppgifter. 

Källa: G2

Dessutom har den kraftfulla rapporteringsmöjligheter som gör att du kan skapa instrumentpaneler av diagram, grafer och mätvärden. 

“Det är super samarbetsvilligt — tilldela uppgifter, lämna kommentarer och se uppdateringar i realtid. Det är vår dagliga uppgiftsspårare, lätt att använda, och ansluter till Google Sheets för extra kraft.”

‍

Men vet du vad det kopplar till? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com är ett molnbaserat verktyg för team-samarbete med byggblock som instrumentpaneler, integrationer och automationshantering av arbetsflöden som hjälper dig att utforma den ideala processen. 

Källa: G2

Det är en mycket flexibel, anpassningsbar och skräddarsydd lösning, kapabel att passa alla företagsbehov med projekt-, uppgift- och resursförvaltning. 

“Jag har använt det för att hantera hemmabaserade DIY-projekt/renoveringar och] multi-miljondollarteknikintegrationer. Det är _[lätt att ställa in och Monday.com har alltid funnits där för att hjälpa…_” 

Du kan också välja mellan mer än 30 widgets för att visa informationen du vill ha på måndags instrumentpaneler, så att du kan fatta mer informerade beslut. 

‍

Monday — till skillnad från veckodagen — är supervänligt. Och integrerar med många tredjepartsappar, inklusive Guru. 

‍

Miro

Miro är en visuell arbetsyta för distribuerade team att arbeta tillsammans, bidra med idéer och ge feedback. 

Källa: G2

“...Miro är det perfekta verktyget för att dela idéer och visualisera saker. Det är till och med bättre än en whiteboard i ett mötesrum, du är inte begränsad av utrymme och flera teammedlemmar kan arbeta på den samtidigt.” 

Med Miro kan du spåra uppgifter på en dynamisk kanban-tavla, integrerad med Jira-kort. Dessutom har den kraftfull innehålls- och datavisualisering, vilket gör att du kan se all dokumentation, design och live-data på ett och samma ställe. 

‍

MiROWS kraftfulla integrationer med Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack och Guru hjälper dig att koppla ihop hela ditt företag. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, en gruppchattprogramvara, möjliggör samarbete för fjärrteam på ett snabbare, enklare och smartare sätt. 

Källa: Capterra

Detta välkända samarbetsverktyg sammanför människor, innehåll och konversationer för att förenkla samarbetet. Microsoft Teams huvudsyfte är att skala ditt företag så att du kan fokusera på projekt med större påverkan. 

“En nyckelfördel med Microsoft Teams är hur smidigt det fungerar med Office 365. [...] Teams erbjuder ett utrymme där användare kan få tillgång till sina filer, dokument och appar utan att behöva hoppa mellan olika plattformar.” 

Guru integreras också med Microsoft Teams, så att du får det bästa av två världar. 

‍

Jira

Sist men inte minst, Jira är ett projektledningsverktyg för agila utvecklingsteam som fokuserar på att bygga produkter. 

Källa: Capterra

Jira möjliggör bättre insyn i ditt projekts framsteg så att du alltid är medveten om flaskhalsar. Dessutom ser Jira till att leverera ditt projekt i tid genom att bryta ner komplexa uppgifter till enklare som möter dina mål. 

“Jira har utmärkt projektplanering och ledning. [De] kanban-tavlorna är mycket hjälpsamma i teamhantering och spårning av de uppgifter som tilldelats [teamet].” 

Du kan integrera Jira med massor av populära appar som Slack, Zoom och Google Drive. Men glöm inte att det också integreras med Guru.

‍

Över till dig

Med den här guiden är den bästa samarbetsprogramvaran nu inom räckhåll! 

Vi hoppas att det hjälpte dig att förstå urvalsprocessen och fick dig att inse vad du behöver för att nå rätt slutsats. 

Om du känner dig säker på ditt beslut, har vi ett annat förslag till dig: ta med Guru på denna resa.

Guru är en företags AI-sökning, anställd intranät och företagswiki — en allt-i-ett-lösning. Det kopplar ihop alla dina appar (inklusive ditt helt nya samarbetsverktyg) och hjälper dig att få omedelbara svar oavsett var du arbetar.

Tror du inte på oss? Se Guru i aktion genom registrera dig gratis. 

‍

‍