最高のコラボレーションソフトウェアを探していますか？ 良い道を始めるための素晴らしいヒントをいくつか紹介します。 

Slack、Microsoft Team、Google Workspace — あなたはこれまでに彼らについて聞いたことがあるでしょうし、現在そのうちの1つを使用しているかもしれません。 これらのコラボレーションプラットフォームの目的は1つです: チームの生産性を改善することです。 

完全にリモートまたはハイブリッドチームがある場合でも、このソフトウェアはクライアント、ステークホルダー、チームメンバーとのコミュニケーションに役立ち、従業員がより多くの仕事をこなす手助けをします。

しかし、Slackが本当にあなたのコミュニケーションの問題を解決しない場合はどうしますか？ それはあなたのワークスタイルに合っていますか、それとも包括的なソリューションが必要ですか？ 

これらの疑問がある場合、あなたは新しいコラボレーションツールが必要な可能性があります。 しかし、どのように適切なものを選ぶのですか？ 運がいいことに、このバイヤーズガイドには、ビジネスに最適な決定を下すために必要なすべての情報が含まれています。 

コラボレーションソフトウェアとは何ですか？

コラボレーションソフトウェアは、チームや個人がさまざまなプロジェクトで一緒に作業し、会社の貴重な知識を共有し、リアルタイムで互いにコミュニケーションを取るために使用する中央プラットフォームです。 

チームワークを強化するために非常に便利であり、ファイル共有、メッセージング、プロジェクト管理などの多数のコラボレーションツールを備えています。 では、なぜこのようなプラットフォームを使用し始めるべきなのでしょうか？ 

想像してみてください：チームが世界のさまざまな地域に分かれており、異なるタイムゾーンと非同期コミュニケーションを意味しています。 コラボレーションツールなしでは、誰が何をしたのかを追跡するのが難しいです。 

この点を強調するために、ヨーロッパの労働者は、デジタルコラボレーションツールにアクセスできたときに、 職場文化に対する満足度が17%向上しました 。 

要するに、コラボレーションソフトウェアは、チームメンバーがどこからでも作業できるようにし、生産性を向上させることができます。 また、全員が同じページにいることを確実にし、チームの関係を強化し、効率を向上させます。 

しかし、利点については後で詳しく説明します。 コラボレーションソフトウェアがどのように機能するか見てみましょう。 

コラボレーションソフトウェアはどのように使用されますか？

コラボレーションソフトウェアには多くの用途がありますが、その主な目的は、生産的なリモートワーク環境を促進することです。 分散チーム間のコミュニケーションを促進します。 

それをどのように実現するのですか？ 以下は一般的な使用例です： 

• プロジェクト管理: 現在、同時に3つのプロジェクトに取り組んでいますが、すべてのタスクを追跡するのはかなり難しいです。 プロジェクトの進捗が見えないために、何回締切を守れなかったことがありますか？ コラボレーションソフトウェアを使用することで、各プロジェクトやチームメンバーのためにタスクを作成したり、納期を設定したりして、ワークフローをスムーズにできます。 
• クライアントコラボレーション： リモートテクノロジーを使用するテレワーカーの65% が、コラボレーションツールは対面での接触の優れた代替手段であると言っています。 地理的位置に関係なく、クライアントや同僚とのバーチャル会議やビデオコールを簡単に行えます。 このようにして、ウェビナーを開催したり、ロードマップを作成したり、リモートメンバーとリアルタイムでコラボレーションすることができます。 
• ドキュメント共有: ドキュメントを探すときに、すべてのフォルダーをひっくり返すのがどれだけ時間がかかり、どれだけフラストレーションがたまるのか、あなたは知っています。 同じ場所を再度チェックする際に考えることは、“どこにあるんだ？”です。良いコラボレーションツールでは、仲間と簡単にドキュメントを共有できます。 Guruのようなナレッジベースソリューションと組み合わせることで、ドキュメントの整理にも効果的です。  

さて、コラボレーションソフトウェアを使用する利点について話しましょう。 行きましょう！  

‍

オンラインコラボレーションツールを使用する利点は何ですか？

 Microsoftの研究によると、85%の従業員がコラボレーションソフトウェアはデジタルトランスフォーメーションの最も必要な部分の1つであると答えています。 利点を見れば、なぜそう言えるのかがわかります。 😉

さあ、あなたを待たせる理由はありません。 コラボレーションツールを使用する利点は以下の通りです： 

• チームのコラボレーションとコミュニケーションの向上： コラボレーションソフトウェアは通常、ビデオ会議やインスタントメッセージングなど、異なるコミュニケーションチャネルを提供します。 これにより、メンバー間のチームワークが向上し（特にリモートの場合）、混乱や誤解が減り、明確さが増します。 
• 柔軟性、スケーラビリティ、アクセスビリティの向上: 時間の経過とともに成長する小規模企業でも、大規模企業でも、コラボツールはあなたのニーズに合わせてスケールします。 さらに、非常に柔軟性が高く、特定の要件に合わせてカスタマイズできます。 時間の経過とともに新しいチームメンバーを追加したり、ワークフローを調整したり、急速に変化するニーズに適応したりできます。 
• 透明性の向上: コラボレーションソフトウェアがうまく提供する唯一のことは、プロジェクトの進捗状況とチームの活動を可視化することです。 この種の透明性があれば、すべてのプロジェクトを常に把握し、早期に問題やボトルネックを特定できます。 さらに、それはチーム内の信頼と責任感を促進します。 
• 生産性の向上: Gallupの研究によれば、非常に緊密で結びついたチームは、23%の利益率の向上があります。 これはコラボレーションソフトウェアの助けによってのみ可能です。 ワークフローをスムーズにし、繰り返しのタスクを自動化することで、低価値の作業に費やす時間を減らし、より生産的な活動に集中できるようになります。 

これらのすべての利点は、もう1つの重要な利点に繋がります： コスト削減。 物理的なスペース、紙ベースのプロセス、旅行費用の必要性を減らすことで、ビジネスはROIが高まり、リソースの最適化が進みます。 

“さて、コラボレーションツールは素晴らしいですね。 1つをどのように選ぶのですか？” さて、これがこのガイドの目的です。 

では、各ステップを見ていきましょう。 

適切なチームコラボレーションソフトウェアを選ぶ方法

完璧なコラボレーションツールは、チームワークを向上させ、時間管理、ブレインストーミングセッション、その他多くのことを手助けします。 ただし、あなたのニーズに合った適切なものを選ぶ場合に限ります。 

そうでなければ、これらのツールについて最初に聞いた日のことを呪うかもしれません。 

この選択をする際には考慮すべきいくつかのステップがあります。それぞれを見ていきましょう。

ステップ1: 特定の目標と目的を特定する

すべては、チームの目標、ニーズ、要件、好み、および課題を評価することから始まります。 

例えば、あなたのチームが異なる地域から来ていて、あまり相互作用しない場合、非同期コミュニケーションをサポートするツールが必要です。 必要なものを理解するために、以下の質問に対する答えを見つけてください： 

必要なものを理解するために、次の質問に対する回答を見つけてください: 

• あなたのチームはコミュニケーションをどう好みますか（テキスト、ビデオ、または音声）？
• どれくらいの頻度でコミュニケーションをとりますか？ 
• どのくらいの頻度でコミュニケーションを取りますか？ 
• タスクや締切をどのように管理していますか？
• タスクと締切をどのように管理していますか？
• ファイルをどのように共有しますか？ 
• これらの質問に答えることで、あなたは主要な課題を解決し、ワークカルチャーに合ったツールを積極的に探し始めることができます。

これらの質問に答えることで、主要な課題を解決し、あなたの職場文化に適合するツールを積極的に探すことができます。 あなたのチームが実際に何を望んでいるのかを特定し、彼らの作業習慣、典型的なプロジェクトの複雑さ、予算、および時間の制約を考慮してください。 

‍

ステップ2: 予算を評価する

予算について話をしましょう...

次のステップは、コラボレーションツールにいくら支払う意思があるかを決める予算を設定することです。 このステップをスキップすると（または考慮を忘れると）、企業の財布に大きくて人気のない出費をもたらすソリューションを手に入れてしまうかもしれません。 

特に、実際には必要がない機能にお金を払った場合は特にそうです。

したがって、チームを集めて、コラボレーションツールにいくら支出できるかについて話し合ってください。 始めから全額払うこともできますし、もう少しケチになって後で多く投資することもできます。 

また、特に長期的に新しいメンバーを追加する場合には、追加費用に注意してください。 

さらに、リソースを考慮してください。 ツールを完全に学ぶための人の時間はありますか？ それとも、今実装する必要がありますか？ 必要なトレーニング資料はありますか、それとも教えるために時間を費やす必要がありますか？ 

ステップ3: 機能や機能のリストを作成する

ニーズと予算がすべて決まったら、必須機能のリストを作成する時間です。 たとえば、小さなチームの場合は、豪華なモバイルアプリは必要ないかもしれません。 シンプルなToDoリストやホワイトボードがあれば十分です。

‍

以下は、コラボレーションソフトウェアの重要な機能です： 

• リアルタイムコミュニケーションツール
• タスクと プロジェクト管理ツール
• ドキュメント共有とコラボレーションツール
• メール、カレンダー、 ナレッジ管理ツールなどの統合 
• セキュリティ機能
• アプリケーションプログラミングインターフェース（API）
• 分析と報告ツール

これらの機能については、各ステップを見た後にさらに話し合うことができます。 だから、タブを切り替えないでください — 大事な情報を逃すかもしれません。 

素晴らしいヒントは、必要ない機能と、あった方が良い機能のリストも作成することです。 ツールを最も使用するのはチームのメンバーですので、彼らと話してください。 そして、一緒に重要な機能とともにあれば良い機能を特定してみてください。 

ステップ4: コラボレーションソフトウェアのベンダーを調査する 

あなたの特徴のリストを手に入れたら、利用可能なオプションを調査し始めることができます。 あなたの目標、予算、ニーズに合った解決策を見つけるように努めてください — あるいは、少なくとも大部分を満たすものを見つけてください。 

このプロセスをどのように開始できますか？ レビューを読み、証言を見て、推薦を求め、ケーススタディをチェックすることによってです。 そうすることで、選択したソフトウェアの利点、機能、および潜在的な欠点についての概観を得ることができます。 

‍

リサーチ中は、コラボレーションツールを比較し、それぞれの機能を確認してみてください。 自分で比較するか、あなたのために比較を行うバイヤーズガイドを見つけてください。

さらに、これらの要因を考慮に入れてください： 

• 価格設定
• ユーザーフレンドリーなインターフェース
• 使いやすさ
• セキュリティ機能
• 既存のツールとの互換性

理想的には、リストを三つから五つのオプションに絞り込んでください。 次のステップであなたを確実に助けるでしょう。

ステップ #5: デモやトライアルをリクエストする

今までに、あなたをかなり興奮させるいくつかの選択肢があるでしょう。 もしその場合なら、このステップはあなたを確実に幸せにするでしょう。

なぜなら、これらのツールを実際に見て、直接体験する時だからです。 無料のトライアルにサインアップするか、無料プランを試して、コラボレーションプラットフォームが本当にあなたが探しているものであるかどうかを確認してください。

チームメンバーを招待するのを忘れないでください。彼らのフィードバックと懸念は非常に貴重であり、あなたが迅速に決定を下す手助けをしてくれるでしょう。 ツールがどれほどうまく機能するか、学びやすさや使いやすさ、そしてチームがどれほどそれを好むかを確認します。 

トライアル期間が終了したら、チームにフィードバックを求めます。 彼らの反応を測って、懸念に答え、彼らの好みや期待に応えてください。 

それでは…

‍

ステップ #6: 決定を下して実装する

今までに適切なツールを見つけたなら、おめでとうございます！

今、あなたがする必要があるのは、チームがその能力を最大限に活用し、日常業務にうまく取り入れていることを確認することです。 さらに、ツールに関する考えを残すように、人々を促し、問題が発生した場合にはガイダンスとトレーニングを提供してください。 

さらに、ツールのパフォーマンスとそれがあなたのチームの生産性にどのように影響するかを監視してください。 必要に応じて、望む結果が得られるように調整することができます。 

しかし、おそらくまだどのツールがあなたにとって良いのか決めかねているかもしれません。

心配しないで、まだ選ぶ時間があります。 深呼吸して、再度チームのフィードバックを分析し、もっとリサーチを行い、ツールをより長く試してください。 さらに、利点と欠点のリストを作成し、ツールをそれに応じて評価することができます。 

チームと話し合うのも良いアイデアです！ 

しかし、今約束したように、すべてのコラボツールに必要な必須機能に焦点を当てましょう。

‍

コラボレーション機能には何を求めるべきですか？

Capterraの調査では、最も使用されているプロジェクト管理ソフトウェアの機能はダッシュボードとドキュメント管理であることがわかりました。 面白いことに、バーンダウンとガントチャートは、最も無視されていて最も望まれるPM機能の両方です。 

要するに、コラボレーションツールは次の機能を備えているべきです： 

• リアルタイム通信： この機能により、音声、ビデオ、グループチャットなど、さまざまなチャネルでメッセージの送受信が可能になります。 誤解や遅延を避けるために、リアルタイムでそれを行うべきです。 適切に使用すれば、チームメンバー間のつながりの感覚を育み、士気の向上につながります。 
• タスク管理： 直感的なタスク管理ワークフローにより、タスクを簡単に作成、追跡、割り当てできます。 さらに、期限、優先順位、依存関係を設定できるため、プロジェクトの進捗を監視できます。 カスタマイズ可能なビューやダッシュボードを持ち、通知やリマインダーもあるツールを探してください。 
• 文書共有： あなたのコラボレーションツールは、ファイル共有を非常に簡単にするべきです。 柔軟な文書共有をサポートするツールを見つけてください。つまり、さまざまなファイルタイプやサイズをサポートすべきです。 さらに、一箇所でファイルにアクセス、編集、アップロードでき、しっかりとした制御権限を持っている必要があります。 

‍

• 統合: あなたは既存のフローを乱すツールを望んでいません。 それは、現在使用している他のツールと互換性があり、あなたのビジネスにうまくフィットするべきです。 Guruは、あなたが選んだ任意のコラボレーションツールと完璧に混ざり合い、会社の知識を指先に届けます。 
• 分析と報告: コミュニケーションツールは、あなたのチームのパフォーマンスと活動を測定できる必要があります。 そして、貴重な洞察を得られる視覚的に魅力的な報告書を作成します。 この機能により、強み、弱み、そして内部コミュニケーションを改善する機会を可視化できます。 

これらの機能を頭に入れて、考慮すべきトップ10のコラボレーションツールを見てみましょう。

‍

考慮すべき10のコラボツール

正しい決定を下すのはかなりストレスがかかります。特に多くの選択肢がある場合は。 海の中で迷ってしまい、目標を忘れてしまうのは簡単ですが、このガイドはあなたの命綱となるでしょう。

私たちはあなたのために調査を行いました。 そして、現在市場に出回っている最高のオンラインコラボレーションツールのリストをまとめました。

Asana

Asanaは、チームが場所に関係なくクロスファンクショナル作業を管理、整理、追跡するのを助けるワークマネジメントプラットフォームです。 

出典: G2

Asanaはチームのワークフローにより明確さをもたらし、ステータス更新、時間追跡、カスタムフィールドなどの機能により迅速に移動できるようにします。 さらに、Asanaにはカレンダー、ガントチャート、カンバンボードなど、複数のプロジェクトビューがあります。 また、付箋を使って作業を整理し、プロジェクトを追跡しやすくすることもできます。 

人々が言うように、“私たちは タスクの進捗を追跡し、頻繁にコミュニケーションを取り、利害関係者を更新し、時間とタスクを効率的に管理することができます。” 

ああ、そしてそれは Guruとも統合されています。 

Slack

Slackは、多くの組織がテキストメッセージ、ファイルおよびメディア共有、音声またはビデオ通話に使用するクラウドベースの通信プラットフォームです。 

Slackは、ルーチン作業を自動化し、1つのワークスペースでフローを簡素化します。 さらに、あなたの日常的に使用するツールとの接続も行います。 言うまでもなく、SlackはSalesforceから Guruまで、さまざまなアプリと統合されています。 

出典: G2

“カジュアルな会話とプロフェッショナルなコラボレーションの両方に最適です . 異なるチャンネルにディスカッションを整理する能力は、トピックやプロジェクトの追跡を容易にします。” 

Slackのチャンネルを使えば、仕事を整理し、すべてのプロジェクト、トピック、クライアント、またはチームのためのチャンネルを作成できます。

‍

Trello

Trelloは、すべてのツール、チーム、タスクをひとつの場所にまとめるスマートなコラボレーションプラットフォームを提供します。

画像出典: G2

“ダッシュボード内のカード機能が好きです 。誰かにタスクを容易に割り当てる方法です。 " [...] それだけでなく、アップロード時にすべてのファイル形式をサポートしています。” 

全体的に、Trelloはボード、リスト、カードを使用した柔軟なツールです。 これらの機能により、誰が何をしているのかを明確に把握できます。 そして、何がまだ行われる必要があるか。 

出典: G2

さらに、Trelloはあなたのチームミーティングを活性化し、より生産的で楽しいものにします。 

Trelloは単独では機能しません。 それは複数のプラットフォームと統合されており、 Guruを含みます。 

‍

Zoom

Zoomは、世界中の人々をつなぐビデオ会議プラットフォームです。 コラボレーションをより簡単に、よりダイナミックに、そして意味のあるものにします。 

Zoomを使用すると、チームチャット、画面共有、オンラインホワイトボード、ビデオ録画、およびアポイントメントスケジューラなどの機能を通じて、人間の革新を促進し、強力な関係を築くことができます。 

出典: Capterra

‘リンクをクリックするだけで、会議に参加でき、 音声とビデオの品質は素晴らしいです。 さらに、それはほぼ人と話しているかのように、大人数と同時にシームレスにコミュニケーションを取ることを可能にします。” 

さらに、Zoomは非常に強力な仮想会議のセキュリティを備えており、incidentが発生することはありません。 

Zoomは、多くのサードパーティの統合を提供しており、ダウンロード可能です。興味がある場合は、Guruがこのページを確認してください。

‍

Dropbox

Dropboxは、重要なファイルを安全、信頼性、プライバシーを確保して保存および共有するための完璧なコラボレーションプラットフォームです。 

このツールは、会社の文書を一箇所に保管します。 フォルダーを使用して、好きなように整理することができます。 心配しないでください。Dropboxはすべてのファイルを安全に保ち、誰かがドキュメントを開いたときに表示される追跡可能なリンクを持っています。

出典: G2

Dropboxは電子署名テンプレートも用意しています。 PDFを直接編集したり、ビデオツールを使用してフィードバックや承認フローを最適化することもできます。 

“Dropboxを利用すると ハードドライブのスペースを節約できる し、必要な時にどのコンピューターや電話からでもすべてのファイルにアクセスできます。” 

‍

もちろん、 Guruとも統合されています！

‍

Airtable

Airtableはアプリを素早く構築するためのコラボレーションツールで、古き良きスプレッドシートのように見えます。 しかし、その現代的な構成要素は敏捷性を高め、作業において透明性を提供します。 

Airtableは、ワークフローを自動化し、余計な物を排除して、チームがより生産的なタスクに集中できるようにします。 

出典: G2

さらに、強力な報告機能を持っているため、チャート、グラフ、メトリクスのダッシュボードを作成することができます。 

“それは 非常に協力的です — タスクを割り当て、コメントを残し、リアルタイムで更新を確認します。 私たちの日常的なタスクトラッカーであり、使いやすく、Google Sheetsと接続してさらなるパワーを得ることができます.”

‍

しかし、それが接続される他のものは何か知っていますか？ Guru！ 

‍

Monday.com

Monday.comは、ダッシュボード、統合、ワークフロー管理の自動化などの構成要素を持つクラウドベースのチームコラボレーションツールで、理想的なプロセスを構築するのに役立ちます。 

出典: G2

それは非常に柔軟で、適応可能で、カスタマイズ可能なソリューションであり、プロジェクト、タスク、およびリソース管理を通じて、あらゆるビジネスニーズに対応できます。 

“私はそれを使って家庭のDIYプロジェクトや改装を管理しました そして] 数百万ドルの技術統合。 それは _[セットアップが簡単です そして、Monday.comは常に支援してくれました…_” 

月曜日のダッシュボードに表示する情報を選択できる30以上のウィジェットから選択することもできるので、より情報に基づいて意思決定を行えます。 

‍

Monday — 週の曜日とは異なり — は非常に親しみやすいです。 そして、多くのサードパーティアプリと統合します。 Guruを含みます。 

‍

Miro

Miroは、分散チームが協力し、アイデアを提案し、フィードバックを提供するためのビジュアル作業スペースです。 

出典: G2

“...Miroは アイデアを共有し、物事を視覚化するのに完璧なツールです。 会議室のホワイトボードよりもさらに良く、スペースに制限されず、複数のチームメンバーが同時に作業できます.” 

Miroを使えば、Jiraカードと統合されたダイナミックなカンバンボード上でタスクを追跡できます。 さらに、強力なコンテンツとデータの可視化機能を備えており、すべてのドキュメント、デザイン、生データを1つのスペースで確認できます。 

‍

MiroはMicrosoft Teams、Zoom、Atlassian、Slack、およびGuruとの強力な統合により、会社全体を接続します。 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、グループチャットソフトウェアツールで、リモートチームのコラボレーションを迅速、簡潔、かつスマートな方法で実現します。 

出典: Capterra

このよく知られたコラボレーションツールは、人々、コンテンツ、会話を結び付け、コラボレーションを簡単にします。 Microsoft Teamsの主な目的は、ビジネスを拡大させることで、より大きな影響を与えるプロジェクトに集中できるようにすることです。 

“Microsoft Teamsの主な利点は どれだけシームレスに機能するか Office 365と一緒に。 [...] Teamsは、ユーザーが異なるプラットフォーム間をジャンプすることなく、ファイル、ドキュメント、およびアプリにアクセスできる空間を提供します。” 

GuruもMicrosoft Teamsと統合されていますので、両方の世界の最高を手に入れることができます。 

‍

Jira

私たちのリストの最後は、Jiraです。Jiraは、製品を構築することに焦点を当てたアジャイル開発チームのためのプロジェクト管理ツールです。 

出典: Capterra

Jiraはプロジェクトの進捗をより良く可視化できるため、ボトルネックを常に把握できます。 さらに、Jiraは複雑なタスクを目標を満たすシンプルなタスクに分解することで、プロジェクトを時間通りに納品することを確実にします。 

“Jiraは 優れたプロジェクト計画と管理を提供します。 [カンバンボードは、チーム管理とチームに割り当てられたタスクを追跡するのに非常に役立ちます。” 

Jiraは、Slack、Zoom、Google Driveなど、人気のアプリと多数統合できます。しかし、Guruとも統合されていますので、忘れないでください。 ただし、Guruとも統合されていることを忘れないでください。

‍

あなたにお任せします

このガイドを使えば、最高のコラボレーションソフトウェアは今あなたの手の届くところにあります！ 

この選択プロセスを理解し、正しい結論に至るために必要なことが理解できたことを願っています。 

もし自分の決定に自信を持っているのであれば、私たちは別の提案を用意しています： この旅にGuruを連れて行きましょう。

Guruは企業向けのAI検索、従業員イントラネット、および会社のウィキであり、オールインワンソリューションです。 あなたのすべてのアプリ（新しいコラボツールを含む）を接続し、どこで作業していても瞬時に回答を得る手助けをします。

私たちを信じないのですか？ 無料で登録してGuruの実演を見てください。 サインアップして無料で。 

‍

‍