Leder du efter det bedste samarbejdsværktøj derude? Her er nogle gode tips til at komme i gang på den rigtige vej. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — du har helt sikkert hørt om dem nu, og du bruger måske endda en i øjeblikket. Disse samarbejdsplatforme har et enkelt mål: at forbedre din teams produktivitet. 

Uanset om du har et helt remote eller hybridteam, er denne software nyttig til at kommunikere med kunder, interessenter og teammedlemmer, samtidig med at den hjælper medarbejderne med at få mere arbejde gjort.

Men hvad nu, hvis Slack ikke rigtig løser dine kommunikationsproblemer? Passer det til din arbejdsstil, eller har du brug for en mere omfattende løsning? 

Hvis du har disse tvivl, er der en god chance for, at du har brug for et nyt samarbejdsværktøj. Men hvordan vælger du den rigtige? Nå, du er heldig — denne køberguide har alt, hvad du behøver for at træffe den bedste beslutning for din virksomhed. 

Hvad er samarbejdsværktøjer?

Samarbejdsværktøjer er en central platform, som teams eller individer kan bruge til at arbejde sammen om forskellige projekter, dele værdifuld virksomhedskendskab og kommunikere med hinanden i realtid. 

Det er meget nyttigt til at forbedre teamwork, da det har masser af samarbejdsværktøjer, såsom fildeling, beskeder og projektledelse. Men hvorfor skulle du begynde at bruge sådan en platform? 

Forestil dig dette: du har teams delt i forskellige områder af verden, hvilket betyder forskellige tidszoner og asynkron kommunikation. Uden et samarbejdsværktøj er det svært at holde styr på, hvem der gjorde hvad. 

For at understrege dette punkt var arbejdere fra Europa 17% mere tilfredse med deres arbejdskultur når de havde adgang til digitale samarbejdsværktøjer. 

Kort sagt gør samarbejdsværktøjer det muligt for teammedlemmer at arbejde fra enhver placering, hvilket effektivt øger produktiviteten. Plus, det sikrer, at alle er på samme side, styrker teamrelationer og øger effektiviteten. 

Men vi kan tale mere om fordelene senere. Lad os se, hvordan samarbejdssoftware fungerer. 

Hvordan bruges samarbejdsværktøjer?

Samarbejdsværktøjer har mange anvendelser, men deres hovedformål er at fremme et mere produktivt remote arbejdsmiljø. Og lette kommunikationen mellem spredte teams. 

Hvordan gør det det? Her er nogle almindelige anvendelsesområder: 

• Projektledelse: Du arbejder i øjeblikket på tre projekter på samme tid; det er temmelig svært at holde styr på hver opgave. Hvor mange gange er du ikke lykkedes med at overholde en frist, fordi du ikke kunne se projektets fremskridt? Samarbejdsværktøjer giver dig mulighed for at oprette opgaver for hvert projekt og teammedlem, sætte frister osv., og strømline dine arbejdsprocesser. 
• Kunde samarbejde: 65% af telearbejdere, der bruger fjernteknologier som instant messaging siger, at samarbejdsværktøjer er gode substitutter for personlig kontakt. Det er super nemt at holde virtuelle møder og videoopkald med kunder eller kolleger, uanset deres geografiske placering. På den måde kan du holde webinarer, lave køreplaner og samarbejde med fjerndeltagere i realtid. 
• Dokumentdeling: Du ved, hvor tidskrævende og frustrerende det er at gennemgå alle dine mapper, når du leder efter det dokument. Alt, hvad du kan tænke på, når du tjekker det samme sted igen, er, “Hvor er det?!” Et godt samarbejdsværktøj lader dig nemt dele dokumenter med dine kolleger. At kombinere det med en videnbaseløsning som Guru gør også underværker for dokumentorganisation.  

Okay, nu kan vi tale om fordelene ved at bruge samarbejdsværktøjer. Lad os gå!  

‍

Hvad er fordelene ved at bruge online samarbejdsværktøjer?

Ifølge Mikrosofts forskning, siger 85% af medarbejderne, at samarbejdssoftware er en af de mest nødvendige dele af deres digitale transformationsindsatser. Hvis du ser på fordelene, vil du se hvorfor. 😉

Så lad os ikke holde dig ventende. Her er fordelene ved at bruge samarbejdsværktøjer: 

• Forbedret team samarbejde og kommunikation: Samarbejdsværktøjer tilbyder som regel forskellige kanaler til kommunikation, såsom videokonferencer og instant messaging. Dette fører til bedre teamwork mellem medlemmer (især hvis de er remote), reduceret forvirring og misforståelser, og øget klarhed. 
• Forbedret fleksibilitet, skalerbarhed og tilgængelighed: Uanset om du er en lille virksomhed, der vokser over tid, eller en stor virksomhed, tilpasser samarbejdsværktøjer sig til dig. Desuden er de meget fleksible, hvilket betyder, at du kan skræddersy dem til dine specifikke krav. Det gør det muligt at tilføje nye teammedlemmer over tid, justere arbejdsprocesser og tilpasse sig dine skiftende behov i en fart. 
• Øget gennemsigtighed: Hvis der er én ting, som samarbejdssoftware gør ret godt, er det at give synlighed i dit projekts fremskridt og teamaktivitet. Med denne type gennemsigtighed kan du holde dig informeret om alle projekter til enhver tid og identificere problemer eller flaskehalse tidligt. Derudover fremmer det tillid og ansvarlighed blandt dit team. 
• Højere produktivitet: Ifølge en undersøgelse af Gallup, har ekstremt tætte og sammenkoblede teams en 23% stigning i rentabiliteten. Det er kun muligt med hjælp fra samarbejdssoftware. Da det strømliner dine processer og automatiserer gentagne opgaver, kan du reducere den tid, der bruges på lavværdiarbejde, og fokusere på mere produktive aktiviteter. 

Alle disse fordele fører til en anden, vigtig én: omkostningsbesparelser. Da du reducerer behovet for en fysisk plads, papirgange og rejseomkostninger, vil din virksomhed opleve en højere ROI og bedre ressourceoptimering. 

“Okay, samarbejdsværktøjer lyder godt.” Hvordan vælger jeg en?” Nå, det er det, denne guide er til. 

Lad os gennemgå hvert skridt. 

Hvordan vælger man det rigtige team samarbejdsværktøj

Det perfekte samarbejdsværktøj kan forbedre dit teamwork og hjælpe dig med tidsregistrering, brainstormingsessioner og mange andre ting. Men kun hvis du vælger den rigtige for dine behov. 

Hvis du ikke gør det, kan du fortryde den dag, du først hørte om disse værktøjer. 

Der er flere trin at overveje, når du træffer dette valg; lad os gå igennem hver af dem.

Skridt #1: Identificer specifikke mål og objektiver

Det hele begynder med at evaluere dit teams mål, behov, krav, præferencer og udfordringer. 

For eksempel, måske kommer dit team fra forskellige dele af kloden og interagerer sjældent med hinanden. Så har du måske brug for et værktøj, der understøtter asynkron kommunikation. 

For at hjælpe dig med at finde ud af, hvad du har brug for, find svarene på disse spørgsmål: 

• Hvordan kan dit team bedst lide at kommunikere (tekst, video eller stemme)?
• Vil du gerne strømlinet din salgsproces? 
• Hvor ofte kommunikerer du? 
• Har du synkron eller asynkron kommunikation?
• Hvordan håndterer du opgaver og deadlines?
• Hvordan deler du filer? 
• Foretrækker du uformel eller formel kommunikation?

Ved at besvare disse spørgsmål kan du aktivt søge efter værktøjer, der løser dine vigtigste udfordringer og passer til din arbejdskultur. Så prøv at identificere, hvad dit team virkelig ønsker, idet du tager hensyn til deres arbejdsvaner, typisk projektkompleksitet, budget og tidsbegrænsninger. 

‍

Skridt #2: Vurder dit budget

Når vi taler om budget…

Det næste skridt er at sætte dit budget, dvs. hvor meget du er villig til at bruge på et samarbejdsværktøj. Hvis du springer dette trin over (eller glemmer at overveje det), kan det ende med en løsning, der gør et stort og upopulært indhug i din virksomheds pengepung. 

Især hvis du har betalt for funktioner, du ikke virkelig har brug for. 

Så saml dit team og tal om, hvor meget du har råd til at bruge på samarbejdsværktøjet. Måske kan du gå all in fra starten, eller være lidt mere sparsommelig og investere mere senere. 

Vær også opmærksom på ekstra omkostninger, især hvis du tilføjer nye medlemmer på lang sigt. 

Desuden, overvej dine ressourcer. Har du tid til rådighed for folk til at lære værktøjet helt? Eller skal du implementere det nu? Har du de nødvendige træningsmaterialer, eller skal du bruge tid på at lære dem? 

Skridt #3: Lav en liste over funktioner og funktionaliteter

Nu hvor du har alle dine behov og dit budget afklaret, er det tid til at begynde at lave en liste over must-have funktioner. For eksempel, hvis du er et lille team, har du måske ikke brug for en fancy mobilapp. En simpel to-do liste eller tavle er lige hvad lægen ordinerede.

‍

Her er nogle mission-kritiske funktioner af samarbejdsværktøjer: 

• Realtids kommunikationsværktøjer
• Opgave- og projektstyringsværktøjer
• Dokumentdeling og samarbejdsværktøjer
• Integrationer som e-mail, kalendere, vidensstyringsværktøjer, osv. 
• Datasikkerhedsfunktioner
• API (Application Programming Interface)
• Analyser- og rapporteringsværktøjer

Vi kan tale mere om disse funktioner, efter vi har gennemgået hvert skridt. Så spring ikke tabeller over — du kan misse værdifuld information. 

Et godt tip er også at fokusere på at lave lister over nice-to-have funktioner og de, du ikke har brug for. Tal med dine teammedlemmer (da de er dem, der vil bruge dette værktøj mest). Og find sammen ud af, hvilke funktioner der ville være gode at have sammen med de afgørende. 

Skridt #4: Undersøg leverandører af samarbejdsværktøjer 

Når du har din liste over funktioner, kan du begynde at undersøge dine tilgængelige muligheder. Prøv at finde løsninger, der matcher dine mål, budget og behov — eller i det mindste dem, der opfylder de fleste af dem. 

Hvordan kan du starte denne proces? Ved at læse anmeldelser, kigge på udtalelser, bede om anbefalinger og tjekke case studier. At gøre det giver dig et ganske godt overblik over fordelene, funktionerne og de potentielle ulemper ved den valgte software. 

‍

Under din undersøgelse, forsøg at sammenligne samarbejdsværktøjerne og se, hvordan hver enkelt fungerer. Foretag sammenligningen selv, eller find en køberguide, der gør det for dig.

Overvej desuden disse faktorer: 

• Prisfastsættelse
• Brugervenligt interface
• Nem at bruge
• Datasikkerhedsfunktioner
• Kompatibilitet med eksisterende værktøjer

Ideelt set bør du forsøge at begrænse din liste til tre til fem muligheder. Det vil helt sikkert hjælpe dig i næste skridt. 

Trin #5: Anmod om demoer og prøver

Nu har du sikkert et par muligheder, der har gjort dig ret begejstret. Hvis det er tilfældet, vil dette skridt helt sikkert gøre dig glad.

For nu er det tid til at se disse værktøjer i aktion og få praktisk erfaring med dem. Tilmeld dig gratis prøver, eller prøv gratis planer for at se, om samarbejdsplatformen virkelig er den, du leder efter. 

Glem ikke at invitere dine teammedlemmer, da deres feedback og bekymringer vil vise sig uvurderlige og hjælpe dig med at træffe din beslutning hurtigere. Se, hvor godt værktøjet kan følge med, hvor nemt det er at lære og bruge, og hvordan dit team kan lide det. 

Når prøveperioden er over, skal du bede dit team om feedback. Forsøg at vurdere deres reaktion, besvare eventuelle bekymringer og opfylde deres præferencer og forventninger. 

Så…

‍

Trin #6: Træf din beslutning og implementer

Hvis du har fundet det rigtige værktøj nu, tillykke!  

Nu skal du bare sørge for, at dit team bruger det til sit fulde potentiale og adopterer det med succes i deres daglige drift. Derudover bør du opfordre folk til at dele deres tanker om værktøjet og give vejledning og træning, når de støder på problemer. 

Derudover skal du overvåge værktøjets ydeevne og hvordan det påvirker dit teams produktivitet. Hvis det er nødvendigt, kan du foretage justeringer, så det giver de resultater, du virkelig ønsker. 

Men måske kan du stadig ikke beslutte, hvilket værktøj der er godt for dig. 

Bare rolig, du har stadig tid til at vælge. Tag en dyb indånding, og analyser dit teams feedback igen, lav mere research, og prøv værktøjerne i længere tid. Derudover kan du lave en liste over fordele og ulemper og vurdere værktøjerne derefter. 

At tale med dit team er også en god idé! 

Men nu, som lovet, lad os fokusere på de must-have funktioner, som hvert samarbejdsværktøj har brug for.

‍

Hvilke samarbejdsfunktioner skal du se efter?

Capterra’s research afslørede, at de mest benyttede funktioner i projektstyringssoftware er dashboards og dokumenthåndtering. På en sjovere note er burndown- og Gantt-diagrammer både de mest ignorerede og mest ønskede funktioner i PM. 

Kort sagt skal samarbejdsværktøjer have følgende funktionaliteter: 

• Kommunikation i realtid: Denne funktion giver dig mulighed for at sende og modtage beskeder på en række forskellige kanaler, såsom stemme, video og gruppechat. Det skal ske i realtid for at undgå fejlinformation og forsinkelser. Når det bruges korrekt, fremmer du en følelse af forbindelse mellem teammedlemmerne, hvilket fører til en stigning i moralen. 
• Opgavestyring: Et intuitivt workflow til opgavestyring gør det muligt at oprette, følge og tildele opgaver med lethed. Desuden giver det dig mulighed for at sætte deadlines, prioriteter og afhængigheder, så du kan overvåge projektfremskridtene. Se efter værktøjer med tilpasselige visninger og dashboards, men også med notifikationer og påmindelser. 
• Dokumentsharing: Dit samarbejdsværktøj skal gøre fildeling så let som en leg. Forsøg at finde et værktøj med fleksibel dokumentdeling, hvilket betyder, at det skal understøtte forskellige filtyper og størrelser. Desuden skal du kunne tilgå, redigere og uploade filerne på ét sted og have robuste kontrolrettigheder. 

‍

• Integrationer: Du ønsker ikke et værktøj, der ødelægger dine eksisterende flows. Det skal være kompatibelt med de andre værktøjer, du i øjeblikket bruger, og passe godt ind i din virksomhed. Guru integreres perfekt med ethvert samarbejdsværktøj efter dit valg og bringer al virksomhedens viden til dine fingerspidser. 
• Analyse og rapportering: Kommunikationsværktøjet skal kunne måle dit teams ydeevne og aktiviteter. Og skabe visuelt tiltalende rapporter, der giver værdifuld indsigt. Gennem denne funktion kan du visualisere styrker, svagheder og muligheder for at forbedre din interne kommunikation. 

Med disse funktioner friskt i erindring, lad os se på de 10 bedste samarbejdsværktøjer, du bør overveje. 

‍

10 samarbejdsværktøjer at overveje

Det er ret stressende at træffe den rigtige beslutning, især når du har så mange muligheder tilgængelige. Det er let at miste sig selv til søs og glemme dit mål, men denne guide kan være dit livline. 

Vi har gjort forskningen for dig. Og samlet en liste over de bedste online samarbejdsværktøjer, der aktuelt er på markedet.

Asana

Asana er en arbejdsstyringsplatform, der hjælper teams med at administrere, organisere og følge deres tværfunktionelle arbejde, uanset deres placering. 

Kilde: G2

Asana bringer mere klarhed ind i et teams arbejdsflow og gør dem i stand til at bevæge sig hurtigere gennem funktioner som statusopdateringer, tidsregistrering og brugerdefinerede felter. Desuden har Asana flere projektvisninger, fra kalender, Gantt-diagram eller kanban-tavle. Du kan også organisere dit arbejde med klæbrige noter for at gøre det lettere at følge dine projekter. 

Som folk siger, “Vi er i stand til at følge fremdriften af en opgave, kommunikere ofte, opdatere interessenter og styre vores tid og opgaver effektivt.” 

Ah, og det integreres med Guru, også. 

Slack

Slack er en cloud-baseret kommunikationsplatform, som mange organisationer bruger til tekstbeskeder, fil- og mediedeling, samt stemme- eller videoopkald. 

Slack bruger automatisering til at strømline rutineopgaver og forenkle dit flow i et enkelt arbejdsområde. Desuden forbinder det dine folk med de værktøjer, de bruger dagligt. Unødvendigt at sige, Slack integreres med en række apps, fra Salesforce til Guru. 

Kilde: G2

“Det er fantastisk til både afslappede samtaler og professionelt samarbejde. Muligheden for at organisere diskussioner i forskellige kanaler gør det nemt at holde styr på emner og projekter.” 

Med Slacks kanaler kan du organisere dit arbejde og oprette kanaler til hvert projekt, emne, klient eller team. 

‍

Trello

Trello tilbyder en smart samarbejdsplatform, der samler alle dine værktøjer, teams og opgaver ét sted. 

Billedkilde: G2

“Jeg kan godt lide dens kortfunktion inden for dashboardet og hvordan vi nemt kan tildele opgaver til nogen. [...] Ikke kun det, den understøtter alle filformater under upload.” 

Generelt er Trello et fleksibelt værktøj med tavler, lister og kort. Disse funktioner giver dig et klart overblik over, hvem der gør hvad. Og hvad der stadig skal gøres. 

Kilde: G2

Desuden styrker det dine teammøder og gør dem mere produktive og sjove. 

Trello fungerer ikke alene. Det integreres med flere platforme, herunder Guru. 

‍

Zoom

Zoom er en videokonferenceplatform, der forbinder mennesker fra hele verden. Og gør samarbejdet lettere, mere dynamisk og meningsfuldt. 

Med Zoom kan du fremme menneskelig innovation og skabe stærke relationer gennem funktioner som teamchat, skærmdeling, online whiteboard, videooptagelse og aftaleskaber. 

Kilde: Capterra

‘Bare klik på et link, så kan du deltage i et møde, og lyd- og video kvaliteten er fremragende. Derudover gør det det muligt at kommunikere problemfrit med en stor gruppe mennesker samtidig, næsten som om du taler med dem personligt.” 

Desuden har Zoom stærk sikkerhed for virtuelle møder for at sikre, at der ikke opstår nogen hændelser. 

Zoom tilbyder mange tredjepartsintegrationer, du kan downloade; men hvis du er interesseret i Guru, så tjek denne side. 

‍

Dropbox

Dropbox er den perfekte samarbejdsplatform til at gemme og dele vigtige filer på en sikker, pålidelig og privat måde. 

Dette værktøj holder dine virksomhedsdokumenter ét sted. Du kan organisere dem, som du vil, ved at bruge mapper. Bare rolig — Dropbox holder alle dine filer sikre og har endda sporbare links, der viser, hvornår nogen åbner et dokument. 

Kilde: G2

Dropbox har også e-signatur skabeloner. Og du kan direkte redigere PDF'er og bruge videotools til at optimere din feedback- og godkendelsesproces. 

“Dropbox gør det muligt for mig at redusere harddiskplads og tage mine dokumenter med mig, så jeg kan tilgå alle mine filer fra enhver computer eller telefon.” 

‍

Og det integreres med Guru, selvfølgelig!

‍

Airtable

Airtable, en hurtig måde at opbygge apps, er et samarbejdsværktøj, der ligner et gammeldags regneark. Men dens moderne byggeklodser øger smidigheden og giver gennemsigtighed i dit arbejde. 

Airtable automatiserer dine arbejdsgange og fjerner rod, så dit team kan fokusere på mere produktive opgaver. 

Kilde: G2

Desuden har det kraftfulde rapporteringsfunktioner, der giver dig mulighed for at oprette dashboards med diagrammer, grafer og metrics. 

“Det er super samarbejdsvilligt — tildel opgaver, efterlad kommentarer, og se opdateringer i realtid. Det er vores daglige opgave-tracker, nem at bruge, og det forbinder endda med Google Sheets for ekstra kraft.”

‍

Men ved du, hvad det ellers forbinder med? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com er et skybaseret team samarbejdsværktøj med byggesten som dashboards, integrationer og arbejdsflow management automatisering, der hjælper dig med at skabe den ideelle proces. 

Kilde: G2

Det er en meget fleksibel, tilpasselig og skræddersyede løsning, der kan passe til ethvert forretningsbehov med projekt-, opgave- og ressourcestyring. 

“Jeg har brugt det til at styre hjemme DIY-projekter / renoveringer og] multi-million dollar teknologi integrationer. Det er _[nemt at opsætte og Monday.com har altid været der for at hjælpe…_” 

Du kan også vælge mellem 30+ widgets for at vise de oplysninger, du ønsker på mandagens dashboards, så du træffer mere informerede beslutninger. 

‍

Monday — i modsætning til ugens dag — er super venlig. Og integrerer med mange tredjepartsapps, herunder Guru. 

‍

Miro

Miro er et visuelt arbejdsområde for distribuerede teams til at arbejde sammen, bidrage med ideer og give feedback. 

Kilde: G2

“...Miro er det perfekte værktøj til dele ideer og visualisere ting. Det er endda bedre end en whiteboard i et mødelokale, du er ikke begrænset af plads og flere teammedlemmer kan arbejde på det samtidig.” 

Med Miro kan du spore opgaver på et dynamisk kanban-board, integreret med Jira-kort. Desuden har det kraftfulde indholds- og datavisualisering, der lader dig se al dokumentation, designs og live data på ét sted. 

‍

Miros kraftfulde integrationer med Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack og Guru hjælper dig med at forbinde hele dit firma. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, et gruppechatsoftwareværktøj, muliggør remote team samarbejde på en hurtigere, enklere og smartere måde. 

Kilde: Capterra

Dette velkendte samarbejdsværktøj samler mennesker, indhold og samtaler for at forenkle samarbejdet. Microsoft Teams' hovedmål er at skalere din virksomhed, så du kan fokusere på projekter med større indflydelse. 

“En nøglefordel ved Microsoft Teams er hvordan det fungerer sømløst med Office 365. [...] Teams tilbyder et rum, hvor brugere kan få adgang til deres filer, dokumenter og apps uden at skulle hoppe mellem forskellige platforme.” 

Guru integreres også med Microsoft Teams, så du får det bedste fra begge verdener. 

‍

Jira

Sidst på vores liste, Jira er et projektstyringsværktøj til agile udviklingsteams, der fokuserer på at bygge produkter. 

Kilde: Capterra

Jira gør det muligt at få bedre synlighed i dit projekts fremdrift, så du altid er opmærksom på flaskehalse. Derudover sørger Jira for at levere dit projekt til tiden ved at bryde komplekse opgaver ned i simple, der opfylder dine mål. 

“Jira har fremragende projektplanlægning og -styring. [De] kanban boards er meget nyttige i teamstyring og sporing af de opgaver, der er tildelt [teamet].” 

Du kan integrere Jira med mange populære apps som Slack, Zoom og Google Drive. Men glem ikke, at det også integreres med Guru.

‍

Over til dig

Med denne guide er den bedste samarbejdssoftware nu inden for rækkevidde! 

Vi håber, det hjalp dig med at forstå udvælgelsesprocessen og gjorde dig klar over, hvad du har brug for for at nå den rigtige konklusion. 

Hvis du føler dig sikker i din beslutning, har vi et andet forslag til dig: tag Guru med på denne rejse.

Guru er en entreprise AI-søgning, medarbejderintranet og virksomheds wiki — en alt-i-en løsning. Det forbinder alle dine apps (inklusive dit helt nye samarbejdsværktøj) og hjælper dig med at få øjeblikkelige svar, uanset hvor du arbejder.

Tror du ikke på os? Se Guru i aktion ved tilmelde dig gratis. 

‍

‍