이 구매자 가이드를 비즈니스에 가장 적합한 기업 콘텐츠 관리(ECM) 소프트웨어를 결정하는 데 필요한 유일한 가이드로 고려하세요. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. 하지만 그것을 다루기 힘든 분들을 위해, 문서 관리를 간소화할 수 있는 더 좋은 방법이 있습니다. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

하지만 우리는 너무 앞서가고 있습니다. 우리는 스포일러를 좋아하지 않습니다. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

ECM의 목적은 간단합니다. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

회사의 모든 정보를 위한 중앙 저장소로 생각해 보세요. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. 누가 변경을 했고 언제 했는지에 대한 혼란이 없도록 합니다. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

이 모든 것이 괜찮게 들리지만, 실제 이익은 무엇일까요? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

솔직히 말해서 그들은 생산성을 크게 높이고 더 효과적인 협업을 가능하게 할 수 있는 솔루션이 있었으면 좋겠네요…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• 데이터에 더 빠르게 접근하세요: 특정 메모를 찾기 위해 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 그 메모가 어디에 있는지 기억나지 않더라도 말이지요. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• 고객 경험 개선: ECM은 직원들만을 위한 것이 아닙니다. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• 인건비 절감: ECM은 수동 작업을 위한 전문 인력을 고용할 필요가 없기 때문에 비용을 절감해 줍니다. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. 잘 됐습니다! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

ECM의 필수 기능을 함께 살펴보도록 하겠습니다.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

당신의 요구와 필요를 알고 있다면, 적합한 솔루션을 찾는 것은 꽤 쉽습니다. 

그러나 반드시 포함되어야 할 몇 가지 필수 기능이 있습니다: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. 당신이 선택한 소프트웨어가 필요한 정보를 검색하는 데 시간이 오래 걸린다면, 그건 안 좋은 것입니다. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

당신이 ECM 솔루션에서 무엇을 찾아야 하는지 알게 되었으니, 이제 이 기사의 주요 섹션으로 넘어갈 시간입니다. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

함께 이러한 옵션을 탐색해 보도록 하겠습니다. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

이 회사의 모든 지식에 대한 원스톱 샵이 되는 것 외에도, 더 효과적인 협업을 위한 기업 AI 검색  및 직원 인트라넷 허브 기능이 있습니다. 

‍

이는 당신의 모든 데이터 자원에서 지식을 더 효과적으로 수집할 수 있게 해 줍니다. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

또한, Guru는 자동화된 정리를 수행합니다. 주기적인 검증 및 아카이빙을 예약하여 귀하의 지식 기반이 항상 최신 상태를 유지하도록 하여 정확성을 유지하는 데 도움을 줍니다. 

‍

콘텐츠 제작을 다룰 때 작가의 블록을 경험하고 있다면, Guru는 당신의 삶을 더 쉽게 만들어 줄 템플릿을 제공합니다. 또한, 복잡한 주제를 요약하거나 콘텐츠를 제작하는 데 도움이 되는 생성 AI로 구동되는 귀하만의 AI 도우미를 제공합니다. 

Guru는 검색 개선을 위해 AI와 기계 학습을 사용합니다. 게다가, Guru는 끊임없이 새로운 것을 배우기 때문에 언제나 적시에 신선하고 관련성 있는 통찰을 제공할 수 있습니다. 

데이터 분석에 있어, Guru는 당신의 팀이 콘텐츠를 어떻게 사용하고 있는지, 무엇을 검색하고 있는지에 대한 강력한 통찰을 제공합니다. 또한, 댓글과 이모티콘 반응을 통해 Guru는 대화를 위한 공간을 만듭니다. 

Guru에 대해 더 알고 싶으신가요? 더 많은 정보를 얻으려면 우리의 온디맨드 데모 비디오 를 시청하세요. 

‍

2. DocuWare

DocuWare는 중소기업과 대기업을 위한 사용자 친화적인 디지털 문서 관리 솔루션을 제공합니다. 

출처: Capterra

‍

그것은 비즈니스 문서를 안전하게 보호하고 운영 프로세스를 최적화하는 워크플로우 자동화 소프트웨어 도구입니다. 당신이 어디에 있든 어떤 기기를 사용하든 상관없이 가능합니다. 이는 생산성을 향상시키고자 하는 원격 팀에게 좋은 솔루션이 됩니다. 

DocuWare는 안전한 문서 아카이빙에 자부심을 가지고 있습니다. 모든 직원 데이터, 재무 기록 및 계약서는 안전하게 보호됩니다. 따라서 누군가가 당신의 데이터를 훔치거나 잃어버릴 위험을 피할 수 있습니다. 

‍

이 ECM은 클라우드 및 온사이트 배치를 모두 지원하므로 모든 종류의 시스템에 적합합니다. 유연한 특성 덕분에 Oracle, SharePoint 및 QuickBooks를 포함하여 500가지의 다양한 비즈니스 애플리케이션과 통합할 수 있습니다. 

이것은 너무 유연하여 Oracle, SharePoint, QuickBooks를 포함한 500개의 비즈니스 애플리케이션과 통합됩니다. 

‍

3. M-Files

M-Files는 팀이 정보를 더 빠르고 효율적으로 찾는 데 도움을 주는 AI 기반 지식 관리 도구입니다. 

출처: G2

‍

이 플랫폼은 메타데이터 기반 아키텍처라는 독특한 기능을 가지고 있습니다. 요약하자면, 파일 공유를 쉽게 만들어 줍니다. 귀하의 팀은 필요한 문서를 긴 검색 없이 찾을 수 있습니다. 

또한, M-Files는 사용자 또는 그룹에 따라 문서에 대한 액세스 제어를 제공합니다 (같은 파일의 다양한 버전에 대해서도). 

하지만 워크플로우도 자동화합니다. M-Files의 문서 메타데이터는 당신의 작업을 추적하고 내부 또는 외부 이해관계자와의 더 나은 커뮤니케이션을 도와줍니다. 

‍

이 도구는 코드 없는 문서 자동화 확장성을 가지고 있어 빠르게 운영할 수 있습니다. 그리고 걱정하지 마세요 — 당신이 매일 사용하는 많은 도구와 통합됩니다. 예를 들어 Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP, 네트워크 폴더 등이 있습니다. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche는 종이 문서에 작별을 고하고 프로세스 자동화를 환영하는 클라우드 기반 ECM 플랫폼입니다.  

출처: G2

‍

이 현대적인 솔루션을 사용하면 콘텐츠를 중앙 집중화하고 팀의 생산성을 높일 수 있습니다. 모두 사이버 범죄로부터 귀하의 데이터를 안전하게 보호합니다. 더불어, Laserfiche는 규제 준수를 유지합니다. 

단일 진실의 출처를 사용함으로써, 기본 수의 누구든지 동일한 데이터를 사용하고 있습니다. 버전 추적 및 고급 검색을 통해 팀 간의 더 나은 협업을 경험할 수 있습니다. 

‍

Laserfiche는 콘텐츠 라이프사이클 전반에 걸쳐 문서를 보존하고 관리하는 데 도움을 줍니다. 자세한 감사 로그 및 엄격한 권한을 사용하여, 단지 승인된 직원만 파일을 보고, 편집 또는 액세스할 수 있습니다. 

이 도구는 빠른 검색 및 검색 기능이 있으며, 이는 생산성과 프로세스 향상으로 이어집니다. 

Laserfiche는 DocuSign, Microsoft Office 365 및 고객 관계 관리(CRM) 도구를 포함한 다양한 통합 옵션을 제공합니다. 

‍

5. OnBase

Hyland의 OnBase는 비즈니스 프로세스 및 사례 관리 도구를 제공하여 효율적으로 콘텐츠를 관리하고 조직할 수 있도록 도와줍니다. 

출처: G2

‍

OnBase는 다채로운 출처에서 데이터를 수집하는 지능형 ECM 솔루션입니다. 좋은 점은 이 정보가 수집되자마자 즉시 사용할 수 있도록 검증되고 분류됩니다. 

또한, OnBase는 시각적 보고서와 대시보드를 통해 콘텐츠를 실시간으로 분석합니다. 그럼 무엇을 얻을까요? 더 나은 정보에 근거한 의사 결정을 위한 필요한 가시성을 제공합니다. 

하지만 이 솔루션은 사용자 정의 가능한 폼과 내장된 워크플로우를 통해 반복 가능한 작업도 자동화합니다. 

‍

공동 집필, 작업 및 알림을 통해 OnBase는 파일 공유를 매우 쉽게 만듭니다. 또한 모든 것이 안전하므로 팀원 간의 걱정 없는 협업이 가능합니다. 

OnBase는 매우 다양한 기존 시스템과 잘 작동합니다. Google, PeopleSoft, Epic 및 MuleSoft와 같은 예시가 있습니다. 

‍

6. Box

Box는 안전한 클라우드 콘텐츠 서비스 플랫폼으로, 지능형 위협 감지, 고급 보안 및 세분화된 액세스 제어를 통해 파일의 안전을 중시합니다. 

하지만 규정 준수와 보안은 밀접하게 연결되어 있으므로 Box는 엄격한 데이터 개인 정보 보호 및 업계 규정을 충족합니다. 그것이 전부가 아닙니다. — 기계 학습의 힘을 활용하여 Box는 위협을 감지하고 정책을 설정합니다.  

출처: G2

‍

이 사용하기 쉬운 플랫폼은 팀 간의 원활한 협업을 가능하게 합니다. 파일 주석, 전자 서명 및 자동화된 작업 흐름을 통해 어디서나 어느 장치에서나 작업할 수 있습니다.

‍

더불어, Box는 수작업 워크플로우를 단순화하여 시간을 절약할 수 있도록 적극적으로 작업합니다. 문서 캡처 및 신규 채용 온보딩과 같은 일들은 당신의 비즈니스에 필수적이지만(너무 지루하긴 하지만) 더 빠르고 쉽게 처리할 수 있습니다. 

Box는 Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack 및 Zoom과 같은 애플리케이션과 통합되므로 모든 즐겨찾는 도구와 연결 상태를 유지할 수 있습니다. 

‍

7. OpenText

OpenText는 귀하의 콘텐츠를 관리하고 귀중한 통찰력을 얻는 더 스마트한 방법입니다. 

출처: OpenText

‍

본질적으로 OpenText는 자동차, 금융, 보험, 생명 과학 및 법률과 같은 여러 산업에 적합한 정보 관리 플랫폼입니다. 

그것이 법적 정보를 처리하는 데 훌륭한 솔루션인 이유입니다. 모든 비공식 문서를 단일 진실의 출처로 중앙 집중화하여 데이터의 가치를 높입니다. 그 결과, 생산성이 크게 향상됩니다. 

‍

그뿐만 아니라 OpenText는 대량의 데이터를 효율적으로 처리하기 위한 유연한 콘텐츠 서비스 플랫폼도 제공합니다. 또한 ECM 서비스를 통해 더 나은 운영 우수성을 확보할 수 있습니다. 그리고 CRM, 기업 자원 계획(ERP), 인적 자본 관리(HCM)와 같은 중요한 도구들 사이의 다리를 구축합니다. 

OpenText는 Microsoft, Salesforce 및 SAP를 위한 통합 솔루션을 제공합니다. 

‍

8. Hyland

Hyland의 콘텐츠 솔루션 플랫폼은 다양한 데이터와 비즈니스 시스템, 워크플로우, 도구를 연결합니다. 

출처: G2

‍

Hyland는 유용한 기능이 가득한 솔루션입니다. 먼저, 인공지능을 사용하여 들어오는 회사 정보를 수집하는 지능형 콘텐츠 캡쳐 기능이 있습니다. 더 좋은 점은 그 데이터가 유용하고 접근 가능하게 만든다는 것입니다. 출처, 유형 또는 상태에 관계없이. 

둘째, Hyland는 워크플로우 및 시스템을 하나의 매끄러운 정보 지점으로 연결하는 기본 프로세스 자동화 기능이 있습니다. 

안전한 데이터 거버넌스 덕분에 이 솔루션은 당신의 데이터가 가장 엄격한 준수 법칙을 준수하도록 보장합니다(의료, 교육, 보험 등과 같은 산업에서). Hyland는 사이버 보안 위협과 유실로부터 귀하의 중요한 데이터를 보호합니다. 

마지막으로, Hyland는 500개 이상의 고유한 응용 프로그램에서 사용할 수 있으며, Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela 등이 포함됩니다. 

‍

9. 마이크로소프트 쉐어포인트

Microsoft SharePoint는 전통적, 웹 및 사회적 콘텐츠를 처리하는 인트라넷 플랫폼 및 문서 관리 소프트웨어 도구입니다. 

출처: Microsoft

‍

가장 큰 장점 중 하나는 컴퓨터, 전화 및 태블릿과 같은 다양한 장치에서 액세스할 수 있다는 것입니다. 협업 및 팀워크를 강화하기 위해 모든 정보와 파일을 단일 위치에 제공합니다. 

하지만 이 도구는 강력한 검색 기능을 통해 필요한 정보를 신속하게 찾아줍니다. 이렇게 SharePoint는 문서 승인과 같은 간단한 작업부터 권장여부 등의 복잡한 흐름으로 경영 방식을 바꾸어 생산성을 높입니다. 

문서와 관련해서는 이 도구를 사용하여 파일을 다운로드하고, 편집하고 공유할 수 있습니다. 또한 누가 변경했는지에 대한 기록을 유지하고, 동일한 문서의 다양한 버전을 다운로드할 수 있는 기능도 제공합니다. 

SharePoint는 Microsoft 365 제품군과 통합되며, 여기에는 현장 서비스, 고객 서비스, 마케팅 및 프로젝트 서비스 자동화가 포함됩니다. 

‍

10. IBM 비즈니스 자동화 워크플로우

우리 목록의 마지막(하지만 확인할 가치가 충분한) 아이템은 IBM입니다. AI 기반 ECM 도구로, 비즈니스 프로세스를 자동화합니다. 

출처: G2

Watson을 통해 — IBM의 AI 어시스턴트를 통해 — 당신은 어떤 도전에도 대응할 수 있습니다. 그리고 귀하의 비즈니스 운영을 360도 관점으로 볼 수 있습니다. 

또한 IBM은 사용 사례를 처리하고 더 나은 워크플로우를 설계하며, 더 나은 비즈니스 결과로 이끌어주는 귀중한 통찰력을 포착하는 콘텐츠 관리 솔루션을 구축하는 데 도움을 줍니다. 

이 ECM 프로그램은 귀하의 분리된 정보를 클라우드, 하이브리드 및 온사이트 배포를 위해 이상적인 단일 워크플로우 솔루션으로 결합합니다. 어떻게요? 프로세스 관리 및 협업 기능을 통해 데이터 관리가 더 쉽고 편리해집니다. 

‍

IBM은 문서 및 파일을 더 효율적으로 처리할 수 있는 기본 라이브러리 서비스를 제공합니다. 또한, 안전한 파일 공유와 필요한 인사이트를 쉽게 찾을 수 있도록 도와주는 강력한 검색 기능이 있습니다. 

‍

‍

조직을 위한 ECM 시스템 선택 방법

비즈니스의 다른 도구들과 마찬가지로, ECM 시스템은 신중하게 고려해야 합니다. 좋은 소리가 나는 것을 선택하는 것이 더 쉬울 수 있지만, 당신이 싫어하는 솔루션으로 끝나는 것은 원치 않을 것입니다. 그리고 단순히 자신의 일을 하지 않는 것입니다.

따라서 목표와 현재의 필요를 평가한 후, 다음을 충족하는 ECM 도구를 찾으십시오: 

• 콘텐츠를 안전하게 저장: 우리는 데이터 안전성을 유지하는 것의 중요성을 기사 전체에서 강조했습니다. 당신은 보안, 개인정보 보호 및 규정을 중시하는 도구를 찾을 때 타협해서는 안 됩니다. 특히 규제가 강한 산업에서 일한다면 더욱 그렇습니다. 
• 기존 시스템과 통합: 도구를 계속해서 바꾸는 것은 피곤합니다. 선택한 ECM 플랫폼은 기존 도구와 원활하게 통합되어야 하며, 다른 작업을 방해하지 않고 그렇게 해야 합니다. 
• 유연하고 확장 가능: ECM 도구는 데이터를 저장하는 장소에 상관없이 언제든지 필요한 정보를 찾도록 도와주어야 합니다. 하지만, 더 중요하게는, 그것은 당신의 작업 흐름에 완벽하게 들어맞고 당신의 성장하는 필요에 적응할 수 있어야 합니다.
• 쉬운 접근성을 제공: 당신이 찾고 있는 정보를 찾는 것이 어려워서는 안 됩니다. 올바른 ECM 플랫폼은 사용하기 쉽고 직관적이어야 하며, 이는 더 나은 사용자 경험과 협업을 지원하는 맞춤형 작업 흐름을 위한 드래그 앤 드롭 인터페이스를 가져야 함을 의미합니다. 

‍

• 강력한 분석 도구를 갖추고 있음: 이 도구가 제대로 작동하고 있는지 알아야 합니다. 시각적 보고서, 대시보드 및 분석 기능이 포함된 ECM을 찾는 것이 좋습니다. 이들은 비즈니스 프로세스를 잘 보여줍니다. 그리고 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움을 줍니다. 

‍

최종 결론

어떤 ECM 소프트웨어가 귀하의 비즈니스에 가장 적합한지는 당신이 결정해야 합니다. 이 구매 가이드가 당신을 올바른 방향으로 유도했기를 바랍니다. 그리고 이 도전을 정면으로 맞설 준비가 더 잘 되어 있기를 바랍니다. 

그리고 — 아이디어가 있습니다 — 이 새로운 모험을 시작할 수 있습니다. Guru를 무료로 사용해 보세요.

‍