Consider this buyer’s guide the only one you need to decide which is the best enterprise content management (ECM) software for your business. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. But for those who struggle with it, there’s a better way to streamline your document management. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

But we’re getting ahead of ourselves. We’re not fans of spoilers. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

ECM’s purpose is simple. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

Think of it as your central repository for all your company’s information. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. So there’s no confusion over who made a change and when. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

This all sounds fine and dandy but what’s the payoff? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

If only they had a solution that could significantly raise their productivity and enable more effective collaboration…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• Access your data faster: No more wasting time searching for that one specific note you need but can’t remember where it is. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• Improve customer experiences: ECM’s are not just for employees. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• Reduce labor costs: ECM saves you money since you don’t need to hire specialized staff for manual tasks. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. That’s great! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

Let’s look at an ECM’s essential features together.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

As long as you know your needs and requirements, it’s pretty easy to find the right solution. 

But there are a few must-have features you shouldn’t skip: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. If your chosen software takes ages to retrieve what you need, then it’s no good. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Now that you know what to look for in your ECM solution, it’s time for the main section of this article. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

Let’s explore these options together. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

Aside from being a one-stop shop for all your company’s knowledge, it also has enterprise AI search and an employee intranet hub for more effective collaboration. 

‍

Which means it’s much more effective in rounding up your knowledge from all your data sources. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

Selain itu, Guru telah mengotomatiskan pembersihan. Ini menjadwalkan verifikasi dan pengarsipan berkala untuk memastikan basis pengetahuan Anda selalu terbaru, membantu menjaga akurasinya. 

‍

Jika Anda mengalami kebuntuan saat berhadapan dengan pembuatan konten, Guru memiliki template untuk mempermudah hidup Anda. Plus, Anda mendapatkan asisten AI milik Anda sendiri, didukung oleh AI generatif, untuk merangkum topik yang kompleks atau membuat konten untuk Anda. 

Guru menggunakan AI dan pembelajaran mesin untuk meningkatkan pencarian Anda. Selain itu, karena selalu mempelajari hal-hal baru, Guru selalu dapat memberikan wawasan yang tepat waktu, segar, dan relevan.

Dalam hal menganalisis data Anda, Guru menawarkan wawasan yang kuat tentang bagaimana tim Anda menggunakan konten dan apa yang mereka cari. Selain itu, melalui komentar dan reaksi emoji, Guru menciptakan tempat untuk percakapan. 

Ingin tahu lebih banyak tentang Guru? Tonton video demo sesuai permintaan kami untuk memuaskan rasa ingin tahu Anda. 

‍

2. DocuWare

DocuWare menyediakan solusi manajemen dokumen digital yang ramah pengguna untuk bisnis kecil dan perusahaan besar di berbagai industri. 

Sumber: Capterra

‍

Ini adalah alat perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang mengamankan dokumen bisnis Anda dan mengoptimalkan proses operasional Anda, tidak peduli di mana Anda berada atau perangkat apa yang Anda gunakan. Ini menjadikannya solusi yang baik untuk tim jarak jauh yang ingin meningkatkan produktivitas mereka. 

DocuWare membanggakan sistem pengarsipan dokumen yang aman. Semua data karyawan Anda, catatan keuangan, dan kontrak aman dari bahaya. Sehingga Anda menghindari risiko data Anda dicuri atau hilang. 

‍

ECM ini juga mendukung penerapan baik di cloud maupun di lokasi sehingga sesuai dengan segala jenis sistem. Plus, DocuWare mengatur semua data dengan ketat, memungkinkan ruang kerja yang lebih baik dan lebih produktif. 

Karena sangat fleksibel, ia terintegrasi dengan 500 aplikasi bisnis yang berbeda, termasuk Oracle, SharePoint, dan QuickBooks.

‍

3. M-Files

M-Files adalah alat manajemen pengetahuan yang didorong AI yang membantu tim menemukan informasi lebih cepat dan lebih efisien. 

Sumber: G2

‍

Platform ini memiliki fitur unik yang disebut arsitektur berbasis metadata. Singkatnya, ini mempermudah berbagi file. Tim Anda dapat menemukan dokumen yang mereka butuhkan tanpa pencarian yang panjang. 

Selain itu, M-Files memberi akses kontrol atas dokumen Anda (bahkan untuk versi yang berbeda dari file yang sama) berdasarkan peran atau kelompok. 

Tapi itu juga mengotomatiskan alur kerja Anda. Metadata dokumen M-Files melacak tugas Anda dan membantu Anda berkomunikasi lebih baik dengan pemangku kepentingan internal atau eksternal tentang apa yang perlu mereka lakukan.

‍

Alat ini memiliki skalabilitas otomatisasi dokumen tanpa kode, yang berarti dapat diatur dengan cepat. Dan jangan khawatir - ia terintegrasi dengan banyak alat yang Anda gunakan setiap hari, seperti Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP, dan folder jaringan.

‍

4. Laserfiche

Laserfiche adalah platform ECM berbasis cloud yang mengucapkan ‘selamat tinggal’ kepada dokumen kertas dan menyambut otomatisasi proses.  

Sumber: G2

‍

Dengan solusi modern ini, Anda dapat mengentralisasi konten Anda dan meningkatkan produktivitas tim Anda. Semuanya sambil menjaga data Anda aman dan terlindungi dari pelanggaran siber. Plus, Laserfiche menjaga kepatuhan regulasi. 

Karena Anda menggunakan sumber kebenaran yang tunggal, semua orang menggunakan data yang sama, tidak peduli tingkat akses mereka. Melalui pelacakan versi dan pencarian maju, Anda menikmati kolaborasi yang lebih baik dan lebih intuitif antara tim Anda. 

‍

Laserfiche membantu Anda menyimpan dan mengelola dokumen sepanjang siklus hidup konten yang keseluruhan. Dengan menggunakan log audit terperinci dan izin ketat, hanya personel yang berwenang yang dapat melihat, mengedit, atau mengakses file. 

Alat ini juga memiliki fungsi pencarian cepat dan pengambilan, yang diterjemahkan menjadi produktivitas yang meningkat dan proses yang lebih baik. 

Laserfiche menawarkan berbagai opsi integrasi, termasuk DocuSign, Microsoft Office 365, dan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase oleh Hyland menawarkan alat manajemen proses bisnis dan kasus yang membantu Anda mengelola dan mengatur konten Anda dengan efisien. 

Sumber: G2

‍

OnBase adalah solusi ECM cerdas yang mengumpulkan data dari berbagai sumber multikanal. Bagian baiknya adalah bahwa ia juga memverifikasi dan mengklasifikasikan informasi sehingga Anda dapat menggunakannya segera setelah diserap.

Selain itu, OnBase menganalisis konten Anda secara real-time melalui laporan dan dasbor visual. Apa yang Anda dapatkan? Visibilitas yang diperlukan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih berinformasi. 

Tetapi solusi ini juga mengotomatiskan tugas-tugas yang dapat diulang melalui formulir yang dapat disesuaikan dan alur kerja bawaan. 

‍

Melalui co-authoring, tugas, dan pemberitahuan, OnBase membuat berbagi file semudah kue. Ditambah, semuanya aman, jadi Anda memiliki kolaborasi yang lebih baik dan bebas khawatir antara rekan satu tim.

OnBase cocok dengan banyak sistem yang ada. Pikirkan Google, PeopleSoft, Epic, dan MuleSoft, misalnya. 

‍

6. Box

Box, platform layanan konten cloud yang aman, sangat fokus pada menjaga file Anda tetap aman melalui deteksi ancaman cerdas, keamanan tingkat lanjut, dan kontrol akses yang mendetail. 

Tetapi karena kepatuhan dan keamanan berjalan beriringan, Box juga memiliki privasi data yang ketat dan kepatuhan industri. Itu belum semua - dengan memanfaatkan kekuatan pembelajaran mesin, Box dapat mendeteksi ancaman dan menetapkan kebijakan.

Sumber: G2

‍

Platform yang mudah digunakan ini juga memungkinkan kolaborasi tanpa batas antara tim Anda. Melalui anotasi file, tanda tangan elektronik, dan alur tugas otomatis, Anda dapat bekerja dari mana saja, di perangkat apa pun.

‍

Plus, Box secara proaktif bekerja untuk menyederhanakan alur kerja manual untuk menghemat waktu Anda. Hal-hal seperti pengambilan dokumen dan penerimaan karyawan baru, yang sangat penting bagi bisnis Anda (tetapi sangat membosankan) menjadi lebih cepat dan lebih mudah ditangani. 

Box memungkinkan Anda tetap terhubung dengan semua alat favorit Anda, karena itu terintegrasi dengan aplikasi seperti Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack, dan Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText adalah cara yang lebih cerdas untuk mengelola dan mendapatkan wawasan berharga dari konten Anda. 

Sumber: OpenText

‍

Intinya, OpenText adalah platform manajemen informasi yang cocok untuk berbagai industri, termasuk otomotif, perbankan, asuransi, ilmu kehidupan, dan hukum. 

Itulah sebabnya ini adalah solusi yang hebat untuk menangani informasi hukum. Ia memusatkan semua dokumen pribadi yang tersebar di berbagai sistem yang tidak terhubung ke dalam satu sumber kebenaran. Akibatnya, Anda memiliki data bernilai tinggi di tangan Anda, yang secara signifikan meningkatkan produktivitas Anda. 

‍

Tetapi OpenText juga memiliki platform layanan konten yang fleksibel yang ideal untuk menangani volume data besar secara efisien. Selain itu, melalui layanan ECM-nya, Anda dapat memberikan lebih banyak keunggulan operasional. Dan membangun jembatan antara ruang kerja Anda dan alat penting seperti CRM, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan manajemen modal manusia (HCM). 

OpenText memiliki solusi integrasi untuk Microsoft, Salesforce, dan SAP. 

‍

8. Hyland

Platform solusi konten Hyland menghubungkan berbagai jenis data dengan semua sistem, alur kerja, dan alat bisnis Anda.

Sumber: G2

‍

Hyland adalah solusi yang dilengkapi dengan berbagai fitur berguna. Pertama-tama, ia memiliki pengambilan konten cerdas yang menggunakan kecerdasan buatan untuk mengumpulkan informasi perusahaan yang masuk. Apa lagi, ia membuat data itu berguna dan dapat diakses, terlepas dari sumber, jenis, atau keadaan.

Kedua, Hyland memiliki fitur otomatisasi proses bawaan yang menghubungkan alur kerja dan sistem Anda menjadi satu titik informasi yang mulus. 

Dengan tata kelola data yang aman, solusi ini memastikan bahwa data Anda mematuhi undang-undang kepatuhan yang paling ketat (di industri seperti layanan kesehatan, pendidikan, asuransi, dll.). Hyland melindungi data kritis Anda dari ancaman siber dan kehilangan. 

Terakhir tetapi tidak kalah penting, Hyland tersedia dalam lebih dari 500 aplikasi unik, termasuk Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, dll. 

‍

9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint adalah platform intranet dan alat perangkat lunak manajemen dokumen yang berurusan dengan konten tradisional, web, dan sosial. 

Sumber: Microsoft

‍

Salah satu fitur terbaiknya adalah Anda dapat mengaksesnya dari perangkat yang berbeda seperti komputer, ponsel, dan tablet. Anda memiliki semua informasi dan file yang Anda butuhkan di satu tempat untuk memberdayakan kerja tim dan kolaborasi. 

Tetapi ia juga menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat melalui fitur pencarian yang kuat. Dengan cara ini, SharePoint meningkatkan produktivitas Anda dengan mengubah cara Anda bekerja, dari tugas sederhana seperti persetujuan dokumen hingga alur yang lebih kompleks. 

Ketika berhubungan dengan dokumen, alat ini memungkinkan Anda untuk mengunduh, mengedit, dan membagikan file Anda. Tetapi ini juga menyimpan catatan tentang siapa yang melakukan perubahan, serta memungkinkan Anda mengunduh versi yang berbeda dari dokumen yang sama. 

SharePoint terintegrasi dengan suite Microsoft 365, termasuk Layanan Lapangan, Layanan Pelanggan, Pemasaran, dan Otomatisasi Layanan Proyek. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Terakhir dalam daftar kami (tetapi sangat layak untuk diperiksa) adalah IBM, alat ECM yang didorong AI yang mengotomatiskan proses bisnis Anda. 

Sumber: G2

Melalui Watson - asisten AI IBM - Anda dapat menyelesaikan tantangan apa pun yang dihadapi. Dan mendapatkan pandangan 360 derajat tentang operasi bisnis Anda. 

Selain itu, IBM membantu Anda membangun solusi manajemen konten untuk menangani kasus penggunaan, merancang alur kerja yang lebih baik, dan menangkap wawasan berharga yang mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik. 

Program ECM ini menyatukan informasi Anda yang terputus menjadi satu solusi alur kerja yang ideal untuk penerapan cloud, hybrid, dan di lokasi. Bagaimana? Melalui fitur manajemen proses dan kolaborasi yang membuat pengelolaan data lebih mudah dan lebih nyaman. 

‍

IBM menawarkan layanan perpustakaan inti yang dapat menangani dokumen dan file dengan lebih efisien. Selain itu, ia memiliki berbagi file yang aman dan pencarian yang kuat yang membuat menemukan wawasan yang Anda butuhkan menjadi sangat mudah. 

‍

‍

Bagaimana Memilih Sistem ECM untuk Organisasi Anda

Seperti alat lainnya dalam bisnis Anda, sistem ECM harus dipertimbangkan dengan hati-hati. Mungkin lebih mudah untuk memilih satu yang terdengar baik, tetapi Anda tidak ingin berakhir dengan solusi yang tidak Anda sukai. Dan yang memang tidak menjalankan fungsinya.

Jadi, setelah mengevaluasi tujuan, sasaran, dan kebutuhan saat ini, carilah alat ECM yang: 

• Menyimpan konten dengan aman: Kami telah menyoroti di seluruh artikel tentang pentingnya menjaga data Anda tetap aman. Anda tidak boleh mengorbankan ketika mencari alat yang menganggap keamanan, privasi, dan kepatuhan dengan serius, terutama jika Anda bekerja di industri yang sangat diatur. 
• Mengintegrasikan dengan sistem yang ada: Sangat melelahkan untuk terus beralih dari satu alat ke alat lainnya. Platform ECM yang Anda pilih harus terintegrasi dengan alat yang ada dengan mulus—dan melakukannya tanpa mengganggu operasi Anda yang lain. 
• Bersifat fleksibel dan dapat diskalakan: Alat ECM harus membantu Anda menemukan informasi yang Anda cari kapan pun Anda membutuhkannya, tidak peduli di mana Anda menyimpan data Anda. Tetapi yang lebih penting, alat tersebut harus sesuai dengan alur kerja Anda seperti sarung tangan dan mampu beradaptasi dengan kebutuhan Anda yang berkembang.
• Menawarkan akses mudah: Tidak seharusnya sulit untuk menemukan informasi yang Anda cari. Platform ECM yang tepat mudah digunakan dan intuitif, yang berarti ia perlu memiliki antarmuka drag-and-drop untuk pengalaman pengguna yang lebih baik dan alur kerja yang dapat disesuaikan yang mendukung kolaborasi. 

‍

• Memiliki alat analitik yang kuat: Anda perlu tahu apakah alat tersebut melakukan pekerjaannya atau tidak. Sebaiknya Anda mencari ECM yang memiliki laporan visual, dasbor, dan analitik yang memberikan gambaran yang baik tentang proses bisnis Anda. Dan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data. 

‍

Garis Bawah

Terserah Anda untuk memutuskan software ECM mana yang terbaik untuk bisnis Anda. Kami berharap panduan pembeli ini mendorong Anda ke arah yang tepat. Dan bahwa Anda merasa lebih siap untuk menghadapi tantangan ini secara langsung. 

DAN — inilah ide — Anda dapat memulai petualangan baru ini dengan mencoba Guru secara gratis.

‍