Beschouw deze kopersgids als de enige die je nodig hebt om te beslissen welk de beste enterprise content management (ECM) software voor jouw bedrijf is. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. Maar voor degenen die moeite hebben, is er een betere manier om je documentbeheer te stroomlijnen. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

Maar we lopen vooruit op de zaken. We zijn geen fans van spoilers. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

Het doel van ECM is simpel. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

Beschouw het als jouw centrale opslagplaats voor alle informatie van jouw bedrijf. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. Dus er is geen verwarring over wie een wijziging heeft aangebracht en wanneer. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

Dit klinkt allemaal prima, maar wat is de winst? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

Als ze maar een oplossing hadden die hun productiviteit significant kon verhogen en effectievere samenwerking mogelijk kon maken…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• Toegang tot je gegevens sneller: Geen tijd meer verspillen aan het zoeken naar die ene specifieke notitie die je nodig hebt, maar waarvan je niet meer weet waar deze is. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• Verbeter klantbelevingen: ECM’s zijn niet alleen voor medewerkers. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• Verlaag arbeidskosten: ECM bespaart je geld, omdat je geen gespecialiseerd personeel hoeft in te huren voor handmatige taken. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. Dat is geweldig! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

Laten we samen kijken naar de essentiële functies van een ECM.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

Zolang je maar weet wat je behoeften en vereisten zijn, is het vrij eenvoudig om de juiste oplossing te vinden. 

Maar er zijn een paar onmisbare functies die je niet moet overslaan: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. Als de software die je hebt gekozen eeuwen duurt om te doen wat je nodig hebt, dan is het niet goed. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Nu je weet waar je op moet letten bij je ECM-oplossing, is het tijd voor het hoofdonderdeel van dit artikel. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

Laten we deze opties samen verkennen. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

Afgezien van dat het een one-stop-shop is voor alle kennis van jouw bedrijf, heeft het ook enterprise AI-zoekfunctie en een intranet hub voor medewerkers voor effectievere samenwerking. 

‍

Wat betekent dat het veel effectiever is in het verzamelen van jouw kennis uit al je gegevensbronnen. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

Bovendien heeft Guru de opschoning geautomatiseerd. Het plant periodieke verificatie en archivering om ervoor te zorgen dat je kennisbank altijd up-to-date is, waardoor de nauwkeurigheid behouden blijft. 

‍

Als je last hebt van een writer's block bij het maken van content, heeft Guru sjablonen om je leven makkelijker te maken. Daarnaast krijg je je eigen AI-assistent, aangedreven door generatieve AI, om complexe onderwerpen samen te vatten of de content voor je te maken. 

Guru maakt gebruik van AI en machine learning om je zoekopdracht te verbeteren. Bovendien, aangezien het constant nieuwe dingen leert, kan Guru je altijd voorzien van tijdige, verse en relevante inzichten. 

Als het gaat om het analyseren van je gegevens, biedt Guru krachtige inzichten in hoe je team content gebruikt en waar ze naar op zoek zijn. Daarnaast creëert Guru een plek voor gesprekken via opmerkingen en emoji-reacties. 

Wil je meer ontdekken over Guru? Bekijk onze on-demand demo-video om je nieuwsgierigheid te bevredigen. 

‍

2. DocuWare

DocuWare biedt een gebruiksvriendelijke digitale documentbeheersoftware voor kleine bedrijven en grote ondernemingen in verschillende sectoren. 

Bron: Capterra

‍

Het is een softwaretool voor workflowautomatisering die je zakelijke documenten beveiligt en je operationele processen optimaliseert, ongeacht waar je bent of welk apparaat je gebruikt. Dat maakt het een goede oplossing voor remote teams die hun productiviteit willen verbeteren. 

DocuWare is trots op de veilige documentarchivering. Al je werknemersdata, financiële gegevens en contracten zijn veilig voor schade. Zo vermijd je het risico dat iemand je gegevens steelt of verliest. 

‍

Dit ECM ondersteunt ook zowel cloud- als on-premise-implementaties, zodat het in elk systeem past. Daarnaast organiseert DocuWare al je gegevens nauwkeurig, wat resulteert in een betere en productievere werkomgeving. 

Aangezien het zo flexibel is, integreert het met 500 verschillende zakelijke applicaties, waaronder Oracle, SharePoint en QuickBooks. 

‍

3. M-Files

M-Files is een AI-gestuurd tool voor kennisbeheer die teams helpt informatie sneller en efficiënter te vinden. 

Bron: G2

‍

Dit platform heeft een unieke functie genaamd metadata-gedreven architectuur. Kortom, het maakt bestandsdeling makkelijker. Je team kan elk document vinden dat ze nodig hebben zonder een langdurige zoektocht. 

Bovendien geeft M-Files je toegangscontroles over je documenten (zelfs voor verschillende versies van hetzelfde bestand) op basis van rol of groep. 

Maar het automatiseert ook je workflows. De metadata van documenten van M-Files houdt je taken bij en helpt je beter te communiceren met interne of externe belanghebbenden over wat ze moeten doen. 

‍

De tool heeft schaalbaarheid voor documentautomatisering zonder noodzaak voor codering, wat betekent dat het snel operationeel kan zijn. En maak je geen zorgen — het integreert met talloze tools die je dagelijks gebruikt, zoals Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP en netwerkmappen. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche is een cloudgebaseerd ECM-platform dat ‘afscheid neemt van’ papieren documenten en procesautomatisering verwelkomt.  

Bron: G2

‍

Met deze moderne oplossing kun je je content centraliseren en de productiviteit van je team verhogen. Dit alles terwijl je gegevens veilig en beschermd blijven tegen cyberinbreuken. Bovendien handhaaf je met Laserfiche de naleving van regelgeving. 

Aangezien je een enkele bron van waarheid gebruikt, gebruikt iedereen dezelfde gegevens, ongeacht hun toegangsniveau. Door versiecontrole en geavanceerd zoeken geniet je van een betere en intuïtievere samenwerking tussen je teams. 

‍

Laserfiche helpt je documenten te behouden en te beheren gedurende de gehele levenscyclus van de content. Door gebruik te maken van gedetailleerde auditlogs en strikte machtigingen, kunnen alleen geautoriseerde personen bestanden bekijken, bewerken of openen. 

Deze tool heeft ook snelle zoek- en opvraagfunctionaliteiten, wat vertaalt in verhoogde productiviteit en verbeterde processen. 

Laserfiche biedt verschillende integratie-opties, waaronder DocuSign, Microsoft Office 365 en tools voor klantrelatiebeheer (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase van Hyland biedt tools voor het beheer van bedrijfsprocessen en zaken die je helpen om je content efficiënt te beheren en te organiseren. 

Bron: G2

‍

OnBase is een intelligente ECM-oplossing die gegevens verzamelt uit multichannelbronnen. Het goede nieuws is dat het ook de informatie verifieert en classificeert zodat je het kunt gebruiken zodra het is geassimileerd. 

Bovendien analyseert OnBase je content in real-time via visuele rapporten en dashboards. Wat krijg je? De nodige zichtbaarheid om betere en beter geïnformeerde beslissingen te nemen. 

Maar deze oplossing automatiseert ook herhaalbare taken via aanpasbare formulieren en ingebouwde workflows. 

‍

Door co-authoring, taken en meldingen maakt OnBase het delen van bestanden zo simpel als een eitje. Bovendien is alles veilig, zodat je betere, zorgeloze samenwerking tussen teamleden hebt. 

OnBase speelt goed samen met veel bestaande systemen. Denk aan Google, PeopleSoft, Epic en MuleSoft, bijvoorbeeld. 

‍

6. Box

Box, een veilig platform voor cloudcontentdiensten, richt zich sterk op het veilig houden van je bestanden door middel van intelligente dreigingsdetectie, geavanceerde beveiliging en gedetailleerde toegangscontrole. 

Maar omdat naleving en beveiliging hand in hand gaan, heeft Box ook strikte gegevensprivacy en naleving van de industrie. Dat is nog niet alles — door de kracht van machine learning te benutten, kan Box bedreigingen detecteren en beleidsregels instellen.  

Bron: G2

‍

Dit gebruiksvriendelijke platform maakt naadloze samenwerking tussen je teams mogelijk. Via bestandsannotatie, elektronische handtekeningen en geautomatiseerde taakstromen kun je vanaf elke plek, op elk apparaat, werken.

‍

Bovendien werkt Box proactief aan het vereenvoudigen van handmatige workflows om je tijd te besparen. Dingen zoals documenten vastleggen en onboarding van nieuwe medewerkers, die van vitaal belang zijn voor je bedrijf (maar oh zo saai) worden sneller en gemakkelijker te verwerken. 

Box laat je verbonden blijven met al je favoriete tools, omdat het integreert met apps zoals Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack en Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText is een slimere manier om je content te beheren en waardevolle inzichten te verkrijgen. 

Bron: OpenText

‍

In wezen is OpenText een informatiebeheersplatform dat geschikt is voor vele sectoren, waaronder de automotive, bankwezen, verzekering, levenswetenschappen en juridische sector. 

Daarom is het een geweldige oplossing voor het omgaan met juridische informatie. Het centraliseert alle privé-documenten die verspreid zijn over losgekoppelde systemen in een enkele bron van waarheid. Als resultaat heb je waardevolle gegevens bij de hand, wat je productiviteit aanzienlijk verbetert. 

‍

Maar OpenText heeft ook een flexibele platform voor contentdiensten die ideaal is voor het efficiënt omgaan met grote hoeveelheden data. Bovendien kun je via de ECM-diensten operationele excellentie leveren. En een brug bouwen tussen je werkplek en belangrijke tools zoals CRM, enterprise resource planning (ERP) en human capital management (HCM). 

OpenText heeft integratieoplossingen voor Microsoft, Salesforce en SAP. 

‍

8. Hyland

Het contentoplossingsplatform van Hyland verbindt verschillende soorten gegevens met al je zakelijke systemen, workflows en tools. 

Bron: G2

‍

Hyland is een oplossing gevuld met nuttige functies. Om te beginnen heeft het intelligente contentcapturing die kunstmatige intelligentie gebruikt om binnenkomende bedrijfsinformatie te verzamelen. Wat nog meer is, maakt het die gegevens nuttig en toegankelijk, ongeacht de bron, het type of de staat. 

Ten tweede heeft Hyland inheemse procesautomatiseringsfuncties die je workflows en systemen in één naadloos informatiepunt verbinden. 

Met veilige gegevensbeheer zorgt deze oplossing ervoor dat je gegevens voldoen aan de strengste nalevingswetten (in sectoren zoals gezondheidszorg, onderwijs, verzekering, enz.). Hyland beschermt je kritieke gegevens tegen cyberbedreigingen en verlies. 

Last but not least is Hyland beschikbaar in meer dan 500 unieke toepassingen, waaronder Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, enz. 

‍

9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint is een intranetplatform en documentbeheersoftwaretool die zich bezighoudt met traditionele, web- en sociale content. 

Bron: Microsoft

‍

Een van de beste functies is dat je toegang kunt krijgen vanaf verschillende apparaten zoals computers, telefoons en tablets. Je hebt alle informatie en bestanden die je nodig hebt op één plaats om teamwork en samenwerking te versterken. 

Maar het vindt ook snel de informatie die je nodig hebt via krachtige zoekfuncties. Zo verhoogt SharePoint je productiviteit door de manier waarop je werkt te veranderen, van eenvoudige taken zoals documentgoedkeuring tot complexere stromen. 

Als het om documenten gaat, laat deze tool je je bestanden downloaden, bewerken en delen. Maar het houdt ook een log bij van wie wijzigingen aanbrengt, en stelt je in staat om verschillende versies van hetzelfde document te downloaden. 

SharePoint integreert met de Microsoft 365-suite, inclusief Field Service, Customer Service, Marketing en Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Als laatste op onze lijst (maar zeker het bekijken waard) is IBM, een AI-aangedreven ECM-tool die je bedrijfsprocessen automatiseert. 

Bron: G2

Via Watson — IBM’s AI-assistent — kun je elke uitdaging aanpakken die op je pad komt. En krijg je een 360-graden overzicht van je bedrijfsvoering. 

Bovendien helpt IBM je om contentbeheersoplossingen te bouwen voor het omgaan met gebruiksscenario's, het ontwerpen van betere workflows en het vastleggen van waardevolle inzichten die leiden tot betere bedrijfsresultaten. 

Dit ECM-programma verenigt je losgekoppelde informatie in één workflow-oplossing die ideaal is voor cloud-, hybride en on-premise-implementatie. Hoe? Via procesbeheer en samenwerkingsfuncties die het beheren van gegevens gemakkelijker en handiger maken. 

‍

IBM biedt kernbibliotheekdiensten die documenten en bestanden efficiënter kunnen beheren. Bovendien heeft het veilige bestandsdeling en een krachtige zoekfunctie die het vinden van de inzichten die je nodig hebt een fluitje van een cent maakt. 

‍

‍

Hoe een ECM-systeem voor jouw organisatie te kiezen

Net als elk ander hulpmiddel in jouw bedrijf, moet een ECM-systeem zorgvuldig worden overwogen. Het kan gemakkelijker zijn om er een te kiezen die goed klinkt, maar je wilt niet eindigen met een oplossing die je niet bevalt. En die simpelweg zijn werk niet doet.

Dus, na het evalueren van jouw doelstellingen, doelen en huidige behoeften, zoek naar een ECM-tool die: 

• Bewaart inhoud op een veilige manier: We hebben throughout het artikel het belang benadrukt van het veilig houden van je gegevens. Je zou niet moeten inboeten bij het zoeken naar een tool die veiligheid, privacy en compliance serieus neemt, vooral als je in zwaar gereguleerde industrieën werkt. 
• Integreert met bestaande systemen: Het is vermoeiend om steeds van de ene tool naar de andere te switchen. Jouw gekozen ECM-platform moet naadloos integreren met jouw bestaande hulpmiddelen — en dat zonder jouw andere operaties te verstoren. 
• Is flexibel en schaalbaar: De ECM-tool moet je helpen de info te vinden die je zoekt, wanneer je het nodig hebt, waar je ook jouw gegevens opslaat. Maar, nog belangrijker, het moet passen bij jouw workflows als een handschoen en in staat zijn om zich aan te passen aan jouw groeiende behoeften.
• Biedt gemakkelijke toegang: Het zou niet moeilijk moeten zijn om de informatie te vinden die je zoekt. Het juiste ECM-platform is gemakkelijk te gebruiken en intuïtief, wat betekent dat het een drag-and-drop-interface nodig heeft voor een betere gebruikerservaring en aanpasbare workflows die samenwerking ondersteunen. 

‍

• Heeft krachtige analysetools: Je moet weten of het hulpmiddel zijn werk doet of niet. Het is het beste om te zoeken naar een ECM dat visuele rapporten, dashboards en analytics heeft die een goed overzicht geven van je bedrijfsprocessen. En je helpt datagestuurde beslissingen te nemen. 

‍

De essentie

Het is aan jou om te beslissen welke ECM-software het beste is voor je bedrijf. We hopen dat deze kopersgids je in de juiste richting heeft geduwd. En dat je je meer klaar voelt om deze uitdaging onder ogen te zien. 

EN — hier is een idee — je kunt dit nieuwe avontuur beginnen door Guru gratis uit te proberen.

‍