有沒有想過如何選擇適合您公司需求的專案管理軟體？ 不再想了！ 專案管理工具終極購買指南已經在這裡。 

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不管何時都需要專案管理軟體。 這是計畫、監控和推動您業務成功專案的最佳方式之一。 

但只有 23%的公司使用專案管理工具 — 而且其中小部分尚未從中受益。

這是因為大多數人沒有使用正確的解決方案。 但如果您在這裡，那麼您已經準備好做出正確的決定並理解在評估專案管理工具時要尋找什麼。 

一切都始於發現您需要採取的步驟…

什麼是專案管理軟體？

專案管理軟體指的是企業用來有效管理其專案的工具。 

簡而言之，它是一種幫助您計畫、組織和追蹤專案的解決方案。 同時促進團隊與利益相關者之間的順暢合作。 

把它當作是您團隊成員在進行一個持續任務時可以訪問的虛擬空間。 在這裡，人們可以明確地定義責任和任務，追蹤專案進度，並分配資源。 

但是這是為誰服務的？ 簡短答案是： 任何人。 

在商業專案中，您需要了解任務是什麼，誰負責的等等。 沒有專案管理平台，您無法獲得有關團隊表現的有價值的見解。 

這就是為什麼各種行業中各種規模的企業和團隊使用此工具來簡化工作流程，從繁忙的行銷機構到完全遠程的公司。 

但專案管理工具的真正目的是什麼呢？  

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專案管理工具是如何使用的？

專案管理工具的主要目的是組織您的工作方式並確保您的團隊保持在正確的軌道上。

但它也有多種用例，包括： 

• 提供更大的專案可見性： 假設所有部門同時在不同的專案上工作。 但您都是手動處理。 在某一時刻，您可能會失去對發生事情的跟蹤。 有了專案管理解決方案，您可以避免混淆。  
• 更好地管理資源： 資源指的是您為了按時完成專案所需的人員和設備。 專案管理工具幫助您有效地分配它們，以便可以在預算內完成任務。 
• 生成準確的報告： 您可以通過自動生成的報告或可視化儀表板查看實時數據。 它們非常有助於追蹤您的進度，查看潛在的障礙，並保持對事情的掌控。 
• 追蹤時間和人員： 透過PM工具，您可以清楚看到某人花了多少時間在一個任務上，或者誰可用。 它有助於您準確地向客戶收費，因為您可以輕鬆記錄每個任務花費的時間。 

現在，讓我們更深入了解PM工具的好處。 

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使用專案管理軟體的好處是什麼？

專案管理軟體有這麼多好處，我們需要花費很長的時間來計算它們所有的好處。 這就是為什麼我們只選擇了PM工具的主要優勢。 

因此，正確的專案管理軟體帶來以下好處： 

• 更好的專案計畫： 我們知道您對使用電子表格計劃專案感到厭倦。 我們也是！ 專案管理工具幫助您建立與團隊能力相符的無縫工作流程並提供深入的可見性。 
• 自動化專案任務： 一個專案有許多重複的耗時任務，例如分配任務、跟蹤資源和報告狀態。 您可以對這種重複說再見，因為PM工具自動化所有流程並為您節省更多時間。 
• 無縫協作： 您 厭倦 了在無數電子郵件線程中查找單個註解的情況。 這就是PM軟體最閃耀的地方。 因為您將一切都整合在同一平台上，您可以更專注於專案而非分心的事物。 
• 更快速的完成： 在這個快節奏的世界中，您無法承擔等待團隊中的慢人完成任務的代價。 通過任務管理和其他功能，您可以快速查看是否有什麼地方出錯，以便在必要時隨時調整方向。 

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仍然不認為PM軟體適合您嗎？ 好吧，這項統計數據可能會改變您的想法： 2022 年調查的 43% 公司 報告他們在使用協作工具上顯著增加，這意味著專案交付時間更快。 

如果您已經確信需要這樣的解決方案，那麼讓我們來看看如何選擇適合您的專案管理軟體。 

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如何選擇適合您需求的專案管理軟體

我們已經討論了專案管理系統是什麼，如何使用它，以及它的好處。 現在，讓我們深入了解如何選擇適合您業務的工具。 

因此，選擇專案管理軟體從這五個步驟開始。 

步驟 #1：識別您的需求

像宇宙一樣，這一切都是從 BANG 開始的！ 在這種情況下，您應該先嘗試了解您的專案和團隊的需求。 並確定您的目標。 

例如，您需要一個專案管理解決方案，因為您希望更好地組織工作流程。 

嘗試找到以下問題的答案： 

• 為什麼您需要專案管理平台？
• 您通常管理什麼類型的專案？
• 關鍵專案時間表和里程碑是什麼？
• 您通常如何為專案分配資源？ 
• 您需要用於專案預測或時間跟蹤的工具嗎？

如果您感到困惑，詢問像ChatGPT這樣的人工智慧（AI）工具來產生新想法永遠是有幫助的。 

重要的收穫是，您確實需要一個目標，以便每個人都能保持在同一頁面上，即使他們失去了這個專案為何重要的視野。 

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步驟 #2：了解您將需要哪些功能

專案管理工具有許多功能—足以讓您感到困惑。 這可能就是為什麼您停止了獨自尋找並試圖找到一份購買指南來幫助您。

您來對地方了。 以下是將影響您評估專案管理軟體方式的「必備」功能： 

• 整合： 您PM工具直接整合到現有系統中是至關重要的，就像Guru一樣。 這個應用程序幫助您專注於當前的任務，同時快速獲得所需的答案。 
• 專案時間線管理： 此功能幫助您跟蹤計劃進度，從設定截止日期到調整步伐。 
• 時間追蹤選項： 這是任何PM工具最重要的功能之一，因此不要缺少它。 
• 自動化： 具有自動化功能的 PM 工具對企業有積極影響，並簡化您的操作。 

我們可以稍後談論這些功能，因此請保持關注。 

步驟 #3：研究不同的專案管理平台

這應該很簡單，對吧？ 

現在，您已經知道自己想要什麼，找到與您需求一致的解決方案是輕而易舉的。 不過，由於這是一個關鍵步驟，以下是一些提示來幫助您起步。 

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首先，研究您的選擇。 這可能看起來很明顯，但您不能僅僅滿足於Google上出現的第一個工具。 您需要仔細調查並選擇最適合您業務的工具。  

秘訣是： 

• 閱讀來自實際用戶的評論 。
• 檢查網站上的評分 例如G2、TrustRadius和Capterra。
• 尋求同事的推薦 。
• 探索業界專家的博客 。

然後，對比工具，看看哪個最符合您的需求。 

步驟 #4：測試軟體

目前，您已經將列表縮小到兩到三個選項。 但您仍然需要選擇那個。 

這就是為什麼這個步驟存在。 它涉及測試您選擇的軟體以獲得實際經驗。 目標是了解每個選擇如何滿足您的需求。 

您可以開始組建一個包含不同角色和責任的主要和專案經理團隊。 透過多樣化您的選擇，您將獲得更好的用戶回饋，因為這將使您了解到工具的優勢、弱點以及使用的便利性。 

在預定時間內使用它。 大多數解決方案都有免費試用或計劃，讓您可以進行測試。 在此期間，您的同儕應使用該工具探討軟體提供的所有功能。

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之後，請向團隊成員徵求反饋意見。 用戶界面容易使用嗎？ 它解決了您的問題嗎？ 有什麼限制是您應該注意的嗎？ 即時聊天或檔案分享功能是否如預期運作？ 

任何負面的或正面的評論都可以幫助您決定這是否是適合您業務的工具。 

步驟 #5：考慮您的預算

好吧，您已經找到了 擁有者，而且您現在想要它。 您已經準備好進行購買，但有一個小問題。 它現在對您來說太貴了。 

那麼，只能回到圖紙板了。 

明確定義您的預算參數是很重要的。 您會全力以赴並進行巨額投資嗎？ 還是您慢慢來？ 此外，您需要考慮額外的成本，如訂閱或維護費用。 

在您潛入之前，考慮立即和長期成本。 如果您是一家小企業或預算有限，則應尋找免費工具或按用戶計劃。

另一方面，如果您是一家大型企業並且有複雜的要求，您可能需要獲取定制的價格以適應您的組織。 

總之，檢查該工具的定價模式以及它是否符合您的預算。 

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恭喜！ 🎉 您已準備好邁出最後一步，那就是做出最終選擇。 

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但在我們繼續進行並向您展示當前最佳的項目管理工具之前，讓我們再回顧一次那些應該擁有的功能。 

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在項目管理軟件中應尋找的功能和功能

如您所知，目前市場上的每個項目管理軟體工具都有多種功能。 有時候，太多了，這使得很難決定您真正需要什麼。 

以下是一些您應該注意的能力： 

• 規劃和排程： 最佳的項目管理軟體應讓您設置項目目標和里程碑，以及定義任務、截止日期和依賴關係。 通過警報、通知、日程安排和日曆，您可以在過程中保持進度。 
• 團隊協作： 應用內消息、檔案分享和團隊儀表板。 所有這些都有助於增強溝通並使協作變得更加容易。 此外，它提供了項目進展的清晰度。 
• 資源管理和文檔： 電子表格在追踪所有信息上並不高效。 使用項目管理工具，您可以在單一位置獲得所需的所有數據。 此外，您可以快速輕鬆地訪問它，無論何時需要。 
• 整合： 大多數 PM 軟體都能與您現有的工具整合，減少切換標籤的需求。 例如，Guru 與流行的項目管理應用程式如 Monday.com、Airtable、Basecamp 和 Teamwork 都能良好整合。 您無需登錄到另一個工具即可獲得即時答案。 
• 時間和預算追踪： 每個項目，不論大小，都有資料記錄。 項目管理工具有助於您追踪和組織文檔。 它提供了您表現的清晰概覽，這意味著您可以追溯每個項目所花的時間和金錢。 

到最後，作為公司的需求極大地影響了項目管理工具應具備的功能。 

到現在為止，您已經準備好做出明智的決定。 那麼，讓我們向您展示2024年最佳的10個項目管理系統。 

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10 款最佳項目管理軟體解決方案，值得考慮

根據預測，全球項目管理軟件市場將在2030年之前超過 151億美元，所以現在市場上有這麼多的PM工具並不奇怪。 

雖然這似乎是一項艱鉅的任務，但我們已經使您的研究變得更輕鬆。 讓我們探索您應該考慮的最佳項目管理軟件工具。 

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1. Asana

Asana 是一款受信任的流行項目管理工具，用於連接團隊和工作流程到戰略舉措和業務目標。 

來源: G2

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它具備項目管理能力，幫助您從開始到結束處理項目。 通過看板、待辦清單、甘特圖和時間表，Asana 使您的流程變得更加透明和靈活。

此外，它有節省時間的自動化功能，如狀態更新。 問題是您僅會收到有關最重要工作的信息通知。 但您可以通過時間追踪選項來測量您在項目上花了多少時間，以便可以正確預算。 

Guru還與Asana整合 — 在這裡查看它是如何工作的。 

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2. Wrike

Wrike 提供了一個理想的多功能項目管理軟體選項，適合整個團隊，無論部門如何。 

來源: Capterra

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Wrike 具有自定義項目類型，允許您建立自定義庫，以模仿您的獨特流程、術語和方法論。 您也可以根據角色、行業和部門進行調整。 

此外，這個工具幫助您管理和正確分配資源，以免浪費。 由於其將數據存儲在一個地方，因此每個團隊成員都可以在需要時訪問它們。 

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Wrike的項目儀表板還可以通過將計劃、進度和分析彙集成為單一來源，幫助您可視化團隊需要什麼以獲得成功。

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3. ClickUp

ClickUp 是一個使用者友好的生產力工具，無論是大型還是小型團隊都可以更有效地計劃、組織和協作。 

來源: G2

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這個 PM 工具幫助您通過任務管理、白板和聊天來管理新項目。 它使您能夠快速導航到任何任務或子任務，並使其自定義，以便您僅在該時候查看您所感興趣的內容。 

ClickUp 也通過虛擬白板提供卓越的視覺協作。 在這裡，您可以進行頭腦風暴，添加筆記，並查看您的團隊所有想法，即使您是在遠程工作。 

使用聊天功能，您可以將溝通集中到一個平臺內。 用來分享更新或鏈接資源。 

4. Monday

Monday.com 是一個高可定制的項目管理平台，以其可擴展性、靈活性和適應性而聞名。 

來源: G2

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此解決方案幾乎沒有學習曲線，因為您可以拖放任何元素以創建工作流程。 工作區直觀且靈活，這意味著隨著公司成長而擴展。 

如果您不知道從何開始，Monday提供了現成的模板，您可以用來開始。 這使得設定目標和任務、組織您的工作方式、以及處理交付物變得更加容易。 

而且您猜猜看？ Monday 與 Guru 整合！

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5. Trello

向Trello說‘你好’，這是一個可視化的協作工具，幫助您管理團隊的項目並保持一切有序。 

來源: G2

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Trello 是一個適合所有規模和所有行業的企業的工具，因為您可以自訂以符合您的工作風格。 此外，它與許多工具整合，包括 Slack、Jira、Google Drive 等等。 

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Trello不需要任何入門，因為它易於理解，並且其功能直觀。 此外，整個過程是透明的。 Trello 使得與同事共享檔案變得簡單，無論他們身在何處。 

6. Toggl Plan

Toggl Plan 為行銷機構和任何規模的團隊提供了一種簡單的方法，可以同時處理多個項目。 

來源: G2

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這個工具使資源分配和檔案存儲管理變得簡單。 對於您的團隊的工作負荷更清晰的視圖，您可以避免倦怠並為任何瓶頸進行規劃。 

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Toggl Plan 也有為所有隊友個性化的視圖。 這意味著每個人都可以獲得他們想要和需要的視圖，例如顏色編碼的項目或鳥瞰圖。 

此外，這個工具確保計費和薪資的準確性，以提高您的業務運營效率和可靠性。 

7. Basecamp

Basecamp理解同時處理多個項目、截止日期和客戶是多麼困難。 這就是為什麼它建立了一個項目管理平台，適合小團隊並能順利完成工作。 

來源: G2

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它提供了一個單頁儀表板，您可以查看所有項目、任務、分配和截止日期。 您可以自定義它以使其像家一樣，添加您公司的標誌和顏色；此外，每個人都可以根據自己的喜好設置首頁。 

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Basecamp的任務控制功能允許您查看哪些項目進展順利，哪些需要更多的注意。 

更何況， Basecamp與Guru集成，不要忘了檢查它。 

8. Jira

Atlassian 的 Jira 是一款用於處理新項目並實現項目的問題和項目追踪工具。 

來源: Capterra

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Jira 擁有自動化的工作流程，使您能夠通過任務進度通知、評論等方式管理每次更新。 這使您能夠無縫地將構建產品的團隊與啟動產品的團隊連接起來。 

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此外，您可以添加所需的任何知識（文件、模擬圖、人物），以便不會失去任何關鍵信息。 如果您想不出主意，可以使用Jira的AI從您的數據中獲取有價值的見解，這將導致更快的決策。

9. 團隊合作

當然，團隊合作就是圍繞著團隊合作。 這個項目管理工具可以管理您項目的每一個方面，從開始到結束。

來源: G2

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這個解決方案簡化了時間追蹤，讓您了解自己和同事如何花費時間。 它準確預估項目所需的時間並跟踪進度，讓您能夠按時完成工作並及時向客戶收費。

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在資源管理方面，Teamwork幫助您實時管理團隊的工作。 由於您獲得了團隊能力的完整畫面，您可以輕鬆地重新分配任務以避免瓶頸。

Teamwork 與 Guru 集成；來看看吧。

10. Airtable

Airtable是一個協作平台，用於構建應用程序並幫助團隊更好地管理其最關鍵的工作流程。

來源: G2

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Airtable 透過無需編碼的自定義界面保持您的團隊互聯。 它具有構件，讓您可以拖放組件並在幾分鐘內製作界面。 這樣，每個人都可以按照自己想要的方式工作。

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此外，您擁有權限，可以決定誰能訪問什麼。

Airtable 自動化了大多數流程，幫助您擺脫雜亂。 通過單一通知或多序列工作流程，您可以隨時保持團隊在正確的路上。

一個受歡迎的 Airtable 集成是與 Guru 的集成。 查看它是如何工作的。

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輪到您了

就這樣！ 您知道關於如何選擇項目管理軟體的所有知識。 如果我們成功使您的選擇過程變得更容易，那麼我們的工作就完成了。

但是您是否想讓項目管理變得更加簡單？

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