Ever wondered how to choose project management software that suits your company’s needs? Wonder no longer! The ultimate buyer’s guide for PM tools is here. 

‍

There isn’t a time when you don’t need project management software. It’s one of the best ways to plan, monitor, and launch successful projects within your business. 

But only 23% of companies use project management tools — and a small percentage of those have yet to benefit from them.

That’s because most of them don’t use the right solution. But if you’re here, you’re ready to make the right decision and understand what to look for when evaluating PM tools. 

It all starts with discovering the steps you need to take…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

In a nutshell, it’s a solution that helps you plan, organize, and track projects. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Here, people can clearly define responsibilities and tasks, keep track of the project’s progress, and allocate resources. 

But who is it for? The short answer: anyone. 

When working on a business project, you need to know what the tasks are, who’s responsible for what, etc. Without a project management platform, you won’t get valuable insights into how your team is performing. 

That’s why businesses and teams of all sizes in any industry use this tool to streamline their workflow, ranging from busy marketing agencies to entirely remote companies. 

But what’s the true purpose of a project management tool?  

‍

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Providing greater project visibility: Let’s say all your departments work on different projects at the same time. But you do it all manually. At one point, you probably lose track of what’s going on where. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Managing resources better: Resources refer to people and equipment you need to complete the project in time. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generating accurate reports: You can view real-time data through auto-generated reports or visual dashboards. They’re extremely helpful for keeping track of your progress, seeing potential blockers, and staying on top of things. 
• Tracking time and personnel: Through a PM tool, you’ll clearly see how much time someone spends on a task or who’s available. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Teraz zanurzymy się głębiej w korzyści płynące z narzędzia PM. 

‍

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Project management software has so many benefits, it’s gonna take us ages to count them all. That’s why we’ve settled only for the top advantages of a PM tool. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Better project planning: We know you’re tired of using spreadsheets to plan your projects. We are, too! A project management tool helps you build a seamless workflow that aligns with your team’s abilities and gives you in-depth visibility. 
• Automated project tasks: A project has many recurrent time-consuming tasks, such as assigning tasks, tracking resources, and reporting statuses. You can say ‘buh-bye’ to this repetition since PM tools automate everything and save you more time. 
• Seamless collaboration: You hate it when you have to go through countless email threads just to find a single note. Here’s where PM software shines brightest. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Faster completion: In this fast-paced world, you can’t afford to wait for the slowpoke in your team to finish a task. Through task management and other features, you can quickly see if something’s going wrong so you can change direction if necessary. 

‍

Still don’t think PM software is for you? Well, this statistic might change your mind: 43% of companies surveyed in 2022 reported a significant increase in their use of collaboration tools, which means faster project delivery times. 

If you’re convinced that you need such a solution in your life, let’s see how you go about choosing the right project management software. 

‍

‍

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

We’ve covered what a project management system is, how to use it, and its benefits. Now, let’s get into the details of picking the right tool for your business. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! In this case, you should try first to understand your project and team’s needs. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

If you’re stuck, it’s always helpful to ask an artificial intelligence (AI) tool like ChatGPT to generate new ideas. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

‍

Step #2: Understand what features you will need

Narzędzia do zarządzania projektami mają wiele funkcji — na tyle, że mogą przyprawić Cię o ból głowy. Prawdopodobnie dlatego przestałeś szukać na własną rękę i próbowałeś znaleźć przewodnik dla kupujących, który pomógłby Ci w tym.

Jesteś w dobrym miejscu. Oto „konieczne” funkcje, które ukształtują sposób, w jaki oceniasz oprogramowanie do zarządzania projektami: 

• Integracje: Kluczowe jest, aby Twoje narzędzie PM integrowało się bezpośrednio z Twoimi istniejącymi systemami, tak jak robi to Guru. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Project timeline management: This feature helps you keep track of how your plan is going, from setting deadlines to adjusting the pace. 
• Opcje śledzenia czasu: Jedna z najważniejszych funkcji każdego narzędzia PM, więc nie rób bez niej. 
• Automation: PM tools with automation features have a positive impact on a business and simplify your operations. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Teraz, gdy wiesz, czego szukasz, znalezienie odpowiedniego rozwiązania, które odpowiada Twoim wymaganiom, to bułka z masłem. Mimo to, ponieważ to kluczowy krok, oto kilka wskazówek, aby Cię wspierać. 

‍

First, research your options. Może to wydawać się oczywiste, ale nie możesz po prostu zadowolić się pierwszym narzędziem, które pojawi się w Google. You need to be thorough in your investigation and select the tool that works best for your business. 

The secret is to: 

• Read reviews from actual users.
• Check ratings on sites like G2, TrustRadius, and Capterra.
• Seek recommendations from colleagues.
• Explore blogs written by industry experts.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

Na tym etapie ograniczyłeś swoją listę do dwóch lub trzech opcji. But you still need to find THE ONE. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Dzięki zdywersyfikowaniu swojego spektrum uzyskasz lepsze opinie od użytkowników, ponieważ dostarczy Ci to informacji o mocnych i słabych stronach narzędzia oraz łatwości użytkowania. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. W tym czasie Twoi rówieśnicy powinni korzystać z narzędzia, aby zgłębić wszystko, co oferuje oprogramowanie.

‍

Następnie zapytaj członków swojego zespołu o opinię. Czy interfejs użytkownika był łatwy w użyciu? Czy rozwiązał twoje problemy? Czy są jakieś ograniczenia, o których powinieneś wiedzieć? Czy funkcje czatu w czasie rzeczywistym lub udostępniania plików działały zgodnie z zamierzeniami? 

Każdy negatywny lub pozytywny komentarz może pomóc Ci zdecydować, czy to odpowiednie narzędzie dla Twojej firmy, czy nie. 

Krok #5: Rozważ swój budżet

Dobrze, znalazłeś TO JEDYNE, i chcesz to teraz mieć. Jesteś gotowy, aby dokonać zakupu, ale jest jeden mały problem. Jest dla Ciebie zbyt drogie w tej chwili. 

Cóż, wracamy do rysowania tablicy. 

WaŜne jest, aby wyraźnie zdefiniować swoje parametry budżetowe. Czy inwestujesz wszystko i robisz ogromną inwestycję? Czy idziesz ostrożnie? Poza tym musisz pomyśleć o dodatkowych kosztach, takich jak opłaty abonamentowe lub konserwacyjne. 

Zanim zanurkujesz, rozważ zarówno koszty bieżące, jak i długoterminowe. Jeśli jesteś małą firmą lub masz ciasny budżet, poszukaj darmowych narzędzi lub planów na użytkownika.

Z drugiej strony, jeśli jesteś dużym przedsiębiorstwem z skomplikowanymi wymaganiami, możesz potrzebować dostosowanej wyceny dopasowanej do Twojej organizacji. 

Podsumowując, zbadaj model wyceny narzędzia i czy pasuje do Twojego budżetu. 

***

Gratulacje! 🎉 Jesteś gotowy, aby podjąć ostatni krok, którym jest dokonanie ostatecznego wyboru. 

‍

Ale zanim przejdziemy dalej i pokażemy Ci najlepsze narzędzia do zarządzania projektami dostępne obecnie, przejrzyjmy te 'niezbędne' funkcje jeszcze raz. 

‍

Funkcje i funkcjonalności, na które należy zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Jak wiesz, każde narzędzie do zarządzania projektami dostępne obecnie na rynku ma wiele funkcji. Czasami jest ich zbyt wiele, co utrudnia podjęcie decyzji, czego naprawdę potrzebujesz. 

Oto niektóre z możliwości, na które powinieneś zwrócić uwagę: 

• Planowanie i harmonogramowanie: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami powinno umożliwiać ustalenie celów projektu i kamieni milowych, a także definiowanie zadań, terminów i zależności. Dzięki powiadomieniom, alertom, harmonogramom i kalendarzom możesz pozostawać na właściwym torze. 
• Współpraca zespołowa: Wewnętrzna wiadomość, udostępnianie plików i pulpity zespołowe. Wszystko to przyczynia się do poprawy komunikacji i ułatwia współpracę. Ponadto jasno określa, w jakim stanie znajduje się twój projekt. 
• Zarządzanie zasobami i dokumentacją: Arkusze kalkulacyjne nie są zbyt wydajne w śledzeniu wszystkich Twoich informacji. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami masz wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu. Poza tym możesz uzyskać do nich szybki i łatwy dostęp, kiedy tylko tego potrzebujesz. 
• Integracje: Większość oprogramowania PM integruje się z istniejącymi narzędziami, aby zredukować potrzebę przełączania panelem. Guru, na przykład, dobrze integruje się z popularnymi aplikacjami do zarządzania projektami, takimi jak Monday.com, Airtable, Basecamp i Teamwork. Nie musisz logować się do oddzielnego narzędzia, aby uzyskać natychmiastowe odpowiedzi. 
• Śledzenie czasu i budżetu: Każdy projekt, niezależnie od jego wielkości, ma dokumentację. Narzędzie do zarządzania projektami pomaga Ci śledzić i organizować dokumenty. Daje to wyraźny obraz Twojej efektywności, co oznacza, że możesz śledzić czas i pieniądze wydane na każdy projekt. 

Na koniec dnia, Twoje potrzeby jako firmy silnie wpływają na funkcje, jakie powinno mieć narzędzie do zarządzania projektami. 

Do tej pory jesteś gotowy, aby podjąć świadomą decyzję. A więc, pokażemy Ci 10 najlepszych systemów zarządzania projektami na rok 2024. 

‍

10 najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami do rozważenia

Z globalnym rynkiem oprogramowania do zarządzania projektami, który ma przekroczyć 15,08 miliarda USD do 2030 roku, nie powinno dziwić, że tak wiele narzędzi PM jest obecnie dostępnych. 

I chociaż wydaje się, że to zniechęcające zadanie, ułatwiliśmy Twoje badania. Zbadajmy najlepsze narzędzia do zarządzania projektami, które powinieneś rozważyć. 

‍

1. Asana

Asana to popularne narzędzie do zarządzania projektami, które łączy zespoły i przepływy pracy z inicjatywami strategicznymi i celami biznesowymi. 

Źródło: G2

‍

Posiada możliwości zarządzania projektami, które pomagają w prowadzeniu projektów od początku do końca. Dzięki tablicom kanban, listom zadań, wykresom Gantta i harmonogramom, Asana czyni twoje procesy bardziej przejrzystymi i zwinnymi.

Ponadto ma automatyzację oszczędzającą czas, taką jak aktualizacje statusu. Haczyk polega na tym, że otrzymasz powiadomienia tylko o pracy, która ma dla Ciebie największe znaczenie. Możesz także zmierzyć, ile czasu spędzasz na projekcie za pomocą opcji śledzenia czasu, aby móc poprawnie zaplanować budżet. 

Guru również integruje się z Asana — zobacz jak tutaj. 

‍

2. Wrike

Wrike oferuje wszechstronną opcję oprogramowania do zarządzania projektami, idealną dla całego zespołu, niezależnie od działu. 

Źródło: Capterra

‍

Wrike posiada niestandardowe typy elementów, które pozwalają na stworzenie dostosowanej biblioteki, aby naśladować unikalny proces, terminologię i metodologię. Możesz także dostosować go w zależności od ról, branży i działu. 

Ponadto to narzędzie pomaga Ci zarządzać i właściwie przydzielać zasoby, aby ich nie marnować. Ponieważ przechowuje Twoje dane w jednym miejscu, każdy członek zespołu może uzyskać do nich dostęp w razie potrzeby. 

‍

Panel projektu Wrike pomaga Ci również wizualizować, czego potrzebuje Twój zespół, aby odnieść sukces, zbierając plany, postępy i analizy w jednym źródle.

‍

3. ClickUp

ClickUp to przyjazne dla użytkownika narzędzie do produktywności, w którym duże lub małe zespoły mogą planować, organizować i współpracować bardziej efektywnie. 

Źródło: G2

‍

To narzędzie PM pomaga Ci zarządzać nowymi projektami poprzez zarządzanie zadaniami, tablice, i czaty. Umożliwia szybkie nawigowanie do dowolnego zadania lub podzadania — i dostosowanie go tak, abyś widział tylko to, co cię w danym momencie interesuje. 

ClickUp umożliwia także świetną współpracę wizualną przez wirtualną tablicę. Tutaj możesz burzę mózgów, dodawać notatki i widzieć wszystkie pomysły swojego zespołu w jednym miejscu, nawet jeśli pracujesz zdalnie. 

Dzięki funkcji czatu możesz zebrać komunikację w jednym miejscu. Użyj tego, aby dzielić się aktualizacjami lub linkować zasoby. 

4. Monday

Monday.com to wysoce konfigurowalna platforma do zarządzania projektami znana z możliwości skalowania, elastyczności i adaptacyjności. 

Źródło: G2

‍

To rozwiązanie ma małą lub żadną krzywą uczenia się, ponieważ możesz przeciągać i upuszczać dowolny element, aby utworzyć swój przepływ pracy. Interfejs roboczy jest intuicyjny i elastyczny, co oznacza, że rozwija się w miarę wzrostu Twojej firmy. 

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, poniedziałek ma gotowe szablony, których możesz użyć, aby rozpocząć. Ułatwia to ustalanie celów i zadań, organizowanie sposobu pracy i zarządzanie swoimi dostawami. 

A zgadnij co? Monday integruje się z Guru!

‍

5. Trello

Powiedz ‘Cześć’ Trello, wizualnemu narzędziu współpracy, które pomaga Ci zarządzać projektami Twojego zespołu i utrzymywać wszystko w porządku. 

Źródło: G2

‍

Trello to odpowiednie narzędzie dla firm każdej wielkości i z różnych branż, ponieważ możesz je dostosować do swojego stylu pracy. Ponadto ma integracje z wieloma narzędziami, w tym Slack, Jira, Google Drive i innymi. 

‍

Trello nie wymaga żadnego wprowadzenia, ponieważ jest łatwe do zrozumienia, a jego funkcje są intuicyjne. Dodatkowo, cały proces jest przejrzysty. Trello ułatwia dzielenie się plikami z rówieśnikami, bez względu na to, gdzie się znajdują. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan zapewnia prosty sposób dla agencji marketingowych i zespołów każdej wielkości na zarządzanie wieloma projektami jednocześnie. 

Źródło: G2

‍

To narzędzie ułatwia przydzielanie zasobów i zarządzanie przechowywaniem plików. Dzięki jaśniejszemu obrazowi obciążenia roboczego swojego zespołu możesz uniknąć wypalenia zawodowego i zaplanować wszelkie wąskie gardła. 

‍

Toggl Plan ma również spersonalizowane widoki dla wszystkich członków zespołu. To oznacza, że każdy otrzymuje widok, który chce i potrzebuje, np. projekty z kolorami kodowanymi lub widok z lotu ptaka. 

Ponadto to narzędzie zapewnia dokładność zarówno w fakturze, jak i w płacach, aby uczynić operacje Twojego biznesu bardziej wydajnymi i niezawodnymi. 

7. Basecamp

Basecamp rozumie, że trudno jest ogarnąć wiele projektów, terminów i klientów jednocześnie. Dlatego zbudował platformę do zarządzania projektami, idealną dla małych zespołów, która wykonuje zadanie. 

Źródło: G2

‍

Oferuje pulpit na jednej stronie, na którym możesz zobaczyć wszystkie swoje projekty, zadania, przypisania i terminy. Możesz go dostosować, aby poczuć się jak w domu, z logo i kolorami Twojej firmy; ponadto każdy może ustawić swoją stronę domową, jak chce. 

‍

Funkcja Mission Control Basecamp pozwala Ci zobaczyć, które projekty są na dobrej drodze, a które wymagają większej uwagi. 

Co więcej, Basecamp integruje się z Guru, więc nie zapomnij tego sprawdzić. 

8. Jira

Jira od Atlassian to narzędzie do śledzenia problemów i projektów używane do zarządzania nowymi projektami i prowadzenia ich do realizacji. 

Źródło: Capterra

‍

Jira ma zautomatyzowane przepływy pracy, które pozwalają Ci zarządzać każdą aktualizacją, powiadomieniami o postępie zadania, komentarzami i nie tylko. Pozwala to na płynne łączenie zespołów, które budują produkt z tymi, które go wdrażają. 

‍

Ponadto możesz dodać dowolną wiedzę, której potrzebujesz (dokumenty, makiety, osoby), aby nigdy nie stracić żadnych kluczowych informacji. Jeśli brakuje Ci pomysłów, możesz skorzystać z AI Jiry, aby uzyskać cenne informacje z danych, co prowadzi do szybszego podejmowania decyzji. 

9. Praca zespołowa

Praca zespołowa polega oczywiście na pracy zespołowej. To narzędzie do zarządzania projektami potrafi zarządzać każdym aspektem Twojego projektu od początku do końca. 

Źródło: G2

‍

To rozwiązanie upraszcza śledzenie czasu, pozwalając Ci zrozumieć, jak Ty i Twoi współpracownicy spędzacie swój czas. Dokładnie szacuje, jak długo potrwa projekt i śledzi go, abyś mógł dotrzymać terminu i szybko wystawiać rachunki klientom.  

‍

W zakresie zarządzania zasobami, Teamwork pomaga Ci zarządzać pracą Twojego zespołu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu, że masz pełny obraz możliwości swojego zespołu, możesz uniknąć wąskich gardeł, łatwo przerysowując zadania. 

Teamwork integruje się z Guru; sprawdź.

10. Airtable

Airtable to platforma współpracy używana do tworzenia aplikacji i umożliwiania zespołom lepszego zarządzania swoimi najważniejszymi workflow.  

Źródło: G2

‍

Airtable utrzymuje Twoje zespoły połączone poprzez niestandardowe interfejsy bez kodu. Ma elementy umożliwiające przeciąganie i upuszczanie komponentów oraz tworzenie interfejsów w kilka minut. W ten sposób każda osoba może pracować według własnych upodobań. 

‍

Ponadto masz uprawnienia, które pozwalają Ci zdecydować, kto ma dostęp do czego. 

Airtable automatyzuje większość Twoich procesów i oszczędza Ci bałaganu. Dzięki pojedynczej powiadomieniu lub wieloetapowemu przepływowi pracy, możesz utrzymać swój zespół na właściwej drodze przez cały czas. 

Jedna z popularnych integracji Airtable to współpraca z Guru. Zobacz, jak to działa.

‍

Teraz Ty

To wszystko! Wiesz już wszystko, co trzeba wiedzieć o wyborze oprogramowania do zarządzania projektami. Jeśli udało nam się ułatwić Twój proces wyboru, nasza praca tutaj jest zakończona.  

Ale czy chcesz, aby zarządzanie projektami było jeszcze łatwiejsze? 

Użyj swojego nowego narzędzia PM razem z Guru, rozwiązaniem 3 w 1, które daje Ci wszystkie odpowiedzi natychmiast, niezależnie od miejsca, w którym pracujesz. Dzięki inteligentnemu wyszukiwaniu AI, otrzymasz dokładne i zaufane dane bezpośrednio w narzędziach swojego zespołu.  

Ale Guru robi znacznie więcej niż to — musisz tylko zarejestrować się jako nowy użytkownik i doświadczyć tego samodzielnie.