Sisäinen viestintätyökalut ovat tulleet vakioksi kaikissa yrityksissä, sillä ne parantavat työntekijöiden tuottavuutta ja viestintää. Mutta miten tiedät, mikä työkalu on oikea sinun erityistarpeisiisi? 

Joka päivä kauemmas jäämme ajasta, jolloin piti kävellä työkaverin toimistoon kysyäksesi heiltä jotain. Nykyään voit yksinkertaisesti soittaa heille tai lähettää heille viestin suoraan heidän DM-ään, mistä tahansa he ovatkin. 

Mutta miten tiedät, mikä on paras liiketoimintaviestintäohjelmisto nykyisiin tarpeisiisi? Erityisesti nyt, kun viestintäohjelmistomarkkinat siirtyvät pilvipohjaisiin ohjelmistoihin ja odotetaan saavuttavan 3.1 miljardia dollaria vuoteen 2030 mennessä.

Käännös: yhä enemmän viestintäohjelmistoja tulee markkinoille, mikä tekee valinnastasi vaikeampaa.

Älä huoli; tähän opas on tarkoitettu. 

Täältä löydät, mitä liiketoimintaviestintäohjelmisto on, sen edut, parhaat 12 vaihtoehtoa ja kuinka valita oikea työkalu. 

Vastuuvapauslauseke: Tämä blogikirjoitus päivitettiin viimeksi 6. kesäkuuta 2024.

Mikä on liiketoimintaviestintäohjelmisto?

Liiketoimintaviestintäohjelmisto viittaa alustaan tai mobiilisovellukseen, joka mahdollistaa ulkoisen ja sisäisen viestinnän yrityksen työntekijöiden välillä. 

Yhteenvetona voidaan sanoa, että työkalu (oli se sitten viestisovellus tai videoneuvottelualusta) auttaa työntekijöitäsi lähettämään viestejä tiiminsä jäsenille ja osallistumaan videopuheluihin verkkoyhteydessä, ilman, että tarvitsee tavata henkilökohtaisesti. 

Tämä mahdollistaa työntekijöiden ideoiden aivoriihen ja palautteen vaihdon helposti, säästäen aikaa, kun he voivat ottaa heti yhteyttä kollegoihin. Lisäksi monet sisäiset viestintätyökalut tarjoavat projektinhallinta- ja tiedostojen jakamistoimintoja, jotka helpottavat ihmisten yhteistyötä. 

Nämä ratkaisut ovat ihanteellisia etä- tai hybridi-tiimeille ja erityisen hyödyllisiä synkronisessa viestinnässä. 

Mitä ominaisuuksia sinun tulisi tarkkailla etsiessäsi parasta vaihtoehtoa yrityksellesi? 

No, selvitetään se! 

Mitä ominaisuuksia etsiä yrityksen viestintäohjelmistosta

Yrityksen viestintäohjelmistossa on runsaasti ominaisuuksia, jotka saattavat kuulostaa hyödyllisiltä paperilla, mutta tarvitsetko yrityksesi todella niitä? 

Asiantuntijalausunnossamme uskomme, että oikealla viestintätyökalulla on nämä ominaisuudet: 

• Näytön jakaminen: Tämä on loistava ominaisuus, jonka avulla voit selittää kohtiasi ja näyttää asiakkaille, mitä olet työskennellyt. Sen sijaan, että he yrittävät ymmärtää, mitä sanot, voit näyttää heille tiedot yhdellä napin painalluksella mahdollistamalla reaaliaikaisen yhteistyön. 
• Viestintä: On paljon ihmisiä, jotka rakastavat viestintää puheluiden sijaan, koska viestin lähettäminen on helpompaa kuin yrittää tavoittaa joku, joka on kiireinen. Hyvä viestintätyökalu tarjoaa suoran viestinnän, yksityisen ja ryhmächatin, avoimet foorumit ja keskusteluketjut, joissa voit keskustella mistä tahansa. Useimmat ohjelmistot jopa mahdollistavat sinua lataamaan ja jakamaan tiedostoja. 
• Videopuhelut: Videopuhelut ovat erittäin hyödyllisiä etätiimeille, jotka eivät tapaa kasvokkain, mutta myös asiakkaiden tapaamiseen eri puolilta maailmaa. Varmista, että valitset työkalun, jossa on korkealaatuiset videopuhelut, sillä et halua päätyä huonolaatuiseen ja rakeiseen syöttöön. 
• Ilmoitukset ja hälytykset: Toinen tärkeä ominaisuus on työkalun kyky ilmoittaa, aina kun joku tekee muutoksen tai aina kun saat viestin, tietenkin. Lisäksi työkalun tulisi antaa sinun päivittää mieltymyksesi (esim. kuinka usein haluat saada ilmoituksia), jotta voit minimoida turhan puheen ja keskittyä vain sinulle tärkeisiin asioihin. 

Älä unohda integraatioita - ne ovat elintärkeitä työnkulkujen virtaviivaistamiseksi ja tiedon etsimisen ja tiedostojen jakamisen helpottamiseksi yrityksesi sisällä.

Siitä huolimatta tarkastellaan joitakin parhaista liiketoimintaviestintäohjelmistoista. 

Mitkä ovat joitakin parhaita liiketoimintaviestintäohjelmistotyökaluja?

Tässä asiassa tulee mielenkiintoista. Tutkimuksen mukaan digitaalinen viestintä on olennainen osa monien työntekijöiden tyypillistä päivää. Yli puolet heistä (56%) käyttää videota kommunikoidessaan, kun taas 55% käyttää ääntä. 

Kysymys kuuluu, mitkä liiketoimintaviestintätyökalut he todella käyttävät? 

Olemme etsineet internetistä laajasti löytääksemme vastauksen. Tässä on täydellinen luettelo työkaluista, joita löysimme: 

1. Guru — Paras intranet-alusta tiedonhallintaan ja yrityksen tekoälyhakuun. 
2. Microsoft Teams — Paras videokonferenssityökalu Office365:lle. 
3. Slack — Paras tiimikeskustelu- ja viestintäohjelmisto synkroniseen viestintään. 
4. Trello — Paras projektinhallintatyökalu useilla näkymävaihtoehdoilla. 
5. Dropbox — Paras pilvitallennusratkaisu tiedostojen jakamiseen ja säilyttämiseen. 
6. Zoom — Paras videoneuvottelutyökalu kaikille tiimin viestintätarpeille. 
7. Monday.com — Paras yhteistyöalusta työnkulkujen rakentamiseen. 
8. Microsoft SharePoint — Paras verkkopohjainen yhteistyöalusta, joka integroituu Microsoft 365:een.
9. Loom — Paras ilmainen näytön tallennin ja kuvakaappaus helppoa jakamista varten.  
10. Miro — Paras visuaalinen työtila projektien hallintaan, aivoriihiä varten ja tuotteiden suunnittelussa. 
11. Notion — Paras yhdistetty työtila asiakirjoillesi, wikeillesi ja projekteillesi. 
12. Asana — Paras työhallintaratkaisu projektien ja tehtävien hoitamiseen verkossa. 

Älä huoli, emme jätä sinua kaipaamaan lisää. 

Seuraavissa kappaleissa käymme läpi jokaisen työkalun ja kuvaamme sen, mitä se tekee, avainominaisuudet ja käyttötapaukset. 

1. Guru

Guru on tietopohja- ja tekoälypohjainen yrityshaku työkalu, joka voi virtaviivaistaa työnkulkuja ilman jatkuvaa sovellusten vaihtamista. 

Tämän intranet-työkalun avulla voit luoda kotipesän tiimisi jäsenille, jolloin he saavat välittömiä vastauksia kaikkiin kysymyksiinsä. Guru yhdistää sovelluksesi, asiakirjasi ja keskustelusi yhdeksi luotetuksi lähteeksi, jota koko yrityksesi voi käyttää. 

Miksi tämä on erityisen hyödyllistä sinulle? 

Koska tiimikaverit eivät vaihda konteksteja etsiessään asiakastietoja, esimerkiksi. Guru pitää ihmiset työnkuluissaan helposti yhdistämällä liiketoiminnan nykyisiin työkaluihin. 

Mitä saat yhteistyöstä Gurun kanssa, on tekoälypohjainen keskittynyt perusta tiimillesi, mahdollistamalla älykkäämmän yhteistyön ja jakamisen. 

“Eniten avustava asia Gurussa on se, että kaikki hyväksytyt resurssimateriaalit on koottu yhteen paikkaan, yhteen kirjastoon työn resursseille. Plussana Guru pystyn suosimaan ja seuraamaan oman osastoni olennaisia kokoelmat ja pysymään ajan tasalla kaikista lisäyksistä tai muutoksista…” 

Herätimmekö uteliaisuutesi Gurusta? Ota selvää lisää tarkistamalla tämä kysynnän mukaan videoesittely. 

Top ominaisuudet

• Mukautettava ohjauspaneeli: Jokainen työntekijä voi personoida ohjauspaneelinsa heille olennaisia ilmoituksia varten, jotta he saavat brändätyn kokemuksen. 
• Tekoälypohjaiset sisällön ehdotukset: Kun työntekijät työskentelevät, Gurun edistynyt tekoäly tarjoaa hyödyllistä tietoa heidän nykyisestä projektiinsa. 
• HRIS-synkronointi: Varmistaaksesi, että työntekijätiedot ovat yhdenmukaisia, käytä Gurun HRIS-synkronointia tuodaksesi tietosi yhteen paikkaan. 

Käyttötapaukset

Guru on tarkoitettu kaiken kokoisille tiimeille kaupan, terveydenhuollon, markkinoinnin, IT-palveluiden jne. aloilla. 

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams, tunnettu videoneuvottelu-, chat-pohjainen työtila, on täydellinen auttamaan ihmisiä työskentelemään yhdessä reaaliajassa eri projekteissa. 

Siinä on tarvittavat työkalut ihmisten kokoamiseen, kuten tiedostojen jakaminen, liiketoimintaviestintä ja jopa hymiöitä. 

‍

Microsoft Teamsillä voit tehdä paljon. Sinulla on verkkokokoukset, ominaisuus, joka auttaa tiimin jäseniä työskentelemään missä tahansa, kommunikoimaan kasvokkain ja mahdollistamaan joustavan, hybridi työpaikan. 

Ominaisuuksien kuten PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard ja tekoälygeneroidut kokousmuistiinpanot myötä on helpompaa saavuttaa enemmän yhdessä,

Jos et ole suuri videopuheluiden ystävä, voit aina hypätä normipuheluun. MS Teamsillä on sellaisia ominaisuuksia kuin ryhmäpuhelut, puheliittymät ja puhelun siirrot, jotka helpottavat viestinnän eri laitteiden välillä. 

“Ryhmien luominen, sisäinen tiidiskeskustelu, yksityiset keskustelut, sisällön jakaminen ja sen seuraaminen on absoluuttinen nautinto. MS Teams on myös [nautinto] käyttää, se on erittäin helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen.” 

Top ominaisuudet

• Välitön viestintä: MS Teamsin avulla voit viestiä tiimin jäsenelle suoraan tai hypätä puheluun heidän kanssaan tuosta vain, mikä tekee siitä ihanteellisen ratkaisun etätiimeille. 
• Puheluiden yhdistäminen: Oletetaan, että olet aloittanut puhelun tiimin jäsenen kanssa, mutta tarvitset selvityksen jostain toiselta kollegalta. MS Teamsin avulla on helppo tuoda joku mukaan yhdistämisominaisuuden avulla. 
• Virtuaalitapahtumat: Haluatko isännöidä turvallisia verkkokokouksia ja webinaareja? MS Teams voi toteuttaa sen helposti, sillä se voi isännöidä jopa 1 000 osallistujaa. 

Käyttötapaukset

MS Teams on sopiva etäliiketoimintoihin monilla aloilla, kuten koulutuksessa, terveydenhuollossa, vähittäiskaupassa ja valmistuksessa. 

Tämän työkalun parasta on, että se integroituu Gurun kanssa, jolloin työntekijät löytävät helposti kaiken, mitä etsivät. Katso, miten kaksi yhdessä toimii täältä. 

3. Slack

Kaikki ovat kuulleet Slackista ennen; jos et ole, olet slackaamassa. 

Se on suosittu tiimikeskustelu- ja viestintäalustana, joka yhdistää sinut työkaluisiin ja jäseniin, joiden kanssa teet töitä joka päivä. 

Riippumatta siitä, missä olet, voit viestiä ihmisille ryhmäkeskustelussa tai suoraan viesteissä ja päästä puheluihin heidän kanssaan, jolloin Slack on täydellinen vaihtoehto synkroniseen viestintään. 

‍

Slack toimii pääasiassa kanavien kautta. Voit luoda erilliset kanavat jokaiselle aiheelle, projektille tai tiimille, olipa se sitten uusien työntekijöiden toivottaminen tervetulleeksi tai meemien jakaminen.

Tällä tavoin pidät työnsi järjestyksessä, virtaviivaistat työnkulkuasi ja mahdollista tehokkaan viestinnän, mikä helpottaa edistymisen seuraamista ja päivityksistä pysymistä ajan tasalla. 

Lisäksi Slackilla on 'huddleja' (sen termi videokokouksille), jotka antavat sinulle mahdollisuuden yhdistää ääni- tai videopuheluihin kollegoiden kanssa reaaliaikaista yhteistyötä varten. 

“Voi olla, että pystyt nopeasti ottamaan yhteyttä tiimikavereihin, järjestämään keskusteluja ja jakamaan hauskoja hetkiä kuten GIF:ejä ja meemejä, mikä voi ehdottomasti parantaa tiimityötä ja tehdä työympäristöstä miellyttävämmän.” 

Top ominaisuudet

• Työnkulkujen rakentajat: Slackissa on helppo muuttaa päivittäiset, tylsät tehtävät automatisoiduiksi työnkuluiksi ilman teknisiä taitoja. 
• Tiedostojen jakaminen: Slackissa on yhteistyökykyinen tiedostojen ja asiakirjojen jakaminen, joka mahdollistaa sinulle lisätä kontekstia keskusteluihin mistä tahansa. 
• Tietämyksen jakaminen: Jokainen tiimin jäsen voi helposti käyttää jaettua tietämystä, mikä tekee yrityksesi työstämisestä älykkäämpää ja nopeampaa. 

Käyttötapaukset

Slack on tarkoitettu kaikenkokoisille tiimeille ja kaikille osastoille, kuten insinöörit, IT, myynti ja markkinointi. 

Tee tietämyksesi helpommin saavutettavaksi tiimisi jäsenille, riippumatta siitä, missä työskentelet, Guru + Slackin avulla. 

4. Trello

Trello – projektinhallintatyökalu – helpottaa kaiken kokoisten tiimien projektien luomista, katsomista ja hallintaa sekä kaiken pitäminen yhdessä paikassa. 

‍

Trellon päätavoite on parantaa tuottavuutta. Se on intuitiivinen, yksinkertainen ja joustava yhteistyötyökalu, jossa on tauluja, listoja ja kortteja, jotka auttavat sinua saamaan selkeän käsityksen siitä, kuka tekee mitä. 

Saamalla selvemmän näkyvyyden projektin eri vaiheisiin organisoit työsi paremmin. Et koskaan enää myöhästy määräajasta ja pidät tiimin jäsenesi samalla sivulla. 

Lisäksi Trello järjestää kokouksia, jotka antavat tiimin jäsenille mahdollisuuden olla tuottavampia ja tehokkaampia. 

“Trello on ihanteellinen työnhallintaan ja projektin edistymisen seurantaan. [...] Erittäin helppokäyttöinen ja integroituu helposti muiden kolmansien osapuolien sovellusten kanssa.” 

Huipputoiminnot

• Mallipohjat: Tehokkaammin hallittavien projektien vuoksi voit käyttää yhtä Trellon testattua mallipohjaa, jota voit mukauttaa ajassa. 
• Näkymät: Trello tarjoaa useita näyttövaihtoehtoja projekteillesi, jotka vaihtelevat tauluista, aikajanasta, kalentereista, hallinta-puolista, kartoista ja työtiloista. 
• Automaatio: Trello käyttää koodivapaata automaatiota, joka auttaa sinua luomaan sääntöjä, painikkeita ja komentoja jokaiseen toimenpiteeseen. 

Käyttötapaukset

Trellolla on runsaasti käyttötapauksia, alkaen uusien työntekijöiden perehdyttämisestä toimimiseen resurssikeskuksena aivoriihiin. 

Jos haluat virtaviivaistaa tietämyksen hallintaa (ilman jatkuvaa sovellusten vaihtamista) ja seurata projektisi edistymistä, tiedät mitä tehdä. 

Integroi Guru Trellon kanssa saadaksesi kokonaan uuden kokemuksen tehokkuudesta.

5. Dropbox

Dropbox on turvallinen pilvitallennuspalvelu henkilökohtaiseen käyttöön ja kaiken kokoisille organisaatioille. Täällä kuka tahansa voi tallentaa tiedostonsa ja pitää ne yhdessä paikassa, mikä tekee työskentelystä tehokkaampaa ja auttaa tiimejä pysymään synkronoituna projekteissa. 

‍

Dropbox helpottaa tiedostojesi ja valokuviesi järjestämistä. Sinä ja kuka tahansa, jolle annat luvan, voitte käyttää tallennustilaa missä ja milloin tahansa, olipa kyseessä mobiili, verkkosivusto tai työpöytä. 

Kunhan sinulla on Internet-yhteys, olet valmis. 

Kuinka jaat tiedostoja Dropboxissa, saatat kysyä? No, se on itse asiassa melko yksinkertaista. Yhden linkin avulla voit jakaa tiedostoja ja valokuvia, riippumatta siitä, kuinka suuria tai pieniä asiakirjat ovat. Voit jopa muokata PDF-tiedostoja tai käyttää videotööriä tehokkaan palautteen ja hyväksymisprosessin luomiseen. 

“Dropbox on käyttäjäystävällinen, koska sen käyttöliittymä ja suoraviivainen toiminnallisuus. Tiedostojen lataaminen, lataaminen ja hallinta voi olla lastenleikkiä kenelle tahansa, joka käyttää sitä.” 

Parhaat ominaisuudet

• Dropbox Dash: Vaikka se on edelleen beetavaiheessa, tämä toiminto auttaa sinua järjestämään, löytämään ja jakamaan tiedostoja yhdessä paikassa. Ja käytä AI-hakutyökalua avaintietojen etsimiseen helposti. 
• Mobiilisovellus: Tämä yhteistyöalusta on ihanteellinen niille, jotka ovat jatkuvasti liikkeellä, sillä se mahdollistaa Dropboxin käytön mistä tahansa. Se on saatavilla sekä iOS:lle että Androidille.  
• Dropbox Replay: Dropbox antaa sinun tarkastella ja hyväksyä videoita tai muita luovia projekteja nopeammin, mikä mahdollistaa tiimisi yhteistyön eri projekteissa yhdessä työkalussa. 

Käyttötapaukset

Dropbox sopii myynti-, markkinointi-, HR- ja IT-osastoille monilla toimialoilla, kuten rakennuksessa, teknologiassa, koulutuksessa jne. 

Haluatko parantaa tuottavuusprosessejasi ja löytää tarvitsemasi vastaukset nopeammin? Sitten integroidu Dropbox Guruun ja koe uusi innovaatioiden maailma. 

6. Zoom

Zoom on suosittu videokonferenssityökalu jokaisen tiimin viestintätarpeisiin. Yhdellä alustalla saat yhteistyöominaisuuksia, kuten kokouksia, tiimikeskusteluja, sähköpostia ja kalenteria sekä aikatauluttajan – kaikki työntekijöiden sitoutumisen ja tuottavuuden lisäämiseksi. 

Zoomia käytetään laajalti videokonferenssityökaluna, joka on hyvä tapa parantaa työntekijöiden viestintää ja parantaa kokousten tuloksia. Tämän työkalun avulla voit työskennellä yhteistyössä kollegoiden kanssa eri laitteilla ja sijainneilla, jakaa näyttösi ja kirjoittaa valkotauluihin. 

Mutta se ei ole kaikki, mitä Zoom tarjoaa. 

Tämä ratkaisu sisältää myös integroituja pikaviestejä, jotka auttavat yhdistämään tiimit ja tekemään työskentelystä tehokkaampaa. 

“Zoom on edelleen uusi monille ihmisille, mutta se on mukautunut ominaisuuksiin, joita tarvitaan tehdäkseen kokouksesta [mahtavan]. Yksi Zoomin parhaista ominaisuuksista on, että se toimii erinomaisesti myös alhaisen internet-kaistanleveydellä.” 

Parhaat ominaisuudet

• Zoom Mail: Onko sinulla usein kiireinen aikataulu etkä tiedä, miten pitää kirjaa kokouksistasi? Zoom Mailin ja kalenterin avulla voit tuoda tärkeän viestinnän yhdessä paikassa. 
• Zoom Scheduler: Varaa tapaamisia helposti tämän ominaisuuden avulla, joka säästää aikaasi ja vaivannäköäsi käsitellessäsi useita pyyntöjä. 
• Zoom Docs: Zoomilla on modulaarinen, AI-pohjainen työtila, jota voit käyttää tehokkaaseen hybridiyhteistyöhön. Se on paikka, jossa voit jakaa tietoa helposti, reaaliajassa. 

Käyttötapaukset

Zoom on työkalu pienille ja keskikokoisille yrityksille, mutta myös suuryrityksille eri toimialoilla, mukaan lukien hallitus, terveydenhuolto, valmistus ja vähittäiskauppa. 

Tuo kollektiivinen tietämyksesi suoraan Zoomiin käyttämällä Guru. Se tulee mullistamaan tavan, jolla teet yhteistyötä tiimiesi kanssa ja mahdollistamaan paremman tehokkuuden. 

7. Monday.com

Työkalun nimi voi aluksi tuntua oudolta, mutta se on itse asiassa melko hyvä ratkaisu kaikkien työsi osa-alueiden hallintaan, projektinhallinnasta resurssien jakamiseen. 

Kun käytät Monday.comia, on kuin leikkisi Legolla. Sinulla on helppokäyttöisiä rakennuspalikoita, kuten integraatiot ja automaatiot, rakentamaan työnkulkuasi. 

Se on joustava työkalu, joka antaa sinulle kaiken tarvitsemasi projektin mukauttamiseen haluamallasi tavalla, käytettävissäsi olevan tapaus- ja yrityskoon mukaan. Lisäksi se kehittyy liiketoimintasi mukana, jotta et koskaan jää kilpailijoittesi taakse.  

“Olen käyttänyt sitä noin 5 – 6 vuotta ja se on säästänyt niin paljon aikaa ja hoitanut paljon manuaalisia hallinnollisia prosesseja. Automaatio on todella joustavaa, ja kyky ottaa vastaan uusia pyyntöjä lomakkeiden kautta [...] on todellinen aikasyöppö.” 

Huipputoiminnot

• Tehtävien hallinta: Tämä työkalu antaa sinun määrittää omistajuuden, asettaa määräajat ja hallita tehtäviä helposti, ja tarjoaa runsaasti näyttömahdollisuuksia, kuten kanban, Gantt-kaavioita ja hallintapaneeleita.  
• Projektinhallinta: Monday.com keskittyy projektien hallintaan ja varmistaa, että tiimisi saattaa ne päätökseen ajoissa. Tämän tehokkaan alustan avulla on helppo määrittää tavoitteita ja navigoida projekteissa alusta loppuun. 
• Resurssien hallinta: Jokainen projekti tarvitsee huolellista resurssien jakamista; Monday.com varmistaa, että resurssit menevät oikeaan paikkaan maksimoidakseen tehokkuuden. 

Käyttötapaukset

Monday.com on markkinoinnin, myynnin, tuotteen kehittämisen ja HR-tiimien työkalu, riippumatta koosta ja toimialasta. 

Tuo resurssisi Monday.comiin integroimalla se Gurun kanssa. Mahdollistat paremman yhteistyön ja tiimisi ovat onnellisempia, kun he saavat haluamansa helposti käsiinsä. 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint on yhteistyöalusta, joka virtaviivaistaa tiimityötä mahdollistamalla yrityksille tiedostojen jakamisen helposti ja turvallisesti. 

Se on paikka, jossa voit tehdä yhteistyötä, kommunikoida, synkronoida ja hallita sisältöäsi, mikä mahdollistaa tiedostojen, tietojen, uutisten ja resurssien jakamisen eri laitteilla. 

Lisäksi tämä liiketoimintaviestintäohjelmisto sallii sinun mukauttaa palveluja kaikille liiketoimintatarpeillesi, jotta näet vain sen, mikä todella on sinulle tärkeää.

Microsoft SharePoint on pilvipohjainen työkalu, joten, sen sijaan että asentaisit sen paikan päälle, voit tilata Microsoft 365:n tai erillisen palvelun. 

“Microsoft SharePointin hyödyllisin asia on se, että sinulla on pääsy kaikkiin työhön liittyviin tiedostoihin yhdessä paikassa! Voit käyttää sitä eri tietokoneilta, puhelimilta tai tableteilta ja tieto on aina siellä.” 

Top-ominaisuudet

• Intranet-sivut: Hyödyntämällä mukautettua metadataa SharePoint voi järjestää ja kohdistaa sisältöä tehokkaammin, mikä tarkoittaa, että se saavuttaa kohdeyleisösi nopeammin. 
• Tiedostojen hallinta: SharePoint on suunniteltu hallitsemaan tiedostoja, ja juuri sitä se tekee parhaiten, sallimalla sinun jakaa niitä helposti. Sinulla on useita käyttöoikeustasoja, jotka pitävät asiakirjasi turvassa ja suojattuna. 
• Sisällön luonti: Tämä työkalu ei vain hallitse tiedostojasi, vaan myös auttaa sinua luomaan erilaisia uutisia, ilmoituksia ja brändättyjä sivuja. 

Käyttötapaukset

Microsoft SharePoint on sopiva eri kokoisille yrityksille eri toimialoilta. 

Ja SharePoint integroituu Gurun kanssa! Käyttämällä kahta, virtaviivaistat työnkulkuasi ja saat tarvitsemasi tiedot aina kun niitä todella tarvitset ilman vaivannäköä. 

9. Loom

Suosituista uskomuksista poiketen Loom ei ole laite kankaan ja tapetin kutomiseen, vaan ilmainen näytön tallennin PC:lle tai Macille. Se on erittäin hyödyllinen viestintäalusta asynkroniselle työlle. 

On erittäin helppokäyttöinen. Yhden painikkeen avulla voit tallentaa näyttösi ja kamerasi Loomin Chrome-laajennuksen, työpöytäsovelluksen tai mobiilisovelluksen avulla. 

Lisäksi on helppoa saada täydellinen otto ja muokata videota. Sen sijaan, että nauhoittaisit videon alusta alkaen, voit kelaa taaksepäin ja katkaista turhat sanat tai häiritsevän taustamelun. 

“Se on erittäin helppokäyttöinen. Loom on auttanut nostamaan prosessimme täysin uudelle tasolle. En tiedä, mitä tekisin ilman Loomia, koska ilman sitä en olisi melkein yhtä tuottava.” 

Huipputoiminnot

• Loom AI: Loomin uudet AI-työnkulut auttavat sinua kirjoittamaan asiakirjoja tai lähettämään viestejä helposti; se muuntaa jopa videot tekstiksi. 
• Kommentit ja palaute: Jos haluat osoittaa arvostusta, voit helposti lisätä emotikoita, kommentteja ja tehtäviä suoraan videoviestiin. 
• Kappaleet: Kieli ei ole este Loomille. Se mahdollistaa ajatustesi esittämisen nopeammin käyttämällä tekstityksiä ja transkriptioita yli 50 eri kielellä. 

Käyttötapaukset

Loom on ilmainen kaikille, jotka haluavat käyttää sitä. Se on erittäin hyödyllinen markkinointi-, myynti-, insinööri- ja suunnittelutiemeille. 

Haluatko tehdä parempia videoita? Integroi Guru Loomin kanssa ja saat heti vastauksia kaikkiin kysymyksiisi ilman sovellusten vaihtamista. 

10. Miro

Miro tarjoaa visuaalisen työtilan ja yhteistyövälineen, jossa tiimit kaikenkokoisista voivat kehittää uusia ideoita, toteuttaa niitä ja rakentaa innovatiivisia ratkaisuja yhdessä. 

Koska se on visuaalinen työtila, on helpompaa nähdä ideasi mielen kartoittamisen, retrospektiivien ja teknisten kaavioiden avulla. Lisäksi, aina kun katsot liitutaulua, voit nähdä yhteistyökumppanisi liikkuvan ympäri kuin kursoreita heidän nimensä mukana. 

Tällä tavoin voit nähdä, kuka on osallistunut idean esittämiseen tai kuka on jättänyt palautetta jostain. 

“Miro on voimakas visualisointityökalu käytettäväksi, kun yritetään sitoutua sidosryhmiisi verkkokokousten kautta. Se oli helppokäyttöinen ja [...] sidosryhmät ovat hämmästyneet siitä, kuinka osallistavaa ja visuaalista verkkokeskustelu [voi] olla.” 

Top-ominaisuudet

• Työpajat: Mirossa voit luoda työpajoja ja esityksiä, jotka antavat tiimillesi energian puuskan tekemällä heistä osan esityksestä. 
• Projektinhallinta: Miro helpottaa projektiesi visualisointia, koska voit nähdä tehtävien väliset suhteet kanbanien, korttien ja vuokaavioiden kautta. 
• Kaaviot: Miron voimakkaat kaaviot auttavat tiimiäsi rakentamaan seuraavia projektejaan yhdessä samalla, kun ymmärrät, mitä tapahtuu. 

Käyttötapaukset

Miro on ihanteellinen monille tiimeille, mukaan lukien insinööri, IT-tiimit, UX-suunnittelu, markkinointi, myynti jne. 

Saadaksesi projektisi helpommin seurattaviksi, integroi Miro Guruun. Yhdessä saatte voiman ja hallinnan tuodaksenne tietonne mukananne, mikä mahdollistaa paremman yhteistyön. 

11. Notion

Jos sinulla ei ole käsitystä siitä, mitä viestintäohjelmistoa valita, ehkä tämä saattaisi kiinnostaa sinua. Notion on yhdistetty työtila, joka mahdollistaa tiimien luoda wikejä, asiakirjoja ja projekteja, mutta myös tehdä muistiinpanoja ja hallita tehtäviä. 

Lyhyesti sanottuna, Notion organisoi työnsä yhdestä keskitetystä paikasta. 

Nyt Notion on myös varustettu tekoälyllä, mikä tarkoittaa, että saat AI-avustajan, joka auttaa sinua saamassa vastauksia sekunneissa, automaattisesti täyttämään taulukoita, kun jokin on epäselvää, ja kirjoittamaan paremmin. 

“Notion on erittäin tehokas muistiinpanosovellus, jossa on niin paljon mahtavia ominaisuuksia. Muistiinpanon ja sivun luomisen perusteet ovat intuitiivisia. On edistyneet ominaisuudet, jotka vievät enemmän aikaa hallita.” 

Top-ominaisuudet

• Muistiinpanot: Notionin avulla on helppo ottaa kokousmuistiinpanoja, jotka auttavat sinua saamaan tiimisi jäsenet samalle sivulle. 
• Wiki: Liian epäjärjestäytyneistä tiloista kyllästyneet? Notion keskittää koko tietämyksesi, brändiohjeista parhaita käytäntöjä, yhteen paikkaan. 
• Projektinhallinta: Notionin avulla voit helposti hallita projektejasi alusta loppuun, mikä minimoi kontekstit vaihtamisen. 

Käyttötapaukset

Notion on ratkaisu yrityksille, pienille yrityksille ja henkilökohtaiseen käyttöön. 

Saat vastaukset, joita etsit sekunneissa integroimalla Notion Guruun. Yhdistämällä voimasi molemmista, voit virtaviivaistaa liiketoimintaprosessejasi ja tehdä työsi organisoimisesta helpompaa. 

12. Asana

Viimeisenä listallamme, mutta varmasti aikasi ja huomiosi arvoinen, on Asana, työhallintotyökalua, jota tiimit voivat käyttää projektien ja tehtävien virtaviivaistamiseen verkossa. 

Päivittäisistä tehtävistä strategisiin aloitteisiin, Asana on täydellinen työkalu projektien nopeampaan etenemiseen, tuoden selkeyttä tehtäviisi ja saavuttaen tavoitteesi. 

Se on skaalautuva ja joustava ratkaisu, jossa on laadukkaita ominaisuuksia, kuten projektinäkymät, tilapäivitykset, mukautetut kentät, raportointipaneelit ja muuta. 

“Asana on niin helppo käyttää — voit hypätä suoraan ja saada todella järjestetyn tehtävälistan tai projektin erittäin vähäisellä vaivalla.”

Top-ominaisuudet

• Ajan seuranta: Kuinka paljon sinä viettää aikaa työssäsi? Jos et tiedä, Asana voi auttaa sinua poistamaan arvailut ja mittaamaan tarkasti, kuinka kauan tehtävä kestää. 
• Tilapäivitykset: Asanalla on ajan säästöautomaatioita, jotka mahdollistavat edistymisesi näkemisen, mutta myös muistutusten saamisen, kun jokin muuttuu tai tehdään. 
• Raportointipaneelit: Pysy asioiden huipulla visualisoimalla tietosi reaaliaikaisesti. Luo paneeleja ja raportteja vain muutamalla napsautuksella löytääksesi uusia mahdollisuuksia tai esteitä. 

Käyttötapaukset

Asana sopii tiimeille, jotka toimivat operaatioissa, markkinoinnissa ja IT:ssä. 

Kiinnostaako sinua tietää, integroidaanko Asana Guruun? Tässä on vastaus: se kyllä toimii! Katso, kuinka kaksi työskentelee yhdessä tuodakseen sinulle uuden tason tuottavuutta ja innovaatioita tästä.

Mitä etuja on liiketoimintaviestintäohjelmiston käytöstä?

Viestintä on elintärkeää mille tahansa yritykselle, joka haluaa parantaa tiimiensä yleistä tehokkuutta ja säästää aikaa, joka yleensä käytetään jonkun tavoittamiseen yksinkertaisella kysymyksellä. 

Lisäksi monet työntekijät nykyisin viettävät päivänsä näytön edessä. Kuusitoista prosenttia ihmisistä viettää 21 - 25 tuntia viikossa viestintäsovelluksissa; noin viisi tuntia päivässä keskimäärin.

Mutta mitkä ovat viestintäohjelmiston edut? Tutkitaanpa: 

• Kehittää luottamusta: Tiedät, kuinka haastavaa on pitää kaikki samalla sivulla, kun on kyse projektista. Verkkokehittäjäsi tietää, että projekti on tässä tilassa, kun taas sisällöntuottajasi luulee sen olevan valmis. Viestimällä jatkuvasti toisten kanssa, tiimin jäsenet tietävät aina, mikä on mikä, mikä myös mahdollistaa heidän sitoutuvan ja kehittävän luottamusta. 
• Lisää tuottavuutta: Kun ihmiset tuntevat, että heitä kuunnellaan, arvostetaan ja heistä välitetään (ja he menestyvät kutsuvassa yhteisössä), he ovat onnellisempia. Onnellisemmat työntekijät tekevät kovemmin töitä ja ovat tuottavampia. Joten viestintäalustat helpottavat yhteydenpitoa muihin ja vähentävät eristyneisyyden tunnetta. 
• Parantaa henkilöstön säilyttämisasteita: Työntekijöiden sitoutuminen ja pitäminen ovat elintärkeitä terveen työpaikkakulttuurin ylläpitämiseksi. Ihmiset, jotka keskustelevat aktiivisesti toistensa kanssa, sitoutuvat enemmän yritykseen ja tuntevat itsensä pakotetuiksi pysymään kyseisessä yrityksessä sen sijaan, että siirtyisivät muihin. 
• Vähentää väärinkäsityksiä: Kuinka monta kertaa olet väärinkäsittänyt jotakin ja se johti erittäin kalliiseen virheeseen? Todennäköisesti ei kovin usein, mutta tarpeeksi usein ymmärtääksesi oikean viestinnän arvon. Hyvällä viestintäalustalla voit välttää työsiiloja ja vähentää hämmennystä ja turhautumista. 
• Hoitaa avointa viestintää: On vaikeaa kertoa jollekulle totuus ja antaa rehellistä palautetta, kun et luota toiseen henkilöön. Tämä vastahakoisuus voi tapahtua, koska sinulla on vain vähän keskusteluja työntekijöidesi kanssa, eikä heistä tunnu siltä, että he haluaisivat kertoa sinulle, mikä on vialla. Säännölliset kokoukset ja usein kollegoihin ottaminen auttavat ihmisiä avautumaan enemmän ja tuntemaan olonsa mukavaksi ajatustensa jakamisessa. 

Hyvä on, edut kuulostavat oikein mukavilta. Mutta kuinka valitset oikean työkalun, joka voi mahdollistaa kaikki nämä edut? 

Kuinka valita paras viestintäohjelmisto liiketoimintasi tarpeisiin

Kuinka valita oikea viestintäohjelmisto erityistarpeillesi ja -mieltymyksillesi? Helppoa! Kun valitset työkalua, kiinnitä huomiota seuraaviin kriteereihin: 

• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Tiimisi saattaa sisältää ei-teknisiä käyttäjiä, jotka eivät tiedä, miten tiettyä ohjelmistoa käytetään. Jos valitsemasi viestintäalusta on vaikea oppia, vältä sitä. Sen sijaan valitse intuitiivinen työkalu, jolloin jäsenien on helpompi viestiä, mitä he tarvitsevat. 
• Integraatiot: Valitsemasi viestintäalustan tulisi integroitua olemassa olevien työkalujen kanssa, jotta et jatkuvasti vaihda sovellusten välillä, kun haluat kysyä jotain. Lisäksi se varmistaa yhtenäisen työnkulun, joka säästää aikaa ja vähentää virheitä. 
• Käytettävyys: Pohjimmiltaan työkalusi on oltava helppokäyttöinen, koska haluat työntekijöidesi todella käyttävän sitä viestintään. Siksi siinä pitäisi olla ominaisuuksia (kuten aiemmin keskustellut), jotka tekevät asiasta helppoa. Lisäksi valitse työkalu, jossa on opetusohjelmia ja koulutusoppaita opettaaksesi työntekijöitä käyttämään ratkaisua oikein. 
• Hinnoittelu: En voi valehdella, jotkin liiketoimintaviestintätyökalut ovat kalliita ja, vaikka jotkut ovat ilmaisia, ne eivät ehkä tarjoa kaikkia tarvittavia kykyjä liiketoimintaasi. Etsi työkaluja, jotka sopivat budjettiisi ja tarpeisiisi; useimmilla on kuukausimaksuja, jotka ovat erittäin edullisia kaikenlaisille yrityksille. 
• Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: Viestiminen voi olla hyödyllistä liiketoiminnallesi, mutta se tuo turvallisuusriskejä, jos mukana on arkaluontoisia tietoja. Varmista, että valitsemasi työkalu sisältää vahvat tietoturvaominaisuudet, kuten päästä päähän -salauksen ja vaatimustenmukaisuuden teollisuusstandardeihin (GDPR, HIPAA jne.). 
• Skaalautuvuus ja joustavuus: Tämä on erittäin tärkeää, koska se voi tehdä tai murtaa liiketoimintasi. Valitsemasi viestintäohjelmiston tulisi skaalautua liiketoimintasi kasvaessa (ja se varmasti kasvaa). Jos se ei pysty käsittelemään kehittyviä tarpeitasi tai antaa sinun lisätä ja poistaa ominaisuuksia tarpeen mukaan, niin se ei ole se. 

Emme ole vielä valmiita — on olemassa monia erilaisia liiketoimintaviestintäalustoja erilaisille käyttötapauksille, kuten sisäiselle viestinnälle, videoneuvotteluille, projektinhallinnalle, pikaviesteille, asiakirjojen tallennukselle ja nykyaikaiselle intranetille. 

Nyt olemme valmiita! 

Yhteenveto

Oliiko meistä helpompaa valita paras liiketoimintaviestintäohjelmisto erityistarpeillesi? Toivottavasti niin – tämä opas sisältää kaikki vinkit ja tiedot, joita tarvitset päätöksen tekemiseen. 

Jos olet jo asettanut katseesi työkalun, joka on Guru, olet onnekas. Rekisteröidy tänään Gurulle ja löydä uusi tapa saavuttaa tehokkuus. 

‍