內部溝通工具已成為每個企業的必需品，因為它們能夠提高員工之間的生產力和溝通能力。 但是，您如何知道哪種工具最適合您的特定需求？ 

我們每天都越來越遠離走到同事辦公室請教的時代。 現在，您只需與他們通話或發送消息到他們的 DM，無論他們在哪裡。

但是，您如何知道哪個是適合您當前需求的最佳商業溝通軟體？ 特別是現在，溝通軟體市場正向基於雲的軟體轉型，並且預計到2030年將達到31億美元。

翻譯：越來越多的溝通軟體將出現在市場上，使您的選擇變得更加困難。

別擔心；這就是本指南的目的。

在這裡，您將發現什麼是商業通信軟件，它的好處，排名前12的選項，以及如何選擇合適的工具。

免責聲明： 本博客文章最後更新於2024年6月6日。

什麼是商業溝通軟體？

商業通信軟件是指一個平台或移動應用程序，能夠促進公司內部和外部的員工之間的通信。

簡而言之，該工具（無論是消息應用還是視頻會議平台）幫助您的工作人員給他們的團隊成員發送消息，並在線參加視頻通話，而無需面對面會議。 

這使員工能夠輕鬆集思廣益並交流反饋，通過讓他們能迅速接觸同事來節省時間。 此外，許多內部溝通工具都具備專案管理和檔案共享功能，這使得人們更容易進行合作。 

這些解決方案非常適合遠程或混合團隊，特別適用於異步通信。

在尋找適合您的商業的最佳選擇時，您應該注意哪些特徵？

好吧，讓我們找出答案！

在公司溝通軟體中應考慮哪些功能

公司通信軟件具有許多特性，這些特性在理論上可能看起來很有用，但您的業務真的需要它們嗎？

在我們的專業意見中，我們認為合適的通信工具應具備以下能力：

• 螢幕共享：這是一個很棒的功能，可用於解釋您的觀點並向客戶展示您所做的工作。相對於讓他們努力理解您在說什麼，您可以只需按下一個按鈕即可將數據展示給他們，從而實現實時協作。 相較於試圖聯繫忙碌的人，很多人更喜歡發送消息而非打電話。好的溝通工具擁有直接消息、私人和小組聊天、公開論壇以及您可以討論任何事情的主題串。大多數軟體甚至允許您上傳和共享檔案。 
• 視頻通話：視頻聊天非常適合不會面對面見面的遠程團隊，也適合與來自不同地區的客戶開會。確保選擇具備高清視頻通話的工具，因為您不希望得到模糊和低質量的畫面。 確保選擇一個具有高品質視頻通話的工具，因為您不想末尾得到的是一個模糊且低質量的畫面。 大多數軟件程序甚至允許您上傳和分享文件。 
• 視頻通話：視頻聊天對於不會面對面會議的遠程團隊非常有用，對於來自不同地方的客戶會議也很有幫助。 請確保選擇具有高品質視頻通話的工具，因為你不想最終得到模糊和低質量的畫面。 
• 通知和警報： 另一個重要的特徵是該工具能夠隨時通知你，無論何時有人做了更改或者當你收到消息時，當然。 此外，該工具應允許您更新您的偏好設置（例如，您希望多頻繁接收通知），以便可以最小化雜音並只專注於對您重要的事情。 

別忘了整合 - 它們對於簡化你的工作流程至關重要，並使搜尋信息以及在公司內分享文件變得更加容易。

話雖如此，讓我們來看看一些最佳的商業通信軟件。

一些最佳商業溝通軟體工具是什麼？

這裡變得有趣。 根據一項研究，數位溝通是許多工作者日常生活中的一個重要組成部分。 他們中超過一半的人（56%）使用視頻進行通信，而55%使用音頻。 

問題是，他們實際上使用的是哪些商業溝通工具？ 

我們已經在互聯網上徹底搜尋以找到答案。 這是我們找到的所有工具的完整列表：

1. Guru — 最佳的知識管理和企業AI搜索內聯網平台。 
2. Microsoft Teams — 最佳Office365視頻會議工具。 
3. Slack — 最佳非同步溝通的團隊聊天和消息軟體。 
4. Trello — 最佳具多視圖選項的專案管理工具。 
5. Dropbox — 最佳雲端儲存解決方案，用於共享和保護文件和照片。 
6. Zoom — 滿足所有團隊溝通需求的最佳視頻會議工具。 
7. Monday.com — 最佳用於構建工作流程的協作平台。 
8. Microsoft SharePoint — 最佳基於網頁的協作平台，與Microsoft 365集成。
9. Loom —最佳免費螢幕錄製和螢幕截圖工具，便於共享。  
10. Miro — 最佳視覺工作空間，用於管理專案、集思廣益和設計產品。 
11. Notion — 最佳連結工作空間，用於您的文檔、維基和專案。 
12. Asana — 最佳用於在線管理專案和任務的工作管理平台。 

別擔心，我們不會讓您渴望更多。

在接下來的段落中，我們將逐一介紹每個工具並描述它的功能，從它的功能到關鍵特點和使用案例。

1. Guru

Guru 是一個知識庫管理和基於人工智能的企業搜索工具，能夠在不斷切換應用程序的情況下簡化工作流程。

使用這個內聯網工具，您可以為您的團隊成員創建一個基礎，使他們能夠即時獲得所有問題的答案。 Guru 將您的應用程序、文件和聊天連接在一個被整個公司使用的受信來源中。

這對您有什麼幫助？

因為當您的隊友需要查找客戶數據時，他們會停止上下文切換。 Guru將通過與企業現有工具的無縫整合來輕鬆地保持人員在其工作流程中。

與Guru合作能夠為您的團隊提供一個人工智慧驅動的集中基地，促進更智能的合作與共享。 

“關於Guru最有幫助的[事情]是所有已批准的資源材料都集中在一個地方，一個工作資源的圖書館。 Guru的優勢在於我可以標記和關注我部門的相關集合，並保持對任何新增或更改的最新了解……” 

我們讓您對Guru感到好奇嗎？ 想要了解更多，請查看這個 隨選演示視頻。 

頂尖功能

• 可自定義的儀表板：每位員工可以根據與自己相關的通知自定義他們的儀表板，以提供個性化的體驗。 
• 人工智慧驅動的內容建議：當員工工作時，Guru的高級人工智慧根據他們目前投入的專案提供有用的信息。 
• HRIS同步：為確保員工資訊在全局中保持一致，使用Guru的HRIS同步將您的數據導入到一個地方。 

使用案例

Guru適用於各行各業各種規模的團隊，如零售、醫療保健、市場營銷、IT服務等。

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams，一個著名的視頻會議和基於聊天的工作區，是幫助人們在不同項目上進行實時協作的理想工具。

它擁有必要的工具來將人們聚集在一起，例如文件共享、商業消息和甚至表情符號。

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在Microsoft Teams中，您可以做許多事情。 您可以舉行線上會議，這個功能能幫助您的團隊成員隨時隨地工作，進行面對面的溝通，並支持靈活的混合工作場所。 

透過PowerPoint Live、Microsoft Whiteboard和AI生成的會議筆記等功能，讓大家更容易共同實現更多成果，

如果您不喜歡視頻通話，您隨時可以進行普通的電話通話。 MS Teams 具有群組通話、語音信箱和通話轉接等功能，使跨設備的通信更加簡便。

“群組創建、內部團隊討論、私人對話、內容分享和跟蹤是一個絕對的享受。 MS Teams 的使用也很愉快，它極其簡單且易於使用。” 

頂尖功能

• 即時消息：透過MS Teams，您可以直接給團隊成員發送消息，或者隨意與他們通話，使其成為遠程團隊的理想解決方案。 
• 合併通話：假設您已經開始與某位團隊成員通話，但您需要另一些同事的澄清資訊。 透過MS Teams，您可以輕鬆使用合併功能來拉一個人進來。 
• 虛擬活動：您想主辦安全的網路會議和網路研討會嗎？ MS Teams可以輕鬆實現，因為它可以容納多達1000名參加者。 

使用案例

MS Teams適用於許多行業的遠程企業，例如教育、醫療保健、零售和製造業。

這個工具的最好之處在於它與Guru集成，使員工能夠輕鬆找到他們所尋找的任何東西。 查看這兩者如何協同工作這裡。 

3. Slack

每個人都聽過Slack；如果你沒有，你就是在放蕩。 

這是受歡迎的團隊聊天和消息平台，將您與每天使用的工具和成員連接在一起。

無論您身在何處，您都可以在群聊或私信中與人發送消息，並和他們進行通話，使Slack成為異步通信的理想選擇。

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Slack主要通過頻道運行。 您可以為每個主題、專案或團隊創建單獨的頻道，無論是歡迎新員工還是分享小品。

這樣，您可以保持工作有序，簡化工作流程，並促進有效的通信，使其更容易跟踪進度並保持更新。

此外，Slack還設有‘huddles’（它對視頻會議的稱呼），允許您與同事即時通過音頻或視頻進行連接，以便實時協作。

“能夠迅速聯繫團隊成員、組織討論，分享如 GIF 和迷因等有趣時刻，肯定能提升團隊合作，使工作環境更加愉快。” 

頂尖功能

• 工作流程編輯器：使用Slack，輕鬆將日常瑣事轉換為自動化任務，無需技術技能。 
• 文件共享：Slack具備協作式的檔案和文件共享功能，使您能隨地為對話添加上下文。 
• 知識共享：每位團隊成員都可以輕鬆獲取共享知識，使您的業務更加高效。 

使用案例

Slack適用於所有規模和各部門的團隊，例如工程、資訊技術、銷售和市場營銷。 

使你的知識更容易被同事訪問，無論你在何處工作，通過 Guru + Slack。 

4. Trello

Trello — 一個專案管理工具 — 讓各種規模的團隊更易於創建、查看和管理專案，並將所有內容保留在一個地方。 

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Trello 的主要重點是提高你的工作效率。 因此，這是一個直觀、簡單且靈活的協作工具，擁有面板、列表和卡片，讓您清楚了解誰在做什麼。 

通過在不同階段清楚地了解項目的情況，你將更好地組織你的工作。 您再也不會錯過截止日期，並且能確保您的團隊成員始終保持一致。 

此外，Trello還有會議功能，這讓您的團隊成員能夠更有效率、更具生產力。 

“Trello 是 理想的工作管理和跟踪項目進度。 [...] 非常簡單使用並且可以與其他第三方應用集成。” 

主要功能

• 範本： 為了更流暢的項目管理，你可以使用 Trello 的一個經過驗證的範本，並在短時間內進行自定義。 
• 視圖：Trello 提供多種項目查看選項，從看板、時間線、日曆、儀表板、地圖和工作區。 
• 自動化：Trello 採用無代碼自動化幫助你為每一個動作創建規則、按鈕和命令。 

使用案例

Trello有很多使用案例，從培訓新員工到作為資源中心再到頭腦風暴。 

如果您希望簡化知識管理（不必不斷切換應用程序）並追蹤項目的進展，您知道該怎麼做。 

將 Guru 與 Trello 整合，以實現全新的效率體驗。

5. Dropbox

Dropbox 是一個安全的雲端存儲，適用於個人和各種規模的組織。 在這裡，任何人都可以存儲文件並將其保留在一個地方，使工作更有效率，並使團隊能在專案上保持同步。 

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Dropbox 使你輕鬆整理你的文件和照片。 您和您授權的人可以隨時隨地訪問存儲，無論是在移動端、網頁還是桌面端。 

只要您有網際網路連接，就能輕鬆使用。 

你可能會問，如何在 Dropbox 上共享文件？ 好吧，其實這相當簡單。 只需一個鏈接，你就可以共享文件和照片，無論文件大小。 您甚至可以編輯PDF文件或使用視頻工具創建高效的反饋和批准過程。 

“Dropbox使用方便,因為其界面和直觀的功能。 在使用它的任何人來說，都是一塊蛋糕。” 

主要功能

• Dropbox Dash： 雖然這仍然在 beta 階段，但此功能有助於你整理、查找和共享文件在一個地方。 並使用 AI 搜索工具輕鬆查找關鍵信息。 
• 移動應用： 此協作平台非常適合那些不斷移動的人，因為它允許你隨時隨地訪問 Dropbox。 它適用於 iOS 和 Android。  
• Dropbox Replay： Dropbox 讓你更快地審核和批准視頻或其他創意項目，使用一個工具讓你的團隊能夠在不同項目上進行協作。 

使用案例

Dropbox適用於銷售、行銷、人力資源和資訊技術部門，涵蓋建築、科技、教育等多個行業。 

想要改善你的生產力工作流程並更快找到所需的答案嗎？ 那麼，將Dropbox 與 Guru 整合，體驗一個全新的創新世界。 

6. Zoom

Zoom 是一個流行的視頻會議工具，適用於每個團隊的通訊需求。 在一個平台上，您擁有會議、團隊聊天、郵件和日曆及日程安排等協作功能，所有這些都是為了幫助您提高員工的參與度和生產力。 

Zoom 以其視頻會議工具而廣受使用，是提高員工通訊和改善會議成果的好方法。 使用此工具，您可以在不同的設備和位置與同事協作，還可以分享您的螢幕並在白板上書寫。 

但這還不是Zoom提供的所有功能。 

此解決方案還集成了即時消息功能，讓您能聯繫團隊並提高工作效率。 

“Zoom對許多人來說仍然是新鮮事，但它已經適應了所需的功能以使會議變得精彩。 Zoom 的最佳特徵之一是它在低網絡帶寬下也能很好地運作。” 

主要功能

• Zoom 郵件： 你是否常常有繁忙的日程，不知道如何跟蹤會議？ 使用 Zoom 郵件和日曆，你可以將重要的通訊集中在一個地方。 
• Zoom 調度： 藉由此功能輕鬆預訂約會，當處理多項請求時可省下時間和麻煩。 
• Zoom 文件： Zoom 擁有一個模組化的 AI 驅動工作區，可以用於有效的混合協作。 這是一個你可以實時輕鬆共享信息的地方。 

使用案例

Zoom是小型和中型企業的工具，同時也適用於政府、醫療保健、製造和零售等不同行業的企業。 

通過使用 Guru，將你的知識直接帶到 Zoom。 這將改變您與團隊協作的方式，並促進更好的整體效率。 

7. Monday.com

這個工具的名字開始可能會讓您卻步，但實際上它是一個非常好的解決方案，適用於運行您工作的每個方面，從專案管理到資源配置。 

當你使用 Monday.com 時，就像在玩樂高一樣。 您擁有易於使用的組件，如集成和自動化，以構建您的工作流程。 

這是一個靈活的工具，提供你所需的一切，讓你可以根據你的使用案例和公司規模定制項目。 此外，它可以隨著您的業務擴展，因此您將永遠不會落後於競爭對手。  

“我使用它大約 5 – 6 年了，它 節省了很多時間 並處理了許多手動管理過程。 自動化非常靈活，通過他們的表單捕捉新請求的能力 [...] 是節省時間的好幫手。” 

主要功能

• 任務管理： 此工具讓你能夠分配所有權、設定最後期限，並輕鬆管理任務，並提供多種查看選項，如看板、甘特圖和儀表板。  
• 項目管理： Monday.com 專注於管理項目，確保你的團隊按時完成項目。 使用這個高效的平台，輕鬆設定目標並從頭到尾導航項目。 
• 資源管理： 每個項目都需謹慎的資源分配；Monday.com 確保資源分配到正確的地方以最大化效率。 

使用案例

Monday.com適用於市場營銷、銷售、產品開發和人力資源團隊，無論規模和行業。 

透過將其與 Guru 整合，將你的資源帶到 Monday.com。 當他們隨手獲取所需時，您的團隊將可以更好地協作，並將更快樂。 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint是一個協作平台，通過允許公司輕鬆安全地共享文件來簡化團隊合作。 

這是您可以協作、溝通、同步和控制內容的地方，使您可以在公司內的任何設備上共享文件、數據、新聞和資源。 

此外，這款商業溝通軟體讓你能夠根據所有的商業需求自定義服務，因此你將只看到真正對你有意義的內容。

Microsoft SharePoint是一款基於雲的工具，因此，您可以訂閱Microsoft 365或獨立服務，而不必在本地安裝。 

“Microsoft SharePoint 最有幫助的地方在於你可以在一個地方訪問所有 與工作相關的文件！ 你可以從不同的計算機、手機或平板電腦訪問它，信息始終存在。” 

主要功能

• 內部網頁： 通過使用自定義元數據，SharePoint 可以更有效地組織和針對內容，這意味著它將更快到達你的目標受眾。 
• 文件管理： SharePoint 是為了管理文件而設計的，而這正是它最擅長的，因為它允許你輕鬆共享文件。 你有多個權限級別能讓你的文件安全。 
• 內容創建： 此工具不僅管理你的文件，還幫助你創建各類新聞、公告和品牌頁面。 

使用案例

Microsoft SharePoint適用於來自不同行業的所有規模業務。 

而且 SharePoint 可以與 Guru 整合！ 通過使用這兩種工具，您將簡化工作流程，並在最需要的時候獲得所需的知識，而不會遇到麻煩。 

9. Loom

與流行的看法相反，Loom 不是用來編織布料和裝飾品的裝置，而是 PC 或 Mac 的免費屏幕錄製工具。 這是一個非常有用的協作平台，適合異步工作。 

使用起來非常簡單。 只需按一下按鈕，您就可以使用Loom的Chrome擴展、桌面或移動應用程式錄製螢幕和攝像頭。 

此外，獲得完美切換和編輯視頻非常簡單。 您可以在不從頭錄製的情況下，快速倒帶和修剪不必要的語句或恼人的背景噪音。 

“這是 非常容易使用。 Loom 幫助我們的流程達到了全新的水平。 我不知道沒有 Loom 我會怎麼辦，因為沒有它我不會如此高效。” 

主要特點

• Loom AI: Loom 的新 AI 工作流程幫助您輕鬆編寫文件或發送消息；它甚至可以將您的視頻轉換為文本。 
• 評論和反饋：如果您想表達感謝，可以輕鬆地在視頻消息中添加表情符號、評論和任務。 
• 錄音稿：語言對 Loom 來說不是障礙。 它可以使用超過 50 種語言的字幕和錄音稿更快地表達您的觀點。 

使用案例

Loom 對任何想要使用它的人來說都是免費的。 它對市場營銷、銷售、工程和設計團隊非常有用。 

想要製作更好的視頻嗎？ 那就將 Guru 與 Loom 整合，獲得即時答案，無需再切換應用。 

10. Miro

Miro 提供可視化工作空間和協作工具，讓各種規模的團隊能夠集思廣益，共同實現創新解決方案。 

由於它是可視化工作空間，通過心智圖、回顧和技術圖解，可以更容易地查看您的想法。 此外，每當您查看白板時，可以看到合作者作為游標在移動，並附有他們的名稱。 

這樣一來，您就可以看到誰貢獻了想法或誰對某個事物留下了反饋。 

“Miro是一個 強大的可視化工具，在試圖通過線上會議與您的利益相關者進行互動時使用。 使用簡單，並且 [...] 利益相關者對線上討論的吸引力和可視性感到驚訝。” 

主要特點

• 工作坊：使用 Miro，您可以創建工作坊和演示文稿，讓您的團隊通過讓他們成為演示的一部分而獲得活力。 
• 項目管理：Miro使您的項目更容易可視化，因為您可以通過看板、卡片和流程圖看到任務之間的關係。 
• 圖解：Miro 強大的圖表幫助團隊成員共同建立下一個項目，同時也理解正在發生的事情。 

使用案例

Miro非常適合許多團隊，包括工程、IT 團隊、UX 設計、市場營銷、銷售等。 

為了使您的項目更容易跟隨，將 Miro 與 Guru 整合。 這樣，您將獲得力量和控制，隨時隨地帶來您的知識，實現更好的協作。 

11. Notion

如果您對選擇哪種通信軟件沒有任何 概念，也許這個會讓您心動。 Notion 是一個連接的工作空間，允許團隊創建維基、文檔和項目，還可以做筆記和管理任務。 

簡而言之，Notion 將您的工作從單一集中的位置進行組織。 

現在，Notion 也由人工智能提供支持，這意味著您將獲得 AI 助手，可以幫助您在幾秒鐘內獲得答案，當某些東西不清楚時自動填充表格，並且寫得更好。 

“Notion是一個非常強大的筆記應用程序，擁有如此多的 超棒的功能。 基本的筆記和頁面創建都很直觀。 是那些需要更多時間去掌握的高級功能。” 

主要特點

• 筆記：Notion 讓您輕鬆進行會議記錄，使您能夠讓您的團隊成員都在同一頁面上。 
• 維基：厭倦了無序的空間嗎？ Notion 將所有您的知識集中在一個空間內，從品牌指南到最佳實踐。 
• 項目管理：使用 Notion，您可以輕鬆地從頭到尾管理您的項目，減少上下文切換。 

使用案例

Notion 是企業、小型企業和個人使用的解決方案。 

通過將 Notion 與 Guru 整合，您可以在幾秒鐘內獲得答案。 通過雙方的綜合能力，您可以簡化業務操作，並使組織工作變得更加容易。 

12. Asana

在我們的列表中最後一個，但肯定值得您投入時間和精力的工具是 Asana，這是一個工作管理工具，團隊可以用它來在線簡化項目和任務。 

從日常任務到戰略計劃，Asana 是一個完美的工具，可以讓您的項目更快地進行，清晰化您的任務，實現您的目標。 

它是一個可擴展且靈活的解決方案，擁有項目視圖、狀態更新、自定義字段、報告儀表板等優質功能。 

“Asana 是如此 容易使用——您可以輕鬆進入，擁有一個非常有組織的待辦事項列表或項目，幾乎不費力。”

主要特點

• 時間追蹤: 你花多少時間在你的工作上? 如果您不知道，Asana 可以幫助您消除猜測，準確測量任務所需的時間。 
• 狀態更新：Asana 擁有省時的自動化，讓您可以查看進度，當有變更或完成時也能收到提醒。 
• 報告儀表板：通過實時可視化您的數據來跟進情況。 只需幾次點擊即可創建儀表板和報告，以找到新的機會或阻礙。 

使用案例

Asana 適合運營、市場營銷和 IT 團隊。 

想知道 Asana 是否與 Guru 整合嗎？ 這裡是您的答案：它可以！ 查看這兩者如何協同工作，為您帶來新的生產力和創新的水平這裡。

使用通信軟件對業務的好處是什麼？

通信對於任何想改善團隊整體效率並節省通常花在簡單問題上的時間的企業都是至關重要的。 

此外，現今許多工人都花整天盯著屏幕。 有十六百分之一的人花了每週 21 到 25 小時使用通信應用；平均每天大約五小時。

但通信軟件的優勢到底是什麼呢？ 讓我們看看： 

• 建立信任：您知道在項目上保持每個人在同一頁面上有多困難。 您的網站開發人員知道項目在這種情況下，而您的內容編輯認為它已完成。 通過不斷地互相交流，團隊成員總是知道什麼是什麼，這也讓他們建立感情和建立信任。 
• 提高生產力: 當人們感到被傾聽、被讚賞以及受到關心（而且他們在友好的社區中茁壯成長）時，他們會更快樂。 更快樂的員工將更努力地工作，並提升生產力。 因此，通信平台使與他人建立聯繫變得容易，並減輕了孤獨感。 
• 改善留任率：員工的參與和留任對於維護健康的工作場所文化至關重要。 與彼此積極聊天的人會更投入於公司，並感到更有必要長期留在該公司，而不是繼續尋找工作。 
• 減少誤解：您有多少次誤解了某個東西，導致了非常昂貴的錯誤？ 可能不是那麼多次，但足夠多到可以理解正確溝通的價值。 有了好的通信平台，您可以避免創造工作孤島，減少困惑和挫折。 
• 培養誠實的溝通：當您不信任對方時，很難告訴他們真相並提供真誠的反饋。 這種不情願的情況可能是因為您和員工之間的對話較少，他們不會感覺想告訴您有何不妥。 定期會議和經常與同事聯繫將使人們更加開放，並感到分享想法舒適。 

好吧，這些好處聽起來非常好。 但您如何選擇正確的工具來使這些優勢得以實現？ 

如何選擇最適合您業務需求的通訊軟件

如何選擇最適合您特定需求和偏好的通信軟件？ 容易！ 在選擇工具時，請注意以下標準： 

• 用戶友好的界面：您的團隊可能有不具技術背景的使用者，他們不知道如何使用某些軟件。 如果您選擇的通信平台難以學習，那就避免使用它。 相反，選擇一個直觀的工具，使成員更容易交流他們的需求。 
• 整合：您選擇的通信平台應與現有工具集成，以便在想詢問某些事情時，您不必不斷切換應用。 此外，它確保了一個連貫的工作流程，可以節省時間並減少錯誤。 
• 可用性：本質上，您的工具應易於使用，因為您希望您的員工實際使用它來進行交流。 這就是為什麼它應該具備簡單表達你的觀點的功能（例如前面討論過的功能）。 此外，選擇一個具有教程和培訓指南的工具，以教導員工正確使用該解決方案。 
• 定價：不會撒謊，某些商業通信工具價格很高，即使某些工具是免費的，它們可能不會提供您需要的所有功能來簡化操作。 尋找符合您的預算和需求的工具；大多數工具都有適合各類企業的月度計劃，價格相當親民。 
• 數據安全和合規：通信對您的業務可能有利，但如果涉及敏感數據，則會帶來安全風險。 請確保您選擇的工具具備穩健的安全功能，例如端對端加密和符合行業標準的合規性（GDPR、HIPAA 等）。 
• 擴展性和靈活性：這非常重要，因為它可能將決定您的業務生死。 您選擇的通訊軟體應隨著您的業務增長而擴展（而且它將不可避免地增長）。 如果它無法滿足您的不斷變化的需求或讓您根據需要添加和刪除功能，那麼它就不是合適的選擇。 

我們還沒有結束——針對不同場合的業務通信平台仍有許多不同，例如內部通信、視頻會議、項目管理、即時消息、文檔存儲以及現代內部網絡。 

現在我們完成了！ 

總結

我們是否讓您更容易選擇最適合您特定需求的商業通信軟件？ 我們希望如此——本指南包含所有您需要的提示和知識，以最終做出決定。 

如果您已經將目光集中在某個工具上並且它是 Guru，那您就走運了。 今天就註冊 Guru，發現一種實現效率的新方式。 

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