Interne communicatietools zijn een standaard geworden in elke onderneming, omdat ze de productiviteit en communicatie tussen werknemers verbeteren. Maar hoe weet je welke tool de juiste is voor jouw specifieke behoeften? 

Elke dag dwalen we verder weg van de tijd waarin je naar het kantoor van een collega moest lopen om hen iets te vragen. Tegenwoordig bel je ze eenvoudig of stuur je een bericht naar hun DMs, ongeacht waar ze zijn. 

Maar hoe weet je welke de beste communicatiesoftware voor jouw huidige behoeften is? Vooral nu de markt voor communicatiesoftware verschuift naar cloud-gebaseerde software en verwacht wordt $3.1 miljard te bereiken tegen 2030.

Vertaling: er zullen steeds meer communicatiesoftware op de markt verschijnen, waardoor je keuze moeilijker wordt.

Maak je geen zorgen; hiervoor is deze gids bedoeld. 

Hier ontdek je wat zakelijke communicatiesoftware is, de voordelen, de top 12 opties en hoe je het juiste hulpmiddel kunt kiezen. 

Disclaimer: Dit blogbericht is voor het laatst bijgewerkt op 6 juni 2024.

Wat is zakelijke communicatiesoftware?

Zakelijke communicatiesoftware verwijst naar een platform of mobiele applicatie die externe en interne communicatie tussen de werknemers van een bedrijf mogelijk maakt. 

In een notendop helpt de tool (of het nu een berichtenapp of een videovergaderplatform is) uw werknemers om berichten naar hun teamleden te sturen en deel te nemen aan video-oproepen online, zonder elkaar persoonlijk te ontmoeten. 

Dit stelt medewerkers in staat om ideeën brainstormen en eenvoudig feedback uit te wisselen, waardoor ze tijd besparen door hun collega's direct te benaderen. Bovendien hebben veel interne communicatietools projectmanagement- en bestandsdelingsfunctionaliteiten die het voor mensen gemakkelijker maken om samen te werken. 

Deze oplossingen zijn ideaal voor remote of hybride teams en vooral nuttig voor asynchrone communicatie. 

Bij het zoeken naar de beste optie voor jouw bedrijf, op welke functies moet je letten? 

Laten we het ontdekken! 

Waar te kijken naar functies in bedrijfcommunicatiesoftware

Bedrijfscommunicatiesoftware beschikt over tal van functies die nuttig kunnen klinken op papier, maar heeft jouw bedrijf ze echt nodig? 

Volgens onze deskundige mening, denken we dat de juiste communicatietool deze mogelijkheden moet hebben: 

• Scherm delen: Dit is een geweldige functie om je punten uit te leggen en te laten zien waaraan je hebt gewerkt aan je klanten. In plaats van dat ze proberen te begrijpen wat je zegt, kun je ze de gegevens laten zien met een eenvoudige druk op de knop, waardoor real-time samenwerking mogelijk wordt. 
• Berichten: Er zijn veel mensen die de voorkeur geven aan berichten in plaats van telefoongesprekken, omdat het gemakkelijker is om een bericht te verzenden dan iemand te bereiken die druk bezig is. Een goede communicatietool heeft directe berichten, privé- en groepschat, open forums en threads waar je alles kunt bespreken. De meeste softwareprogramma's laten je zelfs bestanden uploaden en delen. 
• Videobellen: Videochat is zeer nuttig voor remote teams die elkaar niet persoonlijk ontmoeten, maar ook voor klanten uit verschillende delen van de wereld. Zorg ervoor dat je een tool kiest met video-oproepen van hoge kwaliteit, want je wilt niet eindigen met een korrelige en lage kwaliteit feed. 
• Meldingen en waarschuwingen: Een andere belangrijke functie is het vermogen van de tool om je te notificeren wanneer iemand een wijziging aanbrengt of wanneer je een bericht ontvangt, natuurlijk. Bovendien moet de tool je in staat stellen om je voorkeuren bij te werken (bijv. hoe vaak je meldingen wilt ontvangen), zodat je de communicatie minimaliseert en je alleen concentreert op wat belangrijk voor je is. 

Vergeet integraties niet — ze zijn cruciaal voor het stroomlijnen van je workflows en het gemakkelijker maken om informatie te zoeken en bestanden binnen je bedrijf te delen.

Dat gezegd hebbende, laten we kijken naar enkele van de beste bedrijfscommunicatiesoftware die er zijn. 

Wat zijn enkele van de beste tools voor zakelijke communicatiesoftware?

Hier wordt het interessant. Volgens een studie is digitale communicatie een essentieel onderdeel van de typische dag van veel werknemers. Meer dan de helft van hen (56%) gebruikt video voor hun communicatie, terwijl 55% audio gebruikt. 

De vraag is, welke communicatietools gebruiken ze eigenlijk? 

We hebben het internet doorzocht om een antwoord te vinden. Hier is de volledige lijst van tools die we hebben gevonden: 

1. Guru — Beste intranetplatform voor kennisbeheer en bedrijfs-AI-zoekopdrachten. 
2. Microsoft Teams — Beste videovergadertool voor Office365. 
3. Slack — Beste teamchat- en berichtsoftware voor asynchrone communicatie. 
4. Trello — Beste projectmanagementtool met meerdere weergaveopties. 
5. Dropbox — Beste cloudopslagoplossing voor delen en veilig bewaren van bestanden en foto's. 
6. Zoom — Beste videovergadertool voor alle teamcommunicatiebehoeften. 
7. Monday.com — Beste samenwerkingsplatform voor het bouwen van workflows. 
8. Microsoft SharePoint — Beste webgebaseerde samenwerkingsplatform dat integreert met Microsoft 365.
9. Loom — Beste gratis schermrecorder en schermopname voor eenvoudige sharing.  
10. Miro — Beste visuele werkruimte voor het beheren van projecten, brainstormen en het ontwerpen van producten. 
11. Notion — Beste verbonden werkruimte voor jouw documenten, wiki's en projecten. 
12. Asana — Beste werkbeheerplatform voor het verzorgen van projecten en taken online. 

Maak je geen zorgen, we laten je niet hongerig naar meer. 

In de volgende paragrafen zullen we elke tool doorlopen en beschrijven, van wat het doet tot de belangrijkste functies en use-cases. 

1. Guru

Guru is een kennisdatabasebeheertool en AI-gestuurde zoektool voor bedrijven, die workflows kan stroomlijnen zonder constant tussen apps te wisselen. 

Met deze intranet tool kun je een thuisbasis creëren voor jouw teamleden, zodat zij direct antwoorden kunnen krijgen op al hun vragen. Guru verbindt jouw apps, documenten en chats in een enkele betrouwbare bron van waarheid, die je hele bedrijf kan gebruiken. 

Waarom is dit super nuttig voor jou? 

Omdat jouw teamgenoten zullen stoppen met het wisselen van context wanneer ze bijvoorbeeld klantgegevens moeten opzoeken. Guru houdt mensen gemakkelijk in hun workflows door naadloos te integreren met de bestaande tools van het bedrijf. 

Wat je krijgt van samenwerking met Guru is een AI-gestuurde gecentraliseerde basis voor jouw team, wat slimmer samenwerken en delen mogelijk maakt. 

“Het meest nuttige [is] dat alle goedgekeurde bronmaterialen op 1 plek zijn opgeslagen, één bibliotheek voor werkbronnen. Het voordeel van Guru is dat ik de relevante collecties van mijn afdeling kan markeren en volgen en op de hoogte kan blijven van eventuele aanvullingen of wijzigingen…” 

Heeft Guru jouw nieuwsgierigheid gewekt? Ontdek meer door deze on-demand demo video te bekijken. 

Top functies

• Aanpasbaar dashboard: Elke werknemer kan hun dashboard personaliseren met de aankondigingen die voor hen relevant zijn om hen een gepersonaliseerde ervaring te geven. 
• AI-gestuurde content suggesties: Terwijl de werknemers werken, biedt de geavanceerde AI van Guru nuttige informatie op basis van het project waarin ze momenteel betrokken zijn. 
• HRIS-synchronisatie: Om ervoor te zorgen dat werknemersinformatie consequent is, gebruik je de HRIS-synchronisatie van Guru om je gegevens op één plek te importeren. 

Use cases

Guru is voor teams van alle groottes in sectoren zoals detailhandel, gezondheidszorg, marketing, IT-diensten, enz. 

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams, een bekende videovergadering- en chat-gebaseerde werkruimte, is perfect voor het helpen van mensen om in real-time samen te werken aan verschillende projecten. 

Het heeft de noodzakelijke tools om mensen samen te brengen, zoals bestandsdeling, zakelijke berichten en zelfs emoji's. 

‍

Er is veel dat je kunt doen met Microsoft Teams. Je hebt online vergaderingen, een functie die jouw teamleden helpt om vanuit elke locatie te werken, face-to-face te communiceren en een flexibele, hybride werkplek mogelijk te maken. 

Met functies zoals PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard en AI-gegenerateerde aantekeningen is het gemakkelijker om samen meer te bereiken,

Als je niet zo'n fan bent van video-oproepen, kun je altijd gewoon op een reguliere telefoonbel springen. MS Teams heeft functies zoals groepsoproepen, voicemail en doorverbindingen die communiceren tussen apparaten gemakkelijker maken. 

“Groepscreatie, interne teamdiscussies, privégesprekken, delen van inhoud en het bijhouden daarvan is een absolute traktatie. MS Teams is ook [een] traktatie om te gebruiken, het is extreem eenvoudig en gebruiksvriendelijk.” 

Top functies

• Direct berichten: Met MS Teams kun je een teamlid direct berichten of zomaar met hen bellen, wat het een ideale oplossing maakt voor remote teams. 
• Oproepen samenvoegen: Laten we zeggen dat je een oproep hebt gestart met een teamlid, maar je hebt verduidelijking nodig over iets van een andere collega. Met MS Teams is het gemakkelijk om iemand binnen te halen met de samenvoegfunctie. 
• Virtuele evenementen: Wil je veilige webconferenties en webinars hosten? MS Teams kan dit gemakkelijk doen, aangezien het tot 1.000 deelnemers kan hosten. 

Use cases

MS Teams is geschikt voor remote bedrijven in tal van sectoren, zoals onderwijs, gezondheidszorg, detailhandel en productie. 

Het beste van deze tool is dat het integreert met Guru, waardoor werknemers alles kunnen vinden waar ze naar op zoek zijn. Zie hoe de twee samen werken hier. 

3. Slack

Iedereen heeft wel eens van Slack gehoord; als je dat niet hebt, ben je slacken. 

Het is een populair teamchat- en berichtenplatform dat je verbindt met de tools en leden waarmee je dagelijks werkt. 

Waar je ook bent, je kunt mensen in een groepschat of directe berichten berichten en met hen bellen, wat Slack een perfecte optie maakt voor asynchrone communicatie. 

‍

Slack werkt voornamelijk via kanalen. Je kunt aparte kanalen voor elk onderwerp, project of team creëren, of dat nu voor het verwelkomen van nieuwe werknemers of het delen van memes is.

Op deze manier houd je je werk georganiseerd, stroomlijn je je workflows, en maak je effectieve communicatie mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om de voortgang bij te houden en op de hoogte te blijven van updates. 

Bovendien heeft Slack ‘huddles’ (zijn term voor videobijeenkomsten) waarmee je onmiddellijk over audio of video met collega’s kunt verbinden voor live samenwerking. 

“In staat zijn om snel contact op te nemen met teamgenoten, discussies te organiseren en leuke momenten zoals GIFs en memes te delen, kan de samenwerking echt verbeteren en de werkomgeving aangenamer maken.” 

Top functies

• Workflowbouwers: Met Slack is het eenvoudig om dagelijkse, alledaagse taken om te zetten in geautomatiseerde workflows zonder technische vaardigheden. 
• Bestandsdeling: Slack heeft collaboratieve bestands- en documentdeling die je in staat stelt context aan de gesprekken toe te voegen vanuit elke locatie. 
• Kennisdeling: Elk teamlid kan gemakkelijk toegang krijgen tot de gedeelde kennis, waardoor jouw bedrijf slimmer en sneller werkt. 

Use cases

Slack is voor teams van alle maten en elke afdeling, zoals engineering, IT, verkoop en marketing. 

Maak uw kennis toegankelijker voor uw teamgenoten, ongeacht waar u werkt, met Guru + Slack. 

4. Trello

Trello — een projectmanagementtool — maakt het gemakkelijker voor teams van alle maten om projecten te creëren, bekijken en beheren en alles op één plek te houden. 

‍

Trello's belangrijkste focus ligt op het verbeteren van uw productiviteit. Het is daarom een intuïtieve, eenvoudige en flexibele samenwerkings-tool met borden, lijsten en kaarten waarmee u een duidelijk beeld krijgt van wie wat doet. 

Door een duidelijker overzicht te krijgen van wat er met een project gebeurt tijdens verschillende fasen, organiseert u uw werk beter. U zult nooit meer een deadline missen en u houdt uw teamleden op dezelfde pagina. 

Bovendien heeft Trello vergaderingen, waardoor uw teamleden productiever en efficiënter kunnen zijn. 

“Trello is ideaal voor het beheren van taken en het volgen van de voortgang van projecten. [...] Heel eenvoudig te gebruiken en te integreren met andere applicaties van derden.” 

Belangrijkste functies

• Templates: Voor meer gestroomlijnd projectmanagement kunt u een van de beproefde templates van Trello gebruiken die u snel kunt aanpassen. 
• Weergaven: Trello biedt verschillende weergaveopties voor uw projecten, variërend van borden, tijdlijnen, kalenders, dashboards, kaarten en werkruimten. 
• Automatisering: Trello gebruikt no-code automatisering die u helpt om regels, knoppen en opdrachten voor elke actie op te stellen. 

Use cases

Trello heeft veel use cases, van het inwerken van nieuwe werknemers tot het fungeren als een middelenhub tot brainstormen. 

Als u uw kennismanagement wilt stroomlijnen (zonder constant van apps te wisselen) en de voortgang van uw project wilt volgen, weet u wat te doen. 

Integreer Guru met Trello voor een geheel nieuwe ervaring in efficiëntie.

5. Dropbox

Dropbox is een veilige cloudopslag voor persoonlijk gebruik en organisaties van alle groottes. Hier kan iedereen zijn bestanden opslaan en alles op één plek houden, waardoor het werk efficiënter wordt en teams synchroon kunnen blijven op projecten. 

‍

Dropbox maakt het eenvoudig om uw bestanden en foto's te organiseren. U en wie u ook toegang geeft, kunnen de opslag overal en altijd toegang hebben, of dat nu op mobiel, web of desktop is. 

Zolang u een internetverbinding heeft, bent u goed om te gaan. 

Hoe deelt u bestanden op Dropbox, vraagt u zich misschien af? Wel, het is eigenlijk vrij eenvoudig. Met slechts een link kunt u bestanden en foto's delen, ongeacht hoe groot of klein het document is. U kunt zelfs PDF's bewerken of videotools gebruiken om een efficiënt feedback- en goedkeuringsproces te creëren. 

“Dropbox is gebruiksvriendelijk vanwege de interface en duidelijke functionaliteit. Bestanden uploaden, downloaden en beheren kan voor iedereen die het gebruikt een eitje zijn.” 

Belangrijkste functies

• Dropbox Dash: Hoewel het nog in bèta is, helpt deze functionaliteit u om bestanden op één plek te organiseren, vinden en delen. En gebruik een AI-zoektool om gemakkelijk naar belangrijke informatie te zoeken. 
• Mobiele app: Dit samenwerkingsplatform is ideaal voor degenen die constant onderweg zijn, omdat het u in staat stelt om van overal toegang te krijgen tot Dropbox. Het is beschikbaar voor zowel iOS als Android.  
• Dropbox Replay: Dropbox stelt u in staat om video’s of andere creatieve projecten sneller te bekijken en goed te keuren, zodat uw team aan verschillende projecten in één tool kan samenwerken. 

Use cases

Dropbox is geschikt voor verkoop-, marketing-, HR- en IT-afdelingen in tal van sectoren zoals bouw, technologie, onderwijs, enz. 

Wilt u uw productiviteitsworkflows verbeteren en sneller de antwoorden vinden die u nodig hebt? Integreer Dropbox met Guru en ervaar een nieuwe wereld van innovatie. 

6. Zoom

Zoom is een populair videoconferentiehulpmiddel voor de communicatienoden van elk team. In één platform heeft u samenwerkingsfuncties zoals vergaderingen, teamchat, mail en agenda, en een planner — alles om uw betrokkenheid en productiviteit van werknemers te vergroten. 

Zoom wordt veel gebruikt voor zijn videoconferentietools, een goede manier om de communicatie tussen werknemers te stimuleren en de uitkomsten van vergaderingen te verbeteren. Met dit hulpmiddel kunt u samenwerken met collega's op verschillende apparaten en locaties, evenals uw scherm delen en op whiteboards schrijven. 

Maar dat is niet alles wat Zoom te bieden heeft. 

Deze oplossing heeft ook geïntegreerde directe messaging, waarmee u uw teams kunt verbinden en het werk efficiënter kunt maken. 

“Zoom is nog nieuw voor veel mensen, maar het heeft de functies aangepast die nodig zijn om een vergadering [geweldig] te maken. Een van de beste functies van Zoom is dat het ook goed werkt met lage internetbandbreedte.” 

Belangrijkste functies

• Zoom Mail: Heeft u vaak een drukke agenda en weet u niet hoe u uw vergaderingen moet bijhouden? Met Zoom Mail en Agenda kunt u uw belangrijke communicatie op één plek verzamelen. 
• Zoom Planner: Boek eenvoudig afspraken met deze functie, die u tijd en hoofdpijn bespaart bij het afhandelen van meerdere verzoeken. 
• Zoom Docs: Zoom heeft een modulaire, door AI aangedreven werkruimte die u kunt gebruiken voor effectieve hybride samenwerking. Het is een plek waar u informatie gemakkelijk in realtime kunt delen. 

Use cases

Zoom is een tool voor kleine en middelgrote bedrijven, maar ook voor ondernemingen in verschillende sectoren, waaronder overheid, gezondheidszorg, productie en detailhandel. 

Breng uw collectieve kennis rechtstreeks naar Zoom door Guru te gebruiken. Het zal de manier waarop u met uw teams samenwerkt revolutioneren en de algehele efficiëntie verbeteren. 

7. Monday.com

De naam van dit hulpmiddel kan u in het begin afschrikken, maar het is eigenlijk een vrij goede oplossing voor het runs van elk aspect van uw werk, van projectmanagement tot middelenallocatie. 

Wanneer u Monday.com gebruikt, is het alsof u met Lego speelt. U heeft gebruiksvriendelijke bouwstenen zoals integraties en automatiseringen om uw workflow te bouwen. 

Het is een flexibele tool, die u alles geeft wat u nodig heeft om het project aan te passen zoals u dat wilt, afgestemd op uw gebruikscontext en bedrijfsgrootte. Bovendien schaalt het mee met uw bedrijf, zodat u nooit achterloopt op uw concurrentie.  

“Ik gebruik het al ongeveer 5 – 6 jaar en het heeft ontzettend veel tijd bespaard en heeft veel van de handmatige administratieprocessen opgelost. De automatisering is echt flexibel, en de mogelijkheid om nieuwe verzoeken via hun formulieren vast te leggen [...] is zo'n tijdsbesparing.” 

Belangrijkste functies

• Taakbeheer: Dit hulpmiddel stelt u in staat om eigenaarschap toe te wijzen, deadlines in te stellen en taken eenvoudig te beheren, met veel weergaveopties zoals kanban, Gantt-diagrammen en dashboards.  
• Projectbeheer: Monday.com draait volledig om het beheren van projecten en ervoor zorgen dat uw team deze op tijd voltooit. Met dit efficiënte platform is het eenvoudig om doelen te stellen en projecten van begin tot eind te navigeren. 
• Middelenbeheer: Elk project vereist zorgvuldige middelenallocatie; Monday.com zorgt ervoor dat middelen op de juiste plaats komen om de efficiëntie te maximaliseren. 

Use cases

Monday.com is voor marketing-, verkoop-, productontwikkeling- en HR-teams, ongeacht de grootte en sector. 

Breng uw middelen naar Monday.com door het te integreren met Guru. U zult betere samenwerking mogelijk maken en uw teams zullen gelukkiger zijn wanneer ze krijgen wat ze willen met een druk op de knop. 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint is een samenwerkingsplatform dat teamwork stroomlijnt door bedrijven in staat te stellen gemakkelijk en veilig bestanden te delen. 

Het is een plek waar u kunt samenwerken, communiceren, synchroniseren en uw inhoud kunt beheren, zodat u bestanden, gegevens, nieuws en middelen in het bedrijf kunt delen, op elk apparaat. 

Bovendien stelt deze zakelijke communicatie-software u in staat om de diensten aan te passen aan al uw zakelijke behoeften, zodat u alleen ziet wat echt belangrijk voor u is.

Microsoft SharePoint is een cloudtool, zodat u, in plaats van deze lokaal te installeren, u kunt abonneren op Microsoft 365 of de standalone-service. 

“Het meest nuttige aan Microsoft SharePoint is dat u toegang heeft tot alle werkgerelateerde bestanden op één plek! U heeft er toegang toe vanaf verschillende computers, telefoons of tablets en de informatie is altijd daar.” 

Belangrijkste functies

• Intranetpagina's: Door gebruik te maken van aangepaste metadata kan SharePoint inhoud effectiever organiseren en targeten, wat betekent dat het uw doelgroep sneller zal bereiken. 
• Bestandsbeheer: SharePoint is ontworpen om bestanden te beheren, en dat doet het het beste door u in staat te stellen deze gemakkelijk te delen. U heeft meerdere toestemmingsniveaus die uw documenten veilig en beveiligd houden. 
• Inhoudcreatie: Dit hulpmiddel beheert niet alleen uw bestanden, maar helpt u ook bij het creëren van verschillende soorten nieuws, aankondigingen en merkpagina's. 

Use cases

Microsoft SharePoint is geschikt voor bedrijven van alle afmetingen uit verschillende sectoren. 

En SharePoint integreert met Guru! Door de twee te gebruiken, stroomlijnt u uw workflows en krijgt u de kennis die u nodig heeft wanneer u het het meest nodig heeft zonder gedoe. 

9. Loom

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is Loom geen apparaat om stof en wandtapijten te weven, maar een gratis schermrecorder voor PC of Mac. Het is een uiterst nuttig communicatieplatform voor asynchrone samenwerking. 

Het is super eenvoudig te gebruiken. Met één druk op de knop kunt u uw scherm en camera opnemen met Loom's Chrome-extensie, desktop of mobiele app. 

Bovendien is het eenvoudig om die perfecte opname te krijgen en de video te bewerken. In plaats van de video helemaal opnieuw op te nemen, kunt u terugspoelen en onnodige woorden of de vervelende achtergrondgeluiden knippen. 

“Het is heel eenvoudig te gebruiken. Loom heeft geholpen onze processen naar een geheel nieuw niveau te tillen. Ik weet niet wat ik zonder Loom zou doen, want zonder het zou ik niet zo productief zijn.” 

Belangrijkste functies

• Loom AI: Looms nieuwe AI-workflows helpen u gemakkelijk documenten te schrijven of een bericht te verzenden; het transformeert zelfs uw video's naar tekst. 
• Opmerkingen en feedback: Als u waardering wilt tonen, kunt u gemakkelijk emoji's, opmerkingen en taken direct aan de video-oproep toevoegen. 
• Transcripties: Taal is geen obstakel voor Loom. Het stelt je in staat om je punt sneller over te brengen met bijschriften en transcripties in meer dan 50 talen. 

Gebruiksvallen

Loom is gratis voor iedereen die het wil gebruiken. Het is zeer nuttig voor marketing-, verkoop-, engineering- en ontwerpteams. 

Wil je betere video’s maken? Integreer Guru dan met Loom en krijg onmiddellijk antwoorden op al je vragen zonder meer apps te wisselen. 

10. Miro

Miro biedt een visuele werkomgeving en samenwerkingshulpmiddel waar teams van elke omvang nieuwe ideeën kunnen brainstormen, deze tot leven kunnen brengen en samen innovatieve oplossingen kunnen bouwen. 

Omdat het een visuele werkomgeving is, is het gemakkelijker om je ideeën te zien met mindmapping, retrospectieven en technische diagrammen. Bovendien kun je wanneer je naar het whiteboard kijkt, je collega's zien bewegen als aanwijzers met hun namen eraan verbonden. 

Op deze manier kun je zien wie bijgedragen heeft met een idee of wie feedback heeft gegeven op iets. 

“Miro is een krachtig visualisatietool om te gebruiken bij het betrekken van je stakeholders via online vergaderingen. Het was gemakkelijk in gebruik en [...] stakeholders zijn verbaasd over hoe betrokken en visueel een online discussie kan zijn.” 

Topfuncties

• Workshops: Met Miro kun je workshops en presentaties maken die je team een boost van energie geven door hen een onderdeel van de presentatie te maken. 
• Projectbeheer: Miro maakt het gemakkelijker om je projecten te visualiseren, aangezien je de relaties tussen taken kunt zien via kanbans, kaarten en stroomdiagrammen. 
• Diagrammering: De krachtige diagrammen van Miro helpen teamgenoten om hun volgende projecten samen te bouwen, terwijl ze ook begrijpen wat er aan de hand is. 

Gebruikscasussen

Miro is ideaal voor veel teams, waaronder engineering, IT-teams, UX-ontwerp, marketing, verkoop, enz. 

Om je projecten gemakkelijker te volgen, integreer Miro met Guru. Samen krijg je de kracht en controle om je kennis overal mee naartoe te nemen, waardoor betere samenwerking mogelijk wordt. 

11. Notion

Als je geen notie hebt van welke communicatiesoftware je moet kiezen, zal deze misschien je belangstelling wekken. Notion is een verbonden werkruimte die teams in staat stelt om wiki's, documenten en projecten te creëren, maar ook aantekeningen te maken en taken te beheren. 

Kortom, Notion organiseert je werk vanuit één enkel centraal punt. 

Nu wordt Notion ook aangedreven door kunstmatige intelligentie, wat betekent dat je een AI-assistent krijgt die je helpt om binnen enkele seconden antwoorden te krijgen, tabellen automatisch in te vullen wanneer iets onduidelijk is, en beter te schrijven. 

“Notion is een zeer krachtige notitie-applicatie met zoveel geweldige functies. De basisprincipes van notities maken en pagina's creëren zijn intuïtief. Het zijn de geavanceerde functies die meer tijd kosten om te beheersen.” 

Topfuncties

• Notities maken: Notion maakt het eenvoudig om vergadermarkeringen te maken die je in staat stellen om al je teamleden op dezelfde pagina te krijgen. 
• Wiki: Moe van ongeorganiseerde ruimtes? Notion centraliseert al je kennis, van merk richtlijnen tot best practices, op één enkele plek. 
• Projectbeheer: Met Notion kun je eenvoudig je projecten van begin tot eind beheren, waardoor de contextwissel tot een minimum wordt beperkt. 

Gebruikscasussen

Notion is een oplossing voor grote bedrijven, kleine bedrijven en voor persoonlijk gebruik. 

Krijg de antwoorden die je zoekt in seconden door Notion met Guru te integreren. Door de gecombineerde kracht van beide, kun je je bedrijfsvoering stroomlijnen en het gemakkelijker maken om je werk te organiseren. 

12. Asana

Als laatste op onze lijst, maar zeker de moeite waard, is Asana, een tool voor werkbeheer waarmee teams online projecten en taken kunnen stroomlijnen. 

Van dagelijkse taken tot strategische initiatieven, Asana is het perfecte hulpmiddel om sneller met je projecten te werken, helderheid te brengen in je taken en je doelen te bereiken. 

Het is een schaalbare en flexibele oplossing met kwaliteitsfuncties zoals projectweergaven, statusupdates, aangepaste velden, rapportagedashboards en meer. 

“Asana is zo gemakkelijk te gebruiken — je kunt meteen beginnen en een echt georganiseerde takenlijst of project hebben met zeer weinig moeite.”

Topfuncties

• Tijdregistratie: Hoeveel tijd besteed je aan je werk? Als je het niet weet, kan Asana je helpen om de gissingen te elimineren en precies te meten hoe lang een taak duurt. 
• Statusupdates: Asana heeft tijdsbesparende automatiseringen waarmee je je vooruitgang kunt zien, maar ook herinneringen kunt krijgen wanneer er iets is gewijzigd of gedaan. 
• Rapportagedashboards: Blijf bovenop de zaken door je gegevens in real-time te visualiseren. Creëer dashboards en rapporten met slechts een paar klikken om nieuwe kansen of blokkades te vinden. 

Gebruikscasussen

Asana is geschikt voor teams in operaties, marketing en IT. 

Ben je benieuwd of Asana integreert met Guru? Hier is je antwoord: dat doet het! Zie hoe de twee samenwerken om je een nieuw niveau van productiviteit en innovatie te bieden hier.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van communicatiesoftware voor bedrijven?

Communicatie is van essentieel belang voor elk bedrijf dat de algehele efficiëntie van zijn teams wil verbeteren en tijd wil besparen die meestal verspild wordt aan het bereiken van iemand met een eenvoudige vraag. 

Bovendien brengen veel werknemers tegenwoordig hun dagen door voor een scherm. Zestien procent van de mensen besteedt 21 tot 25 uur per week op communicatie-apps; rond de vijf uur per dag gemiddeld.

Maar wat zijn precies de voordelen van communicatiesoftware? Laten we eens kijken: 

• Bouwt vertrouwen op: Je weet hoe uitdagend het is om iedereen op dezelfde pagina te houden als het gaat om een project. Je webontwikkelaar weet dat het project in deze staat is, terwijl je contentwriter denkt dat het klaar is. Door constant met elkaar te communiceren, weten teamleden altijd wat wat is, wat hen ook in staat stelt om een band op te bouwen en vertrouwen op te bouwen. 
• Verhoogt de productiviteit: Wanneer mensen zich gehoord, gewaardeerd en verzorgd voelen (en zij gedijen in een verwelkomende gemeenschap) zullen ze gelukkiger zijn. Gelukkige medewerkers zullen harder werken en productiever zijn. Communicatieplatforms maken het gemakkelijk om verbinding te maken met anderen en verlichten het isolement. 
• Verbetert de retentiepercentages: Medewerkerbetrokkenheid en retentie is van vitaal belang voor het behoud van een gezonde bedrijfscultuur. Mensen die actief met elkaar chatten, raken meer betrokken bij het bedrijf en zullen zich meer verplicht voelen om bij dat bedrijf te blijven in plaats van verder te trekken. 
• Vermindert misverstanden: Hoe vaak heb je iets verkeerd begrepen en leidde dat tot een zeer kostbare fout? Waarschijnlijk niet zo vaak, maar vaak genoeg om de waarde van goede communicatie te begrijpen. Met een goed communicatieplatform kun je voorkomen dat er werk silo's ontstaan en verwarring en frustratie verminderen. 
• Bevordert eerlijke communicatie: Het is moeilijk om iemand de waarheid te vertellen en eerlijke feedback te geven als je de andere persoon niet vertrouwt. Deze terughoudendheid kan ontstaan omdat je weinig gesprekken met je medewerkers hebt en zij zich niet voelen als het vertellen wat er aan de hand is. Regelmatige vergaderingen en vaak contact opnemen met collega's zal mensen meer openstellen en zich comfortabeler laten voelen in het delen van hun gedachten. 

Oké, de voordelen klinken heel mooi. Maar hoe kies je de juiste tool die al deze voordelen mogelijk kan maken? 

Hoe kies je de beste communicatiesoftware voor jouw zakelijke behoeften

Hoe kies je de juiste communicatiesoftware voor je specifieke behoeften en voorkeuren? Makkelijk! Bij het kiezen van de tool, kijk naar de volgende criteria: 

• Gebruiksvriendelijke interface: Je team kan niet-technische gebruikers hebben die niet weten hoe ze bepaalde software moeten gebruiken. Als het communicatieplatform dat je kiest moeilijk te leren is, vermijd het dan. Kies in plaats daarvan een intuïtief hulpmiddel, zodat het gemakkelijker is voor leden om te communiceren wat ze nodig hebben. 
• Integraties: Je gekozen communicatieplatform moet integreren met je bestaande tools, zodat je niet constant hoeft te wisselen tussen apps wanneer je iets wilt vragen. Bovendien zorgt het voor een samenhangende workflow die tijd bespaart en fouten vermindert. 
• Gebruiksgemak: In wezen moet jouw hulpmiddel gemakkelijk te gebruiken zijn, omdat je wilt dat je medewerkers het daadwerkelijk gebruiken om te communiceren. Daarom zou het functies moeten hebben (zoals die eerder zijn besproken) die het eenvoudig maken om je punt over te brengen. Kies bovendien een hulpmiddel dat tutorials en trainingsgidsen heeft om medewerkers te leren de oplossing goed te gebruiken. 
• Prijsstelling: Ik ga niet liegen, sommige communicatietools voor bedrijven zijn duur en zelfs als sommige gratis zijn, bieden ze mogelijk niet alle mogelijkheden die je nodig hebt om je operaties te stroomlijnen. Zoek naar tools die binnen je budget en behoeften passen; de meeste hebben maandplannen die zeer betaalbaar zijn voor alle soorten bedrijven. 
• Gegevensbeveiliging en naleving: Communicatie kan voordelig zijn voor je bedrijf, maar het brengt beveiligingsrisico's met zich mee als gevoelige gegevens betrokken zijn. Zorg ervoor dat het hulpmiddel van je keuze robuuste beveiligingsfuncties heeft zoals end-to-end encryptie en naleving van industriestandaarden (GDPR, HIPAA, enz.). 
• Schaalbaarheid en flexibiliteit: Dit is zeer belangrijk, omdat het je bedrijf kan maken of breken. De communicatiesoftware van jouw keuze moet schalen naarmate je bedrijf groeit (en dat zal onvermijdelijk groeien). Als het niet kan voldoen aan je evoluerende behoeften of je niet laat toevoegen en verwijderen van functies indien nodig, dan is het niet de juiste. 

We zijn nog niet klaar — er zijn veel verschillende communicatiedoelen voor bedrijven voor verschillende use cases, zoals interne communicatie, videovergaderingen, projectbeheer, instant messaging, documentopslag en moderne intranet. 

Nu zijn we klaar! 

De conclusie

Hebben we het je gemakkelijker gemaakt om de beste communicatiesoftware voor bedrijven voor jouw specifieke behoeften te kiezen? We hopen van wel — deze gids heeft alle tips en kennis die je nodig hebt om eindelijk een beslissing te nemen. 

Als je al je ogen op een hulpmiddel hebt gericht en het is Guru, heb je geluk. Meld je vandaag aan voor Guru en ontdek een nieuwe manier om efficiëntie te bereiken. 

‍