Alat komunikasi internal telah menjadi bahan pokok di setiap bisnis, karena mereka meningkatkan produktivitas dan komunikasi yang lebih baik di antara karyawan. Tapi bagaimana Anda tahu alat mana yang tepat untuk kebutuhan spesifik Anda? 

Setiap hari kita semakin menjauh dari waktu ketika Anda harus berjalan ke kantor rekan kerja untuk menanyakan sesuatu. Sekarang, Anda cukup melakukan panggilan dengan mereka atau mengirim pesan langsung, tidak peduli di mana mereka berada. 

Tetapi bagaimana Anda tahu perangkat lunak komunikasi bisnis mana yang terbaik untuk kebutuhan Anda saat ini? Terutama sekarang bahwa pasar untuk perangkat lunak komunikasi sedang beralih ke perangkat lunak berbasis cloud dan diperkirakan mencapai $3,1 miliar pada tahun 2030.

Terjemahan: semakin banyak perangkat lunak komunikasi yang akan muncul di pasar, membuat pilihan Anda semakin sulit.

Jangan khawatir; inilah tujuan panduan ini. 

Di sini, Anda akan menemukan apa itu perangkat lunak komunikasi bisnis, manfaatnya, 12 opsi teratas, dan bagaimana memilih alat yang tepat. 

Pemberitahuan: Posting blog ini terakhir diperbarui pada 6 Juni 2024.

Apa itu Perangkat Lunak Komunikasi Bisnis?

Perangkat lunak komunikasi bisnis mengacu pada platform atau aplikasi seluler yang memungkinkan komunikasi eksternal dan internal antara karyawan perusahaan. 

Secara singkat, alat ini (apakah itu aplikasi pesan atau platform konferensi video) membantu pekerja Anda mengirim pesan kepada anggota tim mereka dan terlibat dalam panggilan video secara daring, tanpa bertemu langsung. 

Ini memungkinkan karyawan untuk berpikir bersama dan bertukar umpan balik dengan mudah, menghemat waktu dengan membiarkan mereka langsung menghubungi rekan-rekan. Selain itu, banyak alat komunikasi internal memiliki fungsi manajemen proyek dan berbagi berkas yang membuat orang lebih mudah untuk berkolaborasi. 

Solusi ini ideal untuk tim jarak jauh atau hibrida dan sangat berguna untuk komunikasi asinkron. 

Saat mencari opsi terbaik untuk bisnis Anda, fitur apa yang harus Anda perhatikan? 

Tentu, mari kita cari tahu! 

Fitur Apa yang Harus Dicari Dalam Perangkat Lunak Komunikasi Perusahaan

Perangkat lunak komunikasi perusahaan hadir dengan banyak fitur yang mungkin terdengar berguna di atas kertas, tetapi apakah bisnis Anda benar-benar membutuhkannya? 

Menurut pendapat kami, kami percaya bahwa alat komunikasi yang tepat harus memiliki kemampuan ini: 

• Berbagi Layar: Ini adalah fitur hebat untuk menjelaskan poin Anda dan menunjukkan apa yang telah Anda kerjakan kepada klien Anda. Alih-alih mencoba memahami apa yang Anda katakan, Anda dapat menunjukkan data kepada mereka dengan satu tekan tombol, memungkinkan kolaborasi secara waktu nyata. 
• Pesan: Ada banyak orang yang lebih suka mengirim pesan daripada melakukan panggilan telepon, karena lebih mudah mengirim pesan daripada mencoba menghubungi seseorang yang sedang sibuk. Sebuah alat komunikasi yang baik memiliki pesan langsung, obrolan pribadi dan grup, forum terbuka, dan utas tempat Anda dapat mendiskusikan apa saja. Sebagian besar program perangkat lunak bahkan membiarkan Anda mengunggah dan berbagi berkas. Sebagian besar program perangkat lunak bahkan memungkinkan Anda mengunggah dan berbagi berkas. 
• Panggilan video: Obrolan video sangat berguna untuk tim jarak jauh yang tidak bertemu secara tatap muka, tetapi juga untuk bertemu klien dari berbagai belahan dunia. Pastikan untuk memilih alat dengan panggilan video berkualitas tinggi, karena Anda tidak ingin berakhir dengan umpan yang kabur dan berkualitas rendah. 
• Pemberitahuan dan peringatan: Fitur penting lainnya adalah kemampuan alat untuk memberi tahu Anda setiap kali seseorang membuat perubahan atau ketika Anda menerima pesan, tentu saja. Selain itu, alat tersebut harus memungkinkan Anda memperbarui preferensi Anda (misalnya, seberapa sering Anda ingin menerima pemberitahuan), sehingga Anda dapat meminimalkan percakapan dan hanya fokus pada apa yang penting bagi Anda. 

Jangan lupa tentang integrasi—mereka penting untuk menyederhanakan alur kerja Anda dan mempermudah pencarian informasi serta berbagi berkas di seluruh perusahaan.

Dengan demikian, mari kita lihat beberapa perangkat lunak komunikasi bisnis terbaik yang ada. 

Apa saja alat perangkat lunak komunikasi bisnis terbaik?

Di sinilah menarik. Menurut sebuah studi, komunikasi digital merupakan bagian penting dari hari biasa banyak pekerja. Lebih dari setengah dari mereka (56%) menggunakan video untuk komunikasi mereka, sedangkan 55% menggunakan audio. 

Pertanyaannya adalah, alat komunikasi bisnis mana yang sebenarnya mereka gunakan? 

Kami telah mencari di internet dari awal hingga akhir untuk menemukan jawabannya. Berikut adalah daftar lengkap alat yang kami temukan: 

1. Guru — Platform intranet terbaik untuk manajemen pengetahuan dan pencarian AI perusahaan. 
2. Microsoft Teams — Alat konferensi video terbaik untuk Office365. 
3. Slack — Perangkat lunak obrolan tim dan pesan terbaik untuk komunikasi asinkron. 
4. Trello — Alat manajemen proyek terbaik dengan berbagai opsi tampilan. 
5. Dropbox — Solusi penyimpanan cloud terbaik untuk berbagi dan menjaga berkas dan foto agar aman. 
6. Zoom — Alat konferensi video terbaik untuk semua kebutuhan komunikasi tim. 
7. Monday.com — Platform kolaborasi terbaik untuk membangun alur kerja. 
8. Microsoft SharePoint — Platform kolaboratif berbasis web terbaik yang terintegrasi dengan Microsoft 365.
9. Loom — Perekam layar gratis terbaik dan tangkapan layar untuk berbagi yang mudah.  
10. Miro — Ruang kerja visual terbaik untuk mengelola proyek, berpikir bersama, dan merancang produk. 
11. Notion — Ruang kerja terhubung terbaik untuk dokumen, wiki, dan proyek Anda. 
12. Asana — Platform manajemen kerja terbaik untuk mengurus proyek dan tugas secara daring. 

Jangan khawatir, kami tidak akan meninggalkan Anda merasa haus akan lebih banyak. 

Dalam paragraf berikut, kami akan menjelaskan setiap alat dan menggambarkannya, dari apa yang dilakukannya hingga fitur kunci dan kasus penggunaannya. 

1. Guru

Guru adalah alat manajemen basis pengetahuan dan pencarian perusahaan bertenaga AI, mampu menyederhanakan alur kerja tanpa terus-menerus beralih antara aplikasi. 

Dengan alat intranet ini, Anda dapat membuat basis rumah bagi anggota tim Anda, memungkinkan mereka untuk mendapatkan jawaban instan untuk semua pertanyaan mereka. Guru menghubungkan aplikasi, dokumen, dan obrolan Anda dalam satu sumber kebenaran yang tepercaya, yang dapat digunakan oleh seluruh perusahaan Anda. 

Mengapa ini sangat membantu bagi Anda? 

Karena rekan kerja Anda tidak akan berhenti beralih konteks setiap kali mereka perlu mencari data klien, misalnya. Guru akan dengan mudah menjaga orang tetap dalam alur kerja mereka dengan mengintegrasikan secara mulus dengan alat yang sudah ada dalam bisnis. 

Apa yang Anda dapatkan dari bermitra dengan Guru adalah basis terpusat bertenaga AI untuk tim Anda, memungkinkan kolaborasi dan berbagi yang lebih cerdas. 

“Hal yang paling membantu tentang Guru adalah bahwa semua materi sumber daya yang disetujui dihimpun di 1 tempat, satu perpustakaan untuk sumber daya kerja. Keuntungannya bagi Guru adalah saya dapat membintanginya dan mengikuti koleksi-koleksi relevan dari departemen saya dan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang setiap penambahan atau perubahan…” 

Apakah kami membuat Anda penasaran tentang Guru? Ketahui lebih lanjut dengan memeriksa video demo sesuai permintaan ini. 

Fitur unggulan

• Dasbor yang dapat disesuaikan: Setiap karyawan dapat mempersonalisasi dasbor mereka dengan pengumuman yang relevan bagi mereka untuk memberikan pengalaman bermerk. 
• Saran konten berbasis AI: Saat karyawan bekerja, AI canggih Guru menawarkan informasi berguna berdasarkan proyek yang sedang mereka kerjakan. 
• Sinkronisasi HRIS: Untuk memastikan informasi karyawan konsisten di seluruh papan, gunakan sinkronisasi HRIS Guru untuk mengimpor data Anda di satu tempat. 

Kasus penggunaan

Guru cocok untuk tim dari semua ukuran di berbagai industri seperti ritel, perawatan kesehatan, pemasaran, layanan TI, dll. 

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams, ruang kerja berbasis obrolan dan konferensi video terkenal, sangat cocok untuk membantu orang berkolaborasi secara real-time dalam berbagai proyek. 

Ini memiliki alat yang diperlukan untuk menyatukan orang, seperti berbagi berkas, pesan bisnis, dan bahkan emoji. 

‍

Ada banyak yang bisa Anda lakukan dengan Microsoft Teams. Anda memiliki pertemuan online, sebuah fitur yang membantu anggota tim Anda bekerja dari mana saja, berkomunikasi secara tatap muka, dan memungkinkan tempat kerja hibrida yang fleksibel. 

Dengan fitur-fitur seperti PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard, dan catatan rapat yang dihasilkan AI, lebih mudah untuk mencapai lebih banyak bersama-sama,

Jika Anda bukan penggemar berat panggilan video, Anda selalu dapat melakukan panggilan telepon biasa. MS Teams memiliki fitur seperti panggilan grup, pesan suara, dan transfer panggilan yang membuat komunikasi antar perangkat menjadi lebih mudah. 

“Pembuatan grup, diskusi internal tim, percakapan pribadi, berbagi konten, dan melacaknya adalah hadiah mutlak. MS Teams juga [menjadi] hadiah untuk digunakan, sangat mudah dan ramah pengguna.” 

Fitur unggulan

• Pesan instan: Dengan MS Teams, Anda dapat mengirimkan pesan langsung kepada anggota tim atau langsung melakukan panggilan dengan mereka, menjadikannya solusi ideal untuk tim jarak jauh. 
• Menggabungkan panggilan: Katakanlah Anda telah memulai panggilan dengan anggota tim, tetapi Anda perlu klarifikasi tentang sesuatu dari kolega lain. Dengan MS Teams, mudah untuk membawa seseorang dengan fungsi penggabungan. 
• Acara virtual: Apakah Anda ingin mengadakan konferensi web dan webinar yang aman? MS Teams dapat membuatnya dengan mudah, karena dapat menampung hingga 1.000 peserta. 

Kasus penggunaan

MS Teams cocok untuk bisnis jarak jauh di banyak industri, seperti pendidikan, kesehatan, ritel, dan manufaktur. 

Bagian terbaik dari alat ini adalah dapat terintegrasi dengan Guru, memungkinkan karyawan menemukan apa pun yang mereka cari dengan mudah. Lihat bagaimana keduanya bekerja sama di sini. 

3. Slack

Semua orang sudah mendengar tentang Slack sebelumnya; jika Anda belum mendengarnya, Anda sedang malas. 

Ini adalah platform obrolan tim dan pesan yang populer yang menghubungkan Anda dengan alat dan anggota yang Anda kerjakan setiap hari. 

Tidak peduli di mana Anda berada, Anda dapat mengirim pesan kepada orang-orang dalam obrolan grup atau pesan langsung dan melakukan panggilan dengan mereka, menjadikan Slack pilihan sempurna untuk komunikasi asinkron. 

‍

Slack sebagian besar bekerja melalui saluran. Anda dapat membuat saluran terpisah untuk setiap topik, proyek, atau tim, apakah itu untuk menyambut karyawan baru atau berbagi meme.

Dengan cara ini, Anda menjaga pekerjaan Anda tetap terorganisir, menyederhanakan alur kerja Anda, dan memungkinkan komunikasi yang efektif, sehingga lebih mudah untuk melacak kemajuan dan tetap mendapatkan informasi terbaru. 

Plus, Slack memiliki 'huddles' (istilahnya untuk rapat video) yang memungkinkan Anda terhubung secara instan melalui audio atau video dengan rekan-rekan untuk kolaborasi langsung. 

“Kemampuan untuk cepat menghubungi anggota tim, mengatur diskusi, dan berbagi momen-momen menyenangkan seperti GIF dan meme pasti dapat meningkatkan kerja sama tim dan membuat lingkungan kerja lebih menyenangkan.” 

Fitur unggulan

• Pembangun alur kerja: Dengan Slack, mudah untuk mengubah tugas sehari-hari yang mundane menjadi alur kerja yang otomatis tanpa memerlukan keterampilan teknis. 
• Berbagi berkas: Slack memiliki berbagi berkas dan dokumen kolaboratif yang memungkinkan Anda menambahkan konteks pada percakapan dari mana saja. 
• Berbagi pengetahuan: Setiap anggota tim dapat dengan mudah mengakses pengetahuan yang dibagikan, membuat bisnis Anda bekerja lebih cerdas dan lebih cepat. 

Kasus penggunaan

Slack adalah untuk tim dari berbagai ukuran dan setiap departemen, seperti teknik, TI, penjualan, dan pemasaran. 

Jadikan pengetahuan Anda lebih mudah diakses oleh rekan tim Anda, tidak peduli di mana Anda bekerja, dengan Guru + Slack. 

4. Trello

Trello — alat manajemen proyek — memudahkan tim dari berbagai ukuran untuk membuat, melihat, dan mengelola proyek serta menyimpan semuanya di satu tempat. 

‍

Fokus utama Trello adalah meningkatkan produktivitas Anda. Dengan demikian, ini adalah alat kolaborasi yang intuitif, sederhana, dan fleksibel dengan papan, daftar, dan kartu yang memungkinkan Anda mendapatkan gambaran jelas tentang siapa yang melakukan apa. 

Dengan mendapatkan visibilitas yang lebih jelas tentang apa yang terjadi dengan proyek selama berbagai tahap, Anda akan mengatur pekerjaan Anda lebih baik. Anda tidak akan pernah melewatkan tenggat waktu lagi dan Anda akan menjaga anggota tim Anda tetap sinkron. 

Selain itu, Trello memiliki pertemuan, yang memberdayakan anggota tim Anda untuk menjadi lebih produktif dan efisien. 

“Trello adalah ideal untuk manajemen tugas dan melacak kemajuan proyek. [...] Sangat sederhana untuk digunakan dan diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga lainnya.” 

Fitur Utama

• Template: Untuk manajemen proyek yang lebih efisien, Anda dapat menggunakan salah satu template Trello yang telah teruji yang dapat Anda sesuaikan dalam waktu singkat. 
• Tampilan: Trello menawarkan berbagai opsi tampilan untuk proyek Anda, mulai dari papan, jadwal, kalender, dasbor, peta, dan ruang kerja. 
• Automasi: Trello menerapkan automasi tanpa kode yang membantu Anda merancang aturan, tombol, dan perintah untuk setiap tindakan. 

Kasus Penggunaan

Trello memiliki banyak kasus penggunaan, mulai dari orientasi karyawan baru hingga bertindak sebagai pusat sumber daya hingga sesi curah pendapat. 

Jika Anda ingin menyederhanakan manajemen pengetahuan Anda (tanpa terus-menerus beralih aplikasi) dan melacak kemajuan proyek Anda, Anda tahu apa yang harus dilakukan. 

Integrasikan Guru dengan Trello untuk pengalaman baru dalam efisiensi.

5. Dropbox

Dropbox adalah penyimpanan cloud yang aman untuk penggunaan pribadi dan organisasi dari berbagai ukuran. Di sini, siapa pun dapat menyimpan file mereka dan menyimpannya di satu tempat, membuat pekerjaan lebih efisien dan memungkinkan tim untuk tetap sinkron pada proyek. 

‍

Dropbox memudahkan Anda mengatur file dan foto Anda. Anda dan siapa pun yang Anda beri izin dapat mengakses penyimpanan di mana saja dan kapan saja Anda butuhkan, apakah itu di mobile, web, atau desktop. 

Selama Anda memiliki koneksi Internet, Anda siap untuk memulai. 

Bagaimana cara Anda berbagi file di Dropbox, mungkin Anda bertanya? Nah, sebenarnya itu cukup sederhana. Dengan hanya satu tautan, Anda dapat berbagi file dan foto, tidak peduli seberapa besar atau kecil dokumennya. Anda bahkan dapat mengedit PDF atau menggunakan alat video untuk membuat proses umpan balik dan persetujuan yang efisien. 

“Dropbox sangat ramah pengguna karena antarmuka dan fungsionalitas yang sederhana. Mengunggah, mengunduh, dan mengelola file dapat menjadi hal yang mudah bagi siapa saja yang menggunakannya.” 

Fitur Utama

• Dropbox Dash: Meski masih dalam beta, fungsi ini membantu Anda mengatur, menemukan, dan berbagi file di satu tempat. Dan menggunakan alat pencarian AI untuk mencari informasi penting dengan mudah. 
• Aplikasi Seluler: Platform kolaborasi ini sangat ideal bagi mereka yang sering bergerak, karena memungkinkan Anda mengakses Dropbox dari mana saja. Tersedia untuk iOS dan Android.  
• Dropbox Replay: Dropbox memungkinkan Anda meninjau dan menyetujui video atau proyek kreatif lainnya dengan lebih cepat, memungkinkan tim Anda berkolaborasi pada proyek yang berbeda dalam satu alat. 

Kasus Penggunaan

Dropbox cocok untuk penjualan, pemasaran, HR, dan departemen TI di banyak industri seperti konstruksi, teknologi, pendidikan, dll. 

Ingin meningkatkan alur kerja produktivitas Anda dan menemukan jawaban yang Anda butuhkan lebih cepat? Maka, integrasikan Dropbox dengan Guru dan alami dunia inovasi yang baru. 

6. Zoom

Zoom adalah alat konferensi video populer untuk semua kebutuhan komunikasi tim. Dalam satu platform, Anda memiliki fitur kolaborasi seperti pertemuan, obrolan tim, email dan kalender, serta penyusun — semuanya untuk membantu Anda meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan. 

Zoom banyak digunakan karena alat konferensi videonya, cara yang baik untuk meningkatkan komunikasi karyawan dan memperbaiki hasil rapat. Dengan alat ini, Anda dapat berkolaborasi dengan rekan-rekan Anda di berbagai perangkat dan lokasi, serta berbagi layar Anda dan menulis di papan tulis. 

Tetapi itu bukan satu-satunya yang ditawarkan Zoom. 

Solusi ini juga memiliki pesan instan terintegrasi, yang memungkinkan Anda menghubungkan tim Anda dan membuat pekerjaan lebih efisien. 

“Zoom masih baru bagi banyak orang, tetapi telah mengadopsi fitur [yang diperlukan] untuk membuat rapat [hebat]. Salah satu fitur terbaik Zoom adalah bekerja dengan baik pada bandwidth Internet yang rendah juga.” 

Fitur Utama

• Zoom Mail: Apakah Anda sering memiliki jadwal yang sibuk dan tidak tahu bagaimana cara melacak pertemuan Anda? Dengan Zoom Mail dan Kalender, Anda dapat mengumpulkan komunikasi penting Anda di satu tempat. 
• Zoom Scheduler: Pesan janji dengan mudah menggunakan fitur ini, yang menghemat waktu dan mengurangi sakit kepala saat menangani banyak permintaan. 
• Zoom Docs: Zoom memiliki ruang kerja modular yang didukung AI yang dapat Anda gunakan untuk kolaborasi hybrid yang efektif. Ini adalah tempat di mana Anda dapat dengan mudah berbagi informasi, secara real-time. Ini adalah tempat di mana Anda dapat berbagi informasi dengan mudah, secara real-time. 

Kasus penggunaan

Zoom adalah alat untuk bisnis kecil dan menengah, tetapi juga untuk perusahaan di berbagai industri, termasuk pemerintahan, kesehatan, manufaktur, dan ritel. 

Bawa pengetahuan kolektif Anda langsung ke Zoom dengan menggunakan Guru. Ini akan merevolusi cara Anda berkolaborasi dengan tim Anda dan memungkinkan efisiensi yang lebih baik secara keseluruhan. 

7. Monday.com

Nama alat ini mungkin membuat Anda kurang tertarik pada awalnya, tetapi sebenarnya ini adalah solusi yang cukup baik untuk menjalankan setiap aspek pekerjaan Anda, mulai dari manajemen proyek hingga alokasi sumber daya. 

Ketika Anda menggunakan Monday.com, itu seperti bermain Lego. Anda memiliki blok bangunan yang mudah digunakan seperti integrasi dan automasi untuk membangun alur kerja Anda. 

Ini adalah alat yang fleksibel, memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk menyesuaikan proyek sesuai keinginan Anda, disesuaikan dengan kasus penggunaan dan ukuran perusahaan Anda. Selain itu, ini dapat berkembang bersamaan dengan bisnis Anda sehingga Anda tidak akan pernah ketinggalan oleh pesaing Anda.  

“Saya sudah menggunakannya sekitar 5 – 6 tahun sekarang dan itu menghemat banyak waktu dan menangani banyak proses administratif secara manual. Automasi sangat fleksibel, dan kemampuan untuk menangkap permintaan baru melalui formulir mereka [...] adalah penyelamat waktu yang sangat besar.” 

Fitur Utama

• Manajemen Tugas: Alat ini memungkinkan Anda untuk menetapkan kepemilikan, menetapkan tenggat waktu, dan mengelola tugas dengan mudah, dengan banyak opsi tampilan seperti kanban, diagram Gantt, dan dasbor.  
• Manajemen Proyek: Monday.com adalah semua tentang mengelola proyek dan memastikan tim Anda menyelesaikannya tepat waktu. Dengan platform yang efisien ini, mudah untuk menetapkan tujuan dan menavigasi proyek dari awal hingga akhir. 
• Manajemen Sumber Daya: Setiap proyek memerlukan alokasi sumber daya yang hati-hati; Monday.com memastikan sumber daya diarahkan ke tempat yang tepat untuk memaksimalkan efisiensi. 

Kasus Penggunaan

Monday.com cocok untuk pemasaran, penjualan, pengembangan produk, dan tim HR, tidak peduli ukuran dan industrinya. 

Bawa sumber daya Anda ke Monday.com dengan mengintegrasikannya dengan Guru. Anda akan memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan tim Anda akan lebih bahagia saat mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan di ujung jari mereka. 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint adalah platform kolaborasi yang memperlancar kerja tim dengan memungkinkan perusahaan untuk berbagi file dengan mudah dan aman. 

Ini adalah tempat di mana Anda dapat berkolaborasi, berkomunikasi, menyinkronkan, dan mengontrol konten Anda, memungkinkan Anda untuk berbagi file, data, berita, dan sumber daya di seluruh perusahaan, di perangkat apa pun. 

Selain itu, perangkat lunak komunikasi bisnis ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan layanan untuk semua kebutuhan bisnis Anda, sehingga Anda hanya akan melihat apa yang benar-benar penting bagi Anda.

Microsoft SharePoint adalah alat berbasis cloud, jadi, daripada harus menginstalnya di lokasi, Anda dapat berlangganan Microsoft 365 atau layanan mandiri. 

“Hal yang paling membantu tentang Microsoft SharePoint adalah Anda memiliki akses ke semua file terkait pekerjaan di satu tempat! Anda dapat mengaksesnya dari berbagai komputer, ponsel, atau tablet dan informasi selalu ada.” 

Fitur Utama

• Halaman intranet: Dengan menggunakan metadata kustom, SharePoint dapat mengorganisir dan menargetkan konten lebih efektif, yang berarti akan mencapai audiens target Anda lebih cepat. 
• Manajemen file: SharePoint dirancang untuk mengelola file, dan itu adalah apa yang dilakukannya dengan baik dengan memungkinkan Anda untuk membagikannya dengan mudah. Anda memiliki beberapa tingkat izin yang menjaga dokumen Anda tetap aman dan terlindungi. 
• Pembuatan konten: Alat ini tidak hanya mengelola file Anda, tetapi juga membantu Anda membuat berbagai jenis berita, pengumuman, dan halaman bermerek. 

Kasus Penggunaan

Microsoft SharePoint cocok untuk bisnis dari semua ukuran dari berbagai industri. 

Dan SharePoint terintegrasi dengan Guru! Dengan menggunakan keduanya, Anda akan memperlancar alur kerja Anda dan mendapatkan pengetahuan yang Anda butuhkan kapan pun Anda membutuhkannya tanpa kesulitan. 

9. Loom

Berlawanan dengan kepercayaan populer, Loom bukanlah alat untuk menenun kain dan permadani, tetapi perekam layar gratis untuk PC atau Mac. Ini adalah platform komunikasi yang sangat berguna untuk pekerjaan asinkron. 

Sangat mudah digunakan. Dengan satu tombol, Anda dapat merekam layar dan kamera Anda menggunakan ekstensi Chrome Loom, desktop, atau aplikasi seluler. 

Selain itu, mudah untuk mendapatkan pengambilan sempurna itu dan mengedit video. Alih-alih merekam video dari awal, Anda dapat memutar ulang dan memangkas kata-kata yang tidak perlu atau suara latar belakang yang mengganggu. 

“Ini adalah sangat mudah digunakan. Loom telah membantu membawa proses kami ke tingkat yang sama sekali baru. Saya tidak tahu apa yang akan saya lakukan tanpa Loom karena tanpa itu saya tidak akan sebanyak produktif.” 

Fitur Utama

• Loom AI: Alur kerja baru AI Loom membantu Anda menulis dokumen atau mengirim pesan dengan mudah; itu bahkan mengubah video Anda menjadi teks. 
• Komentar dan umpan balik: Jika Anda ingin menunjukkan penghargaan, Anda dapat dengan mudah menambahkan emoji, komentar, dan tugas langsung di pesan video. 
• Transkrip: Bahasa bukanlah penghalang bagi Loom. Ini memungkinkan Anda menyampaikan poin Anda lebih cepat menggunakan teks dan transkrip dalam lebih dari 50 bahasa. 

Kasus penggunaan

Loom gratis untuk siapa saja yang ingin menggunakannya. Ini sangat berguna untuk tim pemasaran, penjualan, teknik, dan desain. 

Ingin membuat video yang lebih baik? Maka integrasikan Guru dengan Loom dan dapatkan jawaban instan untuk semua pertanyaan Anda tanpa harus berpindah aplikasi lagi. 

10. Miro

Miro menawarkan ruang kerja visual dan alat kolaborasi di mana tim dari semua ukuran dapat mencetuskan ide baru, mewujudkannya, dan membangun solusi inovatif bersama. 

Karena ini adalah ruang kerja visual, lebih mudah untuk melihat ide-ide Anda dengan pemetaan pikiran, retrospektif, dan diagram teknis. Selain itu, setiap kali Anda melihat papan tulis, Anda dapat melihat kolaborator Anda bergerak sebagai kursor dengan nama mereka terlampir. 

Dengan cara ini, Anda dapat melihat siapa yang memberikan kontribusi dengan ide atau siapa yang memberikan umpan balik tentang sesuatu. 

“Miro adalah alat visualisasi yang kuat untuk digunakan saat mencoba berinteraksi dengan pemangku kepentingan Anda melalui pertemuan online. Mudah digunakan dan [...] para pemangku kepentingan terkejut betapa menarik dan visualnya sebuah diskusi online [bisa] berjalan.” 

Fitur utama

• Lokakarya: Dengan Miro, Anda dapat membuat lokakarya dan presentasi yang memberikan semangat kepada tim Anda dengan menjadikan mereka bagian dari presentasi. 
• Manajemen proyek: Miro membuat proyek Anda lebih mudah untuk divisualisasikan, karena Anda dapat melihat hubungan antara tugas melalui kanban, kartu, dan diagram alir. 
• Diagram: Diagram kuat Miro membantu rekan tim membangun proyek berikutnya bersama-sama, sambil juga memahami apa yang sedang terjadi. 

Kasus penggunaan

Miro ideal untuk banyak tim, termasuk tim teknik, TI, desain UX, pemasaran, penjualan, dll. 

Untuk membuat proyek Anda lebih mudah untuk diikuti, integrasikan Miro dengan Guru. Bersama-sama, Anda akan mendapatkan kekuatan dan kontrol untuk membawa pengetahuan Anda ke mana pun Anda pergi, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik. 

11. Notion

Jika Anda tidak memiliki gagasan tentang perangkat lunak komunikasi mana yang harus dipilih, mungkin yang satu ini akan menarik perhatian Anda. Notion adalah ruang kerja yang terhubung yang memungkinkan tim untuk membuat wiki, dokumen, dan proyek, tetapi juga mencatat dan mengelola tugas. 

Secara singkat, Notion mengorganisir pekerjaan Anda dari satu tempat pusat. 

Sekarang, Notion juga didukung oleh kecerdasan buatan, yang berarti Anda akan mendapatkan asisten AI yang membantu Anda mendapatkan jawaban dalam hitungan detik, mengisi tabel secara otomatis ketika sesuatu tidak jelas, dan menulis lebih baik. 

“Notion adalah aplikasi pencatat yang sangat kuat dengan begitu banyak fitur keren. Dasar-dasar pencatatan dan pembuatan halaman bersifat intuitif. Fitur-fitur canggih adalah yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk dikuasai.” 

Fitur utama

• Pencatatan: Notion memudahkan untuk mengambil catatan rapat yang memungkinkan Anda mendapatkan semua anggota tim Anda pada halaman yang sama. 
• Wiki: Bosan dengan ruang yang tidak terorganisir? Notion memusatkan semua pengetahuan Anda, dari pedoman merek hingga praktik terbaik, dalam satu ruang. 
• Manajemen proyek: Dengan Notion, Anda dapat dengan mudah mengelola proyek Anda dari awal hingga akhir, meminimalkan peralihan konteks. 

Kasus penggunaan

Notion adalah solusi untuk perusahaan, usaha kecil, dan untuk penggunaan pribadi. 

Dapatkan jawaban yang Anda cari dalam hitungan detik dengan mengintegrasikan Notion dengan Guru. Melalui kekuatan gabungan keduanya, Anda dapat menyederhanakan operasi bisnis Anda dan mempermudah untuk mengorganisir pekerjaan Anda. 

12. Asana

Terakhir dalam daftar kami, tetapi tentu saja layak mendapatkan waktu dan perhatian Anda, adalah Asana, alat manajemen kerja yang dapat digunakan tim untuk menyederhanakan proyek dan tugas secara online. 

Dari tugas harian hingga inisiatif strategis, Asana adalah alat sempurna untuk bergerak lebih cepat dengan proyek Anda, memberikan kejelasan pada tugas Anda, dan mencapai tujuan Anda. 

Ini adalah solusi yang dapat diskalakan dan fleksibel dengan fitur berkualitas seperti tampilan proyek, pemutakhiran status, bidang kustom, dasbor pelaporan, dan lainnya. 

“Asana sangat mudah digunakan — Anda dapat langsung terjun dan memiliki daftar tugas atau proyek yang terorganisir dengan sangat sedikit usaha.”

Fitur utama

• Pelacakan waktu: Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk pekerjaan Anda? Jika Anda tidak tahu, Asana dapat membantu Anda menghilangkan tebak-tebakan dan mengukur tepat berapa lama suatu tugas berlangsung. 
• Pemutakhiran status: Asana memiliki otomasi penghemat waktu yang memungkinkan Anda melihat kemajuan Anda, tetapi juga mendapatkan pengingat ketika sesuatu berubah atau selesai. 
• Dasbor pelaporan: Tetap terkendali dengan memvisualisasikan data Anda secara real-time. Buat dasbor dan laporan hanya dengan beberapa klik untuk menemukan peluang atau penghalang baru. 

Kasus penggunaan

Asana cocok untuk tim di operasi, pemasaran, dan TI. 

Penasaran apakah Asana terintegrasi dengan Guru? Berikut jawaban Anda: itu berhasil! Lihat bagaimana keduanya bekerja bersama untuk membawa Anda pada tingkat produktivitas dan inovasi baru di sini.

Apa Manfaat Menggunakan Perangkat Lunak Komunikasi untuk Bisnis?

Komunikasi sangat penting bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi keseluruhan timnya dan menghemat waktu yang biasanya terbuang untuk menghubungi seseorang dengan pertanyaan sederhana. 

Selain itu, banyak pekerja saat ini menghabiskan hari-harinya di depan layar. Enam belas persen orang menghabiskan 21 hingga 25 jam per minggu pada aplikasi komunikasi; sekitar lima jam per hari rata-rata.

Tapi sebenarnya apa keuntungan dari perangkat lunak komunikasi? Mari kita lihat: 

• Membangun kepercayaan: Anda tahu betapa sulitnya menjaga semua orang tetap sejalan ketika berbicara tentang proyek. Pengembang web Anda tahu proyek dalam keadaan ini, sementara penulis konten Anda berpikir itu sudah selesai. Dengan terus berkomunikasi satu sama lain, anggota tim selalu tahu apa yang apa, yang juga memungkinkan mereka untuk menjalin hubungan dan membangun kepercayaan. 
• Meningkatkan produktivitas: Ketika orang merasa didengar, dihargai, dan diperhatikan (dan mereka berkembang dalam komunitas yang menyambut) mereka akan lebih bahagia. Karyawan yang lebih bahagia akan bekerja lebih keras dan lebih produktif. Jadi, platform komunikasi membuat menghubungkan dengan orang lain lebih mudah dan mengurangi rasa terasing. 
• Meningkatkan tingkat retensi: Keterlibatan dan retensi karyawan sangat penting untuk mempertahankan budaya tempat kerja yang sehat. Orang yang aktif berbincang satu sama lain menjadi lebih terlibat dengan perusahaan dan akan merasa lebih terdorong untuk tetap dengan perusahaan tersebut alih-alih pindah. 
• Mengurangi kesalahpahaman: Seberapa sering Anda salah paham tentang sesuatu dan itu menyebabkan kesalahan yang sangat mahal? Mungkin tidak sering, tetapi cukup sering untuk memahami nilai komunikasi yang tepat. Dengan platform komunikasi yang baik, Anda dapat menghindari menciptakan silo pekerjaan dan mengurangi kebingungan serta frustrasi. 
• Memupuk komunikasi yang jujur: Sulit untuk memberi tahu seseorang kebenaran dan menawarkan umpan balik yang jujur ketika Anda tidak mempercayai orang lain. Keraguan ini dapat terjadi karena Anda jarang berbicara dengan karyawan Anda dan mereka tidak merasa seperti memberi tahu Anda apa yang salah. Rapat rutin dan menjangkau rekan secara sering akan membuat orang lebih terbuka dan merasa nyaman dalam berbagi pemikiran mereka. 

Baiklah, manfaatnya terdengar sangat baik. Tapi bagaimana Anda memilih alat yang tepat yang dapat memberikan semua keuntungan ini? 

Cara Memilih Perangkat Lunak Komunikasi Terbaik untuk Kebutuhan Bisnis Anda

Bagaimana Anda memilih perangkat lunak komunikasi yang tepat untuk kebutuhan dan preferensi spesifik Anda? Mudah! Saat memilih alat, perhatikan kriteria berikut: 

• Antarmuka yang ramah pengguna: Tim Anda mungkin memiliki pengguna non-teknis yang tidak tahu bagaimana menggunakan perangkat lunak tertentu. Jika platform komunikasi yang Anda pilih sulit dipelajari, maka hindari. Sebaliknya, pilih alat yang intuitif, sehingga lebih mudah bagi anggota untuk berkomunikasi apa yang mereka butuhkan. 
• Integrasi: Platform komunikasi yang Anda pilih harus terintegrasi dengan alat yang ada, sehingga Anda tidak terus-menerus beralih antara aplikasi ketika ingin bertanya sesuatu. Selain itu, ini memastikan alur kerja yang kohesif yang menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. 
• Kemudahan penggunaan: Intinya, alat Anda harus mudah digunakan, karena Anda ingin karyawan Anda benar-benar menggunakannya untuk berkomunikasi. Itu sebabnya harus memiliki fitur (seperti yang telah dibahas sebelumnya) yang membuatnya sederhana untuk menyampaikan maksud Anda. Selain itu, pilih alat yang memiliki tutorial dan panduan pelatihan untuk mengajarkan karyawan menggunakan solusi tersebut dengan benar. 
• Harga: Tidak bisa dipungkiri, beberapa alat komunikasi bisnis itu mahal dan, bahkan jika beberapa gratis, mereka mungkin tidak menawarkan semua kemampuan yang Anda butuhkan untuk menyederhanakan operasi Anda. Cari alat yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda; sebagian besar memiliki paket bulanan yang sangat terjangkau untuk semua jenis bisnis. 
• Keamanan data dan kepatuhan: Berkomunikasi mungkin sangat bermanfaat bagi bisnis Anda, tetapi pasti datang dengan risiko keamanan jika data sensitif terlibat. Pastikan alat yang Anda pilih memiliki fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi end-to-end dan kepatuhan terhadap standar industri (GDPR, HIPAA, dll.). 
• Skalabilitas dan fleksibilitas: Ini sangat penting karena bisa membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Perangkat lunak komunikasi yang Anda pilih harus berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda (dan itu akan tumbuh). Jika tidak dapat menangani kebutuhan Anda yang terus berkembang atau memungkinkan Anda menambahkan dan menghapus fitur sesuai kebutuhan, maka itu bukan pilihan yang tepat. 

Kami belum selesai — masih banyak platform komunikasi bisnis yang berbeda untuk berbagai kasus penggunaan, seperti komunikasi internal, konferensi video, manajemen proyek, pesan instan, penyimpanan dokumen, dan intranet modern. 

Sekarang kami sudah selesai! 

Garis Besar

Apakah kami telah memudahkan Anda memilih perangkat lunak komunikasi bisnis terbaik untuk kebutuhan spesifik Anda? Kami harap demikian — panduan ini memiliki semua tips dan pengetahuan yang Anda butuhkan untuk akhirnya membuat keputusan. 

Jika Anda sudah menetapkan pilihan pada alat dan itu adalah Guru, Anda beruntung. Daftar hari ini untuk Guru dan temukan cara baru untuk mencapai efisiensi. 

‍