أصبحت أدوات التواصل الداخلية جزءًا أساسيًا في كل عمل، حيث إنها تعزز الإنتاجية والتواصل بين الموظفين. ولكن كيف يمكنك أن تعرف أي أداة هي الأنسب لـ احتياجاتك الخاصة؟ 

في كل يوم نبتعد أكثر عن الوقت الذي كنت مضطراً فيه للذهاب إلى مكتب زميلك لتسأله شيئًا. اليوم، يمكنك ببساطة الاتصال به أو إرسال رسالة له عبر الرسائل المباشرة، بغض النظر عن مكانه. 

ولكن كيف تعرف أي برنامج للتواصل هو الأفضل لاحتياجاتك الحالية؟ خصوصًا الآن بعد أن بدأ سوق برامج الاتصال ينتقل إلى البرمجيات المستندة إلى السحابة و من المتوقع أن يصل إلى 3.1 مليار دولار بحلول عام 2030.

الترجمة: ستظهر المزيد والمزيد من برامج التواصل في السوق، مما يجعل اختيارك أكثر صعوبة.

لا تقلق؛ هذا هو ما تم إنشاؤه لهذا الدليل. 

هنا، سوف تكتشف ما هو برنامج التواصل للأعمال، وفوائده، وأفضل 12 خياراً، وكيفية اختيار الأداة الصحيحة. 

تنبيه: تم تحديث هذه المقالة آخر مرة في 6 يونيو 2024.

ما هو برنامج التواصل للأعمال؟

يشير برنامج التواصل للأعمال إلى منصة أو تطبيق جوال يمكّن من التواصل الخارجي والداخلي بين موظفي الشركة. 

باختصار، تساعد الأداة (سواء كانت تطبيق مراسلة أو منصة مؤتمرات فيديو) موظفيك على إرسال الرسائل إلى أعضاء فرقهم والمشاركة في مكالمات الفيديو عبر الإنترنت، دون الحاجة للاجتماع وجهاً لوجه. 

هذا يتيح للموظفين تبادل الأفكار وآراءهم بسهولة، مما يوفر لهم الوقت من خلال تمكينهم من التواصل فوراً مع زملائهم. بالإضافة إلى ذلك، تتمتع الكثير من أدوات التواصل الداخلية بوظائف إدارة المشاريع ومشاركة الملفات التي تجعل التعاون أسهل للجميع. 

هذه الحلول مثالية للفرق البعيدة أو المختلطة وخاصةً مفيدة للتواصل غير المتزامن. 

عند البحث عن أفضل خيار لعملك، ما الميزات التي ينبغي عليك الانتباه إليها؟ 

حسنًا، دعنا نكتشف ذلك! 

ما الميزات التي يجب أن تبحث عنها في برامج التواصل الخاصة بالشركة

تأتي برامج التواصل الخاصة بالشركات بالعديد من الميزات التي قد تبدو مفيدة على الورق، لكن هل تحتاج شركتك فعلاً إليها؟ 

من وجهة نظر الخبراء لدينا، نعتقد أن الأداة المناسبة يجب أن تحتوي على هذه القدرات: 

• مشاركة الشاشة: هذه ميزة رائعة لشرح نقاطك وإظهار ما كنت تعمل عليه للعملاء. بدلاً من أن يحاولوا فهم ما تقوله، يمكنك إظهار البيانات لهم بضغطة زر واحدة، مما يمكّن التعاون في الوقت الفعلي. 
• المراسلة: هناك الكثير من الأشخاص الذين يحبون المراسلة بدلاً من المكالمات الهاتفية، حيث إنه من الأسهل إرسال رسالة من محاولة الوصول إلى شخص مشغول. تحتوي الأداة الجيدة على مراسلة فورية، ومحادثات خاصة وجماعية، ومنتديات مفتوحة، وخيوط حيث يمكنك مناقشة أي شيء. حتى أن معظم برامج البرمجيات تتيح لك تحميل ومشاركة الملفات. تسمح لك معظم البرامج بتحميل ومشاركة الملفات. 
• المكالمات الفيديو: تعتبر الدردشة عبر الفيديو مفيدة للغاية للفرق البعيدة التي لا تجتمع شخصيًا، ولكن أيضا للقاء العملاء من أجزاء مختلفة من العالم. تأكد من اختيار أداة بمكالمات فيديو عالية الجودة، حيث لا تريد أن تنتهي مع صورة رديئة ومنخفضة الجودة. 
• الإشعارات والتنبيهات: ميزة أخرى مهمة هي قدرة الأداة على إعلامك كلما قام شخص ما بإجراء تغيير أو كلما حصلت على رسالة، بالطبع. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتيح لك الأداة تحديث تفضيلاتك (مثل مدى تكرار رغبتك في تلقي الإشعارات)، حتى تقلل من الهمسات وتركز فقط على ما يهمك. 

لا تنسَ حول التكامل — فهم ضروريون لتبسيط سير العمل الخاص بك وجعل الأمر أسهل للبحث عن المعلومات ومشاركة الملفات عبر شركتك.

ومع ذلك، دعنا نلقي نظرة على بعض من أفضل برامج التواصل للأعمال المتاحة. 

ما هي بعض من أفضل أدوات التواصل للأعمال؟

هذا هو المكان الذي يصبح فيه الأمر مثيرًا. وفقًا لدراسة، يعتبر التواصل الرقمي جزءًا أساسيًا من يوم العديد من العمال. أكثر من نصفهم (56%) يستخدمون الفيديو في تواصلهم، بينما يستخدم 55% الصوت. 

السؤال هو، ما هي أدوات الاتصال التجارية التي يستخدمونها فعليًا؟ 

لقد بحثنا في الإنترنت في كل مكان للعثور على إجابة. إليك القائمة الكاملة بالأدوات التي وجدناها: 

1. Guru — أفضل منصة إنترانت لإدارة المعرفة والبحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي. 
2. Microsoft Teams — أفضل أداة مؤتمرات فيديو لمجموعة Office365. 
3. Slack — أفضل برنامج دردشة جماعية ومراسلة للتواصل غير المتزامن. 
4. Trello — أفضل أداة لإدارة المشاريع مع خيارات عرض متعددة. 
5. Dropbox — أفضل حل تخزين سحابي لمشاركة وحفظ الملفات والصور. 
6. Zoom — أفضل أداة مؤتمرات فيديو لجميع احتياجات الاتصال لفريق العمل. 
7. Monday.com — أفضل منصة للتعاون لبناء سير العمل. 
8. Microsoft SharePoint — أفضل منصة تعاونية على الويب تتكامل مع Microsoft 365.
9. Loom — أفضل مسجل شاشة مجاني والتقاط الشاشة لمشاركة سهلة.  
10. Miro — أفضل مساحة عمل بصرية لإدارة المشاريع، وعصف ذهني، وتصميم المنتجات. 
11. Notion — أفضل مساحة عمل متصلة لمستنداتك، وويكياتك، ومشروعاتك. 
12. Asana — أفضل منصة لإدارة العمل للاعتناء بالمشاريع والمهام عبر الإنترنت. 

لا تقلق، لن نتركك تشعر بالجوع للمزيد. 

في الفقرات التالية، سنستعرض كل أداة ونصفها، من ما تفعله إلى الميزات الرئيسية وحالات الاستخدام. 

1. Guru

Guru هي أداة لإدارة قاعدة المعرفة والبحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي، قادرة على تبسيط سير العمل دون الحاجة للتبديل الدائم بين التطبيقات. 

مع هذه الأداة الداخلية، يمكنك إنشاء قاعدة منزل لفريقك، مما يسمح لهم بالحصول على إجابات فورية لجميع استفساراتهم. يصل Guru بين تطبيقاتك ومستنداتك ونعيمك في مصدر موثوق واحد من الحقيقة، يمكن أن يستخدمه كل شركة. 

لماذا يكون ذلك مفيدًا بالنسبة لك؟ 

لأن زملاءك سيتوقفون عن التبديل بين السياقات كلما احتاجوا للبحث عن بيانات العميل، على سبيل المثال. سيحافظ Guru على وجود الأشخاص في سير العمل بسهولة من خلال الاندماج بسلاسة مع أدوات الشركة الحالية. 

ما تحصل عليه من الشراكة مع Guru هو قاعدة مركزية مدعومة بالذكاء الاصطناعي لفريقك، مما يمكّن التعاون الذكي والمشاركة. 

“الأكثر فائدة [شيء] حول Guru هو أن جميع المواد المعتمدة موضوعة في مكان واحد، مكتبة واحدة لموارد العمل. الفائدة من Guru هي أنني أستطيع تمييز ومتابعة المجموعات ذات الصلة بقسمي والبقاء على اطلاع على أي إضافات أو تغييرات…” 

هل أثار فضولك بشأن Guru؟ اكتشف المزيد من خلال الاطلاع على هذا الفيديو التعريفي حسب الطلب. 

أفضل الميزات

• لوحة المعلومات القابلة للتخصيص: يمكن لكل موظف تخصيص لوحة المعلومات الخاصة به بالإعلانات المهمة لهم ليمنحهم تجربة مميزة. 
• اقتراحات محتوى مدعومة بالذكاء الاصطناعي: بينما يعمل الموظفون، تقدم تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة من Guru معلومات مفيدة بناءً على المشروع الذي يستثمرون فيه حاليًا. 
• تزامن نظام HRIS: لضمان اتساق معلومات الموظفين عبر اللوحة، استخدم تزامن نظام HRIS من Guru لاستيراد بياناتك في مكان واحد. 

حالات الاستخدام

Guru مناسب للفرق من جميع الأحجام في صناعات مثل البيع بالتجزئة والرعاية الصحية والتسويق وخدمات تكنولوجيا المعلومات، وغيرها. 

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams، منصة مؤتمرات الفيديو والدردشة المعروفة، مثالية لمساعدة الأشخاص على التعاون في الوقت الفعلي بشأن مشاريع مختلفة. 

تحتوي على الأدوات اللازمة لجمع الناس معًا، مثل مشاركة الملفات، والمراسلة التجارية، وحتى الرموز التعبيرية. 

‍

يمكنك القيام بالكثير من الأشياء باستخدام Microsoft Teams. لديك اجتماعات عبر الإنترنت، وهي ميزة تساعد أعضاء فريقك على العمل من أي مكان، والتواصل وجهًا لوجه، وتمكين بيئة عمل مختلطة مرنة. 

مع ميزات مثل PowerPoint Live، وMicrosoft Whiteboard، وملاحظات الاجتماعات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، يصبح من الأسهل تحقيق المزيد معًا،

إذا لم تكن تحب مكالمات الفيديو، يمكنك دائمًا القفز إلى مكالمة هاتفية عادية. تحتوي MS Teams على ميزات مثل المكالمات الجماعية، والبريد الصوتي، ونقل المكالمات مما يجعل التواصل عبر الأجهزة أسهل. 

“إنشاء المجموعات، المناقشة الداخلية للفريق، المحادثات الخاصة، مشاركة المحتوى، وتتبع ذلك هو متعة مطلقة. تعتبر MS Teams أيضًا متعة للاستخدام، فهي سهلة للغاية وصديقة للمستخدم.” 

أفضل الميزات

• المراسلة الفورية: مع MS Teams، يمكنك إرسال رسالة مباشرة لأحد أعضاء الفريق أو القفز إلى مكالمة معهم من دون تفكير، مما يجعلها حلاً مثاليًا للفرق البعيدة. 
• دمج المكالمات: لنفترض أنك بدأت مكالمة مع أحد أعضاء الفريق، لكنك تحتاج إلى توضيح بشأن شيء مع زميل آخر. مع MS Teams، من السهل إحضار شخص آخر بفضل وظيفة الدمج. 
• الفعاليات الافتراضية: هل ترغب في استضافة مؤتمرات الويب الآمنة والندوات عبر الإنترنت؟ يمكن أن تجعل MS Teams ذلك بسهولة، لأنّه يمكنها استضافة ما يصل إلى 1000 مشارك. 

حالات الاستخدام

تتناسب MS Teams مع الأعمال البعيدة في العديد من الصناعات، مثل التعليم، والرعاية الصحية، والتجزئة، والتصنيع. 

أفضل جزء في هذه الأداة هو أنها متكاملة مع Guru، مما يسمح للموظفين بالعثور على أي شيء يبحثون عنه بسهولة. انظر كيف يعمل الاثنان معًا هنا. 

3. Slack

لقد سمع الجميع عن Slack من قبل؛ إذا لم تكن قد سمعت بذلك، فأنت تتجاهل الأمر. 

إنه منصة دردشة جماعية ومراسلة شعبية تربطك بالأدوات والأعضاء الذين تعمل معهم كل يوم. 

بغض النظر عن مكانك، يمكنك إرسال رسائل للأشخاص في دردشات جماعية أو رسائل مباشرة والاتصال بهم، مما يجعل Slack خيارًا مثاليًا للتواصل غير المتزامن. 

‍

Slack تعمل بشكل رئيسي من خلال القنوات. يمكنك إنشاء قنوات منفصلة لكل موضوع أو مشروع أو فريق، سواء كانت لاستقبال موظفين جدد أو لمشاركة النكات.

بهذه الطريقة، يمكنك تنظيم عملك، تبسيط تدفقات عملك، وتسهيل التواصل الفعّال، مما يجعل من الأسهل متابعة التقدم والبقاء على اطلاع بالتحديثات. 

بالإضافة إلى ذلك، يمتلك Slack ميزات "الجلوس" (اسمها للاجتماعات الفيديو) التي تتيح لك الاتصال بسرعة عبر الصوت أو الفيديو مع زملائك للتعاون المباشر. 

“بمجرد أن أتمكن من التواصل بسرعة مع أعضاء الفريق، وتنظيم المناقشات، ومشاركة اللحظات الممتعة مثل GIFs والنكات يمكن أن يعزز بالتأكيد العمل الجماعي ويجعل بيئة العمل أكثر متعة.” 

أفضل الميزات

• البنائي تفاعلي: مع Slack، من السهل تحويل المهام اليومية العادية إلى سير عمل آلي دون الحاجة إلى مهارات تقنية. 
• مشاركة الملفات: يحتوي Slack على مشاركة الملفات والمستندات بشكل متعاون يسمح لك بإضافة سياق للمناقشات من أي مكان. 
• مشاركة المعرفة: يمكن لكل عضو في الفريق الوصول بسهولة إلى المعرفة المشتركة، مما يجعل عملك أكثر ذكاءً وسرعة. 

حالات الاستخدام

Slack مخصص للفرق بمختلف الأحجام وكل الأقسام، مثل الهندسة، تكنولوجيا المعلومات، المبيعات، والتسويق. 

اجعل معرفتك أكثر سهولة للوصول إليها من قبل زملائك في الفريق، بغض النظر عن مكان عملك، مع Guru + Slack. 

4. Trello

Trello — أداة إدارة المشاريع — تجعل من السهل على الفرق بمختلف الأحجام إنشاء المشاريع ومشاهدتها وإدارتها واحتفاظ كل شيء في مكان واحد. 

‍

التركيز الرئيسي لـ Trello هو تحسين إنتاجيتك. ولهذا فهو أداة تعاون سهلة وبسيطة ومرنة تحتوي على لوحات وقوائم وبطاقات تتيح لك الحصول على صورة واضحة عمن يفعل ماذا. 

من خلال الحصول على رؤية أكثر وضوحاً لما يحدث مع مشروع خلال مراحل مختلفة، ستنظم عملك بشكل أفضل. لن تفوت موعداً نهائياً مرة أخرى وستبقي أعضاء فريقك على نفس الصفحة. 

علاوة على ذلك، فإن Trello يحتوي على اجتماعات، مما يمنح أعضاء فريقك القدرة على أن يكونوا أكثر إنتاجية وكفاءة. 

“Trello هو مثالي لإدارة المهام وتتبع تقدم المشاريع. [...] سهل جداً الاستخدام والدمج مع التطبيقات الأخرى.” 

أفضل الميزات

• القوالب: للحصول على إدارة مشاريع أكثر انسيابية، يمكنك استخدام واحدة من قوالب Trello التي تم تجربتها واختبارها والتي يمكنك تخصيصها بسرعة. 
• العروض: يقدم Trello خيارات متعددة للرؤية لمشروعاتك، تتنوع من اللوحات، والجداول الزمنية، والتقاويم، واللوحات الإدارية، والخرائط، ومساحات العمل. 
• الأتمتة: يستخدم Trello الأتمتة بدون كود التي تساعدك على إنشاء قواعد وأزرار وأوامر لكل إجراء. 

حالات الاستخدام

يمتلك Trello العديد من حالات الاستخدام، من تدريب الموظفين الجدد إلى العمل كمركز موارد إلى العصف الذهني. 

إذا كنت تريد تحسين إدارة معرفتك (دون الحاجة لتبديل التطبيقات باستمرار) ومتابعة تقدم مشروعك، فأنت تعرف ما يجب عليك القيام به. 

قم بدمج Guru مع Trello لتجربة جديدة تماماً في الكفاءة.

5. Dropbox

Dropbox هو تخزين سحابى آمن للاستخدام الشخصي وللمنظمات بمختلف الأحجام. هنا، يمكن لأي شخص تخزين ملفاته والحفاظ عليها في مكان واحد، مما يجعل العمل أكثر فعالية ويسمح للفرق بالبقاء متزامنة في المشاريع. 

‍

يسهل Dropbox تنظيم ملفاتك وصورك. يمكنك وأي شخص تمنحه الإذن الوصول إلى التخزين في أي وقت وأي مكان تحتاجه، سواء كان ذلك على الهواتف المحمولة أو الويب أو سطح المكتب. 

طالما أن لديك اتصالاً بالإنترنت، فأنت جاهز للانطلاق. 

كيف يمكنك مشاركة الملفات على Dropbox، قد تتساءل؟ حسنًا، إنه في الواقع بسيط للغاية. مع مجرد رابط، يمكنك مشاركة الملفات والصور، بغض النظر عن حجم الوثيقة. يمكنك حتى تعديل مستندات PDF أو استخدام أدوات الفيديو لإنشاء عملية تغذية مرتدة وموافقة فعالة. 

“Dropbox سهل الاستخدام بسبب واجهته ووظائفه المباشرة. إن تحميل الملفات وتنزيلها وإدارتها يمكن أن تكون عملاً سهلاً لأي شخص يستخدمه.” 

أفضل الميزات

• Dropbox Dash: بينما لا يزال في مرحلة البيتا، تساعدك هذه الوظيفة على تنظيم والعثور ومشاركة الملفات في مكان واحد. واستخدم أداة بحث تعتمد على الذكاء الاصطناعي للبحث عن المعلومات الرئيسية بسهولة. 
• تطبيق الهاتف المحمول: هذه المنصة التعاونية مثالية لأولئك الذين يتنقلون باستمرار، حيث تتيح لك الوصول إلى Dropbox من أي مكان. إنه متاح لكل من iOS وAndroid.  
• Dropbox Replay: يتيح لك Dropbox مراجعة والموافقة على مقاطع الفيديو أو المشاريع الإبداعية الأخرى بشكل أسرع، مما يسمح لفريقك بالتعاون في مشروعات مختلفة في أداة واحدة. 

حالات الاستخدام

يعتبر Dropbox الأنسب لقسم المبيعات، التسويق، الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات في العديد من الصناعات مثل البناء، والتكنولوجيا، والتعليم، إلخ. 

هل ترغب في تحسين سير عمل إنتاجيتك والعثور على الإجابات التي تحتاجها بشكل أسرع؟ ثم، قم بدمج Dropbox مع Guru واختبر عالمًا جديدًا من الابتكار. 

6. Zoom

Zoom أداة مؤتمرات فيديو شهيرة لتلبية احتياجات التواصل لكل فريق. في منصة واحدة، لديك ميزات التعاون مثل الاجتماعات، دردشة الفريق، البريد والتقويم، ومجدول — كل ذلك لمساعدتك في زيادة مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم. 

يستخدم Zoom بشكل واسع لخصائص مؤتمرات الفيديو الخاصة به، وهي وسيلة جيدة لتعزيز تواصل الموظفين وتحسين نتائج الاجتماعات. مع هذه الأداة، يمكنك التعاون مع الأقران عبر أجهزة ومواقع مختلفة، وكذلك مشاركة شاشتك والكتابة على الألواح البيضاء. 

لكن هذا ليس كل ما يقدمه Zoom. 

تحتوي هذه الحلول أيضًا على مراسلة فورية مدمجة، مما يتيح لك ربط فرقك وجعل العمل أكثر فعالية. 

“Zoom لا يزال جديدًا للعديد من الناس، ولكنه قد تبنى الميزات [التي] يحتاجها الناس لت جعل الاجتماع جيدًا. واحدة من أفضل ميزات Zoom هي أنه يعمل بشكل رائع مع عرض النطاق الترددي المنخفض للإنترنت أيضًا.” 

أفضل الميزات

• Zoom Mail: هل لديك عادة جدول مزدحم ولا تعرف كيف تتعقب اجتماعاتك؟ مع Zoom Mail والتقويم، يمكنك جمع اتصالاتك الهامة في مكان واحد. 
• جدول Zoom: احجز المواعيد بسهولة مع هذه الميزة، التي توفر لك الوقت والصداع عند التعامل مع طلبات متعددة. 
• Zoom Docs: لدى Zoom مساحة عمل جديدة مدعومة بالذكاء الاصطناعي يمكنك استخدامها للتعاون الفعال الهجين. إنه مكان حيث يمكنك مشاركة المعلومات بسهولة، في الوقت الحقيقي. 

حالات الاستخدام

Zoom هو أداة للشركات الصغيرة والمتوسطة، ولكن أيضًا للشركات الكبرى في صناعات مختلفة، بما في ذلك الحكومة والرعاية الصحية والتصنيع والتجزئة. 

قم بإحضار معرفتك الجماعية مباشرة إلى Zoom باستخدام Guru. سيحدث ذلك ثورة في الطريقة التي تتعاون بها مع فرقك ويتيح لك تحسين الكفاءة العامة. 

7. Monday.com

قد يبدو اسم هذه الأداة غير جذاب في البداية، ولكنها في الواقع حل جيد جدًا لإدارة كل جوانب عملك، من إدارة المشاريع إلى تخصيص الموارد. 

عندما تستخدم Monday.com، إنه مثل اللعب بالليغو. لديك كتل بناء سهلة الاستخدام مثل التكاملات والأتمتة لبناء سير العمل الخاص بك. 

إنها أداة مرنة، تمنحك كل ما تحتاجه لتخصيص المشروع كما تراه مناسبًا، ومناسبة لاستخدامك وحجم شركتك. بالإضافة إلى ذلك، إنها تتوسع مع عملك، لذا لن تتخلف عن منافسيك.  

“لقد استخدمته لمدة تتراوح بين 5 إلى 6 سنوات الآن، وقد وفرت الكثير من الوقت وأهتمت بالعديد من العمليات الإدارية اليدوية. تكون الأتمتة مرنة حقًا، والقدرة على التقاط الطلبات الجديدة عبر النماذج الخاصة بهم [...] هي عملية توفير للوقت.” 

أفضل الميزات

• إدارة المهام: تتيح لك هذه الأداة تعيين الملكية، وتحديد المواعيد النهائية، وإدارة المهام بسهولة، مع الكثير من خيارات العرض مثل كانبان، مخططات جانت، واللوحات الإدارية.  
• إدارة المشروعات: تعتمد Monday.com على إدارة المشروعات والتأكد من إتمام فريقك لها في الوقت المحدد. مع هذه المنصة الفعالة، من السهل تحديد الأهداف والتنقل بين المشاريع من البداية إلى النهاية. 
• إدارة الموارد: تحتاج كل مشروع إلى تخصيص موارد دقيق؛ تضمن Monday.com توجيه الموارد إلى المكان الصحيح لزيادة الكفاءة. 

حالات الاستخدام

Monday.com مخصص للتسويق، المبيعات، تطوير المنتجات، وفرق الموارد البشرية، بغض النظر عن الحجم أو الصناعة. 

قم بإحضار مواردك إلى Monday.com من خلال دمجه مع Guru. سيمكنك ذلك من تحسين التعاون وسيكون فريقك أكثر سعادة عندما يحصلون على ما يريدون في متناول أيديهم. 

8. Microsoft SharePoint

يعد Microsoft SharePoint منصة تعاون تعمل على تبسيط العمل الجماعي من خلال السماح للشركات بمشاركة الملفات بسهولة وأمان. 

إنه مكان يمكنك فيه التعاون والتواصل والمزامنة والتحكم في المحتوى الخاص بك، مما يتيح لك مشاركة الملفات والبيانات والأخبار والموارد عبر الشركة، على أي جهاز. 

علاوة على ذلك، يسمح لك هذا البرنامج التواصلي بتخصيص الخدمات لتلبية جميع احتياجات عملك، لذا سترى فقط ما هو مهم حقًا بالنسبة لك.

يعد Microsoft SharePoint أداة قائمة على السحابة، لذا بدلاً من الاضطرار إلى تثبيته في الموقع، يمكنك الاشتراك في Microsoft 365 أو الخدمة المستقلة. 

“أكثر شيء مفيد حول Microsoft SharePoint هو أنك لديك إمكانية الوصول إلى جميع الملفات المتعلقة بالعمل في مكان واحد! يمكنك الوصول إليه من أجهزة كمبيوتر مختلفة أو هواتف أو أجهزة لوحية والمعلومات دائمًا متاحة. 

أفضل الميزات

• صفحات إنترانت: من خلال استخدام البيانات الوصفية المخصصة، يمكن أن ينظم SharePoint ويوجه المحتوى بشكل أكثر فعالية، مما يعني أنه سيصل إلى جمهورك المستهدف بشكل أسرع. 
• إدارة الملفات: تم تصميم SharePoint لإدارة الملفات، وهكذا يفعل ذلك بشكل أفضل من خلال السماح لك بمشاركتها بسهولة. لديك مستويات متعددة من الأذونات تحافظ على أمان ومستنداتك خاصة. 
• إنشاء المحتوى: لا تدير هذه الأداة ملفاتك فقط، بل تساعدك أيضًا لإنشاء أنواع مختلفة من الأخبار والإعلانات والصفحات ذات العلامات التجارية. 

حالات الاستخدام

Microsoft SharePoint مناسب للشركات بجميع أحجامها من صناعات مختلفة. 

ويهتم SharePoint بالتكامل مع Guru! من خلال استخدام الاثنين معًا، ستقوم بتبسيط سير العمل الخاص بك والحصول على المعرفة التي تحتاجها عندما تحتاجها بدون أي متاعب. 

9. Loom

على العكس من الاعتقاد الشائع، ازدهار هو ليس جهازًا لنسيج الأقمشة والسجاد، بل هو مسجل شاشة مجاني للكمبيوتر الشخصي أو الماك. إنه منصة تواصل مفيدة للغاية للعمل غير المتزامن. 

من السهل جدًا استخدامه. بزر واحد، يمكنك تسجيل شاشتك وكاميرتك باستخدام إضافة Google Chrome الخاصة بـ Loom أو تطبيق الكمبيوتر أو الهاتف المحمول. 

علاوة على ذلك، من السهل الحصول على تلك اللقطة المثالية وتحرير الفيديو. بدلاً من تسجيل الفيديو من الصفر، يمكنك التراجع وقص الكلمات غير الضرورية أو الضجيج الخلفي المزعج. 

“إنه سهل الشرح للغاية. لقد ساعد لومي على نقل عملياتنا إلى مستوى جديد تمامًا. لا أعرف ماذا سأفعل بدون Loom، لأنه بدونه لن أكون منتجًا إلى هذا الحد.” 

أفضل الميزات

• Loom AI: تساعدك عمليات العمل الجديدة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لـ Loom في كتابة المستندات أو إرسال رسالة بسهولة؛ حتى يمكنها تحويل فيديوهاتك إلى نص. 
• التعليقات والتغذية الراجعة: إذا كنت تريد إظهار التقدير، يمكنك بسهولة إضافة رموز تعبيرية، والتعليقات، والمهام مباشرة في رسالة الفيديو. 
• نصوص: اللغة ليست عائقًا بالنسبة لـ Loom. يتيح لك التعبير عن وجهة نظرك بشكل أسرع باستخدام الترجمة والنصوص في أكثر من 50 لغة. 

حالات الاستخدام

Loom مجاني لأي شخص يريد استخدامه. إنه مفيد للغاية لفرق التسويق والمبيعات والهندسة والتصميم. 

هل تريد أن تصنع مقاطع فيديو أفضل؟ ثم قم بدمج Guru مع Loom واحصل على إجابات فورية لجميع أسئلتك دون الحاجة للتبديل بين التطبيقات بعد الآن. 

10. Miro

تقدم Miro مساحة عمل مرئية وأداة تعاون حيث يمكن للفرق بجميع أحجامها تبادل الأفكار الجديدة وتحويلها إلى واقع وبناء حلول مبتكرة معًا. 

نظرًا لأنه مساحة عمل مرئية، فإن من الأسهل رؤية أفكارك من خلال تخطيطات الخرائط الذهنية، والتصميمات الفنية، والرسم التخطيطي الفني. بالإضافة إلى ذلك، عندما تنظر إلى اللوحة البيضاء، يمكنك رؤية المتعاونين معك يتحركون كفئران مؤشر مع أسمائهم مرتبطة بهم. 

وبهذه الطريقة، يمكنك أن ترى من ساهم بفكرة أو من ترك تعليقًا على شيء ما. 

“Miro هو أداة تصور قوية لاستخدامها عند محاولة التواصل مع أصحاب المصلحة لديك عبر الاجتماعات عبر الإنترنت. لقد كان من السهل الاستخدام و [...] المساهمين مندهشون من مدى تفاعل المناقشة عبر الإنترنت [يمكن] أن يكون.” 

أفضل الميزات

• ورش العمل: باستخدام Miro، يمكنك إنشاء ورش عمل وعروض تقديمية تعطي فريقك دفعة من الطاقة من خلال جعلهم جزءًا من العرض. 
• إدارة المشاريع: تسهل Miro تصور مشاريعك، حيث يمكنك رؤية العلاقات بين المهام من خلال اللوحات و البطاقات ومخططات التدفق. 
• الرسم التخطيطي: تساعد الرسوم التخطيطية القوية لـ Miro الفرق على بناء مشاريعهم التالية معًا، مع فهم ما يحدث. 

حالات الاستخدام

Miro مثالي للعديد من الفرق، بما في ذلك فرق الهندسة، وتقنية المعلومات، وتصميم تجربة المستخدم، والتسويق، والمبيعات، وما إلى ذلك. 

لجعل مشاريعك أسهل في المتابعة، قم بدمج Miro مع Guru. معًا، ستحصلون على القوة والقدرة على نقل معرفتكم أينما تذهبون، مما يمكّن التعاون الأفضل. 

11. Notion

إذا لم يكن لديك أي فكرة حول أي برنامج تواصل تختار، ربما سيعجبك هذا. Notion هو مساحة عمل متصلة تسمح للفرق بإنشاء ويكي، ومستندات، ومشاريع، بالإضافة إلى تدوين الملاحظات وإدارة المهام. 

باختصار، ينظم Notion عملك من مكان مركزي واحد. 

الآن، يتم تشغيل Notion أيضًا بواسطة الذكاء الاصطناعي، مما يعني أنك ستحصل على مساعد ذكي يساعدك في الحصول على إجابات خلال ثوانٍ، وملء الجداول تلقائيًا عندما يكون هناك شيء غير واضح، وكتابة أفضل. 

“Notion هي تطبيق ملاحظات قوي جدًا يحتوي على العديد من الميزات الرائعة. أساسيات تدوين الملاحظات وإنشاء الصفحات بديهية. إنها الميزات المتقدمة التي تتطلب وقتًا أكبر لإتقانها.” 

أفضل الميزات

• تدوين الملاحظات: يجعل Notion من السهل تدوين ملاحظات الاجتماع التي تسمح لك بجعل جميع أعضاء فريقك على نفس الصفحة. 
• ويكي: هل سئمت من المساحات غير المنظمة؟ يتمركز Notion كل معارفك، من إرشادات العلامة التجارية إلى أفضل الممارسات، في مساحة واحدة. 
• إدارة المشاريع: باستخدام Notion، يمكنك بسهولة إدارة مشاريعك من البداية إلى النهاية، مما يقلل من تبديل السياق. 

حالات الاستخدام

يعتبر Notion حلاً للمؤسسات والشركات الصغيرة وللاستخدام الشخصي. 

احصل على الإجابات التي تبحث عنها في ثوانٍ من خلال دمج Notion مع Guru. من خلال القوة المشتركة لكليهما، يمكنك تبسيط عمليات أعمالك وجعل تنظيم عملك أسهل. 

12. Asana

آخر في قائمتنا، ولكنه بالتأكيد يستحق وقتك واهتمامك، هو Asana، أداة إدارة العمل التي يمكن للفرق استخدامها لتبسيط المشاريع والمهام عبر الإنترنت. 

من المهام اليومية إلى المبادرات الاستراتيجية، تعتبر Asana الأداة المثالية للتحرك مع مشاريعك بشكل أسرع، وجلب الوضوح لمهامك، وتحقيق أهدافك. 

إنها حل قابل للتطوير ومرن مع ميزات عالية الجودة مثل عرض المشاريع، وتحديثات الحالة، والحقول المخصصة، وبيانات التقارير، والمزيد. 

“Asana سهل الاستخدام جداً — يمكنك البدء فورًا والحصول على قائمة مهام أو مشروع منظم بالفعل بأقل جهد ممكن.

أفضل الميزات

• تتبع الوقت: كم من الوقت تقضيه في عملك؟ إذا لم تكن تعرف، يمكن لـ Asana مساعدتك في القضاء على التخمين وقياس المدة بالضبط التي يستغرقها الإجراء. 
• تحديثات الحالة: تحتوي Asana على أتمتة توفير الوقت التي تسمح لك بمشاهدة تقدمك، ولكن أيضًا الحصول على تذكيرات عندما يتم تغيير شيء ما أو إنجازه. 
• لوحات البيانات: تابع الأمور من خلال تصور بياناتك في الوقت الحقيقي. أنشئ لوحات التحكم والتقارير ببضع نقرات فقط للعثور على فرص جديدة أو عوائق. 

حالات الاستخدام

تعتبر Asana مناسبة للفرق في العمليات، والتسويق، وتقنية المعلومات. 

هل تريد معرفة ما إذا كانت Asana تتكامل مع Guru؟ إليك إجابتك: نعم! شاهد كيف يعمل الاثنان معًا لإحضار مستوى جديد من الإنتاجية والابتكار هنا.

ما هي فوائد استخدام برامج التواصل للأعمال؟

التواصل أمر حيوي لأي عمل يرغب في تحسين الكفاءة العامة لفرقها وتوفير الوقت الذي غالبًا ما يُهدر عندما يحاول الوصول إلى شخص ما بسؤال بسيط. 

بالإضافة إلى ذلك، يقضي العديد من العمال أيامهم اليوم أمام الشاشة. تقول خمسة عشر بالمائة من الناس أنهم يقضون 21 إلى 25 ساعة في الأسبوع على تطبيقات التواصل؛ حوالي خمس ساعات في اليوم في المتوسط.

لكن ما هي بالضبط مزايا برامج التواصل؟ دعنا نرى: 

• يبني الثقة: أنت تعرف كيف يكون من الصعب الحفاظ على تواجد الجميع على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بمشروع. يعلم مطور الويب الخاص بك أن المشروع موجود في هذه الحالة، بينما يعتقد كاتب المحتوى أنك أنهيته. من خلال التواصل المستمر مع بعضهم البعض، يعلم أعضاء الفريق دائمًا ما هو ما هو، مما يسمح لهم أيضًا بالتواصل وبناء الثقة. 
• يزيد من الإنتاجية: عندما يشعر الناس بأنهم مسموعون ومقدّرون ومهتمون (ويزدهرون في مجتمع مرحّب) سيكونون أكثر سعادة. سيعمل الموظفون الأكثر سعادة بجدية أكبر ويكونون أكثر إنتاجية. لذا، تسهل منصات التواصل الاتصال بالآخرين وتخفف من شعور العزلة. 
• تحسن من معدلات الاحتفاظ: الانخراط والاحتفاظ بالموظفين أمر حيوي للحفاظ على ثقافة مكان العمل الصحية. شعر إلى أنك تتحدث مع زملائك بانتظام يصبحون أكثر ارتباطًا بالشركة وسيشعرون بمزيد من الالتزام للبقاء مع تلك الشركة بدلاً من الانتقال. 
• يقلل من سوء الفهم: كم مرة أسأت فهم شيء ما وأدى ذلك إلى خطأ مكلف جدًا؟ ربما لا يحدث ذلك كثيرًا، لكن كافي بما يكفي لفهم قيمة التواصل السليم. مع منصة تواصل جيدة، يمكنك تجنب إنشاء صوامع عمل وتقليل الارتباك والإحباط. 
• يرعى التواصل الصادق: من الصعب أن تخبر شخصًا الحقيقة وأن تقدم ملاحظات صادقة عندما لا تثق في الشخص الآخر. يمكن أن يحدث هذا التردد لأن لديك عددًا قليلاً من المحادثات مع موظفيك ولا يشعرون أنهم في حاجة لإخبارك بما هو خاطئ. ستجعل الاجتماعات العادية ومحاولات التواصل مع الأقران الناس أكثر انفتاحًا وستجعلهم يشعرون بالراحة في مشاركة أفكارهم. 

حسناً، تبدو الفوائد جيدة جدًا. لكن كيف تختار الأداة المناسبة التي تمكنك من جميع هذه المزايا؟ 

كيف تختار أفضل برامج التواصل لاحتياجات عملك

كيف تختار البرنامج المناسب للتواصل لاحتياجاتك وتفضيلاتك المحددة؟ سهل! عند اختيار الأداة، انظر إلى المعايير التالية: 

• واجهة سهلة الاستخدام: قد يكون لدى فريقك مستخدمون غير تقنيين لا يعرفون كيفية استخدام برامج معينة. إذا كانت منصة التواصل التي تختارها صعبة التعلم، فتجنبها. بدلاً من ذلك، اختر أداة بديهية، بحيث يكون من الأسهل على الأعضاء التواصل مع ما يحتاجونه. 
• التكاملات: يجب أن تتكامل منصة التواصل التي اخترتها مع أدواتك الحالية، بحيث لا تضطر باستمرار إلى التبديل بين التطبيقات عندما تريد أن تسأل شيئًا. بالإضافة إلى ذلك، يضمن سير العمل المتماسك الذي يوفر الوقت ويقلل الأخطاء. 
• القابلية للاستخدام: في الأساس، يجب أن تكون أداتك سهلة الاستخدام، كما تريد أن يستخدم موظفوك حقًا للتواصل. لهذا السبب يجب أن تحتوي على ميزات (مثل تلك التي تمت مناقشتها سابقًا) تجعل من السهل التعبير عن وجهة نظرك. علاوة على ذلك، اختر أداة تحتوي على دروس وأدلة تدريب لتعليم الموظفين كيفية استخدام الحل بالشكل الصحيح. 
• التسعير: لا أكذب، بعض أدوات التواصل التجاري باهظة الثمن، وحتى لو كانت بعض الأدوات مجانية، قد لا تقدم جميع القدرات اللازمة لتبسيط عملياتك. ابحث عن أدوات تناسب ميزانيتك واحتياجاتك؛ معظمها تحتوي على خطط شهرية بأسعار معقولة جدًا لجميع أنواع الأعمال. 
• أمن البيانات والامتثال: قد يكون التواصل مفيدًا لعملك، لكنه يأتي مع مخاطر أمنية إذا كانت البيانات حساسة. تأكد من أن الأداة التي تختارها تحتوي على ميزات أمان قوية مثل التشفير من النهاية إلى النهاية والامتثال للمعايير الصناعية (GDPR، HIPAA، إلخ). 
• القابلية للتوسع والمرونة: هذه نقطة مهمة جدًا حيث يمكن أن تؤثر سلبًا أو إيجابًا على عملك. يجب أن تتصاعد البرنامج الذي تختاره مع نمو عملك (وسينمو بلا شك). إذا لم يكن بإمكانه التعامل مع احتياجاتك المتطورة أو السماح لك بإضافة وإزالة الميزات عند الحاجة، فإنه ليس البرنامج المناسب. 

لم ننته بعد — هناك العديد من منصات التواصل المختلفة للأعمال لأغراض مختلفة، مثل التواصل الداخلي، ومؤتمرات الفيديو، وإدارة المشاريع، والرسائل الفورية، وتخزين الوثائق، وإنترنت داخلي حديث. 

الآن، نحن هنا! 

الخط السفلي

هل سهلنا عليك اختيار أفضل برنامج تواصل تجاري لاحتياجاتك الخاصة؟ نأمل ذلك - تحتوي هذه الدليل على جميع النصائح والمعرفة التي تحتاجها لاتخاذ قرار أخير. 

إذا كنت قد وضعت أعينك بالفعل على أداة وهي Guru، فأنت محظوظ. سجل في Guru اليوم واكتشف طريقة جديدة لتحقيق الكفاءة. 

‍