As ferramentas de comunicação interna se tornaram um item essencial em todas as empresas, pois promovem melhor produtividade e comunicação entre os funcionários. Mas como você sabe qual ferramenta é a certa para suas necessidades específicas? 

A cada dia nos afastamos mais do tempo em que era necessário ir até o escritório de um colega para perguntar algo. Hoje em dia, você simplesmente liga para eles ou manda uma mensagem direta, não importa onde estejam. 

Mas como você sabe qual é o melhor software de comunicação empresarial para suas necessidades atuais? Especialmente agora que o mercado de software de comunicação está se voltando para softwares baseados em nuvem e está esperado para atingir $3,1 bilhões até 2030.

Tradução: cada vez mais softwares de comunicação aparecerão no mercado, tornando sua escolha mais difícil.

Não se preocupe; para isso serve este guia. 

Aqui, você irá descobrir o que é software de comunicação empresarial, seus benefícios, as 12 melhores opções e como escolher a ferramenta certa. 

Aviso: Este post do blog foi atualizado pela última vez em 6 de junho de 2024.

O que é Software de Comunicação Empresarial?

Software de comunicação empresarial refere-se a uma plataforma ou aplicativo móvel que permite a comunicação externa e interna entre os funcionários de uma empresa. 

Resumindo, a ferramenta (seja um aplicativo de mensagens ou uma plataforma de videoconferência) ajuda seus trabalhadores a enviar mensagens para seus colegas de equipe e participar de chamadas de vídeo online, sem precisar se encontrar pessoalmente. 

Isso permite que os funcionários brainstormem ideias e troquem feedback facilmente, economizando tempo ao permitir que entrem em contato instantaneamente com os colegas. Além disso, muitas ferramentas de comunicação interna têm funcionalidades de gestão de projetos e compartilhamento de arquivos que tornam mais fácil para as pessoas colaborarem. 

Essas soluções são ideais para equipes remotas ou híbridas e especialmente úteis para comunicação assíncrona. 

Ao procurar a melhor opção para o seu negócio, quais recursos você deve observar? 

Bem, vamos descobrir! 

Quais Recursos Procurar em um Software de Comunicação Empresarial

O software de comunicação de empresa vem com muitos recursos que podem parecer úteis no papel, mas sua empresa realmente precisa deles? 

Na nossa opinião de especialistas, achamos que a ferramenta de comunicação certa deve ter essas capacidades: 

• Compartilhamento de tela: Este é um ótimo recurso para explicar seus pontos e mostrar o que você esteve trabalhando para seus clientes. Em vez de tentarem entender o que você está dizendo, você pode mostrar os dados com um único toque de botão, possibilitando colaboração em tempo real. 
• Mensagens: Existem muitas pessoas que preferem mensagens em vez de chamadas telefônicas, pois é mais fácil enviar uma mensagem do que tentar alcançar alguém que está ocupado. Uma boa ferramenta de comunicação tem mensagens diretas, bate-papo privado e em grupo, fóruns abertos e tópicos onde você pode discutir qualquer coisa. A maioria dos programas de software permite até que você faça upload e compartilhe arquivos. 
• Chamadas de vídeo: O vídeo é extremamente útil para equipes remotas que não se encontram pessoalmente, mas também para se reunir com clientes de diferentes partes do mundo. Certifique-se de escolher uma ferramenta com chamadas de vídeo de alta qualidade, pois você não quer acabar com uma imagem granulada e de baixa qualidade. 
• Notificações e alertas: Outro recurso importante é a capacidade da ferramenta de notificar você sempre que alguém fizer uma alteração ou sempre que você receber uma mensagem, é claro. Além disso, a ferramenta deve permitir que você atualize suas preferências (por exemplo, com que frequência você deseja receber notificações), para que você minimize a conversa e se concentre apenas no que é importante para você. 

Não se esqueça das integrações — elas são vitais para otimizar seus fluxos de trabalho e facilitar a busca de informações e o compartilhamento de arquivos em toda a sua empresa.

Com isso dito, vamos olhar para alguns dos melhores softwares de comunicação empresarial disponíveis. 

Quais são algumas das melhores ferramentas de software de comunicação empresarial?

Aqui é onde fica interessante. De acordo com um estudo, a comunicação digital é uma parte essencial do dia típico de muitos trabalhadores. Mais da metade deles (56%) usa vídeo para suas comunicações, enquanto 55% usam áudio. 

A pergunta é, quais ferramentas de comunicação empresarial eles realmente usam? 

Procuramos na internet de ponta a ponta para encontrar uma resposta. Aqui está a lista completa de ferramentas que encontramos: 

1. Guru — Melhor plataforma de intranet para gestão do conhecimento e pesquisa em inteligência artificial empresarial. 
2. Microsoft Teams — Melhor ferramenta de videoconferência para Office365. 
3. Slack — Melhor software de bate-papo e mensagens para comunicação assíncrona. 
4. Trello — Melhor ferramenta de gestão de projetos com várias opções de visualização. 
5. Dropbox — Melhor solução de armazenamento em nuvem para compartilhar e manter arquivos e fotos seguros. 
6. Zoom — Melhor ferramenta de videoconferência para todas as necessidades de comunicação da equipe. 
7. Monday.com — Melhor plataforma de colaboração para construir fluxos de trabalho. 
8. Microsoft SharePoint — Melhor plataforma colaborativa baseada na web que se integra com o Microsoft 365.
9. Loom — Melhor gravador de tela e captura de tela gratuitos para compartilhamento fácil.  
10. Miro — Melhor espaço de trabalho visual para gerenciar projetos, brainstormings e design de produtos. 
11. Notion — Melhor espaço de trabalho conectado para seus documentos, wikis e projetos. 
12. Asana — Melhor plataforma de gerenciamento de trabalho para cuidar de projetos e tarefas online. 

Não se preocupe, não vamos deixar você com vontade de mais. 

Nos parágrafos a seguir, iremos detalhar cada ferramenta e descrevê-la, desde o que ela faz até os principais recursos e casos de uso. 

1. Guru

O Guru é uma ferramenta de gerenciamento de base de conhecimento e pesquisa empresarial impulsionada por IA, capaz de otimizar fluxos de trabalho sem a necessidade de alternar constantemente entre aplicativos. 

Com esta ferramenta de intranet, você pode criar uma base para seus membros da equipe, permitindo que eles obtenham respostas instantâneas para todas as suas perguntas. O Guru conecta seus aplicativos, documentos e chats em uma única fonte de verdade confiável, que toda a sua empresa pode usar. 

Por que isso é super útil para você? 

Porque seus colegas de equipe deixarão de alternar de contexto sempre que precisarem procurar dados de clientes, por exemplo. O Guru manterá as pessoas em seus fluxos de trabalho facilmente, integrando-se perfeitamente com as ferramentas existentes da empresa. 

O que você ganha ao se associar ao Guru é uma base centralizada impulsionada por IA para sua equipe, possibilitando uma colaboração e compartilhamento mais inteligentes. 

“A coisa mais útil sobre o Guru é que todos os materiais de recursos aprovados estão armazenados em um só lugar, uma biblioteca para recursos de trabalho. A vantagem do Guru é que posso favoritar e seguir as coleções relevantes do meu departamento e me manter atualizado sobre quaisquer adições ou mudanças…” 

Ficamos curiosos sobre o Guru? Descubra mais assistindo a este vídeo demo sob demanda. 

Principais recursos

• Painel personalizável: Cada funcionário pode personalizar seu painel com os anúncios relevantes para eles, proporcionando uma experiência personalizada. 
• Sugestões de conteúdo impulsionadas por IA: À medida que os funcionários trabalham, o avançado sistema de IA do Guru oferece informações úteis com base no projeto em que estão atualmente envolvidos. 
• Sincronização de HRIS: Para garantir que as informações dos funcionários sejam consistentes, use a sincronização de HRIS do Guru para importar seus dados em um único local. 

Casos de uso

O Guru é para equipes de todos os tamanhos em indústrias como varejo, saúde, marketing, serviços de TI, etc. 

2. Microsoft Teams

O Microsoft Teams, uma conhecida plataforma de videoconferência e chat, é perfeita para ajudar as pessoas a colaborarem em tempo real em diferentes projetos. 

Ele possui as ferramentas necessárias para reunir pessoas, como compartilhamento de arquivos, mensagens empresariais e até emojis. 

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Há muito que você pode fazer com o Microsoft Teams. Você tem reuniões online, um recurso que ajuda seus membros da equipe a trabalhar de qualquer lugar, comunicar-se face a face e possibilitar um local de trabalho híbrido. 

Com recursos como PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard e anotações de reuniões geradas por IA, é mais fácil alcançar mais juntos,

Se você não é um grande fã de chamadas de vídeo, pode sempre optar por uma chamada telefônica convencional. O MS Teams tem recursos como chamadas em grupo, correio de voz e transferências de chamadas que facilitam a comunicação entre dispositivos. 

“A criação de grupos, discussão interna da equipe, conversas privadas, compartilhamento de conteúdo e manter o controle disso é um prazer absoluto. O MS Teams também é [um] prazer de usar, é extremamente fácil e amigável para o usuário.” 

Principais recursos

• Mensagens instantâneas: Com o MS Teams, você pode enviar uma mensagem diretamente a um membro da equipe ou iniciar uma chamada com ele a qualquer momento, tornando-o uma solução ideal para equipes remotas. 
• Mesclar chamadas: Digamos que você iniciou uma chamada com um membro da equipe, mas precisa de uma clarificação sobre algo de outro colega. Com o MS Teams, é fácil trazer alguém com a função de mesclar. 
• Eventos virtuais: Você quer hospedar conferências e webinars seguros? O MS Teams pode facilitar isso, pois pode hospedar até 1.000 participantes. 

Casos de uso

O MS Teams é adequado para empresas remotas em várias indústrias, como educação, saúde, varejo e fabricação. 

A melhor parte desta ferramenta é que ela se integra ao Guru, permitindo que os funcionários encontrem facilmente o que estão procurando. Veja como os dois funcionam juntos aqui. 

3. Slack

Todo mundo já ouviu falar do Slack antes; se você não ouviu, você está desistindo. 

É uma plataforma popular de bate-papo e mensagens que conecta você às ferramentas e membros com os quais você trabalha todos os dias. 

Não importa onde você esteja, você pode enviar mensagens em um bate-papo em grupo ou mensagens diretas e fazer chamadas com eles, tornando o Slack uma opção perfeita para comunicação assíncrona. 

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Slack funciona principalmente por meio de canais. Você pode criar canais separados para cada tópico, projeto ou equipe, seja para dar boas-vindas a novos funcionários ou para compartilhar memes.

Dessa forma, você mantém seu trabalho organizado, otimiza seus fluxos de trabalho e possibilita uma comunicação eficaz, tornando mais fácil acompanhar o progresso e ficar por dentro das atualizações. 

Além disso, o Slack tem 'huddles' (seu termo para reuniões por vídeo) que permitem que você se conecte instantaneamente por áudio ou vídeo com colegas para colaboração ao vivo. 

“Poder conseguir entrar em contato rapidamente com os membros da equipe, organizar discussões e compartilhar momentos divertidos como GIFs e memes com certeza pode melhorar o trabalho em equipe e tornar o ambiente de trabalho mais agradável.” 

Principais recursos

• Construtores de fluxo de trabalho: Com o Slack, é fácil transformar tarefas diárias e mundanas em fluxos de trabalho automatizados sem precisar de habilidades técnicas. 
• Compartilhamento de arquivos: O Slack possui recursos colaborativos de compartilhamento de arquivos e documentos que permitem adicionar contexto às conversas de qualquer lugar. 
• Compartilhamento de conhecimento: Cada membro da equipe pode acessar facilmente o conhecimento compartilhado, fazendo sua empresa trabalhar de forma mais inteligente e rápida. 

Casos de uso

O Slack é para equipes de todos os tamanhos e todos os departamentos, como engenharia, TI, vendas e marketing. 

Torne seu conhecimento mais acessível para seus colegas de equipe, não importa onde você esteja trabalhando, com Guru + Slack. 

4. Trello

Trello — uma ferramenta de gerenciamento de projetos — facilita para equipes de todos os tamanhos criar, visualizar e gerenciar projetos e manter tudo em um só lugar. 

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O foco principal do Trello é melhorar sua produtividade. Assim, é uma ferramenta de colaboração intuitiva, simples e flexível com painéis, listas e cartões que permitem que você tenha uma visão clara de quem está fazendo o quê. 

Ao obter uma visibilidade mais clara sobre o que acontece com um projeto durante diferentes estágios, você organizará seu trabalho melhor. Você nunca perderá um prazo novamente e manterá seus membros da equipe na mesma página. 

Além disso, o Trello tem reuniões, que capacitam seus membros a serem mais produtivos e eficientes. 

“O Trello é ideal para gerenciamento de trabalho e acompanhamento do progresso do projeto. [...] Muito simples de usar e integrar com outros aplicativos de terceiros.” 

Principais recursos

• Modelos: Para um gerenciamento de projeto mais simplificado, você pode usar um dos modelos testados e comprovados do Trello que pode personalizar rapidamente. 
• Visões: O Trello oferece várias opções de visualização para seus projetos, variando de quadros, cronogramas, calendários, painéis, mapas e espaços de trabalho. 
• Automação: O Trello emprega automação sem código que ajuda você a criar regras, botões e comandos para cada ação. 

Casos de uso

O Trello tem muitos casos de uso, desde a integração de novos funcionários até atuar como um hub de recursos para brainstorming. 

Se você deseja simplificar seu gerenciamento de conhecimento (sem troca constante de aplicativos) e acompanhar o progresso do seu projeto, você sabe o que fazer. 

Integre Guru com Trello para uma nova experiência em eficiência.

5. Dropbox

O Dropbox é um armazenamento em nuvem seguro para uso pessoal e organizações de todos os tamanhos. Aqui, qualquer pessoa pode armazenar seus arquivos e mantê-los em um só lugar, tornando o trabalho mais eficiente e permitindo que equipes permaneçam sincronizadas em projetos. 

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O Dropbox facilita a organização de seus arquivos e fotos. Você e quem você der permissão podem acessar o armazenamento, onde e quando precisar, seja no celular, na web ou no desktop. 

Enquanto você tiver uma conexão com a Internet, você está pronto para ir. 

Como você compartilha arquivos no Dropbox, você pode perguntar? Bem, na verdade é bastante simples. Com apenas um link, você pode compartilhar arquivos e fotos, não importa quão grandes ou pequenos sejam os documentos. Você pode até editar PDFs ou usar ferramentas de vídeo para criar um processo de feedback e aprovação eficiente. 

“O Dropbox é amigável porque sua interface e funcionalidade direta. Fazer upload, download e gerenciar arquivos pode ser muito fácil para qualquer um que o utilize.” 

Principais recursos

• Dropbox Dash: Embora ainda esteja em beta, essa funcionalidade ajuda você a organizar, encontrar e compartilhar arquivos em um só lugar. E use uma ferramenta de pesquisa com inteligência artificial para procurar informações importantes facilmente. 
• App móvel: Esta plataforma de colaboração é ideal para quem está em constante movimento, pois permite acessar o Dropbox de qualquer lugar. Está disponível tanto para iOS quanto para Android.  
• Dropbox Replay: O Dropbox permite que você revise e aprove vídeos ou outros projetos criativos mais rapidamente, permitindo que sua equipe colabore em diferentes projetos em uma única ferramenta. 

Casos de uso

O Dropbox é adequado para departamentos de vendas, marketing, RH e TI em diversas indústrias, como construção, tecnologia, educação, etc. 

Quer melhorar seus fluxos de trabalho de produtividade e encontrar as respostas que precisa mais rapidamente? Então, integre Dropbox com Guru e experimente um novo mundo de inovação. 

6. Zoom

O Zoom é uma ferramenta popular de videoconferência para todas as necessidades de comunicação da equipe. Em uma única plataforma, você tem recursos de colaboração como reuniões, chat em equipe, e-mail e calendário, e um agendador — tudo para ajudar a aumentar o engajamento e a produtividade dos funcionários. 

O Zoom é amplamente utilizado por suas ferramentas de videoconferência, uma boa maneira de aumentar a comunicação dos funcionários e melhorar os resultados das reuniões. Com esta ferramenta, você pode colaborar com colegas em diferentes dispositivos e locais, além de compartilhar sua tela e escrever em quadros brancos. 

Mas isso não é tudo que o Zoom oferece. 

Esta solução também possui mensagens instantâneas integradas, que permitem conectar suas equipes e tornar o trabalho mais eficiente. 

“O Zoom ainda é novo para muitas pessoas, mas se adaptou às características [que são] necessárias para fazer uma reunião [excelente]. Uma das melhores características do Zoom é que funciona muito bem com baixa largura de banda de Internet também.” 

Principais recursos

• Zoom Mail: Você frequentemente tem uma agenda movimentada e não sabe como acompanhar suas reuniões? Com o Zoom Mail e Calendário, você pode reunir sua comunicação importante em um só lugar. 
• Zoom Scheduler: Marque compromissos facilmente com esse recurso, que economiza tempo e dores de cabeça ao lidar com várias solicitações. 
• Zoom Docs: O Zoom tem um espaço de trabalho modular, alimentado por IA, que você pode usar para uma colaboração híbrida eficaz. É um lugar onde você pode compartilhar informações facilmente, em tempo real. 

Casos de uso

O Zoom é uma ferramenta para pequenas e médias empresas, mas também para grandes empresas em diferentes indústrias, incluindo governo, saúde, manufatura e varejo. 

Leve seu conhecimento coletivo diretamente ao Zoom usando o Guru. Isso revolucionará a maneira como você colabora com suas equipes e permitirá uma melhor eficiência geral. 

7. Monday.com

O nome desta ferramenta pode te desanimar à primeira vista, mas na verdade é uma solução muito boa para gerenciar todos os aspectos do seu trabalho, desde gerenciamento de projetos até alocação de recursos. 

Quando você usa o Monday.com, é como brincar de Lego. Você tem blocos de construção fáceis de usar, como integrações e automações para construir seu fluxo de trabalho. 

É uma ferramenta flexível, que oferece tudo o que você precisa para personalizar o projeto como achar melhor, adaptada ao seu caso de uso e ao tamanho da sua empresa. Além disso, ela se expande com seus negócios, então você nunca ficará atrás de sua concorrência.  

“Eu o usei por cerca de 5 – 6 anos e ele economizou muito tempo e cuidou de muitos processos administrativos manuais. A automação é realmente flexível, e a capacidade de capturar novas solicitações por meio de seus formulários [...] é um grande economizador de tempo.” 

Principais recursos

• Gerenciamento de tarefas: Esta ferramenta permite que você atribua a propriedade, defina prazos e gerencie tarefas facilmente, com muitas opções de visualização, como kanban, gráficos de Gantt e painéis.  
• Gerenciamento de projetos: O Monday.com é totalmente voltado para gerenciar projetos e garantir que sua equipe os complete a tempo. Com esta plataforma eficiente, é fácil definir metas e navegar em projetos do começo ao fim. 
• Gerenciamento de recursos: Todo projeto precisa de um cuidadoso alocação de recursos; o Monday.com garante que os recursos vão para o lugar certo para maximizar a eficiência. 

Casos de uso

O Monday.com é para equipes de marketing, vendas, desenvolvimento de produtos e RH, independentemente do tamanho e da indústria. 

Leve seus recursos para o Monday.com integrando-o com o Guru. Você permitirá uma melhor colaboração e suas equipes ficarão mais satisfeitas quando tiverem o que desejam ao alcance das mãos. 

8. Microsoft SharePoint

O Microsoft SharePoint é uma plataforma de colaboração que agiliza o trabalho em equipe permitindo que as empresas compartilhem arquivos facilmente e com segurança. 

É um lugar onde você pode colaborar, se comunicar, sincronizar e controlar seu conteúdo, permitindo compartilhar arquivos, dados, notícias e recursos por toda a empresa, em qualquer dispositivo. 

Além disso, este software de comunicação empresarial permite que você personalize os serviços para todas as suas necessidades de negócios, portanto, você só verá o que realmente importa para você.

O Microsoft SharePoint é uma ferramenta baseada em nuvem, portanto, em vez de precisar instalá-la localmente, você pode se inscrever no Microsoft 365 ou no serviço independente. 

“A coisa mais útil sobre o Microsoft SharePoint é que você tem acesso a todos os arquivos relacionados ao trabalho em um só lugar! Você pode acessá-lo a partir de diferentes computadores, celulares ou tablets e a informação está sempre lá.” 

Principais recursos

• Páginas da intranet: Usando metadados personalizados, o SharePoint pode organizar e direcionar o conteúdo de maneira mais eficaz, o que significa que ele atingirá seu público-alvo mais rapidamente. 
• Gerenciamento de arquivos: O SharePoint foi projetado para gerenciar arquivos, e é isso que ele faz melhor, permitindo que você compartilhe arquivos facilmente. Você tem vários níveis de permissão que mantêm seus documentos seguros. 
• Criação de conteúdo: Esta ferramenta não apenas gerencia seus arquivos, mas também ajuda você a criar diferentes tipos de notícias, anúncios e páginas de marca. 

Casos de uso

O Microsoft SharePoint é adequado para empresas de todos os tamanhos de diferentes indústrias. 

E o SharePoint se integra com o Guru! Usando os dois, você agilizará seus fluxos de trabalho e obterá o conhecimento que precisa quando mais precisa, sem complicações. 

9. Loom

Ao contrário do que muitos pensam, o Loom não é um dispositivo para tecer tecidos e tapeçarias, mas um gravador de tela gratuito para PC ou Mac. É uma plataforma de comunicação altamente útil para trabalho assíncrono. 

É super fácil de usar. Com um único botão, você pode gravar sua tela e câmera usando a extensão do Chrome do Loom, desktop ou aplicativo móvel. 

Além disso, é simples conseguir aquela tomada perfeita e editar o vídeo. Em vez de gravar o vídeo do zero, você pode rebobinar e cortar palavras desnecessárias ou o ruído de fundo irritante. 

“É muito fácil de usar. O Loom ajudou a levar nossos processos a um nível completamente novo. Não sei o que faria sem o Loom, pois sem ele não seria quase tão produtivo.” 

Principais recursos

• Loom AI: Os novos fluxos de trabalho de IA do Loom ajudam você a escrever documentos ou enviar uma mensagem facilmente; ele até transforma seus vídeos em texto. 
• Comentários e feedback: Se você quer mostrar apreciação, pode facilmente adicionar emojis, comentários e tarefas diretamente na mensagem de vídeo. 
• Transcrições: A linguagem não é uma barreira para o Loom. Permite que você se expresse mais rápido usando legendas e transcrições em mais de 50 idiomas. 

Casos de uso

O Loom é gratuito para qualquer pessoa que queira usá-lo. É altamente útil para equipes de marketing, vendas, engenharia e design. 

Quer fazer vídeos melhores? Então integre o Guru com o Loom e obtenha respostas instantâneas para todas as suas perguntas sem precisar alternar mais entre aplicativos. 

10. Miro

O Miro oferece um espaço de trabalho visual e uma ferramenta de colaboração onde equipes de todos os tamanhos podem gerar novas ideias, trazê-las à vida e construir soluções inovadoras juntas. 

Como é um espaço de trabalho visual, é mais fácil ver suas ideias com mapeamento mental, retrospectivas e diagramas técnicos. Além disso, sempre que olhar para o quadro branco, você pode ver seus colaboradores se movendo como cursores com seus nomes anexados a eles. 

Dessa forma, você pode ver quem contribuiu com uma ideia ou quem deixou feedback sobre algo. 

“O Miro é uma ferramenta de visualização poderosa para usar ao tentar se engajar com seus stakeholders por meio de reuniões online. Era fácil de usar e [...] os stakeholders ficam impressionados com o quão atraente e visual uma discussão online [pode] ser.” 

Principais recursos

• Workshops: Com o Miro, você pode criar workshops e apresentações que dão à sua equipe um impulso de energia ao torná-los parte da apresentação. 
• Gerenciamento de projetos: O Miro torna seu projeto mais fácil de visualizar, pois você pode ver as relações entre tarefas através de kanbans, cartões e fluxogramas. 
• Diagramas: Os poderosos diagramas do Miro ajudam os colegas a desenvolverem seus próximos projetos juntos, ao mesmo tempo em que entendem o que está acontecendo. 

Casos de uso

O Miro é ideal para muitas equipes, incluindo engenharia, equipes de TI, design UX, marketing, vendas, etc. 

Para tornar seus projetos mais fáceis de seguir, integre o Miro com o Guru. Juntos, você terá o poder e o controle para levar seu conhecimento onde quer que vá, facilitando uma melhor colaboração. 

11. Notion

Se você não tem a noção de qual software de comunicação escolher, talvez este te atraia. O Notion é um espaço de trabalho conectado que permite que as equipes criem wikis, documentos e projetos, mas também tomem notas e gerenciem tarefas. 

Em resumo, o Notion organiza seu trabalho a partir de um único local centralizado. 

Agora, o Notion também é alimentado por inteligência artificial, o que significa que você terá um assistente de IA que te ajuda a obter respostas em segundos, preencher automaticamente tabelas quando algo não estiver claro e escrever melhor. 

“O Notion é um aplicativo de tomada de notas muito poderoso com tantas funcionalidades incríveis. Os conceitos básicos de tomada de notas e criação de páginas são intuitivos. São os recursos avançados que levam mais tempo para serem dominados.” 

Principais recursos

• Tomada de notas: O Notion torna simples tirar notas de reuniões que permitem que você coloque todos os membros da sua equipe na mesma página. 
• Wiki: Cansado de espaços desorganizados? O Notion centraliza todo o seu conhecimento, desde diretrizes de marca até melhores práticas, em um único espaço. 
• Gerenciamento de projetos: Com o Notion, você pode gerenciar seus projetos facilmente do início ao fim, minimizando a troca de contexto. 

Casos de uso

O Notion é uma solução para empresas, pequenas empresas e para uso pessoal. 

Obtenha as respostas que você busca em segundos integrando o Notion com o Guru. Por meio do poder combinado dos dois, você pode otimizar suas operações comerciais e facilitar a organização do seu trabalho. 

12. Asana

Por último, mas certamente vale seu tempo e atenção, é o Asana, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que as equipes podem usar para otimizar projetos e tarefas online. 

Desde tarefas diárias até iniciativas estratégicas, o Asana é a ferramenta perfeita para acelerar seus projetos, trazer clareza às suas tarefas e alcançar seus objetivos. 

É uma solução escalável e flexível com recursos de qualidade como visualizações de projeto, atualizações de status, campos personalizados, painéis de relatórios e mais. 

“O Asana é tão fácil de usar — você pode começar imediatamente e ter uma lista de tarefas ou projeto realmente organizado com muito pouco esforço.”

Principais recursos

• Rastreamento de tempo: Quanto tempo você está gastando no seu trabalho? Se você não souber, o Asana pode ajudá-lo a eliminar as suposições e medir exatamente quanto tempo uma tarefa leva. 
• Atualizações de status: O Asana possui automações que economizam tempo e permitem que você veja seu progresso, mas também receber lembretes quando algo é alterado ou concluído. 
• Painéis de relatórios: Mantenha-se por dentro das coisas visualizando seus dados em tempo real. Crie painéis e relatórios com apenas alguns cliques para encontrar novas oportunidades ou bloqueios. 

Casos de uso

O Asana é adequado para equipes nas operações, marketing e TI. 

Curioso para saber se o Asana integra com o Guru? Aqui está sua resposta: faz! Veja como os dois funcionam juntos para trazer um novo nível de produtividade e inovação aqui.

Quais são os benefícios de usar software de comunicação para os negócios?

A comunicação é vital para qualquer negócio que queira melhorar a eficiência geral de suas equipes e economizar tempo que geralmente é desperdiçado ao entrar em contato com alguém com uma pergunta simples. 

Além disso, muitos trabalhadores atualmente passam seus dias em frente a uma tela. Dezesseis por cento das pessoas gastam 21 a 25 horas por semana em aplicativos de comunicação; cerca de cinco horas por dia, em média.

Mas quais são exatamente as vantagens do software de comunicação? Vamos ver: 

• Cria confiança: Você sabe como é desafiador manter todos na mesma página quando se trata de um projeto. Seu desenvolvedor web sabe que o projeto está nesse estado, enquanto seu redator de conteúdo pensa que está concluído. Ao se comunicarem constantemente, os membros da equipe sempre sabem o que está o que, o que também lhes permite se unir e criar confiança. 
• Aumenta a produtividade: Quando as pessoas se sentem ouvidas, apreciadas e cuidadas (e prosperam em uma comunidade acolhedora), elas ficam mais felizes. Funcionários mais felizes trabalharão mais e serão mais produtivos. Portanto, as plataformas de comunicação facilitam o contato com os outros e aliviam a sensação de isolamento. 
• Melhora as taxas de retenção: O engajamento e a retenção de funcionários são vitais para manter uma cultura de trabalho saudável. As pessoas que conversam ativamente umas com as outras se tornam mais engajadas com a empresa e se sentirão mais compelidas a permanecer nessa empresa, em vez de seguir em frente. 
• Reduz mal-entendidos: Quantas vezes você deixou de entender algo e isso levou a um erro muito caro? Provavelmente não tão frequentemente, mas o suficiente para entender o valor de uma comunicação adequada. Com uma boa plataforma de comunicação, você pode evitar criar silos de trabalho e diminuir confusão e frustração. 
• Cultiva uma comunicação honesta: É difícil dizer a alguém a verdade e oferecer um feedback honesto quando você não confia na outra pessoa. Essa relutância pode acontecer porque você tem poucas conversas com seus funcionários e eles não se sentem à vontade para te dizer o que está errado. Reuniões regulares e o contato frequente com os colegas farão as pessoas se abrirem mais e se sentirem confortáveis em compartilhar seus pensamentos. 

Certo, os benefícios parecem muito bons. Mas como você escolhe a ferramenta certa que pode possibilitar todas essas vantagens? 

Como escolher o melhor software de comunicação para suas necessidades comerciais

Como escolher o software de comunicação certo para suas necessidades e preferências específicas? Fácil! Ao escolher a ferramenta, observe os seguintes critérios: 

• Interface amigável: Sua equipe pode ter usuários não técnicos que não sabem como usar determinado software. Se a plataforma de comunicação que você escolher for difícil de aprender, evite-a. Em vez disso, escolha uma ferramenta intuitiva, para que seja mais fácil para os membros se comunicarem sobre o que precisam. 
• Integrações: A plataforma de comunicação escolhida deve se integrar às suas ferramentas existentes, para que você não esteja constantemente alternando entre aplicativos quando quiser perguntar algo. Além disso, assegura um fluxo de trabalho coeso que economiza tempo e reduz erros. 
• Usabilidade: Em essência, sua ferramenta deve ser fácil de usar, pois você quer que seus funcionários realmente a utilizem para se comunicar. Por isso, ela deve ter recursos (como os discutidos anteriormente) que tornem simples expor seu ponto de vista. Além disso, escolha uma ferramenta que tenha tutoriais e guias de treinamento para ensinar os funcionários a usar a solução corretamente. 
• Preço: Não vou mentir, algumas ferramentas de comunicação empresarial são caras e, mesmo que algumas sejam gratuitas, elas podem não oferecer todos os recursos que você precisa para agilizar suas operações. Procure ferramentas que se encaixem no seu orçamento e necessidades; a maioria tem planos mensais que são muito acessíveis para todos os tipos de negócios. 
• Segurança de dados e conformidade: Comunicar-se pode ser benéfico para sua empresa, mas traz riscos de segurança se dados sensíveis estiverem envolvidos. Certifique-se de que a ferramenta que você escolheu tenha recursos de segurança robustos, como criptografia de ponta a ponta e conformidade com padrões da indústria (GDPR, HIPAA, etc.). 
• Escalabilidade e flexibilidade: Isso é muito importante, pois pode determinar o sucesso ou fracasso do seu negócio. O software de comunicação que você escolher deve escalar à medida que seu negócio cresce (e ele inevitavelmente crescerá). Se não puder atender às suas necessidades em evolução ou permitir que você adicione e remova recursos conforme necessário, então não é a opção certa. 

Ainda não terminamos — existem muitas plataformas de comunicação empresarial diferentes para diferentes casos de uso, como comunicações internas, videoconferência, gerenciamento de projetos, mensagens instantâneas, armazenamento de documentos e intranet moderna. 

Agora terminamos! 

A Conclusão

Fizemos mais fácil para você escolher o melhor software de comunicação empresarial para suas necessidades específicas? Esperamos que sim — este guia tem todas as dicas e conhecimentos que você precisa para finalmente tomar uma decisão. 

Se você já fixou seu olhar em uma ferramenta e ela é o Guru, você está com sorte. Inscreva-se hoje no Guru e descubra uma nova forma de alcançar eficiência. 

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