Narzędzia do komunikacji wewnętrznej stały się nieodłącznym elementem każdego biznesu, ponieważ zwiększają produktywność i komunikację wśród pracowników. Ale jak wiedzieć, które narzędzie jest odpowiednie dla twoich specyficznych potrzeb? 

Każdego dnia oddalamy się dalej od czasów, kiedy trzeba było iść do biura współpracownika, aby o coś zapytać. Obecnie po prostu łączysz się z nimi przez telefon lub wysyłasz wiadomość do ich DM-ów, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

Ale jak wiedzieć, które oprogramowanie do komunikacji biznesowej jest najlepsze dla twoich obecnych potrzeb? Szczególnie teraz, gdy rynek oprogramowania do komunikacji przekształca się w oprogramowanie w chmurze i jest spodziewane, że osiągnie wartość 3,1 miliarda dolarów do 2030 roku.

Tłumaczenie: coraz więcej oprogramowania do komunikacji będzie pojawiać się na rynku, co utrudni twój wybór.

Nie martw się; to jest to, do czego służy ten przewodnik. 

Tutaj odkryjesz, czym jest oprogramowanie do komunikacji biznesowej, jakie ma zalety, 12 najlepszych opcji i jak wybrać odpowiednie narzędzie. 

Zastrzeżenie: Ten wpis na blogu został ostatnio zaktualizowany 6 czerwca 2024 roku.

Czym jest oprogramowanie do komunikacji biznesowej?

Oprogramowanie do komunikacji biznesowej odnosi się do platformy lub aplikacji mobilnej, która umożliwia komunikację zewnętrzną i wewnętrzną między pracownikami firmy. 

Krótko mówiąc, narzędzie (czy to aplikacja do wiadomości, czy platforma do wideokonferencji) pomaga pracownikom wysyłać wiadomości do członków zespołu i prowadzić rozmowy wideo online, bez spotkań na żywo. 

To pozwala pracownikom łatwo wymieniać pomysły i opinie, oszczędzając im czas dzięki natychmiastowemu kontakcie z kolegami. Ponadto wiele narzędzi do komunikacji wewnętrznej ma funkcje zarządzania projektami i udostępniania plików, które ułatwiają współpracę ludzi. 

Te rozwiązania są idealne dla zespołów zdalnych lub hybrydowych i szczególnie przydatne w komunikacji asynchronicznej. 

Szukając najlepszego rozwiązania dla swojego biznesu, na jakie funkcje powinieneś zwrócić uwagę? 

Cóż, dowiedzmy się! 

Jakie funkcje należy brać pod uwagę w oprogramowaniu do komunikacji w firmie

Oprogramowanie do komunikacji w firmie oferuje wiele funkcji, które mogą wydawać się użyteczne na papierze, ale czy twoja firma naprawdę ich potrzebuje? 

Z perspektywy naszych ekspertów, uważamy, że odpowiednie narzędzie do komunikacji powinno mieć te możliwości: 

• Udostępnianie ekranu: To świetna funkcja do wyjaśniania swoich punktów i pokazywania, nad czym pracujesz swoim klientom. Zamiast próbować zrozumieć, co mówisz, możesz pokazać im dane za pomocą jednego naciśnięcia przycisku, umożliwiając współpracę w czasie rzeczywistym. 
• Wiadomości: Jest wielu ludzi, którzy wolą wiadomości zamiast rozmów telefonicznych, ponieważ łatwiej jest wysłać wiadomość niż próbować skontaktować się z kimś, kto jest zajęty. Dobre narzędzie komunikacyjne ma wiadomości bezpośrednie, czat prywatny i grupowy, otwarte fora oraz wątki, w których możesz omówić cokolwiek. Większość programów nawet pozwala na przesyłanie i udostępnianie plików. 
• Wideorozmowy: Wideoczat jest bardzo przydatny dla zespołów zdalnych, które nie spotykają się twarzą w twarz, ale także dla spotkań z klientami z różnych części świata. Upewnij się, że wybierasz narzędzie o wysokiej jakości wideorozmów, ponieważ nie chcesz skończyć z zatartej i niskiej jakości transmisji. 
• Powiadomienia i alerty: Kolejną ważną funkcją jest zdolność narzędzia do powiadamiania cię, gdy ktoś dokonuje zmiany lub gdy dostajesz wiadomość, oczywiście. Dodatkowo narzędzie powinno pozwolić ci zaktualizować swoje preferencje (np. jak często chcesz otrzymywać powiadomienia), aby zminimalizować hałas i skupić się tylko na tym, co dla ciebie ważne. 

Nie zapominaj o integracjach — są kluczowe dla optymalizacji twoich przepływów pracy i ułatwienia wyszukiwania informacji oraz udostępniania plików w całej firmie.

Mówiąc to, przyjrzyjmy się niektórym z najlepszych oprogramowań do komunikacji biznesowej dostępnych na rynku. 

Jakie są niektóre z najlepszych narzędzi do komunikacji biznesowej?

Tutaj zaczyna się zabawa. Zgodnie z badaniem, komunikacja cyfrowa jest niezbędnym elementem typowego dnia wielu pracowników. Więcej niż połowa z nich (56%) korzysta z wideo w komunikacji, a 55% używa audio. 

Pytanie brzmi, jakich narzędzi do komunikacji biznesowej naprawdę używają? 

Przeszukaliśmy internet w poszukiwaniu odpowiedzi. Oto pełna lista narzędzi, które znaleźliśmy: 

1. Guru — Najlepsza platforma intranetowa do zarządzania wiedzą i wyszukiwania AI w przedsiębiorstwie. 
2. Microsoft Teams — Najlepsze narzędzie do wideokonferencji dla Office365. 
3. Slack — Najlepsze oprogramowanie do czatu zespołowego i wiadomości dla komunikacji asynchronicznej. 
4. Trello — Najlepsze narzędzie do zarządzania projektami z wieloma opcjami widoku. 
5. Dropbox — Najlepsze rozwiązanie do przechowywania w chmurze do udostępniania i przechowywania plików i zdjęć w bezpiecznym miejscu. 
6. Zoom — Najlepsze narzędzie do wideokonferencji dla wszystkich potrzeb komunikacji zespołowej. 
7. Monday.com — Najlepsza platforma do współpracy przy budowaniu procesów. 
8. Microsoft SharePoint — Najlepsza internetowa platforma do współpracy, która integruje się z Microsoft 365.
9. Loom — Najlepszy bezpłatny rejestrator ekranu i przechwytywanie ekranu do łatwego udostępniania.  
10. Miro — Najlepsze wizualne miejsce pracy do zarządzania projektami, burzy mózgów i projektowania produktów. 
11. Notion — Najlepsza połączona przestrzeń robocza dla twoich dokumentów, wiki i projektów. 
12. Asana — Najlepsza platforma do zarządzania pracą w celu dbania o projekty i zadania online. 

Nie martw się, nie zostawimy cię z apetytem na więcej. 

W następnych akapitach omówimy każde narzędzie i opiszemy je, od tego, co robi, po kluczowe cechy i przypadki użycia. 

1. Guru

Guru to narzędzie do zarządzania bazą wiedzy i wyszukiwania w przedsiębiorstwie zasilane sztuczną inteligencją, które może uprościć przepływ pracy bez ciągłego przełączania się między aplikacjami. 

Z tym narzędziem intranetowym możesz stworzyć bazę dla swoich członków zespołu, pozwalając im uzyskać natychmiastowe odpowiedzi na wszystkie ich pytania. Guru łączy twoje aplikacje, dokumenty i czaty w jednym zaufanym źródle wiedzy, które może wykorzystać cała twoja firma. 

Dlaczego to jest dla ciebie niezwykle przydatne? 

Ponieważ twoi koledzy przestaną przełączać kontekst, gdy będą szukać danych klientów na przykład. Guru łatwo utrzyma ludzi w ich pracy, płynnie integrując się z istniejącymi narzędziami firmy. 

Co zyskujesz współpracując z Guru to centralna baza zasilana sztuczną inteligencją dla twojego zespołu, umożliwiająca inteligentniejszą współpracę i udostępnianie. 

“Najbardziej pomocne w Guru jest to, że wszystkie zatwierdzone materiały źródłowe są przechowywane w 1 miejscu, w jednej bibliotece zasobów roboczych. Korzyścią z Guru jest to, że mogę oznaczać i śledzić odpowiednie kolekcje mojej sekcji oraz być na bieżąco z wszelkimi dodatkami lub zmianami…” 

Czy wzbudziliśmy twoje zainteresowanie Guru? Dowiedz się więcej, sprawdzając ten film demo na żądanie. 

Najważniejsze cechy

• Dostosowywane pulpit: Każdy pracownik może spersonalizować swój pulpit za pomocą ogłoszeń, które go dotyczą, aby zapewnić im markowe doświadczenie. 
• Sugestie treści zasilane AI: Gdy pracownicy pracują, zaawansowany AI Guru oferuje przydatne informacje o projekcie, w który są aktualnie zaangażowani. 
• Synchronizacja HRIS: Aby zapewnić spójność informacji o pracownikach w całej firmie, użyj synchronizacji HRIS Guru do zaimportowania danych w jednym miejscu. 

Przypadki użycia

Guru jest dla zespołów każdej wielkości w branżach takich jak handel detaliczny, opieka zdrowotna, marketing, usługi informatyczne itp. 

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams, znane miejsce pracy do wideokonferencji oparte na czacie, jest idealne do współpracy w czasie rzeczywistym nad różnymi projektami. 

Ma niezbędne narzędzia do łączenia ludzi, takie jak udostępnianie plików, wiadomości biznesowe, a nawet emotikony. 

‍

Możesz wiele zrobić z Microsoft Teams. Masz spotkania online, funkcję, która pomaga członkom Twojego zespołu pracować z dowolnego miejsca, komunikować się twarzą w twarz i umożliwia elastyczne, hybrydowe miejsce pracy. 

Dzięki funkcjom takim jak PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard i notatki ze spotkań generowane przez AI, łatwiej jest osiągnąć więcej razem,

Jeśli nie jesteś wielkim fanem wideorozmów, zawsze możesz po prostu zadzwonić na zwykły telefon. MS Teams ma funkcje takie jak połączenia grupowe, poczta głosowa i przekazywanie połączeń, które ułatwiają komunikację w różnych urządzeniach. 

“Tworzenie grup, wewnętrzna dyskusja zespołowa, prywatne rozmowy, udostępnianie treści i monitorowanie tego to absolutna przyjemność. MS Teams to również przyjemność do używania, jest niezwykle proste i przyjazne dla użytkownika.” 

Najważniejsze cechy

• Natychmiastowe wiadomości: Dzięki MS Teams możesz bezpośrednio wysłać wiadomość członkowi zespołu lub skontaktować się z nim w dowolnym momencie, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla zespołów zdalnych. 
• Łączenie połączeń: Powiedzmy, że rozpocząłeś rozmowę z członkiem zespołu, ale potrzebujesz wyjaśnienia w sprawie czegoś od innego kolegi. Dzięki MS Teams łatwo jest przyciągnąć kogoś z funkcją łączenia. 
• Wydarzenia wirtualne: Czy chcesz zorganizować bezpieczne konferencje internetowe i seminaria internetowe? MS Teams może to łatwo zrealizować, ponieważ może pomieścić do 1 000 uczestników. 

Przypadki użycia

MS Teams jest odpowiedni dla zdalnych firm w wielu branżach, takich jak edukacja, opieka zdrowotna, handel detaliczny i produkcja. 

Najlepsze w tym narzędziu jest to, że integruje się z Guru, co pozwala pracownikom łatwo znaleźć wszystko, czego szukają. Zobacz, jak te dwa narzędzia współpracują tutaj. 

3. Slack

Każdy słyszał o Slacku; jeśli nie, to <em id="">nie robisz nic</em>. 

Jest to popularna platforma czatu zespołowego i wiadomości, która łączy cię z narzędziami i członkami, z którymi pracujesz na co dzień. 

Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, możesz wysyłać wiadomości ludziom w czacie grupowym lub wiadomościach bezpośrednich, a także rozmawiać z nimi, dzięki czemu Slack jest idealnym rozwiązaniem do komunikacji asynchronicznej. 

‍

Slack głównie działa przez kanały. Możesz tworzyć oddzielne kanały dla każdego tematu, projektu lub zespołu, czy to dla powitania nowych pracowników, czy do udostępniania memów.

W ten sposób utrzymujesz porządek w swojej pracy, upraszcza to twoje przepływy pracy i umożliwia skuteczną komunikację, co ułatwia monitorowanie postępów i pozostawanie na bieżąco z aktualizacjami. 

Dodatkowo Slack ma «huddles» (swoją terminologię na spotkania wideo), które pozwalają na natychmiastowe połączenie się przez audio lub wideo z kolegami w celu współpracy na żywo. 

“Możliwość szybkiego kontaktu z członkami zespołu, organizowania dyskusji i dzielenia się zabawnymi chwilami jak GIF-y i memy znacznie może poprawić pracę zespołową i uczynić atmosferę w pracy bardziej przyjemną.” 

Najważniejsze cechy

• Budowniczowie procesów: Z Slackiem prosto jest przekształcać codzienne, rutynowe zadania w zautomatyzowane przepływy pracy, nie wymagając umiejętności technicznych. 
• Udostępnianie plików: Slack ma współpracującą funkcję udostępniania plików i dokumentów, która pozwala na dodanie kontekstu do rozmów z dowolnego miejsca. 
• Udostępnianie wiedzy: Każdy członek zespołu może łatwo uzyskać dostęp do wspólnej wiedzy, co sprawia, że twoja firma pracuje mądrzej i szybciej. 

Przypadki użycia

Slack jest dla zespołów każdej wielkości i każdego działu, jak inżynieria, IT, sprzedaż i marketing. 

Uczyń swoją wiedzę bardziej dostępną dla swoich współpracowników, niezależnie od tego, gdzie pracujesz, z Guru + Slack. 

4. Trello

Trello — narzędzie do zarządzania projektami — ułatwia zespołom każdej wielkości tworzenie, przeglądanie i zarządzanie projektami, utrzymując wszystko w jednym miejscu. 

‍

Głównym celem Trello jest poprawa twojej produktywności. Jest intuicyjnym, prostym i elastycznym narzędziem współpracy, z tablicami, listami i kartami, które pozwala uzyskać jasny obraz tego, kto co robi. 

Uzyskując wyraźniejszy wgląd w to, co dzieje się z projektem w różnych etapach, lepiej zorganizujesz swoją pracę. Już nigdy nie przegapisz terminu, a twoi członkowie zespołu będą na bieżąco. 

Ponadto Trello organizuje spotkania, co pozwala członkom zespołu być bardziej produktywnymi i efektywnymi. 

“Trello jest idealne do zarządzania zadaniami i śledzenia postępu projektu. [...] Bardzo proste w użyciu i integracji z innymi aplikacjami.” 

Najważniejsze funkcje

• Szablony: Aby lepiej zarządzać projektami, możesz skorzystać z jednego z przetestowanych szablonów Trello, które możesz spersonalizować w mgnieniu oka. 
• Widoki: Trello oferuje wiele opcji wyświetlania projektów, w tym tablice, harmonogramy, kalendarze, pulpity, mapy i przestrzenie robocze. 
• Automatyzacja: Trello stosuje automatyzację bez kodu, która pomaga w tworzeniu reguł, przycisków i poleceń dla każdej akcji. 

Przykłady użycia

Trello ma wiele zastosowań, od wprowadzenia nowych pracowników po działanie jako centrum zasobów do burzy mózgów. 

Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie wiedzą (bez ciągłego przełączania aplikacji) i śledzić postęp swojego projektu, wiesz, co robić. 

Zintegruj Guru z Trello, aby uzyskać zupełnie nowe doświadczenie efektywności.

5. Dropbox

Dropbox to bezpieczne przechowywanie w chmurze dla osób prywatnych i organizacji każdej wielkości. Tutaj każdy może przechowywać swoje pliki i mieć je w jednym miejscu, co zwiększa wydajność pracy i pozwala zespołom być w syncu przy projektach. 

‍

Dropbox ułatwia organizację twoich plików i zdjęć. Ty i osoba, której udzielisz uprawnienia, możecie uzyskać dostęp do przechowywania gdziekolwiek i kiedykolwiek potrzebujesz, czy to na urządzeniach mobilnych, w sieci, czy w wersji desktopowej. 

Tak długo, jak masz połączenie z Internetem, możesz działać. 

Jak dzielisz się plikami na Dropboxie, możesz zapytać? Cóż, to naprawdę dość proste. Za pomocą jednego linku możesz dzielić się plikami i zdjęciami, niezależnie od tego, jak duży lub mały jest dokument. Możesz nawet edytować pliki PDF lub używać narzędzi wideo do stworzenia efektywnego procesu zatwierdzania i opinii. 

“Dropbox jest przyjazny dla użytkownika dzięki swojemu interfejsowi i prostemu działaniu. Przesyłanie, pobieranie i zarządzanie plikami może być dla każdego osobą prostą.” 

Najważniejsze funkcje

• Dropbox Dash: Chociaż jest jeszcze w wersji beta, ta funkcjonalność pomaga organizować, znajdować i dzielić się plikami w jednym miejscu. I używaj narzędzia wyszukiwania AI, aby łatwo znaleźć kluczowe informacje. 
• Aplikacja mobilna: Ta platforma współpracy jest idealna dla tych, którzy są w ciągłym ruchu, ponieważ pozwala uzyskać dostęp do Dropboxa z dowolnego miejsca. Jest dostępna zarówno dla iOS, jak i Androida.  
• Dropbox Replay: Dropbox pozwala szybciej przeglądać i zatwierdzać filmy lub inne kreatywne projekty, co pozwala twojemu zespołowi współpracować nad różnymi projektami w jednym narzędziu. 

Przykłady użycia

Dropbox jest odpowiedni dla działów sprzedaży, marketingu, HR i IT w wielu branżach, takich jak budownictwo, technologia, edukacja itd. 

Chcesz poprawić swoje przepływy pracy i szybciej znaleźć potrzebne odpowiedzi? Zatem zintegruj Dropbox z Guru i doświadcz nowego świata innowacji. 

6. Zoom

Zoom to popularne narzędzie do wideokonferencji, spełniające potrzeby komunikacyjne każdego zespołu. Na jednej platformie znajdują się funkcje współpracy, takie jak spotkania, czat zespołowy, poczta i kalendarz oraz harmonogram — wszystko to, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników i produktywność. 

Zoom jest szeroko stosowany wśród narzędzi do wideokonferencji, co stanowi dobry sposób na poprawę komunikacji wśród pracowników i poprawę wyników spotkań. Z narzędziem tym możesz współpracować z kolegami na różnych urządzeniach i w różnych lokalizacjach, a także dzielić się swoim ekranem i pisać na tablicach. 

Ale to nie wszystko, co oferuje Zoom. 

To rozwiązanie ma również zintegrowaną wiadomości błyskawiczne, co pozwala połączyć twoje zespoły i sprawić, że praca stanie się bardziej efektywna. 

“Zoom jest nadal nowy dla wielu ludzi, ale dostosował funkcje, które są potrzebne do uczynić spotkanie [świetnym]. Jedną z najlepszych cech Zoomu jest to, że świetnie działa nawet przy niskiej przepustowości Internetu.” 

Najważniejsze funkcje

• Zoom Mail: Czy często masz napięty harmonogram i nie wiesz, jak śledzić swoje spotkania? Dzięki Zoom Mail i kalendarzowi możesz scalić swoją ważną komunikację w jednym miejscu. 
• Zoom Scheduler: Łatwo umawiaj spotkania za pomocą tej funkcji, która oszczędza czas i problemy związane z obsługą wielu żądań. 
• Zoom Docs: Zoom ma modułowe, zasilane AI miejsce pracy, które można wykorzystać do skutecznej hybrydowej współpracy. To miejsce, gdzie możesz łatwo dzielić się informacjami w czasie rzeczywistym. 

Przykłady użycia

Zoom jest narzędziem dla małych i średnich firm, ale także dla dużych przedsiębiorstw w różnych branżach, w tym rządowych, opieki zdrowotnej, produkcji i handlu detalicznym. 

Przekaż swoją zbiorową wiedzę bezpośrednio do Zoomu, używając Guru. To zrewolucjonizuje sposób, w jaki współpracujesz ze swoimi zespołami i umożliwi lepszą ogólną efektywność. 

7. Monday.com

Nazwa tego narzędzia może cię zniechęcać na początku, ale to w rzeczywistości całkiem dobre rozwiązanie do zarządzania każdym aspektem pracy, od zarządzania projektami po alokację zasobów. 

Kiedy używasz Monday.com, to jak zabawa z Lego. Masz łatwe w użyciu klocki, takie jak integracje i automatyzacje, aby zbudować swój przepływ pracy. 

To elastyczne narzędzie, które daje ci wszystko, czego potrzebujesz, aby dostosować projekt tak, jak Ci się podoba, dostosowane do twojego przypadku użycia i wielkości firmy. Ponadto, rozwija się wraz z twoim biznesem, więc nigdy nie zostaniesz w tyle za swoją konkurencją.  

“Używałem tego przez około 5 – 6 lat i to zaoszczędziło mi wiele czasu i zajęło się wieloma manualnymi procesami administracyjnymi. Automatyzacja jest naprawdę elastyczna, a możliwość uchwycenia nowych żądań za pomocą ich formularzy [...] to ogromna oszczędność czasu.” 

Najważniejsze funkcje

• Zarządzanie zadaniami: To narzędzie pozwala przypisać odpowiedzialność, ustalać terminy i łatwo zarządzać zadaniami, z wieloma opcjami wyświetlania, takimi jak kanban, wykresy Gantta i pulpity.  
• Zarządzanie projektami: Monday.com skupia się na zarządzaniu projektami i zapewnieniu, że twój zespół kończy je na czas. Dzięki tej wydajnej platformie łatwo ustalaisz cele i poruszasz się po projektach od początku do końca. 
• Zarządzanie zasobami: Każdy projekt potrzebuje starannej alokacji zasobów; Monday.com zapewnia, że zasoby trafiają we właściwe miejsce, aby zmaksymalizować wydajność. 

Przykłady użycia

Monday.com jest dla zespołów marketingowych, sprzedażowych, rozwoju produktu i HR, niezależnie od wielkości i branży. 

Przekaż swoje zasoby do Monday.com, integrując je z Guru. Umożliwisz lepszą współpracę, a twoje zespoły będą szczęśliwsze, gdy dostaną to, czego pragną, na wyciągnięcie ręki. 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint to platforma współpracy, która usprawnia pracę zespołową, umożliwiając firmom łatwe i bezpieczne udostępnianie plików. 

To miejsce, w którym możesz współpracować, komunikować się, synchronizować i kontrolować swoją zawartość, pozwalając na udostępnianie plików, danych, wiadomości i zasobów w całej firmie, na każdym urządzeniu. 

Ponadto to oprogramowanie do komunikacji biznesowej pozwala dostosować usługi do wszystkich twoich potrzeb biznesowych, dzięki czemu zobaczysz tylko to, co naprawdę ma dla ciebie znaczenie.

Microsoft SharePoint to narzędzie oparte na chmurze, więc zamiast instalować je na miejscu, możesz subskrybować Microsoft 365 lub samodzielną usługę. 

“Najbardziej pomocne w Microsoft SharePoint jest to, że masz dostęp do wszystkich pliki związane z pracą w jednym miejscu! Możesz uzyskać do nich dostęp z różnych komputerów, telefonów lub tabletów, a informacje są zawsze obecne.” 

Najważniejsze funkcje

• Strony intranetowe: Korzystając z niestandardowych metadanych, SharePoint może bardziej efektywnie organizować i celować w treść, co oznacza, że dotrze szybciej do twojej grupy docelowej. 
• Zarządzanie plikami: SharePoint został zaprojektowany do zarządzania plikami, a to robi najlepiej, pozwalając łatwo je udostępniać. Masz wiele poziomów uprawnień, które chronią twoje dokumenty. 
• Tworzenie treści: To narzędzie nie tylko zarządza twoimi plikami, ale także pomaga w tworzeniu różnych rodzajów wiadomości, ogłoszeń i stron markowych. 

Przykłady użycia

Microsoft SharePoint jest odpowiedni dla firm każdej wielkości z różnych branż. 

A SharePoint integruje się z Guru! Korzystając z obu, usprawnisz swoje przepływy pracy i zdobędziesz wiedzę, gdy tylko najbardziej jej potrzebujesz, bez zbędnych problemów. 

9. Loom

Wbrew powszechnemu przekonaniu Loom nie jest urządzeniem do tkania materiałów, ale darmowym rejestratorem ekranu dla PC lub Mac. To bardzo przydatna platforma komunikacyjna do pracy asynchronicznej. 

Jest niezwykle łatwy w użyciu. Za pomocą jednego przycisku możesz nagrywać swój ekran i kamerę, korzystając z rozszerzenia Chrome Loom, aplikacji desktopowej lub mobilnej. 

Ponadto łatwo jest uzyskać idealny ujęcie i edytować wideo. Zamiast nagrywać wideo od nowa, możesz przewinąć i przyciąć niepotrzebne słowa lub irytujący hałas w tle. 

“Jest bardzo łatwy w użyciu. Loom pomógł nam przenieść nasze procesy na zupełnie nowy poziom. Nie wiem, co bym bez Loom zrobił, ponieważ bez niego nie byłbym bliski takiej produktywności.” 

Najważniejsze funkcje

• Loom AI: Nowe przepływy pracy Loom AI pomagają ci łatwo pisać dokumenty lub wysyłać wiadomość; zamieniają nawet twoje filmy na tekst. 
• Komentarze i opinie: Jeśli chcesz wyrazić uznanie, możesz łatwo dodać emotikony, komentarze i zadania bezpośrednio w wiadomości wideo. 
• Transkrypty: Język nie stanowi przeszkody dla Loom. Umożliwia szybsze przekazywanie swoich myśli dzięki podpisom i transkryptom w ponad 50 językach. 

Przykłady użycia

Loom jest darmowy dla każdego, kto chce z niego korzystać. Jest bardzo przydatny dla zespołów marketingowych, sprzedażowych, inżynieryjnych i projektowych. 

Chcesz tworzyć lepsze filmy? Zintegruj Guru z Loom i uzyskaj natychmiastowe odpowiedzi na wszystkie swoje pytania, bez potrzeby przełączania aplikacji. 

10. Miro

Miro oferuje wizualne miejsce pracy i narzędzie do współpracy, w którym zespoły wszelkiej wielkości mogą burzyć nowe pomysły, wprowadzać je w życie i wspólnie budować innowacyjne rozwiązania. 

Ponieważ jest wizualnym miejscem pracy, łatwiej jest zobaczyć swoje pomysły za pomocą map myśli, retrospektyw i diagramów technicznych. Dodatkowo, gdy tylko spojrzysz na tablicę, możesz zobaczyć swoich współpracowników przemieszczających się w postaci kursorów z ich nazwiskami. 

W ten sposób możesz zobaczyć, kto wniósł pomysł lub kto pozostawił komentarz na coś. 

“Miro to potężne narzędzie wizualizacji do wykorzystania przy angażowaniu interesariuszy podczas spotkań online. Było łatwe w użyciu i [...] interesariusze są zaskoczeni, jak angażująca i wizualna może być dyskusja online [może] być.” 

Najważniejsze funkcje

• Warsztaty: Z Miro możesz tworzyć warsztaty i prezentacje, które dają twojemu zespołowi zastrzyk energii, angażując ich w prezentację. 
• Zarządzanie projektami: Miro ułatwia wizualizację twoich projektów, pozwalając zobaczyć związki między zadaniami przez kanbany, karty i diagramy. 
• Diagramowanie: Potężne diagramy Miro pomagają członkom zespołu wspólnie budować następne projekty, a jednocześnie zrozumieć, co się dzieje. 

Przykłady użycia

Miro jest idealne dla wielu zespołów, w tym zespołów inżynieryjnych, IT, UX, marketingowych, sprzedażowych itp. 

Aby ułatwić śledzenie twoich projektów, zintegrować Miro z Guru. Razem zyskasz moc i kontrolę, aby przynieść swoją wiedzę, gdziekolwiek idziesz, co umożliwi lepszą współpracę. 

11. Notion

Jeśli nie masz pomysłu na to, które oprogramowanie komunikacyjne wybrać, może to ci się spodoba. Notion to powiązane miejsce pracy, które pozwala zespołom tworzyć wiki, dokumenty i projekty, ale także robić notatki i zarządzać zadaniami. 

Krótko mówiąc, Notion organizuje twoją pracę z jednego centralnego miejsca. 

Obecnie Notion jest także napędzane przez sztuczną inteligencję, co oznacza, że będziesz mieć asystenta AI, który pomoże ci uzyskać odpowiedzi w kilka sekund, automatycznie wypełniać tabele, gdy coś jest niejasne, oraz pisać lepiej. 

“Notion to bardzo potężna aplikacja do robienia notatek z tak wieloma cudownymi funkcjami. Podstawy robienia notatek i tworzenia stron są intuicyjne. To zaawansowane funkcje wymagają więcej czasu na opanowanie.” 

Najważniejsze funkcje

• Robienie notatek: Notion ułatwia robienie notatek ze spotkań, co umożliwia angażowanie członków zespołu na jednej stronie. 
• Wiki: Zmęczony nieuporządkowanymi przestrzeniami? Notion centralizuje całą twoją wiedzę, od wytycznych dotyczących marki po najlepsze praktyki, w jedynym miejscu. 
• Zarządzanie projektami: Dzięki Notion możesz łatwo zarządzać swoimi projektami od początku do końca, minimalizując przełączanie kontekstu. 

Przykłady użycia

Notion to rozwiązanie dla przedsiębiorstw, małych firm i do użytku osobistego. 

Uzyskaj odpowiedzi, których szukasz w ciągu kilku sekund, integrując Notion z Guru. Dzięki połączeniu obydwu możesz uprościć operacje biznesowe i ułatwić organizację swojej pracy. 

12. Asana

Ostatnia w naszej liście, ale z pewnością warta twojego czasu i uwagi, jest Asana, narzędzie do zarządzania pracą, z którego zespoły mogą korzystać do uproszczenia projektów i zadań online. 

Od codziennych zadań po strategiczne inicjatywy, Asana jest idealnym narzędziem do przyspieszania projektów, wprowadzania jasności w zadaniach i osiągania celów. 

To skalowalne i elastyczne rozwiązanie z funkcjami takimi jak widoki projektów, aktualizacje statusu, pola niestandardowe, pulpit nawigacyjny do raportowania i wiele innych. 

“Asana jest tak łatwa w użyciu — możesz od razu zacząć i mieć bardzo zorganizowaną listę zadań lub projekt z niewielkim wysiłkiem.”

Najważniejsze funkcje

• Śledzenie czasu: Ile czasu ty spędzasz na swojej pracy? Jeśli nie wiesz, Asana może pomóc ci odrzucić domysły i zmierzyć dokładnie, ile czasu zajmuje zadanie. 
• Aktualizacje statusu: Asana ma oszczędzające czas automatyzacje, które pozwala ci zobaczyć swój postęp, ale również otrzymywać przypomnienia, gdy coś się zmienia lub jest zrobione. 
• Pulpity nawigacyjne raportów: Pozostań na bieżąco, wizualizując swoje dane w czasie rzeczywistym. Tworzenie pulpitów nawigacyjnych i raportów zajmuje tylko kilka kliknięć, aby znaleźć nowe możliwości lub przeszkody. 

Przykłady użycia

Asana jest odpowiednia dla zespołów w operacjach, marketingu i IT. 

Ciekawi cię, czy Asana integruje się z Guru? Oto odpowiedź: tak! Zobacz, jak te dwa narzędzia współpracują, aby przynieść ci nowy poziom wydajności i innowacji tutaj.

Jakie są korzyści z używania oprogramowania komunikacyjnego w biznesie?

Komunikacja jest kluczowa dla każdego biznesu, który chce poprawić ogólną wydajność swoich zespołów i zaoszczędzić czas, który zwykle marnuje się na kontaktowanie się z kimś w prostej sprawie. 

Dodatkowo wielu pracowników spędza obecnie dni przed ekranem. Szesnaście procent ludzi spędza 21 do 25 godzin tygodniowo na aplikacjach do komunikacji; średnio około pięciu godzin dziennie.

Ale jakie są dokładnie zalety oprogramowania komunikacyjnego? Zobaczmy: 

• Buduje zaufanie: Wiesz, jak trudno jest utrzymać wszystkich na tej samej stronie w przypadku projektu. Twój programista wie, że projekt jest w tym stanie, podczas gdy twój pisarz sądzi, że jest zakończony. Dzięki ciągłej komunikacji z sobą członkowie zespołu zawsze wiedzą, co jest co, co pozwala im również zawiązywać więzi i budować zaufanie. 
• Zwiększa wydajność: Kiedy ludzie czują się wysłuchani, doceniani i pielęgnowani (a rozwijają się w przyjaznej społeczności), będą szczęśliwsi. Szczęśliwsi pracownicy będą pracować ciężej i będą bardziej wydajni. Dlatego platformy komunikacyjne ułatwiają nawiązywanie kontaktów z innymi i łagodzą poczucie izolacji. 
• Poprawia wskaźniki zatrzymywania: Zaangażowanie i zatrzymywanie pracowników jest kluczowe dla utrzymania zdrowej kultury workplace. Ludzie, którzy aktywnie rozmawiają ze sobą, stają się bardziej zaangażowani w firmę i będą czuli się bardziej zobowiązani do pozostania w tej firmie, zamiast ją opuścić. 
• Redukuje nieporozumienia: Ile razy nie zrozumiałeś czegoś i doprowadziło to do bardzo kosztownego błędu? Prawdopodobnie nie tak często, ale wystarczająco często, aby zrozumieć znaczenie właściwej komunikacji. Dzięki dobrej platformie komunikacyjnej możesz uniknąć tworzenia silosów w pracy i zmniejszyć zamęt oraz frustrację. 
• Rozwija szczerą komunikację: Trudno jest powiedzieć komuś prawdę i składać uczciwe opinie, gdy nie ufasz drugiej osobie. Ta niechęć może wystąpić, ponieważ masz mało rozmów z pracownikami i nie czują się skłonni powiedzieć ci, co jest nie tak. Regularne spotkania i częsty kontakt z rówieśnikami spowodują, że ludzie będą się bardziej otwierać i czuć się komfortowo w dzieleniu się swoimi myślami. 

Dobrze, korzyści brzmią bardzo dobrze. Ale jak wybrać odpowiednie narzędzie, które może umożliwić wszystkie te zalety? 

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do komunikacji w Twojej firmie

Jak wybierasz odpowiednie oprogramowanie komunikacyjne dla swoich specyficznych potrzeb i preferencji? Łatwo! Wybierając narzędzie, zwróć uwagę na następujące kryteria: 

• Interfejs przyjazny dla użytkownika: Twój zespół może mieć użytkowników nietechnicznych, którzy nie wiedzą, jak korzystać z niektórego oprogramowania. Jeśli platforma komunikacyjna, którą wybierasz, jest trudna do nauki, unikaj jej. Zamiast tego, wybierz intuicyjne narzędzie, abyłatwiej było członkom komunikować, czego potrzebują. 
• Integracje: Wybrana przez ciebie platforma komunikacyjna powinna integrować się z twoimi istniejącymi narzędziami, abyś nie musiał ciągle przełączać się między aplikacjami, gdy chcesz coś zapytać. Ponadto zapewnia spójny przepływ pracy, co oszczędza czas i zmniejsza błędy. 
• Przydatność: Zasadniczo twoje narzędzie powinno być łatwe w użyciu, ponieważ chcesz, aby twoi pracownicy rzeczywiście z niego korzystali do komunikacji. Dlatego powinno mieć funkcje (takie jak te wcześniej omówione), które ułatwiają przekazanie twojego zdania. Ponadto wybierz narzędzie, które ma samouczki i przewodniki po szkoleniu, aby nauczyć pracowników właściwego korzystania z rozwiązania. 
• Ceny: Nie będę kłamać, niektóre narzędzia komunikacyjne dla biznesu są drogie, a nawet jeśli są darmowe, mogą nie oferować wszystkich możliwości, których potrzebujesz do uproszczenia swoich operacji. Szukaj narzędzi, które pasują do twojego budżetu i potrzeb; większość ma miesięczne plany, które są bardzo przystępne dla różnych rodzajów przedsiębiorstw. 
• Bezpieczeństwo danych i zgodność: Komunikowanie się może przynieść korzyści twojemu biznesowi, ale wiąże się z ryzykiem bezpieczeństwa, jeśli w grę wchodzą dane wrażliwe. Upewnij się, że wybrane przez ciebie narzędzie ma solidne funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie end-to-end oraz zgodność z normami branżowymi (RODO, HIPAA itp.). 
• Skalowalność i elastyczność: To bardzo ważne, ponieważ może uratować lub zrujnować twoją firmę. Oprogramowanie komunikacyjne, które wybierasz, powinno się dostosowywać do rozwoju twojej firmy (a ona niewątpliwie będzie się rozwijać). Jeśli nie może zaspokoić Twoich zmieniających się potrzeb lub umożliwić dodawanie i usuwanie funkcji w miarę potrzeb, to nie jest to odpowiedni wybór. 

Nie skończyliśmy jeszcze – istnieje wiele różnych platform komunikacyjnych dla różnych przypadków użycia, takich jak wewnętrzna komunikacja, wideokonferencje, zarządzanie projektami, wiadomości błyskawiczne, przechowywanie dokumentów oraz nowoczesny intranet. 

Teraz skończyliśmy! 

Najważniejsze

Czy ułatwiliśmy wybór najlepszego oprogramowania do komunikacji biznesowej w odniesieniu do twoich specyficznych potrzeb? Mamy nadzieję, że tak – ten przewodnik zawiera wszystkie wskazówki i wiedzę, których potrzebujesz, aby w końcu podjąć decyzję. 

Jeśli już wybrałeś narzędzie, którym jest Guru, masz szczęście. Zarejestruj się już dziś w Guru i odkryj nowy sposób na osiągnięcie wydajności. 

‍