Interne Kommunikationswerkzeuge sind in jedem Unternehmen zur Norm geworden, da sie die Produktivität und Kommunikation unter den Mitarbeitern verbessern. Aber wie wissen Sie, welches Werkzeug das richtige für Ihre spezifischen Bedürfnisse ist? 

Jeden Tag entfernen wir uns weiter von der Zeit, als man zu einem Bürokollegen gehen musste, um etwas zu fragen. Heutzutage springen Sie einfach auf einen Anruf mit ihnen oder senden ihnen eine Nachricht in ihre DMs, egal wo sie sind. 

Aber wie wissen Sie, welches die beste Software für die Geschäftskommunikation für Ihre aktuellen Bedürfnisse ist? Besonders jetzt, da sich der Markt für Kommunikationssoftware auf cloudbasierte Software verlagert und erwartet wird, $3,1 Milliarden bis 2030 zu erreichen.

Übersetzung: Immer mehr Kommunikationssoftware wird auf dem Markt erscheinen, wodurch Ihre Auswahl schwieriger wird.

Keine Sorge; dafür ist dieser Leitfaden da. 

Hier erfahren Sie, was Software für die Geschäftskommunikation ist, ihre Vorteile, die 12 besten Optionen und wie Sie das richtige Werkzeug auswählen. 

Haftungsausschluss: Dieser Blogbeitrag wurde zuletzt am 6. Juni 2024 aktualisiert.

Was ist Software für die Geschäftskommunikation?

Software für die Geschäftskommunikation bezieht sich auf eine Plattform oder mobile Anwendung, die externe und interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht. 

Kurz gesagt, das Werkzeug (ob es sich um eine Messaging-App oder eine Videokonferenzplattform handelt) hilft Ihren Mitarbeitern, Nachrichten an ihre Teamkollegen zu senden und online Videoanrufe zu tätigen, ohne sich persönlich zu treffen. 

Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Ideen einfach zu brainstormen und Feedback auszutauschen, wodurch sie Zeit sparen, indem sie sofort mit Kollegen Kontakt aufnehmen können. Darüber hinaus haben viele interne Kommunikationswerkzeuge Funktionen zur Projektverwaltung und Dateifreigabe, die es den Menschen erleichtern, zusammenzuarbeiten. 

Diese Lösungen sind ideal für Remote- oder Hybridteams und insbesondere nützlich für asynchrone Kommunikation. 

Welche Funktionen sollten Sie bei der Suche nach der besten Option für Ihr Unternehmen im Auge behalten? 

Nun, lassen Sie uns das herausfinden! 

Welche Funktionen Sie bei Unternehmenskommunikationssoftware beachten sollten

Software für die Unternehmenskommunikation bietet viele Funktionen, die auf dem Papier nützlich erscheinen mögen, aber benötigt Ihr Unternehmen sie wirklich? 

Nach unserer Expertenmeinung sollte das richtige Kommunikationswerkzeug diese Funktionen haben: 

• Bildschirmfreigabe: Dies ist eine großartige Funktion, um Ihre Punkte zu erklären und zu zeigen, woran Sie mit Ihren Kunden gearbeitet haben. Statt dass sie versuchen, zu verstehen, was Sie sagen, können Sie ihnen die Daten mit einem einzigen Knopfdruck zeigen, was die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. 
• Messaging: Es gibt viele Menschen, die Messaging anstelle von Anrufen lieben, da es einfacher ist, eine Nachricht zu senden, als zu versuchen, jemanden zu erreichen, der beschäftigt ist. Ein gutes Kommunikationswerkzeug hat Direktnachrichten, private und Gruppen-Chats, offene Foren und Threads, in denen Sie alles diskutieren können. Die meisten Softwareprogramme erlauben es sogar, Dateien hochzuladen und zu teilen. 
• Videotelefonie: Videotelefonie ist sehr nützlich für Remote-Teams, die sich nicht persönlich treffen, aber auch für Treffen mit Kunden aus verschiedenen Teilen der Welt. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Werkzeug mit hochwertigen Videoanrufen wählen, da Sie nicht mit einem körnigen und niedrigquali- tätigen Feed enden wollen. 
• Benachrichtigungen und Alarme: Eine weitere wichtige Funktion ist die Fähigkeit des Werkzeugs, Sie zu benachrichtigen, wann immer jemand eine Änderung vornimmt oder wann immer Sie eine Nachricht erhalten, natürlich. Darüber hinaus sollte das Werkzeug es Ihnen ermöglichen, Ihre Präferenzen zu aktualisieren (z. B. wie oft Sie Benachrichtigungen erhalten möchten), damit Sie das Geplapper minimieren und sich nur auf das konzentrieren, was für Sie wichtig ist. 

Vergessen Sie nicht die Integrationen — sie sind entscheidend für die Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe und erleichtern die Suche nach Informationen und das Teilen von Dateien in Ihrem Unternehmen.

Damit gesagt, werfen wir einen Blick auf einige der besten Softwarelösungen für die Geschäftskommunikation. 

Was sind einige der besten Softwarewerkzeuge für die Geschäftskommunikation?

Hier wird es interessant. Laut einer Studie ist digitale Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des typischen Arbeitstags vieler Arbeitnehmer. Mehr als die Hälfte von ihnen (56%) benutzen Video für ihre Kommunikation, während 55% Audio verwenden. 

Die Frage ist, welche Werkzeuge für die Geschäftskommunikation verwenden sie tatsächlich? 

Wir haben das Internet von vorne bis hinten durchforstet, um eine Antwort zu finden. Hier ist die vollständige Liste der Werkzeuge, die wir gefunden haben: 

1. Guru — Beste Intranet-Plattform zur Wissensverwaltung und für die KI-Suche in Unternehmen. 
2. Microsoft Teams — Beste Videokonferenzlösung für Office365. 
3. Slack — Beste Teamchat- und Messaging-Software für asynchrone Kommunikation. 
4. Trello — Beste Projektmanagementsoftware mit mehreren Ansichtsmöglichkeiten. 
5. Dropbox — Beste Cloud-Speicherlösung zum Teilen und Aufbewahren von Dateien und Fotos. 
6. Zoom — Beste Videokonferenzsoftware für alle Kommunikationsbedürfnisse des Teams. 
7. Monday.com — Beste Plattform zur Zusammenarbeit beim Aufbau von Workflows. 
8. Microsoft SharePoint — Beste webbasierte Plattform zur Zusammenarbeit, die sich mit Microsoft 365 integriert.
9. Loom — Beste kostenlose Bildschirmaufnahme- und Screenshot-Software zum einfachen Teilen.  
10. Miro — Beste visuelle Arbeitsumgebung zum Verwalten von Projekten, Brainstorming und Produktgestaltung. 
11. Notion — Beste verbundene Arbeitsumgebung für Ihre Docs, Wikis und Projekte. 
12. Asana — Beste Plattform zur Arbeitsverwaltung für die Online-Bearbeitung von Projekten und Aufgaben. 

Keine Sorge, wir werden Sie nicht nach mehr verlangen lassen. 

In den folgenden Absätzen werden wir jedes Werkzeug durchgehen und es beschreiben, von dem, was es tut, bis hin zu den wichtigsten Funktionen und Anwendungsszenarien. 

1. Guru

Guru ist ein Wissensmanagement- und KI-gestütztes Suchwerkzeug für Unternehmen, das dazu in der Lage ist, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. 

Mit diesem Intranet-Werkzeug können Sie eine Basis für Ihre Teammitglieder schaffen, die es ihnen ermöglicht, sofort Antworten auf alle ihre Fragen zu erhalten. Guru verbindet Ihre Apps, Dokumente und Chats in einer einzigen vertrauenswürdigen Quelle der Wahrheit, die das gesamte Unternehmen nutzen kann. 

Warum ist das super hilfreich für Sie? 

Weil Ihre Teamkollegen nicht mehr den Kontext wechseln müssen, wann immer sie nach Kundendaten suchen müssen, zum Beispiel. Guru wird es den Menschen erleichtern, in ihren Arbeitsabläufen zu bleiben, indem es sich nahtlos in die bestehenden Werkzeuge des Unternehmens integriert. 

Was Sie erhalten, wenn Sie sich mit Guru zusammenschließen, ist eine KI-gestützte zentrale Basis für Ihr Team, die intelligenteres Zusammenarbeiten und Teilen ermöglicht. 

“Das Hilfreichste an Guru ist, dass all genehmigten Ressourcenmaterialien an einem Ort aufbewahrt werden, eine Bibliothek für Arbeitsressourcen. Der Vorteil von Guru ist, dass ich die entsprechenden Sammlungen meiner Abteilung favorisieren und verfolgen und über Ergänzungen oder Änderungen auf dem Laufenden bleiben kann…” 

Hat Guru Ihr Interesse geweckt? Erfahren Sie mehr, indem Sie sich dieses On-Demand-Demovideo ansehen. 

Topfunktionen

• Anpassbares Dashboard: Jeder Mitarbeiter kann sein Dashboard mit den für ihn relevanten Ankündigungen personalisieren, um ihm ein markenspezifisches Erlebnis zu bieten. 
• KI-gestützte Inhaltsvorschläge: Während die Mitarbeiter arbeiten, bietet Gurus fortschrittliche KI nützliche Informationen basierend auf dem Projekt, an dem sie gerade arbeiten. 
• HRIS-Synchronisierung: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinformationen einheitlich sind, verwenden Sie Gurus HRIS-Synchronisierung, um Ihre Daten an einem einzigen Ort zu importieren. 

Anwendungsfälle

Guru ist für Teams jeder Größe in Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen, Marketing, IT-Dienstleistungen usw. 

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams, ein bekanntes Videokonferenz- und chatbasiertes Arbeitsumfeld, eignet sich perfekt, um Menschen in Echtzeit bei verschiedenen Projekten zusammenarbeiten zu lassen. 

Es bietet die notwendigen Werkzeuge, um Menschen zusammenzubringen, wie Dateifreigabe, Geschäftsnachrichten und sogar Emojis. 

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Mit Microsoft Teams können Sie eine Menge machen. Sie haben Online-Meetings, eine Funktion, die es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, von überall aus zu arbeiten, von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren und eine flexible, hybride Arbeitsumgebung zu ermöglichen. 

Mit Funktionen wie PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard und KI-generierten Besprechungsnotizen ist es einfacher, gemeinsam mehr zu erreichen,

Wenn Sie kein großer Fan von Videoanrufen sind, können Sie sich immer für einen regulären Anruf entscheiden. MS Teams verfügt über Funktionen wie Gruppenanrufe, Voicemail und Anrufweiterleitungen, die die Kommunikation über Geräte hinweg erleichtern. 

“Gruppenerstellung, interne Teamdiskussion, private Gespräche, Teilen von Inhalten und Nachverfolgen davon ist ein absoluter Genuss. MS Teams ist auch ein Genuss zu verwenden, es ist extrem einfach und benutzerfreundlich.” 

Topfunktionen

• Instant Messaging: Mit MS Teams können Sie ein Teammitglied direkt anschreiben oder spontan mit ihm telefonieren, was es zu einer idealen Lösung für Remote-Teams macht. 
• Anrufe zusammenführen: Angenommen, Sie haben ein Gespräch mit einem Teammitglied begonnen, aber Sie benötigen Klärung zu etwas von einem anderen Kollegen. Mit MS Teams ist es einfach, jemanden mit der Zusammenführungsfunktion zu helfen. 
• Virtuelle Veranstaltungen: Möchten Sie sichere Webkonferenzen und -webinare veranstalten? MS Teams kann das einfach ermöglichen, da es bis zu 1.000 Teilnehmer hosten kann. 

Anwendungsfälle

MS Teams ist für Remote-geschäfte in vielen Branchen geeignet, wie Bildung, Gesundheitswesen, Einzelhandel und Fertigung. 

Der beste Teil dieses Werkzeugs ist, dass es mit Guru integriert, sodass Mitarbeiter alles, wonach sie suchen, leicht finden können. Sehen Sie, wie die beiden hier zusammenarbeiten. 

3. Slack

Jeder hat schon von Slack gehört; wenn nicht, sind Sie slackend. 

Es ist eine beliebte Plattform für Team-Chat und Messaging, die Sie mit den Tools und Mitgliedern verbindet, mit denen Sie täglich arbeiten. 

Egal, wo Sie sind, Sie können Menschen in einem Gruppenchat oder in Direktnachrichten anschreiben und anrufen, was Slack zu einer perfekten Option für asynchrone Kommunikation macht. 

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Slack funktioniert hauptsächlich über Kanäle. Sie können separate Kanäle für jedes Thema, Projekt oder Team erstellen, egal ob es um die Begrüßung neuer Mitarbeiter oder das Teilen von Memes geht.

Auf diese Weise halten Sie Ihre Arbeit organisiert, optimieren Ihre Arbeitsabläufe und ermöglichen eine effektive Kommunikation, was es einfacher macht, den Fortschritt zu verfolgen und über Neuigkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. 

Außerdem hat Slack „Huddles“ (seinen Begriff für Videomeetings), durch die Sie sofort über Audio oder Video mit Kollegen für eine Live-Zusammenarbeit in Verbindung treten können. 

“Die Möglichkeit, schnell Teammitglieder zu kontaktieren, Gespräche zu organisieren und Spaßmomente wie GIFs und Memes zu teilen, kann die Teamarbeit definitiv verbessern und das Arbeitsumfeld angenehmer gestalten.” 

Topfunktionen

• Workflow-Ersteller: Mit Slack ist es einfach, alltägliche, banale Aufgaben in automatisierte Workflows umzuwandeln, ohne technische Fähigkeiten zu benötigen. 
• Dateifreigabe: Slack bietet kollaborative Datei- und Dokumentenfreigabe, die es Ihnen ermöglicht, den Gesprächen von überall Kontext hinzuzufügen. 
• Wissensaustausch: Jedes Teammitglied kann leicht auf das gemeinsame Wissen zugreifen, was Ihr Unternehmen intelligenter und schneller arbeiten lässt. 

Anwendungsfälle

Slack ist für Teams jeder Größe und aus jedem Bereich, wie Ingenieurwesen, IT, Vertrieb und Marketing. 

Mach dein Wissen für deine Teamkollegen zugänglicher, egal wo du arbeitest, mit Guru + Slack. 

4. Trello

Trello - ein Projektmanagement-Tool - erleichtert es Teams aller Größen, Projekte zu erstellen, zu betrachten und zu verwalten und alles an einem Ort zu halten. 

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Trellos Hauptfokus liegt auf der Verbesserung deiner Produktivität. Es ist ein intuitives, einfaches und flexibles Kollaborationstool mit Boards, Listen und Karten, das dir einen klaren Überblick gibt, wer was macht. 

Durch eine klarere Sicht auf das, was in verschiedenen Phasen eines Projekts passiert, wirst du deine Arbeit besser organisieren. Du wirst niemals wieder eine Frist verpassen und hältst deine Teammitglieder auf dem gleichen Stand. 

Außerdem hat Trello Meetings, die es deinen Teammitgliedern ermöglichen, produktiver und effizienter zu sein. 

“Trello ist ideal für die Jobverwaltung und die Verfolgung des Projektfortschritts. [...] Sehr einfach zu bedienen und in andere Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren.” 

Wichtigste Funktionen

• Vorlagen: Für ein effizienteres Projektmanagement kannst du eine der erprobten Vorlagen von Trello verwenden, die du in kürzester Zeit anpassen kannst. 
• Ansichten: Trello bietet mehrere Anzeigeoptionen für deine Projekte, die von Boards, Zeitachse, Kalendern, Dashboards, Karten bis hin zu Arbeitsbereichen variieren. 
• Automatisierung: Trello setzt No-Code-Automatisierung ein, die dir hilft, Regeln, Schaltflächen und Befehle für jede Aktion zu erstellen. 

Anwendungsfälle

Trello hat zahlreiche Anwendungsfälle, vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zu Ressourcen-Hubs und Brainstorming. 

Wenn du dein Wissensmanagement (ohne ständiges Wechseln von Apps) optimieren und den Fortschritt deines Projekts verfolgen möchtest, weißt du, was zu tun ist. 

Integriere Guru mit Trello, um ein völlig neues Effizienz-Erlebnis zu entdecken.

5. Dropbox

Dropbox ist eine sichere Cloud-Speicherlösung für die persönliche Nutzung und für Organisationen jeder Größe. Hier kann jeder seine Dateien speichern und alles an einem Ort aufbewahren, was die Arbeit effizienter macht und es Teams ermöglicht, synchron an Projekten zu arbeiten. 

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Dropbox macht es einfach, deine Dateien und Fotos zu organisieren. Du und jeder, dem du die Berechtigung gibst, können auf den Speicher überall und jederzeit zugreifen, egal ob mobil, im Web oder am Desktop. 

Solange du eine Internetverbindung hast, bist du bereit. 

Wie teilst du Dateien auf Dropbox, fragst du dich vielleicht? Nun, es ist eigentlich ziemlich einfach. Mit nur einem Link kannst du Dateien und Fotos teilen, egal wie groß oder klein das Dokument ist. Du kannst sogar PDFs bearbeiten oder Videotools verwenden, um einen effizienten Feedback- und Genehmigungsprozess zu erstellen. 

“Dropbox ist benutzerfreundlich wegen seiner Benutzeroberfläche und der einfachen Funktionalität. Hochladen, Herunterladen und Verwalten von Dateien können ein Kinderspiel für jeden sein, der es verwendet.” 

Wichtigste Funktionen

• Dropbox Dash: Während es sich noch in der Beta-Phase befindet, hilft diese Funktionalität dir, Dateien an einem Ort zu organisieren, zu finden und zu teilen. Und benutze ein KI-Suchtool, um einfach nach wichtigen Informationen zu suchen. 
• Mobile App: Diese Kollaborationsplattform ist ideal für diejenigen, die ständig unterwegs sind, da sie den Zugriff auf Dropbox von überall ermöglicht. Sie ist sowohl für iOS als auch für Android verfügbar.  
• Dropbox Replay: Dropbox ermöglicht es dir, Videos oder andere kreative Projekte schneller zu überprüfen und zu genehmigen, sodass dein Team in einem Tool an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten kann. 

Anwendungsfälle

Dropbox ist geeignet für Vertrieb, Marketing, HR und IT-Abteilungen in vielen Branchen wie Bauwesen, Technologie, Bildung usw. 

Möchtest du deine Produktivitätsabläufe verbessern und die Antworten, die du benötigst, schneller finden? Dann integriere Dropbox mit Guru und erlebe eine neue Welt der Innovation. 

6. Zoom

Zoom ist ein beliebtes Videokonferenz-Tool für die Kommunikationsbedürfnisse aller Teams. Auf einer Plattform hast du Kollaborationsfunktionen wie Meetings, Team-Chat, E-Mail und Kalender sowie einen Zeitplaner - alles, um das Engagement der Mitarbeiter und die Produktivität zu steigern. 

Zoom wird häufig für seine Videokonferenz-Tools genutzt, die eine gute Möglichkeit sind, die Kommunikation der Mitarbeiter zu fördern und die Meeting-Ergebnisse zu verbessern. Mit diesem Tool kannst du mit Kollegen über verschiedene Geräte und Standorte hinweg zusammenarbeiten sowie deinen Bildschirm teilen und auf Whiteboards schreiben. 

Aber das ist nicht alles, was Zoom bietet. 

Diese Lösung verfügt auch über integrierte Instant Messaging, mit dem du deine Teams verbinden und die Arbeit effizienter machen kannst. 

“Zoom ist für viele Menschen noch neu, aber es hat die Funktionen angepasst, die benötigt werden, um ein Meeting [großartig] zu machen. Eines der besten Features von Zoom ist, dass es auch mit einer niedrigen Internet-Bandbreite gut funktioniert.” 

Wichtigste Funktionen

• Zoom Mail: Hast du oft einen vollen Terminkalender und weißt nicht, wie du deine Meetings im Auge behalten sollst? Mit Zoom Mail und Kalender kannst du deine wichtige Kommunikation an einem Ort zusammenbringen. 
• Zoom Scheduler: Buche Termine ganz einfach mit dieser Funktion, die dir Zeit und Kopfschmerzen bei der Bearbeitung mehrerer Anfragen erspart. 
• Zoom Docs: Zoom verfügt über einen modularen, KI-gesteuerten Arbeitsplatz, den du für effektive hybride Zusammenarbeit nutzen kannst. Es ist ein Ort, an dem du Informationen einfach in Echtzeit teilen kannst. 

Anwendungsfälle

Zoom ist ein Tool für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für Unternehmen in verschiedenen Branchen, einschließlich Regierung, Gesundheitswesen, Fertigung und Einzelhandel. 

Bringe dein kollektives Wissen direkt zu Zoom, indem du Guru verwendest. Es wird die Art und Weise, wie du mit deinen Teams zusammenarbeitest, revolutionieren und eine bessere Gesamt-Effizienz ermöglichen. 

7. Monday.com

Der Name dieses Tools mag dich zunächst abschrecken, aber es ist tatsächlich eine ziemlich gute Lösung, um jeden Aspekt deiner Arbeit zu verwalten, von Projektmanagement bis hin zu Ressourcenallokation. 

Wenn du Monday.com verwendest, ist es, als würdest du mit Lego spielen. Du hast leicht zu bedienende Bausteine wie Integrationen und Automatisierungen, um deinen Workflow zu erstellen. 

Es ist ein flexibles Tool, das dir alles bietet, was du benötigst, um das Projekt nach deinen Vorstellungen anzupassen, maßgeschneidert auf deinen Anwendungsfall und Unternehmensgröße. Außerdem skalierst es mit deinem Unternehmen, sodass du niemals hinter deinen Wettbewerbern zurückbleibst.  

“Ich habe es jetzt seit etwa 5 – 6 Jahren verwendet und es hat so viel Zeit gespart und viele der manuellen Verwaltungsprozesse übernommen. Die Automatisierung ist wirklich flexibel, und die Möglichkeit, neue Anfragen über ihre Formulare zu erfassen [...] ist ein echter Zeitersparer.” 

Wichtigste Funktionen

• Aufgabenmanagement: Dieses Tool ermöglicht es dir, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fristen festzulegen und Aufgaben einfach zu verwalten, mit vielen Anzeigeoptionen wie Kanban, Gantt-Diagrammen und Dashboards.  
• Projektmanagement: Monday.com dreht sich um das Management von Projekten und die Gewährleistung, dass dein Team diese rechtzeitig abschließt. Mit dieser effizienten Plattform ist es einfach, Ziele zu setzen und Projekte von Anfang bis Ende zu navigieren. 
• Ressourcenmanagement: Jedes Projekt benötigt eine sorgfältige Ressourcenallokation; Monday.com sorgt dafür, dass Ressourcen an den richtigen Ort gelangen, um die Effizienz zu maximieren. 

Anwendungsfälle

Monday.com eignet sich für Marketing-, Vertriebs-, Produktentwicklung- und HR-Teams, unabhängig von Größe und Branche. 

Bringe deine Ressourcen zu Monday.com, indem du es mit Guru integrierst. Du wirst eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen, und deine Teams werden glücklicher sein, wenn sie alles, was sie wollen, direkt in Griffweite haben. 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine Kollaborationsplattform, die die Teamarbeit vereinfacht, indem sie es Unternehmen ermöglicht, Dateien einfach und sicher zu teilen. 

Es ist ein Ort, an dem du zusammenarbeiten, kommunizieren, synchronisieren und deine Inhalte verwalten kannst, sodass du Dateien, Daten, Nachrichten und Ressourcen im gesamten Unternehmen auf jedem Gerät teilen kannst. 

Außerdem ermöglicht dir diese Kommunikationssoftware, die Dienstleistungen ganz nach deinen geschäftlichen Bedürfnissen anzupassen, damit du nur siehst, was wirklich für dich wichtig ist.

Microsoft SharePoint ist ein cloudbasiertes Tool, sodass du es anstelle der Installation vor Ort abonnieren kannst, entweder über Microsoft 365 oder den eigenständigen Dienst. 

“Das Hilfreichste an Microsoft SharePoint ist, dass du Zugriff auf alle arbeitsbezogenen Dateien an einem Ort hast! Du kannst darauf von verschiedenen Computern, Telefonen oder Tablets zugreifen und die Informationen sind immer dort.” 

Wichtigste Funktionen

• Intranetseiten: Durch die Verwendung von benutzerdefiniertem Meta sollten SharePoint-Inhalte effektiver organisiert und gezielt werden, damit diese schneller deine Zielgruppe erreichen. 
• Dateimanagement: SharePoint wurde entwickelt, um Dateien zu verwalten, und dabei ist es am besten, wenn du sie einfach teilen kannst. Du hast mehrere Berechtigungsebenen, die deine Dokumente sicher und geschützt halten. 
• Inhaltserstellung: Dieses Tool verwaltet nicht nur deine Dateien, sondern hilft dir auch, verschiedene Arten von Nachrichten, Ankündigungen und markenspezifischen Seiten zu erstellen. 

Anwendungsfälle

Microsoft SharePoint eignet sich für Unternehmen jeder Größe aus verschiedenen Branchen. 

Und SharePoint integriert sich mit Guru! Durch die Verwendung der beiden wirst du deine Workflows optimieren und das Wissen, das du brauchst, wann immer du es am meisten brauchst, ohne Aufwand erhalten. 

9. Loom

Entgegen der allgemeinen Meinung ist Loom kein Gerät zum Weben von Stoffen und Wandteppichen, sondern ein kostenloser Bildschirmrekorder für PC oder Mac. Es ist eine äußerst nützliche Kommunikationsplattform für asynchrone Arbeit. 

Es ist super einfach zu bedienen. Mit nur einem Knopfdruck kannst du deinen Bildschirm und deine Kamera mit Looms Chrome-Erweiterung, Desktop oder mobiler App aufnehmen. 

Außerdem ist es einfach, den perfekten Take zu bekommen und das Video zu bearbeiten. Anstatt das Video von Grund auf neu aufzunehmen, kannst du zurückspulen und unnötige Worte oder störende Hintergrundgeräusche schneiden. 

“Es ist sehr einfach zu bedienen. Loom hat geholfen, unsere Prozesse auf ein ganz neues Level zu bringen. Ich weiß nicht, was ich ohne Loom machen würde, denn ohne es wäre ich nicht einmal annähernd so produktiv.” 

Wichtigste Funktionen

• Loom KI: Looms neue KI-Workflows helfen dir, Dokumente zu schreiben oder eine Nachricht einfach zu senden; sie verwandelt sogar deine Videos in Text. 
• Kommentare und Feedback: Wenn du Wertschätzung zeigen möchtest, kannst du ganz einfach Emojis, Kommentare und Aufgaben direkt in die Videonachricht einfügen. 
• Transkripte: Sprache ist für Loom keine Barriere. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Punkte schneller zu vermitteln, indem Sie Untertitel und Transkripte in über 50 Sprachen verwenden. 

Anwendungsfälle

Loom ist kostenlos für alle, die es nutzen möchten. Es ist äußerst nützlich für Marketing, Vertrieb, Ingenieurwesen und Designteams. 

Möchten Sie bessere Videos erstellen? Dann integrieren Sie Guru mit Loom und erhalten Sie sofort Antworten auf all Ihre Fragen, ohne die Apps wechseln zu müssen. 

10. Miro

Miro bietet einen visuellen Arbeitsbereich und ein Kollaborationstool, in dem Teams jeder Größe neue Ideen brainstormen, in die Tat umsetzen und gemeinsam innovative Lösungen entwickeln können. 

Da es sich um einen visuellen Arbeitsbereich handelt, ist es einfacher, Ihre Ideen mithilfe von Mindmapping, Retrospektiven und technischen Diagrammen zu visualisieren. Außerdem können Sie, wenn Sie auf das Whiteboard schauen, sehen, wie Ihre Mitarbeiter sich als Cursors bewegen, wobei ihre Namen angehängt sind. 

So können Sie sehen, wer eine Idee eingebracht hat oder wer zu etwas Feedback gegeben hat. 

“Miro ist ein leistungsstarkes Visualisierungstool, das Sie verwenden können, um Ihre Stakeholder während Online-Meetings zu erreichen. Es war einfach zu nutzen und [...] die Stakeholder sind erstaunt, wie ansprechend und visuell eine Online-Diskussion sein kann.” 

Top-Funktionen

• Workshops: Mit Miro können Sie Workshops und Präsentationen erstellen, die Ihrem Team einen Energieschub geben, indem Sie sie an der Präsentation beteiligen. 
• Projektmanagement: Miro erleichtert es, Ihre Projekte zu visualisieren, da Sie die Beziehungen zwischen Aufgaben durch Kanbans, Karten und Flussdiagramme sehen können. 
• Diagrammierung: Die leistungsstarken Diagramme von Miro helfen Teamkollegen, gemeinsam ihre nächsten Projekte zu erstellen, während sie auch verstehen, was passiert. 

Anwendungsfälle

Miro ist ideal für viele Teams, einschließlich Ingenieurwesen, IT-Teams, UX-Design, Marketing, Vertrieb usw. 

Um Ihre Projekte leichter nachvollziehbar zu machen, integrieren Sie Miro mit Guru. Gemeinsam erhalten Sie die Kraft und Kontrolle, Ihr Wissen überall hin mitzunehmen, was eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht. 

11. Notion

Wenn Sie keine Vorstellung davon haben, welche Kommunikationssoftware Sie wählen sollen, könnte Ihnen dieses gefallen. Notion ist ein verbundenes Arbeitsumfeld, das es Teams ermöglicht, Wikis, Dokumente und Projekte zu erstellen, aber auch Notizen zu machen und Aufgaben zu verwalten. 

Kurz gesagt, Notion organisiert Ihre Arbeit von einem einzigen zentralisierten Ort aus. 

Jetzt wird Notion auch durch künstliche Intelligenz unterstützt, was bedeutet, dass Sie einen KI-Assistenten erhalten, der Ihnen hilft, innerhalb von Sekunden Antworten zu erhalten, Tabellen automatisch auszufüllen, wenn etwas unklar ist, und besser zu schreiben. 

“Notion ist eine sehr leistungsstarke Notizenanwendung mit soooo vielen tollen Funktionen. Die Grundlagen des Notierens und der Seitenerstellung sind intuitiv. Es sind die fortgeschrittenen Funktionen, die mehr Zeit benötigen, um sie zu meistern.” 

Top-Funktionen

• Notizen: Notion macht es einfach, Meeting-Notizen zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, dass alle Teammitglieder auf demselben Stand sind. 
• Wiki: Müde von unorganisierten Räumen? Notion zentralisiert all Ihr Wissen, von Markenrichtlinien bis zu bewährten Verfahren, an einem einzigen Ort. 
• Projektmanagement: Mit Notion können Sie Ihre Projekte ganz einfach von Anfang bis Ende verwalten, wodurch der Kontextwechsel minimiert wird. 

Anwendungsfälle

Notion ist eine Lösung für Unternehmen, kleine Unternehmen und für den persönlichen Gebrauch. 

Holen Sie sich die Antworten, die Sie innerhalb von Sekunden suchen, indem Sie Notion mit Guru integrieren. Durch die kombinierte Kraft beider können Sie Ihre Geschäftsabläufe optimieren und es einfacher machen, Ihre Arbeit zu organisieren. 

12. Asana

Der letzte auf unserer Liste, aber sicherlich Ihre Zeit und Aufmerksamkeit wert, ist Asana, ein Projektmanagement-Tool, das Teams nutzen können, um Projekte und Aufgaben online zu streamlinen. 

Von täglichen Aufgaben bis hin zu strategischen Initiativen ist Asana das perfekte Werkzeug, um schneller mit Ihren Projekten voranzukommen, Klarheit für Ihre Aufgaben zu schaffen und Ihre Ziele zu erreichen. 

Es ist eine skalierbare und flexible Lösung mit hochwertigen Funktionen wie Projektansichten, Statusaktualisierungen, benutzerdefinierten Feldern, Berichterstattung-Dashboards und mehr. 

“Asana ist so einfach zu bedienen — Sie können sofort starten und haben eine wirklich organisierte To-Do-Liste oder ein Projekt mit sehr wenig Aufwand.”

Top-Funktionen

• Zeiterfassung: Wie viel Zeit verbringen Sie mit Ihrer Arbeit? Wenn Sie es nicht wissen, kann Asana Ihnen helfen, den Schätzwert zu reduzieren und genau zu messen, wie lange eine Aufgabe dauert. 
• Statusaktualisierungen: Asana bietet zeitsparende Automatisierungen, mit denen Sie Ihre Fortschritte sehen, aber auch Erinnerungen erhalten können, wenn etwas geändert oder erledigt wurde. 
• Berichtsdashboards: Behalten Sie den Überblick über die Dinge, indem Sie Ihre Daten in Echtzeit visualisieren. Erstellen Sie Dashboards und Berichte mit nur wenigen Klicks, um neue Möglichkeiten oder Hindernisse zu finden. 

Anwendungsfälle

Asana eignet sich für Teams in den Bereichen Betrieb, Marketing und IT. 

Neugierig, ob Asana mit Guru integriert werden kann? Hier ist Ihre Antwort: ja! Sehen Sie, wie die beiden zusammenarbeiten, um Ihnen ein neues Maß an Produktivität und Innovation hier zu bringen.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Kommunikationssoftware für Unternehmen?

Kommunikation ist entscheidend für jedes Unternehmen, das die Gesamteffizienz seiner Teams verbessern und Zeit sparen möchte, die normalerweise für die Kontaktaufnahme mit jemandem für eine einfache Frage verschwendet wird. 

Außerdem verbringen heutzutage viele Arbeiter ihre Tage vor einem Bildschirm. Sechzehn Prozent der Menschen verbringen 21 bis 25 Stunden pro Woche mit Kommunikations-Apps; durchschnittlich etwa fünf Stunden pro Tag.

Aber was genau sind die Vorteile von Kommunikationssoftware? Lassen Sie es uns sehen: 

• Vertrauen aufbauen: Sie wissen, wie herausfordernd es ist, alle auf dem gleichen Stand zu halten, wenn es um ein Projekt geht. Ihr Webentwickler weiß, dass das Projekt in diesem Zustand ist, während Ihr Texter denkt, dass es fertig ist. Indem sie ständig miteinander kommunizieren, wissen die Teammitglieder immer, was los ist, was es ihnen auch ermöglicht, Beziehungen aufzubauen und Vertrauen zu fördern. 
• Produktivität steigern: Wenn Menschen sich gehört, wertgeschätzt und umsorgt fühlen (und sie in einer einladenden Gemeinschaft gedeihen), sind sie glücklicher. Glücklichere Mitarbeiter werden härter arbeiten und produktiver sein. Kommunikationsplattformen erleichtern es, mit anderen in Kontakt zu treten, und lindern das Gefühl der Isolation. 
• Verbessert die Bindungsraten: Die Mitarbeiterbindung und -engagement sind entscheidend für die Aufrechterhaltung einer gesunden Unternehmenskultur. Menschen, die aktiv miteinander kommunizieren, sind stärker mit dem Unternehmen verbunden und fühlen sich eher dazu gedrängt, bei diesem Unternehmen zu bleiben, anstatt weiterzuziehen. 
• Reduziert Missverständnisse: Wie oft haben Sie etwas missverstanden, und das führte zu einem sehr kostspieligen Fehler? Wahrscheinlich nicht oft, aber oft genug, um den Wert guter Kommunikation zu verstehen. Mit einer guten Kommunikationsplattform können Sie vermeiden, Arbeitsinseln zu schaffen, und Verwirrung und Frustration verringern. 
• Ehrliche Kommunikation fördern: Es ist schwierig, jemandem die Wahrheit zu sagen und ehrliches Feedback zu geben, wenn Sie der anderen Person nicht vertrauen. Diese Zurückhaltung kann auftreten, weil Sie nur wenige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern hatten und sie sich nicht wohlfühlen, Ihnen zu sagen, was nicht stimmt. Regelmäßige Meetings und häufige Kontaktaufnahme mit Kollegen werden dazu führen, dass die Menschen sich mehr öffnen und sich wohlfühlen, ihre Gedanken zu teilen. 

In Ordnung, die Vorteile klingen sehr nett. Aber wie wählen Sie das richtige Werkzeug aus, das all diese Vorteile ermöglicht? 

Wie man die beste Kommunikationssoftware für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählt

Wie wählen Sie die richtige Kommunikationssoftware für Ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben aus? Einfach! Beim Auswählen des Tools achten Sie auf die folgenden Kriterien: 

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Ihr Team könnte nicht-technische Benutzer haben, die nicht wissen, wie man bestimmte Software benutzt. Wenn die Kommunikationsplattform, die Sie wählen, schwer zu lernen ist, vermeiden Sie sie. Wählen Sie stattdessen ein intuitives Tool, damit es einfacher ist, dass Mitglieder kommunizieren, was sie benötigen. 
• Integrationen: Ihre gewählte Kommunikationsplattform sollte mit Ihren bestehenden Tools integriert werden, damit Sie nicht ständig zwischen Apps wechseln müssen, wenn Sie etwas fragen möchten. Außerdem gewährleistet es einen kohärenten Arbeitsablauf, der Zeit spart und Fehler reduziert. 
• Benutzerfreundlichkeit: Im Wesentlichen sollte Ihr Tool einfach zu bedienen sein, da Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter es tatsächlich zur Kommunikation verwenden. Deshalb sollte es über Funktionen verfügen (wie die zuvor diskutierten), die es einfach machen, Ihre Botschaft zu vermitteln. Außerdem sollten Sie ein Tool wählen, das Tutorials und Schulungsanleitungen hat, um die Mitarbeiter richtig zu schulen. 
• Preise: Um ehrlich zu sein, sind einige Tools für die Unternehmenskommunikation teuer, und selbst wenn einige kostenlos sind, bieten sie möglicherweise nicht alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Abläufe zu rationalisieren. Suchen Sie nach Tools, die in Ihr Budget und Ihre Bedürfnisse passen; die meisten haben monatliche Tarife, die für alle Arten von Unternehmen sehr erschwinglich sind. 
• Datensicherheit und Compliance: Die Kommunikation kann für Ihr Unternehmen vorteilhaft sein, bringt jedoch Sicherheitsrisiken mit sich, wenn sensible Daten betroffen sind. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool über robuste Sicherheitsfunktionen wie End-to-End-Verschlüsselung und die Einhaltung von Branchenstandards (GDPR, HIPAA usw.) verfügt. 
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Dies ist sehr wichtig, da es Ihr Unternehmen machen oder brechen kann. Die Kommunikationssoftware Ihrer Wahl sollte skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst (und das wird es unweigerlich). Wenn sie Ihre sich entwickelnden Bedürfnisse nicht erfüllen oder Ihnen nicht erlauben kann, Funktionen nach Bedarf hinzuzufügen und zu entfernen, dann ist es nicht die richtige. 

Wir sind noch nicht fertig — es gibt viele verschiedene Plattformen für die Unternehmenskommunikation für unterschiedliche Anwendungsfälle, wie interne Kommunikation, Videokonferenzen, Projektmanagement, Instant Messaging, Dokumentenspeicherung und modernes Intranet. 

Jetzt sind wir fertig! 

Das Fazit

Haben wir es Ihnen erleichtert, die beste Kommunikationssoftware für Unternehmen für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen? Wir hoffen es — dieser Leitfaden enthält alle Tipps und das Wissen, das Sie benötigen, um endlich eine Entscheidung zu treffen. 

Wenn Sie bereits einen Blick auf ein Tool geworfen haben und es Guru ist, haben Sie Glück. Melden Sie sich noch heute für Guru an und entdecken Sie einen neuen Weg, um Effizienz zu erreichen. 

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