Looking for employee training software for your business? This full guide will help you choose the right one. Let’s get into it.

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Employee training has become a non-negotiable aspect of operational workflow for forward-thinking organizations. After all, a well-trained employee is typically more productive and can contribute meaningfully to business success. But did you know that recent statistics show that 59% of employees still receive no formal training at work?

Shocking data, yes. But it also provides you with a unique opportunity to gain a competitive advantage by giving your employees training courses that’ll boost their efficiency and operational outputs.

But here’s the million-dollar question — what employee training software should you use?

In this guide, we’ll give you a comprehensive introduction to employee training software and our top recommendations, including their features, pros, cons, and more.

What is Employee Training Software?

Employee training software is a digital platform that helps companies streamline the process of delivering training courses to their employees. Such training could include everything from onboarding new hires to skill improvement courses and compliance training.  

Généralement utilisé par l'équipe d'apprentissage et de développement (L&D) au sein d'une entreprise, ces solutions de formation numériques garantissent un processus de formation plus fluide et plus efficace, améliorant ainsi la rétention des connaissances et le succès de l'apprentissage parmi les employés.

However, employee training software does more than just facilitate the delivery of training materials. They also offer add-on features such as:

• Interactive learning modules
• Course creation
• Assessments
• Segmentation
• Progress tracking
• Metrics and analysis. 

These features can provide organizations with insight into the effectiveness of their knowledge advancement programs. These solutions can also help highlight areas for improvement within their operations.

What are the Three Types Of Employee Training Software?

Employee training software is not one-size-fits-all. Selon les besoins et les préférences d'apprentissage uniques de votre personnel, votre équipe RH ou L&D peut avoir besoin d'outils avec des fonctionnalités spécifiques. 

Thankfully, you have options. Here are three types of training software you can leverage for your employee training programs:

1. Learning Management System (LMS)

This is probably the most popular type of employee training software, with statistics showing a global adoption of 73.8 million users.

An LMS is a platform that allows you to compile and assign relevant training materials to the appropriate learners. This platform also allows you to track each participant’s learning progress and completion status.

Generally, an LMS acts like a central hub for knowledge where employees can come to access and undergo training. However, it will typically not offer authoring or course creation features.

Principales caractéristiques

• Course management and delivery
• Suivi et rapport d'avancement
• Assessment and certification tools

Meilleures possibilités d'utilisation

• Intégration des employés
• Compliance training

2. Learning Content Management System (LCMS)

An LCMS gives you the functionalities of an LMS and then more. With an LCMS, you get authoring capabilities, which allow you to create training content, in addition to compiling, managing, and delivering it.

De plus, le contenu d'un LCMS est généralement numérique, ce qui offre aux équipes RH et L&D une plus grande variété de fonctionnalités de suivi et d'analyse. For instance, you can track how much time an employee spends getting through a module.

LCMSs are go-to organization systems that produce a large volume of training content and need more versatile tools for content creation and management.

Principales caractéristiques

• Content creation tools
• Content storage and organization
• Interactive media (videos, simulations, etc.)

Meilleures possibilités d'utilisation

• Custom e-learning content development
• Rapid course development and deployment

3. Learning experience platform (LXP)

Like an LMS or LCMS, an LXP also acts as a hub where employees can access training materials. However, the primary difference between an LXP and an LMS or LCMS is that employees have to discover the content they need for themselves.

En d'autres termes, votre équipe L&D n'assigne aucun contenu de formation ou matériel d'apprentissage aux employés. Instead, they create a comprehensive knowledge base of training courses where employees can find information.

Many LXPs also integrate AI and data analytics to recommend content and create a personalized and user-focused approach to learning.

Principales caractéristiques

• Personalized learning paths
• User-generated content and peer learning
• On-demand learning

Meilleures possibilités d'utilisation

• Personalized employee development
• Social learning and knowledge sharing

Now, let’s explore the more popular uses of employee training software in today’s business world.

What are Some Employee Training Software Use Cases?

The various types of employee training software cater to the varying needs of organizations across diverse verticals, ensuring they can fill skills gaps and equip employees with the knowledge they need to succeed.

Here are some popular use cases for employee training software:

• Employee onboarding: Onboarding new hires is one of the most popular use cases of employee training software. With this platform, you can automate and streamline the onboarding process for new hires, ensuring they get a comprehensive understanding of your company’s culture and are set up for success.
• Upskilling and reskilling: Another popular use case is upskilling and reskilling. Since employee skill development is vital for any organization that wants to stay competitive, it's no wonder leveraging employee training software for upskilling has seen widespread adoption.
• Sales enablement: Many companies also use employee training software to facilitate the improvement of their sales team and its performance. With this platform, employers can provide their teams with training material to ensure they are up to date on the latest product knowledge, market trends, and effective sales techniques.
• Compliance training: Companies also leverage employee training software for compliance training management to ensure that employees understand and adhere to their business policies. Les équipes RH et L&D peuvent tirer parti du logiciel pour automatiser cette formation et inclure des parcours d'apprentissage interactifs pour augmenter les taux de réalisation. 

Now, let’s examine why employee training software is highly effective in these use cases and more.

What are the Benefits of Business Training Software?

Business training software offers employers an efficient way to prepare their teams for the increasing demands of operational productivity and market competition. 

Here are five key benefits of leveraging employee training software:

• Better employee development: Business training software helps to improve knowledge and skill development among your employees, contributing to a more productive workforce. By helping to compile and streamline the deployment of training content while ensuring high engagement levels, employee training software can play a key role in upskilling your business teams.
• Improved training efficiency: As a forward-thinking business owner, chances are you’ve already created internal training programs for your employees. However, employee training software may be the key to unlocking next-level results. From more interactive training methods to progress tracking and analytics, these platforms can help you refine and improve your organization’s training efficiency.
• Training consistency: By leveraging software in your business training, you can introduce consistency and ensure that employees in the same learning categories have access to the same quality of training — from the knowledge content to the duration of training and delivery. 
• Scalability: Another benefit of integrating employee training software into your business workflow is scalability. Unlike traditional training, where scaling up training groups has several limitations, training software offers impressive scalability. You can easily accommodate larger training groups and beef up your training content as your organization’s needs grow.
• Improved employee engagement: Finally, employee training software offers users several interactive elements, such as videos, animations, and gamification features, which can help improve engagement levels among your workforce as they learn. It can also help to improve your training completion rates.

So, what factors combine to produce these numerous benefits? Keep reading as we explore the essential features of typical employee training software.

What are the Key Features of Employee Training Software? 

Several features combine to make employee training software a good solution for knowledge development and retention. Below are some of these features:

Course content authoring

An essential feature of employee training software is content authoring. Cette fonctionnalité permet aux équipes RH et L&D de créer leurs propres matériaux de formation adaptés aux exigences spécifiques en matière de compétences et de connaissances de leur organisation.

Gestion de contenu

Compiling and creating the training materials necessary for organizational growth is one thing. But how do you organize and deploy them? This is where the content management feature of employee training software comes into play. 

Learner progress tracking and assessment

Unlike traditional training methods, employee training software allows stakeholders to keep track of the progress of each learning and assess employees’ improvement from one central point — the training platform. Typically, this feature of the software offers data visualizations and custom reports to streamline this process. 

Personnalisation

Employee training software allows employees to have personalized learning paths as they navigate the training courses they need, leading to better engagement and knowledge retention. In addition, many employee platforms can also recommend training courses based on specific job descriptions.

Gamification

Gamification has become a popular feature across many digital platforms and employee training software is no different. En introduisant la ludification et d'autres fonctionnalités interactives, L&D peut augmenter le niveau d'engagement des employés et même améliorer les taux de réalisation.

Social learning capabilities

Social learning tools, such as chat rooms, forums, and collaborative projects, can play an integral role in improving learning among employees. Effective employee training software typically includes social learning capabilities that encourage knowledge sharing among members of the workforce.

Analyse et reporting robustes

One of the critical advantages of digital employee training platforms is their advanced analytics and reporting functionalities. This tool offers stakeholders comprehensive insights into progress, engagement levels, and other metrics that help quantify employee learning performance.

Automatisation

Employee training software also features various automation features — from training count delivery to progress reminders, assessments, and certifications. This helps to optimize the entire training process for learners while freeing up administrative staff for more complex tasks. 

Mobile learning

Effective employee training platforms also offer users mobile features to make the training as seamless and accessible as possible. With mobile learning, employees can access training content via their mobile devices and learn on the go. This is particularly beneficial if you have a remote workforce.

Feedback system

Finally, no employee training software is complete without an efficient feedback system. En exploitant des canaux de rétroaction intégrés, vos équipes RH et L&D peuvent obtenir des informations sur l'efficacité de leur contenu et de leurs méthodes de formation et identifier les domaines à améliorer.

The Importance of Integrating Knowledge Management with Employee Training Software

Integrating your organization’s knowledge management with your employee training software can work wonders in terms of your workforce’s access to relevant company information and insights.

But what is knowledge management?

La gestion des connaissances se réfère au processus systématique de compilation, d'organisation et de partage d'une collection de la base de connaissances et des actifs d'information d'une organisation. Cela garantit que les employés de ces entreprises peuvent trouver facilement des informations précises lorsqu'ils en ont besoin.

Alors, comment cela s'articule-t-il avec la formation des employés ?

Intégrer votre système de gestion des connaissances avec votre logiciel de formation des employés peut aider à améliorer les processus d'apprentissage, car vos membres de l'équipe peuvent trouver des informations connexes sur l'entreprise lorsqu'ils ont besoin de contexte. Après tout, l'apprentissage contextuel améliore généralement la rétention des connaissances. 

Plus important encore, votre L&D peut rendre de nouvelles informations plus pertinentes pour les employés en montrant la relation entre la formation qu'ils reçoivent et les applications concrètes au sein de l'entreprise. Ceci est particulièrement crucial pour des cas d'utilisation comme l'intégration des nouvelles recrues, le développement des compétences et la formation sur la conformité.

La recherche d'entreprise AI de Guru améliore également cette intégration en permettant aux employés d'approfondir les collections d'informations distinctes et diversifiées de l'organisation - disons, des applications intégrées, des communications internes et des bases de connaissances - lorsqu'ils effectuent une recherche.

Cela garantit qu'ils peuvent trouver les informations dont ils ont besoin, peu importe où elles se trouvent dans le réseau de l'organisation.

Regardez notrevidéo de démonstration à la demandepour en savoir plus !

Quels sont les défis potentiels de la mise en œuvre de plateformes de formation des employés ?

Oui, la mise en œuvre de plateformes de formation des employés peut augmenter considérablement l'efficacité de l'apprentissage et la productivité qui en résulte au sein de votre organisation. Mais ce n'est pas sans ses défis :

• Coût : En fonction de la taille de votre entreprise et de son budget, le coût de la mise en place du logiciel de formation des employés peut poser un défi. Vous devrez également prendre en compte les frais d'abonnement continus tant que vous aurez besoin de la plateforme de formation et de ses outils intégrés.
• Intégration avec les systèmes existants : Un autre problème auquel de nombreuses organisations sont confrontées est l'intégration des plateformes de formation des employés dans l'infrastructure informatique existante. Alors que de nombreux programmes logiciels de formation sont sans faille et nécessitent peu, voire aucune, installation complexe, d'autres peuvent nécessiter des services spécialisés, tels que le développement personnalisé et la migration de données, avant de pouvoir être pleinement opérationnels. À ce propos, s'assurer que l'outil que vous choisissez offre un bon support client peut vous faire gagner du temps et de l'argent. 
• Confidentialité et sécurité des données : La confidentialité des données est une autre préoccupation courante pour de nombreuses entreprises lorsqu'elles utilisent des logiciels de formation des employés, surtout lorsqu'elles les ont intégrés à leurs systèmes de gestion des connaissances. Puisque la plateforme contiendra généralement des données organisationnelles, la sécurité des données est un défi compréhensible.
• Adoption par les utilisateurs : Enfin, certains logiciels de formation des employés peuvent avoir des interfaces utilisateur complexes qui ne sont pas conviviales, ce qui peut rendre leur utilisation difficile. Dans d'autres cas, un manque de fonctionnalités interactives et d'une interface intuitive peut réduire le niveau d'engagement des employés, ce qui peut poser un problème pour les opérations de formation.

Cela dit, nous allons maintenant vous présenter nos 5 meilleurs outils de formation des employés, qui répondent tous à des critères cruciaux - y compris l'efficacité, les fonctionnalités essentielles, la convivialité, la sécurité des données, et plus encore.

Quels sont les 5 meilleurs outils logiciels de formation des employés ?

Choisir le bon logiciel de formation en ligne pour votre organisation peut être une décision écrasante, car il y a des tonnes d'options à choisir. Voici nos 5 recommandations pour un apprentissage en ligne sans faille :

1. TalentLMS

TalentLMS est un LMS basé sur le cloud qui se vante d'une interface facile à utiliser et de plusieurs fonctionnalités scalables. 

TalentLMS offre aux utilisateurs une bibliothèque intégrée qui permet une compilation et une organisation efficaces des modules de formation. Vous pouvez également télécharger des fichiers SCORM, xAPI ou cmi5.

De plus, il dispose également de fonctionnalités de gamification qui peuvent rendre le processus d'apprentissage interactif et engageant pour les employés, ce qui pourrait améliorer les résultats de la formation.

Vous constaterez également que TalentLMS s'intègre à Guru, ce qui signifie que la collection de toutes les connaissances internes de votre entreprise est à portée de main pour les apprenants !

Principales fonctionnalités

• Parcours d'apprentissage personnalisables : TalentLMS vous permet de créer des expériences de formation personnalisées pour chacun de vos groupes d'employés, créant ainsi des expériences utilisateur personnalisées.
• Rapports avancés : Vous pouvez suivre les performances des apprenants avec des analyses détaillées.
• Intégrations : Vous pouvez également intégrer sans problème TalentLMS avec des outils populaires comme Zapier et Guru.

2. Absorb LMS

Si votre objectif est la formation sur la conformité ou le développement des compétences des employés, Absorb LMS pourrait être le logiciel idéal pour vous. 

La première chose qui se distingue d'Absorb LMS est son design moderne. Mais il y a plus. Il fournit également aux utilisateurs des outils polyvalents pour la création de cours, la gestion et les rapports. 

De plus, si la scalabilité est une priorité, cet outil peut facilement répondre aux besoins de formation complets de votre organisation en pleine croissance. 

Avec ses fonctionnalités avancées de rapports et d'analytique, Absorb LMS vous permet d'obtenir des informations claires sur le ROI de votre programme de formation. Nous devrions également mentionner qu'il a une version mobile pour Android et iOS, ce qui signifie que votre personnel peut apprendre en déplacement.

Caractéristiques principales

• Outils d'engagement : Vous pouvez tirer parti de quiz, d'enquêtes et de sondages pour garder les apprenants engagés et proactifs.
• Analytique avancée : Absorb LMS vous offre des analyses complètes pour vous aider à prendre des décisions éclairées concernant votre programme de formation. 
• Notifications automatisées : La plateforme dispose également de notifications automatisées intégrées à l'application pour tenir les utilisateurs informés.

3. Docebo

Docebo est un LMS sophistiqué qui tire parti de l'IA pour améliorer l'expérience d'apprentissage des employés.

Avec cet outil, vous pouvez créer des environnements d'apprentissage personnalisés et interactifs ainsi que des initiatives grâce à ses recommandations alimentées par l'IA et ses fonctionnalités d'apprentissage social.

Cette plateforme est idéale pour les grandes organisations en raison de ses fonctionnalités de scalabilité polyvalentes. Cependant, les équipes RH et L&D dans les petites entreprises peuvent également utiliser Docebo pour délivrer une formation à grande échelle.

Nous devrions également mentionner que cet outil dispose de fonctionnalités d'analyse complètes pour suivre le succès de la formation.

Caractéristiques principales

• Recommandations alimentées par l'IA : Docebo fournit des suggestions de contenu personnalisées aux apprenants en fonction de leurs activités et de leurs préférences.
• Apprentissage social : La plateforme encourage la collaboration et le partage des connaissances grâce à des fonctionnalités d'apprentissage social.
• Apprentissage mobile : Les employés peuvent apprendre en déplacement car la plateforme dispose également d'une application mobile dédiée.

4. iSpring Learn

Un des points forts d'iSpring Learn est sa convivialité - aucune installation complexe ou déploiement informatique n'est requis. 

Ce logiciel de gestion de l'apprentissage est une solution efficace qui met l'accent sur la facilité d'utilisation et le déploiement rapide. Si vous devez lancer rapidement un programme de formation sans sacrifier la qualité, iSpring Learn pourrait être l'outil qu'il vous faut. 

Avec iSpring Learn, vous aurez accès à une large gamme d'outils de création de contenu pour vous aider à créer des matériaux de formation. Il possède également des systèmes de suivi d'apprentissage avancés avec des métriques et des analyses avancées.

De plus, cette plateforme permet également aux apprenants de choisir leurs parcours d'apprentissage préférés, garantissant qu'ils peuvent assimiler l'information à leur rythme optimal.

Principales fonctionnalités

• Création rapide de cours : Vous pouvez créer des cours interactifs rapidement avec des outils de création intégrés.
• Analytique avancée : iSpring Learn vous permet de suivre les progrès et les performances des apprenants avec des analyses complètes.
• Application mobile : Vous pouvez fournir à votre personnel l'accès à la formation en déplacement avec une application mobile dédiée.

 5. LearnUpon

LearnUpon se vante d'un LMS centré sur l'utilisateur qui est idéal pour aider les entreprises à améliorer leur intégration des employés et leur développement professionnel. 

LearnUpon a une fonctionnalité d'édition de cours interactive qui aide les utilisateurs à générer du contenu de formation tout en organisant et en fournissant celui-ci. 

De plus, la plateforme dispose également de fonctionnalités complètes pour une formation interne plus spécifique adaptée à chaque description de poste des employés.

De plus, LearnUpon permet également aux organisations de créer des wikis internes et des bases de connaissances afin que les employés puissent facilement trouver des réponses aux questions qu'ils ont sur les politiques de l'entreprise et les FAQ. 

Caractéristiques principales

• Fonctionnalité de multi-formation : LearnUpon vous permet de gérer plusieurs portails de formation à partir d'un seul compte.
• Apprentissage mixte : Vous pouvez combiner des cours en ligne avec des sessions de formation en personne.
• Intégrations API : La plateforme vous offre des intégrations avec un large éventail d'applications tierces.

Comment choisir un logiciel d'apprentissage en ligne pour vos besoins de formation en entreprise 

La première étape pour choisir le bon logiciel de formation des employés pour votre entreprise consiste à identifier vos objectifs spécifiques de formation en entreprise. Une fois que vous aurez fait cela, vous pourrez alors choisir l'outil approprié pour vous aider à atteindre vos objectifs.

Dans cette section, nous vous guiderons à travers les facteurs essentiels à considérer.

• Fonctionnalité : Quelles fonctionnalités spécifiques recherchez-vous ? Priorisez-vous du contenu interactif et ludique ? Avez-vous besoin d'un logiciel de formation des employés avec des capacités de création de contenu ou juste d'un système de gestion et de livraison ?
• Accessibilité : Ensuite, vous souhaitez considérer comment la majorité de votre personnel (y compris les admins) accédera à votre contenu de formation. Traitez-vous avec des employés distants qui pourraient préférer la flexibilité que l'apprentissage mobile offre ? Si oui, prioriser une plateforme d'apprentissage avec une application mobile est une bonne idée.
• Tarification : Vous souhaitez toujours considérer les coûts de mise en place et d'abonnement. Le prix du logiciel de formation des employés que vous envisagez est-il dans votre budget ? Obtenez-vous suffisamment de ROI sur la productivité des employés pour justifier la dépense ?
• Scalabilité : Un autre facteur essentiel à considérer est la scalabilité. Voyez-vous votre organisation ayant besoin d'augmenter le nombre de formations ou d'enrichir le contenu d'apprentissage à court terme ? Si la réponse est oui, alors vous devez choisir un logiciel qui peut facilement évoluer avec vous au fur et à mesure que vous grandissez.
• Intégrations : Enfin, les flux de travail peuvent rapidement devenir très complexes si votre logiciel de formation des employés ne s'intègre pas avec les systèmes que votre équipe RH ou L&D utilise déjà. Alors, vérifiez que la plateforme s'intègre à votre configuration informatique.

À vous!

Nous espérons que ce blog vous a aidé à comprendre les avantages des logiciels de formation des employés. Cependant, ce n'est que la première étape.

Ensuite, vous devrez choisir le bon logiciel qui peut répondre aux besoins de formation en entreprise de votre organisation. Rappelez-vous, le truc est de prioriser une combinaison idéale de fonctionnalité, d'intégrations et d'autres facteurs.

Mais ce n'est pas tout. 

En intégrant Guru avec votre logiciel de formation, vous pouvez obtenir plus avec votre projet L&D en créant un tout-en-un pour trouver des informations pour votre entreprise. 

Guru aide les employés à trouver les réponses dont ils ont besoin de n'importe où dans le pool d'informations de votre organisation sans changer de plateforme. Cela peut considérablement améliorer vos résultats, que vous intégriez de nouveaux employés ou développiez les compétences des employés existants.

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