Looking for employee training software for your business? This full guide will help you choose the right one. Let’s get into it.

‍

Employee training has become a non-negotiable aspect of operational workflow for forward-thinking organizations. After all, a well-trained employee is typically more productive and can contribute meaningfully to business success. But did you know that recent statistics show that 59% of employees still receive no formal training at work?

Shocking data, yes. But it also provides you with a unique opportunity to gain a competitive advantage by giving your employees training courses that’ll boost their efficiency and operational outputs.

But here’s the million-dollar question — what employee training software should you use?

In this guide, we’ll give you a comprehensive introduction to employee training software and our top recommendations, including their features, pros, cons, and more.

What is Employee Training Software?

Employee training software is a digital platform that helps companies streamline the process of delivering training courses to their employees. Such training could include everything from onboarding new hires to skill improvement courses and compliance training.  

Usually leveraged by the learning and development (L&D) team within a company, these digital training solutions ensure a smoother and more efficient training process, thereby improving knowledge retention and learning success among employees.

However, employee training software does more than just facilitate the delivery of training materials. They also offer add-on features such as:

• Interactive learning modules
• Course creation
• Assessments
• Segmentation
• Progress tracking
• Metrics and analysis. 

These features can provide organizations with insight into the effectiveness of their knowledge advancement programs. These solutions can also help highlight areas for improvement within their operations.

What are the Three Types Of Employee Training Software?

Employee training software is not one-size-fits-all. Depending on your workforce's unique learning needs and preferences, your HR or L&D team may require tools with specific features. 

Thankfully, you have options. Here are three types of training software you can leverage for your employee training programs:

1. Learning Management System (LMS)

This is probably the most popular type of employee training software, with statistics showing a global adoption of 73.8 million users.

An LMS is a platform that allows you to compile and assign relevant training materials to the appropriate learners. This platform also allows you to track each participant’s learning progress and completion status.

Generally, an LMS acts like a central hub for knowledge where employees can come to access and undergo training. However, it will typically not offer authoring or course creation features.

Key features

• Course management and delivery
• Framstegsövervakning och rapportering
• Assessment and certification tools

Bästa användningsfall

• Employee onboarding
• Compliance training

2. Learning Content Management System (LCMS)

An LCMS gives you the functionalities of an LMS and then more. With an LCMS, you get authoring capabilities, which allow you to create training content, in addition to compiling, managing, and delivering it.

In addition, the content on an LCMS is typically digital, which offers HR and L&D teams a wider range of tracking and analytical functionalities. For instance, you can track how much time an employee spends getting through a module.

LCMSs are go-to organization systems that produce a large volume of training content and need more versatile tools for content creation and management.

Viktigaste funktionerna

• Content creation tools
• Content storage and organization
• Interactive media (videos, simulations, etc.)

Bästa användningsfall

• Custom e-learning content development
• Rapid course development and deployment

3. Learning experience platform (LXP)

Like an LMS or LCMS, an LXP also acts as a hub where employees can access training materials. However, the primary difference between an LXP and an LMS or LCMS is that employees have to discover the content they need for themselves.

In other words, your L&D team does not assign any training content or learning materials to employees. Instead, they create a comprehensive knowledge base of training courses where employees can find information.

Many LXPs also integrate AI and data analytics to recommend content and create a personalized and user-focused approach to learning.

Viktigaste funktionerna

• Personalized learning paths
• User-generated content and peer learning
• On-demand learning

Bästa användningsfall

• Personalized employee development
• Social learning and knowledge sharing

Now, let’s explore the more popular uses of employee training software in today’s business world.

What are Some Employee Training Software Use Cases?

The various types of employee training software cater to the varying needs of organizations across diverse verticals, ensuring they can fill skills gaps and equip employees with the knowledge they need to succeed.

Here are some popular use cases for employee training software:

• Employee onboarding: Onboarding new hires is one of the most popular use cases of employee training software. With this platform, you can automate and streamline the onboarding process for new hires, ensuring they get a comprehensive understanding of your company’s culture and are set up for success.
• Upskilling and reskilling: Another popular use case is upskilling and reskilling. Since employee skill development is vital for any organization that wants to stay competitive, it's no wonder leveraging employee training software for upskilling has seen widespread adoption.
• Sales enablement: Many companies also use employee training software to facilitate the improvement of their sales team and its performance. With this platform, employers can provide their teams with training material to ensure they are up to date on the latest product knowledge, market trends, and effective sales techniques.
• Compliance training: Companies also leverage employee training software for compliance training management to ensure that employees understand and adhere to their business policies. HR and L&D teams can leverage the software to automate this training and include interactive learning flows to boost completion rates. 

Now, let’s examine why employee training software is highly effective in these use cases and more.

What are the Benefits of Business Training Software?

Business training software offers employers an efficient way to prepare their teams for the increasing demands of operational productivity and market competition. 

Here are five key benefits of leveraging employee training software:

• Better employee development: Business training software helps to improve knowledge and skill development among your employees, contributing to a more productive workforce. By helping to compile and streamline the deployment of training content while ensuring high engagement levels, employee training software can play a key role in upskilling your business teams.
• Improved training efficiency: As a forward-thinking business owner, chances are you’ve already created internal training programs for your employees. However, employee training software may be the key to unlocking next-level results. From more interactive training methods to progress tracking and analytics, these platforms can help you refine and improve your organization’s training efficiency.
• Training consistency: By leveraging software in your business training, you can introduce consistency and ensure that employees in the same learning categories have access to the same quality of training — from the knowledge content to the duration of training and delivery. 
• Scalability: Another benefit of integrating employee training software into your business workflow is scalability. Unlike traditional training, where scaling up training groups has several limitations, training software offers impressive scalability. You can easily accommodate larger training groups and beef up your training content as your organization’s needs grow.
• Improved employee engagement: Finally, employee training software offers users several interactive elements, such as videos, animations, and gamification features, which can help improve engagement levels among your workforce as they learn. It can also help to improve your training completion rates.

So, what factors combine to produce these numerous benefits? Keep reading as we explore the essential features of typical employee training software.

What are the Key Features of Employee Training Software? 

Several features combine to make employee training software a good solution for knowledge development and retention. Below are some of these features:

Course content authoring

An essential feature of employee training software is content authoring. This functionality allows HR and L&D teams to create their unique training materials tailored to meet the specific skill and knowledge requirements of their organization.

Innehållshantering

Compiling and creating the training materials necessary for organizational growth is one thing. But how do you organize and deploy them? This is where the content management feature of employee training software comes into play. 

Learner progress tracking and assessment

Unlike traditional training methods, employee training software allows stakeholders to keep track of the progress of each learning and assess employees’ improvement from one central point — the training platform. Typically, this feature of the software offers data visualizations and custom reports to streamline this process. 

Personalisering

Employee training software allows employees to have personalized learning paths as they navigate the training courses they need, leading to better engagement and knowledge retention. In addition, many employee platforms can also recommend training courses based on specific job descriptions.

Gamification

Gamification has become a popular feature across many digital platforms and employee training software is no different. By introducing gamification and other interactive features, L&D can boost engagement levels among employees and even improve completion rates.

Social learning capabilities

Social learning tools, such as chat rooms, forums, and collaborative projects, can play an integral role in improving learning among employees. Effective employee training software typically includes social learning capabilities that encourage knowledge sharing among members of the workforce.

Robusta analyser och rapporter

One of the critical advantages of digital employee training platforms is their advanced analytics and reporting functionalities. This tool offers stakeholders comprehensive insights into progress, engagement levels, and other metrics that help quantify employee learning performance.

Automation

Employee training software also features various automation features — from training count delivery to progress reminders, assessments, and certifications. This helps to optimize the entire training process for learners while freeing up administrative staff for more complex tasks. 

Mobile learning

Effective employee training platforms also offer users mobile features to make the training as seamless and accessible as possible. With mobile learning, employees can access training content via their mobile devices and learn on the go. This is particularly beneficial if you have a remote workforce.

Feedback system

Finally, no employee training software is complete without an efficient feedback system. By leveraging ​​built-in feedback channels, your HR and L&D teams can gain insight into the effectiveness of their training content and methods and identify areas for improvement.

The Importance of Integrating Knowledge Management with Employee Training Software

Integrating your organization’s knowledge management with your employee training software can work wonders in terms of your workforce’s access to relevant company information and insights.

But what is knowledge management?

Kunskapshantering refererar till den systematiska processen att sammanställa, organisera och dela en samling av en organisations kunskapsbas och informationsresurser. Det säkerställer att anställda i sådana företag lätt kan hitta korrekt information när de behöver den.

Så, hur hänger detta samman med medarbetarutbildning?

Att integrera ditt kunskapshanteringssystem med din programvara för medarbetarutbildning kan hjälpa till att förbättra inlärningsprocesserna eftersom dina teammedlemmar kan hitta relaterad information om företaget när de behöver sammanhang. Efter allt, kontextuell inlärning förbättrar generellt retentionen av kunskap. 

Mer viktigt är att din L&D kan göra ny information mer relaterbar för anställda genom att visa sambandet mellan den utbildning de får och verkliga tillämpningar inom företaget. Detta är särskilt avgörande för användningsfall som onboarding av nya anställda, upskilling och regelefterlevnadsutbildning.

Gurus AI-företagsökning förbättrar ytterligare denna integration genom att tillåta anställda att dyka djupt ner i organisationens separata och mångsidiga informationssamlingar — säg, integrerade appar, intern kommunikation och kunskapsbaser — när de gör en sökning.

Det säkerställer att de kan hitta den information de behöver oavsett var den finns i organisationens nätverk.

Titta på vårvideo om efterfråganför att lära dig mer!

Vilka är de potentiella utmaningarna med att implementera plattformar för medarbetarutbildning?

Ja, implementering av plattformar för medarbetarutbildning kan avsevärt öka inlärningseffektiviteten och den resulterande produktiviteten inom din organisation. Men det är inte utan någon utmaningar:

• Kostnad: Beroende på storleken på ditt företag och dess budget kan kostnaden för att sätta upp programvara för medarbetarutbildning bli en utmaning. Du måste också ta med löpande prenumerationskostnader så länge du behöver utbildningsplattformen och dess inbyggda verktyg.
• Integration med befintliga system: Ett annat problem som många organisationer står inför är att integrera plattformar för medarbetarutbildning i den befintliga IT-infrastrukturen. Även om många utbildningsprogram är sömlösa och kräver lite, om ens några, komplexa installationer, kan andra kräva specialiserade tjänster, såsom skräddarsydd utveckling och datamigrering innan de kan vara fullt operativa. På det noten, att säkerställa att verktyget du väljer erbjuder bra kundsupport kan spara tid och pengar. 
• Dataskydd och säkerhet: Dataskydd är en annan vanlig oro som många företag har när de utnyttjar programvara för medarbetarutbildning, särskilt när de har integrerat den med sina system för kunskapshantering. Eftersom plattformen typiskt kommer att innehålla organisatoriska data är dataskydd en förståelig utmaning.
• Användaracceptans: Slutligen kan viss programvara för medarbetarutbildning ha komplexa användargränssnitt som inte är användarvänliga, vilket kan göra användningen utmanande. I andra fall kan brist på interaktiva funktioner och intuitivt gränssnitt minska engagemangsnivåerna bland de anställda, vilket kan utgöra ett problem för utbildningsverksamheten.

Det sagt, kommer vi nu att gå igenom våra topp 5 verktyg för medarbetarutbildning, som alla kollar på avgörande faktorer — inklusive effektivitet, viktiga funktioner, användarvänlighet, dataskydd och mer.

Vilka är de 5 bästa programvarorna för medarbetarutbildning?

Att välja rätt online programvara för medarbetarutbildning för din organisation kan vara ett överväldigande beslut, eftersom det finns massor av alternativ att välja mellan. Här är våra topp 5 rekommendationer för smidigt online lärande:

1. TalentLMS

TalentLMS är ett molnbaserat LMS som har ett lättanvänt gränssnitt och flera skalbara funktioner. 

TalentLMS erbjuder användare ett inbyggt bibliotek som möjliggör effektiv sammanställning och organisering av utbildningsmoduler. Du kan också ladda upp SCORM, xAPI eller cmi5-filer.

Dessutom har det också gamifieringsfunktioner som kan göra inlärningsprocessen interaktiv och engagerande för anställda, vilket potentiellt kan öka utbildningsresultaten.

Du kommer också att upptäcka att TalentLMS integreras med Guru, vilket betyder att samlingen av all din företags interna kunskap är bara ett fingertips bort för de som lär sig!

Top funktioner

• Anpassningsbara lärstigar: TalentLMS låter dig skapa personliga utbildningsupplevelser för varje av dina anställdas grupper, vilket skapar personliga användarupplevelser.
• Avancerad rapportering: Du kan spåra lärande prestationer med detaljerad analys.
• Integrationer: Du kan också sömlöst integrera TalentLMS med populära verktyg som Zapier och Guru.

2. Absorb LMS

Om ditt mål är regelefterlevnadsutbildning eller uppskilling av anställda kan Absorb LMS vara den idealiska programvaran för dig. 

Det första som står ut med Absorb LMS är dess moderna design. Men det finns mer. Det ger också användare flexibla verktyg för kursförfattande, hantering och rapportering. 

Dessutom, om skalbarhet är en prioritet, kan detta verktyg enkelt hålla jämna steg med den omfattande utbildningsbehovet hos din växande organisation. 

Med dess avancerade rapporterings- och analysfunktioner gör Absorb LMS att du kan få tydlig insikt i ROI för ditt utbildningsprogram. Vi bör också nämna att det har en mobilversion för både Android och iOS, vilket betyder att din arbetskraft kan lära sig vid behov.

Top funktioner

• Engagemangsverktyg: Du kan utnyttja quiz, enkäter och omröstningar för att hålla lärande engagerade och proaktiva.
• Avancerad analys: Absorb LMS erbjuder omfattande analyser för att hjälpa dig att fatta informerade beslut angående ditt utbildningsprogram. 
• Automatiserade aviseringar: Plattformen har också inbyggda automatiserade aviseringar i appen för att hålla användare uppdaterade.

3. Docebo

Docebo är ett sofistikerat LMS som utnyttjar AI för att förbättra medarbetares inlärningsupplevelse.

Med det här verktyget kan du skapa personliga och interaktiva inlärningsmiljöer och initiativ genom dess AI-drivna rekommendationer och funktioner för social inlärning.

Denna plattform är idealisk för stora organisationer på grund av sina mångsidiga skalningsfunktioner. Men HR- och L&D-team i små företag kan också använda Docebo för att leverera utbildning i stor skala.

Vi bör också nämna att detta verktyg har omfattande analysfunktioner för att spåra utbildningsframgång.

Top funktioner

• AI-drivna rekommendationer: Docebo ger personliga innehållsförslag till lärande baserat på deras aktiviteter och preferenser.
• Social inlärning: Plattformen uppmuntrar samarbete och kunskapsdelning genom funktioner för social inlärning.
• Mobil inlärning: Anställda kan lära sig på språng eftersom plattformen också har en dedikerad mobilapp.

4. iSpring Learn

En av de finare punkterna med iSpring Learn är dess användarvänlighet — ingen komplex installation eller IT-distribution krävs. 

Denna programvara för lärandehantering är en effektiv lösning som fokuserar på användarvänlighet och snabb distribution. Om du behöver lansera ett utbildningsprogram snabbt utan att kompromissa med kvaliteten, kan iSpring Learn vara verktyget för dig. 

Med iSpring Learn får du tillgång till ett brett utbud av verktyg för innehållsskapande för att hjälpa dig skapa utbildningsmaterial. Det har också avancerade inlärningsspårningssystem med avancerade mått och analyser.

Dessutom låter denna plattform även lärande välja sina föredragna inlärningsvägar, vilket säkerställer att de kan absorbera information i sina unika optimala takt.

Top funktioner

• Snabb kursförfattande: Du kan skapa interaktiva kurser snabbt med inbyggda författarverktyg.
• Avancerad analys: iSpring Learn låter dig spåra lärandes framsteg och prestationer med omfattande analyser.
• Mobilapp: Du kan ge din arbetskraft tillgång till utbildning på språng med en dedikerad mobilapp.

 5. LearnUpon

LearnUpon har en användarcentrerad LMS som är idealisk för att hjälpa företag att förbättra sina anställders onboarding och professionell utveckling. 

LearnUpon har en interaktiv kursförfattande funktion som hjälper användare att generera utbildningsinnehåll samtidigt som de organiserar och levererar det. 

Dessutom har plattformen omfattande funktioner för mer specifik intern utbildning anpassad till varje anställds arbetsbeskrivning.

Dessutom tillåter LearnUpon också organisationer att skapa interna wikis och kunskapsbaser så att anställda enkelt kan hitta svar på frågor de har om företagets policyer och FAQs. 

Top funktioner

• Funktion för multipel utbildning: LearnUpon låter dig hantera flera utbildningsportaler från ett enda konto.
• Blandad inlärning: Du kan kombinera onlinekurser med fysiska utbildningspass.
• API-integrationer: Plattformen erbjuder dig integrationer med ett brett utbud av tredjepartsapplikationer.

Hur väljer man programvara för online utbildning för dina behov av företagsutbildning 

Det första steget för att välja rätt programvara för medarbetarutbildning för ditt företag är att identifiera dina specifika mål för företagsutbildning. När du har gjort det kan du sedan välja det lämpliga verktyget för att hjälpa dig att uppnå dina mål.

I detta avsnitt kommer vi att vägleda dig genom de viktiga faktorerna att beakta.

• Funktionalitet: Vilka specifika funktioner letar du efter? Prioriterar du interaktivt och gamifierat innehåll? Behöver du medarbetarutbildningsprogramvara med innehållsskapande förmågor eller bara ett hanterings- och leveranssystem?
• Tillgänglighet: Nästa sak att överväga är hur majoriteten av din arbetskraft (inklusive administratörer) kommer att få tillgång till ditt utbildningsinnehåll. Hantera du med distansanställda som kan föredra den flexibilitet som mobilinlärning erbjuder? Om ja, är det en bra idé att prioritera en inlärningsplattform med en mobilapp.
• Prissättning: Du vill alltid överväga installations- och prenumerationskostnader. Är priset på programvaran för medarbetarutbildning du överväger inom din budget? Får du tillräckligt med ROI på medarbetares produktivitet för att rättfärdiga utgiften?
• Skalbarhet: En annan avgörande faktor att överväga är skalbarhet. Ser du din organisation behöva öka antalet utbildningar eller öka lärandeinnehållet på kort sikt? Om svaret är ja, behöver du välja programvara som kan växa med dig när du utvecklas.
• Integrationer: Slutligen kan arbetsflöden snabbt bli mycket komplexa om din programvara för medarbetarutbildning inte integreras med de system som ditt HR- eller L&D-team redan använder. Så kontrollera att plattformen integreras med din IT-installation.

Över till dig!

Vi hoppas att denna blogg har hjälpt dig att förstå fördelarna med programvara för medarbetarutbildning. Men det är bara det första steget.

Nästa steg är att välja rätt programvara som kan tillgodose din organisations behov av företagsutbildning. Kom ihåg, tricket är att prioritera en idealisk kombination av funktionalitet, integrationer och andra faktorer.

Men det är inte allt. 

Genom att integrera Guru med din utbildningsprogramvara kan du åstadkomma mer med ditt L&D-projekt genom att skapa en allt-i-ett informationssökare för ditt företag. 

Guru hjälper anställda att hitta de svar de behöver från var som helst i din organisations informationspool utan att byta plattformar. Detta kan avsevärt förbättra dina resultat, oavsett om du onboardar nya anställda eller uppskalar befintliga anställda.

Testa Guru idag.

‍