Ever wonder how to choose CRM software the right way? You’ve come to the right place — here’s where you’ll find the secrets for selecting the tool that’ll meet your every need. 

Customer relationship management (CRM) software is a solution many companies use to maintain strong relationships with their new, potential, and existing clients. 

With the CRM market projected to reach $88.19 billion by 2024, it’s now more important than ever to invest in such a solution. 

There’s one tiny problem: how do you choose the right software? 

You’d probably have a hard time doing this on your own.  But with this buyer’s guide, you can navigate the tumultuous sea of vendors and choose a tool that fits your requirements, use case, and budget. 

‍

What Is CRM Software?

CRM is a system that has one goal: to manage all your company’s interactions and relationships with customers, leads, and suppliers. 

In a nutshell, it tracks and stores customer data, such as contact information, but also helps uncover new opportunities to grow your business and improve your profitability. 

Plus, CRM provides excellent customer support throughout the buyer’s lifecycle, helping you stay connected with your customer base at every touch point. 

Who is CRM for? Well, everyone! No matter your industry or department, you can use this tool to manage every aspect of the customer journey and have all information about them readily available. 

How exactly do you use CRM, though? Let’s find out. 

‍

How Is CRM Software Used?

A good CRM tool harnesses the power of data to: 

• Track customer behavior — CRM helps you uncover valuable insights about your customers, such as how they interact with your products and services, what their preferences are, etc. 
• Automatisera insamlingen av feedback — Trött på att alltid gissa vad dina kunder tycker om ditt varumärke? CRM collects all customer feedback in a single place, which allows you to improve your services. 
• Make data-driven decisions — The best way to drive business growth and create stronger customer relationships is through a CRM program. Through data analysis, this tool predicts user behavior and identifies patterns so you can make better business decisions. 
• Personalize customer experiences — CRM knows how to make your customers feel seen and understood. With this tool, you can deliver tailored customer interactions that strengthen your bonds. 
• Improve brand perception — It’s important to listen to what people say about your company on social media channels. This helps create customer loyalty and improve brand visibility. 

But these are only a few of the things it can do. 

The right CRM software streamlines your business processes by replacing cumbersome spreadsheets and complex databases and connecting your workflows into one place. 

Which brings us to the benefits of using CRM…

‍

What Are the Benefits of Using CRM Software?

Like any other tool you have in your business, CRM software comes packed with tons of benefits: 

• Better customer relationships: 85% of people cite improved customer experiences as one of the top three benefits of CRM software. It’s no wonder. Since this software makes customer information accessible to anyone who needs it, your team members can boost customer satisfaction. 
• Increased sales processes: A good CRM tool automates your business operations and key tasks through marketing automation. This frees your employees’ time, so they can focus on more productive tasks. 
• Better analytics and targeted marketing campaigns: You can have all the data you want. But if you don’t put it to good use, it’s useless. CRM software has built-in analytics that help companies break down silos of data into easily understood metrics and actionable insights. With this info, you can measure the success of your marketing efforts and work to improve them. 
• Reduced costs: Many CRMs are flexible and scalable, meaning that they’re easy to implement and grow with your business. Plus, since most tools have a per-user pricing plan, you only have to pay for what you need, including features. As a result, you keep costs low and use CRM as you like.  

In conclusion? Well, since you gain visibility into all your operations, you can increase team productivity and streamline your sales pipeline. 

So, how do you choose the best CRM system for your needs? Let’s dive in. 

‍

How to Choose the Right CRM System

The CRM software market will continue to grow, reaching a volume of $131.90 billion by 2028. With this huge increase, more and more CRM systems will sprout like mushrooms after rain. 

Vilket inte gör ditt beslut lättare. 

Det kommer att ta timmar att jämföra dem alla; dessutom, eftersom varje har unika funktioner (som låter bra på papper, men behöver du dem verkligen?) är det ännu svårare att förstå vilken lösning du ska välja.  

Luckily, choosing the right CRM provider can be a walk in the park if you follow these steps: 

Step #1: Identify specific goals and objectives

Varje urvalsprocess börjar med att identifiera dina utmaningar och behov, det vill säga vad du försöker uppnå. 

For example, do you just wanna get rid of slow-loading spreadsheets? Om du är en liten företag, kommer du inte att behöva mycket från ditt CRM-verktyg. But what if you wanna overhaul your customer support service? 

To help, answer these questions: 

• Is your current tool enough to meet business requirements?
• What do you want to address with CRM? 
• How many people will use the CRM system? 
• What is the size of your budget? 
• Will you integrate the CRM software with other existing tools? 

Genom att kartlägga dina mål och förväntningar kan du fokusera på CRM-programvara som aktivt arbetar för att förbättra dina verksamheter, inte på sådant du inte behöver. 

Step #2: Assess your budget

Curiosity got the better of you — a quick Google search showed you some options that caught your eye. Du övervägde dem och lade till dem på din lista, bara för att upptäcka att de är åååååååå enkelt för dyra.

To avoid disappointment and wasted time, try to set your budget from the get-go. Talk with your team members to set your expectations, and rule out any CRM tool outside the price range.

‍

Step #3: Make a list of features and functionalities

Budget: ✅

Needs: ✅

Features: Loading…

Nu är det dags att göra en lista över dina måste-ha-funktioner. CRM-verktyg har massor av spännande funktioner men kanske behöver du inte alla av dem. Samla ditt säljteam och prata om vad de behöver (eftersom det är de som kommer att använda programvaran).

Together, you can come up with a list of key capabilities. Men om din budget tillåter det, lägg gärna till några trevliga-till-att-ha-funktioner också, även om de inte är nödvändiga. 

Usually, CRM software should have the following features: 

• Reporting capabilities 
• Lead management
• Sales forecasting
• [Project management software] (https://www.getguru.com/reference/how-to-choose-project-management-software)
• Marketing automation 
• Contact management
• Collaboration tools
• Customer satisfaction polls and surveys

But we can talk in greater detail about these features later on — stay tuned. 

‍

Step #4: Research CRM software vendors 

Put on a pot of coffee, ‘cause this step is gonna take a while. ☕

After you make a list of must-have features, you should start researching the options that fit your requirements best. You can start by checking buyer’s guides like ours. 

Or visit review sites like G2 or TrustRadius that usually have lists with the software you need. Looking at reviews will help you see a tool from all angles, so it’s easier to make an opinion based on what real users have to say about it. 

But you can also ask for recommendations from your network, like leaders, colleagues, and friends. De kan ge dig värdefull insikt i vilket verktyg de använder, varför det är ett bra alternativ, och hur lätt det är att lära sig.  

Steg #5: Begär demonstrationer och provversioner

Innan du provar verktygen, finns det dock en sak till du måste göra. 

Och det är att skala ner din lista över leverantörer till mellan tre och fem föredragna alternativ. Detta tar dig närmare ditt slutgiltiga beslut men hjälper dig också att testa verktyg snabbare. 

Med det gjort kan du nu begära demonstrationer och provversioner från dina främsta kandidater. 

De flesta leverantörer erbjuder gratis 30-dagars provversioner som du kan dra nytta av genom att registrera dig. Vissa leverantörer har till och med gratisplaner, vilket är mycket användbart, speciellt om du inte behöver mycket från ditt CRM. 

‍

Kontakta leverantörerna på din lista och testa verktyget. Kom ihåg att bjuda in dina teammedlemmar också. Deras feedback kommer att vara ovärderlig eftersom de är de som kommer att använda det mest. Låt dem få en känsla för CRM-programvaran och försök att snäva ner din lista ytterligare. 

Steg #6: Gör ditt beslut och implementera

Efter att ha gått igenom alla ovanstående steg bör du vara närmare att fatta det slutgiltiga beslutet. 

För vissa är det tydligt redan från testfasen vem som är vinnaren. Men för andra kan testning av flera verktyg bara snäva ner deras alternativ till två bra alternativ. 

Om du tillhör den senare kategorin, gör lite mer forskning, testa dem vidare och fråga om åsikter. Gör ditt slutgiltiga beslut och börja genomförandet.

Ditt valda verktygs användarvänlighet kommer att avgöra hur snabbt onboardingprocessen tar och hur lätt det kommer att integreras med dina befintliga arbetsflöden. 

Vi har lovat att vi ska titta närmare på funktionerna – och vi är redo att leverera det. 

‍

Vilka CRM-funktioner ska man se efter?

CRM-programvara är mer än bara ett marknadsföringsverktyg; det är ett bra sätt att driva mer försäljning och behålla kunder. Men vilka funktioner bör du fokusera på när du väljer ett nytt system? 

Här är några idéer: 

• Kontaktadministration: I centrum av varje CRM-program bör du hitta kontaktadministrationsverktyg. Dessa hjälper till att organisera din kunddata, såsom interaktionshistorik och demografi. De förväntas erbjuda insikter i vad du kan göra för att förbättra användarupplevelsen.
• Lead scoring: Denna funktion identifierar kvalitetsledningar och hjälper dig att filtrera dem. Vilket betyder att ditt team kan hålla koll på dem och ta bort döda ledningar innan de blockerar dina arbetsflöden. 
• Rapporter, analyser och instrumentpaneler: Din valda CRM-lösning bör ge en fullständig bild av dina operationer. Den bör ha rapporter, ledinformation, prognoser, etc., som är visuellt tilltalande och lätta att förstå. Och låta dig anpassa dem på det sätt du vill för bättre synlighet. 
• Integrationer: Varje CRM-verktyg bör ha tillägg som gör att det kan integreras med dina befintliga verktyg. Enligt Nucleus Research förkortar tillgången till nyckeldata människors försäljningscykel med 8–14%. CRM bör fungera bra med projektledning, bokföring och e-postmarknadsföringsplattformar. Men det kan också integreras med automatiserade kunskapsbasverktyg som Guru som ger omedelbar tillgång till företagsfiler. 
• Kundtjänstverktyg: CRM handlar om kunder (det står i namnet, trots allt!) så det bör ha kundtjänstfunktioner som färdiga mallar, automatiserade försäljningshistorik, osv. 

Så, efter allt detta, kvarstår frågan: vilken är den bästa CRM-programvaran som finns tillgänglig nu?

Låt oss se…

10 CRM-programvarulösningar att överväga

Kanske vill du inte spendera timmar på att kolla listor på Capterra; en enkel köpguide räcker. Och gissa vad? DETTA är den enda guiden du behöver för att fatta det korrekta beslutet. 

Så, för att hjälpa dig med urvalsprocessen har vi gjort en lista över de bästa CRM-leverantörerna som du definitivt bör kolla på. 

HubSpot CRM

HubSpot är ett AI-drivet kundservicetool med gratis CRM-programvara för dina team.

Med det här praktiska verktyget kan du spåra och analysera hela din försäljningspipeline i realtid på en visuell instrumentpanel. 

Källa: G2

Dessutom har du detaljerade rapporter som du kan få tillgång till för att upptäcka tillväxtmöjligheter. 

I ord av en nöjd granskare, “Du har inte bara en CRM för att spåra dina uppgifter, utan också … en plats där du bokstavligen kan göra vad som helst du behöver inom ditt företag.” 

HubSpot notifierar dig också när någon öppnar ett e-postmeddelande, så att du kan följa upp direkt via livechatt, e-post eller telefon. 

Och det integreras med Guru! 

‍

Salesforce

Salesforce är ett molnbaserat CRM-verktyg som analyserar dina data för att ge dig värdefulla insikter samtidigt som det hjälper dig att attrahera och behålla lojala kunder.

Källa: G2

Vad gör Salesforce? Tja, “Det spårar leads, konton, kontakter, och möjligheter och skärmarna är mycket lika, så det är lätt att lära sig.” 

Kort sagt, Salesforce förenar dina team till en enda sanningskälla; som ett resultat kommer de alltid att ha kunddata och kunskap tillgänglig. Dessutom är det adaptivt, skalbart, säkert, och flexibelt, vilket uppfyller dina affärsbehov oavsett storlek. 

Du kan integrera Salesforce med nästan alla datakällor, såsom MuleSoft, Tableau, Slack, och även Guru. 

‍

Pipedrive

Pipedrive erbjuder en kombination av försäljnings-CRM och pipelinehantering i en användarvänlig lösning. 

Källa: G2

Med denna agila CRM-programvara kan du automatisera din försäljningspipeline och spara mer tid. Det låter dig också dyka ner i realtidsförsäljningsrapporter för att få en bra översikt över din försäljningstratt. Med Pipedrives avancerad analys, teamövervakning och prognoser kan du göra bättre datadrivna beslut. 

“Det hjälper mig mycket med att upprätthålla fruktbara partnerskap och exceptionell uppföljning av leads.” Faktum är att Pipedrive kan öka intäkterna genom försäljningshantering, vilket är enligt min åsikt dess bästa funktion. 

Pipedrive kopplar samman med massor av appar, inklusive Guru. 

‍

Insightly

Insightly erbjuder försäljnings- och marknadsföringsteam av alla storlekar en prisvärd CRM-plattform som hjälper dem att öka produktiviteten och bygga varaktiga kundrelationer. 

Källa: G2

Det har många användbara funktioner, som projektledning, leadspårning och arbetsflödesautomation. Med dessa kan du öka försäljnings effektiviteten och transparensen, eliminera flaskhalsar och inkonsekvenser. 

Men Insightly skalar också med ditt företag, vilket betyder att det alltid kommer att arbeta för att förbättra din kundupplevelse och lösa kundproblem snabbare, oavsett storleken på ditt företag. 

‍

“Insightly är mycket användarvänligt och anpassningsbart för att passa dina specifika behov ... Övergripande förbättrar det effektiviteten för mitt team.” 

Insightly integreras med Guru — se hur här. 

‍

Sugar Sell

Sugar Sell är en avancerad CRM-lösning som kopplar ihop dina marknadsförings-, försäljnings- och serviceteam så att de kan fokusera på att påskynda försäljningen, öka produktiviteten och skapa engagerande kundupplevelser. 

Källa: Capterra

Detta on-site CRM-verktyg kombinerar AI-teknologi, marknadsföringsautomation och kundservice för att driva tillväxt och stärka band med kunder. 

“... nästan vad som helst du kan tänka av] _[kan automatiseras och du behöver inte vara en teknikexpert för att åstadkomma några riktigt snygga processer._” 

‍

Så, inte bara levererar det rätt lead, men Sugar Sell sätter även dina marknadsföringskampanjer på autopilot, vilket resulterar i bättre resultat. 

Det är också känt för sina integrationer, en av dem är med Guru. 

‍

Zendesk Sell

Zendesk Sell, en modern CRM-plattform, hjälper försäljningsrepresentanter att påskynda intäkterna och förbättra kundupplevelsen.

Källa: G2

Zendesk är lätt att använda och intuitiv, vilket innebär att ditt team inte kommer att ha några problem att lära sig den. 

“Zendesk har verkligen förenklat vår kundsupportresa. Den rena och straightforward interface gör det lätt att navigera genom kundärenden.”

Inga konstigheter – med funktioner som avancerad analys, produktivitetsverktyg och instrumentpaneler har du allt du behöver på ett ställe. Dessutom kan du låsa upp bättre teamproduktivitet och alltid möta kundernas förväntningar vid alla kontaktpunkter. 

‍

Bland Zendesk Sells otaliga integrationer finns en integration med Guru. 

‍

Zoho CRM

Zoho CRM är lämpligt för medelstora till stora organisationer som erbjuder olika användbara funktioner, såsom arbetsflödesautomatisering, kontaktledning och en AI-driven konverserande assistent. 

Källa: G2

Vad gör det egentligen? Zoho CRM hjälper dig att stänga fler affärer, få bättre insyn i din försäljningspipeline och bygga starkare kundrelationer.

Dessutom kan ditt företag dra nytta av kraften i KPI:er, prediktiv intelligens och omni-kanal för att leverera skräddarsydda upplevelser som skapar lojala konsumenter. 

‍

“Zoho CRM fungerar bra med andra. Att integrera med olika affärsverktyg känns som en harmonisk symfoni snarare än en teknisk strid.” 

Och överraskning! Zoho CRM integreras med Guru. 

‍

Copper

Copper är en lättanvänd CRM-programvarulösning med ett starkt fokus på att växa ditt företag. 

Källa: Copper

Hur uppnår den det? Genom enkel arbetsflödesautomation som tar bort tråkiga uppgifter. Och 360-graders insyn i försäljningsaktiviteter över alla dina team. På så sätt undviker du att missa tillväxtmöjligheter och tappa leads. 

Moreover, “Copper CRM is a user-friendly and customizable CRM that seamlessly integrates with Google Workspace, making it an ideal choice for businesses that rely on Gmail, Calendar, and other Google apps.” 

And yes — Copper easily connects with other tools, including Guru. Men det är särskilt idealiskt för dem som arbetar med Google Workspace. 

‍

Apptivo

Apptivo är mer än bara CRM-programvara — det är ett SaaS-företagsadministrationsverktyg för företag i alla storlekar. 

Källa: G2

Vad folk tycker mest om Apptivo är dess kundservice. “Hela supportteamet på Apptivo är hjälpsamt, lätt att nå, och kunnigt.” Så, om du har problem med programvaran kan Apptivo hjälpa dig att lista ut det på några minuter. 

Dessutom har detta verktyg typiska CRM-funktioner, som schemalagda rapporter, arbetsflödesautomatisering, flera försäljningscykler, etc. Apptivo finns också i olika former och storlekar, som mobil eller integrerad.

‍

När vi talar om integrationer, så smälter Apptivo sömlöst samman med dina nuvarande verktyg; och glöm inte bort Guru! 

‍

Monday.com

En måndag som du definitivt inte kommer att hata, Monday.com är en projektledningslösning i grunden. Men det har också helt anpassningsbara CRM-funktioner, såsom automatisk uppgiftsgenerering och formelbyggande.  

Källa: G2

Du kan anpassa Monday.com hur du vill, beroende på dina behov. Det har byggblock som automatiseringar, integrationer och instrumentpaneler som hjälper dig att skapa en intuitiv arbetsplats för dina team.

“Vi kan dela in personalen i team för att se till att rätt information visas till rätt personer — detta håller saker rena och gör att vi kan kategorisera det innehåll som är relevant för olika team.” 

‍

Monday.com integreras snyggt med tredjepartsappar — och ja, med Guru också! 

‍

Över till dig

Så, vad tycker du? Har den här guiden gjort din CRM-valprocess mycket enklare? 

Det hoppas vi verkligen. Med alla tips och tricks i den här artikeln om hur du väljer CRM-programvara som möter dina affärsbehov, är det superenkelt att fatta det slutgiltiga beslutet. 

Men vet du vad som passar bra med din slutgiltiga CRM-lösning? Guru! 

Guru är en 3-i-1 kunskapshanteringslösning som kopplar ihop med alla dina befintliga verktyg och arbetsflöden. Gurus främsta mission är att föra din samlade kunskap (kunddata, interaktionshistorik, osv.) direkt där du är. 

Men att testa det själv är den bästa åtgärden. Så tveka inte att registrera dig för Guru gratis. 

‍