Ever wonder how to choose CRM software the right way? You’ve come to the right place — here’s where you’ll find the secrets for selecting the tool that’ll meet your every need. 

Customer relationship management (CRM) software is a solution many companies use to maintain strong relationships with their new, potential, and existing clients. 

With the CRM market projected to reach $88.19 billion by 2024, it’s now more important than ever to invest in such a solution. 

There’s one tiny problem: how do you choose the right software? 

You’d probably have a hard time doing this on your own.  But with this buyer’s guide, you can navigate the tumultuous sea of vendors and choose a tool that fits your requirements, use case, and budget. 

‍

What Is CRM Software?

CRM is a system that has one goal: to manage all your company’s interactions and relationships with customers, leads, and suppliers. 

In a nutshell, it tracks and stores customer data, such as contact information, but also helps uncover new opportunities to grow your business and improve your profitability. 

Plus, CRM provides excellent customer support throughout the buyer’s lifecycle, helping you stay connected with your customer base at every touch point. 

Who is CRM for? Well, everyone! No matter your industry or department, you can use this tool to manage every aspect of the customer journey and have all information about them readily available. 

How exactly do you use CRM, though? Let’s find out. 

‍

How Is CRM Software Used?

A good CRM tool harnesses the power of data to: 

• Track customer behavior — CRM helps you uncover valuable insights about your customers, such as how they interact with your products and services, what their preferences are, etc. 
• Automate feedback collection — Tired of always guessing what your clients think about your brand? CRM collects all customer feedback in a single place, which allows you to improve your services. 
• Make data-driven decisions — The best way to drive business growth and create stronger customer relationships is through a CRM program. Through data analysis, this tool predicts user behavior and identifies patterns so you can make better business decisions. 
• Personalize customer experiences — CRM knows how to make your customers feel seen and understood. With this tool, you can deliver tailored customer interactions that strengthen your bonds. 
• Improve brand perception — It’s important to listen to what people say about your company on social media channels. This helps create customer loyalty and improve brand visibility. 

But these are only a few of the things it can do. 

The right CRM software streamlines your business processes by replacing cumbersome spreadsheets and complex databases and connecting your workflows into one place. 

Which brings us to the benefits of using CRM…

‍

What Are the Benefits of Using CRM Software?

Like any other tool you have in your business, CRM software comes packed with tons of benefits: 

• Better customer relationships: 85% of people cite improved customer experiences as one of the top three benefits of CRM software. Tidak mengherankan. Since this software makes customer information accessible to anyone who needs it, your team members can boost customer satisfaction. 
• Increased sales processes: A good CRM tool automates your business operations and key tasks through marketing automation. This frees your employees’ time, so they can focus on more productive tasks. 
• Better analytics and targeted marketing campaigns: You can have all the data you want. Tapi jika Anda tidak memanfaatkannya dengan baik, itu tidak berguna. CRM software has built-in analytics that help companies break down silos of data into easily understood metrics and actionable insights. With this info, you can measure the success of your marketing efforts and work to improve them. 
• Biaya yang berkurang: Banyak CRM yang fleksibel dan dapat diskalakan, artinya mereka mudah diterapkan dan tumbuh bersama bisnis Anda. Plus, since most tools have a per-user pricing plan, you only have to pay for what you need, including features. As a result, you keep costs low and use CRM as you like.  

In conclusion? Well, since you gain visibility into all your operations, you can increase team productivity and streamline your sales pipeline. 

So, how do you choose the best CRM system for your needs? Mari kita mendalaminya. 

‍

How to Choose the Right CRM System

The CRM software market will continue to grow, reaching a volume of $131.90 billion by 2028. With this huge increase, more and more CRM systems will sprout like mushrooms after rain. 

Yang tidak mempermudah keputusan Anda. 

Akan memakan waktu berjam-jam untuk membandingkannya semua; ditambah lagi, karena masing-masing memiliki fitur unik (yang terlihat bagus di atas kertas, tetapi apakah Anda benar-benar membutuhkannya?) itu bahkan lebih sulit untuk memahami solusi mana yang harus dipilih.  

Luckily, choosing the right CRM provider can be a walk in the park if you follow these steps: 

Step #1: Identify specific goals and objectives

Setiap proses pemilihan dimulai dengan mengidentifikasi tantangan dan kebutuhan Anda, alias apa yang ingin Anda capai. 

For example, do you just wanna get rid of slow-loading spreadsheets? Jika Anda adalah usaha kecil, maka Anda tidak akan membutuhkan banyak dari alat CRM Anda. But what if you wanna overhaul your customer support service? 

To help, answer these questions: 

• Is your current tool enough to meet business requirements?
• What do you want to address with CRM? 
• How many people will use the CRM system? 
• What is the size of your budget? 
• Will you integrate the CRM software with other existing tools? 

Dengan memetakan tujuan dan harapan Anda, Anda dapat fokus pada perangkat lunak CRM yang secara aktif bekerja untuk meningkatkan operasi Anda, bukan pada hal-hal yang tidak Anda butuhkan. 

Step #2: Assess your budget

Curiosity got the better of you — a quick Google search showed you some options that caught your eye. Anda mempertimbangkan mereka dan menambahkannya ke daftar pendek Anda, hanya untuk menemukan bahwa mereka terlalu mahal. waaay sangat mahal.

To avoid disappointment and wasted time, try to set your budget from the get-go. Talk with your team members to set your expectations, and rule out any CRM tool outside the price range.

‍

Step #3: Make a list of features and functionalities

Budget: ✅

Needs: ✅

Features: Loading…

Sekarang saatnya membuat daftar fitur yang wajib ada. Alat CRM memiliki banyak fungsi menarik tetapi mungkin Anda tidak membutuhkan semuanya. Kumpulkan tim penjualan Anda dan bicarakan tentang apa yang mereka butuhkan (karena merekalah yang akan menggunakan perangkat lunak).

Together, you can come up with a list of key capabilities. Tapi jika anggaran Anda memungkinkan, sebaiknya tambahkan beberapa fitur yang menyenangkan juga, meskipun mereka tidak penting. 

Usually, CRM software should have the following features: 

• Reporting capabilities 
• Lead management
• Sales forecasting
• [Project management software] (https://www.getguru.com/reference/how-to-choose-project-management-software)
• Marketing automation 
• Contact management
• Collaboration tools
• Customer satisfaction polls and surveys

But we can talk in greater detail about these features later on — stay tuned. 

‍

Step #4: Research CRM software vendors 

Put on a pot of coffee, ‘cause this step is gonna take a while. ☕

After you make a list of must-have features, you should start researching the options that fit your requirements best. You can start by checking buyer’s guides like ours. 

Or visit review sites like G2 or TrustRadius that usually have lists with the software you need. Looking at reviews will help you see a tool from all angles, so it’s easier to make an opinion based on what real users have to say about it. 

But you can also ask for recommendations from your network, like leaders, colleagues, and friends. Mereka bisa memberi Anda wawasan berharga tentang alat mana yang mereka gunakan, mengapa itu pilihan yang baik, dan seberapa mudah untuk dipelajari.  

Langkah #5: Minta demo dan percobaan

Sebelum Anda mencoba alat-alat tersebut, namun, ada satu hal lagi yang harus Anda lakukan. 

Dan itu adalah untuk memangkas daftar vendor Anda menjadi antara tiga hingga lima pilihan yang disukai. Ini tidak hanya membawa Anda lebih dekat ke keputusan akhir tetapi juga membantu Anda menguji alat lebih cepat. 

Setelah itu selesai, Anda sekarang dapat meminta demo dan percobaan dari pesaing teratas Anda. 

Sebagian besar penyedia menawarkan percobaan gratis selama 30 hari yang bisa Anda manfaatkan dengan mendaftar. Beberapa vendor bahkan memiliki paket gratis, yang sangat berguna terutama jika Anda tidak membutuhkan banyak dari CRM Anda. 

‍

Hubungi vendor dalam daftar Anda dan coba alat tersebut. Ingat untuk mengundang anggota tim Anda juga. Umpan balik mereka akan sangat berharga karena mereka adalah orang-orang yang akan menggunakannya paling banyak. Biarkan mereka merasakan perangkat lunak CRM dan coba untuk mempersempit daftar Anda lebih jauh. 

Langkah #6: Buat keputusan dan terapkan

Setelah melalui semua langkah di atas, Anda seharusnya lebih dekat untuk membuat pilihan akhir. 

Bagi beberapa orang, jelas dari fase pengujian siapa pemenangnya. Tetapi bagi yang lain, menguji beberapa alat mungkin hanya mempersempit pilihan mereka menjadi dua pilihan yang baik. 

Jika Anda termasuk dalam kategori terakhir, lakukan lebih banyak riset, uji lebih lanjut, dan minta pendapat. Buat keputusan akhir Anda dan mulai implementasi.

Kemudahan penggunaan alat yang Anda pilih akan menentukan seberapa cepat proses orientasi berlangsung — dan seberapa mudah ia akan terintegrasi dengan alur kerja Anda yang sudah ada. 

Kami telah berjanji bahwa kami akan melihat lebih dekat fitur-fitur tersebut — dan kami siap untuk menghadirkannya. 

‍

Apa Fitur CRM yang Harus Dicari?

Perangkat lunak CRM lebih dari sekadar alat pemasaran; ini adalah cara yang baik untuk meningkatkan penjualan dan mempertahankan pelanggan. Tetapi fitur apa yang harus Anda fokuskan saat memilih sistem baru? 

Berikut adalah beberapa ide: 

• Manajemen kontak: Di pusat setiap program CRM, Anda harus menemukan alat manajemen kontak. Ini membantu mengatur data pelanggan Anda, seperti riwayat interaksi klien dan demografi. Mereka seharusnya menawarkan wawasan tentang apa yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
• Peringkat prospek: Fitur ini mengidentifikasi prospek berkualitas dan membantu Anda menyaringnya. Yang berarti tim Anda dapat tetap mengawasi dan menghapus prospek yang mati sebelum mereka menghambat alur kerja Anda. 
• Analisis laporan dan dasbor: Solusi CRM pilihan Anda harus menyediakan pandangan lengkap tentang operasi Anda. Ini harus memiliki laporan, informasi prospek, prakiraan, dll., yang menarik secara visual dan mudah dipahami. Dan memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya sesuai keinginan Anda untuk visibilitas yang lebih baik. 
• Integrasi: Setiap alat CRM harus memiliki add-on yang memungkinkan untuk mengintegrasikan dengan alat Anda yang sudah ada. Menurut Nucleus Research, akses ke data kunci memperpendek siklus penjualan orang-orang sebanyak 8–14%. CRM harus berfungsi dengan baik dengan platform manajemen proyek, akuntansi, dan pemasaran email. Tetapi juga bisa terintegrasi dengan alat basis pengetahuan otomatis seperti Guru yang memberikan akses instan ke file perusahaan. 
• Alat layanan pelanggan: CRM adalah tentang pelanggan (itu ada dalam namanya, setelah semua!) sehingga harus memiliki kemampuan layanan pelanggan seperti template yang telah dibuat sebelumnya, riwayat penjualan otomatis, dll. 

Jadi, setelah semua ini, pertanyaannya tetap: mana yang merupakan perangkat lunak CRM terbaik yang tersedia saat ini?

Mari kita lihat…

10 Solusi Perangkat Lunak CRM untuk Dipertimbangkan

Mungkin Anda tidak ingin menghabiskan berjam-jam memeriksa daftar di Capterra; panduan pembeli yang sederhana sudah cukup. Dan tebak apa? INI adalah satu-satunya panduan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. 

Jadi, untuk membantu proses pemilihan Anda, kami telah membuat daftar vendor CRM terbaik yang seharusnya Anda periksa. 

HubSpot CRM

HubSpot adalah alat layanan pelanggan yang didukung AI dengan perangkat lunak CRM gratis untuk tim Anda.

Dengan alat yang praktis ini, Anda dapat melacak dan menganalisis seluruh saluran penjualan Anda secara real-time di dashboard visual. 

Sumber: G2

Selain itu, Anda memiliki laporan terperinci yang dapat diakses untuk menemukan peluang pertumbuhan. 

Dalam kata-kata seorang peninjau yang bahagia, “Anda tidak hanya memiliki CRM untuk melacak tugas Anda, tetapi juga … sebuah tempat dimana Anda bisa melakukan apa saja yang Anda butuhkan dalam bisnis Anda.” 

HubSpot juga memberi tahu Anda ketika seseorang membuka email, jadi Anda dapat menindaklanjuti segera melalui obrolan langsung, email, atau telepon. 

Dan itu terintegrasi dengan Guru! 

‍

Salesforce

Salesforce adalah alat CRM berbasis cloud yang menganalisis data Anda untuk memberikan wawasan berharga sambil membantu Anda menarik dan mempertahankan pelanggan setia.

Sumber: G2

Apa yang dilakukan Salesforce? Yah, “Ini melacak prospek, akun, kontak, dan peluang dan layarnya sangat mirip, jadi mudah untuk dipelajari.” 

Secara singkat, Salesforce menyatukan tim Anda menjadi satu sumber kebenaran; sebagai hasilnya, mereka akan selalu memiliki data dan pengetahuan pelanggan di ujung jari mereka. Lebih jauh lagi, ini dapat beradaptasi, skalabel, aman, dan fleksibel, memenuhi kebutuhan bisnis Anda tidak peduli seberapa besar. 

Anda dapat mengintegrasikan Salesforce dengan hampir semua sumber data, seperti MuleSoft, Tableau, Slack, dan bahkan Guru. 

‍

Pipedrive

Pipedrive menawarkan kombinasi CRM penjualan dan manajemen pipeline dalam satu solusi yang ramah pengguna. 

Sumber: G2

Dengan perangkat lunak CRM yang gesit ini, Anda dapat mengotomatiskan saluran penjualan Anda dan menghemat lebih banyak waktu. Ini juga memungkinkan Anda untuk melihat laporan penjualan waktu nyata untuk mendapatkan pandangan yang baik tentang saluran penjualan Anda. Dengan analitik canggih Pipedrive, pemantauan tim, dan peramalan, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data. 

“Ini sangat membantu saya dalam mempertahankan kemitraan yang menguntungkan dan tindak lanjut prospek yang luar biasa. Fakta bahwa Pipedrive dapat meningkatkan pendapatan melalui manajemen penjualan adalah, menurut pendapat saya, fitur terbaiknya.” 

Pipedrive terhubung dengan banyak aplikasi, termasuk Guru. 

‍

Insightly

Insightly menyediakan tim penjualan dan pemasaran dari berbagai ukuran dengan platform CRM yang terjangkau yang membantu mereka meningkatkan produktivitas dan membangun hubungan pelanggan yang langgeng. 

Sumber: G2

Ini memiliki banyak fitur berguna, seperti manajemen proyek, pelacakan prospek, dan otomatisasi alur kerja. Dengan ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi penjualan, menghilangkan kemacetan dan inkonsistensi. 

Tapi Insightly juga berkembang seiring dengan perusahaan Anda, yang berarti bahwa ini akan selalu berfungsi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan Anda dan menyelesaikan masalah pelanggan lebih cepat, terlepas dari ukuran bisnis Anda. 

‍

“Insightly adalah sangat ramah pengguna dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda... Secara keseluruhan, itu sangat meningkatkan efisiensi tim saya.” 

Insightly terintegrasi dengan Guru — lihat bagaimana di sini. 

‍

Sugar Sell

Sugar Sell adalah solusi CRM canggih yang menghubungkan tim pemasaran, penjualan, dan layanan Anda sehingga mereka dapat fokus pada mempercepat penjualan, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan pengalaman pelanggan yang menarik. 

Sumber: Capterra

Alat CRM onsite ini menggabungkan teknologi AI, otomatisasi pemasaran, dan layanan pelanggan untuk mendorong pertumbuhan dan memperkuat ikatan dengan pelanggan. 

“... hampir semuanya yang bisa Anda pikirkan dapat diautomasi dan Anda tidak perlu menjadi seorang ahli teknologi untuk mencapai beberapa proses yang sangat canggih._” 

‍

Jadi, tidak hanya memberikan prospek yang tepat, tetapi Sugar Sell juga mengotomatiskan kampanye pemasaran Anda, menghasilkan hasil yang lebih baik. 

Ini juga terkenal karena integrasinya, salah satunya adalah dengan Guru. 

‍

Zendesk Sell

Zendesk Sell, platform CRM modern, membantu perwakilan penjualan mempercepat pendapatan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Sumber: G2

Zendesk mudah digunakan dan intuitif, artinya tim Anda tidak akan kesulitan mempelajarinya. 

“Zendesk telah benar-benar menyederhanakan perjalanan dukungan pelanggan kami. Yang antarmuka yang bersih dan sederhana memudahkan untuk menavigasi tiket pelanggan.”

Tidak heran — dengan fitur seperti analitik canggih, alat produktivitas, dan dasbor, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan di satu tempat. Selain itu, Anda dapat membuka produktivitas tim yang lebih baik dan selalu memenuhi ekspektasi pelanggan di semua titik kontak. 

‍

Di antara banyak integrasi Zendesk Sell adalah integrasi dengan Guru. 

‍

Zoho CRM

Zoho CRM cocok untuk organisasi menengah hingga besar yang menawarkan berbagai fitur berguna, seperti otomatisasi alur kerja, manajemen kontak, dan asisten percakapan bertenaga AI. 

Sumber: G2

Apa sebenarnya yang dilakukannya? Zoho CRM membantu Anda menutup lebih banyak kesepakatan, menikmati visibilitas yang lebih baik ke dalam saluran penjualan Anda, dan membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat.

Selain itu, bisnis Anda dapat memanfaatkan kekuatan KPI, kecerdasan prediktif, dan omni-channel untuk memberikan pengalaman yang disesuaikan yang menciptakan konsumen yang loyal. 

‍

“Zoho CRM bekerja dengan baik dengan yang lain. Mengintegrasikan dengan berbagai alat bisnis terasa seperti simfoni harmonis daripada pertempuran teknologi.” 

And surprise! Zoho CRM terintegrasi dengan Guru. 

‍

Copper

Copper adalah solusi perangkat lunak CRM yang mudah digunakan dengan fokus yang kuat pada pertumbuhan bisnis Anda. 

Sumber: Copper

Bagaimana cara kerjanya? Melalui otomatisasi alur kerja sederhana yang menghilangkan tugas yang membosankan. Dan visibilitas 360 derajat ke dalam aktivitas penjualan di semua tim Anda. Dengan cara ini, Anda menghindari kehilangan peluang pertumbuhan dan kehilangan prospek. 

Moreover, “Copper CRM is a user-friendly and customizable CRM that seamlessly integrates with Google Workspace, making it an ideal choice for businesses that rely on Gmail, Calendar, and other Google apps.” 

And yes — Copper easily connects with other tools, including Guru. But it’s particularly ideal for those working with Google Workspace. 

‍

Apptivo

Apptivo is more than just CRM software — it’s a SaaS business management tool for companies of all sizes. 

Source: G2

What people like most about Apptivo is its customer service. “The entire support team at Apptivo is helpful, easy to reach, and knowledgeable.” So, if you have a problem with the software, Apptivo can help you figure it out in a few minutes. 

Moreover, this tool has typical CRM features, like schedule reports, workflow automation, multiple sales cycles, etc. Apptivo also comes in various shapes and sizes, like mobile or integrated.

‍

Speaking of integrations, Apptivo seamlessly blends with your current tools; and don’t forget about Guru! 

‍

Monday.com

A Monday you’ll definitely not hate, Monday.com is a project management solution at heart. But it also has fully customizable CRM capabilities, such as automated task generation and formula building.  

Source: G2

You can personalize Monday.com however you want, depending on your needs. It has building blocks like automations, integrations, and dashboards that help you create an intuitive workspace for your teams.

“We can section staff into teams to ensure the right info is displayed to the right people — this keeps things clean and allows us to categorize the content that’s applicable for different teams.” 

‍

Monday.com integrates nicely with third-party apps — and yes, with Guru, too! 

‍

Over to You

So, what do you think? Has this guide made your CRM selection process way easier? 

We sincerely hope so. With all the tips and tricks in this article on how to choose CRM software that meets your business needs, it’s super simple to make the final decision. 

But you know what goes well with your final CRM solution? Guru! 

Guru is a 3-in-1 knowledge management solution that connects with all your existing tools and workflows. Guru’s main mission is to bring your collective knowledge (customer data, interaction histories, etc.) right where you are. 

But testing it for yourself is the best course of action. So don’t hesitate to sign up for Guru for free. 

‍