Introdução

No mundo acelerado e orientado para conformidade de hoje, gerenciar várias formas de conteúdo—desde documentos tradicionais até conteúdo de web e mídias sociais—pode ser assustador. É aí que o SharePoint entra. Projetado para atender a todas as suas necessidades de conformidade de conteúdo, o SharePoint permite fácil gerenciamento de versões, aplicação de cronogramas de retenção, declaração de registros e a imposição de reservas legais em vários tipos de conteúdo.

O SharePoint se destaca no local de trabalho moderno, oferecendo uma solução robusta para simplificar processos de conformidade. Com o aumento das regulamentações, a necessidade de as empresas aderirem a esses padrões de conformidade é mais significativa do que nunca. O SharePoint não só simplifica esse processo, mas também garante que sua organização possa manter a adesão regulatória com facilidade.

Para quem é o SharePoint

O SharePoint é projetado para qualquer organização que lida com grandes volumes de dados e precisa de um método simplificado para gerenciar conformidade. Os usuários ideais incluem:

• Oficiais de Conformidade: Garantir que todo o conteúdo organizacional esteja em conformidade com as regulamentações do setor.
• Gerentes de Registros: Gerenciar o ciclo de vida dos registros desde a criação até a eliminação.
• Gerentes de TI: Garantir a segurança da informação enquanto gerenciam os riscos de conformidade.
• Equipes Jurídicas: Impor reservas legais sobre documentos pertinentes durante litígios ou auditorias.
• Gerentes de Operações: Simplificar processos e reduzir tarefas manuais de conformidade.

Recursos principais

O SharePoint oferece um conjunto abrangente de recursos projetados para atender às suas necessidades de gerenciamento de conformidade de forma integrada:

• Gerenciamento de Versões: Acompanhe várias versões de seus documentos para garantir a conformidade regulatória.
• Cronogramas de Retenção: Aplique cronogramas de retenção personalizados a diferentes tipos de conteúdo.
• Declaração de Registros: Declare e gerencie registros de forma eficiente, desde a criação até a eliminação.
• Reservas Legais: Imponha reservas legais sobre documentos para evitar sua alteração ou destruição durante auditorias ou litígios.
• Cobertura Abrangente: Gerencie conteúdo tradicional, da web e social em um só lugar.
• Fluxos de Trabalho Automatizados: Reduza tarefas manuais por meio de fluxos de trabalho de conformidade automatizados.
• Permissões de Usuário: Garanta que apenas pessoal autorizado tenha acesso a informações sensíveis.

Melhores casos de uso

O SharePoint se destaca em vários cenários, abordando questões específicas e otimizando a gestão de conformidade em diferentes indústrias e equipes:

Para Equipes de Conformidade

Cenário: Um provedor de saúde precisa garantir que todos os registros de pacientes sejam gerenciados de acordo com as regulamentações HIPAA. Benefício: O SharePoint oferece fluxos de trabalho de conformidade que podem impor cronogramas de retenção HIPAA, garantindo adesão regulatória e minimizando riscos legais.

Para Departamentos Jurídicos

Cenário: Durante um processo litigioso, um escritório de advocacia precisa impor reservas sobre numerosos documentos. Benefício: Equipes jurídicas podem usar o SharePoint para implementar rapidamente as reservas legais, garantindo que nenhum documento crucial seja alterado ou excluído.

Para Departamentos de TI

Cenário: Um departamento de TI em uma instituição financeira precisa gerenciar conformidade para registros internos e comunicações em mídias sociais. Benefício: O SharePoint fornece uma plataforma integrada para gerenciar todos os tipos de conteúdo sob um mesmo teto, simplificando os esforços de conformidade e reduzindo riscos.

Para Gerentes de Registros

Cenário: Uma instituição educacional precisa gerenciar registros de alunos desde a admissão até o status de ex-alunos. Benefício: Os gerentes de registros podem aplicar cronogramas de retenção variados a diferentes documentos, garantindo conformidade com regulamentos educacionais.

Para Equipes de Operações

Cenário: Uma empresa de manufatura pretende automatizar seus procedimentos de conformidade para reduzir a carga de trabalho manual. Benefício: O SharePoint suporta fluxos de trabalho de conformidade automatizados, reduzindo significativamente as tarefas manuais e melhorando a eficiência operacional.

Começando

Inscreva-se

Visite o site do SharePoint e inscreva-se para um teste gratuito ou selecione um plano de assinatura adequado.

Configuração Inicial

Siga o assistente de configuração para configurar as configurações iniciais, incluindo funções e permissões de usuário.

Personalizar Cronogramas de Retenção

Configure cronogramas de retenção adaptados às suas necessidades de conformidade.

Integrar Conteúdo Existente

Importe seu conteúdo existente no SharePoint, garantindo que ele comece a gerenciar o controle de versão e retenção imediatamente.

Declarar Registros

Marque documentos necessários como registros, iniciando sua gestão do ciclo de vida.

Configurar Fluxos de Trabalho Automatizados

Ative fluxos de trabalho de conformidade automatizados para minimizar a intervenção manual.

Implementar Reservas Legais

Configure configurações de reserva legal para conteúdo relevante para garantir que permaneça inalterado durante auditorias ou litígios.

Dicas e melhores práticas

Para maximizar os benefícios do SharePoint, considere as seguintes melhores práticas:

• Treinamento Regular: Certifique-se de que a equipe participe de treinamentos regulares para se manter atualizada com os recursos e práticas de conformidade mais recentes.
• Revisão de Dados: Revise periodicamente os dados e conteúdos para garantir conformidade com as regulamentações atualizadas.
• Automatize com Sabedoria: Aproveite os recursos de automação para lidar com tarefas redundantes, mas mantenha as verificações críticas de conformidade manuais para melhor controle.
• Mantenha-se Atualizado: Atualize regularmente o SharePoint para se beneficiar das últimas correções de segurança e recursos.
• Acompanhe as Mudanças: Use o gerenciamento de versões para manter um registro detalhado das alterações de documentos e ações dos usuários.

Integração com Guru

O SharePoint se integra perfeitamente com o Guru, melhorando sua gestão de conformidade com as capacidades de busca com tecnologia de IA do Guru.

Ao integrar o SharePoint com o Guru, você pode:

• Acesso Instantâneo à Informação: Aproveite a busca de IA do Guru para encontrar rapidamente informações relacionadas à conformidade dentro do SharePoint.
• Repositório Centralizado: Mantenha uma única fonte de verdade para todos os documentos e registros de conformidade, acessível em toda a sua organização.
• Respostas Proativas: Use a busca de IA do Guru para obter respostas proativas sobre requisitos de conformidade com base em suas perguntas.

Os benefícios de usar o SharePoint com o Guru incluem eficiência aumentada, redução dos tempos de busca e gerenciamento mais seguro de documentos de conformidade.

Conclusão

O SharePoint é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de conformidade projetada para atender às necessidades das organizações modernas. Com seu conjunto robusto de recursos, o SharePoint simplifica o gerenciamento de conformidade, oferecendo controle de versões, cronogramas de retenção, declaração de registros e reservas legais em conteúdos tradicionais, web e sociais. Ao integrar o SharePoint com o Guru, você pode melhorar ainda mais a eficiência e a produtividade da sua organização, garantindo que todas as suas necessidades de conformidade sejam atendidas sem esforço.

1. Experimente o SharePoint hoje e transforme a forma como você gerencia a conformidade, garantindo que você permaneça à frente na sempre evolutiva paisagem regulatória.